Transkrypt

1 WIR ALLE SIND DIE POST. WSZYSCY JESTEŚMY Ć POCZTĄ.

2 Na Österreichische Post jako wszechstronnym usługodawcy austriackim w obszarze usług pocztowych i innych usług logistycznych oraz jako międzynarodowym koncernie specjalizującym się w rozwiązaniach logistycznych ciąży wielka odpowiedzialność społeczna. Naszym celem jest sprostanie tej odpowiedzialności poprzez orientację na usługi, kompetencje i rezultaty, a także etyczny sposób działania. Są to istotne wymagania stawiane każdemu z osobna. Chcemy dać gwarancję wzorowego i właściwego zachowania z naszej strony w każdym momencie. Nasi pracownicy stanowią podstawę sukcesu i jakości naszego przedsiębiorstwa. Wizerunek Österreichische Post w społeczeństwie w dużej mierze kształtowany jest przez ich zachowanie. Każda pojedyncza osoba wpływa na wizerunek koncernu swoją osobowością, wynikami i zachowaniem. Nasz Kodeks Postępowania opisuje obowiązujące w Österreichische Post zasady zachowania i stanowi wytyczne, którymi należy się kierować. Kodeks nie zawiera szczegółowych wskazówek dotyczących zachowania. Stanowi podstawę otwartej, opartej na szacunku i zgodnej z prawem kultury przedsiębiorstwa, do której czujemy się zobowiązani i którą każdego dnia na nowo należy wypełnić życiem. Wymagania, które sami sobie stawiamy, a mianowicie zaoferowania klientom jak najlepszej jakości oraz zachowania opartych na zaufaniu stosunków z naszymi partnerami, stanowią kryteria naszego działania. Chcemy być odbierani jako partner godny zaufania zarówno przez naszych klientów, akcjonariuszy, partnerów handlowych oraz pracowników, jak i przez urzędy, instytucje i opinię publiczną. Ć WSZYSCY JESTEŚMY POCZTĄ. Dlatego na podstawie naszej koncepcji opracowaliśmy niniejszy Kodeks Postępowania i Etyki. Kodeks ten obowiązuje wszystkie osoby zatrudnione w koncernie zarząd, kadrę kierowniczą oraz wszystkich pracowników każdego działu i obszaru działalności koncernu. 1 Dyrektor Generalny DI Dr. Georg Pölzl 1) Do koncernu należą wszystkie spółki, w których Österreichische Post posiada bezpośrednio lub pośrednio przynajmniej 50 % udziałów lub nad którymi w inny sposób sprawuje kontrolę. Wszystkim pozostałym spółkom, w których Österreichische Post posiada bezpośrednio lub pośrednio przynajmniej 25 % udziałów, niniejszy Kodeks Postępowania przekazuje się z poleceniem uznania go i wdrożenia w życie w ramach własnych struktur decyzyjnych zgodnie z prawem spółek. 3

3 POSTĘPOWANIA Postępowania i I Etyki CO TO JEST KODEKS POSTĘPOWANIA I ETYKI? Nasz Kodeks Postępowania i Etyki oparty jest na naszej koncepcji przedsiębiorstwa i jest wiążący dla wszystkich pracowników oraz wszystkich działów i obszarów działalności koncernu poczty. Kodeks zawiera zasady skierowane do wszystkich pracowników koncernu dotyczące prawidłowego pod względem etycznym i prawnym postępowania i podejmowania decyzji. Kodeks opiera się na międzynarodowych porozumieniach oraz standardach etycznych i odzwierciedla uznanie przez nas zasad Global Compact ONZ. JAK KORZYSTAĆ Z KODEKSU POSTĘPOWANIA I ETYKI? W codziennym życiu zawodowym mogą pojawić się sytuacje, w których nie będą Państwo mogli z pewnością stwierdzić, jakie zachowanie jest poprawne i stosowne. W takich trudnych sytuacjach powinni Państwo zadać sobie następujące pytania: Czy moje zachowanie / decyzja jest prawnie dozwolone/-a? Czy jest zgodne/-a z naszymi wartościami, zasadami zawartymi w Kodeksie Postępowania oraz naszymi wewnętrznymi wytycznymi i wskazówkami dot. zachowania? Czy jest ono / ona pozbawione/-a osobistych interesów i czy dobro przedsiębiorstwa stoi na pierwszym miejscu? Czy mam poczucie, że moje zachowanie / decyzja jest właściwe/-a? Czy moje zachowanie / decyzja okaże się właściwe/-a po publicznej weryfikacji (np. przez urzędy)? Czy moje zachowanie / decyzja chroni renomę Österreichische Post jako koncernu z wysokimi standardami etycznymi? Jeśli mogą odpowiedzieć Państwo na wszystkie pytaniatwierdząco, Państwa zachowanie / decyzja jest prawdopodobnie poprawne/-a i zgodne/-a z poniższymi zasadami. W razie wątpliwości należy skontaktować się z przełożonym i/lub Compliance Office lub właściwym regionalnym inspektorem nadzoru compliance. W JAKI SPOSÓB KODEKS POSTĘPOWANIA MNIE CHRONI? W Kodeksie Postępowania i Etyki znajdą Państwo wytyczne i zasady zgodnego z wartościami i prawem postępowania w codziennym życiu zawodowym. Stosowanie się do tych wytycznych chroni renomę naszego przedsiębiorstwa a tym samym i Państwa jako pracowników. Jeśli dowiedzieli się Państwo o sytuacji naruszenia ustaw lub zasad naszego Kodeksu Postępowania, prosimy o poinformowanie o tym przełożonego lub Compliance Office. Wszystkie informacje można przekazać imiennie lub anonimowo i są one traktowane ściśle poufnie. Nawet jeśli Państwa podejrzenie miałoby okazać się bezpodstawne, nie należy obawiać się bezpośrednich lub pośrednich negatywnych konsekwencji, jeżeli dana informacja podana została według najlepszej wiedzy i w uczciwym celu. JAKIE KONSEKWENCJE MA NIEPRZESTRZEGANIE ZASAD? Nieprzestrzeganie zawartych w Kodeksie zasad może szkodzić reputacji i konkurencyjności naszego przedsiębiorstwa i dlatego może pociągać za sobą konsekwencje określone w prawie pracy lub działania dyscyplinarne. 4 5

4 Ó REGUŁ Zarząd ponosi odpowiedzialność końcową za jednolite stosowanie w koncernie naszego Kodeksu Postępowania i Etyki. Cała kadra kierownicza łącznie z członkami zarządu naszych spółek udziałowych jest odpowiedzialna za przestrzeganie reguł w swoim obszarze odpowiedzialności. 7

