II. Przedmiot zamówienia: Dostawa materiałów biurowych w okresie roku tj. poczynając od IV.2015 do III.2016 roku.

Transkrypt

1 Kostrzyn nad Odrą, r. I. Nazwa i adres Zamawiającego MIEJSKIE ZAKŁADY KOMUNALNE Sp. z o. o. ul. Kopernika 4a Kostrzyn nad Odrą tel.: fax.: mzk@kostrzyn.pl Dotyczy: ZAPYTANIE OFERTOWE Miejskie Zakłady Komunalne Sp. z o.o. w Kostrzynie nad Odrą zapraszają do złożenia oferty w postępowaniu o wartości poniżej euro, prowadzonym bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zawrze umowy o współpracy z maksymalnie trzema wykonawcami. II. Przedmiot zamówienia: Dostawa materiałów biurowych w okresie roku tj. poczynając od IV.2015 do III.2016 roku. 1. Oferta obejmuje: a. dostawę materiałów biurowych w okresie roku w postaci kliku zamówień cząstkowych tj. poczynając od IV.2015 do III.2016 pierwsza dostawa przewidywana jest na miesiąc kwiecień. Zamówienia będą składane według potrzeb. b. transport materiałów biurowych do siedziby zamawiającego wraz z ich rozładunkiem, do magazynu zamawiającego wliczone w cenę. 2. Istotne warunki zamówienia: a. Wykonawca zapewni dostawy materiałów biurowych przez okres 12 miesięcy. Data ważności materiałów w dniu dostawy - co najmniej rok. b. W odpowiedzi na niniejsze zapytanie Wykonawcy składają oferty wstępne na poszczególne materiały biurowe. Spośród złożonych ofert Zamawiający wybierze maksymalnie trzy najkorzystniejsze, a z Wykonawcami, którzy złożyli te oferty zostaną podpisane umowy o współpracy (wzór - w załączeniu). Do wybranych Wykonawców Zamawiający będzie kierował zapytania cząstkowe, w odpowiedzi na które mają oni obowiązek złożyć oferty ostateczne, z cenami nie mniej korzystnymi niż w ofertach wstępnych. c. Spośród ofert ostatecznych Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą i temu Wykonawcy zostanie wystawione zamówienie cząstkowe. d. Jeżeli Zamawiający nie otrzyma oferty ostatecznej od Wykonawcy, z którym zawarto umowę o współpracy, Zamawiający będzie mógł obciążyć Wykonawcę karami umownymi w wysokości 100zł oraz dokonać zamówienia od osoby trzeciej, spoza Wykonawców, z którymi podpisano umowy o współpracy. e. Wykonawca, z którym zostanie zawarta umowa o współpracy zapewni stałe ceny maksymalne zawarte w ofercie wstępnej na zamawiany asortyment w czasie obowiązywania umowy. f. Dostawy będą realizowane od poniedziałku do piątku włącznie, w godzinach od 7 00 do 14 00, na podstawie zamówienia złożonego pisemnie drogą elektroniczną lub faksem. Jeśli dostawa nastąpi w danym dniu po godzinie 14 00, Zamawiający zastrzega sobie dokonanie odbioru dnia następnego

