Zapytanie ofertowe nr 21/WSB/JAK/2013

Transkrypt

1 Toruń, dnia 28 czerwca 2013 r. Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu ul. Młodzieżowa 31a Toruń Zapytanie ofertowe nr 21/WSB/JAK/ Zamawiający: Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu z siedzibą przy ul. Młodzieżowej 31a, Toruń, wpisaną do Rejestru Uczelni Niepublicznych i Związków Uczelni Niepublicznych prowadzonego przez Ministra ds. Szkolnictwa Wyższego zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 27 lipca 2005r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 poz. 572) pod poz. "148", NIP zaprasza do złożenia oferty na: I. Zakup i wdrożenie systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem, w tym: a) zakup i wdrożenie systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem wraz z systemem serwisowym; b) dostosowanie oprogramowania systemu wspomagająco ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem do wymiany danych z systemem SAP; c) zakup czterech kolektorów danych dla systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem wraz z systemem serwisowym; d) zakup dwóch drukarek kodów dla systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem wraz z systemem serwisowym; e) zakup usługi inwentaryzacji dla 12 tys. składników w dwóch lokalizacjach. II. Dostosowanie oprogramowania SAP do wymiany danych z systemem wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem (interfejs SAP) Kod Wspólnego Słownika Zamówień CPV: Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe Urządzenia do przechowywania i odczytu danych Drukarki i plotery Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia Różne usługi dla przedsiębiorstw 2. Zamawiający informuje, że zakup współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w związku z realizacją projektu Nowa jakość kształcenia i zarządzania w Wyższej Szkole Bankowej w Toruniu.

2 3. Opis przedmiotu zamówienia: Część I: a) System wspomagający ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem: Wymogi oprogramowania Zamawiający zakłada trwałe oznakowanie etykietami inwentarzowymi wszystkich składników majątku. Oprogramowanie powinno umożliwiać wygenerowanie etykiety inwentarzowej dla każdego składnika majątku znajdującego się w systemie, a następnie ich wydruk (np. na termotransferowych drukarkach etykiet) jak również całych arkuszy A4 z możliwością zdefiniowania ilości kolumn i wierszy oraz odstępów między nimi. Oprogramowanie powinno zezwalać na konfigurowanie etykiety inwentarzowej, tak, aby możliwe było umieszczenie na niej: Numeru inwentarzowego Kodu kreskowego (1D i 2D datamatrix) Nazwy składnika Loga firmy i nazwy firmy Napisów stałych Linii Obrazków Ramki Oraz inne dodatkowe informacje wspomagające identyfikację składnika Konieczna jest możliwość zaczytania kodu kreskowego (np. za pomocą czytnika kodów kreskowych, lub smartphone) za pomocą czego kod kreskowy identyfikowany będzie bezpośrednio ze składnikiem majątku znajdującym się w systemie. Wymogi techniczne systemu: 1. Oprogramowanie powinno pracować w architekturze klient-serwer, oraz do poprawnej pracy nie powinno wymagać instalacji dodatkowego oprogramowania na stacjach roboczych. 2. Aktualizacje aplikacji powinny odbywać się tylko na jednej stacji głównej 3. Oprogramowanie powinno być dostępne sieciowo i powinno wspierać obsługę przeglądarek: Internet Explorer 8 lub wyżej, Firefox i Google Chrome. 4. Oprogramowanie powinno wspierać obsługę baz danych MySQL Oprogramowanie powinno pracować w oparciu o Apache Oprogramowanie powinno być możliwe do instalacji na systemach operacyjnych: MS Windows oraz Linux z obsługą Apache 2.2 i PHP Oprogramowanie powinno wspierać pracę na monitorach o rozdzielczości 1024x768 i wyższej 8. Oprogramowanie powinno mieć możliwość współpracy z mobilnymi kolektorami danych

3 9. Oprogramowanie powinno pracować na smartfonach i tabletach 10. Oprogramowanie powinno mieć możliwość współpracy z drukarkami kodów kreskowych 11. Oprogramowanie powinno dawać możliwość posiadania opieki serwisowej na okres 12 miesięcy lub więcej 12. Oprogramowanie powinno dawać możliwość zarządzania uprawnieniami dostępu dla poszczególnych użytkowników. 13. Dostawca oprogramowania powinien dostarczyć instrukcję do dostarczonego oprogramowania 14. Oprogramowanie powinno umożliwiać dostosowanie tabel danych w systemie do preferencji konkretnego użytkownika. Dostosowanie powinno następować przez wybór występujących w tabeli kolumn oraz ich kolejności. 15. Integracja za pomocą API opartego o protokół SOAP, pozwalający na wprowadzanie, edycję, pobieranie danych i listowanie składników majątku, zestawów, elementów składowych, słowników, miejsc użytkowania, pracowników itp. 16. Oprogramowanie powinno być zintegrowane z systemem intranet funkcjonującym w WSB w zakresie jednokrotnej autoryzacji. Funkcjonalność systemu: System musi umożliwiać realizację następujących funkcji administracyjnych: 1. Definiowanie płaskich i drzewiastych słowników użytkownika. 2. Edycja słowników: 2.1 ewidencji księgowych 2.2 miejsc użytkowania 2.3 grup składników 2.4 typów składników 2.5 pracowników 2.6 kontrahentów 2.7 grup KŚT 2.8 typów inwentaryzacji 2.9 komisji inwentaryzacyjnych 2.10 dowolnych słowników definiowanych przez użytkownika 3. Nadawanie uprawnień na ograniczenie dostępu poszczególnym użytkownikom do konkretnych elementów i funkcji systemu oraz do podzbiorów danych. 3.1 Tworzenie grup uprawnień 3.2 Przypisywanie uprawnień do poszczególnych funkcji w systemie takich jak wyświetlanie raportów, drukowanie dokumentów czy wprowadzanie nowych pozycji 3.3 Przypisywanie użytkownikom uprawnień dostępu do danych ze względu na ewidencję, miejsce

4 użytkowania, osobę odpowiedzialną, grupę składników. 4. Import danych z plików.xls oraz.xlsx. 5. Eksport do plików.xlsx zawartości widoków tabelarycznych w systemie z zachowaniem aktualnego filtrowania oraz układu kolumn. 6. wyszukiwanie i filtrowanie na liście inwentaryzacji. 7. zamykanie okresu sprawozdawczego: 7.1 wyznaczanie miesiąca zamknięcia okresu sprawozdawczego 7.2 możliwość zamknięcia powodujące blokadę zmian stanu składników do daty zamknięcia włącznie 7.3 możliwość otwarcia okresu sprawozdawczego 8. konfigurowanie etykiet w sposób umożliwiający przygotowanie oddzielnych etykiet dla składników majątku, elementów składowych, zestawów oraz miejsc użytkowania. 9. zgłaszanie błędów, uwag i sugestii do systemu wsparcia dostawcy powinno być możliwe bezpośrednio z poziomu formularza zgłoszenia funkcjonującego w aplikacji. System musi umożliwiać realizację następujących procesów związanych z ewidencją oraz zarządzaniem składnikami majątku: 1. wprowadzenie podstawowych informacji o składniku majątku: 1.1 nazwy pełnej składnika majątku, 1.2 nazwy skróconej składnika majątku, 1.3 numeru inwentarzowego z możliwością automatycznej generacji według zdefiniowanego szablonu, 1.4 numeru seryjnego 1.5 ilości, 1.6 typu składnika majątku (ŚT / wartości niematerialne i prawne / przedmiot niskocenny / wyposażenie, możliwość rozbudowy o inne typy składników) 1.7 grupy klasyfikacji środków trwałych ( KŚT) 1.8 lokalizacji przedmiotu (ewidencja, miejsce użytkowania) 1.9 osoby odpowiedzialnej 1.10 daty przyjęcia składnika 1.11 daty nabycia składnika 1.12 numeru dokumentu nabycia składnika 1.13 sposobu nabycia składnika 1.14 dostawcy składnika 1.15 daty likwidacji składnika 1.16 sposobu likwidacji składnika 1.17 odbiorcy składnika

5 1.18 wartości składnika 1.19 opisu 1.20 uwag 1.21 daty zakończenia gwarancji 1.22 numeru dokumentu gwarancyjnego 1.23 gwaranta 1.24 szerokości i długości geograficznej definiującej położenie składnika 1.25 stawki i metody amortyzacji 1.26 źródłach finansowania w podziale procentowym 1.27 oznaczenie składnika jako składnik wielokrotny lub posiadający elementy składowe 1.28 wprowadzanie dowolnej ilości elektronicznych wersji dokumentów i załączanie ich do karty składnika 1.29 wykonywanie elektronicznej archiwizacji dokumentów związanych z przedmiotem 1.30 informacji o wydrukowaniu etykiety dla przedmiotu 2. generowanie dokumentów: 2.1 karta składnika, 2.2 przyjęcia, 2.3 likwidacji, 2.4 zmiany miejsca, 2.5 zmiany osoby, 2.6 inwentaryzacyjnych, 2.7 przyjęcie zewnętrzne, 2.8 wydanie zewnętrzne, 2.9 rozchód wewnętrzny, 2.10 przesunięcie międzymagazynowe, 2.11 oddanie do serwisu, przyjęcie z serwisu 3. generowanie dokumentów powinno być realizowane w oparciu o szablony, których tworzenie i edycja będzie możliwa z poziomu aplikacji Microsoft Office z użyciem zestawu tagów automatycznie podmienianych przez system na konkretne wartości. Funkcjonalność powinna umożliwiać dowolne ostylowanie tak stworzonych dokumentów. 4. dodawanie zdjęć do składnika majątku 5. dodawanie jednego dokumentu użytkownika do wielu składników jednocześnie. 6. zaawansowany system pól dodatkowych umożliwiający rozszerzenie struktur danych obecnych w systemie (m. in. składników majątku, użytkowników, miejsc użytkowania, zgłoszeń, zestawów, magazynów, materiałów amortyzacyjnych, elementów składowych, inwentaryzacji, wypożyczeń, ubezpieczeń) o dodatkowe indywidualnie zdefiniowane informacje, poprzez dodanie kilkudziesięciu pól dodatkowych co najmniej następujących typów (pole tekstowe, liczba, kod kreskowy, słownik,

