Wszystkie procesy i kontrola Twojej firmy w jednym miejscu!

Transkrypt

1 Wszystkie procesy i kontrola Twojej firmy w jednym miejscu! Instrukcja obsługi Systemu zarządzania punktami handlowymi

2 Spis treści Logowanie i wylogowanie 1 Otwarcie zmiany 1 Zamknięcie zmiany 1 Punkty i pracownicy Reklamacje i zwroty 1.1. Dodanie punktu handlowego Przyjęcie reklamacji Dodanie pracownika / kierownika Zwrot od klienta Koszty Grafik 4 Kasa Produkty Zaliczki prywatne i służbowe Raport kasowy Grupy produktowe Dodanie indeksu produktów 2 Raporty Magazyn Otwarcia i zamknięcia zmiany Zaliczki służbowe, zaliczki prywatne i koperta Magazyn produktów Sprzedaż i szczegóły sprzedaży Dopełnienie magazynu Sprzedaż skuteczna i zerowa Inwentura Punkty POS Inwentura reklamacji Pracownicy Wydanie zewnętrzne (WZ) Produkty Pozostałe 4 Dostawy 4.1. Dostawa produktów (PZ) 1 Tablica informacyjna Sprzedaż 9.1. Komunikacja w sieci sprzedaży Dokonanie sprzedaży Wydanie gratisu 1 2 2

3 Logowanie i wylogowanie Otrzymana przez państwa licencja systemu e-punkt zawiera informacje dot. adresu URL systemu docelowego lub wersji demo oraz dane do autoryzacji konta z uprawnieniami Administratora. Po otwarciu adresu URL, pierwsze logowanie rozpoczynamy od podania loginu i hasła tymczasowego. W pierwszej kolejności wpisujemy login, a następnie podajemy wcześniej ustalone hasło. Jeśli wszystkie dane zostały poprawnie podane, następuje zalogowanie do systemu e-punkt. Zalecana jest zmiana hasła tymczasowego po pierwszym zalogowaniu w zakładce Mój profil umieszczonej w prawym górnym narożniku w menu rozwijanym. Aby wylogować się z systemu należy w prawym górnym rogu z listy rozwijanej wybrać opcję Wyloguj się. Z opcji należy skorzystać za każdym razem opuszczając stanowisko pracy. Uwaga: przypadku problemów z logowaniem prosimy o kontakt z działem obsługi systemu. Rys.1. Widok panelu logowania Otwarcie zmiany Każdy z pracowników sieci sprzedaży, posiadający uprawnienia Kierownika lub Pracownika, po pierwszym zalogowaniu do zobowiązany jest do otwarcia zmiany. Jest to warunek konieczny do rozpoczęcia pracy. Aby otworzyć zmianę należy podać stan kasy na otwarciu zmiany i zatwierdzić - system umożliwi pracę i sprzedaż. Analogicznie do otwarcia zmiany Pracownik na koniec dnia pracy tworzy raport zamknięcia. Szczegóły pkt. 33. Uwaga: konto o uprawnieniach Administratora nie wymaga podawania stanu kasy i otwarcia zmiany. UPRAWNIENIA: Kierownik Pracownik Rys.2. Widok otwarcia zmiany 3

4 1.1. Dodanie punktu handlowego PUNKTY I PRACOWNICY Po pierwszym zalogowaniu Administrator rozpoczyna konfigurację od stworzenia bazy produktów (szczegóły pkt. 7) lub struktury sieci - punktów i pracowników. Aby dodać pierwszy punkt handlowy należy w sekcji Punkty i pracownicy wybrać opcję Dodaj punkt handlowy. Formularz składa się z atrybutów: nazwa punktu handlowego (wymagane) adres (opcjonalnie) wysokość czynszu (opcjonalnie) - jest to kwota uwzględniana co miesiąc w raportach kosztów. godziny otwarcia (wymagane) Po zatwierdzeniu formularza punkt zostanie dodany do systemu. Kolejnym krokiem jest utworzenie stanowisk pracy pracowników pkt UPRAWNIENIA: Administrator Rys.3. Dodanie puntku handlowego 1.2. Dodanie pracownika / kierownika PUNKTY I PRACOWNICY Formularz Dodaj pracownika zawiera pola dotycząc autoryzacji oraz kwestionariusz osobowy - wszystkie pola formularza są obowiązkowe. Tworząc stanowisko z uprawnieniami Kierownika, należy w opcji Uprawnienia konta zaznaczyć Kierownik - system przydzieli uprawnienia kierownika dla wybranego punktu. Nie ma ograniczeń dotyczących ilości kierowników na jednym punkcie, a każdy Pracownik / Kierownik może pracować tylko w jednym punkcie handlowym. Formularz umożliwia ustalenie prowizji z tytułu sprzedaży pracowników, aby dodać prowizje należy uzupełnić pole mnożnik wg poniższych ustawień: mnożnik 1 otrzyma 1% prowizji za sprzedany produkt. mnożnik otrzyma 0,5% prowizji za sprzedany produkt 4

5 W przypadku blokady konta Pracownika lub Kierownika należy zmienić status na Zablokowany. Wskazane konto utraci możliwość logowania do systemu i pracy. UPRAWNIENIA: Administrator Rys.4. Dodanie pracownika / kierownika 1.3. Koszty PUNKTY I PRACOWNICY System umożliwia tworzenie listy kosztów na każdy z punktów w sieci. Koszty są uwzględniane w raportach miesięcznych jednorazowo lub w przypadku rozszerzonej funkcjonalności można klasyfikować koszty jako jednorazowe, miesięczne, roczne. W przypadku wybranej opcji system automatycznie będzie naliczał koszty natychmiast lub pierwszego dnia miesiąca lub roku. Jedyny koszt stały cykliczny to opłata za czynsz lokalu określana przy dodawaniu / edycji punktu handlowego. Szczegóły pkt Aby dodać koszt należy w sekcji Punkty i pracownicy wybrać opcję Dodaj koszt punktu. Wszystkie pola formularza są obowiązkowe, w tym pole komentarza, w którym opisujemy zdarzenie / przyczynę. Rys.5. Dodanie kosztów puntku 5

6 1.4. Grafik PUNKTY I PRACOWNICY Funkcjonalność umożliwiająca tworzenie harmonogramu pracy na podstawie którego obliczana jest wysokość wpłaty w ujęciu stawki godzinowej pracownika podanej podczas dodawania stanowiska pracy. Jest to obowiązkowa funkcjonalność aby system prawidłowo obliczał wysokość wypłaty pracowników. W sekcji Punkty i pracownicy, każdy z pracowników tworzy swój grafik w obrębie kalendarza i godzin otwarcia punktu podanych podczas dodawania punktu handlowego. System umożliwia ustalenie grafika na 7 dni do przodu względem aktualnej daty. Aby to zrobić należy kliknąć na datę w kalendarzu i uzupełnić planowane godziny pracy Pracownika/Kierownika. Zapis powoduje dodanie godzin do grafika. Pracownik nie ma możliwości edycji kalendarza w dniach, które już przepracował. Kierownik punktu ma możliwość edycji wszystkich danych w obrębie grafiku pracowników punktu, w którym jest Kierownikiem. Administrator ma możliwość podglądu i zmiany wszystkich danach w grafiku. Rys.6. Widok tworzenia grafiku 2.1. Grupy produktowe PRODUKTY Tworzenie indeksów nowych produktów należy zacząć opracowania struktury marki, grup i kategorii. Wiele możliwości grupowania pomoże katalogować i zarządzać indeksami. Każdy z dodanych produktów może należeć do jednej z wymienionych grup. Aby tworzyć struktury należy wybrać opcję z menu Produkty i wypełnić formularz zgodnie z wymaganiami. Utworzone struktury mogą być modyfikowane i przenoszone względem innych struktur. Utworzone struktury są gotowe do uzupełniania indeksami produktów. Rys.7. Widok dodawania grupy produktowej 6

7 2.2. Dodanie indeksu produktów PRODUKTY Aby dodać produkt należy w sekcji Produkty wybrać opcję Dodaj produkt. Formularz zawiera informacje o produkcie, oraz wysokość ewentualnej naliczanej dodatkowej prowizji za sprzedaż. Należy wypełnić wszystkie wymagane pola formularza i zatwierdzić. Dodany indeks wymaga określenia magazynu czytaj w kolejnym punkcie. UWAGA: W przypadku posiadania innej bazy danych lub migracji z innego systemu do e-punkt istnieje możliwość dostosowania importu, który przeniesie produktu do nowego systemu w celu importu danych prosimy o kontakt. Rys.8. Widok dodawania produktu 3.1. Magazyn produktów MAGAZYN Kiedy mamy już utworzony indeks produktu (czytaj pkt. 1.8) należy utworzyć stan magazynowy. W tym celu przyjmujemy dostawę (patrz punkt 1.15). Produkt wprowadzony na magazyn w zależności od punktu handlowego możemy personalizować. W tym celu ustawiamy stany minimalne i maksymalne optymalizując zawartość magazynu oraz ograniczając zbyt duże ilości zamówień. Wartości te można dowolnie modyfikować w zależności od dynamiki i rotacji sprzedaży w punktach. Rys.9. Widok magazynu 7

8 3.2. Dopełnienie magazynu MAGAZYN Magazyn bazując na stanach minimalnych i maksymalnych indeksów produktów może dokonać automatycznego dopełniania magazynu określając na podstawie aktualnego stanu produktów listę produktów do zamówienia. Aby dopełnić magazyn należy z menu wybrać opcję Magazyn i dopełnienie magazynu. System wyświetli listę produktów które spełniają warunek stanu minimalnego z możliwością zmiany zamawianej ilości. System nie pozwoli na wpisanie wartości większej niż stan maksymalny dla danego produktu. Zatwierdzenie formularza spowoduje zapis produktów wraz z ilością w formacie pliku XML oraz otwartego tekstu które zostanie przesłany drogę na adres punktu handlowego którego dotyczyło dopełnienie. Plik oraz lista produktów pomoże w przygotowaniu i przekazaniu zamówienia dla dostawcy. Rys.10. Widok dopełnienia magazynu 3.3. Inwentura MAGAZYN System umożliwia wykonanie inwentury produktów z podziałem na etapy np. grupy lub marki produktów. Mechanizm nie obliguje to wykonania inwentury w całości jednorazowo. Inwentura może zostać przerwana i w przypadku sprzedaży system aktualizuje stan inwentury w schowku która oczekuje na dokończenie. Aby rozpocząć proces inwentaryzacji z menu wybierz Magazyn i dalej Inwentura magazynu. Widok przedstawia listę wszystkich produktów w wybranym punkcie handlowym. Za pomocą narzędzi filtracji możemy ograniczyć widok listy. Przy każdym z produktów należy podać stan faktyczny i zatwierdzić Akceptuj inwenturę lub Zapisz w koszyku - patrz opisane niżej. Rys.11. Widok tworzenia inwentury magazynu 8

9 Akceptuj inwenturę - zapis spowoduje wygenerowanie raportu z inwentury i zapisane w systemie, produkty dla których wygenerowano niezgodności, będą miały zaktualizowany stan magazynowy z faktycznym. Raport z takiej inwentury jest dostępny w menu Magazyn i dalej Lista inwentur i wykazuje braki ilościowe indeksów oraz ich wartości. O wszystkich niezgodnościach powiadamiany jest Administrator drogą via. . Zapisz w koszyku - dodatkowe rozwiązanie ułatwiające pracę, jest to zapis inwentury jeszcze przed zatwierdzeniem (np. przerwana praca) do koszyka co umożliwia przerwanie procesu i późniejszy powrót do jego realizacji. Ponowne przeglądanie widoku inwentury będzie uwzględniało podane ilości zapisane w koszyku inwentur Inwentura reklamacji MAGAZYN Przez cały okres sprzedaży i obsługi zdarzeń reklamacji system zapisuje je w historii. Jak w przypadku inwentury indeksów produktów, system umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji reklamacji. Aby dokonać inwentury reklamacji należy z menu wybrać Magazyn i dalej Inwentura reklamacji. Postępujemy w ten sam sposób jak przy realizacji inwentury produktów. Z uwagi na ograniczoną listę reklamacji widok nie stosuje rozwiązania z tymczasowym koszykiem. O wszystkich niezgodnościach z inwentury reklamacji powiadamiany jest Administrator drogą via. . Rys.12. Widok tworzenia inwentury reklamacji 9

