Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

Transkrypt

1 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Wdrożenie systemu B2B w ramach projektu pt.: Automatyzacja procesów B2B w zakresie działalności sprzedaży elektronarzędzi, narzędzi i osprzętu, maszyn i urządzeń przemysłowych dzięki wdrożeniu systemu B2B Warszawa,

2 I. Zamawiający DARIUSZ KEMPA TADO Dariusz Kempa ul. Trakt Lubelski 414, Warszawa NIP REGON II. Szczegółowy opis zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu B2B składającego się z następujących modułów: 1. Moduł logistyczny. Moduł związany jest z procesem integracji systemu logistycznego Zamawiającego z systemem zamówień na usługi transportowe Partnerów. Celem tego modułu powinno być usprawnienie procesu dostaw towarów do klienta. Na chwilę obecną proces ten odbywa się ręcznie. Moduł powinien posiadać funkcję generowania listu przewozowego. Proces ten powinien opierać się na Elektronicznej Wymianie Danych w standardzie EDI lub analogicznym i eliminować obieg dokumentów papierowych. Termin wykonania zamówienia: do Moduł księgowości. Moduł ten związany jest z integracją procesu fakturowania Zamawiającego z procesem odbioru faktur w systemie Partnera. Funkcją tego modułu jest automatyczne wystawianie i księgowanie faktur. Faktura zostanie wygenerowana automatycznie po akceptacji cyfrowym podpisem. Faktury powinny być generowane i wysyłane przez system pocztą elektroniczną do współpracującego przedsiębiorcy. Moduł ten powinien opierać się na Elektronicznej Wymianie Danych w standardzie EDI lub analogicznym i eliminować obieg dokumentów papierowych. Termin wykonania zamówienia: do Moduł magazynowy.

3 Moduł związany z integracją systemu magazynu wirtualnego Zamawiającego z systemem zamówień Partnera. Funkcjonalnością tego modułu powinno być automatyczne przyjmowanie zamówień na towary firmy. Powinien powstać wirtualny magazyn, który będzie przechowywał dane na temat dostępności określonych towarów oferowanych przez firmę wraz z podaniem ceny i dostępnej ilości. Klienci powinni mieć możliwość składania zamówień poprzez system. System automatycznie ustali cenę sprzedaży. Moduł będzie automatyzował stępujące elementy procesu: Automatyczne śledzenie zmian stanów w wirtualnym magazynie Automatyczne zmiany w cenniku Modyfikowanie zmian na stronie internetowej Zamawiającego Proces ten powinien opierać się na Elektronicznej Wymianie Danych w standardzie EDI lub analogicznej i eliminować obieg dokumentów papierowych Termin wykonania zamówienia: do Moduł składania zamówień i ustalania cen. Moduł związany jest z procesem integracji zamówień Zamawiającego z systemem zamówień Partnera (dostawcy). Funkcją tego modułu powinno być składanie zamówień do dostawców. Dzięki procesowi ustalania cen, zapytanie ofertowe będzie kierowane do potencjalnych oferentów umożliwiając porównanie cen oferowanych na rynku. Proces powinien opierać się na algorytmie negocjacji cen. Dzięki takiemu procesowi towar zostanie zakupiony na korzystnych warunkach. Proces ten powinien opierać się na Elektronicznej Wymianie Danych w standardzie EDI lub analogicznym i eleminowac obieg dokumentów papierowych Termin wykonania zamówienia: do Moduł platformy Saas. Moduł związany jest z procesem platformy Saas ustalania cen. Moduł ten jest niezbędny do sprawdzenia prawidłowego funkcjonowania systemu B2B. Moduł ten będzie odpowiedzialny za testy nowo powstałego systemu B2B w zakresie zarówno integracji poszczególnych modułów systemu u Zamawiającego, jak i szeroko pojętych testach