2 począwszy od godziny Wykonawca będzie zobowiązany zrealizować zamówienie w terminie do 5 dni od daty jego przesłania. g. Ilości materiałów podane w załączniku nr 2 przewidziane do zamówienia w ciągu roku są ilościami szacunkowymi i mogą ulec zwiększeniu, bądź zmniejszeniu zgodnie z aktualnymi potrzebami Zamawiającego. h. Wykonawcy będzie przysługiwało jedynie wynagrodzenie za zrealizowane dostawy. i. W przypadku dostarczenia materiałów niezgodnych z zamówieniem Zamawiający zastrzega sobie prawo zwrotu materiałów, a Wykonawca na swój koszt zobowiązany jest do ich wymiany na nowe, wolne od zgłoszonych wad w terminie do 5 dni roboczych od zgłoszenia telefonicznego - potwierdzonego drogą elektroniczną. W uzasadnionych przypadkach termin usunięcia wad-wymiany towaru może zostać wydłużony na pisemny wniosek Wykonawcy. j. Jeżeli Wykonawca dostarczy asortyment złej jakości lub niezgodny z zamówieniem i nie wymieni go na inny wolny od wad lub właściwy w terminie, Zamawiający może naliczyć kary umowne w wysokości określonej w umowie o współpracy. k. Jeżeli zamówienie nie zostanie wykonane w terminie wskazanym w pkt. i. z winy Wykonawcy, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy kary umowne w wysokości określonej w umowie o współpracy. l. Płatność zostanie uregulowana po każdej dostawie przelewem w terminie do 21 dni od daty otrzymania faktury. m. Płatnikiem są Miejskie Zakłady Komunalne Spółka z o.o. ul. Kopernika 4a, Kostrzyn nad Odrą, NIP n. W przypadku braku możliwości dostarczenia pozycji z załącznika nr 2 (np. produkt wycofany z produkcji, trudno dostępny itp.), Wykonawca może zaoferować w momencie sporządzania aktualnej oferty cenowej na dane zamówienie cząstkowe inny produkt o takim samym przeznaczeniu, lecz nie gorszy jakościowo. o. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zaoferowania produktów w opakowaniach o innej pojemności niż wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym. III. Termin realizacji: 12 miesięcy od daty zawarcia umowy. IV. Kryterium oceny ofert: Cena jest jedynym kryterium oceny ofert. Cena 100%: Cmin C= x 100 pkt Cbad Gdzie: C - całkowita liczba punków w kryterium cena, Cmin cena minimalna zaoferowana w przetargu, Cbad, cena oferty badanej. W toku oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców pisemnych wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. V. Warunki przeprowadzenia postępowania: 1. Wykonawca pozostanie związany ofertą przez 30 dni, z zastrzeżeniem pkt. II ust. 2 ppkt.e.

3 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny i nie dokonując wyboru żadnej z ofert. 3. Wszelkie dokumenty występujące w toku postępowania zarówno ze strony Zamawiającego jak i Wykonawcy, czyli: informacje o wyborze ofert najkorzystniejszych, wyjaśnienia do ofert, uzupełniania dokumentów i oferty, muszą posiadać formę pisemną i być przesyłane faksem, drogą elektroniczną, lub pocztą. 4. Zamawiający nie przewiduje wpłaty zaliczki na poczet realizacji zamówienia. VI. Sposób przygotowania oferty: 1. Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu OFERTA. 2. Do oferty należy dołączyć: a. wypełnioną i podpisaną ofertę (załącznik nr 1) b. wypełnioną i podpisaną tabelę z wyceną materiałów biurowych (załącznik nr 2) c. parafowany przez Wykonawcę wzór umowy o współpracy (załącznik nr 3) d. odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert (za zgodność z oryginałem). 3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, napisać czytelnie techniką trwałą oraz podpisać przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 4. Ceny należy podać w PLN (netto). 5. Wykonawca pokrywa koszty przygotowania i dostarczenia oferty. VII. Miejsce i termin składania ofert: Oferty można złożyć osobiście w sekretariacie Spółki, przesłać faksem lub drogą elektroniczną, w terminie do dnia r., do godz Oferty przesłane drogą elektroniczną lub faksem należy niezwłocznie dosłać w oryginale. Otwarcie ofert odbędzie się bez udziału Wykonawców. Osoba do kontaktu w sprawach formalnych: Sławomir Łysiak tel od poniedziałku do piątku, w godzinach od Załączniki: 1. Formularz ofertowy (załącznik nr 1) 2. Tabela z wyceną materiałów biurowych (załącznik nr 2) 3. Wzór umowy o współpracy (załącznik nr 3)

4 ZAŁĄCZNIK NR 1 OFERTA Zamawiający: Miejskie Zakłady Komunalne Sp. z o.o. ul. Kopernika 4a, Kostrzyn nad Odrą Nazwa Wykonawcy Adres: Adres poczty elektronicznej:... Nr. telefonu: Nr. telefonu do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie oferty:. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe składamy ofertę wstępną na: Dostawę materiałów biurowych w okresie roku tj. poczynając od IV.2015 do III.2016 roku w ramach umowy o współpracy. Cena łączna netto:.... zł VAT 23%.zł cena brutto:. zł (słownie:...złotych) 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z zapytaniem ofertowym i nie wnosimy do niego zastrzeżeń. 2. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez 30 dni, a jeżeli zostanie z nami podpisana umowa o współpracy związanie ofertą będzie trwało przez okres obowiązywania umowy. 3. Zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy o współpracy oraz do składania ofert ostatecznych z cenami nie mniej korzystnymi niż w niniejszej ofercie. 4. Oświadczamy, że podana cena netto zawiera koszt dostawy do siedziby zamawiającego i rozładunek towaru we wskazanym miejscu. 5. Czas wymiany towaru wadliwego lub niezgodnego z zamówieniem wynosi.. dni roboczych (maks.5) od zgłoszenia telefonicznego, potwierdzonego pisemnie drogą elektroniczną. 6. Przyjmujemy warunki płatności: przelew płatny 21 dni od daty otrzymania faktury. 7. Oświadczamy, że firma jest płatnikiem podatku VAT o numerze identyfikacyjnym NIP: Zobowiązujemy się dostarczać materiały biurowe w okresie roku w postaci kliku zamówień cząstkowych tj. poczynając od IV.2015 do III.2016 w przypadku udzielenia zamówień w ramach umowy o współpracy po wcześniejszym złożeniu oferty na konkretną ilość danego asortymentu miejscowość, data podpis osoby uprawnionej

5 UMOWA O WSPÓŁPRACY NR.../ WZÓR/ ZAŁĄCZNIK NR 3 zawarta w dniu r. z Oferentem wybranym w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego o wartości nieprzekraczającej euro, pomiędzy: Miejskimi Zakładami Komunalnymi Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Kopernika 4a w Kostrzynie nad Odrą, wpisanymi do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS , NIP: , REGON: reprezentowanymi przez: mgr inż. Olgierda Kłaptocza Prezesa Zarządu zwanymi dalej Zamawiającym a... z siedzibą w... wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS... NIP:..., REGON:... reprezentowana przez:... zwanym dalej Wykonawcą o następującej treści: 1 Wykonawca w ramach niniejszej umowy zobowiązuje się do: 1. Składania ofert ostatecznych na zapytania cząstkowe dotyczące materiałów biurowych zgodnie ze wskazanym asortymentem i ilościami. 2. Realizacji zamówień cząstkowych w przypadku wyboru oferty Wykonawcy, zgodnie z warunkami zawartymi w otrzymanym zamówieniu. 2 Czas obowiązywania umowy ustala się na okres 12 miesięcy od daty podpisania niniejszej umowy. 3 Integralną częścią niniejszej umowy jest zapytanie ofertowe z dnia...r. oraz oferta Wykonawcy z dnia...r. wraz z tabelą cenową materiałów biurowych. Dokumenty te stanowią odpowiednio załącznik nr 1 i załącznik nr 2 do niniejszej umowy Zamawiający będzie przysyłał zapytania cząstkowe na adres wykonawcy:... Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić ich odbiór w tym samym dniu. Nie potwierdzenie przez Wykonawcę odebrania zapytania będzie traktowane jako otrzymane. 2. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania Zamawiającemu na adres ostatecznych ofert cząstkowych będących odpowiedzią na zapytania cząstkowe w terminie maks. do 5 dni roboczych od dnia otrzymania zapytania. 3. Jeżeli Zamawiający nie otrzyma oferty ostatecznej od Wykonawcy, ma prawo dokonać zamówienia u osoby trzeciej.

6 4. Jeżeli Zamawiający otrzyma korzystniejszą ofertę ostateczną na zamówienie cząstkowe od innego Wykonawcy, z którym zawarto umowę o współpracy na ten sam przedmiot zamówienia i na takich samych warunkach jak w niniejszej umowie, dokona zamówienia u tamtego Wykonawcy. 5. Jeżeli oferta Wykonawcy złożona w wyniku zapytania cząstkowego okaże się najkorzystniejsza spośród wszystkich ofert ostatecznych, Zamawiający przyśle pisemne zamówienie na dostawę (drogą elektroniczną). Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić jego odbiór w tym samym dniu. Nie potwierdzenie przez Wykonawcę odebrania zamówienia będzie traktowane jako otrzymane. 6. Ceny jednostkowe poszczególnych materiałów biurowych wskazane w ofercie ostatecznej Wykonawcy, nie mogą być mniej korzystne od cen ujętych w ofercie wstępnej, na podstawie której została zawarta niniejsza umowa o współpracy. 7. Realizacja dostaw cząstkowych nastąpi w terminie do 5 dni roboczych od otrzymania przez Wykonawcę zamówienia drogą elektroniczną Łączne maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy dla ilości określonych w zapytaniu ofertowym, ustalone zostało na podstawie cen jednostkowych zawartych w tabeli z wyceną materiałów (zał. nr. 2). 2. Wynagrodzenie Wykonawcy zawiera koszty dostawy i rozładunku do magazynu Zamawiającego. 3. Łączne maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy wynosi netto:...zł + należny podatek VAT 23%...zł, razem brutto...zł słownie:(...) zł 4. Wynagrodzenie wykonawcy za zamówienie cząstkowe zostanie ustalone na podstawie aktualnie zaoferowanych cen jednostkowych oraz ilości towaru dostarczonego w danej dostawie. 5. Ilości materiałów podane w załączniku nr. 2 przypadające na zamówienia w okresie obowiązywania umowy są wartościami szacowanymi i mogą ulec zmianie zgodnie z potrzebami Zamawiającego Płatności odbywać się będą po każdorazowej dostawie w terminie 21 dni od dnia otrzymania faktury oraz po przyjęciu dostawy przez Zamawiającego. 2. Fakturę należy wystawić na Miejskie Zakłady Komunalne Spółka z o.o., ul. Kopernika 4a, Kostrzyn nad Odrą NIP W przypadku stwierdzonych wad, zbyt krótkiej trwałości lub złej jakości dostarczonych materiałów biurowych nie spełniających wymogów użytkowych dla danego produktu, Zamawiający zobowiązany jest zgłosić powyższy fakt, a Wykonawca zobowiązany jest je odebrać i wymienić na wolne od wad w terminie do 5 dni roboczych Jeżeli Wykonawca nie złoży w odpowiedzi na otrzymane od Zamawiającego zapytanie cząstkowe - oferty ostatecznej, może zostać obciążony karą umowną w wysokości 100zł. 2. Jeżeli zamówienie cząstkowe nie zostanie wykonane w terminie wskazanym w 4 ust. 7 umowy z winy Wykonawcy, będzie on zobowiązany do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 0,2% wartości netto wynagrodzenia przysługującego za to zamówienie według oferty ostatecznej Wykonawcy, za każdy dzień zwłoki. 3. Jeżeli Wykonawca dostarczy materiały biurowe złej jakości lub niezgodne z zamówieniem i nie wymieni ich na inne wolne od wad lub właściwe, Zamawiający może naliczyć kary umowne w wysokości 10% wartości netto wynagrodzenia przysługującego za to zamówienie według oferty ostatecznej Wykonawcy. 4. Zamawiający może potrącić karę umowną z wynagrodzenia Wykonawcy.

7 9 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego i inne obowiązujące w odniesieniu do przedmiotu umowy przepisy prawa. Spory wynikające z niniejszej Umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego Wszelkie zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przedmiotem negocjacji dotyczących przyszłych zmian umowy nie mogą być postanowienia, których dokonania stanowiłyby zmianę treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 12 Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: