Urszula BALON 19. KOSZTY JAKOŚCI W PRZEDSIĘBIORSTWIE PRZEMYSŁU SPOŻYWCZEGO

Transkrypt

1 Innowacyjność w kształtowaniu wyrobów i usług, red. Żuchowski J., Politechnika Radomska, Wydawnictwo Instytutu Technologii Eksploatacji - BIP, Radom 2006, ss Urszula BALON 19. KOSZTY JAKOŚCI W PRZEDSIĘBIORSTWIE PRZEMYSŁU SPOŻYWCZEGO Obecne zainteresowanie kosztami wywołane zostało głównie potrzebą doskonalenia najczęściej już certyfikowanego systemu zarządzania ą oraz jego ekonomiką poprzez opracowanie programu poprawy i doskonalenia. Wynika to z potrzeby zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstw na rynku krajowym i zagranicznym. Sterowanie systemem zarządzania ą wymaga optymalizacji kosztów przy równoczesnym doskonaleniu poziomu. W proowo zorientowanej firmie koszty są jednym z kilku decyzyjnych kryteriów zarządzania ą [2, 3, 4]. Koszty są dobrym wskaźnikiem diagnostycznym słabych stron przedsiębiorstwa. Według szacunków ekspertów stanowią one od 5 do 15% kosztów wytworzenia, stąd uważa się je za źródło racjonalizowania działań w systemie. 1. Rachunek kosztów Celem prowadzenia rachunku kosztów może być [3]: controlling - sterowanie kosztami, czyli planowanie, regulowanie i kontrolowanie poziomu kosztów w celu racjonalizowania działań zapewniających jakość w procesie tworzenia produktu, benchmarking - znalezienie podstawy do prowadzenia porównań w celu uświadomienia, jak przedstawiają się koszty danego przedsiębiorstwa w porównaniu z kosztami innych przedsiębiorstw tego samego sektora. Do głównych zadań rachunku kosztów należą [7]: wykorzystywanie przy ustalaniu polityki owej, możliwość lepszego analizowania wyrobów pod kątem powstawania kosztów, zaczynając od prac badawczo-rozwojowych, a kończąc na użytkowaniu wyrobu przez klienta, wskazanie słabych punktów owych w wyrobie i procesie, wg priorytetów kosztowych, określenie przedsięwzięć służących obniżaniu kosztów i polepszaniu, 438 Innowacyjność w kształtowaniu wyrobów i usług

2 możliwość planowania z uwzględnieniem kosztów i jednocześnie w połączeniu z analizą wartościową, możliwość lepszego rozpoznania znaczenia ekonomicznego wymagań owych, dostarczenie danych do raportów owych przeznaczonych dla kierownictwa przedsiębiorstwa, optymalne (pod względem kosztów) planowanie kontroli, ujawnienie zawyżonych kosztów, które powstają na skutek przyjęcia nieodpowiednich kryteriów owych, które nie są wymagane przez rynek. Koszty są to koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo w celu osiągnięcia określonego poziomu. W szczególności należy wskazać na profilaktykę, ocenę, niezgodności wewnętrzne i zewnętrzne, przekroczenie wymagań, utratę korzyści. Doświadczenia wielu przedsiębiorstw dowodzą, że największe znaczenie z punktu widzenia obniżki kosztów ma profilaktyka. Szczególnie jest to ważne w przedsiębiorstwach, które funkcjonują w warunkach wdrożonego systemu zarządzania ą. Profilaktyka została uznana za najlepszy sposób obniżania kosztów także przez wielu twórców. System kosztów jest wartościowym narzędziem, pomocnym w identyfikacji większości istotnych obszarów, które muszą zostać doskonalone [8, 9, 10]. Korzyści płynących ze stosowania w przedsiębiorstwie rachunku kosztów nie można osiągnąć jedynie na drodze odpowiednich poleceń wydawanych przez kierownictwo. Ciągła identyfikacja problemów - obszarów o szczególnie wysokich kosztach jest możliwa pod warunkiem właściwego umiejscowienia zadań z dziedziny kosztów w polityce owej organizacji. Szczególnie przydatna jest tu wiedza i doświadczenia uzyskane w wyniku wprowadzania procesów zarządzania przez jakość. Zaprojektowanie i wprowadzenie systemu identyfikacji, ewidencjonowania i analizy kosztów odpowiadającego potrzebom przedsiębiorstwa samo w sobie nie jest jeszcze gwarancją sukcesu. Uzyskanie oczekiwanych rezultatów funkcjonowania systemu kosztów w przedsiębiorstwie nie jest możliwe bez pełnego zaangażowania wszystkich szczebli kierownictwa, a w szczególności zespołu koordynującego działanie systemu, zapewniającego ustalanie realistycznych celów i odpowiedzialnego za ich osiąganie. Wdrażając system rachunku kosztów w organizacji należy pamiętać także o odpowiednich szkoleniach, które pozwolą każdemu pracownikowi zrozumieć powiązania z finansami firmy. Funkcjonowanie systemu kosztów powinno przenikać wszystkie poziomy organizacji i zarządzania, aby mogło przynosić firmie prawdziwe korzyści [1]. 2. Analiza kosztów W każdej jednostce gospodarczej w celu poprawy efektywności gospodarowania niezbędne jest szczegółowe analizowanie wielkości ponoszonych kosztów. Celem takiej analizy jest [5]: ocena kształtowania się poziomu kosztów w układzie poszczególnych grup i pozycji kosztów, a także z uwzględnieniem ich zmian w czasie, określenie wpływu kosztów na kształtowanie się wyniku finansowego przedsiębiorstwa, identyfikacja przedsięwzięć, które są w stanie doprowadzić do osiągnięcia zdolności użytkowej produktu przy jednoczesnym ustaleniu nakładów na ten cel, a także przeznaczonych na działania oceniające i prewencyjne, oszacowanie wpływu poziomu na wysokość obrotów na sprzedaży i na zysk, interpretowanie tych informacji i udostępnianie wszystkim zainteresowanym, wykrywanie możliwości optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie, organizowanie bieżącej informacji i rejestracji trendów kosztów. Ponadto wśród ważnych celów analizy kosztów można wskazać na [6]: określenie pozycji kosztów, które można obniżyć lub zlikwidować, określenie przedsięwzięć i środków, które powinny służyć realizacji zadań, Innowacyjność w kształtowaniu wyrobów i usług 439

