Instrukcja obsługi programu SOT-PO_PEKAES

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Instrukcja obsługi programu SOT-PO_PEKAES"

Gabriel Wiśniewski
8 lat temu
Przeglądów:

1 Pekaes SA Instrukcja obsługi programu SOT-PO_PEKAES Adam Szlędak 2012r.

2 Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych kontrahentów udostępniamy Państwu Pakiet Przewoźnika. Oprogramowanie umożliwia Państwu bezpośrednie połączenie się z systemem operacyjnym Pekaesu zapewniając wiele korzyści: - podgląd realizowanych zleceń - bieżącą weryfikację ustalonych stawek frachtowych - pełną listę zrealizowanych zleceń - możliwość wystawienia faktury - sprawdzenie statusu płatności - możliwość skorzystania z opcji SKONTO Życzymy udanej współpracy 2

$korzyści: - podgląd realizowanych zleceń - bieżącą weryfikację ustalonych stawek frachtowych - pełną listę$

3 1. Obsługa programu 1.1. Logowanie do systemu. Razem z płytą otrzymali Państwo nazwę operatora systemu. Pierwsze logowanie odbywa się poprzez wpisanie nazwy operatora w miejscu zaznaczonym na poniższym obrazie. Następnie wciskamy klawisz Logowanie. Wtedy system poprosi o nadanie hasła. Podczas pierwszego logowania pole Wprowadź stare hasło pozostaje puste. Wypełniamy pola Wprowadź nowe hasło (minimum 6 znaków), a następnie to samo hasło wpisujemy w pole Powtórz nowe hasło i akceptujemy. Raz ustalone hasło zostaje zapisane na stałe, należy je podawać logując się do systemu. System jest gotowy do pracy. 3

Wtedy system poprosi o nadanie hasła. Podczas pierwszego logowania pole Wprowadź stare hasło pozostaje puste.

4 1.2. Podstawowe informacje o ekranie startowym. Aby rozpocząć pracę z programem należy wybrać jedną z pozycji z menu głównego. Opis poszczególnych pozycji menu znajduje się w dalszej części instrukcji. Menu główne Nazwa operatora Dane przewoźnika Szczegółowe dane operatora 2. Aktywne zlecenia. Ekran umożliwia śledzenie zleceń w trakcie realizacji. Ekran posiada szerokie funkcjonalności filtrowania i sortowania zleceń. Kolejność kolumn można dowolnie ustawiać. Wielkość okna można dowolnie regulować. Ukrywanie menu głównego Kliknięcie na nagłówku kolumny powoduje przesortowanie jej Kolejnośd kolumn można zmieniad przez przeciąganie 4

Aktywne zlecenia. Ekran umożliwia śledzenie zleceń w trakcie realizacji. Ekran posiada szerokie funkcjonalności filtrowania i sortowania zleceń.

2.1. Opis znaczenia kolumn Zlecenie numer zlecenia nadany przez system Pekaes. Status (30)- do samochodu zostało przypisane zlecenie, (40)- zlecenie w trakcie realizacji.

5 2.1. Opis znaczenia kolumn Zlecenie numer zlecenia nadany przez system Pekaes. Status (30)- do samochodu zostało przypisane zlecenie, (40)- zlecenie w trakcie realizacji. Kod- rodzaj produktu Pekaes: C- Przewozy całopojazdowe krajowe CZ- Przewozy częściowe krajowe CM- Przewozy całopojazdowe międzynarodowe CZM- Przewozy częściowe międzynarodowe. Nr Rej.- numer rejestracyjny ciągnika Kierowca- imię i nazwisko kierowcy Data za/rozładunku- planowane daty za/rozładunku Kwota- ustalona stawka frachtowa w walucie Waluta- waluta w jakiej ustalono stawkę frachtową Kwota PLN- w przypadku waluty obcej orientacyjna kwota przeliczenia na PLN Opis- opis świadczonej usługi Klawisz ekranowy Zlecenia Po wybraniu klawisza Zlecenia mamy dostęp do szczegółów zlecenia i wydruku zlecenia przewozowego. 5

$- numer rejestracyjny ciągnika Kierowca- imię i nazwisko kierowcy Data za/rozładunku- planowane daty za/rozładunku Kwota- ustalona stawka frachtowa w walucie Waluta- waluta w jakiej ustalono stawkę$

6 Informacje o zleceniu. Po wybraniu powyższej opcji pojawia się ekran z podstawowymi informacjami o zleceniu. To samo uzyskujemy przez dwuklik na linii zlecenia. Terminy za/rozładunków Adresy za/rozładunków Informacja o ADR Tabor i kierowca realizujący zlecenie Ustalona stawka Wydruk zlecenia spedycyjnego. Po wybraniu powyższej opcji pojawia się standardowe zlecenie Pekaesu gotowe do wydruku. Ten sam efekt uzyskujemy po wybraniu klawisza. 6

Terminy za/rozładunków Adresy za/rozładunków Informacja o ADR Tabor i kierowca realizujący zlecenie Ustalona

7 2.3. Klawisz Autofiltr Po wybraniu klawisza Autofiltr w ekranie zleceń pojawia się dodatkowa linia służąca do filtrowania. Dla przykładu- wybierając opcję zaczyna się i wpisując W w polu pod nazwą kolumny Kierowca, zobaczymy wyłącznie kierowców których nazwisko zaczyna się na W. Kliknięcie czerwonego wykrzyknika usuwa wszystkie założone filtry 3. Do fakturowania W ekranie pokazane są wszystkie zlecenia, które się zakończyły i są gotowe do fakturowania. W ekranie możemy wystawić faktury do jazd zrealizowanych z Pekaesem. 7

nazwisko zaczyna się na W. Kliknięcie czerwonego wykrzyknika usuwa wszystkie założone filtry 3.

8 3.1. Wystawienie faktury pojedynczej Aby wystawić pojedynczą fakturę musimy wybrać zlecenie, potem nacisnąć klawisz Wystaw fakturę. Następnie potwierdzić pojawiający się komunikat System wyświetla informację o planowanych datach załadunku i rozładunku. W przypadku gdy faktyczny załadunek lub rozładunek odbył się w innym terminie musimy poprawić daty zgodnie z dokumentami przewozowymi. Na podstawie dat system przyporządkuje prawidłowy kurs walutowy (w przypadku stawek w walucie). Dodatkowo w przypadku eksportu poza Unię Europejską mamy możliwość wyboru opcji zerowej stawki VAT, w przypadku posiadania uprawniających do tego dokumentów. Opcja oznaczona jest strzałką na poniższym obrazie. Po uzupełnieniu wszystkich danych naciskamy Potwierdzam zgodność dat z dokumentami przewozowymi. 8

W przypadku gdy faktyczny załadunek lub rozładunek odbył się w innym terminie musimy poprawić daty zgodnie z dokumentami przewozowymi.

9 W systemie pojawia się okno, w którym należy uzupełnić wyłącznie pole Nr faktury. Numer faktury jest kolejnym numerem z Państwa numeracji. W polu oznaczonym czerwoną ramką prezentowana jest kwota faktury oraz zastosowana stawka VAT. Jest to ostatni krok w którym możemy jeszcze zrezygnować z wystawienia faktury bez żadnych zmian w systemie. Jeżeli dane są zgodne okno zatwierdzamy klikając. Wynikiem jest kolejne okno systemowe, w którym widoczne są podstawowe dane faktury. 9

W polu oznaczonym czerwoną ramką prezentowana jest kwota faktury oraz zastosowana stawka VAT.

10 Po wybraniu opcji Pokaż oryginał lub Pokaż kopię system pokazuje gotowe do wydruku dokumenty. 10

11 WAŻNE Faktura wystawiona jest dokładnie na tą kwotę jaką Pekaes ma w swoim systemie, więc unikamy pomyłek i problemów z korektami. W przypadku faktur walutowych zostanie zastosowany właściwy kurs waluty. Faktura widoczna jest od razu w systemie Pekaes, i czeka na dosłanie dokumentów. W przypadku gdy dostarczają Państwo dokumenty osobiście, istnieje możliwość wydrukowania wystawionej przez Państwo faktury z systemu Pekaes Wystawianie faktury zbiorczej Gdy chcemy wystawić fakturę na kilka jazd jednocześnie, oznaczamy wybrane zlecenie, klikamy na nim prawym klawiszem myszy i wybieramy opcję Dołącz zlecenie do faktury. Tą czynność powtarzamy z każdym zleceniem, które chcemy zafakturować zbiorczo. Odłączyć zlecenie można analogicznie wybierając opcję Odłącz pozycję od faktury. 11

W przypadku gdy dostarczają Państwo dokumenty osobiście, istnieje możliwość wydrukowania wystawionej przez Państwo faktury z systemu Pekaes. 3.2.

Wybrane zlecenia są wyróżniane i przenoszone na początek listy. Kolejne kroki są identyczne jak podczas wystawiania faktury pojedynczej- klawisz Wystaw fakturę. 4. Moje Faktury.

12 Wybrane zlecenia są wyróżniane i przenoszone na początek listy. Kolejne kroki są identyczne jak podczas wystawiania faktury pojedynczej- klawisz Wystaw fakturę. 4. Moje Faktury. Zlecenia do których wystawiono faktury znikają z ekranu Do fakturowania. Natomiast wszystkie wystawione faktury dostępne są w ekranie Moje faktury. Ekran umożliwia podgląd wszystkich wystawionych faktur, jak również ich korygowanie i wydruki. Poniżej opisane są wszystkie funkcje dostępne z ekranu Moje faktury. Ekran zawiera następujące kolumny: - Sygnatura- unikalny numer nadany przez system - Nr Faktury- numer wpisany przez przewoźnika w momencie wystawiania faktury. - Status- określa na jakim etapie jest faktura - Wystawiono fakturę- data wystawienia faktury - Data wykonania usługi- data zakończenia transportu (przy fakturach zbiorczych ostatnia z zakresu) - Data płatności- data pojawia się w momencie zatwierdzenie faktury przez Pekaes. - Netto- kwota netto - Brutto- kwota brutto - Waluta- waluta faktury - Wprowadzono do systemu- data zapisania dokumentu w systemie Pekaes - Data wpływu do Pekaes u- data wpływu prawidłowych dokumentów transportowych do Pekaes. - Opis- informacja o zleceniach jakich dotyczy faktura 12

Ekran umożliwia podgląd wszystkich wystawionych faktur, jak również ich korygowanie i wydruki. Poniżej opisane są wszystkie funkcje dostępne z ekranu Moje faktury.

13 4.1. Klawisz ekranowy Faktury Pod klawiszem dostępne są funkcje podglądu dokumentów faktury i korekt. Wybranie opcji Anulowanie faktury - możliwe jest jeżeli faktura nie jest jeszcze zatwierdzona przez Pekaes. Faktura zostaje anulowana, a zlecenie wraca do ekranu Do fakturowania. Działanie bez żadnych konsekwencji- nie trzeba wysyłać anulacji do Pekaesu Wybranie opcji Korekta anulująca - robimy gdy faktura jest już zatwierdzona przez Pekaes. Korekta zeruje fakturę. Dokument należy wysłać do Pekaesu. Zlecenie wraca do ekranu Do fakturowania Po wybraniu zlecenia możemy skorzystać z opcji SKONTO. 13

Faktura zostaje anulowana, a zlecenie wraca do ekranu Do fakturowania.

4.1.1. Korekta SKONTO Opcja SKONTO umożliwia wystawienie korekty do faktury, która powoduje obniżenie wartości faktury o 3% i przyspiesza wypłatę wynagrodzenia do pierwszego możliwego terminu. 5.

14 Korekta SKONTO Opcja SKONTO umożliwia wystawienie korekty do faktury, która powoduje obniżenie wartości faktury o 3% i przyspiesza wypłatę wynagrodzenia do pierwszego możliwego terminu. 5. Zlecenia. W powyższym ekranie wypełniamy Nr faktury, możemy również dodać informacje w polu Uwagi do korekty pozostałe dane wypełniane są automatycznie. Kontynuujemy wciskając. Utworzona korekta SKONTO widoczna jest na liście faktur skąd można ją wydrukować. Jednocześnie widoczna jest w systemie Pekaes u gotowa do akceptacji. Ekran Zlecenia pokazuje wszystkie zlecenia jakie zostały powiązane z Państwa firmą przez Pekaes. Funkcje sortowania, filtrowania, zamiany kolumn, wielkości okienek, są identyczne jak w poprzednio omawianych ekranach. Zaletą ekranu jest fakt, że wszystkie zlecenia realizowane i zrealizowane w różnych okresach są w jednym miejscu. 14

Utworzona korekta SKONTO widoczna jest na liście faktur skąd można ją wydrukować. Jednocześnie widoczna jest w systemie Pekaes u gotowa do akceptacji.

Wybór daty założenia zlecenia w Pekaes Podgląd szczegółów zlecenia Podgląd druku zlecenia transportowego Prawy klawisz myszy wywołuje menu podręczne zlecenia Podgląd druków faktury oryginału i kopi 6.

15 Wybór daty założenia zlecenia w Pekaes Podgląd szczegółów zlecenia Podgląd druku zlecenia transportowego Prawy klawisz myszy wywołuje menu podręczne zlecenia Podgląd druków faktury oryginału i kopi 6. O mnie Ekran prezentuje dane jakie Pekaes posiada o kontrahencie. W ekranie istnieje również możliwość zmiany hasła. Opracował: Adam Szlędak Zapraszam do kontaktu Tel: GSM: adam.szledak@pekaes.com.pl 15

O mnie Ekran prezentuje dane jakie Pekaes posiada o kontrahencie.

Podobne dokumenty

Rejestracja faktury VAT. Instrukcja stanowiskowa

Rejestracja faktury VAT. Instrukcja stanowiskowa Rejestracja faktury VAT Instrukcja stanowiskowa 1. Uruchomieni e formatki Faktury VAT. Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika,