Zapytanie ofertowe na wykonanie platformy B2B

Transkrypt

1 Warszawa, roku Zapytanie ofertowe na wykonanie platformy B2B I. ZAMAWIAJACY I WYKONAWCA Zamawiającym jest: BAMIX Zygmunt Leśniak z siedzibą w Warszawie przy ul. Gabriela 4 lok. 2, Warszawa, NIP , REGON , Dokładny adres do korespondencji: ulica Gabriela 4 lok. 2, Warszawa, z.leśniak@bamix.pl Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest: Zygmunt Leśniak, tel.: , z.lesniak@bamix.pl Ilekroć w niniejszym zapytaniu ofertowym lub załącznikach jest mowa o Wykonawcy należy przez to rozumieć podmiot, do którego zostało skierowane niniejsze zapytanie lub który złoży ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia w ramach realizacji Projektu pn.: Implementacja nowoczesnej platformy B2B w firmie BAMIX usprawniającej współpracę biznesową z kontrahentami, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, Priorytet VIII, Działanie 8.2 jest: wykonanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego platformy B2B 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera poniższa specyfikacja: PLATFORMA B2B Poszczególne moduły oraz ich podstawowe funkcjonalności:

2 1. Moduł - baza partnerów System B2B swoje działanie będzie opierał o rozbudowany moduł zarządzania partnerami. Dzięki wdrożeniu tego modułu możliwe będzie uporządkowanie wszystkich procesów dotyczących współpracy z poszczególnymi partnerami, skatalogowanie ich, przyporządkowanie odpowiednim działom firmy w zależności od rodzaju partnera. Ponad to platforma wyposażona będzie w mechanizm wyszukiwarki oraz prezentacji wszystkich danych dotyczących partnera, a więc będzie swego rodzaju narzędziem zarządzania kontaktami w obydwie strony. Narzędzie zarządzania partnerami (edycja, usuwanie, uprawnienia itp.) Wyszukiwarka partnerów po danych kontaktowych, prezentacja tych danych Podział partnerów ze względu na rodzaj prowadzonej działalności Zaawansowany system kontaktu z partnerem/wnioskodawcą, z zaimplementowanym mechanizmem wątkowania wiadomości 2. Produkty katalog/doradztwo wyboru Wnioskodawca planuje usprawnić prezentację własnej oferty produktowej współpracującym z nim partnerom. Wdrożony zostanie rozbudowany mechanizm zarządzania bazą produktów wraz z narzędziem atrakcyjnej prezentacji produktów oraz możliwością wysłania zapytania o produkt. Mechanizm zarządzania produktami wyposażony w: o Opcję importu bazy produktów z plików csv o Opcję exportu bazy produktów do csv, xml, xls o Możliwość kategoryzacji produktów Integracja z wizualizatorem produktowym, pracującym w formule SaaS Możliwość pobrania pełnego katalogu oferty produktowej lub jego wycinku, w formie gotowego pliku.zip. Mechanizm umożliwiający złożenia zapytania lub wysłania porady dotyczącej danego produktu. System odnotowywać będzie wszystkie takie komunikaty i automatycznie będzie powiadamiał o nich Wnioskodawcę Opcja dodania produktu do koszyka, na podstawie którego może być wygenerowana oferta Mechanizm automatycznego powiadamiania Wnioskodawcy o braku danego towaru, oraz opcja automatycznego powiadomienia partnera, gdy dany towar zostanie uzupełniony Mechanizm tworzenia ofert specjalnych i promocji w momencie gdy pracownik Wnioskodawcy zauważy resztki magazynowe danego produktu (np. płytki ścienne o konkretnym wzorze) to może stworzyć ofertę specjalną na ten produkt aby zachęcić partnerów do wykupienia Narzędzie umożliwiające partnerom zamówienie próbek oraz darmowych katalogów w formie elektronicznej 3. Generator ofert Mechanizm ten będzie umożliwiał automatyczne wygenerowanie oferty handlowej na produkty pochodzące z asortymentu Wnioskodawcy, wybrane uprzednio przez partnera.