10 3.5. Wydanie zewnętrzne (WZ) MAGAZYN W przypadku wydania towaru bez sprzedaży, lub przekazania go do innego punktu handlowego należy wyprowadzić stan indeksu produktu z magazynu. Służy do tego funkcja WZ wybierz z menu Magazyn i dalej Wydaj produkt. Formularz umożliwia wydanie dowolnej ilości produktu (dostępnego na magazynie) wraz z komentarza wydania. Zapisanie formularza aktualizuje stan magazynowy produktu i zapisuje w historii wydań zewnętrznych. Aby wydać wiele różnych indeksów produktów należy do każdego z nich wygenerować dokument WZ. Rys.13. Widok wydania zewnętrznego 4.1. Dostawa produktów (PZ) DOSTAWY Uzupełnienie stanów magazynowych i jednocześnie umożliwienie sprzedaży produktu odbywa się przez dostawę produktów. Funkcja dostępna jest w menu Dostawy i dalej Dodaj dostawę. Dostawę można dodać automatycznie z pliku lub ręcznie, produkt po produkcie. Jeżeli w kartotece produktów indeks posiada kod EAN to jest możliwość wprowadzania produktów na listę czytnikiem kodów kreskowych. Struktura pliku XML (istnieje możliwość zmiany formatu, i dostosowania jej do potrzeb). Każda dostawa wymaga opisu wg atrybutów: nr dokumentu, kwota brutto z dokumentu, opcjonalnie nr zamówienia. Rys.14. Widok dostawy 10

11 Lista produktów oprócz indeksu posiada dwa pola, ilość otrzymana oraz ilość na dokumencie na ich podstawie system automatycznie podsumuje niezgodności. Każda dostawa posiada podsumowanie kwotowe i ilościowe oraz dodatkowe do uzupełnienia pole komentarza. Zapis dostawy skutkuje aktualizacją stanów magazynowych i archiwizacją raportu dostawy Dokonanie sprzedaży SPRZEDAŻ Aby rozpocząć sprzedaż logujemy się na konto przypisane do punktu handlowego i dokonujemy sprzedaży na dowolny punkt sieci sprzedaży (tylko Administrator). Aby sprzedać produkt wybierz z menu Sprzedaż i gratisy i dalej Dodaj sprzedaż, lub w przypadku interfejsu sprzedaży wypełnij formularz. Po otwarciu formularza wybieramy produkt za pomocą wyszukiwarki lub skanujemy kod EAN czytnikiem kodów kreskowych. System sprzedaje produkty dostępne na magazynie. Po dodaniu. Na liście pojawia się produkt wraz z ceną. Transakcję kończymy wybierając formę zapłaty domyślnie gotówka. Pracownik ma możliwość sprzedaży z rabatem na całe zamówienie, określając wartość procentową bez znaku % - system automatycznie przeliczy wartość z rabatem. Akceptacja transakcji odbywa się przez opcję Zapisz produkt i skutkuje zapisem sprzedaży i aktualizacją stanu indeksu w magazynie. W przypadku integracji punktu z drukarką fiskalną system drukuje paragon. System nie umożliwia cofnięcia i zmiany transakcji sprzedaży. W przypadku sprzedaży produktów z prowizją złotówkową lub procentową od każdej sprzedaży pracownikowi nalicza się prowizja. Ustawienia prowizji określa się podczas dodawania edycji produktu patrz pkt. 1.8 Zapis i forma fiskalizacji dot. sprzedaży jest decyzją osób dokonujących realizacji wydania gratisu. W przypadku uruchomienia aplikacji Fiskalizator przez Wykonawcę, Wykonawca udziela informacji o sposobie realizacji wydruku paragonów. Rys.14. Widok dokonania sprzedaży 11