3 uwzględnienie interesu producenta i konsumenta, określenie, w jakim stopniu zwiększenie nakładów na działalność prewencyjną wpływa na zmniejszenie kosztów niezgodności wewnętrznych, ocenę kształtowania się poziomu kosztów w układzie poszczególnych grup kosztów, określenie wpływu kosztów na kształtowanie się wyniku finansowego. 3. Koszty w przedsiębiorstwie spożywczym W latach podjęte zostały badania dotyczące liczenia i analizowania kosztów w przedsiębiorstwie przemysłu spożywczego w Polsce południowo-wschodniej. KOSZTY JAKOŚCI Koszty zapobiegania dokumento-wania systemu auditów wewnętrznej szkoleń badań porównawczych promocji zakupu i modernizacji zapobiegania Koszty badań i oceny kontroli przypraw kontroli wyrobów w produkcji kontroli wyrobów finalnych badań laboratoryj-nych własnych - Remonty i konserwacje własne kontroli surowca - Wartość wyrobów zniszczonych zakupu materiałów kontroli wody badań i oceny badań laboratoryjnych obcych Koszty wad wewnętrznych sortowania ściągania osłonek - Przeklasyfikowania ponownej kontroli wad wewnętrznych Koszty wad Koszty wad zewnętrznych reklamacji - Roszczenia wobec producenta wad w trakcie spedycji wad zewnętrznych Koszty zewnętrznego zapewnienia zewnętrzne uzyskania znaków zewnętrznego wdrożenia systemu zewnętrznego zapewnienia Rys. 1. Elementy składowe kosztów w badanym przedsiębiorstwie Źródło: opracowanie własne. 440 Innowacyjność w kształtowaniu wyrobów i usług

4 Przedsiębiorstwo to istnieje na rynku ponad 75 lat, swoje wyroby sprzedaje zarówno na rynek krajowy, jak i na eksport. Jakość wyrobów została potwierdzona różnymi nagrodami w konkursach i na targach zarówno regionalnych, ogólnopolskich, jak i międzynarodowych. Firma ta ma wdrożony system HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point Analiza Zagrożeń i Krytyczny Punkt Kontrolny), a także niecertyfikowany system zarządzania ą zgodny z PN-EN-ISO Jest to przedsiębiorstwo znane, a wyroby chętnie kupowane zarówno przez kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych. Obecnie zakład współpracuje z ponad 200 stałymi odbiorcami swoich wyrobów. W przedsiębiorstwie tym rozpoczęto wdrażanie rachunku kosztów z początkiem III kwartału 2001 r. Od tego momentu przez okres ponad dwóch lat (od III kwartału 2001 do I kwartału 2004) prowadzono ewidencję i analizę kosztów. Do celów ewidencji kosztów stworzono w już istniejącym zakładowym planie kont dodatkowe konto Koszty. Konto to utworzono w zespole piątym zakładowego planu kont, ponieważ w tej grupie kont rejestrowane są koszty według typów działalności. W badanym przedsiębiorstwie koszty zostały zdefiniowane i sklasyfikowane zgodnie z rys. 1. W celu właściwego funkcjonowania systemu kosztów w badanym przedsiębiorstwie po przeprowadzeniu wstępnego szkolenia w zakładzie został powołany zespół ds. kosztów składający się z 2 pracowników działu ekonomiczno-finansowego i kierownika działu. Zespół ten ma za zadanie nadzorować funkcjonowanie systemu kosztów, a także prowadzenie szkoleń z tego zakresu w ramach zakładu. Została również opracowana procedura dotycząca kosztów. W procedurze tej scharakteryzowano poszczególne elementy kosztów, a także podano dokumenty źródłowe do poszczególnych elementów kosztów. Niektóre elementy kosztów trudno było ewidencjonować, ponieważ nie było dokumentów potwierdzających występowanie tych kosztów. W tym celu zostały opracowane i wdrożone karty wad, dzięki którym pracownicy mogli ujawniać, ewidencjonować i kontrolować koszty związane z ą w przedsiębiorstwie. Głównie na kartach tych są ewidencjonowane koszty wad wewnętrznych. Budowę modelu rachunku kosztów w badanym przedsiębiorstwie zaprezentowano na rys. 2. Analiza kosztów prowadzona jest w kilku kierunkach: struktura kosztów w danym okresie, a także porównanie jej w czasie, porównanie kosztów z różnymi wielkościami ekonomicznymi, np. w stosunku do wielkości sprzedaży, porównanie kosztów planowanych do rzeczywiście poniesionych, analiza poszczególnych elementów kosztów w czasie, analiza kosztów wad w czasie, z podziałem na koszty wad wewnętrznych i koszty wad zewnętrznych, analiza kosztów wad ze względu na częstotliwość ich występowania, jak i wysokość poniesionych kosztów (analiza wartościowa). Ważnym elementem podczas analizy kosztów jest ujawnianie poszczególnych elementów kosztów w miejscach, gdzie one rzeczywiście powstają. Niejednokrotnie nieprawidłowość ujawniana jest podczas kontroli końcowej lub podczas kontroli wyrobów w trakcie produkcji. Analizując dane dotyczące struktury kosztów (rys. 3) można stwierdzić, że początkowo największy udział w kosztach miały koszty wad wewnętrznych. Informacje dotyczące kosztów wad są dla przedsiębiorstwa niezmiernie ważne, ponieważ ukazują one, jakie koszty ponosi organizacja w związku z wytworzeniem wyrobu niezgodnego z wymaganiami. Większy udział w kosztach mają koszty wad wewnętrznych niż koszty wad zewnętrznych. Oznacza to, że kontrola prowadzona zarówno w trakcie procesu wytwarzania, jak również kontrola wyrobu gotowego są na tyle skuteczne, iż większość wyrobów niezgodnych zostaje zatrzymana w zakładzie i nie trafia do wymagającego klienta. Innowacyjność w kształtowaniu wyrobów i usług 441

5 Dokumenty Lista kosztów związanych z ą START Sporządzenie listy kosztów istotnych ze względu na jakość Odpowiedzialność Zdefiniowanie kosztów Klasyfikacja kosztów Klasyfikacja i definiowanie kosztów Karty wad Ustalanie dokumentów źródłowych w celu ewidencji kosztów Wprowadzanie pomocniczych dokumentów źródłowych Zakładowy plan kont Rozbudowa zakładowego planu kont o konto 'Koszty ' wraz z kontami pomocniczymi Ewidencja kosztów na kontach Raporty dotyczące kosztów Przeniesienie sald do MS Excel Obliczanie wskaźników związanych z kosztami Raporty dotyczące kosztów Analiza kosztów Raporty dotyczące kosztów Raporty o kosztach Prezentacja analizy kosztów na posiedzeniach Zarządu KONIEC Rys. 2. Model rachunku kosztów Źródło: opracowanie własne. 442 Innowacyjność w kształtowaniu wyrobów i usług

6 Z danych zawartych na rys. 3. wynika sezonowy charakter wielkości kosztów. Wzrost ogólnych kosztów następuje w II i IV kwartale każdego roku, co ściśle jest związane z większą produkcją w tym okresie ze względu na Święta Wielkanocne i Bożego Narodzenia. Szczególnie wysokie w tych okresach są koszty niezgodności wewnętrznych. Jest to widoczne zwłaszcza w II kwartale roku, gdzie koszty wad wewnętrznych wzrosły aż o 150% w porównaniu do kwartału poprzedniego. W celu obniżenia w roku kosztów niezgodności zwiększono nakłady na koszty oceny. Dzięki takim decyzjom koszty wad w roku zmniejszyły się. W okresach przedświątecznych następuje wzrost popytu na artykuły spożywcze. Producenci w tym czasie zwiększają produkcję. W badanym przedsiębiorstwie wzrost produkcji powoduje wzrost kosztów niezgodności, ponieważ system nie funkcjonuje prawidłowo. W celu obniżenia w roku kosztów niezgodności zwiększono nakłady na koszty oceny. Dzięki takim decyzjom koszty niezgodności w roku zmniejszyły się. 300,00% 250,00% 200,00% 150,00% 100,00% 50,00% 0,00% III kw 2001 IV kw 2001 I kw II kw III kw IV kw I kw II kw III kw IV kw I kw 2004 Koszty zapobiegania Koszty wad wewnętrznych Koszty zewnętrznego zapewnienia Koszty badania i oceny Koszty wad zewnętrznych Rys. 3. Struktura kosztów w latach Źródło: opracowanie własne. W badanym okresie ogólne koszty przedstawiają nieznaczną tendencje rosnącą. Wiąże się to z wliczaniem do kosztów istniejących w przedsiębiorstwie kosztów, które dotąd nie były ewidencjonowane jako koszty, np. koszty planowania, czy wliczenie dodatkowych elementów do kosztów badań na razie w pozycję pozostałe koszty badań. Taka sytuacja jest w organizacjach wdrażających rachunek kosztów bardzo często spotykana, gdyż zawsze występują różnice pomiędzy kosztami rzeczywistymi (czyli takimi, jakie organizacja rzeczywiście ponosi), a kosztami ujawnionymi (czyli takimi, jakie organizacja ewidencjonuje). Innowacyjność w kształtowaniu wyrobów i usług 443

7 4. Podsumowanie Celem prowadzenia rachunku kosztów jest finalna odpowiedź na pytanie, które koszty można zmniejszyć lub nawet wyeliminować oraz w jaki sposób? Zmniejszając lub eliminując pewne koszty należy brać pod uwagę ekonomikę własną i ekonomikę użytkownika. W związku z wdrożeniem rachunku kosztów w badanym przedsiębiorstwie ujawniono i policzono koszty, a także dokonano ich analizy. Wprowadzenie kart wad pozwoliło na ewidencję i analizę kosztów niezgodności wewnętrznych, które w badanym okresie zostały zmniejszone, w związku z podjęciem odpowiednich działań korygujących, a także z poniesieniem nakładów na działania zapobiegawcze i koszty badań i oceny. System rachunku kosztów jako wartościowe narzędzie w zarządzaniu ą jest bardzo pomocny w identyfikacji większości obszarów, które generują wysokie koszty. Literatura [1] Balon U.: Kosztowe aspekty produktów, Zesz. Nauk. AE w Krakowie, Nr 578, Kraków [2] Lisiecka K.: Koszty, w: Menedżer Jakości, red. J. Bagiński, Oficyna Wydawnicza Politechniki Warszawskiej, Warszawa [3] Lisiecka K.: Rachunek kosztów sposobem obniżenia kosztów własnych wytwarzania, Problemy Jakości Nr 2, [4] Lisiecka K.: Zarządzanie ą produktów w przedsiębiorstwie przemysłowym, AE w Katowicach, Katowice [5] Sikorska J., Spiżak I., Zydek J.: Analiza zasadności wprowadzenia rachunku kosztów w przedsiębiorstwie ABC Sp. z o.o., w: Menedżer Jakości, red. K. Lisieckiej, AE, Katowice [6] Skrzypek E.: Jakość i efektywność, UMCS, Lublin [7] Szczepańska K.: Uwarunkowania kosztów w koncepcji TQM, Problemy Jakości Nr 2, [8] Wawak T.: Koszty i korzyści wdrażania systemu w przedsiębiorstwie, Seminarium r., ABC Jakości. Akredytacja. Badania. Certyfikacja. Quality Review. Nr 3 (7) [9] Wawak T.: Koszty, Materiały z II Sympozjum Klubu Polskie Forum ISO 9000, Szczyrk1994. [10] Wawak T.: Zarządzanie przez jakość, cz. I, Wydawnictwo Informacji Ekonomicznej, Kraków Innowacyjność w kształtowaniu wyrobów i usług