3 Generowanie oferty do pdf podpisanego elektronicznie przez Wnioskodawcę, na podstawie koszyka z wybranymi produktami, Automatyczne naliczanie bonusowego rabatu w przypadku przekroczenia konkretnych progów cenowych ustalanych przez Wnioskodawcę Opcja zapisu oferty w systemie lub przesłania jej do realizacji 4. System lojalnościowy System ten będzie miał na celu poprawienie współpracy z partnerami będącymi architektami. Znaczna część zamówień realizowanych przez Wnioskodawcę pochodzi właśnie od tego typu partnerów, a zatem zachęcenie ich do jeszcze ściślejszej współpracy może przynieść obopólne korzyści. Partner, za zamówione produkty, będzie zdobywał kredyty Powstanie specjalny katalog nagród, z którego partner będzie mógł wybrać nagrody za które zapłaci kredytami Panel administracyjny, w którym partner będzie mógł zobaczyć aktualny poziom kredytów, historię zamówień, jak przebiegał proces zdobywania kredytów itp System naliczania bonusowego w przypadku przekroczenia konkretnych wartości zamówień 5. Programem rabatowym dla stałych klientów Ściśle powiązany a zarazem zintegrowany z systemem lojalnościowym oraz bazą produktową będzie system rabatowy dla stałych odbiorców, współpracujących z Wnioskodawcą. Możliwość definiowania indywidualnych rabatów dla partnerów Możliwość definiowania progów upustowych, uzależnionych od kategorii oferty Wnioskodawcy, dla każdego partnera (tj. 5% upustu dostanie partner jak zamówi np. 100 paczek płytek podłogowych o wzorze malina, a 10% jak zamówi płytki ścienne o wzorze wiśnia ) 6. Mechanizm zamówień z negocjacją cen i rabatami oraz informacją o statusie realizacji Wnioskodawca planuje wdrożenie mechanizmu, który pozwoli partnerom na negocjacje cen. Często partner zdaje sobie sprawę z tego ile dany produkt może kosztować, bezpośrednio u producenta, dlatego też mimo iż jest w stanie zapłacić pewną prowizje to ceny znacznie większe skutecznie go odstraszają od zakupu asortymentu Wnioskodawcy. Stąd też planowana jest implementacja opcji negocjacji cen w module realizującym proces zamawiania produktów. Jest to innowacyjna i zachęcająca opcja dająca możliwość partnerowi a tym samym będzie skłaniać go do większego i dłuższego zainteresowania ofertą.

4 Mechanizm obsługi realizacji zamówienia (w tym na próbki), nadawania mu unikalnego numeru za pomocą którego Wnioskodawca będzie identyfikował dane zamówienie Możliwość wydruku zamówienia w postaci pliku pdf, możliwego do pobrania, wyposażonego we wszelkie niezbędne informacje dotyczące zamówienia: o Dane zamawiającego o Lista wybranych produktów o Dane dotyczące płatności o Koszt sumaryczny i jednostkowy zamówienia Export wszystkich danych dotyczących zamówień do csv, xls Narzędzie negocjacji ceny zamówienie będzie wpływać do systemu, jednak partner dla danego zamówienia będzie ustalał własną cenę. W przypadku gdy Wnioskodawca zaakceptuje taką cenę zaakceptuje zamówienie, w przeciwnym wypadku zostanie ono odrzucone i nie będzie realizowane lub partner zostanie powiadomiony drogą mailową o nowej cenie, oferowanej przez Wnioskodawcę Mechanizm automatycznego powiadamiania drogą poczty elektronicznej o statusie realizacji zamówienia, kompletowania produktów itp. Możliwość podglądu gotowego zamówienia, o pobrania wygenerowanych dokumentów finansowych podpisanych elektronicznie w formacie pdf o pobrania listy zamówionych produktów, podpisanych elektronicznie o pobrania dokumentów dotyczących spedycji, oraz samego numeru przesyłki 7. Moduł wycen indywidualnych Dodatkowym modułem, jaki będzie wdrożony w platformie B2B będzie mechanizm, który umożliwi partnerom zlecenie Wnioskodawcy wyceny na podstawie indywidualnych wytycznych. Często zdarza się, że część produktów jakie partner chce zakupić jest na specjalne zamówienie i wymagają sprowadzenia np. zza granicy. Dlatego też ilość komplikacji w tej sprawie sprawia, iż partnerzy często rezygnują z takich zamówień. Jednak Wnioskodawca bardzo chętnie może je realizować dlatego też wdrożenie ww. modułu ułatwi obsługę tego typu procesów. Opcja wysyłki wszelkich danych dotyczących indywidualnego zamówienia o Dołączanie opisów o Dołączanie zdjęć / plików o Dołączanie listy produktów w formacie csv, xml Pracownik Wnioskodawcy sprawdza dostępność poszczególnych pozycji z zamówienia Budowane jest dedykowane zamówienie zbiorcze, następnie jest odsyłane w postaci dokumentu PDF wygenerowana oferta potwierdzona poprzez podpis elektroniczny, wraz z wyceną oraz terminem realizacji W przypadku akceptacji partnera warunków oferty, jest ona przekazywana do realizacji

