Powiatowego Urzędu Pracy w Gryficach. Rozdział I. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik do uchwały Nr 390/179/10 Zarządu Powiatu Gryfickiego Z dnia 27 kwietnia 2010 r. R E G U L A M I N O R G A N I Z A C Y J N Y Powiatowego Urzędu Pracy w Gryficach Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Regulamin organizacyjny określa zasady funkcjonowania, strukturę organizacyjną i zadania poszczególnych komórek organizacyjnych Powiatowego Urzędu Pracy w Gryficach. Ilekroć w regulaminie jest mowa o : 2 1. Wojewodzie należy przez to rozumieć Wojewodę Zachodniopomorskiego. 2. Staroście należy przez to rozumieć Starostę Powiatu Gryfickiego 3. Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Gryficach 4. Zastępcy należy przez to rozumieć Zastępcę Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Gryficach 5. PUP należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Gryficach. 6. PRZ należy przez to rozumieć Powiatową Radę Zatrudnienia w Gryficach 7. Komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć dział lub samodzielne stanowisko pracy w PUP. 8. Klubie Pracy należy przez to rozumieć Klub Pracy w Gryficach 9. CAZ Centrum Aktywizacji Zawodowej w Gryficach 10. Ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( Dz. U. z 2008 r. Nr 69 poz.415 z późn. zm.). - 3 Powiatowy Urząd Pracy w Gryficach jest jednostka organizacyjną Powiatu Gryfickiego wchodzący w skład powiatowej administracji zespolonej, powołaną do wykonywania zadań określonych w obowiązujących przepisach w tym w ustawie i obejmuje swoim zasięgiem obszar powiatu gryfickiego 4 1. Siedziba PUP znajduje się w Gryficach przy ul. Koszarowej 4 2. Obszar działania PUP obejmuje następujące gminy: Brojce, Gryfice, Karnice, Płoty, Rewal, Trzebiatów 1

2 5 1. Do zakresu działania PUP należy wykonywanie zadań wynikających z : 1) Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz.415 z późn.zm.) 2) Ustawy z dnia 14 lipca.1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej w związku z reformą ustrojową państwa (Dz. U. z 1998 r. Nr 106, poz.668 ), 3) Ustawa z dnia r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych ( Dz. U Nr 123 z 1997r. poz.776 z późn. zm. ) 4) Przepisów wykonawczych do w/w ustaw 5) Statutu PUP 2. Zasady gospodarki finansowej PUP oraz zasady wynagradzania pracowników ustalają odrębne przepisy. 6 Polityka rynku pracy realizowana przez PUP winna opierać się na dialogu i współpracy z partnerami społecznymi, którymi w szczególności są organy samorządów terytorialnych, organizacje pracodawców, organizacje związków zawodowych i organizacje pozarządowe zajmujące się problematyką rynku pracy Powiatowa Rada Zatrudnienia jest organem opiniodawczo doradczym Starosty w sprawach polityki rynku pracy. 2. Do zakresu działania Powiatowej Rady Zatrudnienia należy: 1) inspirowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnego i produktywnego zatrudnienia w powiecie gryfickim, 2) ocena racjonalności gospodarki środkami Funduszu Pracy, 3) opiniowanie opracowanych przez PUP propozycji przeznaczenia środków Funduszu Pracy będących w dyspozycji powiatu i sprawozdań z ich wykorzystania, 4) składanie wniosków i wydawanie opinii w sprawach dotyczących kierunków kształcenia, szkolenia zawodowego oraz zatrudnienia w powiecie, 5) ocenianie okresowych sprawozdań z działalności PUP oraz przedstawianie Wojewódzkiej Radzie Zatrudnienia okresowych sprawozdań i wniosków w sprawach zatrudnienia, 6) opiniowanie wniosków o odwołanie lub wnioskowanie o odwołanie dyrektora PUP, 7) opiniowanie refundowania z Funduszu Pracy kosztów szkolenia specjalistycznego pracowników zagrożonych zwolnieniem z przyczyn dotyczących zakładu pracy, 8) opiniowanie wyboru form aktywizacji zawodowej bezrobotnych i innych uprawnionych osób w programach na rzecz promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej. 3. Członków Powiatowej Rady Zatrudnienia powołuje Starosta spośród kandydatów zgłoszonych przez działające na terenie powiatu: 2

3 1) terenowe struktury każdej reprezentatywnej organizacji związkowej w rozumieniu ustawy o Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno Gospodarczych, 2) terenowe struktury każdej reprezentatywnej organizacji pracodawców w rozumieniu ustawy o Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno Gospodarczych, 3) społeczno- zawodowe organizacje rolników, w tym związki zawodowe rolników indywidualnych i izby rolnicze, 4) jednostki samorządu terytorialnego, 5) organizacje pozarządowe zajmujące się statutowo problematyką rynku pracy. 8 W postępowaniu administracyjnym w sprawach związanych z wykonywaniem zadań i kompetencji w zakresie promocji zatrudnienia oraz aktywizacji zawodowej: 1) organem właściwym jest Starosta. 2) organem wyższego stopnia jest Wojewoda. Rozdział II Kierownictwo Powiatowego Urzędu Pracy 9 1. Całokształtem działalności PUP kieruje - zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa Dyrektor i ponosi za nią pełną odpowiedzialność. 2. Dyrektor w stosunku do pracowników PUP wykonuje czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. 3. Dyrektor kieruje działalnością PUP przy pomocy swojego Zastępcy i kierowników komórek organizacyjnych. 4. Podczas nieobecności Dyrektora kierownictwo sprawuje Zastępca. Zakres zastępstwa obejmuje wszystkie zadania i kompetencje Dyrektora. 5. Zwierzchnikiem służbowym Dyrektora jest Starosta. Rozdział III Komórki organizacyjne Powiatowego Urzędu Pracy W PUP tworzy się następujące komórki organizacyjne: 1) działy, 2) samodzielne stanowisko pracy. 2. Pracę w poszczególnych działach organizują, kierują i nadzorują kierownicy ustanowieni przez Dyrektora. 3. W celu realizacji określonych zadań w PUP Dyrektor może powoływać zespoły i komisje zadaniowe W PUP tworzy się Centrum Aktywizacji Zawodowej (CAZ). 2. W CAZ mogą być tworzone działy i samodzielne stanowiska 3

4 12 Dział jest podstawową komórką organizacyjną, zajmującą się przypisaną problematyką i działalnością w sposób kompleksowy lub pokrewnymi zagadnieniami, których realizacja w jednej komórce organizacyjnej ułatwia prawidłowe zarządzanie Samodzielne stanowisko pracy może być tworzone w ramach działu lub jako komórka samodzielna 2. Samodzielne stanowisko pracy jest najmniejszą komórką organizacyjną, którą tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki nie uzasadniającego powołania większej komórki organizacyjnej. 14 Wewnętrzna organizacja każdej komórki organizacyjnej obejmuje: 1) zakres działania określony w regulaminie organizacyjnym, 2) wykaz i liczba stanowisk służbowych ( etaty), 3) zakresy zadań pracowników. Rozdział IV Struktura organizacyjna Powiatowego Urzędu Pracy W PUP tworzy się następujące komórki organizacyjne: 1) Centrum Aktywizacji Zawodowej - (CAZ) w skład którego wchodzą: a) Dział Pośrednictwa Pracy - (CAZ/PP) b) Dział Poradnictwa Zawodowego - ( CAZ/PZ) c) Dział Instrumentów Rynku Pracy- (CAZ/IRP) 2) Dział Ewidencji i Świadczeń- (E i Ś) 3) Dział Organizacyjny Administracyjno - (OA) 4) Dział Finansowo- Księgowy- (FK) 5) Samodzielne stanowisko do spraw Kontroli Wewnętrznej (KW) 6) Samodzielne stanowisko do spraw Audytu (A) 7) Samodzielne stanowisko Radcy Prawnego (RP) Szczegółowy zakres działania komórek organizacyjnych PUP określa rozdział V niniejszego regulaminu. 2. Szczegółową strukturę organizacyjną PUP z podziałem na stanowiska pracy określa schemat stanowiący załącznik do Regulaminu. 17 Do kompetencji Dyrektora należy w szczególności: 1. Promocja usług PUP. 2. Planowanie i gospodarowanie środkami Funduszu Pracy w granicach określonych pełnomocnictwem. 3. Dysponowanie środkami Funduszu Pracy zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami. 4. Współpraca z organami samorządów lokalnych, władzami szkolnymi, instytucjami szkolącymi, ośrodkami pomocy społecznej, organizacjami pracodawców i innymi. 4

5 5. Obsługa techniczno-adminstracyjna i współpraca z Powiatową Radą Zatrudnienia. 6. Planowanie i dysponowanie środkami budżetu PUP. 7. Wnioskowanie do instytucji finansowych o przyznanie środków finansowych 8. Egzekwowanie od pracowników sprawnej i kulturalnej obsługi klientów oraz udzielania im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. 9. Planowanie, wytyczanie kierunków działania, organizacja pracy PUP. 10. Opracowywanie i przedkładanie do zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego PUP. 11. Zatrudnianie, zwalnianie i ocenianie pracowników PUP. 12. Wnioskowanie o zmianę przepisów z zakresu działania PUP. 13. Przygotowywanie regulaminów wewnętrznych PUP. 14. Wydawanie zarządzeń i poleceń służbowych. 18 Do kompetencji Zastępcy należy: 1. Koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora PUP. 2. Podejmowanie działań w granicach upoważnienia udzielonego przez Dyrektora lub na wniosek Dyrektora przez Starostę. 19 Do podstawowych zadań, obowiązków i uprawnień kierowników komórek organizacyjnych należy : 1. Koordynowanie i nadzorowanie pracy pracowników podległej komórki organizacyjnej. 2. Podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji w granicach wynikających z zakresu działania komórki organizacyjnej. 3. Szczegółowe zaznajomienie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej, zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi PUP oraz ustaleniami kierownictwa i przekazywanie do wiadomości i wykonania otrzymanych poleceń, dyspozycji i aktów normatywnych. 4. Dbałość o rozwój zawodowy podległych pracowników. 5. Szkolenie podległych pracowników w zakresie i sposobie wykonywania zadań w komórce organizacyjnej. 6. Umożliwianie pracownikom kierowanej komórki organizacyjnej uczestniczenia w szkoleniach organizowanych dla służb zatrudnienia. 7. Udzielanie pomocy pracownikom podległej komórki organizacyjnej w opracowywaniu procedur i wytycznych realizacji zadań stałych. 8. Wykonywanie kontroli pracy komórki organizacyjnej z punktu widzenia merytorycznego, formalnego i prawnego. 9. Dokonywanie okresowych ocen pracowników. 10. Opiniowanie doboru obsady osobowej podległej komórki organizacyjnej, wnioskowanie wysokości wynagrodzenia, przeszeregowań, nagród i kar dla podległych pracowników. 11. Współpraca z innymi komórkami organizacyjnym PUP w zakresie materiałów, informacji i opinii potrzebnych do wykonywania zadań. 12. Podpisywanie korespondencji wewnętrznej i parafowanie pism wychodzących przed skierowaniem ich do Dyrektora. 13. Wnioskowanie o zmianę szczegółowych zakresów czynności dla podległych pracowników, 14. Powierzanie w uzasadnionych przypadkach podległym pracownikom wykonywania czynności i zadań dodatkowych nie objętych zakresem czynności. 15. Wyznaczanie zastępstwa w przypadku urlopu lub nieobecności w pracy pracownika. 5

6 20 1. Główny Księgowy jest jednocześnie kierownikiem Działu Finansowo-Księgowego, a zakres jego działania określają odrębne przepisy. 2. Obowiązki i uprawnienia Głównego Księgowego PUP w zakresie działalności finansowoksięgowej reguluje 1) Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104). 2) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U z 1994 r. Nr 121 poz. 591 z późniejszymi zmianami) 3. W zakresie zadań merytorycznych Główny Księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi. Rozdział V Zakresy zadań komórek organizacyjnych Powiatowego Urzędu Pracy Centrum Aktywizacji Zawodowej jest wyspecjalizowaną komórką organizacyjną PUP i realizuje zadania w zakresie usług rynku pracy i instrumentów rynku pracy. 2. W CAZ wyodrębnia się: 1) Pośrednictwo Pracy 2) Poradnictwo Zawodowe 3) Instrumenty Rynku Pracy Pośrednictwo Pracy realizuje zadania w zakresie udzielania pomocy bezrobotny i poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych. Zadania te realizowane są przez następujące stanowiska: 1) Kierownik 1 etat 2) Pośrednicy pracy 8 etatów 2. Do podstawowych zadań na stanowisku pośrednika pracy należy: 1)Pozyskiwanie ofert pracy. 2)Upowszechnianie ofert pracy, w tym przez przekazywanie ofert pracy do internetowej bazy ofert pracy udostępnianej przez ministra właściwego do spraw pracy oraz ich realizacja. 3) Udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy; 4) Przedstawianie bezrobotnym oraz poszukującym pracy odpowiedniej propozycji pracy. 5) Przedstawianie bezrobotnym oraz poszukującym pracy możliwości pomocy wobec braku propozycji odpowiedniego zatrudnienia. 6) Wizyty u pracodawców, przyjmowanie informacji o wolnych miejscach zatrudnienia. 7) Organizacja giełd pracy, inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami. 8) Współpraca z innymi stanowiskami pracy w zakresie realizowanych zadań. 9) Tworzenie baz danych statystycznych, sporządzanie analiz i sprawozdań. 10) Współpraca z instytucjami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami użyteczności publicznej w zakresie udzielania i pozyskiwania informacji o rynku pracy, ofertach pracy. 11) Współpraca z ośrodkami pomocy społecznej w zakresie aktywizacji dłużników alimentacyjnych oraz kierowania osób bezrobotnych do wykonywania prac społecznie 6

7 użytecznych, realizacji kontraktów socjalnych i innych form wymienionych w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. 12) Kierowanie do pracy osób bezrobotnych, poszukujących pracy, w tym osób niepełnosprawnych. 13) Realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami, zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, poprzez wykonywanie zadań sieci Eures we współpracy z ministrem właściwym do spraw pracy, samorządami województw, związkami zawodowymi organizacjami pracodawców oraz udział w partnerstwach transgranicznych Eures na terenie działania tych partnerstw. 14) Realizowanie zadań związanych z międzynarodowym przepływem pracowników, wynikających z odrębnych przepisów, umów międzynarodowych i porozumień zawartych z partnerami zagranicznymi. 15) Informowanie bezrobotnych o przysługujących im prawach i obowiązkach. 16) Wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem w zakresie zadań realizowanych przez Dział Poradnictwo Zawodowe realizuje zadania w zakresie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w wyborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia oraz pracodawcom w doborze kandydatów do pracy Zadania te realizowane są przez następujące stanowiska: 1) Kierownik 1 etat 2) Stanowisko doradca zawodowy 4 etaty 3) Stanowisko Lider Klubu Pracy 3 etaty 2. Do podstawowych zadań na stanowisku poradnictwa zawodowego należy: 1) Świadczenie usług poradnictwa zawodowego i informacji zawodowej. 2) Informowanie i pomoc w wyborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia. 3) Udzielanie informacji o zawodach, rynku pracy oraz możliwościach szkolenia i kształcenia, 4) Udzielanie porad z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę zatrudnienia, w tym badaniu zainteresowań i uzdolnień zawodowych, 5) Kierowanie na specjalistyczne badania psychologiczne i lekarskie umożliwiające wydawanie opinii o przydatności zawodowej do pracy i zawodu albo kierunku szkolenia. 6) Inicjowanie, organizowanie i prowadzenie grupowych porad zawodowych dla bezrobotnych i poszukujących pracy; 7) Udzielanie pracodawcom pomocy w doborze kandydatów do pracy, w szczególności na udzielaniu informacji i doradztwie w tym zakresie. 8) Opiniowanie wniosków bezrobotnych i innych uprawnionych osób dotyczących finansowania: studiów podyplomowych, szkoleń indywidualnych, kosztów egzaminów umożliwiających uzyskanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń, określonych uprawnień zawodowych lub tytułów zawodowych oraz wniosków o przyznanie bezrobotnym jednorazowych środków na rozpoczęcie działalności gospodarczej. 9) Wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem w zakresie zadań realizowanych przez Dział 7

8 3. Do podstawowych zadań na stanowisku Lidera Klubu Pracy należy: 1) Przygotowywanie bezrobotnych i poszukujących pracy do lepszego radzenia sobie w poszukiwaniu i podejmowaniu zatrudnienia. 2) Organizacja pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy poprzez udostępnienie elektronicznych baz danych. 3) Pomoc osobom bezrobotnym oraz poszukującym pracy w przygotowywaniu dokumentów aplikacyjnych. 4) Organizacja i prowadzenie zajęć aktywizacyjnych. 5) Organizowanie i prowadzenie zajęć w Klubie Pracy 6) Wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem w zakresie zadań realizowanych przez Dział 24 1.Instrumenty Rynku Pracy realizują zadania w zakresie wspierania podstawowych usług rynku pracy oraz organizują i finansują szkolenia dla bezrobotnych i poszukujących pracy. Zadania te realizowane są przez następujące stanowiska: 1) Kierownik 1 etat 2) Stanowisko do spraw aktywizacji zawodowej 6 etatów 3) Stanowisko do spraw szkoleń 2 etaty 4) Stanowisko do spraw programów rynku pracy 1 etat. 2. Do podstawowych zadań na stanowisku do spraw aktywizacji zawodowej należy: 1) Udzielanie informacji pracodawcom dotyczących możliwości zatrudnienia subsydiowanego, refundacji kosztów doposażenia i wyposażenia stanowiska pracy, organizacji staży oraz przygotowań zawodowych dorosłych. 2) Przygotowywanie dokumentacji oraz umów związanych z organizacją: prac interwencyjnych, robót publicznych, staży, przygotowań zawodowych dorosłych doposażenia i wyposażenia stanowiska pracy dla bezrobotnych. 3) Przyjmowanie wniosków o refundację, kontrola pod względem kompletności i ich rozliczanie. 4) Prowadzenie ewidencji pracodawców, z którymi zawarte zostały umowy i nadzorowanie ich prawidłowej realizacji. 5) Prowadzenie dokumentacji finansowego rozliczenia pracodawców organizujących formy subsydiowanego zatrudnienia. 6) Prowadzenie spraw z zakresu przyznawania jednorazowo osobom bezrobotnym środków na podjęcie własnej działalności gospodarczej oraz środków na podjęcie działalności na zasadach określonych dla spółdzielni socjalnych. 7) Prowadzenie spraw związanych z finansowaniem kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania stażu, zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, przygotowania zawodowego dorosłych, odbywania prac społecznie użytecznych i powrotu, w związku ze skierowaniem przez PUP. 8) Prowadzenie spraw związanych z finansowaniem kosztów zakwaterowania osobie, która podjęła staż, przygotowanie zawodowe dorosłych, zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej poza miejscem zamieszkania, w związku ze skierowaniem przez PUP. 9) Prowadzenie spraw z zakresu organizowania prac społecznie użytecznych. 10) Ocena efektywności podejmowanych działań w celu tworzenia miejsc pracy ze środków Funduszu Pracy i innych funduszy celowych. 11) Monitoring wykonania realizowanych programów aktywizacyjnych. 12) Współdziałanie z innymi stanowiskami pracy w zakresie realizowanych zadań. 8

9 13) Ciągłe pogłębianie zdobytej wiedzy i poszerzanie jej o zagadnienia związane z promocją zatrudnienia. 14) Realizacja zadań określonych w ustawie o pomocy państwa w spłacie kredytów mieszkaniowych udzielonych osobom, które utraciły pracę 15) Prowadzenie spraw i dokumentacji związanych z refundacją kosztów opieki nad dzieckiem do lat 7 lub osobą zależną. 16) Wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem w zakresie zadań realizowanych przez Dział 3. Do podstawowych zadań na stanowisku do spraw szkoleń należy: 1) Organizacja szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy. 2) Prowadzenie spraw z zakresu zlecania instytucjom szkoleniowym przeprowadzania szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy oraz współpraca z instytucjami szkoleniowymi. 3) Monitorowanie przebiegu szkoleń, m.in. poprzez wizytację zajęć edukacyjnych w trakcie trwania szkolenia i sporządzenie notatek. 4) Udzielanie pożyczki szkoleniowej osobie bezrobotnej i innym uprawnionym osobom. 5) Sporządzanie wykazu potrzeb szkoleniowych osób bezrobotnych i poszukujących pracy. 6) Sporządzanie i upowszechnianie planu szkoleń. 7) Kierowanie osób bezrobotnych i innych uprawnionych na szkolenia indywidualne. 8) Prowadzenie analiz efektywności i skuteczności szkoleń. 9) Przygotowywanie dokumentacji do finansowego rozliczenia kosztów szkolenia osób bezrobotnych. 10) Prowadzenie spraw związanych z finansowaniem kosztów przejazdu związanych z odbywaniem zajęć z zakresu poradnictwa zawodowego lub pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy, w związku ze skierowaniem przez PUP. 11) Zawieranie umów dotyczących odbywania studiów podyplomowych przez bezrobotnych i inne uprawnione osoby.. 12) Realizacja zadań z zakresu finansowania kosztów egzaminów umożliwiających uzyskanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń, określonych uprawnień zawodowych lub tytułów zawodowych, 13) Realizacja zadań wynikających z ustawy o zatrudnieniu socjalnym. 14) Aktywny udział w opracowywaniu i realizacji programów specjalnych. 15) Sporządzanie listy zawodów i specjalności, na które istnieje zapotrzebowanie na rynku pracy. 16) Badanie zapotrzebowania na zawody i specjalności na lokalnym rynku pracy oraz potrzeb szkoleniowych osób uprawnionych do szkolenia. 17) Wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem w zakresie zadań realizowanych przez Dział 4. Do zadań podstawowych na stanowisku ds. programów należy: 1) Gromadzenie informacji na temat dostępnych źródeł finansowania programów na rzecz bezrobotnych oraz ustalanie wraz z innymi stanowiskami pracy w urzędzie kierunków aktywizacji subsydiowanej i prognozowanie potrzeb w tym zakresie. 2) Przygotowywanie, realizacja i ocena efektów programów i projektów z zakresu promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej. 3) Opracowywanie projektów pomocy bezrobotnym i pracodawcom urzędu. 4) Upowszechnianie informacji o realizowanych projektach. 5) Koordynowanie i monitoring realizacji projektów. 9

10 6) Planowanie i przygotowanie wniosków na pozyskiwanie środków z różnych źródeł finansowania. 7) Kontrola faktycznie ponoszonych wydatków na realizację programów, płatności dokonanych na rzecz beneficjentów ostatecznych oraz zgodności dokonywanych wydatków z obowiązującymi ustawami i przepisami wykonawczymi Do podstawowych zadań Działu Finansowo- Księgowego należy obsługa finansowa urzędu. Zadania te realizowane są przez poszczególne stanowiska: 1) Główna księgowa 1 etat 2) Stanowisko ds. księgowości 3 etaty 2. Do podstawowych zadań na stanowisku ds. księgowości należy: 1) Obsługa budżetu w zakresie planowania środków budżetowych i funduszy celowych. 2) Ewidencja operacji budżetowych. 3) Obsługa rozliczeń z ZUS 4) Obsługa kasowa. 5) Koordynacja czynności płacowych Urzędu Pracy. 6) Naliczanie list płac z Funduszu Pracy. 7) Finansowanie zadań ustawowych środkami Funduszu Pracy. 8) Prowadzenie księgowości Funduszu Pracy. 9) Sporządzanie informacji rocznych o dochodach. 10) Prowadzenie windykacji wierzytelności. 11) Przygotowywanie wniosków płatniczych. 12) Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. 13) Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 14) Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi. 15) Ewidencja operacji finansowych Funduszu Pracy, Budżetu, ZFŚS, EFS i innych funduszy celowych w ujęciu syntetycznym i analitycznym. 16) Ewidencja operacji finansowych w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej. 17) Ewidencja operacji finansowych w układzie wydatków strukturalnych. 18) Windykacja nienależnie pobranych świadczeń. 19) Prowadzenie wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników PUP. 20) Obsługa kasowa budżetu i funduszy celowych. 21) Prowadzenie ewidencji księgowej gospodarowania majątkiem trwałym. 22) Sporządzanie części finansowej wniosków o płatność do projektów EFS. 23) Sporządzanie sprawozdań finansowych. 24) Sporządzanie przelewów elektronicznych dla osób pobierających świadczenia. 25) Sporządzanie sprawozdań budżetowych z wykonania procesów związanych z gromadzeniem 26) środków publicznych oraz ich rozdysponowaniem. 27) Bieżące archiwizowanie dokumentów według kategorii wydatków i okresów księgowych 10

11 26 1. Do podstawowych zadań Działu Ewidencji i Świadczeń należy gromadzenie dokładnych i rzetelnych informacji o osobach bezrobotnych i poszukujących pracy oraz ustalenie świadczeń przysługujących osobom rejestrującym się w urzędzie. Zadania te realizowane są przez następujące stanowiska: 1) Kierownik - 1 etat 2) stanowisko do spraw rejestracji -2 etaty 3) stanowisko do spraw wypłaty świadczeń 2 etaty 4) stanowisko do spraw obsługi formalno prawnej 4 etaty 5) stanowisko do spraw archiwum zakładowego -1 etat : 2. Do podstawowych zadań na stanowisku do spraw rejestracji należy: 1) Rejestracja i obsługa osób bezrobotnych, poszukujących pracy. 2) Gromadzenie dokładnych i rzetelnych danych w rejestrze osób bezrobotnych oraz poszukujących pracy, 3) Ustalanie statusu osoby bezrobotnej oraz wydawanie decyzji o przyznaniu świadczeń, 4) Prowadzenie rejestru osób bezrobotnych oraz poszukujących pracy, zwolnień grupowych 5) Wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem w zakresie zadań realizowanych przez Dział 6) Udzielanie informacji i wyjaśnień z zakresu przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz innych ustaw. 3. Do podstawowych zadań na stanowisku do spraw wypłaty świadczeń w szczególności należy: 1) Współpraca z organami rentowymi w zakresie wynikającym z odrębnych przepisów. 2) Obsługa bezrobotnych z prawem do świadczeń, w tym ustalanie prawa do świadczeń, naliczanie świadczeń dla bezrobotnych i dodatków aktywizacyjnych dla uprawnionych osób. 3) Generacja i wydruk list wypłat zasiłków, w tym świadczeń nie podjętych, wyrównań oraz ich korekt, 4) Sprawdzanie pod względem merytorycznym zgodności wydruków list próbnych, list głównych zasiłków dla bezrobotnych i innych świadczeń z Funduszu Pracy. 5) Prowadzenie postępowań oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach dotyczących świadczeń nienależnych. 4. Do podstawowych zadań na stanowisku do spraw obsługi formalno - prawnej należy: 1) Prowadzenie spraw i dokumentacji związanej ze zgłaszaniem do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego osób bezrobotnych i dokonywanie korekt w w/w dokumentach 2) Ewidencjonowanie osobom bezrobotnym, okresów podlegania ubezpieczeniom oraz dokonywanie analizy kont ubezpieczonych. 3) Współpraca z organami administracji państwowej i samorządowej, ośrodkami pomocy społecznej, bankami, urzędami skarbowymi, towarzystwami emerytalnymi, firmami ubezpieczeniowymi, organizacjami pozarządowymi w zakresie ewidencji świadczeń. 4) Sporządzanie informacji statystycznych, wydruków decyzji, zaświadczeń, informacji o dochodach PIT w zakresie zadań realizowanych przez Dział. 5) Wydawanie zaświadczeń osobom bezrobotnym. 11

12 6) Współpraca z właściwym terenowo inspektorem pracy w zakresie kontroli legalności zatrudnienia. 7) Realizowanie zadań związanych z wnioskami o udostępnienie danych osobowych, 8) Ustalanie zakresu świadczeń przysługujących osobom rejestrowanym. 9) Wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem w zakresie zadań realizowanych przez Dział. 5.Do podstawowych zadań na stanowisku do spraw archiwum zakładowego należy: 1) Prowadzenie archiwum PUP: 2) archiwizacja dokumentów bezrobotnych oraz poszukujących pracy, 3) archiwizacja dokumentów związanych z funkcjonowaniem urzędu 27 1.Kierownika Działu Administracyjno Organizacyjnego wskazuje Dyrektor spośród pracowników Działu. 2.Do podstawowych zadań Działu Administracyjno- Organizacyjnego należy organizacja i administrowanie pracą PUP przez poszczególne stanowiska: 1) Stanowisko ds. kadr 1 etat 2) Stanowisko ds. informatyki i statystyki - 1 etat 3) Stanowisko ds. zamówień publicznych 1 etat 4) Stanowisko ds. obsługi sekretariatu - 1 etat 5) Stanowisko sprzątaczki 1 etat 6) Stanowisko robotnik gospodarczy - 1 etat 3..Do podstawowych zadań na stanowisku do spraw kadr należy: 1) Prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu. 2) Współpraca w zakresie kontroli zewnętrznych i wewnętrznych PUP 3) Kontrola dyscypliny pracy. 4) Prowadzenie spraw związanych z przeglądem kadrowym i ocenami kwalifikacyjnymi. 5) Organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów. 6) Organizowanie szkoleń dla pracowników urzędu. 7) Prowadzenie ewidencji i załatwiania skarg i wniosków. 4.Do podstawowych zadań na stanowisku ds. informatyki i statystyki należy : 1) Sporządzania analiz, informacji statystycznych i sprawozdań z całokształtu działalności PUP. 2) Tworzenie bazy danych statystycznych PUP. 3) Tworzenie bazy danych z całokształtu działalności PUP 4) Przygotowywanie informacji i analiz niezbędnych do oceny stanu bezrobocia w powiecie. 5) Administrowanie siecią komputerową i bazą danych, 6) Nadzór nad rozwojem i eksploatacją oprogramowania 7) Właściwe rozmieszczenie sprzętu komputerowego, usuwanie awarii oraz organizacja napraw wyspecjalizowanym firmom. 5.Do podstawowych zadań na stanowisku ds. zamówień publicznych należy : 1) Analiza przedstawionych planów wydatków na dany rok oraz określenie trybu, w jakim będą realizowane. 2) Przygotowywanie całości dokumentacji do postępowań w oparciu o przepisy prawa zamówień publicznych oraz umów z kontrahentami. 12

13 3) Organizacja i uczestnictwo w postępowaniach o zamówienie publiczne. 4) Kontrola wydatkowania funduszy urzędu pod względem zgodności z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 6.Do podstawowych zadań na stanowisku ds. obsługi sekretariatu należy: 1) Udzielanie ogólnej informacji na temat oferty PUP w zakresie świadczonych usług. 2) Obsługa korespondencji wpływającej do urzędu, przekazywanie jej Dyrektorowi oraz właściwym komórkom organizacyjnym 3) Obsługa korespondencji wychodzącej z PUP. 4) Obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora. 5) Obsługa poczty elektronicznej. 7.Do podstawowych zadań na stanowisku robotnika gospodarczego w szczególności należy: 1) Wykonywanie prac konserwatorskich.. 2) Obsługa centralnego ogrzewania. 3) Wykonywanie drobnych prac fizycznych, napraw. 8.Do podstawowych zadań na stanowisku sprzątaczka należy: 1) Wykonywanie prac w zakresie sprzątania pomieszczeń biurowych i socjalnych. 28 Samodzielne stanowisko do spraw kontroli wewnętrznej 1 etat Do zakresu zadań podstawowych Samodzielnego stanowiska ds. kontroli wewnętrznej należy: 1. Organizacja kontroli gospodarki finansowej PUP. 2. Sporządzanie planów kontroli. 3. Dokonywanie kontroli problemowych. 4. Prowadzenie rejestru kontroli. 5. Sporządzanie notatek służbowych w sprawach stwierdzonych nieprawidłowości nie objętych kontrolą. 6. Sprawdzanie w trakcie kontroli legalności, rzetelności i celowości operacji związanych z badaną działalnością. 7. Prowadzenie kontroli w sprawach indywidualnych zleconych przez Dyrektora. 8. Przygotowanie analiz i informacji dotyczących kontrolowanych komórek organizacyjnych. 9. Opracowanie sprawozdań i informacji obejmujących działalność kontrolną. 10. Opracowanie projektów wystąpień pokontrolnych. 11. Współdziałanie z organami kontroli zewnętrznych. 29 Samodzielne stanowisko do spraw audytu 1 etat Do zakresu zadań podstawowych Samodzielnego stanowiska ds. audytu należy: 1. Sporządzanie rocznych planów i zakresów zadań audytowych. 2. Sporządzanie programów badań audytowych. 3. Ocena systemu gromadzenia środków publicznych I gospodarowania nimi oraz gospodarowanie mieniem. 4. Ocena efektywności i gospodarności zarządzania finansowego. 5. Opracowywanie planu audytu. 13

14 6. Opracowywanie i wdrażanie konkretnych procedur, instrukcji i mechanizmów audytu wewnętrznego. 7. Przeprowadzenie czynności audytowych zgodnie z zasadami i trybem przewidzianych w przepisach prawa. 8. Dokonywanie obiektywnych ustaleń i rzetelne ich dokumentowanie. 9. Sprawozdawczość z przeprowadzonych działań audytowych oraz przygotowanie wniosków i raportu rocznego. 10. Badanie i ocena adekwatności i efektywności systemu kontroli. 11. Kontrola systemów zabezpieczających. 30 Samodzielne stanowisko Radcy Prawnego 1 etat Do podstawowych zadań na stanowisku Radcy Prawnego należy: 1. Wydawanie opinii prawnych dla potrzeb Dyrektora PUP i jego Zastępy oraz kierowników komórek organizacyjnych 2. Opiniowanie i uzgadnianie projektów umów zawieranych przez PUP, wymagających jego aprobaty. 3. Przygotowanie projektów decyzji administracyjnych w sprawach rejestrowanych osób 4. Uzgadnianie treści pism wychodzących z PUP, zawierających argumentację prawną. 5. Wykonywanie zastępstwa procesowego przed sądami i innymi organami orzekającymi w sprawach dotyczących działania PUP. 6. Wykonywanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności PUP oraz współdziałanie w podejmowaniu czynności w zakresie postępowania egzekucyjnego. 7. Informowanie Dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych PUP o zmianach przepisów prawnych dotyczących działalności PUP. 8. Opiniowanie spraw z zakresu prawa pracy. 9. Prowadzenie i aktualizacja zbiorów przepisów prawnych 31 Wykazy szczegółowych zadań dla poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy zawarto w kartach stanowisk pracy. Rozdział VI Zasady podpisywania pism, dokumentów finansowych decyzji i zarządzeń Przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego i materiałowego, jak również inne dokumenty o charakterze rozliczeniowym i kredytowym, stanowiące podstawę do otrzymania lub wydatkowania środków pieniężnych PUP podpisują : 1) Dyrektor lub Zastępca jako dysponenci, 2) Główny Księgowy. 2. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych ustalone są odrębną instrukcją. 14

15 33 1. Akty normatywne oraz wszelkiego rodzaju korespondencję podpisuje Dyrektor lub osoba pisemnie upoważniona zgodnie z zakresem upoważnienia. 2. Decyzje administracyjne podpisuje Dyrektor lub inne osoby z upoważnienia Starosty, zgodnie z zakresem upoważnienia. 3. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania pism i dokumentów określa Instrukcja Kancelaryjna. 34 Szczegółową organizację pracy określa Regulamin Pracy PUP. 35 Regulamin organizacyjny wchodzi w życie z dniem uchwalenia przez Zarząd Powiatu 15

16 16