12 5.2. Wydanie gratisu SPRZEDAŻ W przypadku transakcji sprzedaży, często oprócz rabatów, sieci sprzedaży stosują gratisy w postaci produktów. Aby gratyfikować sprzedaż w postaci gratisów należy z menu wybrać Sprzedaż i gratisy i dalej Wydaj gratis. Formularz obsługuje wydanie tylko jednego produktu, należy wybrać produkt z listy, opisać komentarzem i wybrać opcję za co został wydany. Zapis skutkuje aktualizacją stanu magazynowego indeksu produktu, a lista wydanych gratisów jest archiwizowana. Zapis i forma fiskalizacji dot. wydawanego gratisu jest decyzją osób dokonujących realizacji wydania gratisu. Rys.15. Widok wydania gratisu 6.1. Przyjęcie reklamacji REKLAMACJE I ZWROTY Obsługa reklamacji w systemie dostępna jest w menu Reklamacje i zwroty i dalej Przyjmij reklamację. Formularz reklamacji obliguje do określenia dokumentów sprzedaży oraz produktu reklamowanego i jako opcja wydawanego przez pracownika podczas przyjęcia. W przypadku wydania produktu system aktualizuje stan magazynowy indeksu produktu i oznacza go jako reklamacja rozliczona- w przypadku reklamacji otwartej, reklamacja uzyskuje status nierozlicznej i umożliwia kontynuowanie procesu reklamacji. Obsługa reklamacji nie wiąże się ze zdarzeniem kasowym służy do tego zwrot od klienta patrz pkt. 18. Rys.16. Widok przyjęcia reklamacji 12

13 6.2. Zwrot od klienta REKLAMACJE I ZWROTY Aby przyjąć zwrot od klienta wybierz z menu Reklamacje i zwroty i dalej Zwrot od klienta. W formularzu należy wybrać reklamowy produkt - formularz obsługuję reklamację jednego produktu. Następnie podajemy informacje zgodnie z pola formularza oraz wartość reklamowanego produktu z paragonu wartość ta w przypadku zapisu i wyboru zwrotu kwoty, zostanie odjęta z kasy. Każdy ze zwrotów należy opisać polem komentarza, a opcjonalnie utworzyć nr zwrotu i podać imię i nazwisko klienta. Zapis zwrotu w zależności od wyboru tworzy zapis kasowy i archiwizuje się w systemie. Rys.17. Widok zwrotu od klienta 7.1. Zaliczki prywatne i służbowe KASA System umożliwia Pracownikom i Kierownikowi podjecie gotówki z kasy punktu. W tym celu należy wybrać z menu Kasa i dalej Zaliczka prywatna / Zaliczka służbowa i Koperta. Należy wybrać poprawną opcję zgodnie z celem podjęcia gotówki. Wszystkie zaliczki są zapisywane w systemie i mają skutek kasowy w kasie systemu punktu. Rys.18. Widok formularza pobrania zaliczki 13

14 7.2. Raport kasowy KASA System umożliwia aktualne podsumowanie stanu kasy przez pracownika punktu. Należy z menu wybrać Kasa i dalej Raport kasowy aby wyświetlić raport. Raport generowany jest na podstawie aktualnych stanów kasowych i obejmuje: stan kasy na otwarcie / podany podczas otwarcia zmiany utarg sprzedaż od otwarcia zmiany z podziałem na gotówkę i płatności kartą zaliczki prywatne zaliczki służbowe zwroty od klientów podsumowanie kwotowe ww. transakcji. Rys.19. Widok raportu kasowego w danym dniu 8.1. Raporty otwarcia i zamknięcia zmiany RAPORTY Raport zawiera informacje o stanach kasowych, i godzinach otwarcia / zamknięcia zmiany. Szczegółowy raport każdej transakcji na liście jest dostępny w widoku szczegółowym. W przypadku stanów ujemnych system oznacza statusy kolorem czerwonym, w przypadku dodatnich lub zerowych kolorem zielonym. Rys.20. Widok raportu otwarcia i zamknięcia zmiany 14

15 8.2. Zaliczki służbowe, zaliczki prywatne i koperta RAPORTY Raport zawiera informacje o wszystkich zaliczkach zrealizowanych na punktach przez pracowników. Każda z transakcji zawiera widok szczegółowy. Rys.21. Widok raportu zaliczek 8.3. Sprzedaż i szczegóły sprzedaży RAPORTY Raport sprzedaży zawiera wszystkie informacje dot. transakcji sprzedaży na punktach. Każda z transakcji zawiera widok szczegółowy, obejmujący wszystkie informacje transakcji. Szczegóły raportu sprzedaży to podsumowanie sprzedaży dla wybranych punktów, pracowików oraz zakresu dat. Przygotowane zestawienia: Suma sprzedaży produktów Ilość paragonów Średnia ilość produktów na paragonie Średni wartość paragonu Obrót Rys.22. Widok raportu sprzedaży 15

16 8.4. Sprzedaż skuteczna i zerowa RAPORTY Sprzedaż skuteczna to raport sprzedaży produktów w określonym przedziale czasowym, a sprzedaż zerowa to produkty który są na magazynie a nie został sprzedany w określonym przedziale czasowym. Kolor czerwony oznacza produkt który jest na magazynie a nie został sprzedany. Rys.23. Widok raportu sprzedaży skutecznej i zerowej 8.5. Punkty POS RAPORTY Raport zawiera podsumowanie wszystkich zdarzeń w wybranym punkcie handlowym w podsumowaniu zbiorczym i widoku szczegółowym raportując zdarzenia: Statystyki sprzedaży punktów handlowych Średnia marża Utarg Reklamacje Zwroty Gratisy Opłacalność Rys.24. Widok raportu punktów POS 16

17 8.6. Pracownicy RAPORTY Pierwszy widok raportu przedstawia listę wszystkich pracowników sieci z podziałem na zrealizowaną sprzedaż, gratisy, reklamacje i zwroty. W widoku szczegółowym raport wyświetla wszystkie zdarzenia dot. pracy wybranego pracownika: Średnia marża Utarg Reklamacje Zwroty Gratisy Rys.25. Widok raportu pracowników 8.7. Produkty RAPORTY Raport szczegółowy dot. sprzedaży produktów z zestawieniem pracowników i ich sprzedaży. Widok umożliwia szczegółową filtrację danych oraz wybór spośród dostępnych grup produktowych. Rys.26. Widok raportu szczegółowego 17

18 8.8. Pozostałe RAPORTY Raport pozostałe dotyczą wypłat pracowników, opłacalności biznesu i skuteczności magazynu. Są to nazwy własne i dotyczą danych które są raportowane wg określonych wymagań są to widoki opcjonalne które można optymalizować Komunikacja w sieci sprzedaży TABLICA INFORMACYJNA System umożliwia wymianę informację między wszystkimi pracownikami sieci. W zależności uprawnień każdy z pracowników ma możliwość wysłania wiadomości na tablicę - informacja widoczna po zalogowaniu się odbiorcy do systemu, lub w przypadku Administratora na adresy wybranych pracowników i punktów. Rys.27. Widok tablicy informacyjnej 18

19 Zamknięcie zmiany Każdy dzień sprzedaży kończy się raportem zamknięciem zmiany. Aby zakończyć pracę należy wybrać z menu opcję zamknięcie zmiany. System podsumuje dzień i poprosi o wpisanie stanu kasy. Na tej podstawie zostanie przygotowany i zapisany w historii raport. Raport zamknięcia zmian wysyłany jest każdorazowo do Administratora sieci. UPRAWNIENIA: Kierownik Pracownik Rys.28 Widok ozamknięcia zmiany 19

20 WEBMOTION, ul. Żółkiewskiego 3, Ostrów Wielkopolski