Większe dochody, więcej zadowolonych klientów

Transkrypt

1 DocuWare dla Sprzedaży Solution Info Większe dochody, więcej zadowolonych klientów Przekraczanie założonych celów jest trudnym zadaniem w czasach wzmożonej konkurencji. Zespoły zajmujące się sprzedażą walczą nie tylko o klientów, ale również z czasem. Chodzi tutaj przede wszystkim o informację oraz o to, kto potrafi ją wykorzystać najlepiej. I tutaj pojawia się DocuWare. Managerowie do spraw Kluczowych Klientów muszą radzić sobie z wieloma problemami, w zakresie obszernej grupy klientów. Osoby pracujące w terenie są zasypywane pytaniami, a pracownicy biurowi za wszelką cenę usiłują na nie odpowiedzieć. Klient szuka odpowiedzi na swoje pytania na stronie internetowej firmy. Tak, skuteczna sprzedaż jest zależna od szybkiego dostępu do informacji. Gwarantuje go elektroniczny folder klienta: na każde zapytanie od obecnych oraz potencjalnych klientów można odpowiedzieć telefonicznie. Długotrwałe poszukiwania ani telefony zwrotne nie są konieczne. Procesy, poczynając od tworzenia ofert, aż po rozpatrywanie reklamacji dotyczących produktów, stają się o wiele bardziej wydajne. Pracownicy mają więcej czasu na działania strategiczne, a zadania administracyjne zostają wyeliminowane lub usprawnione. Oznacza to dodatkowy czas na tworzenie większej ilości i wyższej jakości ofert. Korzyścią dla obecnych klientów jest lepsza obsługa. Naturalnym efektem są zadowoleni klienci oraz zmotywowani pracownicy. A także możliwość znalezienia właściwych dokumentów w odpowiednim czasie, co stanowić może istotną przewagę konkurencyjną! 1

2 Komunikacja w obrębie biura W rzeczywistości pracownicy zajmujący się sprzedażą niestety dowiadują się o wszystkim ostatni. Tylko dobrze poinformowany pracownik sprzedaży może zwracać się do klienta z poczuciem pewności siebie i wzbudzać zaufanie dla produktów i usług spółki. Łatwy dostęp do archiwum oraz materiałów marketingowych ma ogromne znaczenie dla tworzenia takiej bazy informacji. Informacje dla klientów Zalety DocuWare Krótszy czas przetwarzania Szybsze wyszukiwanie informacji Więcej czasu na sprzedaż Bardziej skuteczny cykl sprzedaży Istotna przewaga konkurencyjna Lepsza obsługa klienta Przyzwyczajeni do Internetu klienci wymagają w dzisiejszych czasach szybkiego i łatwego dostępu do bieżących dokumentów, archiwów, etc.. Jeżeli wszystkie dokumenty znajdują się w centralnym zbiorze dokumentów, a klienci mogą uzyskać do nich dostęp za pomocą Internetu, firma zyskuje kolejną przewagę nad konkurencją. Szybciej z DocuWare DocuWare gwarantuje większą wydajność. Umożliwia zdecentralizowaną i jednoczesną pracę np. nad zapytaniem ofertowym. Zapewnia aktualne informacje dla wewnętrznych/zewnętrznych pracowników oraz dla klientów. Konieczne procesy kontroli i autoryzacji są optymalizowane. Wszystko zostaje dostosowane do potrzeb klienta. DocuWare Oprogramowanie dla Zintegrowanego Zarządzania Dokumentami DocuWare DMS przyjmuje dokumenty w każdym formacie oraz z każdego źródła i archiwizuje je w jednym, centralnym zbiorze dokumentów umowy, pisma, cenniki, uwagi, pliki oraz e. DocuWare archiwizuje wszystko, czego użytkownik sobie zażyczy. Dzięki DocuWare dokumenty te mogą zostać zeskanowane, nadawane im są słowa kluczowe, mogą zostać archiwizowane, przeglądane, edytowane, drukowane, wysyłane faksem lub em. A za pomocą Internetu, możliwe jest uzyskanie dostępu do tych dokumentów z każdego miejsca i o każdej porze (pod warunkiem posiadania uprawnień!). 2

3 Procesy Komunikacja wewnątrz biura Zarządzanie sprzedażą oraz wyznaczanie celów Piątkowe popołudnie w biurze dyrektora sprzedaży: które zamówienia zostały w tym tygodniu zaksięgowane, czy liczby się zgodziły? Brak wiadomości z działu księgowego i odmowa dostępu do programu przetwarzającego zlecenia. Dodatkowo, raporty pracowników działu sprzedaży działających w terenie jeszcze nie dotarły. Korzyści zapewniane przez DocuWare Elektroniczny folder sprzedaży umożliwia pogrupowanie wszystkich rodzajów informacji, które mogą być w specjalny sposób archiwizowane lub przesłane pocztą elektroniczną. Folder ten zawiera linki do wszystkich tych ważnych dokumentów np: ofert, umów, archiwów tak aby zagwarantować dostęp do najbardziej aktualnych wersji tych dokumentów. Zaraz po dodaniu do archiwum pojawiają się linki do nich. Dalsze wyszukiwanie informacji nie jest konieczne wszystkie najnowsze i najważniejsze docierają do użytkownika automatycznie. Tworzenie ofert Zapytanie ofertowe wymaga odpowiedzi. Stały klient żąda podania ceny w dniu dzisiejszym, do przyszłorocznego budżetu. Gdzie znajdują się aktualna specyfikacja, bieżący cennik i arkusze danych? W którym pliku znajduje się ostateczna umowa, jakie specjalne warunki cenowe ustalono w poprzednim roku? Droga od stworzenia do zatwierdzenia oferty jest długa... często zajmuje więcej czasu niż początkowo obiecano klientowi. Pracownicy działu sprzedaży muszą poświęcać czas na rozmowy telefoniczne usiłując przyspieszyć działania wewnątrz firmy zamiast przeznaczyć go na burzę mózgów z klientem. Wiele informacji w dalszym ciągu znajduje się w formie papierowej, system zarządzania relacjami z klientem (CRM) jest pomocny tylko w nieznacznym stopniu. Korzyści zapewniane przez DocuWare Dzięki systemowi zarządzania dokumentami, wszystkie te informacje zostają udostępnione każdemu. Długie przeszukiwanie różnorodnych segregatorów oraz kartotek jest już przeszłością. Proces tworzenia ofert jest zarządzany aktywnie, a wydajność działu sprzedaży ogromnie się zwiększa. 3

4 Informacje dla Klientów Obsługa klienta Klienci korzystają z dostępu do ważnych informacji od swoich partnerów handlowych za pośrednictwem Internetu. Może to dotyczyć list załadunkowych, faktur, umów dotyczących obsługi i wsparcia, oraz wielu innych. Krótsze cykle wprowadzania innowacji oraz oczekiwanie na natychmiastową odpowiedź utrudniają dostarczanie dokładnych informacji. Korzyści zapewniane przez DocuWare DocuWare daje możliwość dostarczenia pracownikom pracującym w siedzibie firmy, w terenie, partnerom handlowym, obecnym i potencjalnym klientom, dokładnie tych informacji, które są im potrzebne. Kluczem do tego jest ponownie zbiór dokumentów DocuWare, w którym ważne dokumenty oraz szczegóły są zawsze dostępne pod ręką. Wystarczy poczekać na pozytywne reakcje klientów! Elektroniczny Folder Klienta Jeszcze szybsze uzyskiwanie zamówień Aby uzyskać dostęp do wszystkich informacji dotyczących danego klienta, indeksy (słowa kluczowe) są skonfigurowane tak, aby zawierały nazwę oraz numer klienta, nazwisko osoby do kontaktu, temat dokumentu, jego datę oraz typ dokumentu. Każdy partner handlowy ma teraz możliwość przeglądania wyłącznie informacji dotyczących jego klientów. Wystarczy wpisać nazwę osoby kontaktowej i natychmiast widoczna jest cała historia dotycząca danego klienta. W związku z tym, że wszystkie informacje przechowywane są w jednym systemie, nie trzeba martwić się tym, czy którejś z nich brakuje. A w trakcie kolejnego spotkania z klientem nie będzie żadnych niespodzianek! Na każde pytanie można udzielić szybkiej i profesjonalnej odpowiedzi. Obsługa klienta wykonywana jest tak jak należy. Kompletna Informacja o Kliencie Dobre przygotowanie do zbliżającego się spotkania handlowego jest pierwszym krokiem do otrzymania zlecenia. DocuWare dostarcza wszystkie potrzebne materiały w elektronicznych folderach klienta. Wszystkie dokumenty utworzone w pakiecie Microsoft Office takie jak pisma, arkusze kalkulacyjne oraz prezentacje są archiwizowane w zbiorze dokumentów. DocuWare TIFFMAKER oraz DocuWare Office Add-In są pod ręką i pomagają w szybkim przypisywaniu indeksów oraz archiwizacji. DocuWare automatycznie pobiera wszystkie przychodzące i wychodzące wiadomości z programu do obsługi poczty elektronicznej użytkownika. Dział realizacji zamówień/księgowość dodają do zbioru szereg zamówień oraz faktur. A umowy? Są one skanowane oraz bezpiecznie rejestrowane w tym samym systemie. Uzyskanie dostępu do ważnych informacji jest proste, gdy wszystkie informacje znajdują się w centralnym zbiorze dokumentów. Różne opcje automatyzacji procesów przypisywania indeksów oraz archiwizacji czynią DocuWare ekspertem w zakresie usprawniania procesów. 4

5 Elektroniczny folder klienta zawiera wszystkie najnowsze informacje dotyczące danego klienta... dostępne za pomocą kilku kliknięć. 5

6 Przykład z życia Seeberger Firma ta, specjalizująca się w suszonych owocach i orzechach, zatrudnia ponad 70 pracowników zajmujących się administracją, sprzedażą, księgowością oraz zakupami w pracy pomaga im DocuWare. Dostęp do centralnego zbioru dokumentów możliwy w ułamku sekundy stanowi podstawę dla optymalnej komunikacji i obsługi klienta. Łatwy dostęp do danych możliwy za pośrednictwem Internetu stał się wyjątkowo wartościowym narzędziem dla pracowników działu sprzedaży pracujących poza terenem firmy. Informacje dotyczące klientów były wcześniej archiwizowane w różnych oddzielnych folderach w firmie Seeberger. Faktury, listy załadunkowe, potwierdzenia zamówień, pisma w biurach piętrzyły się stosy papieru. Nie chodziło jednak wyłącznie o zyskanie większej przestrzeni w biurach. To chęć skrócenia czasu na długotrwałe poszukiwania poprzedzające udzielanie odpowiedzi na zapytania klientów oraz skrócenia czasu zmarnowanego na przygotowania do rozmów handlowych przyspieszyły decyzję kadry zarządzającej firmy o zainwestowaniu w zakup systemu zarządzania dokumentami. Dzisiaj, zespół działu sprzedaży ma więcej czasu na wykonywanie swoich głównych, strategicznych zadań. Wszystkie informacje związane z określanym procesem mogą zawsze zostać wyszukane szybko i w aktualnej wersji nawet poza biurem. Czas wyszukiwania oraz zapytania do innych działów zostały niemal całkowicie wyeliminowane. Nawet podczas spotkania z klientem w jego siedzibie, handlowcy mogą uzyskać dostęp do najważniejszych informacji oraz udzielić odpowiedzi na wszelkie pytania bez konieczności powrotu do siedziby. Z pomocą DocuWare, Seeberger stworzył sobie reputację profesjonalnego, szybko reagującego partnera handlowego. Wyzwanie: Zapewnienie kadrze kierowniczej działu oraz pracownikom działu sprzedaży pracującym w terenie dostępu do centralnego archiwum; połączenie z istniejącą aplikacją Workflow; integracja różnorodnych programów. Rozwiązanie: DocuWare, COLD/READ, ACTIVE IMPORT, INTERNET-SERVER Korzyści: kompletny przegląd danych klienta, szybsze odpowiadanie na zapytania klientów, dostęp do aktualnych informacji nawet w trasie oraz lepsza obsługa klienta. 6

7 "Jesteśmy w pełni zadowoleni z naszego nowego systemu. Zarządzanie rozwiązaniami DocuWare wymaga niewielkiego nakładu pracy. Oznacza również odzyskanie przestrzeni w biurze oraz skrócenie procesu wyszukiwania informacji. A co najważniejsze, usługi które możemy teraz zaoferować naszym klientom są o wiele lepsze." Wolfgang Wagner, IT Director This document can also be found here: For more information please visit our website at: 7