5 8. Spedycja integracja z kurierami Gotowe zamówienie musi być przetransportowane do partnera. Zazwyczaj partner sam odbiera zamówiony towar, jednak często zdarza się iż jest on wysyłany do niego kurierem. W tym celu Wnioskodawca planuje wdrożyć mechanizm integrujący platformę B2B z systemem firmy kurierskiej, usprawniając proces przekazania towaru. Narzędzie tworzenia dokumentów spedycyjnych z opcją wydruku, ułatwiających przekazanie gotowych danych kurierowi Integrator, wykorzystujący mechanizmy API po stronie systemu kuriera, umożliwiający nadanie przesyłki bezpośrednio z systemu B2B Mechanizm informowania partnera o numerze przesyłki, prognozowanym terminie dostarczenia itp. 9. Reklamacje Obsługa reklamacji zamówionego towaru jest jednym z priorytetowych działań dotyczących usprawnienia procesów biznesowych zachodzących we współpracy Wnioskodawca partner. Aktualnie każda reklamacja jest bardzo problematyczna i wymaga zbyt dużych nakładów pracy ze strony Wnioskodawcy. Wdrożenie modułu obsługi reklamacji bezpośrednio w platformie B2B usprawni cały ten proces i sprawi, iż będzie on pół automatyczny a tym samym oszczędny. Możliwość zgłoszenia do reklamacji danego produktu, z danego zamówienia Opcja otrzymywania powiadomień o etapie realizacji reklamacji. 10. Finanse i rozliczenia Moduł ten będzie zintegrowanym mechanizmem umożliwiającym przeprowadzenie wszystkich procesów finansowych zachodzących podczas normalnej pracy Wnioskodawcy i jego partnerów. Generowanie faktur i innych dokumentów finansowych oraz magazynowych Wgląd w stan należności Opcja wysyłania raportów zobowiązań do poszczególnych partnerów Ewidencja faktur zakupu Kojarzenie faktur z dokumentem magazynowym III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Oferent rozpocznie realizację przedmiotu zamówienia nie później niż 7 dni od dnia zawarcia umowy. Ostateczny termin wykonania platformy B2B to rok.