4 integracji systemów pomiędzy Zamawiającym a Partnerami. Termin wykonania zamówienia: do Oferowany system B2B powinien posiadać następujące funkcjonalności wymóg konieczny: Elektroniczna Wymiana Danych w standardzie EDI lub równoważnym; Podpis elektroniczny; Platforma Saas; Zapewnienie połączenia wdrożonego systemu B2B z systemem kontrahentów Zamawiającego (minimum 7 partnerów). Zadaniem Wykonawcy będzie zintegrowanie się z systemami partnerów w tym szczególności zintegrowanie się z zewnętrznymi systemami partnerów pod kątem merytorycznym, organizacyjnym oraz technicznym. Niespełnienie powyższych wymogów skutkować będzie odrzuceniem oferty. Oraz wymogi dodatkowe: Modułowość systemu, Skalowalność systemu; Funkcjonalności modułów muszą być rozszerzalne; System musi pozwalać na łączenie ze sobą modułów w celu uzyskania pożądanych funkcjonalności. Poszczególne moduły mają stanowić integralną część całego system; Każdy moduł i funkcjonalność musi posiadać ustawienia parametrów domyślnych; Otwartość interfejsów i usług WWW umożliwiająca lepszą łączność i współpracę z innymi aplikacjami; Zapewnienie bezpieczeństwa systemu; Wykonywanie zapasowych kopii danych i ich przywracanie. Zapewnienie ciągłości pracy Systemu; Automatyzacja procesów biznesowych w firmie; Współkontrola systemu nad procesami biznesowymi pomiędzy Partnerami a Zamawiającym; Koordynacja działań między poszczególnymi użytkownikami; Integrowanie i automatyzacja procesu fakturowania miedzy Zamawiajacym a Partnerami; Automatyczne określanie stanów magazynowych; Automatyzacja procesu ustalania cen z dostawcami i klientami;

5 Optymalizacja nakładów pracy i wymiany informacji z użytkownikami systemu B2B Zapewnianie użyteczności i dostępności systemu dla różnych grup użytkowników Zapewniać testowanie systemu Umożliwiać sekwencyjność wykonywanych procesów Wspierać zarządzanie wiedzą Automatyzować wprowadzanie danych Synchronizować działania wewnątrz poszczególnych działów Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części zamówienia podwykonawcom.

6 III. Warunki udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny tych warunków wraz z wykazem oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki brzegowe dotyczące: a) Zdobytego doświadczenia - Firma składająca ofertę powinna dysponować, co najmniej 5 letnim doświadczeniem w dziedzinie wdrożeń projektów o charakterze B2B na rynku polskim lub zagranicznym. Firma powinna posiadać doświadczenie z realizacji co najmniej 5 wdrożeń aplikacji B2B zintegrowanych z systemami klasy ERP z czego co najmniej 3 z realizowanych aplikacji powinny być finansowane ze środków unijnych. b) Stosowanych standardów i technologii - Firma składająca ofertę powinna stosować najnowsze standardy dotyczące technologii, metodyki realizacji projektu, użyteczności, dostępności, bezpieczeństwa oraz funkcjonalności w dziedzinie wdrożeń projektów o charakterze B2B na rynku polskim lub zagranicznym. c) Gwarancji bezpieczeństwa i stabilności systemu Okres gwarancji oraz wsparcia technicznego na wszelki wady i udoskonalanie systemu powinien obejmować okres, co najmniej 36 miesięcy liczone od daty zakończenia projektu potwierdzonego stosownym dokumentem odbioru. d) Uzyskanych referencji - Oferent powinien dostarczyć, co najmniej 5 referencji w zakresie wdrożenia projektów o charakterze B2B na rynku polskim lub zagranicznym. Dostarczone referencje powinny być możliwe do weryfikacji telefonicznej e) Kwalifikacji zespołu wdrożeniowego o Po stronie wykonawcy powinni znajdować się wykwalifikowani specjaliści; Project Menagerowie z dziedziny zarządzania projektami dysponującymi doświadczeniem nie mniejszym niż 3 lata we wdrażaniu systemów informatycznych o Po stronie wykonawcy powinien znajdować się przynajmniej jeden doświadczony analityk (doświadczenie nie mniejsze niż 3 lata), którego wgląd w potrzeby firmy zamawiającego pozwoli w pełniejszym stopniu wykorzystać wprowadzane usprawnienia związane z wdrożeniem system B2B o Po stronie wykonawcy powinien znajdować się przynajmniej jeden zespół 3 doświadczonych programistów/architektów systemowych z

