OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 Nr zamówienia 3/02/ Wiadomości ogólne o projekcie OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 2 Zamawiający PH-P Agro-Coop Sp. z o.o. ul. Kołobrzeska 13 p.203a Olsztyn tel./fax (+48 89) agrocoop@agrocoop.com.pl Osoba do kontaktu: Radosław Tęcza 3 Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest : Część I : Tytuł projektu: "Innowacyjne produkty piekarnicze o właściwościach prozdrowotnych dla Warmii i Mazur" Projekt do w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki A. Świadczenie usługi hotelowej i restauracyjnej wraz z udostępnieniem sali szkoleniowej dla potrzeb spotkania Grupy Task Force dla 15 osób w granicach administracyjnych miasta Olsztyn B. Świadczenie usługi wynajęcia sali szkoleniowej wraz z obsługą gastronomiczną dla 12 osób w granicach administracyjnych miasta Olsztyn. C. Świadczenie usługi wynajęcia sali szkoleniowej wraz z obsługą gastronomiczną dla potrzeb organizacji konferencji zamykającej projekt dla min. 80 os. max. 100 os. w granicach administracyjnych miasta Olsztyn. Część II: Świadczenie usługi hotelowej i restauracyjnej wraz z udostępnieniem sali szkoleniowej dla potrzeb spotkania Grupy Task Force dla 15 osób na terenie powiatu giżyckiego lub mrągowskiego Część III: Świadczenie usługi hotelowej i restauracyjnej wraz z udostępnieniem sali szkoleniowej dla potrzeb organizacji dwóch dwudniowych szkoleń dla łącznie 48 os. na terenie powiatu mrągowskiego lub giżyckiego. CPV: , Wykluczenia Z niniejszego zamówienia wykluczone zostają podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 1

2 5 Inne istotne warunki zamówienia do zapewnienia, których zobowiązany jest Wykonawca (m.in. termin, miejsce wykonania zamówienia) Oferenci dołączają do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań. Kwestie opisane w powyższym punkcie regulują Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. WARUNKI OGÓLNE DOTYCZĄCE WSZYSTKICH CZĘŚCI (oraz podpunktów) ZAMÓWIENIA Obiekt: Hotel, w którym będą organizowane spotkania powinien odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii *** (trzy gwiazdki) przyznanej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169). - Bezpłatny, oznaczony parking znajdujący się na terenie należącym do obiektu dla takiej ilości samochodów ile osób uczestniczących w danej części zamówienia ; - Baza noclegowa dla min. 24 osób (pokoje jedno i dwuosobowe z łazienką, wraz ze śniadaniem w formie bufetu szwedzkiego) - Sala szkoleniowa powinna mieć bezpośredni dostęp do części hotelowej i restauracyjnej (bez konieczności wychodzenia na zewnątrz budynku) odpowiednia dla ilości osób wymienionych w poszczególnych częściach zamówienia, wyposażona w sprzęt audiowizualny (projektor multimedialny, komputer, ekran), mikrofon, tablicę typu flipchart z papierem, dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie komputerów i projektora multimedialnego oraz inne akcesoria niezbędne do przeprowadzenia szkolenia, np. przedłużacz, pilot itp. oraz nagłośnienie; a także stoły i krzesła. - Sala szkoleniowa powinna być wyodrębnionym pomieszczeniem, musi być wyposażona w sprawną klimatyzację/wentylację/ogrzewanie, pozwalającą na regulację temperatury i mocy nawiewu. Pomieszczenie musi posiadać okna z dostępem do światła dziennego - Sala szkoleniowa nie może znajdować się w piwnicy lub suterenie - Układ sali: ustawienie umożliwiające swobodny dostęp do materiałów wizualnych oraz robienie notatek - Zamawiający wymaga zorganizowania bazy żywieniowej w miejscu świadczenia usługi hotelowej w ilości odpowiadającej danej części zamówienia. - Zamawiający wymaga, aby pokoje hotelowe znajdowały się w budynku, w którym odbywać się będą spotkania - W trakcie trwania spotkań hotel nie może być remontowany Warunki dla poszczególnych CZĘŚCI: CZĘŚĆ I: Usługi wymienione we wszystkich podpunktach części I powinny być zapewnione w 1 obiekcie znajdującym się w granicach administracyjnych miasta Olsztyn zgodnie z WARUNKAMI OGÓLNYMI: A. Świadczenie usługi hotelowej i restauracyjnej wraz z udostępnieniem sali szkoleniowej dla potrzeb spotkania Grupy Task Force dla 15 osób w granicach administracyjnych miasta Olsztyn 1. Okres realizacji usługi: Świadczenie usługi w ww. zakresie będzie miało miejsce w terminie: MARZEC 2015 (spotkanie dwudniowe - dokładny termin wykonania usługi zostanie podany po zakończeniu postępowania) 2. Sala szkoleniowa: dla 15 osób zgodnie z ogólnymi warunkami dotyczącymi wszystkich części zamówienia. 3. Wyżywienie dla 15 osób: a) obiad dwudaniowy serwowany (zupa o gramaturze min. 300 ml, drugie danie o gramaturze min. 400 g, którego składnikami będą przystawki, do wyboru mięso 2

3 wieprzowe lub ryba, 2 rodzaje surówek, do wyboru ziemniaki/frytki lub ryż, napój woda, sok naturalny) z deserem (ciasto, owoce, lody); b) kolacja serwowana (menu inne niż na obiad): zimne przystawki min. 3 do wyboru + pieczywo, masło smakowe, sosy zimne, marynaty, zupa o gramaturze min. 300 ml, drugie danie ciepłe o gramaturze min. 400 g zawierające drób lub rybę, wybór 3 sałatek, ziemniaki (z wody, pieczone) lub makaron, deser, napoje ciepłe i zimne. - Zamawiający wymaga zorganizowania ciągłej przerwy kawowej dla 15 osób: gorąca kawa (200 ml/osoba), herbata (200 ml/osoba), cukier, śmietanka do kawy, cytryna świeżo pokrojona w plasterki (min. 2 plasterki/osoba), woda gazowana i niegazowana (po 200 ml/osoba), sok (200 ml/osoba), ciasto pieczone (ok. 100 g/osoba) - Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. 4. Harmonogram spotkania MARZEC 2015 I dzień Przyjazd i zakwaterowanie uczestników spotkania do godz spotkanie w sali szkoleniowej obiad spotkanie przerwa kawowa spotkanie kolacja II dzień Śniadanie spotkanie przerwa kawowa Wykwaterowanie B. Świadczenie usługi wynajęcia sali szkoleniowej wraz z obsługą gastronomiczną dla 12 osób w granicach administracyjnych miasta Olsztyn. 1. Okres realizacji usługi: usługa realizowana będzie bezpośrednio po zakończeniu spotkania grupy Task Force (marzec 2015) 2. Sala szkoleniowa: dla 12 osób zgodnie z ogólnymi warunkami dotyczącymi wszystkich części zamówienia. 3. Wyżywienie dla 12 osób: a) obiad dwudaniowy serwowany (zupa o gramaturze min. 300 ml, drugie danie o gramaturze min. 400 g, którego składnikami będą: do wyboru mięso wieprzowe lub ryba, 2 rodzaje surówek, do wyboru ziemniaki/frytki lub ryż, napój woda. b) przerwa kawowa: gorąca kawa (200 ml/osoba), herbata (200 ml/osoba), cukier, śmietanka do kawy, cytryna świeżo pokrojona w plasterki (min. 2 plasterki/osoba), woda gazowana i niegazowana (po 200 ml/osoba), sok (200 ml/osoba), ciastka (ok. 100 g/osoba) - Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. 3

4 4. Harmonogram szkolenia: szkolenie obiad szkolenie przerwa kawowa szkolenie, zakończenie C. Świadczenie usługi wynajęcia sali szkoleniowej wraz z obsługą gastronomiczną dla potrzeb organizacji konferencji zamykającej projekt dla min. 80 os. max. 100 os. w granicach administracyjnych miasta Olsztyn. 1. Okres realizacji usługi: CZERWIEC 2015 w godzinach (dokładny termin wykonania usługi zostanie podany po zakończeniu postępowania) 2. Sala szkoleniowa: dla min. 80 os. max. 100 os. zgodnie z ogólnymi warunkami dotyczącymi wszystkich części zamówienia. 3. Wyżywienie: zamawiający wymaga zorganizowania: - ciągłej przerwy kawowej dla min. 80 max 100 osób: gorąca kawa (200 ml/osoba), herbata (200 ml/osoba), cukier, śmietanka do kawy, cytryna świeżo pokrojona w plasterki (min. 2 plasterki/osoba), woda gazowana i niegazowana (po 200ml/osoba), sok (200 ml/osoba), ciasto pieczone (ok 100 g/osoba). - Zamawiający wymaga zorganizowania lunchu dla min. 80 osób max. 100 osób w formie bufetu szwedzkiego: zupa o gramaturze min. 300 ml, drugie danie o gramaturze min. 400g, którego składnikami będą do wyboru mięso wieprzowe lub ryba, 2 rodzaje surówek, do wyboru ziemniaki/frytki, napój kawa, herbata, woda, sok naturalny) z deserem (ciasto, owoce). - Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. CZĘŚĆ II Świadczenie usługi hotelowej i restauracyjnej wraz z udostępnieniem sali szkoleniowej dla potrzeb spotkania Grupy Task Force dla 15 osób na terenie powiatu giżyckiego lub mrągowskiego 1. Okres realizacji usługi: Świadczenie usługi w ww. zakresie będzie miało miejsce w terminie: MAJ 2015 (spotkanie dwudniowe - dokładny termin zostanie ustalony po zakończeniu postępowania wyboru wykonawcy). 2. Miejsce realizacji usługi: Wymieniona w punkcie 1 usługa powinna być zapewniona w 1 obiekcie znajdującym się na terenie powiatu giżyckiego lub mrągowskiego 3. Obiekt: zgodnie z ogólnymi warunkami dotyczącymi wszystkich części zamówienia 4. Sala szkoleniowa: dla 15 osób zgodnie z ogólnymi warunkami dotyczącymi wszystkich części zamówienia. 5. Wyżywienie dla 15 osób: a) obiad dwudaniowy serwowany (zupa o gramaturze min. 300 ml, drugie danie o gramaturze min. 400 g, którego składnikami będą przystawki, do wyboru mięso wieprzowe lub ryba, 2 rodzaje surówek, do wyboru ziemniaki/frytki lub ryż, napój woda, sok naturalny) z deserem (ciasto, owoce, lody); b) kolacja serwowana (menu inne niż na obiad): zimne przystawki min. 3 do wyboru + pieczywo, masło smakowe, sosy zimne, marynaty, zupa o gramaturze min. 300 ml, drugie danie ciepłe o gramaturze min. 400 g zawierające drób lub rybę, wybór 4

5 3 sałatek, ziemniaki (z wody, pieczone) lub makaron, deser, napoje ciepłe i zimne. c) Zamawiający wymaga zorganizowania ciągłej przerwy kawowej dla 15 osób: gorąca kawa (200 ml/osoba), herbata (200 ml/osoba), cukier, śmietanka do kawy, cytryna świeżo pokrojona w plasterki (min. 2 plasterki/osoba), woda gazowana i niegazowana (po 200 ml/osoba), sok (200 ml/osoba), ciasto pieczone (ok. 100 g/osoba) - Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. 6. Harmonogram spotkania MAJ I dzień Przyjazd i zakwaterowanie uczestników spotkania do godz spotkanie w sali szkoleniowej obiad spotkanie przerwa kawowa spotkanie kolacja II dzień Śniadanie spotkanie przerwa kawowa Wykwaterowanie, wyjazd uczestników CZĘŚĆ III Świadczenie usługi hotelowej i restauracyjnej wraz z udostępnieniem sali szkoleniowej dla potrzeb organizacji dwóch dwudniowych szkoleń dla łącznie 48 os. na terenie powiatu mrągowskiego lub giżyckiego. 1. Okres realizacji usługi: Świadczenie usługi w ww. zakresie będzie miało miejsce w dwóch terminach: a) szkolenie I: marzec 2015 (szkolenie dwudniowe - dokładny termin wykonania usługi zostanie podany po zakończeniu postępowania) b) szkolenie II: marzec/kwiecień 2015 (szkolenie dwudniowe - dokładny termin wykonania usługi zostanie podany po zakończeniu postępowania) 2. Miejsce realizacji usługi: Wymieniona w punkcie 1 usługa powinna być zapewniona w 1 obiekcie znajdującym się na terenie powiatu mrągowskiego lub giżyckiego. 3. Obiekt: zgodnie z ogólnymi warunkami dotyczącymi wszystkich części zamówienia 4. Sala szkoleniowa dla punktu a i b: dla 24 osób zgodnie z ogólnymi warunkami dotyczącymi wszystkich części zamówienia. 5. Wyżywienie dla 24 osób (w terminie a i b zgodnie z harmonogramem): a) obiad dwudaniowy serwowany (zupa o gramaturze min. 300 ml, drugie danie o gramaturze min. 400 g, którego składnikami będą przystawki, do wyboru mięso wieprzowe lub ryba, 2 rodzaje surówek, do wyboru ziemniaki/frytki lub ryż, napój woda, sok naturalny) z deserem (ciasto, owoce, lody); b) kolacja serwowana (menu inne niż na obiad): zimne przystawki min. 3 do wyboru + pieczywo, masło smakowe, sosy zimne, marynaty, zupa o gramaturze min. 300 ml, drugie danie ciepłe o gramaturze min. 400 g zawierające drób lub rybę, wybór 5

6 6 Kryteria dostępu (opis warunków koniecznych do spełnienia przez potencjalnych wykonawców) 7 Podstawowe kryteria oceny ofert 3 sałatek, ziemniaki (z wody, pieczone) lub makaron, deser, napoje ciepłe i zimne. c) Zamawiający wymaga zorganizowania ciągłej przerwy kawowej: gorąca kawa (200 ml/osoba), herbata (200 ml/osoba), cukier, śmietanka do kawy, cytryna świeżo pokrojona w plasterki (min. 2 plasterki/osoba), woda gazowana i niegazowana (po 200 ml/osoba), sok (200 ml/osoba), ciasto pieczone (ok. 100 g/osoba) - Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. 6. Harmonogram szkoleń (taki sam dla a i b) Dzień I szkolenie przerwa szkolenie przerwa obiadowa szkolenie kolacja Dzień II śniadanie szkolenie przerwa szkolenie przerwa obiadowa szkolenie, serwis kawowy, zakończenie W JEDNYM DWUDNIOWYM SZKOLENIU UCZESTNICZYĆ BĘDĄ 24 OSOBY Pozostałe warunki: I. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych (wyjątkiem jest CZĘŚĆ I, w której podpunkty A,B,C stanowią integralną całość). II. W przypadku, gdy w odpowiedzi na zapytanie wpłyną oferty, których ceny przewyższają kwotę, jaką Zamawiający może, zgodnie z budżetem projektu, przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Zamawiający ponownie poprosi Oferentów, którzy odpowiedzieli na niniejsze zapytanie, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. III. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. IV. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w wyniku złożenia ofert przekraczających budżet przeznaczony na zamówienie. 1. Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do prawidłowego wykonywania zamówienia. 2. Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie usługi. 1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. 2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: 6

7 Kryterium Znaczenie procentowe kryterium Cena ( C ) 70% 70 punktów Jakość usługi (D) 30% 30 punktów Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium 3. Zasady oceny kryterium "Cena" (C). W przypadku tego kryterium, oferta najtańsza otrzyma 70 punktów, oferty droższe otrzymają proporcjonalnie mniej punktów (według wzoru: 70 punktów x najniższa cena brutto spośród ofert nieodrzuconych/cena brutto badanej oferty). 4. Zasady oceny kryterium "Jakość usługi (D). W przypadku tego kryterium oceniane będzie: doświadczenie w organizowaniu szkoleń (konferencji, spotkań, itp.) - wykazane liczbą zorganizowanych konferencji (szkoleń, spotkań, itp.) spełniajacych wymagania określone w pkt 5. niniejszego zapytania w ciągu ostatnich 2 lat działalności Wykonawcy. Oferent który przedstawi minimum 15 referencji otrzyma 20 punktów, oferta, która przedstawi mniejszą liczbę otrzyma proporocjonalnie mniej punktów ): pkt 6-9 5pkt pkt 15 i więcej 20 pkt; położenie obiektu, otoczenie, wyposażenie (w tym sali szkoleniowej, pokoi, opcjonalnie zaplecza rekreacyjnego). Oferent otrzyma max 10 punktów w oparciu o informacje dostępne w otrzymanej ofercie usług. 8 Kryteria oceny ofert i tryb wyboru najkorzystniejszej oferty 9 Sposób przygotowania oferty 5. Ostateczna ocena punktowa oferty: Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt Za najkorzystniejsza zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, ze dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z Oferentem, którego oferta została wybrana. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru. Otwarcie ofert odbędzie się zgodnie z Procedurą wyłaniania wykonawców zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zamawiający powiadomi Oferentów o wynikach postępowania drogą elektroniczną w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia składania ofert. 1. Oferta musi być złożona w terminie do r. do godz osobiście lub pocztą/kurierem na formularzu Formularz ofertowy Wykonawcy na adres: PH-P Agro-Coop sp. z o.o., ul. Kołobrzeska 13 p.203a, Olsztyn z DOPISKIEM: OFERTA DO ZAMÓWIENIA NR 3/02/2015 Decyduje data i godzina wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po terminie, o którym mowa powyżej, nie będą rozpatrywane. Nie dopuszcza się składania ofert w formie 7

8 10 Miejsce i termin złożenia oferty elektronicznej. 2. Oferta powinna być opatrzona pieczątką firmowa (jeśli dotyczy), datą sporządzenia i być podpisana przez Oferenta. Ofertę należy sporządzić czytelnie (tj. komputerowo lub WIELKIMI literami) 3. Wskazana przez Oferenta cena jest ceną brutto i zawiera podatek VAT. 4. W przypadku niezgodności złożonej oferty z opisem przedmiotu zamówienia i/lub innymi wymaganiami Zamawiającego, dana oferta nie będzie brana pod uwagę na etapie oceny ofert. 5. Spis dokumentów i oświadczeń, które muszą składać się na ofertę: a) formularz ofertowy Wykonawcy wg. właściwego załącznika nr 1 do zapytania ofertowego b) oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym, stanowiące załącznik nr 2 c) przykładowe menu (w przypadku szkoleń/spotkań dwudniowych przykładowe menu na każdy dzień) d) dokumenty potwierdzające doświadczenie: listy referencyjne, rekomendacje; zdjęcia obiektu, sal szkoleniowych, otoczenia, opcjonalnie informacje dotyczące zaplecza rekreacyjnego itp. Oferty należy złożyć w terminie do do godz osobiście lub pocztą na adres: PH-P Agro-Coop Sp. z o.o., ul. Kołobrzeska 13 p.203a, Olsztyn 11 Umowa Umowa zostanie zawarta z wykonawcą, który otrzyma najwyższą ilość punktów. 12 Procedura odwoławcza Nie przewidziano procedury odwoławczej 13 Rozliczenie - Rozliczenie nastąpi na podstawie faktury VAT z odroczonym terminem płatności (14 dni), wystawianej po zakończonym spotkaniu. - Zamawiający zastrzega sobie, iż rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznie wykonanego zamówienia i wykorzystania noclegów oraz posiłków. Ostateczną liczbę uczestników Zamawiający przekaże każdorazowo Wykonawcy na 2 dni przed terminem wykonania usługi. - Rozliczenie usług z CZĘŚCI I zamówienia nastąpi w oparciu o poszczególne podpunkty. 14 Załączniki Załącznik nr 1: Formularz ofertowy Wykonawcy (właściwy dla danej część zamówienia). Załącznik nr 2: Oświadczenie o braku powiązań Załącznik nr 3: Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 4: Wzór umowy Radosław Tęcza (data, podpis osoby prowadzącej sprawę) 8