6 IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY W postepowaniu ofertowym mogą brać udział Oferenci prowadzący działalność gospodarczą i posiadający niezbędną wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie do wykonania zamówienia. Oferent powinien sporządzić ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania (Załącznik nr 1). Oferta musi zawierać: 1. Pełną nazwę Wykonawcy, 2. Adres lub siedzibę wykonawcy numer telefonu oraz numer NIP, 3. Wynagrodzenie za realizację zamówienia przedstawione jako wynagrodzenie netto oraz brutto - wynagrodzenie brutto zawiera podatek VAT, który wykonawca jest zobowiązany obliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy uwzględniać będzie wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w złożonej ofercie. Cena jest wyrażona w PLN tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Oferta musi zawierać wszystkie składniki kosztowe związane z realizacją oferty przez Oferenta. Zamawiający w żaden sposób nie ponosi odpowiedzialności ani opłat z jakiegokolwiek tytułu w stosunku do Oferenta oprócz tych, które stanowić będą wynagrodzenie związane w wybraną ofertą. 5. Każdy Oferent może przedstawić tylko jedną ofertę. Dopuszcza się składanie ofert częściowych. 6. Termin związania ofertą: 30 dni od terminu składania ofert, 7. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątkami imiennymi. 8. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 9. Ofertę należy przedłożyć za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej bądź też osobiście, na adres wskazany w punkcie I niniejszego dokumentu. Dokumenty, którymi Oferent dysponuje w formie papierowej, a są niezbędnymi załącznikami do ofert składanych drogą elektroniczną, należy je przedłożyć w formie pliku graficznego oddającego treść dokumentu. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do wglądu do oryginałów dokumentów przed podpisaniem umowy na realizację usługi.

7 V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę w wersji papierowej należy złożyć w kopercie w biurze BAMIX Zygmunt Leśniak przy ul. Gabriela 4/2, Warszawa. Na kopercie należy zamieścić: (nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy, dopisek oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe na wykonanie platformy B2B). 2. Ofertę w wersji elektronicznej należy wysłać na adres z.lesniak@bamix.pl podając w temacie oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe na wykonanie platformy B2B 3. Oferty należy złożyć do dnia do godziny Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty złożone po terminie będą zwrócone składającym bez otwierania. 5. Komisyjne otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godz. 08:30 w biurze BAMIX Zygmunt Leśniak przy ul. Gabriela 4/2, Warszawa 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 7. Komisyjna ocena ofert zostanie dokonana w dniu r., a wyniki tej oceny i wybór najkorzystniejszej oferty zostaną ogłoszone o godz. 17:00 w BAMIX Zygmunt Leśniak przy ul. Gabriela 4/2, Warszawa. 8. Zamawiający skontaktuje się z wszystkimi Wykonawcami nieobecnymi na ogłoszeniu o wyborze oferty i poinformuje ich o ostatecznym rozstrzygnięciu tj. wyłonionym Wykonawcy. 9. Zawarcie umowy nastąpi nie później niż w terminie 7 dni od dnia wyboru najkorzystniejszej oferty, za wyjątkiem sytuacji opisanej w pkt. VI. 2 i VII. 1. VI. OCENA OFERT Oferty spełniające wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego zostaną ocenione przez Zamawiającego zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny, tj. cena 100% wagi. 1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną. 2. Jeżeli cena oferty najkorzystniejszej przekracza kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na udzielenie zamówienia, Zamawiający unieważni postępowanie i zawiadomi Wykonawców o tym fakcie.

8 VII. DODATKOWE INFORMACJE 1. Zamawiający przewiduje możliwość anulowania zapytania ofertowego lub zmianę jego treści/zamknięcia przetargu bez wybrania oferty - bez podania przyczyny. Zmiana treści zapytania ofertowego musi nastąpić przez upływem terminu składania ofert. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania jakiejkolwiek oferty w szczególności w przypadku, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez Zamawiającego. Powyższe zostanie niezwłocznie przekazane wszystkim, którzy otrzymali zapytanie ofertowe/złożyli oferty. 2. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty. 3. Złożenie zapytania ofertowego, jak też otrzymanie w wyniku zapytania oferty cenowej nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia przez Zamawiającego i nie łączy się z koniecznością zawarcia przez niego umowy. 4. Dodatkowych informacji udziela: Zygmunt Leśniak, tel.: , z.lesniak@bamix.pl VIII. ZAŁĄCZNIKI 1. Wzór formularza ofertowego.