OGŁOSZENIE. Szczegółowy wykaz oprogramowania oraz wymagania minimalne przedstawiono poniŝej:

Transkrypt

1 Ełk, r. ZO-PGO/13/2009 OGŁOSZENIE Przedsiębiorstwo Gospodarki Odpadami "Eko -MAZURY" Sp. z o.o. z siedzibą w Ełku, ul. Piłsudskiego 2, Ełk wpisane pod Nr do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Olsztynie, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, o numerze identyfikacji podatkowej NIP , o numerze identyfikacyjnym REGON i kapitale zakładowym wpłaconym całkowicie w wysokości ,00 zł informuje, Ŝe są przyjmowane oferty na: Dostawę oprogramowania komputerowego dla JRP wspomagającego zarządzanie i monitorowanie dla Projektu Budowa Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów komunalnych wraz ze składowiskiem odpadów w Siedliskach k/ełku wraz z instalacją. W ramach zamówienia naleŝy dostarczyć oprogramowanie (licencję oraz nośnik). Szczegółowy wykaz oprogramowania oraz wymagania minimalne przedstawiono poniŝej: Wykaz oprogramowania: 1. Oprogramowanie finansowo-księgowe - 2 stanowiska 2. Oprogramowanie ewidencja środków trwałych - 1 stanowisko Wymagania minimalne oprogramowania: Oprogramowanie naleŝy dostarczyć, zainstalować i skonfigurować w miejscu instalacji u klienta. NaleŜy w ofercie ująć koszty związane z implementacją oprogramowania oraz wdroŝeniem i szkoleniem uŝytkowników minimum 16 godzin (2 dni po 8 godzin). Oprogramowanie powinno zawierać motor bazy danych nieograniczony czasowo. Oprogramowanie będzie zainstalowane na serwerze MS Windows Server Std R2 PL 64-bit i powinno pracować w sieci oraz w usługach terminalowych oraz w środowisku zdalnym udostępnianym poprzez łącze internetowe bezproblemowo. Oferent do oprogramowania powinien dołączyć drukowaną instrukcję w ilości zamawianych stanowisk. Oprogramowanie nie powinno być ograniczone czasowo. NaleŜy w ofercie ująć koszt zakupu uaktualnień w ciągu 12 miesięcy od daty zakupu oprogramowania. PowyŜsze oprogramowanie powinno być połączone w sposób spójny i bezkolizyjny z juŝ istniejącym systemem producenta lub oferenta, który w momencie składania oferty powinien posiadać oprócz

2 modułu finansowo-księgowego i ewidencji środków trwałych: moduł kadrowo-płacowy, moduł fakturowania, moduł obsługi gospodarki magazynowej, moduł wagowy (minimalne wymagania modułu wagowego: współpraca z systemem fakturowania współpraca z modułami wagowymi podłączonymi do stacji roboczej poprzez port COM wystawianie dokumentów magazynowych na podstawie pomiarów z urządzeń wagowych sterowanie z poziomu aplikacji światłami drogowymi, szlabanami itp. podłączonymi do stacji roboczej poprzez port COM generowanie kart przekazania odpadu na podstawie pomiarów z urządzeń wagowych ewidencja limitów przyjęć dla róŝnych kartotek towarowych obsługa korekt pomiarów wagowych kartoteka pojazdów uŝywanych przez kontrahentów do dostarczania towaru tarowanie pojazdów moŝliwość rozbudowy ) moduł kasa lub funkcjonalność w/w modułów powinna być zawarta w innym oprogramowaniu oraz współpracować z systemem finansowo-księgowym. Oprogramowanie finansowo-księgowe oraz ewidencja środków trwałych powinny posiadać moŝliwość współpracy z oprogramowaniem MS Office lub równowaŝnym i innymi programami pracującymi w środowisku Windows: zautomatyzowane przekazywanie danych do programów pakietu MS Office 2000/XP/2003 lub równowaŝnego. moŝliwość skopiowania zestawień do schowka Windows i przeniesienia ich do innych programów. 1. Oprogramowanie finansowo-księgowe w zakresie przystosowania programu do potrzeb firmy: MoŜliwość wyboru długości roku obrachunkowego - do 18 miesięcy. Obsługa lat obrachunkowych przesuniętych względem lat kalendarzowych. MoŜliwość rozpoczęcia pracy w kaŝdym miesiącu roku obrachunkowego poprzez wprowadzenie bilansu otwarcia i obrotów rozpoczęcia. Generowanie wzorcowego planu kont powiązanego ze wzorami sprawozdań finansowych (w oparciu o dane podawane przy zakładaniu firmy). MoŜliwość dostosowania wzorcowego planu kont do potrzeb przedsiębiorstwa. Definiowanie rejestrów VAT, układów bilansu, rachunku zysków i strat oraz parametrów stałych (np. wysokości odsetek).

3 Automatyczne księgowania róŝnic kursowych i odsetek za zwłokę z wykorzystaniem definiowanych kont specjalnych. Definiowanie kont podpowiadanych przy wprowadzaniu dokumentów sprzedaŝy i zakupu poszczególnych typów. MoŜliwość definiowania własnych rodzajów dokumentów w oparciu o dokumenty wzorcowe. Prowadzenie rachunku kosztów w róŝnych układach. Automatyczne księgowania równoległe między zespołami "4" i "5". Kontrola kręgu kosztów. Tworzenie słowników - kartotek pełniących rolę grup kont analitycznych. Zestawienia zbiorcze poprawności księgowań równoległych w zespołach "4" i "5". Rejestracja zmian dokonywanych przez kaŝdego z UŜytkowników dokumentu. Parametryzacja mechanizmów ułatwiających bieŝącą pracę, np. wyszukiwania rozrachunków, długości kwartałów dla kwartalnych rozliczeń VAT, wyświetlania opisów dekretacji na dokumentach księgowych. MoŜliwość samodzielnej rozbudowy funkcjonalnej programu, dzięki zastosowaniu technologii np. Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) lub równowaŝnej. w zakresie komfortu codziennej pracy i skutecznego zabezpieczenia danych Zapewnienie ciągłości rozliczeń, np. z kontrahentami, poprzez wprowadzenie nierozliczonych transakcji do obrotów rozpoczęcia. Pełna kontrola nad mechanizmem automatycznego przeksięgowania kosztów według zadanych kryteriów. Tworzenie kopii, storna oraz wzorca z wprowadzonego dokumentu - szablonu dla księgowania powtarzających się dokumentów. Rozbudowany mechanizm wzorców księgowania - moŝliwość zastosowania niezaleŝnie dla dekretacji i wpisów w rejestrach VAT. Kontrola poprawności wprowadzonych danych pod względem rachunkowym oraz bilansowania się dokumentów. Prowadzenie raportu kasowego z moŝliwością wprowadzania faktur VAT z uwzględnieniem rejestrów VAT. MoŜliwość nadawania, poza księgami rachunkowymi, cech dokumentom i zapisom, pozwalających na otrzymywanie dodatkowych informacji, np. o kosztach reklamy limitowanej. Automatyczne wyliczanie bieŝących róŝnic kursowych (z uwzględnieniem operacji w buforze), dokonywanie zestawień zobowiązań i naleŝności w walutach. Wycena bilansowa wartości na kontach walutowych, wyraŝonych w walutach miesięcznie i na dzień bilansowy. Pełna obsługa rozliczeń VAT przy transakcjach zagranicznych, w tym obsługa transakcji wewnątrzunijnych (WNT i WDT). Rejestracja transakcji trójstronnych w ramach obsługi wewnątrzwspólnotowego nabycia i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. MoŜliwość rozliczania pracowników z pobranych zaliczek, zarówno stałych, jak i jednorazowych. Kontrola sald kont rachunków bankowych podczas wprowadzania dokumentu typu wyciąg bankowy. Mechanizmy weryfikacji poprawności NIP wszystkich krajów naleŝących do UE.

4 Podpowiadanie skróconej nazwy konta podczas dekretacji dokumentu na kontach. MoŜliwość dołączania do kaŝdego dokumentu dodatkowego opisu lub komentarza w formie notatki. Nadawanie dokumentom znaczników ułatwiających szybkie wyszukanie dokumentu na liście w księgach lub buforze. Pełna obsługa przelewów, moŝliwość eksportowania wykonywanych w programie przelewów do systemów bankowości elektronicznej. Automatyczne przypominanie o konieczności wykonania kopii bezpieczeństwa. Zapamiętywanie przez program zmian kluczowych parametrów pracy aplikacji. w zakresie bieŝącej kontroli zobowiązań i naleŝności MoŜliwość prowadzenia bieŝących, uwzględniających dane z bufora, rozrachunków z kontrahentami, pracownikami i urzędami. Automatyczne naliczanie odsetek za zwłokę w płatnościach. MoŜliwość wystawiania not odsetkowych ogólnych lub szczegółowych z precyzyjną informacją o naliczeniach cząstkowych. Mechanizmy wyceny bilansowej naleŝności i zobowiązań w kwocie wymagającej zapłaty. Drukowanie przelewów, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald i zestawień transakcji. Automatyczne zestawianie kompensaty rozrachunków wzajemnych z kontrahentem. Wydruk wezwania do kompensaty wysyłanego kontrahentowi. Automatyczne rozliczanie transakcji poprzez mechanizm łączenia rozrachunków. Kontrola wprowadzenia rozliczeń dla zapisów na kontach rozrachunkowych. Rejestracja wielu terminów płatności dla rejestrowanych rozrachunków. Rozlicznie rozrachunków walutowych (w tym ze strefy euro). Notatki i znaczniki nadawane transakcjom w rozrachunkach dla zamieszczania dodatkowej informacji. w zakresie szybkiego dostępu do potrzebnych informacji: Kontrola kontraktów (zleceń wykonania usługi lub innego produktu) na przestrzeni lat obrotowych. Tworzenie, a następnie monitorowanie (zarówno pod kątem ich rentowności, jak i przepływów pienięŝnych) złoŝonych kontraktów o wielu osobno fakturowanych etapach i dowolnie złoŝonych kosztach. Szybkie wyszukiwanie zbiorczych informacji na podstawie wielu róŝnych kryteriów. MoŜliwość dotarcia do pojedynczej informacji i odszukania dokumentu źródłowego. MoŜliwość sprawdzenia wpływu zapisów z dokumentów w buforze na stan kont, jeszcze przed ich ostatecznym zaksięgowaniem. Zapisywanie informacji z dokumentu źródłowego, raz wprowadzonego do komputera, we wszystkich stosownych miejscach.

5 Automatyczne przenoszenie kwoty z rejestru na właściwe strony kont przy wprowadzaniu danych dla VAT. Przygotowywanie dowolnych obliczeń i zestawień z danych czerpanych bezpośrednio z programu, dzięki funkcji kalkulatora księgowego i uniwersalnego generatora raportów. Bezpośredni dostęp do aktualnych informacji (kursy walut, wskaźniki księgowe, stawki VAT) niezbędnych do prowadzenia ksiąg handlowych. Drukowanie raportów i zestawień sporządzanych w programie w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (format PDF). Łączność internetowa z kontrahentem, bezpośrednio z kartoteki kontrahentów. w zakresie wykonywania zestawień i raportów: Dziennik księgowań prowadzony automatycznie przez program. Raporty wchodzące w skład ksiąg rachunkowych. Wydruki Rejestrów VAT i ich zestawień do deklaracji. wydruk deklaracji CIT moŝliwość ustalenia na etapie wprowadzania dokumentu księgowego czy kwoty w nim zawarte są kosztem podatkowym w danym okresie a jeŝeli nie są to do jakiego okresu rozliczeniowego je ująć (np. dotyczy wprowadz. list płac: wynagrodzenia netto są kosztem podatkowym w innym miesiącu niŝ składki ZUS i podatek dochodowy od osób fizyczn. chociaŝ memoriałowo są ujęte w danym miesiącu) Zestawienie kontroli płatności VAT pomocne przy określaniu limitu kwoty do zwrotu. Automatyczny bilans oraz rachunek zysków i strat - obliczane w kaŝdym momencie, z moŝliwością uwzględnienia dekretów w buforze. Wykonywanie typowych raportów w oparciu o dane zgromadzone na kontach (równieŝ zapisy i obroty konta lub grupy kont). Zestawienia dokumentów według określonego typu, cechy, chronologii księgowania i innych kryteriów. Przeprowadzanie róŝnorodnych analiz (np. płynności finansowej przedsiębiorstwa), w oparciu o typowe wskaźniki finansowe zdefiniowane w programie. MoŜliwość definiowania własnych zestawień przez UŜytkownika. Pełna współpraca z programem analitycznym - przesyłanie do programu danych i tworzenie na ich podstawie analiz i raportów. w zakresie rozwiązań dodatkowych: moduł zarządzania płatnościami (planowanie płynności finansowej firmy). moduł importu wyciągu bankowego. raport otwarte pozycje / wiekowanie rozrachunków (zestawienie rozrachunków wg terminu ich przypadania np. rozrachunki przeterminowane wg terminu płatności),, moŝliwość prowadzenia wyodrębnionego systemu księgowego dla wielu inwestycji / kontraktów jednocześnie w ramach jednego programu finansowo-księgowego bez konieczności wprowadzania zmian w istniejącym planie kont przedsiębiorstwa oraz bez konieczności wielokrotnego księgowania tych samych dokumentów księgowych zestawienie obrotów i sald dla kaŝdego kontraktu / inwestycji oddzielnie oraz razem i z podaniem wszystkich kont analitycznych i/ lub syntetycznych (do wyboru) oraz z podaniem dokumentów księgowych wprowadzonych/ zaksięgowanych dla danej inwestycji/ kontraktu.