6 data, checkbox) 7. wyszukiwanie składników wg dowolnie zdefiniowanych kryteriów 8. kopiowanie składnika z zachowaniem odpowiedniego szablonu generacji kolejnych numerów inwentarzowych 9. automatyczne generowanie dokumentu przyjęcia podczas wprowadzania składnika majątku do systemu 10. likwidację przedmiotu potwierdzoną automatycznie wygenerowanym dokumentem 11. zmianę miejsca użytkowania potwierdzoną automatycznie wygenerowanym dokumentem 12. zmianę osoby odpowiedzialnej potwierdzoną automatycznie wygenerowanym dokumentem 13. generowanie w/w dokumentów tak aby zawierały one informacje wielu składnikach 14. znakowanie i identyfikacja lokalizacji oraz miejsc użytkowania za pomocą etykiet z kodem kreskowym 15. generowanie pliku pdf z kodami kreskowymi dla wybranych składników majątku 16. łączenie składników w zestawy 17. wyszukiwanie i filtrowanie na liście zestawów 18. nadawanie zestawom numerów inwentarzowych i kodów kreskowych 19. konfigurator numerów dokumentów np. numerowanie po stałej długości 20. przypisywanie składnikom elementów składowych, 21. nadawanie numerów inwentarzowych elementom składowym, 22. automatyczne nadawanie kodów kreskowych elementom składowym, 23. przekształcanie elementów składowych w składniki w użytkowaniu, 24. stopniowanie procesu likwidacji przeznaczenie składnika do likwidacji wymagające akceptacji. 25. automatyczne logowanie zmian w składniku 26. dodawanie zgłoszeń z przypisaniem ich do konkretnego składnika i użytkownika 27. prezentacja lokalizacji geograficznej składników majątku na mapach cyfrowych System musi umożliwiać realizację następujących procesów związanych z amortyzacją składników majątku: 1. przeprowadzanie następujących amortyzacji: 1.1 amortyzacja bilansowa 1.2 amortyzacja podatkowa 1.3 oraz minimalnie 2 amortyzacji własnych 2. prowadzenie amortyzacji środków trwałych, poprzez: 2.1 określenie wartości początkowej środka trwałego, od której będzie naliczana amortyzacja 2.2 określenie daty przyjęcia do użytkowania środka trwałego 2.3 określenie daty rozpoczęcia amortyzacji niezależnie od daty przyjęcia, definiowalnej przez użytkownika (możliwość rozpoczęcia naliczanie umorzenia np. rok po przyjęciu)

7 2.4 określenie wartości umorzenia początkowego 2.5 wybór okresu naliczania amortyzacji miesięcznie, kwartalnie, rocznie 2.6 określenie modelu amortyzacji liniowa, degresywna, jednorazowa 2.7 określenie stawek amortyzacji 2.8 wykonywanie modernizacji i przeszacowań 2.9 zmiany stawki w trakcie amortyzacji 2.10 podgląd przebiegu amortyzacji środków trwałych System musi umożliwiać realizację następujących procesów związanych z serwisowaniem składników majątku: 1. przypisywanie składnikom: ubezpieczeń, 2. planowania remontów, 3. planowania przeglądów, 4. rejestrowania wypożyczeń, 5. przekazywania i odbioru z serwisu z możliwością graficznej prezentacji na wbudowanym kalendarzu z podziałem na dni, tygodnie i miesiące. 6. definiowanie przeglądów cyklicznych na określony okres 7. wprowadzenie danych dotyczących wielu polis ubezpieczeniowych 8. przypisywania zgłoszeń składnikom oraz możliwość dodawania komentarzy do zgłoszeń 9. badanie niezawodności składników majątku: 9.1 analiza średniego czasu pomiędzy awariami 9.2 analiza liczby awarii i czasu i kosztów naprawy 9.3 ocena stanu technicznego 9.4 definiowanie procedur kontroli 9.5 ustalenie punktów kontrolnych System musi umożliwiać realizację następujących procesów związanych z prowadzeniem ewidencji magazynowej: 1. definiowanie materiałów eksploatacyjnych wraz z podaniem ceny jednostkowej materiału 2. definiowaniem magazynów 3. przyjmowanie materiałów eksploatacyjnych na stan magazynowy wraz z wygenerowaniem dokumentu przyjęcia zewnętrznego 4. przypisanie danego materiału eksploatacyjnego do konkretnego składnika majątku 5. pobieranie materiałów eksploatacyjnych z magazynu przez dany składnik wraz z wygenerowaniem dokumentu RW. 6. Generowanie dokumentów: 6.1 PZ przyjęcia zewnętrznego

8 6.2 WZ wydania zewnętrznego 6.3 RW rozchodu wewnętrznego 6.4 MM przesunięcia międzymagazynowego System musi umożliwiać realizację następujących procesów związanych z przeprowadzaniem inwentaryzacji: 1. definiowanie inwentaryzacji z możliwością załączenia do niej składników majątku znajdujących się w systemie 2. dodawanie z poziomu inwentaryzacji składników majątku nie znajdujących się w systemie 3. przeprowadzanie inwentaryzacji całego majątku organizacji przy użyciu przenośnego kolektora danych 4. ewidencjonowanie i inwentaryzowania ilościowego składników wielokrotnych 5. rejestrowanie zaistniałych przemieszczeń 6. generowanie dokumentów inwentaryzacyjnych (arkusz spisu, arkusz nadwyżek, arkusz niedoborów, arkusz przemieszczeń, podsumowanie inwetnaryzacji) 7. wyszukiwanie składników w obrębie inwentaryzacji z wykorzystaniem kodów kreskowych 8. szybkie przypisania miejsca odczytu do miejsca użytkowania 9. dodanie składnika majątku podczas inwentaryzacji (z pozycji kolektora danych) System musi umożliwiać realizację następujących procesów związanych z raportowaniem: 1. generowanie raportów GUS F-03 oraz SG spersonalizowanie raportów do konkretnych wymagań użytkownika, umożliwiający udostępnianie konkretnych raportów dla wszystkich użytkowników bądź tylko wybranych. Opłata za licencję na oprogramowanie nie jest zależna od liczby składników majątku oraz liczby użytkowników. b) Założenia do integracji systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem z systemem SAP 1. Przyjęcie składnika na ewidencję następuje w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. 2. Zmiany na składniku są rejestrowane i akceptowane w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem, informacja o zmianach jest wysyłana do systemu SAP. 3. Inwentaryzacja jest inicjowana w systemie SAP. Informacja o zakresie inwentaryzacji jest przesyłana do systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem.

9 4. Raport poinwentaryzacyjny jest realizowany w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. Raport jest wysyłany do systemu SAP, gdzie następuje aktualizacja danych o składnikach majątku. Schemat komunikacji dla operacji wymiany danych pomiędzy systemem wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem oraz systemem SAP (opis części dotyczącej systemu SAP ma charakter uzupełniający, pozwalający na zobrazowanie całości procesu). Przyjęcie składnika na ewidencję: 1. Dodanie składnika: a. Wprowadzenie danych do pól obligatoryjnych ANLKL, BUKRS b. Wprowadzenie danych do pól dodatkowych. c. Oflagowanie składnika, jako nie wprowadzony na ewidencje w systemie SAP (pole dodatkowe). 2. Eksport danych do SAP (w ustalonego schematu z uwzględnieniem pól obligatoryjnych i pól dodatkowych). 3. Nadanie numeru inwentarzowego w SAP (INVNR). 4. Eksport danych z SAP do systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. 5. Aktualizacja numeru inwentarzowego w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. 6. Oflagowanie składnika, jako wprowadzony na ewidencję w systemie SAP. Stworzenie i przeprowadzenie inwentaryzacji (poza inwentaryzacją inicjalną) 1. Wygenerowanie listy składników (w przypadku, gdyby konieczna była wcześniejsza synchronizacja składników pomiędzy programami, może być to jedynie lista numerów inwentarzowych SAP), które wejdą w skład inwentaryzacji w programie SAP. 2. Import listy składników podlegających inwentaryzacji wygenerowanej przez system SAP oraz stworzenie na jego podstawie nowej inwentaryzacji wraz z załączonymi składnikami 3. Uzupełnienie danych inwentaryzacyjnych w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. 4. Przeprowadzenie inwentaryzacji w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. 5. Wygenerowanie raportu poinwentaryzacyjnego w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem

10 a. Raport zawiera dane o przeprowadzonej inwentaryzacji, takie jak: (lista składników wchodzących w skład inwentaryzacji, wraz z ilością znalezionych składników oraz statusem (niedobór, nadwyżka, przemieszczenie sposób oflagowania do ustalenia podczas wdrożenia). 6. Zaimportowanie danych o przeprowadzonej inwentaryzacji w systemie SAP a. Możliwe jest również wyeksportowanie dokumentów inwentaryzacyjnych do programu SAP c) Przenośny kolektor danych: Funkcjonalność oprogramowania mobilnego System w oparciu o technologie skanowania kodów kreskowych powinien umożliwiać realizowanie następujących procesów przy użyciu przenośnego kolektora danych lub innych urządzeń mobilnych: 1. inwentaryzację całego majątku wedle uprzednio zdefiniowanego zakresu, 2. identyfikację elementów majątku - po odczytaniu kodu kreskowego powinny zostać wyświetlone podstawowe dane dotyczące środka trwałego, składnika lub wyposażenia: 2.1 numer inwentarzowy 2.2 nazwa środka 2.3 osoba odpowiedzialna 2.4 lokalizacja 2.5 jednostka organizacyjna 2.6 data przyjęcia do ewidencji 3. zmianę osoby odpowiedzialnej, 4. zmianę lokalizacji, 5. zmianę jednostki organizacyjnej, 6. odłączenie składnika środka trwałego oraz przyłączenie go do innego środka, 7. likwidację, 8. sprzedaż, 9. nieodpłatne przekazanie, 10. wydanie do serwisu, 11. zmianę statusu, 12. dowiązanie numeru seryjnego, 13. możliwość wykonywania zdjęć fotograficznych środków trwałych i ich przekazywania do systemu.

11 Specyfikacja techniczna przenośnego kolektora danych : Cecha Opis System operacyjny Min. MS Windows Mobile 6.5 Pro Procesor Min. 600 MHz Pamięć programu Min. 1GB Flash Pamięć danych Min. 256MB Wyświetlacz Min. 3.5" TFT LCD dotykowy, kolorowy, VGA 640x480, Klawiatura QWERTY Sygnalizacja dźwiękowa, wibracyjna i wizualna Interfejsy Bluetooth, WLAN Waga Max 180g (z akumulatorem) Odporność na upadek Min. 1.2m Odporność na temperatury Min. od 0 C do 40 C Odporność na wilgotność Min. 5% - 95% bez kondensacji Odczyt kodów kreskowych 1D, 2D Wyposażenie dodatkowe aparat fotograficzny, moduł GPS, modem GSM/GPRS/EDGE, złącze MicroSD d) Mobilna drukarka kodów kreskowych: Specyfikacja mobilnych drukarek kodów kreskowych (2 szt.): - tryb wydruku: termo transfer - rozdzielczość drukowania: 203 dpi - maksymalna szerokość druku: > 100mm - maksymalna długość druku: bez ograniczeń - maksymalna prędkość druku: min 38mm/s - typ nośnika: papier termo transferowy - maksymalne wymiary nośnika: średnica zewnętrzna min 65mm - pamięć: min. 8MB RAM, 8MB Flash - języki oprogramowania: CPCL - interfejs: Bluetooth - drukowane kody kreskowe: 1D: Codabar (NW-7), Code 39, Code 93, Code 128, Interleaved 2-of-5, UCC/EAN128, rozszerzenia 2- lub 5-cyfrowe - taśma barwiąca żywiczna, do bardzo trwałego druku na folii (np. środki trwałe), dopasowana do oferowanej drukarki. Wykonawca dostarczy wraz z systemem materiały eksploatacyjne w ilości: L.p. Rodzaj materiałów Ilość sztuk

12 1. Etykieta foliowa, krusząca, biała przy próbie zerwania pęka i kruszy się na drobne kawałki (50x25mm) 2. Taśma barwiąca żywiczna do bardzo trwałego druku na folii, dopasowana do oferowanej drukarki mobilnej szt Potrzebna do zadruku szt etykiet e) Usługa inwentaryzacji: Inwentaryzacja fizyczna do 12 tys. składników w dwóch lokalizacjach (Toruń i Bydgoszcz): Wykonawca przeprowadzi kompleksową inwentaryzację fizyczną obejmującą swoim zakresem: 1. wytyczenie zasad i procedur realizacji inwentaryzacji zerowej, 2. określenie zasobów osobowych zaangażowanych w projekt spisu, 3. ustalenie harmonogramu przekazanie do osób zaangażowanych w projekt po stronie Zamawiającego, 4. informacji o terminarzu w celu przygotowania się do inwentaryzacji, 5. zaprojektowanie i wydruk etykiet z kodem kreskowym do oznakowania majątku podczas projektu spisu, 6. oklejenie oraz spisanie całego majątku Zamawiającego WSB Toruń, 7. efektem w ten sposób przeprowadzonej inwentaryzacji ma być wykazanie nadwyżek, niedoborów, przemieszczeń oraz pozostałych dokumentów poinwentaryzacyjnych w formie elektronicznej. 8. pracownicy Zamawiającego zostaną przeszkolenie do samodzielnego przeprowadzenia spisu z natury przy użyciu mobilnych kolektorów. 9. wygenerowanie raportu poinwentaryzacyjnego. 10. zaimportowanie danych o przeprowadzonej inwentaryzacji do systemu SAP. Opieka serwisowa 1. Wykonawca udzieli minimum 12 miesięcznej bezpłatnej gwarancji na zakupiony sprzęt. 2. Wykonawca udzieli gwarancji na system na okres minimum 12 miesięcy od daty podpisania Protokołu Odbioru Końcowego. 3. W okresie i w ramach gwarancji Wykonawca będzie świadczyć usługi zapewniające zgodność działania Systemu zgodnie ze specyfikacją Systemu i specyfikacją integracji systemów stron trzecich uzgodnionym z Zamawiającym w terminach ustawowych. W ramach Opieki Serwisowej Wykonawca zagwarantuje: 1. Dostęp do formularza zgłoszeń zapytań technicznych z poziomu Programu. 2. Dostęp do funkcji pobierania Aktualizacji z poziomu Programu. 3. Aktualizacje informacji wykorzystywanych przez Program w terminie do 2 miesięcy od dnia wejścia w życie w RP nowelizacji adekwatnych przepisów.

13 4. Dostęp do formularza zamówienia dodatkowych modułów, wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych z poziomu Programu. 5. Udzielanie odpowiedzi na pytania Użytkownika Systemu (Zamawiającego) kierowane przez formularz dostępny w Programie lub zgłaszane pod numery telefonu/faksu. 6. Doradztwo w zakresie rozbudowy posiadanej konfiguracji Programów oraz ich współpracy z innymi programami i sprzętem. 7. Możliwość zgłaszania wszelkich wad i usterek w ramach udzielonej gwarancji przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego na określony adres owy Wykonawcy lub formularz dostępny z poziomu Programu lub telefonicznie na gorącą linię (HotLine). Usuwanie Błędów i Usterek w funkcjonowaniu Programu Błąd Klasy 1 Błąd Oprogramowania, który: a. uniemożliwia realizację podstawowych funkcji Oprogramowania, b. prowadzi do nieprawidłowej realizacji podstawowych funkcji Oprogramowania. Błąd Klasy 2 Błąd Klasy 3 Błąd Oprogramowania, który utrudnia lub uniemożliwia korzystanie z pewnych funkcji Oprogramowania lub spowalnia jego działanie przy obsłudze przez użytkowników Wszystkie inne rodzaje Błędów niż Błędy klasy 1 i/lub 2, które mimo wszystko pozwalają na korzystanie z Oprogramowania Gwarantowane czasy Reakcji Serwisowej Błędów Klasa Błędu Reakcja Serwisowa 1 2 godziny 2 2 dni 3 7 dni Ponadto w ramach Opieki Serwisowej w kolejnych latach Zamawiający oczekuje: 1. Dostęp do mapy drogowej (ang. roadmap) systemu, dzięki czemu Zamawiający będzie mógł na bieżąco przeglądać, jakie nowe funkcjonalności platformy będą wkrótce dostępne włącznie z nowymi modułami tego oprogramowania, które mogą usprawniać automatyzację procesów biznesowych u Zamawiającego w różnych obszarach. Dostęp do mapy drogowej oznacza również,

14 zagwarantowane konsultacje w sprawie roadmap-y z Wykonawcą, a przez to możliwość wpływania na budowanie nowych funkcji biznesowych systemu, które mogą być przydatne. 2. Dostęp od Hotline (Gorąca Linia) - komórka organizacyjna, realizująca usługę Asysty Technicznej 3. Wykonawca będzie świadczyć na rzecz Zamawiającego następujące usługi: 3.1. Ewidencja Zgłoszeń Serwisowych (Baza zgłoszeń oraz ich status) 3.2. Naprawa Błędów w Oprogramowaniu 3.3. Tworzenie i udostępnianie Zamawiającemu patchy do Oprogramowania 3.4. Zdalna instalacja patchy na produkcyjnej bazie danych Zamawiającego. Część II: Dostosowanie oprogramowania SAP do wymiany danych z systemem wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem (interfejs SAP): Inicjalna migracja danych. 1. Migracja danych z systemu SAP zostanie zrealizowana z wykorzystaniem pliku płaskiego w ustalonym formacie z wykorzystaniem mapowania pól danych. 2. Migracja danych z plików Excel/tekstowych. Integracja. Założenia do integracji systemu SAP z systemem wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem (opis części dotyczącej systemu ewidencjonowania i zarządzania majątkiem ma charakter uzupełniający, pozwalający na zobrazowanie całości procesu). 1. Integracja zostanie zrealizowana w modelu offline lub online. 2. W przypadku komunikacji offline komunikacja pomiędzy systemami nastąpi w określonych odstępach czasu automatycznie lub po wymuszeniu przez użytkownika. 3. Wymiana danych zostanie zrealizowana za pomocą plików płaskich lub webservisów. 4. System SAP jest odpowiedzialny za nadanie numeru inwentarzowego. 5. Zmiany na składniku są rejestrowane i akceptowane w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem, informacja o zmianach jest wysyłana do systemu SAP. 6. Inwentaryzacja jest inicjowana w systemie SAP. Informacja o zakresie inwentaryzacji jest przesyłana do systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. 7. Raport poinwentaryzacyjny jest realizowany w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. Raport jest wysyłany do systemu SAP, gdzie następuje aktualizacja danych o składnikach majątku. Komunikacja pomiędzy systemami następuje w ustalonym formacie wymiany danych dzięki mapowaniu pól danych.

