ZAPYTANIE OFERTOWE nr 8/2016

Transkrypt

1 Limanowa, r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 8/2016 Przedmiotem zapytania jest zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów w kinie Klaps w Limanowej. Zamówienie realizowane na potrzeby Limanowskiego Domu Kultury w Limanowej w ramach programów operacyjnych Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej Rozwój kin, NAZWA PROGRAMU OPERACYJNEGO: Rozwój kin - Modernizacja kin. I. ZAMAWIAJĄCY Limanowski Dom Kultury, ul. Bronisława Czecha 4, Limanowa, tel , mail: biuro@ldk.limanowa.pl. Zgodnie z zasadami konkurencyjności Zleceniodawca zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów w kinie Klaps w Limanowej. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów w kinie Klaps w Limanowej. Na przedmiot zamówienia składają się: elektroniczny system sprzedaży i rezerwacji biletów, z możliwością internetowej sprzedaży i rezerwacji biletów, wraz z wdrożeniem (1 stanowisko kasowe wraz z oprogramowaniem i niezbędnymi usługami) koszty uruchomienia systemu i szkolenia personelu bilety termiczne do drukarki biletowej Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia jest siedziba Zamawiającego, tj. budynek Limanowskiego Domu Kultury znajdującego się przy ul. B. Czecha 4 w Limanowej. Przedmiot zamówienia musi spełniać minimalne bądź równoważne parametry techniczne określone odpowiednio w następujących dokumentach stanowiących załączniki do niniejszego zapytania ofertowego: zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów załącznik nr 1 III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 30 listopada 2016 r.

2 IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 2). Wskazane jest, dołączenie przez Wykonawcę do formularza ofertowego, opisu systemu z podaniem cech i poszczególnych jego funkcjonalności. Do oferty należy załączyć wypełnione oświadczenie o spełnianiu przez Wykonawcę warunków do udziału w postępowaniu (załącznik nr 3). Wartość oferty należy wyrazić w jednostkach pieniężnych tj. z dokładnością dwóch miejsc po przecinku. Wartość oferty będzie obowiązywała przez cały okres związania ofertą i będzie wiążąca dla zawieranej umowy. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny lub pominięciem elementów niezbędnych do wykonania umowy. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta powinna być złożona osobiście w sekretariacie Limanowskiego Domu Kultury - od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00, lub za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: biuro@ldk.limanowa.pl, poczty tradycyjnej na adres: Limanowski Dom Kultury, ul. B. Czecha 4, Limanowa - w terminie do dnia 26 września 2016 r. do godz. 12:00. W tytule należy wpisać: Oferta na zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów w kinie Klaps w Limanowej. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1 cena 60% 2 jakość i funkcjonalność oprogramowania 40% VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu oferentowi zamówienia za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź telefonicznie. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań zamawiającego, zastrzega on sobie możliwość zamknięcia konkursu bez wybrania oferty i zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem lub ogłoszenie nowego konkursu. VIII. ZAPYTANIA O PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Dodatkowych informacji udziela Joanna Dębska pod numerem telefonu oraz adresem biuro@ldk.limanowa.pl.

3 IX. POZOSTAŁE INFORMACJE 1. W terminie wyznaczonym przez Zamawiającego w powiadomieniu o wyborze propozycji cenowej wybrany Wykonawca zobowiązany będzie podpisać umowę. Z uwagi na fakt, że w razie zawarcia umowy, oświadczenia w niej zawarte będą wiążące dla oferenta, winna być ona podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu przedmiotu składającego ofertę. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość, przed upływem terminu do składania ofert, zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny oraz do wycofania zapytania ofertowego w każdym czasie bez podania przyczyny. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie udzielenia zamówienia bez podawania przyczyn. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poinformowania o wyborze najkorzystniejszej oferty tylko wyłonionego Wykonawcę. 5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od podpisania umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. X. ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1 opis przedmiotu zamówienia 2. Załącznik nr 2 formularz ofertowy 3. Załącznik nr 3 oświadczenie wykonawcy

4 Załącznik nr 1 SPECYFIKACJA TECHNICZNA DLA SYSTEMU REZERWACJI I SPRZEDAŻY BILETÓW Przedmiotem zamówienia jest system (oprogramowanie) do sprzedaży biletów z instalacją i serwisem oparte na technologii Microsoft (baza relacyjna w oparciu o silniki MS SQL) oraz architekturze systemu (serwer/baza + aplikacje wykonawcze) w obrębie sieci wewnętrznej. Oprogramowanie ma współpracować z drukarką fiskalną Thermal Posnet HS FV EJ i drukarką biletową Zebra GK420t. 1. Stanowisko administracyjne (zarządzające i raportujące) jedna licencja na n stanowisk: ustawienie minimum 3-stopniowej hierarchii uprawnień dla grup użytkowników (kasjer, kierownik, administrator) definiowanie dowolnej liczby sal/widowni jedno lub wielosektorowych definiowanie różnych schematów biletowych, cenników biletów i typów biletów z możliwością dedykowania ich do konkretnych stanowisk sprzedaży lub dystrybucji internetowej definiowanie przejrzystego harmonogramu wydarzeń na dowolny czas naprzód z możliwością kopiowania oraz blokady wydarzeń możliwość przypisywania produktów do biletów sprzedawanych zarówno w kasie jak i Internecie możliwość zdefiniowania punktowego programu lojalnościowego automatyczne dodawanie przy zakupie i odejmowanie punktów przy odbiorze nagród możliwość zdefiniowania ankiet dotyczących preferencji Klienta możliwość przedsprzedaży biletów możliwość blokowania miejsc sprzedaży możliwość tworzenia biletów pakietowych możliwość uzależnienia ceny biletów od czasu do wydarzenia (automatyczny wzrost lub obniżenie ceny biletów) możliwość uzależnienia ceny biletu od miejsca na Sali (automatyczne dodanie lub odjęcie od ceny biletu wartości w zależności od miejsca na Sali) możliwość rozliczeń ryczałtowych dla wydarzeń gościnnych lub wyjazdowych integracja systemu z programem księgowym generowanie fiskalnych raportów dobowych i miesięcznych generowanie raportów z możliwością eksportu do ogólnie dostępnych narzędzi (MS Word, Excel, PDF): raport gotówkowy kasy biletowej zawierający: - utarg dzienny - wypłaty i wpłaty kasjerskie - przedsprzedaż biletów - saldo z dnia poprzedniego - saldo na dzień następny - wystawione w danym dniu faktury z uwzględnieniem typu płatności - podsumowanie zestawienie sprzedanych biletów danego dnia w rozbiciu na konkretne wydarzenia zawierające: - bilety sprzedane ilość, wartość - bilety zwrócone ilość, wartość

5 - utarg wartość w rozbiciu na cenę netto, VAT i cenę brutto - możliwość oddzielnego raportowania dla każdej widowni - możliwość sprawdzenia daty sprzedaży biletów na konkretne wydarzenie raport dla dystrybutora zawierający możliwość rozliczenia: - każdego tytułu danego dystrybutora - oddzielnie wszystkich tytułów danego dystrybutora - łącznie wszystkich dystrybutorów - w rozbiciu na liczbę sprzedanych biletów na każdy seans, z podziałem na kwotę brutto, netto i VAT raport frekwencji za dowolny okres obejmujący: - tytuł, datę i godzinę - widownie z podziałem na plan, tzn. ilość miejsc, ilość sprzedanych biletów z uwzględnieniem zwrotów i anulacji oraz frekwencje w % - wpływy z biletów - umożliwiający doliczenie do frekwencji miejsc zarezerwowanych raport generalny umożliwiający prześledzenie całości przychodu za dowolny okres z pogrupowaniem na: - bilety - produkty - typy płatności - użytkowników lub stanowiska - zwroty raport z rezerwacji uwzględniający: - klienta, tytuł, datę i godzinę oraz wielkość rezerwacji - informację o dacie i osobie edytującej lub anulującej rezerwację raport do SFP, ZAiKS z uwzględnieniem: - dowolnego okresu rozliczeniowego - każdego tytułu danego dystrybutora - w rozbiciu na sumę sprzedanych biletów, kwotę brutto, należność dla SFP/ZAiKS 2. Jedno zintegrowane stanowisko sprzedaży sprzedaż ma następować w czasie rzeczywistym. Moduły kasowe zainstalowane w siedzibie zamawiającego mają działać w środowisku Microsoft Windows z możliwością: drukowania biletów różnych typów i cenników wydruku większej liczby biletów dla jednego Klienta na jednym blankiecie biletowym (wydruk grupowy) drukowania voucherów i wejściówek (przedpłat) obsługi różnych typów płatności (gotówka, karta, przelew, bon, voucher obsługa terminala płatniczego wymaga podpisania przez Kino odrębnej umowy z operatorem płatności przez terminal) sprzedaży karnetów sprzedaży dowolnych produktów rezerwacji biletów z możliwością ich edycji, odbioru, odbioru i zapłaty częściowej oraz ustawienia czasu ważności rezerwacji bieżącej fiskalizacji sprzedaży na drukarkach naliczania rabatów procentowych i kwotowych wyświetlania informacji na dodatkowym monitorze o zajętości miejsc na sali dla kupującego zastosowania monitora dotykowego

6 3. Zintegrowanie z platformą do internetowej sprzedaży biletów umożliwiającą przeniesienie kupującego bezpośrednio ze strony www Zamawiającego do portalu sprzedaży biletów, z możliwością: rezerwacji biletów z poziomu strony internetowej zakupu biletów bez konieczności tworzenia konta użytkownika, a jedynie po wypełnieniu formularza z następującymi polami: imię, nazwisko, adres , telefon komórkowy wybrania formy dostawy zamówionych biletów: - odbiór osobisty w kasie biletowej - wydruk biletu domowego i elektronicznej jego weryfikacji/kontroli dostępu - biletu mobilnego (potwierdzenie zakupu przekazywane na telefon komórkowy) i elektronicznej jego weryfikacji/kontrola dostępu szybkich płatności za złożone zamówienie za pośrednictwem firmy pośredniczącej operator płatności rozszerzenia o zintegrowaną sprzedaż gastronomii zbierania danych klientów, którzy w trakcie transakcji internetowych wyrazili zgodę na przetwarzanie danych osobowych i wykorzystania tych danych do działalności marketingowej i informacyjnej 4. Szkolenia, instalacja, wdrożenie Wykonawca zobowiązuje się dokonać w siedzibie Zamawiającego: szkolenia obejmującego pracowników kasy oraz administratorów systemu wdrożenia i instalacji poszczególnych modułów systemu 5. Serwis oprogramowania i wsparcie techniczne od dnia zainstalowania systemu pomoc techniczna i merytoryczna 7 dni w tygodniu aktualizacje oprogramowania gwarantowana oddzielna umowa zawierająca szczegóły dotyczące serwisu 6. Etykiety do drukarki termotransferowej Zebra GK420t 25 rolek po 1000 sztuk: bilety z nadrukiem wymiar etykiet 100 mm/49 mm rodzaj druku - termiczny (bez kalki) perforacja - tak

7 Załącznik Nr 2 FORMULARZ OFERTY na wykonanie dostawy / usługi* o wartości netto poniżej wyrażonej w złotych kwoty 30 tys. (data i miejsce sporządzenia oferty) I. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO: Limanowski Dom Kultury ul. Bronisława Czecha 4, Limanowa Sprawę prowadzi: Joanna Dębska, tel , mail: biuro@ldk.limanowa.pl II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów w kinie Klaps w Limanowej. III. Tryb postępowania: ROZPOZNANIE CENOWE IV. Nazwa i adres WYKONAWCY Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia: (pieczęć Wykonawcy) Lp. Przedmiot Zamówienia Cena netto Podatek VAT Cena brutto 1. Dostawa i wdrożenie kompletnego systemu sprzedaży i rezerwacji biletów a. Stanowisko administracyjne b. Stanowisko sprzedaży kasowej c. Moduł rezerwacji i sprzedaży internetowej d. Instalacja, wdrożenie systemu 2. Szkolenie personelu 3. Serwis oprogramowania i wsparcie techniczne od dnia zainstalowania systemu 4. Bilety termiczne do drukarki Zebra GK420t RAZEM

8 2. Deklaruję ponadto: a) termin wykonania zamówienia:, b) warunki płatności:., c) okres gwarancji:, d). 3. Oświadczam, że: a) Zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. b) W razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach zawartych w specyfikacji, w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego. 4. Ofertę niniejszą składam na. kolejno ponumerowanych stronach. 5. Ofertę należy: a) złożyć w formie pisemnej (osobiście, pisemnie listem, mailowo) na Formularzu Oferty do dnia 26 września 2016r. do godz. 12:00, b) opakować w jednej kopercie zaadresowanej na Zamawiającego i opatrzonej napisem: Oferta na zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów w kinie Klaps w Limanowej. 6. Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są: a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu załącznik nr 3 b) c) *) niepotrzebne skreślić dn.. (podpis i pieczęć)

9 Załącznik Nr 3 O Ś W I A D C Z E N I E Oferent: (nazwa i siedziba firmy, telefon, fax) Odpowiadając na zapytanie ofertowe dotyczące: zakupu i wdrożenia systemu sprzedaży i rezerwacji biletów w kinie Klaps w Limanowej. oświadczam, że: posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuję osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawię pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, nie zalegam z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków uzyskania przewidzianych prawem zwolnień, odroczeń, rozłożenia na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.... Data i podpis wykonawcy