7 minimum trzyletnim doświadczeniem we wdrażaniu systemów informatycznych. 2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunki określone w pkt. 1 muszą zostać spełnione łącznie przez wszystkich Wykonawców. 3. W celu potwierdzenia spełniania warunków brzegowych, o których mowa w pkt. 1, oraz w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania, Wykonawca ma obowiązek złożyć następujące dokumenty: Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich; - Oświadczenie, iż Wykonawca nie jest podmiotem wykluczonym z postępowania o udzielenie zamówienia stanowiące załącznik do SIWZ; Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich; - Potencjalny Wykonawca powinien dostarczyć również zestaw Case studies obrazujący jego doświadczenie w zakresie realizacji B2B. Dodatkowym atutem będzie dołączenie listów referencyjnych potwierdzających zakończenie projektu z sukcesem. Dokumenty te posłużą dodatkowej ocenie doświadczenia poszczególnych oferentów; Wykaz osób zaangażowanych w projekt wraz z opisem posiadanego wykształcenia oraz doświadczenia w zakresie wdrażanych systemów. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego oraz ZUS o niezaleganiu w płatnościach składek wydane nie wcześniej niż trzy miesiące przez sporządzeniem oferty. Jeżeli Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich;

8 Opis proponowanej metodyki prowadzenia projektu z określeniem poszczególnych etapów realizacji ( Implementacja, Testy, Wdrożenie, Stabilizacja) ; Szczegółowy opis elementów procesu zarządzania projektem; Opis środowiska pracy; Ogólny schemat budowy proponowanego system realizowanego w ramach projektu b2b Niespełnienie powyższych założeń może być przyczyną wykluczenia z konkursu ofert. 4. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 5. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy. Stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie należy dołączyć do oferty. 6. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonego dokumentu rejestrowego, do oferty należy dołączyć także pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie. IV. Sposób przygotowania oferty 1. Ofertę należy przygotować zgodnie z zapisami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Do oferty należy dołączyć wymagane załączniki potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu. 3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. W przypadku sporządzenia oferty w języku obcym, należy załączyć tłumaczenie na język polski. Strony oferty powinny być ponumerowane i zabezpieczone przed zdekompletowaniem (np. zszycie, bindowanie). Koperta powinna posiadać oznaczenie: UWAGA oferta na wdrożenie systemu B2B w ramach projektu pt.: Automatyzacja procesów B2B w zakresie działalności sprzedaży elektronarzędzi,

9 narzędzi i osprzętu, maszyn i urządzeń przemysłowych dzięki wdrożeniu systemu B2B. Nie otwierać przed dniem r., przed godziną 12:00 4. Oferta powinna być podpisana przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, a wszystkie jej strony parafowane. 5. Wykonawca może zmienić lub wycofać złożoną ofertę przed terminem składania ofert. 6. W przypadku, gdyby oferta zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Oferent winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które spośród zawartych w ofercie informacji stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Dokumenty te winny być umieszczone w osobnym wewnętrznym opakowaniu, trwale ze sobą połączone i ponumerowane, z zachowaniem ciągłości numeracji stron oferty. Informacje podawane do wiadomości podczas otwarcia ofert, tj. Informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie nie mogą stanowić tajemnicy przedsiębiorstwa. V. Miejsce i termin składania ofert 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera, dostarczona osobiście na adres: ul. Trakt Lubelski 414, Warszawa, do dnia g. 12:00. VI. Sposób oceny ofert Cena za wykonanie zamawianego 40% projektu Doświadczenie Oferenta: 30% Metodyka realizacji projektu 30% Szczegółowe kryteria wyboru oferty: Cena za wykonanie zamawianego projektu - 40 % Cena = cena za zamówienie przedstawiona w ofercie