15 Schemat komunikacji dla operacji wymiany danych pomiędzy systemami SAP i systemem wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem (opis części dotyczącej systemu ewidencjonowania i zarządzania majątkiem ma charakter uzupełniający, pozwalający na zobrazowanie całości procesu). Przyjęcie składnika na ewidencję: 7. Dodanie składnika: a. Wprowadzenie danych do pól obligatoryjnych ANLKL, BUKRS b. Wprowadzenie danych do pól dodatkowych. c. Oflagowanie składnika, jako nie wprowadzony na ewidencje w systemie SAP (pole dodatkowe). 8. Eksport danych do SAP (w ustalonego schematu z uwzględnieniem pól obligatoryjnych i pól dodatkowych). 9. Nadanie numeru inwentarzowego w SAP (INVNR). 10. Eksport danych z SAP do systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. 11. Aktualizacja numeru inwentarzowego w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. 12. Oflagowanie składnika, jako wprowadzony na ewidencję w systemie SAP. Stworzenie i przeprowadzenie inwentaryzacji 7. Wygenerowanie listy składników (w przypadku, gdyby konieczna była wcześniejsza synchronizacja składników pomiędzy programami, może być to jedynie lista numerów inwentarzowych SAP), które wejdą w skład inwentaryzacji w programie SAP. 8. Import listy składników podlegających inwentaryzacji wygenerowanej przez system SAP oraz stworzenie na jego podstawie nowej inwentaryzacji wraz z załączonymi składnikami 9. Uzupełnienie danych inwentaryzacyjnych w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. 10. Przeprowadzenie inwentaryzacji w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem. 11. Wygenerowanie raportu poinwentaryzacyjnego w systemie wspomagającym ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem a. Raport zawiera dane o przeprowadzonej inwentaryzacji, takie jak: (lista składników wchodzących w skład inwentaryzacji, wraz z ilością znalezionych składników oraz statusem (niedobór, nadwyżka, przemieszczenie sposób oflagowania do ustalenia podczas wdrożenia). 12. Zaimportowanie danych o przeprowadzonej inwentaryzacji w systemie SAP a. Możliwe jest również wyeksportowanie dokumentów inwentaryzacyjnych do programu SAP

16 4. Termin wykonania zamówienia: Wymagany termin realizacji zamówienia: dostarczenie sprzętu i materiałów eksploatacyjnych 14 dni od daty podpisania umowy, dostarczenie oprogramowania i realizacja usług - do r. 5. Kryterium dostępu: Zespół wdrożeniowy będą stanowić: - min. 3 osoby, zatrudnione u oferenta na min. 1 rok przed złożeniem oferty - ww. osoby powinny posiadać min. 3-letnie doświadczenie w zakresie wdrażania przedmiotu niniejszego zapytania - min. 2 osoby z zespołu wdrożeniowego posiadają doświadczenie w zakresie wdrożenia rozwiązania o podobnej wartości, w co najmniej 2 szkołach wyższych. Kryterium będzie weryfikowane na podstawie CV dołączonych do oferty (wg. załączonego wzoru załącznik nr 3). 6. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami: W niniejszym zapytaniu ofertowym zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pocztą elektroniczną, faksem lub drogą pisemną. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: - w kwestiach technicznych, dot. przedmiotu zapytania: Violetta Bartoszuk - tel. (56) , violetta.bartoszuk@wsb.torun.pl - w kwestiach formalnych związanych z zapytaniem: Przemysław Krzemiński - tel. (56) , przemyslaw.krzeminski@wsb.torun.pl. 7. Opis sposobu przygotowania ofert: Oferta musi zawierać: formularz ofertowy, zgodny w treści z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między Wykonawcą a Zamawiającym (załącznik nr 2 do zapytania), min. 3 CV członków zespołu wdrożeniowego z czytelnym podpisem (załącznik nr 3 do zapytania), szczegółową specyfikację oferowanego przedmiotu z wyszczególnieniem cen. Formularz ofertowy, oświadczenie oraz specyfikacja muszą być podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy, przy czym podpis lub podpisy muszą być czytelne lub opisane imiennymi pieczęciami. Wykonawca jest obowiązany do wypełnienia Formularza ofertowego i określenia w nim cen na wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia. Ostateczna cena oferty winna być podana w PLN, zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku i zawierać podatek VAT oraz możliwe do uzyskania rabaty.

17 8. Miejsce składania ofert: Oferty należy składać w Kancelarii Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu z siedzibą przy ul. Młodzieżowej 31a pocztą lub osobiście w zamkniętej kopercie z dopiskiem Oferta na zapytanie ofertowe nr 21/WSB/JAK/2013. Zamawiający dopuszcza także przesłanie oferty drogą mailową na adres: przemyslaw.krzeminski@wsb.torun.pl lub faksem na nr Termin składania ofert upływa dnia r. o godz Kryteria wyboru oferty: Kryterium wyboru oferty jest cena (wartość brutto dla poszczególnych części zamówienia). Sposób wyboru oferty - ofertom będą przyznawane punkty w skali od 0 do 100. Największa liczba punktów zostanie przyznana ofercie, w której zaproponowana cena będzie najniższa wg następującego wzoru: ó= c ż x 100 W konkursie ofert nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych (realizujących w całości część I lub realizujących w całości część II). Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. Postępowanie o udzielenie zamówienia może zostać unieważnione na każdym etapie postępowania, bez możliwości żądania odszkodowania przez Wykonawcę, jeżeli wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.

18 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego. Zamawiający przyzna zamówienie Wykonawcy, którego oferta spełnia wymagania określone w zapytaniu ofertowym oraz została uznana za najkorzystniejszą, według przyjętych kryteriów oceny. Zamawiający poinformuje o wyniku postępowania każdego wykonawcę, który złożył ofertę. 11. Załączniki: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy do zapytania ofertowego nr 21/WSB/JAK/2013 Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między Wykonawcą a Zamawiającym Załącznik nr 3 Wzór CV

19 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 21/WSB/JAK/2013 pieczęć firmowa Wykonawcy FORMULARZ OFERTOWY DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 21/WSB/JAK/2013 Dane Wykonawcy: Pełna nazwa:... Adres:... Telefon/fax:..., ... NIP:..., REGON:... Przedmiot oferty: Realizacja przedmiotu zamówienia według szczegółowych informacji zawartych w Zapytaniu ofertowym nr 21/WSB/JAK/2013. Wykonawca oferuje zrealizowanie całości przedmiotu zamówienia opisanego w pkt. 3 zapytania ofertowego za kwotę brutto: PLN słownie: W tym część I: za kwotę brutto: PLN słownie: W tym część II: za kwotę brutto: PLN słownie: Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Zapytaniem ofertowym i nie wnosimy żadnych zastrzeżeń. Potwierdzamy związanie niniejszą ofertą przez 30 dni od złożenia oferty... miejscowość, data podpis i pieczątka imienna osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy

20 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 21/WSB/JAK/2013 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH MIĘDZY WYKONAWCĄ A ZAMAWIAJĄCYM Niniejszym oświadczam, że firma:... (pełna nazwa i adres przedsiębiorstwa) identyfikująca się numerem NIP:., REGON: zwana dalej Wykonawcą nie jest powiązana osobowo lub kapitałowo z: Wyższą Szkołą Bankową w Toruniu, wpisaną do Rejestru Uczelni Niepublicznych i Związków Uczelni Niepublicznych prowadzonego przez Ministra ds. Szkolnictwa Wyższego zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 27 lipca 2005r. Prawo o szkolnictwie wyższym pod poz. "148" zwaną dalej Zamawiającym Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. miejscowość, data podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy

21 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego nr 21/WSB/JAK/2013 WZÓR ŻYCIORYSU ZAWODOWEGO 1. Nazwisko: 2. Imię: 3. Data urodzenia: 4. Wykształcenie: Instytucja Data: od (miesiąc / rok) do (miesiąc / rok) Uzyskane stopnie lub dyplomy: 5. Znajomość języków obcych: Podaj stopień znajomości w skali od 1 do 5 (1 bardzo dobry; 5 podstawowy) Język obcy Czytanie Mowa Pisanie 6. Członkostwo w organizacjach zawodowych: 7. Inne umiejętności: (np. pisanie komputerowe, itp.) 8. Obecne stanowisko w firmie: 9. Liczba lat pracy w obecnej firmie: 10. Kluczowe kwalifikacje (związane z programem): 11. Doświadczenie zawodowe: Daty: od (m-c/rok) do (mc/rok) Miejsce Firma Stanowisko Opis obowiązków Inne ( np. publikacje, odbyte szkolenia, itp.)