Dotyczy: postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Usługa sprzedaży biletów wraz z obsługą na Światowe Igrzyska The World Games 2017.

Transkrypt

1 Wrocław Wykonawcy biorący udział w postępowaniu ZP/PN/10/2016 Dotyczy: postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Usługa sprzedaży biletów wraz z obsługą na Światowe Igrzyska The World Games Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tj. D. U. 2015, Poz. 2164), w imieniu Zamawiającego informuję o pytaniach jakie wpłynęły od Wykonawców oraz odpowiedziach jakie udzielił Zamawiający. Pytanie nr 1: Od kiedy planowana jest sprzedaż stacjonarna biletów na obiektach The wold Game 2017? W SIWZ jest informacja,,bezpośrednio przed ( Pkt 3 ppkt 3 lit d ). Czy oznacza to tylko dzień zawodów czy również dzień / dni poprzedzające? Sprzedaż stacjonarna ma odbywać się w dniu zawodów. Pytanie nr 2: Czy na każdym z 40 obiektów i to każdego dnia oraz w jakich godzinach musi być wyznaczone osoba do obsługi reklamacji? i jakiego typu reklamacji. W domyśle rozumiemy, że reklamacje te powinny dotyczyć kwestii zakupu biletów? Tak, Zamawiający oczekuje obsługi reklamacji zakupionych biletów w czasie ich sprzedaży na obiektach zawodów. Zamawiający nie określa ilości osób, które mają obsługiwać reklamacje.

2 Pytanie nr 3: Czy na każdym z 40 obiektów i każdego dnia trwania zawodów będą sprzedawane bilety w kasach? Tak. Zamawiający precyzuje ilość obiektów- 24. Pytanie nr 4. Co rozumiecie Państwo pod pojęciem sprzedaży telefonicznej? Czy chodzi o możliwość rezerwacji przez telefon z obiorem w kasie, bądź wysyłką biletów w formie elektronicznej po uprzedniej zapłacie? Czy należy przez to rozumieć sprzedaż grupową? Przez sprzedaż bezpośrednią realizowaną przez Wykonawcę Zamawiający rozumie sprzedaż przez telefon w obszarze B2B czyli sprzedaż grupową biletów do przedsiębiorstw. Pytanie nr Czy telewizje partnerskie będą wcześniej informowały o wydarzeniu,czy relacja dotyczy tylko i wyłącznie okresu trwania igrzysk? Tak, kampania promująca wydarzenie rusza od lipca 2016 roku. Pytanie nr 6. Pytanie dotyczące treści SIWZ Rozdz. 7 ust. 2- W jakiej formie (pisemnej, elektronicznej, innej) następuje potwierdzanie przez Zamawiającego otrzymania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji otrzymanych drogą elektroniczną lub faksem? Zdanie drugie tego zapisu w naszej ocenie pozbawia racji bytu potwierdzenie otrzymania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przez wykonawcę, skoro w razie braku potwierdzenia otrzymania będzie przyjmowane, że oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przesłane faksem lub drogą

3 elektroniczną zostały doręczone wykonawcy w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z tak przesłanym pismem. Co więcej, jeśli - chociażby z powodu problemów technicznych, z których zamawiający i wykonawca nie będą sobie zdawali sprawy - pismo takie w ogóle nie dotrze do wykonawcy, zamawiający i tak przy takiej treści zdania drugiego uprawniony będzie uważać pismo za skutecznie doręczone. Wobec tego proponujemy zdanie drugie wykreślić, ewentualnie zmodyfikować w ten sposób, by w razie zażądania przez stronę potwierdzenia przez drugą stronę otrzymania pisma, pismo to było uważane za skutecznie doręczone tylko wtedy, gdy druga strona potwierdzi otrzymanie pisma. Kwestionowany zapis w SWIZ jest przepisanym do dokumentacji przetargowej z art. 27 ust 2 Ustawy o Zamówieniach Publicznych. Pytania dotyczące wyjaśnienia treści wzoru umowy. Pytanie nr 7. 1 ust. 2 pkt. 11 W jakich miejscowościach Zamawiający planuje odbywanie rozmów i negocjacji z partnerami zewnętrznymi? Czy te spotkania mają się odbywać tylko w kraju czy też zagranicą? Zamawiający planuje spotkania tylko w kraju, głównie we Wrocławiu i Warszawie. Pytanie nr 8. 2 pkt 1) a) W jakim terminie Zamawiający dostarczy dane konieczne do sporządzenia analizy sprzedaży biletów na poprzednich 3 edycjach The World Games? Czy Wykonawca samodzielnie powinien się zwrócić do poprzednich organizatorów The World Games o dostarczenie niezbędnych danych czy dostarczenie tych danych jest zapewnione przez Zamawiającego, na jego koszt, a jeśli tak to w jakim terminie?

4 Dane zostaną dostarczone przez Zamawiającego w terminie 7 dni od podpisania umowy. Przy czym Zamawiający zastrzega, że dane mogą być niekompletne, Zamawiający dostarczy wszystkie możliwe dane. Pytanie nr 9. 2 pkt 1) b)- Na jakiej podstawie Wykonawca ma wykonać analizę sprzedaży biletów opisanych w tym punkcie? Czy Zamawiający dostarczy mu niezbędne dane na swój koszt? Jeśli tak, w jakim terminie? Analiza sprzedaży biletów powinna zostać wykonana na podstawie danych jakie posiada/ zebrał Wykonawca. Pytanie nr pkt 1) i)- Zgodnie z tym zapisem to Wykonawca ma określić plan kampanii promocyjnej w Polsce i zagranicą. W myśl punktu 5 załącznika nr 1 do umowy Zamawiający planuje przeznaczyć 2 mln na całość kampanii promocyjną? Czy kwota 2 mln stanowi całość kwoty do wykorzystania przez Wykonawcę w ramach podjętych działań promocyjnych i reklamowych określonych w 2 pkt 4 Umowy? Kampania promocyjna, to niezależne działania realizowane w ramach wskazanego budżetu Zamawiającego przy konsultacji z Wykonawcą. Zamawiający oczekuje realizacji kampanii sprzedażowo- marketingowej przez Wykonawcę, realizowanej w ramach wynagrodzenia, której współczynniki dotarcia stanowią część oferty. Pytanie nr 11. Czy kwota ta będzie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego, jeśli tak to w jaki sposób, czy też Wykonawca sam powinien ją wyłożyć? Czy w ramach planu kampanii promocyjnej to na Wykonawcy spoczywa obowiązek stworzenia odpowiednich folderów/ informacji reklamowych, banerów itp?

5 Kwota, o którą pyta Wykonawca to budżet własny Zamawiającego w ramach, którego będzie realizowana kampania reklamowa i nie będzie przekazany Wykonawcy. Wymagania dotyczące kampanii reklamowej prowadzonej przez Wykonawcę w ramach wynagrodzenia zostały ujęte w umowie w 2, ust. 1, litera i) oraz w załączniku nr 1 do umowy w rozdziale 2. Pytanie nr pkt 2) m)- Czy warunkiem koniecznym systemu IT jest zapewnienie możliwości zbierania danych od osób kupujących? Powyższe wiąże się przede wszystkim z wydłużeniem procesu zakupu biletów ale także stanowi istotne utrudnienie techniczne dla systemu. Czy jeśli jedna osoba będzie dokonywać zakupu biletów dla 4 osób Zamawiający wymaga aby system zebrał dane odnośnie tych 4 osób? Powyższy wymóg spowoduje również, iż pracownicy np. salonów Empik aby sprzedać bilet będą musieli pobrać odpowiednie dane od kupujących, a osoby te nie mają uprawnień do zbierania i przyjmowania takich danych. Co Zamawiający rozumie pod pojęciem inne dane?. Prosimy o pełne doprecyzowanie tych innych danych. Dane powinny być zbierane wyłącznie podczas sprzedaży internetowej od osoby kupującej nie wymaga się zbierania danych od większej ilości osób jeżeli kupujący będzie kupował większą ilość biletów. Inne dane to dane niewrażliwe zostaną ustalone wspólnie z wybranym Wykonawcą Pytanie nr pkt 3) b)- Czy pod pojęciem sprzedaży telefonicznej Zamawiający rozumie także dokonywanie płatności w trakcie rozmowy telefonicznej, co wiąże się z odpowiednim system weryfikacji klienta itp? Czy jako sprzedaż telefoniczna uznane będzie umożliwienie Klientowi złożenie oferty zakupu biletów przez telefon, a sam proces zakupu byłby realizowany już np. za pośrednictwem wiadomości mailowej?

6 Zamawiający przez sprzedaż telefoniczna rozumie sprzedaż biletów w obszarze B2B sprzedaż pakietowa dla firm przez Wykonawcę. Pytanie nr pkt 3) c)- Czy punkt sprzedaży o którym mowa w danym zapisie będzie zapewniony przez organizatora imprezy na jego koszt? Czy też Wykonawca powinien sam zwrócić się do organizatora i negocjować z nim warunki stworzenia takiego punktu? Wykonawca ma za zadanie przygotować punkt sprzedaży. Zamawiający udostępni nieodpłatnie Wykonawcy lokal lub przestrzeń na przygotowanie punktu sprzedaży Pytanie nr pkt 3 f)- Co Zamawiający rozumie pod pojęciem bilet kolekcjonerski? Bilet limitowany przygotowany wspólnie z Wykonawcą przez Zamawiającego. Bilet na innym wzorze, plastiku, etc do ustalenia z Wykonawcą po wybraniu Wykonawcy. Bilet zawierający w pakiecie np. gadżety TWG. Pytanie nr pkt 4) d)- ostatni podpunkt- pozostałe kanały zarekomendowane przez Zamawiającego Proszę dookreślić przykładem o jakie inne kanały chodzi?

7 Zamawiający wybór innych kanałów pozostawia do decyzji Wykonawcy. Nie jest to punkt konieczny. Pytanie nr pkt 5) d)- Co Zamawiający rozumie pod pojęciem przygotowanie miejsc? Jakie dokładnie czynności w ramach owego przygotowania powinien przeprowadzić Wykonawca? Zamawiający oczekuje przygotowania miejsc zgodnie z procedurą Wykonawcy, żeby zapewnić jak najskuteczniejszą kontrolę biletów. Pytanie nr pkt 5) e)- Czy punkt obsługi reklamacji może być połączony z punktem kasowym? Jeśli nie, czy zostanie on zapewniony przez organizatora na jego koszt, czy też to sam Wykonawca powinien ustalić powyższe z organizatorem imprezy? Tak, punkt kasowy może być połączony z reklamacyjnym. Kwestię zorganizowania go pozostawia Zamawiający Wykonawcy. Pytanie nr pkt 6) d)- Czy raporty mają uwzględniać tylko liczbę osób dokonujących zakupu biletów w danym okresie objętym raportem, czy też liczbę osób wraz z wyszczególnieniem ich danych podstawowych (wiek, płeć, miejsce zamieszkania)?

8 Tylko liczbę osób dokonujących zakupu, ale Zamawiający zastrzega, że na potrzeby weryfikacji kampanii reklamowej może oczekiwać podania danych demograficznych. Pytanie nr pkt 9)- o jakiego rodzaju inne czynności chodzi w zapisie? Prosimy o podanie przykładów. Na przykład: wyboru gwiazdy pod kątem atrakcyjności sprzedaży biletów Pytanie nr ust. 1 pkt 5)- Czy zatwierdzenie Koncepcji Ticketingowej w terminie 10 dni roboczych od dnia jej otrzymania po procedurze zgłoszenia i poprawienia przez Wykonawcę uwag powoduje, że Zamawiający uznaje, że Koncepcja została wykonana w terminie wskazanym Tak Pytanie nr 22. w 4 pkt 1) a zatem nie powstaje obowiązek uiszczania kar umownych? Jak ma się ta procedura zgłaszania uwag do terminu sprzedaży biletów- 120 dni od zawarcia umowy? Jeśli Zamawiający zgłosi uwagi procedura przedłuża się i może się okazać, iż nie będzie możliwym rozpoczęcie sprzedaży biletów w zakreślonym terminie, biorąc pod uwagę fakt, że w zapisach jest mowa o dniach roboczych na weryfikację i przedyskutowanie uwag, następnie należy jeszcze doliczyć termin na uwzględnienie uwag? Czy też może cała

9 procedura zgłaszania uwag itp. w intencji Zamawiającego powinna się zamknąć w terminie 90 dni od dnia zawarcia Umowy? Zamawiający przewiduje przedłużenie terminu w przypadku uwag bez naliczania kar umownych. Pytanie nr ust. 2 pkt 2)- o jaką specyfikację chodzi Zamawiającemu? Zestawienie funkcjonalności systemu IT Pytanie nr ust. 4 pkt 2) w jaki sposób Zamawiający zamierza zweryfikować osiągnięcie współczynników dotarcia kampanii? Zamawiający zamierza zweryfikować osiągniecie współczynników dotarcia kampanii na podstawie danych udostępnionych przez Wykonawcę oraz na bazie danych udostępnionych przez poszczególne systemy reklamowe, z których korzysta Wykonawca np.. Google adwords, zestawienie danych z FB, raporty z firm outdoorowych. Pytanie nr ust. 4 pkt 3)- w jaki sposób Zamawiający zamierza zweryfikować osiągnięcie estymowanej liczby kontaktów?

10 Zamawiający zamierza zweryfikować osiągniecie estymowanej liczby kontaktów na podstawie danych udostępnionych przez Wykonawcę, na bazie danych udostępnionych przez poszczególne systemy reklamowe, z których korzysta Wykonawca np. Google adwords, zestawienie danych z FB, raporty z firm outdoorowych. Pytanie nr ust. 6 pkt 4)- czy raporty w zakresie osób, mają wskazywać tylko liczbę tych osób czy też ich dane o których mowa w 2 ust. 2 lit m? Tylko liczbę osób dokonujących zakupu. Ale Zamawiający zastrzega, że na potrzeby weryfikacji kampanii reklamowej może oczekiwać podania danych demograficznych. Pytanie nr ust. 1 w związku z 7 ust. 8- Czy Zamawiający dopuszcza możliwość ograniczenia odpowiedzialności Wykonawcy tylko do zawinionych przypadków naruszenia przez niego Umowy? Zamawiający w 7 ust. 1 jasno sformułował odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Uściślając chodzi o sytuacje kiedy Wykonawca odpowiada niezależnie od winy wówczas, gdy uchybienia spowodowane są przez okoliczności zawiązane z dzielnością Wykonawcy przy realizacji umowy.

11 Pytanie nr ust. 4- o jakiej dokumentacji jest mowa?- Procedura weryfikacji Koncepcji Ticketingowej została szczegółowo opisana w 4 i ten zapis nie powinien się więc do niej odnosić? Prosimy o określenie do jakich Dokumentacji ewentualnie odnosi się dany zapis? Zamawiający w 7 ust. 4 zawarł informacje dotyczącą dokumentacji systemu IT a ściślej zestawienia funkcjonalności sytemu IT. Pytanie nr ust. 5 pkt 2 Z racji tego, że kary umowne w razie zwłoki są rażąco wygórowane gdyż odnoszą się zawsze do całości maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w 5 ust. 1 czy Zamawiający dopuszcza możliwość ustalania wysokości kary umownej w odniesieniu do wynagrodzenia ryczałtowego netto o którym mowa w 5 ust. 3? Zamawiający nie przewiduje ustalania wysokości kar umownych w odniesieniu do wynagrodzenia ryczałtowego. Pytanie nr ust. 5 pkt 5- W jaki sposób Zamawiający zamierza zweryfikować osiągnięcie przez Wykonawcę współczynników? Czy wyliczenie 3% różnicy odnosi się osobno do każdego kanału dotarcia? Czy Zamawiający dopuszcza możliwość ustalania wysokości kary umownej w odniesieniu do wynagrodzenia ryczałtowego netto o którym mowa w 5 ust. 3?

12 Zamawiający będzie weryfikował osiągnięcie współczynników na podstawie danych dostarczonych przez Wykonawcę, przedłożonych na bazie zewnętrznych raportów. Różnica 3% odnosi się do wszystkich kanałów dotarcia łącznie, przy czym Zamawiający nie będzie liczył większej niż zadeklarowane ilości kontaktów do wyliczeń kar umownych. Zamawiający nie będzie ustalał wysokości kar umownych w odniesieniu do wynagrodzenia ryczałtowego netto. Pytanie nr ust. 7 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość ograniczenia odpowiedzialności Wykonawcy do wysokości rzeczywiście poniesionej straty? Zamawiający nie dopuszcza ograniczenia odpowiedzialności Wykonawcy i zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. Pytanie nr ust. 1 Czy wskazując na 10% wynagrodzenia maksymalnego ryczałtowego brutto Zamawiający ma na myśli całkowite wynagrodzenie brutto, czy ryczałtowe wynagrodzenie z 5 ust. 3? Zamawiający ma na myśli 10% maksymalnego (całkowitego) wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 5 pkt 1.

13 Pytanie nr ust. 4- Uwaga do Wykonawcy- zapis umowny niekorzystny. Umowa może zostać zerwana przez Zamawiającego z każdej przyczyn pod warunkiem wyznaczenie odpowiedniego terminu na usunięcie naruszeń. Zamawiający nie zmienia tego zapisu w umowie. Pytanie nr ust. 5- Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia do zapisu iż dodatkowy, odpowiedni termin nie może wynieść mniej niż 30 dni? Nie, Zamawiający nie przewiduje modyfikacji danego zapisu umowy. (-). Podpis Kierownika Zamawiającego/ osoby upoważnionej