10 Cena oferty za zamówienie, musi być podana cyfrowo w kwocie netto do dwóch miejsc po przecinku z uwzględnieniem podatku VAT. Doświadczenie Oferenta - 30% W szczególności ocenie podlegać będą: Doświadczenie oferenta wyrażające się kryterium projekty zrealizowane w ramach projektów unijnych. Punkty przydzielane będą tylko tym firmom, które spełniają warunek brzegowy ustalony na minimum 3 wdrożenia projektów zrealizowane w ramach projektów unijnych. Doświadczenie oferenta wyrażające się kryterium Liczba lat doświadczenia Oferenta w zakresie wdrożeń projektów o charakterze B2B na rynku polskim i zagranicznym. Punkty przydzielane będą tylko tym firmom, które spełniają warunek brzegowy ustalony na minimum 5 letnie doświadczenie w zakresie wdrożeń projektów o charakterze B2B na rynku polskim i zagranicznym. Doświadczenie oferenta wyrażane ilością wdrożeń aplikacji B2B zintegrowanych z systemami klasy ERP. Punkty przydzielane będą tylko tym firmom, które spełniają warunek brzegowy ustalony na minimum 5 wdrożeń aplikacji B2B zintegrowanych z systemami klasy ERP. Referencje przedstawione zamawiającemu w zakresie wdrożenia projektów o charakterze B2B z możliwością ich telefonicznego potwierdzenia. Punkty przydzielane będą tylko tym firmom, które spełniają warunek brzegowy ustalony na minimum 5 referencji. Metodyka realizacji projektu - 30% W szczególności ocenie podlegać będą: Proponowaną metodykę prowadzenia projektu opis poszczególnych etapów realizacji ( Implementacja, Testy, Wdrożenie, Stabilizacja); Elementy procesu zarządzania projektem; Opis zakresu ról planowanych w projekcie oraz wykaz osób dedykowanych do realizacji wraz z załączonymi CV; Opis środowiska pracy; Szczegółowy opis elementów procesu zarządzania projektem; Warunki gwarancyjne i serwisowe poszerzone o cennik prac rozwojowych - Oferent zaprezentuje usystematyzowane procedury opieki serwisowej oraz gwarancji w celu wyłonienia najkorzystniejszej oferty. Oceniana będzie między innymi organizacja procesu zgłaszania CR, błędów oraz ilość oferowanych

11 dodatkowych miesięcy, wychodząca poza warunki brzegowe ustalone na minimum 36 miesięcy. Sposób punktowania ofert wg wag podanych w niniejszym zapytaniu: Liczba punktów przypadająca na ofertę = 0,4 x liczba punktów za kryterium 1 + 0,3 x liczba punktów za kryterium 2 + 0,3 x liczba punktów za kryterium 3 Oferta, która otrzyma największą liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że złożone oferty otrzymały taką samą liczbę punktów, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Beneficjent może zmienić warunki udzielenia zamówienia lub unieważnić postępowanie konkursowe bez podania przyczyny. Oceny ofert dokona specjalnie powołana w tym celu komisja. VI. Ogłoszenie wyników przetargu i tryb składania odwołań. Wyniki przetargu zostaną ogłoszone w dnia na stronie oraz w siedzibie i przed siedzibą firmy. Oferent, którego oferta zostanie wybrana w przetargu, otrzyma informację drogą elektroniczną (na wskazany przez oferenta adres poczty elektronicznej). VII. Osoba do kontaktu: Dariusz Kempa, tado@tado.com.pl, (022) Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami treści SIWZ będzie zamieszczana na stronie internetowej Zamawiającego. VIII. Informacje uzupełniające Projekt będzie współfinansowany przez Unię Europejską w ramach działania 8.2 POIG -

12 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B. Wszelkie działania związane z realizacją projektu powinny uwzględniać uregulowania dotyczące projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych.