Dęblin rok. do użytku służbowego P R O T O K Ó Ł. z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 4 w Dęblinie REGON

Transkrypt

1 Dęblin rok KW 0914/01/2005 do użytku służbowego P R O T O K Ó Ł z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 4 w Dęblinie REGON Kontrolę przeprowadził Zygmunt MROZIŃSKI Inspektor wewnętrznej kontroli finansowej Urzędu Miasta w Dęblinie. 2. Personel Kierowniczy kontrolowanej szkoły: - Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 4 Zofia MAZUREK na stanowisku od roku na okres 5 lat Podstawa: Uchwała Nr 22/2001 Zarządu Miejskiego w Dęblinie z dnia 14 sierpnia 2001 roku. - Główna Księgowa Maria BERNAT na stanowisku od roku roku. Podstawa: Umowa o pracę z dnia roku na czas nieokreślony. 3. Kontrolę przeprowadzono w dniach od roku do roku. 4. Badaniami kontrolnymi objęto wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki finansowej w okresie od roku do roku, do których zaliczono: 4.1 Sprawy organizacyjne 4.2 Gospodarka kasowa 4.3 Wynagrodzenia pracowników 4.4 Gospodarka budżetowa 4.5 Środki specjalne 5. Ustalenia kontroli Szkoła Podstawowa Nr 4 im. Bohaterów Lotnictwa Polskiego Dęblin ul. Kowalskiego Nr 20 działa na podstawie Uchwały Nr VIII/49/99 Rady Miejskiej w Dęblinie z 2 marca 1999 roku o przekształceniu Szkoły Podstawowej Nr 4 z dniem roku o strukturze organizacyjnej klas I VIII w sześcioletnią Szkołę Podstawową o strukturze organizacyjnej klas I VI zwanej dalej Szkołą. Organem prowadzącym Szkołę jest od 1 stycznia 1996 roku Miasto Dęblin. Organem sprawującym nadzór pedagogiczny jest Kurator Oświaty w Lublinie. Szkoła Podstawowa Nr 4 działa również na podstawie STATUTU, który został uchwalony przez Radę Pedagogiczną w listopadzie 2004 roku na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy z 7 września 1991 roku o systemie oświaty(dz. U. z 1996 roku Nr 67, poz. 329 ze zmianami) oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 21 maja 2001 roku w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół(dz. U. Nr 61 poz. 624 ze zmianami). Jednocześnie podstawą działalności jest Arkusz Organizacyjny uchwalany i podpisywany na każdy rok szkolny.

2 Zatrudnienie w Szkole Podstawowej Nr 4 w Dęblinie LP PRACOWNICY ROK SZKOLNY ROK SZKOLNY Dyrektor Wicedyrektor Nauczyciele - pełnozatrudnieni w szkole pełnozatrudnieni uzupełniający etat w szkole niepełnozatrudnieni Bibliotekarz 2, ½ 2 5. Wychowawca świetlicy Pedagog szkolny Pracownicy administracyjni 3, ½ 3 8. Pracownicy obsługi 12, ¾ 12 RAZEM 59, ¾ Gospodarka Kasowa Metodą ciągłą skontrolowano raporty kasowe za okres od roku do roku. Kasa szkoły została skontrolowana na podstawie raportu kasowego numer 4/2005 z dnia roku. Saldo raportu kasowego wynosi zero. Podczas kontroli gospodarki kasowej przedstawiono kwitariusz przychodowy od nr do numeru wpłat za obiady. Ostatnie rozliczenie na kwotę 1.032,40 kwitariusze przychodowe od numeru do numeru dnia 14 lutego 2005 roku. Sprawdzono niewpłacone do banku środki pieniężne z kwitariuszy przychodowych od nr do nr na kwotę 182 złote 90 gr. Stan ewidencyjny gotówki zgodny z faktycznym. W trakcie kontroli stwierdzono, że stan początkowy gotówki w kasie, wpływy, wydatki oraz stan końcowy ujmowane były w miesięcznych raportach kasowych mieszczących się w ramach poszczególnych miesięcy sprawozdawczych. Ustalono, że obroty i salda wykazywane w raportach kasowych są zgodne z zapisami księgowymi na koncie KASA. W sumowaniu obrotów i wyliczaniu sald końcowych różnic nie stwierdzono. W raportach kasowych ujmowano wpłaty i wypłaty w oparciu o dokumenty sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zaakceptowane do wypłaty. Raporty były kompletne nie stwierdzono braku dokumentów źródłowych, które stanowiły podstawę dokonywania zapisów. - Podczas kontroli przedstawiono nieaktualną instrukcję kasową wprowadzoną do stosowania w Szkole Zarządzeniem Dyrektora Nr 1/FIN z dnia roku. Zasady gospodarowania środkami pieniężnymi w Szkole powinny być, co roku uregulowane na piśmie przez Dyrektora w wydanym w tym celu zarządzeniu regulującym to zagadnienie. Zatem Dyrektor szkoły powinien opracować szczegółowe zasady regulacji obrotu kasowego wydając w tym celu na piśmie Instrukcję Kasową. Należy dodać, że instrukcja ta jest dokumentem wewnętrznym, opracowywanym we własnym zakresie. Instrukcja ta określa przede wszystkim: - warunki lokalizacji i funkcjonowania pomieszczenia kasowego, - zakres czynności kasjera, - zasady zabezpieczenia pomieszczenia kasowego i przechowywanych środków pieniężnych, - minimalny zapas gotówki pozostający w kasie tzw. pogotowie kasowe, - zasady transportu środków pieniężnych pomiędzy kasą a bankiem, - zasady zasilania kasy w środki pieniężne z rachunków bankowych i odprowadzania nadwyżek gotówki na rachunki bankowe,

3 3 - tryb wykonywania operacji kasowych i sposób ich udokumentowania, - zasady obiegu dokumentów kasowych i sposób ich przechowywania - zasady postępowania z środkami pieniężnymi uwarunkowane specyfiką szkoły. W czasie trwania kontroli przedstawiono uzupełnioną i wprowadzoną w życie Zarządzeniem Dyrektora Instrukcję Kasową Druki ścisłego zarachowania zostały skontrolowane na podstawie istniejących i funkcjonujących w szkole rejestrów druków ścisłego zarachowania. Stan druków ścisłego zarachowania przedstawia się następująco: 1) kwitariusze przychodowe: - od numeru do numeru sztuk bloczków 2) czeki gotówkowe 10 sztuk - od numeru do numeru sztuki - od numeru do numeru sztuki - od numeru do numeru sztuki 3) arkusze spisu z natury za lata od 1994 roku do roku 4) znaczki pocztowe - ewidencja znaczków pocztowych jest prowadzona wg rejestru. Znaczki są zakupywane ze środków budżetowych i ewidencjonowane w książce ilościowo. Brak jest ewidencji wartościowej znaczków. Stan znaczków wartościowy na dzień kontroli wynosił 81 złotych 90 groszy. 5) Świadectwa szkolne: Szkoła podstawowa - świadectwa MENIS II/1/2 5 sztuk - świadectwa MENIS II/3 w/z 7 sztuk - świadectwa MENIS II/3/2 37 sztuk - świadectwa MENIS II/10/2 2 sztuki - świadectwa MENIS II/10 w/z 2 sztuki 6) legitymacje szkolne 13 sztuk 7) legitymacje ubezpieczeniowe Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: - od numeru AE do numeru AE dla członków rodziny pracownika 7 sztuk, - od numeru AB do numeru AB dla pracowników 32 sztuki 8) legitymacje uprawniające do ulgowych przejazdów nauczycieli 66 sztuk. Po skontrolowaniu wszystkich druków ścisłego zarachowania stwierdzono, że stan ewidencyjny jest zgodny ze stanem faktycznym. Niezbędne jest widoczne rozdzielenie poszczególnych lat w rejestrach druków ścisłego zarachowania. W Szkole prowadzonych jest sześć oddzielnych ewidencji druków ścisłego zarachowania. Należy przeanalizować

4 4 możliwość założenia jednej ewidencji druków ścisłego zarachowania w rozbiciu na ewidencję ogólną i szczegółową. Kasa Szkoły Podstawowej Nr 4 jest inwentaryzowana raz w roku na podstawie wewnętrznego Zarządzenia Dyrektora. Z inwentaryzacji sporządzany jest protokół, który zawiera informację o stanie środków pieniężnych na koniec roku budżetowego oraz o stanie druków ścisłego zarachowania. Ostatnia inwentaryzacja została przeprowadzona na dzień roku Wynagrodzenia pracowników. Wynagrodzenia pracowników Szkoły tzn. nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi przyznawane oraz naliczane są na podstawie: - Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia roku w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli(dz. U. Nr 74 poz. 667) oraz Regulaminu Wynagradzania nauczycieli. - Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego(dz. U. z dnia roku) oraz Regulaminu Wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Szkole Podstawowej Nr 4. Kontroli poddano listy wynagrodzeń za miesiąc wrzesień i październik 2004 roku nauczyciele oraz za miesiąc czerwiec 2004 roku pracowników administracji i obsługi. Wyrywkowej kontroli poddano również teczki akt osobowych nauczycieli oraz pozostałych pracowników szkoły. Z przeprowadzonej kontroli wynika, iż: - główny księgowy Szkoły zatrudniony jest od dnia roku. Artykuł 35 ust. 2 pkt. 5 lit. b ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych(tekst jednolity: Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zmianami) stwierdza, że przesłanka wykształcenia dla głównych księgowych zostanie spełniona wtedy, gdy szkoła średnia została ukończona na kierunku rachunkowość. Główny księgowy szkoły nie posiada takowego wykształcenia. Podczas kontroli przedstawiono zaświadczenie Nr 65/02/05/ SZK z dnia roku z Pierwszego Prywatnego Policealnego Studium Zawodowego dla dorosłych, które stwierdza, że główny księgowy jest słuchaczem IV semestru II roku na kierunku technik rachunkowości, termin przewidywany ukończenia to czerwiec 2005 roku. W opracowaniu Ministerstwa Finansów na temat Zasady Wdrażania Systemu Kontroli Finansowej I Audytu Wewnętrznego w polskiej administracji publicznej z dnia 31 stycznia 2003 roku zawarto następującą informacje: Ustawa o finansach publicznych przewiduje okres karencyjny dla osób sprawujących funkcję głównego księgowego wyłączając na okres trzech lat konieczność posiadania odpowiedniego wykształcenia i doświadczenia. W ciągu trzech lat osoba sprawująca tę funkcję musi uzupełnić swoje wykształcenie albo jej miejsce powinien zająć ktoś spełniający ten wymóg. Istnieje potrzeba jednoznacznego przyjęcia do wiadomości powyższej zmiany przepisów przez osoby sprawujące funkcję głównego księgowego. Jeśli w ciągu trzech lat od dnia wejścia w życie ustawy nie uzupełnią warunków nałożonych przez ustawę, kierownicy jednostek sektora finansów publicznych mają obowiązek rozwiązania z nimi stosunku pracy lub zmiany ich dotychczasowego stanowiska - obowiązki zastępcy głównego księgowego zostały napisane tylko z uwzględnieniem obsługi płacowej pracowników zatrudnionych w Szkole. Należy opracować nowe obowiązki dla wyżej wymienionego pracownika obejmujące swoim zakresem przedmiotowe obowiązki

5 5 głównego księgowego. Należy również zwrócić uwagę na wykształcenie, które musi zostać uzupełnione w sposób analogiczny jak u głównego księgowego. - sprawdzono formę zatrudnienia oraz wynagrodzenie emerytowanego nauczyciela prowadzącego Pracowniczą Kasę Zapomogowo-Pożyczkową funkcjonującą w Szkole Podstawowej Nr 4. Wyżej wymieniony pracownik został zatrudniony jako księgowa od dnia 1 września 2002 roku na czas nieokreślony. Ustalono wynagrodzenie w wysokości 90 złotych oraz wymiar czasu pracy ryczałt. Po analizie arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2004/2005 stwierdzono, że pracownik ten nie został ujęty w wykazie stanowisk zawartych w arkuszu. Ustalony wymiar czasu pracy jest niezgodny z Kodeksem Pracy ustalającym w rozdziale II Normy i ogólny wymiar czasu pracy. - sprawdzono przyznanie i wypłacanie pracownikowi administracyjnemu Szkoły dodatku kasjerskiego w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego. Należy zaprzestać wypłacania dodatku kasjerskiego z uwagi na to, że przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61 poz. 708 ze zmianami) nie przewidują możliwości ustalania i wypłacania dodatku kasjerskiego. Wkład pracy pracownika i jego kwalifikacje powinny być uwzględniane przy ustalaniu stawki miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, - weryfikacji poddano również przyznanie i wypłacanie nauczycielowi Szkoły dodatku kasjerskiego w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego. Należy bezzwłocznie zaprzestać naliczania i wypłacania dodatku kasjerskiego z uwagi na to, ze przepisy Karta Nauczyciela oraz regulamin wynagradzania nauczycieli zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Dęblin z dnia 26 września 2000 roku nie przewidują możliwości ustalania i wypłacania dodatku kasjerskiego, - zgodnie z przepisami 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61 poz. 708 ze zmianami) w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia może być utworzony fundusz premiowy. Wysokość funduszu premiowego oraz warunki przyznawania powinien określać Zakładowy Regulamin Premiowania ustalony przez dyrektora Szkoły. W związku z utratą mocy przepisów, na podstawie, których opracowano w szkole Regulamin Premiowania pracowników administracyjno-obsługowych należy opracować nowy Regulamin Premiowania uwzględniający postanowienia odnoszące się do warunków przyznawania premii i dokumentowania spełnienia przez poszczególnych pracowników tych warunków, - sprawdzono teczki akt osobowych pracowników administracyjno obsługowych oraz nauczycieli Szkoły pod katem kompletności dokumentów stanowiących podstawę wypłaty wynagrodzenia. Nie stwierdzono braków w dokumentacji. Teczki akt osobowych nie zawierają jednak umów o współodpowiedzialności materialnej zawartych z pracownikami, którym powierzono mienie. Należy wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych materialnie za powierzone mienie oraz zawrzeć z nimi powyższe umowy zgodnie z postanowieniami art. 124 do 127 Kodeksu Pracy. - w Szkole wypłacane są godziny ponadwymiarowe dla nauczycieli. W roku szkolnym roku wypłacono godzin ponadwymiarowych wg poniższego zestawienia:» Nauczyciele Szkoły Podstawowej (IX/03-XII/04) godzin na kwotę ,97(trzydzieści siedem tysięcy dziewięćset cztery złote 97/100), oraz od stycznia do marca 2005 roku 123 godziny na kwotę 2.791,26

6 6» Nauczyciele Świetlicy (IX/03-XII/04) - 71 godzin na kwotę 1.035,87(jeden tysiąc trzydzieści pięć złotych 87/100), oraz os stycznia do marca 2005 roku 0,47 godziny na kwotę 7,25. Ogółem w roku szkolnym oraz do marca 2005 roku wypłacono godzin ponadwymiarowych na kwotę ,35(czterdzieści jeden tysięcy siedemset trzydzieści dziewięć złotych 35/100) 5.5. Gospodarka budżetowa. Przyjęte przez Szkołę zasady rachunkowości określane również polityką rachunkowości stanowią wybrane i stosowane przez Szkołę odpowiednie do jej działalności rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy o rachunkowości i zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Przyjęte zasady rachunkowości powinny zapewnić rzetelne i jasne ujęcie w księgach rachunkowych informacji dotyczących sytuacji majątkowo-finansowej jednostki budżetowej, a w konsekwencji zaprezentowanie tych danych w sporządzanych sprawozdaniach finansowych. Informacje te muszą być wiarygodne gdyż są one przydatne do podejmowania decyzji przez różne grupy odbiorców(np. dyrektor Szkoły). Przyjęte w dokumentacji zasady rachunkowości winny być zmieniane i dostosowywane do zmian zachodzących w Szkole oraz w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Odpowiedzialność za opracowanie i aktualizację tej dokumentacji spoczywa na dyrektorze Szkoły, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, przy czym odpowiedzialność ta dotyczy również odpowiedniej jakości tej dokumentacji. W trakcie kontroli przedstawiono: - Zarządzenie Nr 1/FIN/2003 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej, - Zarządzenie Nr 2/FIN/2003 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 w sprawie ustalenie przyjętych w Szkole zasad rachunkowości. Przedstawione Zarządzenia są nieadekwatne w stosunku do gospodarki finansowej Szkoły. Należy na nowo opracować w sposób kompletny i wyczerpujący oraz wdrożyć dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, w której w szczególności należy zawrzeć uregulowania dotyczące: - określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, - metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości pozostawia jednostce prawo wyboru, - sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym, co najmniej: * zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, * wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych, * opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu programu informatycznego, zawierającego wykaz programów, stosowanych procedur i funkcji w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji

7 7 - systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Zarządzenie Nr 1/FIN/2003 w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej wprowadziło w życie obowiązek przeprowadzania kontroli wewnętrznych w szkole. Zakres należało udokumentować protokołami pokontrolnymi. według poniższego zestawienia: - protokół dotyczący dokonania oceny przy zakupach powyżej złotych, - protokół kontroli kasy przez głównego księgowego, - protokół z kontroli środków trwałych i pozostałych środków trwałych, - protokół z kontroli oznakowań wyposażenia Szkoły, - protokół z kontroli pomieszczeń, - protokół z kontroli wykorzystania majątku Szkoły Podczas trwania kontroli powyższe protokółu były sukcesywnie wykonywane przez Dyrektora Szkoły oraz Główna Księgową. W związku z powyższym należy stwierdzić, że kontrole wynikające z Zarządzenia Nr 1/FIN/2003 Dyrektora Szkoły nie były przeprowadzane. Dyrektor Szkoły ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inna osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W Szkole Podstawowej Nr 4 główna księgowa nie miała powierzonych obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Uzupełniono podczas kontroli. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Szkole należy uzupełnić przepisy wewnętrzne o postanowienia dotyczące: - określenia osób upoważnionych do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dowodów księgowych, wraz z wzorami podpisów tych osób. Mogą to być pracownicy, którzy dotychczas dokonywali tej kontroli bez upoważnienia ich w przepisach wewnętrznych lub inni wskazani przez Dyrektora Szkoły. - określenia terminów przekazywania dokumentów księgowych pomiędzy pracownikami odpowiedzialnymi za kontrolę merytoryczna, formalno-rachunkową wykazywanych w nich operacji gospodarczych i ujęcie w księgach rachunkowych. Metodą ciągłą skontrolowano dokumenty kasowe i bankowe od dnia roku do dnia roku(do numeru 388 w księdze głównej) Przydzielony dla Szkoły Podstawowej Nr 4 Plan Finansowy przedstawia Załącznik Nr 1 do protokółu. Wykorzystanie planu finansowego w rozbiciu na działy i paragrafy przedstawia załącznik Nr 2 do protokółu. Z analizy wykorzystania planu finansowego wynika, że jest on realizowany w ramach posiadanych środków budżetowych oraz nie stwierdzono w toku kontroli przekroczeń planu. W trakcie kontroli dokumentów kasowych i bankowych stwierdzono następujące uwagi: - w księgach rachunkowych na dzień zamknięcia tj roku stan aktywów i pasywów był zgodny w otwartych na 2004 rok obrotowy księgach rachunkowych zgodnie z zasadą ciągłości bilansowej określoną w przepisach art.5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, - kontroli poddano terminowość realizacji zobowiązań na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Stwierdzono, co następuje: * zgodnie z Deklaracją ZUS DRA za okres rozliczeniowy marzec 2004 roku do dnia roku Szkoła Podstawowa Nr 4 zobowiązana była zapłacić składki w wysokości:

8 8 - ubezpieczenie społeczne ,80 - ubezpieczenie zdrowotne ,11 - Fundusz Pracy 4.514,73 R A Z E M ,64 Dnia uregulowano tylko składki w wysokości - ubezpieczenie społeczne ,80 - ubezpieczenie zdrowotne ,11 - Fundusz Pracy 4.514,73 R A Z E M ,64 Pozostałą kwotę zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to znaczy ,00 uregulowano w dniu roku * zgodnie z Deklaracją ZUS DRA za okres rozliczeniowy kwiecień 2004 roku do dnia roku Szkoła Podstawowa Nr 4 zobowiązana była zapłacić składki w wysokości: - ubezpieczenie społeczne ,71 - ubezpieczenie zdrowotne 6.566,39 - Fundusz Pracy 2.295,95 R A Z E M ,05 Dnia uregulowano tylko składki w wysokości - ubezpieczenie społeczne 0,00 - ubezpieczenie zdrowotne 6.566,39 - Fundusz Pracy 2.295,95 R A Z E M ,34 Pozostałą kwotę zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to znaczy ,71 uregulowano w dniu roku * zgodnie z Deklaracją ZUS DRA za okres rozliczeniowy maj 2004 roku do dnia roku Szkoła Podstawowa Nr 4 zobowiązana była zapłacić składki w wysokości: - ubezpieczenie społeczne ,62 - ubezpieczenie zdrowotne 6.558,67 - Fundusz Pracy 2.373,46 R A Z E M ,75 Dnia uregulowano tylko składki w wysokości - ubezpieczenie społeczne ,00 - ubezpieczenie zdrowotne 6.558,67 - Fundusz Pracy 2.373,46 R A Z E M ,13 Pozostałą kwotę zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to znaczy 6.813,62 uregulowano w dniu roku

9 9 * zgodnie z Deklaracją ZUS DRA za okres rozliczeniowy listopad 2004 roku do dnia roku Szkoła Podstawowa Nr 4 zobowiązana była zapłacić składki w wysokości: - ubezpieczenie społeczne ,76 - ubezpieczenie zdrowotne 6.360,65 - Fundusz Pracy 2.323,05 R A Z E M ,46 Dnia uregulowano tylko składki w wysokości - ubezpieczenie społeczne ,47 - ubezpieczenie zdrowotne 5.634,42 - Fundusz Pracy 2.040,60 R A Z E M ,49 Pozostałą kwotę zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to znaczy 7.481,97 uregulowano w dniu roku. Powyższe niezrealizowane w terminie zobowiązanie w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych stanowi naruszenie ustawy o finansach publicznych Art. 138 ust.1 pkt.8. Czyn określony w tym przepisie jest wymierzony przeciwko zasadzie jednoczesnego dokonywania wypłat wynagrodzeń przez pracodawcę będącego jednostką sektora finansów publicznych oraz regulowania zobowiązań publicznoprawnych związanych z wypłata tych wynagrodzeń. Z wypłatą wynagrodzeń w jednostkach sektora finansów publicznych przepisy prawa rangi ustawowej wiążą obowiązek realizacji różnego rodzaju świadczeń pieniężnych o charakterze publicznoprawnym. Jednostka sektora finansów publicznych, jaką niewątpliwie jest Szkoła dokonując wypłat wynagrodzeń jest zobowiązana do przekazania na wskazane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych rachunki bankowe kwot składek na ubezpieczenie społeczne po uprzednim obliczeniu wysokości tych składek oraz ich rozliczeniu. Płatnik składek będący jednostką organizacyjną sektora finansów publicznych, działając w formie jednostki budżetowej, zakładu budżetowego lub gospodarstwa pomocniczego, ma obowiązek opłacenia składek za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca. Poza tym z wypłatą wynagrodzeń w jednostkach sektora finansów publicznych wiąże się obowiązek tych jednostek opłacenia za osoby pozostające w stosunku pracy lub stosunku służbowym składek na Fundusz Pracy. Kolejnym świadczeniem publicznoprawnym związanym z wypłatą wynagrodzeń w jednostkach sektora finansów publicznych jest opłacanie za osoby pozostające w stosunku pracy lub w stosunku służbowym, składek na ubezpieczenie zdrowotne, po uprzednim ich obliczeniu oraz pobraniu z dochodu tych osób. - kontroli podlegały karty wydatków oraz zestawienia obrotów i sald za okres od roku do roku uwag nie stwierdzono. - na podstawie faktur oraz rachunków Rada Rodziców przekazuje na rzecz Szkoły zbiory biblioteczne oraz inne wyposażenie. Do wyżej wymienionych faktur brak jest informacji czy jest to darowizna. Nieprawidłowe jest również księgowanie nieodpłatnego przyjęcia na stan szkoły materiałów i towarów. Poniżej przedstawiam prawidłowy zapis księgowy: * nieodpłatne przyjęcie radiomagnetofonu od Rady Rodziców WN 013 pozostałe środki trwałe, MA 760 pozostałe przychody WN 400 koszty według rodzajów MA 071 umorzenie pozostałych środków trwałych - na fakturach i rachunkach stanowiących podstawę wydatkowania środków budżetowych stawiana jest pieczątka o zakupach zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych, która jest

10 10 nieaktualna. Dz. U. Nr 19 z 9 lutego 2004 roku w poz. 177 wprowadzono w życie Ustawę Prawo Zamówień Publicznych, - stwierdzone błędy w zapisach w ewidencji księgowej poprawiać poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo ujemnymi, stosownie do przepisów art.25 ust.1 pkt.2 ustawy o rachunkowości. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów równolegle dodatnich i ujemnych tzw. czerwono-czarnych mając na uwadze przepisy art. 15. ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie, z którymi przy dokonywaniu zapisów na kontach księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu, - sprawdzono sposób naliczania oraz prawidłowość wypłacania zwrotu kosztów podróży służbowej. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju Dyrektor Szkoły musi podjąć decyzję o należnościach, które zostaną wypłacone pracownikowi z tytułu kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej. Powyższe zasady regulują przepisy art.6 pkt 1 3. W raportach kasowych nr 10/2004, Nr 19/2004 z dnia roku oraz 23/2004 z dnia roku wypłacono zestawienia poleceń wyjazdu służbowego. W poleceniach tych wypłacono zwrot kosztów przejazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika oraz ryczałt w wysokości 20% diety na dojazdy. Jest to niezgodne z przepisami art.6 pkt. 1-3 wyżej cytowanego rozporządzenia. Po ustaleniu przez Dyrektora Szkoły, jakie należności przysługują pracownikowi należy potrącić nadpłacone należności przy najbliższym terminie wynagrodzenia jako bezsporne zobowiązanie pracownika na rzecz Szkoły. Wpłacono do kasy Szkoły podczas trwania kontroli kwotę nadpłaconych należności w wysokości 55 złotych 80 groszy,. - wszystkie operacje księgowe należy przeprowadzać przez karty księgi głównej. Sprawdzono pozycję księgową nr 313 z 2 listopada 2004 roku, w której mylnie zaksięgowano kwotę 2.129,60 w niewłaściwym rozdziale budżetowym. Poleceniem księgowania powyższy zapis został skorygowany jednak tylko na kartach wydatków bez skorygowania kart księgi głównej, - Faktura VAT Nr 2/10/2004 z dnia 27 października 2004 roku na wykonanie zasilania tablicy rozdzielczej z wyposażeniem i instalacją elektryczną w sali komputerowej w Szkole Podstawowej nr 4 na kwotę 5.246,00 brutto. * nie dokonano aktualizacji wartości początkowej środków trwałych (budynku szkoły) o wykonaną modernizację, - zapisu operacji gospodarczych występujących w Szkole dokonywać na kontach przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, z zachowaniem porządku systematycznego zapisów, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania kont określonych przepisami rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w tym: * naliczone umorzenie od środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 Środki trwałe z wyjątkiem gruntów niepodlegających umorzeniu oraz od wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonowanych na koncie 020 Wartości niematerialne i prawne i podlegających stopniowemu umorzeniu ujmować na koncie 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych księgi głównej Szkoły, * ewidencję pozostałych środków trwałych, wyszczególnionych w 5 ust. 3 tego rozporządzenia, prowadzić na koncie 013 Pozostałe środki trwałe księgi głównej Szkoły. Dyrektor Szkoły może podjąć decyzję o wyłączeniu z ewidencji ilościowo-wartościowej niektórych rodzajów lub grup rodzajowych pozostałych środków trwałych o niskiej wartości, ustalając graniczną ich wartość jednostkową w cenie nabycia, zgodnie z zasadą istotności, wyrażoną w przepisach art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zakres wyłączeń pozostałych środków trwałych z ewidencji na koncie 013 Pozostałe środki trwałe należy określić w zakładowym planie kont, ustalając jednocześnie w procedurach kontroli finansowej Szkoły zasady pozaksięgowej ochrony tego majątku

11 11 * ewidencję umorzenia pozostałych środków trwałych (wyposażenia) oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych(3.500,00) lub, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszty uzyskania przychodów w 100% ich wartości w miesiącu oddania do używania, prowadzić na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. - rachunki(pokwitowania)za zakupione znaczki pocztowe brak jest opisu świadczącego o zaewidencjonowaniu w odpowiednim rejestrze druków ścisłego zarachowania 5.6. Środki Specjalne Skontrolowano tryb pobierania oraz formę rozliczenia środków pieniężnych pobieranych w formie zaliczki na zakup środków żywnościowych. Zaliczka jest pobierana na początku roku budżetowego na podstawie wniosku o zaliczkę. Rozliczanie środków następuje cyklicznie na podstawie złożonych do kasy rachunków gotówkowych. Powyższa operacja jest wykonywana prawidłowo. W 2005 roku od miesiąca stycznia upoważnionym do pobrania zaliczki jest pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta. Zaliczkę pobrano w dniu roku na kwotę 2.500,00. Na dzień kontroli rozliczenie zaliczki przedstawia się następująco: - rachunki 1.847,67 - pozostałe środki pieniężne 652,33 Stan ewidencyjny zaliczki zgodny z faktycznym. Podczas kontroli stwierdzono, że zaliczka jest udzielana na cały rok budżetowy(rok kalendarzowy). Podczas miesięcy wakacyjnych środki pieniężne są przechowywane przez osobę upoważnioną do pobrania zaliczki. Należy przed zakończeniem roku szkolnego rozliczyć zaliczkę w kasie Szkoły. W trzeciej dekadzie miesiąca sierpnia należy ponownie pobrać zaliczkę na zakup środków żywnościowych. Ten sposób pobrania i rozliczenia zaliczki spowoduje, że środki pieniężne nie będę przechowywane w miesiącach wakacyjnych, podczas, których stołówka szkolna jest zamknięta Na fakturach i rachunkach stanowiących podstawę wydatkowania środków budżetowych stawiana jest pieczątka o zakupach zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych, która jest nieaktualna. Dz. U. Nr 19 z 9 lutego 2004 roku w poz. 177 wprowadzono w życie Ustawę Prawo Zamówień Publicznych, Stwierdzone błędy w zapisach w ewidencji księgowej poprawiać poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo ujemnymi, stosownie do przepisów art.25 ust.1 pkt.2 ustawy o rachunkowości. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów równolegle dodatnich i ujemnych tzw. czerwono-czarnych mając na uwadze przepisy art. 15. ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie, z którymi przy dokonywaniu zapisów na kontach księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu, Karty materiałowe zakupu środków żywności prowadzone są przez pracownika zatrudnionego na stanowisku intendenta. Prowadzone są w sposób pozwalający ustalić stan faktyczny środków żywnościowych zakupywanych na rzecz Szkoły. Należy je uszczegółowić o datę i numer faktury lub rachunku stanowiącego podstawę dokonania zakupu Pracownik Szkoły zatrudniony na stanowisku kierownika świetlicy jest odpowiedzialny za pobieranie środków pieniężnych od uczniów za obiady wydawane w stołówce szkolnej. Jednocześnie wyżej wymieniony pracownik pobiera od uczniów środki pieniężne na tzw. stłuczki w wysokości 1 złoty od każdego stołującego się dziecka. Wielkość zebranych w 2004 roku oraz sposób ich rozdysponowania przedstawia załącznik nr 3 do protokółu. Powyższe środki na tzw. stłuczki pobierane są na podstawie Zarządzenia Dyrektora Nr 4/FIN/2003 z dnia roku w sprawie opłaty za stłuczki od osób korzystających ze stołówki szkolnej.

12 12 Ewidencja zebranych środków pieniężnych prowadzona jest w zeszycie przez kierownika świetlicy. Środki te nie są odprowadzane do banku na konto Szkoły. Brak jest zapisów o uzyskaniu powyższych środków od rodziców w ewidencji księgowej Szkoły. Analizując powyższą sytuację stwierdzono, że brak jest podstaw formalno-prawnych do wydawania Zarządzenia Dyrektora w sprawie pobierania od rodziców opłaty na tzw. stłuczki. Zasady pobierania oraz sposób rozdysponowania powyższych wpłat powinny zostać omówione z Radą Rodziców Szkoły oraz powinny być traktowane jako dobrowolne wpłaty rodziców na rzecz Szkoły Sprawdzono wyrywkowo zakupy dokonywane przez Szkołę dotyczące środków żywności. Stwierdzono przypadki wystawiania przez Szkołę Faktur VAT rolnikom nieprowadzącym działalności gospodarczej dokonującym dostawy środków żywnościowych na rzecz Szkoły. Szkoła nie jest płatnikiem podatku od towarów i usług wobec tego niedopuszczalne jest wystawianie Faktur VAT. W powyższym przypadku należy postąpić zgodnie z art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości. Dyrektor Szkoły Pani Zofia MAZUREK zastała poinformowana o przysługującym jej, prawie zgłoszenia w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół (z załącznikami) po przeczytaniu, jako zgodny z ustaleniami, podpisano przez zainteresowane strony. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden zostanie przekazany pocztą do kontrolowanej jednostki. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli Szkoły Podstawowej Nr 4 w Dęblinie pod pozycją numer 1. Dęblin, dnia 14 marca 2005 roku... (pieczęć jednostki kontrolowanej) DYREKTOR KONTROLUJĄCY GŁÓWNY KSIĘGOWY...