6 Oprogramowanie powinno być zgodne z obowiązującą ustawą o rachunkowości z r. (Dz. U. Nr 76 z 2002 r. z późn. zm), w tym: w zakresie wydruku dziennika i kont księgi głównej, ksiąg pomocniczych oraz zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych (art.13 cyt. ustawy) oraz naleŝy dołączyć opis systemu przetwarzania danych, wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe (art.10 cyt. ustawy) do dostarczonego oprogramowania. 2. Oprogramowanie ewidencja środków trwałych w zakresie obsługi środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: MoŜliwość rozpoczęcia pracy z programem w dowolnym momencie roku (wprowadzanie danych i sukcesywne wyznaczanie umorzeń od dowolnej daty w przeszłości lub wprowadzanie niezbędnych informacji opisujących obecny stan środka trwałego i rozpoczęcie umarzania od chwili obecnej). Dowolne ustawienia lat obrachunkowych. Pełny dostęp do odpisów i przeszacowań w ujęciu historycznym. Automatyczne obliczanie nowych wartości odpisów amortyzacyjnych w przypadku: sprzedaŝy, likwidacji (takŝe częściowej), przekazania lub zmiany wartości środków trwałych. Drukowanie etykiet dla środków zawierających numer ewidencyjny / inwentarzowy i kod kreskowy Inwentaryzacja środków trwałych, równieŝ przy uŝyciu czytników kodów kreskowych i terminali. MoŜliwość ewidencjonowania umów leasingu, wynajmu i dzierŝawy, powiązanych z nimi środków trwałych, a takŝe obsługa tych umów, czyli rozliczanie kosztów z nich wynikających Podział kwot rat leasingowych na kapitał i odsetki metodą degresywną pełną, zgodnie z zasadami Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR 17), a takŝe metodą uproszczoną Ewidencjonowanie podatku VAT od zakupu środków trwałych z uwzględnieniem ograniczeń w odliczaniu, równieŝ dla umów leasing/wynajem/dzierŝawa MoŜliwość ewidencji danych potrzebnych do dokonania korekty VAT naliczonego na koniec roku podatkowego. MoŜliwość wydruków do pliku PDF. w zakresie obsługi niskocennych składników majątku: Ewidencja i jednorazowe umarzanie niskocennych środków trwałych (w tym gdy ich wartość wynosi 0 zero zł). PodwyŜszanie wartości niskocennego składnika majątku. MoŜliwość przekwalifikowania środka niskocennego na środek trwały i skierowanie go do amortyzacji.

7 w zakresie automatycznego wyznaczania odpisów amortyzacyjnych: NiezaleŜna amortyzacja bilansowa i podatkowa. Amortyzowanie środka trwałego metodą liniową lub degresywną, a takŝe indywidualną i naturalną. Amortyzowanie środków trwałych uŝywanych sezonowo oraz obsługa amortyzacji odnoszącej się jedynie do części wartości początkowej. MoŜliwość wyboru korzystniejszej metody amortyzacyjnej, dzięki wyznaczaniu i analizie przewidywanego planu amortyzacji. MoŜliwość wyznaczenia kwoty nie stanowiącej kosztów uzyskania przychodów i automatyczny podział odpisów amortyzacyjnych na KUP i NKUP (zgodnie z przepisami o dotacjach) w zakresie aktualizacji wyceny wartości środków trwałych: MoŜliwość grupowej lub indywidualnej aktualizacji wartości środków trwałych. Automatyczny dobór odpowiedniej wartości współczynnika aktualizacji dla kaŝdego środka, według wprowadzanej Klasyfikacji Środków Trwałych. Sprawdzanie wpływu zapisów z bufora na stan kont, jeszcze przed ich ostatecznym zaksięgowaniem. Automatyczne wyliczanie nowych wartości środków trwałych. Automatyczna korekta planu amortyzacji w wyniku zmiany wartości środka trwałego lub stopy procentowej. w zakresie szybkiego dostępu do niezbędnych informacji: Kompletny opis cech środka trwałego (począwszy od nazwy, numeru ewidencyjnego, osoby odpowiedzialnej, daty przekazania do uŝytkowania i wartości początkowej, aŝ do opisu typu amortyzacji, ustalonej stopy procentowej, planowanego czasu eksploatacji oraz kwot miesięcznych i rocznych umorzeń). Obsługa miejsc powstawania kosztów (centra kosztów). Ewidencja miejsc uŝytkowania środków w ujęciu historycznym (śledzenie zmian miejsc uŝytkowania). Elastyczne grupowanie środków trwałych, np. ze względu na pozycję w Klasyfikacji Środków Trwałych, czy teŝ miejsca ich uŝytkowania. Ewidencjonowanie części składowych środków trwałych, osób odpowiedzialnych i dokumentów zakupu. MoŜliwość samodzielnej rozbudowy funkcjonalnej programu, dzięki zastosowaniu technologii np. Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) lub równowaŝnej.

8 w zakresie róŝnorodnych zestawień i raportów: Prowadzenie księgi ewidencji środków trwałych. Wyznaczanie planu amortyzacji w róŝnych układach. Drukowanie częściowo wypełnionych arkuszy wspomagających sporządzenie spisu z natury. Automatyczne tworzenie dokumentów: OT, PT, LT, MT, WT, LC, związanych z przyjęciem, przekazaniem, likwidacją i sprzedaŝą środków trwałych. Drukowanie karty środka trwałego. Historia środka trwałego - wszystkie operacje od zakupu środka trwałego, aŝ do jego likwidacji. Pełne raportowanie w ujęciu syntetycznym i analitycznym. w zakresie integracji z programem finansowo-księgowym: MoŜliwość określenia kont, na które mają być księgowane kwoty umorzeń (szablony księgowań). Integracja z programem finansowo-księgowym; Termin płatności za dostawę po dokonaniu odbioru zamówienia nastąpi w terminie 21 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. Termin składania ofert: do dnia r. do godz. 14:10. Termin otwarcia ofert: r. o godz. 14:20. Miejsce składania ofert: Przedsiębiorstwo Gospodarki Odpadami Eko-MAZURY Sp. z o.o. z siedzibą w Ełku ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 2 Sekretariat. Kryterium oceny ofert cena 100%. Forma składania ofert: pisemna na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do ogłoszenia. Informacje szczegółowe na temat zamówienia moŝna uzyskać w biurze przedsiębiorstwa Tel: Wybór oferty nastąpi zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych do kwoty euro, wprowadzonym Zarządzeniem nr 5/2009 Prezesa Zarządu Przedsiębiorstwa Gospodarki Odpadami Eko-MAZURY Spółka z o. o. z dnia 12 marca 2009r. opublikowanego na stronie Prezes Przedsiębiorstwa Gospodarki Odpadami Eko-MAZURY Sp. z o.o. Edward Palczewski