5 KLIENTA NA PIERWSZYM Naszych klientów traktujemy tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani: uprzejmie i kompetentnie I. OBSŁUGA KLIENTA Naszych klientów traktujemy tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani -uprzejmie i kompetentnie. Jesteśmy do ich dyspozycji to przede wszystkim. Pielęgnujemy wyraźny, niepowtarzalny i sympatyczny wizerunek. JESTEŚMY ZORIENTOWANI NA KLIENTA I STARAMY SIĘ STALE ROZWIJAĆ. Stawiamy na jakość i orientację na klienta. Z powagą przyjmujemy krytykę naszych klientów i traktujemy ją jako zachętę do ulepszeń. Nasze silne strony wykorzystujemy z korzyścią dla klientów, wykraczając poza granice kraju. Dajemy naszym klientom wyraźną obietnicę realizacji usługi i zawsze jej dotrzymujemy. Kreujemy nasze produkty i usługi w oparciu o zasadę orientacji na klienta, w sposób prosty i zrozumiały. W Austrii gwarantujemy jako wszechstronny oferent w zmieniającym się otoczeniu usługi pocztowe w całym kraju. II. PRZEJRZYSTOŚĆ Chcemy być odbierani jako partner godny zaufania, wiarygodny i niezawodny przez naszych klientów, akcjonariuszy, partnerów handlowych oraz pracowników, jak również przez instytucje i opinię publiczną. III. KOMUNIKACJA W celu osiągnięcia komunikacji obejmującej całe przedsiębiorstwo oraz jednolitego wizerunku do wewnątrz i na zewnątrz stosujemy się do odpowiednich wewnętrznym wytycznych dotyczących kontaktów z mediami, reprezentantami polityki/grupami interesów oraz inwestorami. Dalsze informacje na temat komunikacji znajdują się w naszych Wytycznych dot. komunikacji. IV. PRZEKUPSTWO Nie tolerujemy żadnej formy przekupstwa i korupcji. W kontaktach z partnerami handlowymi, klientami i dostawcami oraz urzędami zabrania się wszystkim pracownikom koncernu poczty oferowania, składania obietnicy, przyznawania czy przyjmowania korzyści materialnych, jeśli ma to na celu nakłonienie do zachowania stanowiącego naruszenie obowiązków zawodowych przez przyjmującego korzyść. Szczegółowe regulacje umieszczone są w przepisach Koncernu na temat: Przyjmowanie i przyznawanie prezentów, zaproszeń i innych korzyści. NIE TOLERUJEMY ŻADNEJ FORMY KORUPCJI. W razie wątpliwości należy zwrócić się do przełożonego i/lub Compliance Office lub właściwego regionalnego inspektora nadzorucompliance. Postanowienia na temat Przyjmowanie i przyznawanie prezentów, zaproszeń i nnych korzyści dotyczą całego Koncernu, również spółek zależnych w regionach, w których (aktywne lub pasywne) korzyści finansowe są zgodne z miejscowymi zwyczajami handlowymi i nie są prawnie zabronione. V. PREZENTY I ZAPROSZENIA Regionalne zwyczaje handlowe mogą przewidywać skromną wymianę prezentów i zaproszeń. Przyjmowanie lub ofiarowanie prezentów i zaproszeń może jednak wpływać w niestosowny sposób na stosunki handlowe. Zawsze zabrania się naszym pracownikom żądania dla siebie lub osoby trzeciej prezentu czy innej korzyści (majątkowej). Przyjęcie lub przyznanie prezentu lub zaproszenia może być dozwolone z uwzględnieniem uniwersalnych lub regionalnych zwyczajów handlowych i z zastosowaniem zasady umiaru. Żądanie, przyjęcie obietnicy korzyści, przyjęcie lub przyznanie prezentów pieniężnych jest niezależnie od wysokości prezentu zabronione. Wyjątek stanowi tu przyjmowanie kwot pieniężnych o niskiej wartości, o ile nie wykraczają one poza ramy grzeczności (tzw. napiwki ). Szczegółowe informacje dotyczące tych regulacji znajdują się w przepisach koncernu na temat Przyjmowanie i przyznawanie prezentów, zaproszeń i innych korzyści. W razie wątpliwości należy skontaktować się z przełożonym i/lub Compliance Office. VI. DAROWIZNY, DOTACJE NA CELE SPOŁECZNE I SPONSORING Zabrania się wykorzystywania darowizn, dotacji na cele społeczne i sponsoringu w celu ominięcia przepisów znajdujących się w naszych wewnętrznych Wytycznych dotyczących przyjmowania i przyznawania prezentów, zaproszeń i innych korzyści. Muszą być one zgodne z zawartymi w niniejszym Kodeksie Postępowania i Etyki wartościami i zasadami. ŻĄDANIE KORZYŚCI JEST ZAWSZE KARALNE. 8 9

6 CEL POZYCJI Ó 10 11

7 DZIAŁANIA ZORIENTOWANE SĄ NA Ć Działamy ekonomicznie i osobiście przyczyniamy się do sukcesu przedsiębiorstwa I. EFEKTYWNOŚĆ GOSPODARCZA Pracujemy z ukierunkowaniem na wyniki i wzmacniamy naszą pozycję na rynku. Działamy ekonomicznie i osobiście przyczyniamy się do sukcesu przedsiębiorstwa. Myślimy długoterminowo i zabezpieczamy się na wypadek trudnych sytuacji gospodarczych. Zabezpieczamy przyszłość naszego przedsiębiorstwa jako jednego z najważniejszych usługodawców i pracodawców Austrii oraz jako istotnego pod względem gospodarczym operatora na europejskiej/międzynarodowej arenie. Umacniamy naszą pozycję na rynku dzięki ukierunkowanym na osiągnięcie celu pomysłom i innowacjom. Wykorzystujemy nowe technologie w celu uzyskania wartości dodanej. II. UCZCIWA KONKURENCJA Naszym celem jest długoterminowe wzmocnienie naszej pozycji na rynku w głównym sektorze działalności i wykorzystanie potencjałów wzrostu na zdefiniowanych rynkach. Na wyzwania rosnącej konkurencji reagujemy zmianami w naszych procesach, nowymi produktami i ciągłym wzrostem wydajności. Zobowiązujemy się do przestrzegania zasad konkurencji i prawa kartelowego. Jako profesjonalny uczestnik rynku dezaprobujemy zachowania niezgodne z zasadami uczciwej konkurencji jak np. porozumienia cenowe czy nadużywanie pozycji. III. ZRÓWNOWAŻONY ROZWÓJ Zapewnienie zdolności dochodowejnaszego przedsiębiorstwa zgodnie z zasadą zrównoważonego rozwoju ma zasadnicze znaczenie dla sprostania naszej społecznej odpowiedzialności. Ponadto w odpowiedni sposób chcemy przyczynić się do spełnienia potrzeb społecznych. Jesteśmy świadomi skutków ekologicznych naszej działalności i aktywnie dajemy wyraz naszej odpowiedzialności wobec środowiska. Dlatego naszym celem jest zmniejszenie do minimum wpływu naszej działalności na środowisko poprzez zastosowanie technologii mu przyjaznych. Surowce wykorzystujemyw sposób oszczędny, zrównoważony, ostrożny i ekologiczny. Optymalnie wykorzystujemy nasz potencjał użytkowy i korzystamy z synergii i naszego doświadczenia wykraczając poza granice sektorów w małym i dużym zakresie. Konsekwentnie upraszczamy nasze procesy i dotrzymujemy danej obietnicy realizacji usługi oferując wysoką jakość. NASZĄ DZIAŁALNOŚĆ CHARAKTERYZUJĄ EKONOMICZNOŚĆ, UCZCIWA KONKURENCJA I ZRÓWNOWAŻONY ROZWÓJ. IV. RACHUNKOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ Österreichische Post opiera swoje procesy decyzyjne na poprawności i dokładności zapisów rachunkowych. Szczególne znaczenie ma w tym zakresie poufne traktowanie danych dotyczących bezpieczeństwa i osobowych oraz danych rozliczeniowych i finansowych. Wszystkie operacje handlowe muszą być zaksięgowane zgodnie z udokumentowanymi procedurami i zasadami weryfikacji oraz powszechnie uznanymi zasadami rachunkowości. Zapisy te zawierają niezbędne informacje dotyczące poszczególnych transakcji. SPRAWOZDAWCZOŚĆ FINANSOWA ORAZ KSIĘGOWOŚĆ PROWADZONE SĄ Z NAJWIĘKSZĄ STARANNOŚCIĄ. V. WSPÓŁPRACA Z URZĘDAMI Zobowiązujemy się do terminowego dostarczania kompletnych, rzetelnych, dokładnych i zrozumiałych danych w ramach istniejących obowiązków sprawozdawczości wobec organów nadzoru i opinii publicznej za pośrednictwem naszych środków komunikacji. Ujawnienie danych finansowych jest zgodne z uznanymi standardami ładu korporacyjnego. Z istotnymi dla Österreichische Post organami nadzoru i organami regulacyjnymi utrzymujemy szczere, przejrzyste i kooperacyjne stosunki. Naszym celem jest zapewnienie stabilnych i opartych na zaufaniu stosunków pomiędzy Österreichische Post a urzędami. JESTEŚMY W STOSUNKU DO URZĘDÓW KOOPERATYWNI. VI. RYNEK KAPITAŁOWY Jako podmiot notowany na giełdzie przedsiębiorstwo nasze podlega surowym wymaganiom rynku kapitałowego. Dla ochrony przedsiębiorstwa i jego reputacji przestrzegamy właściwych przepisów ustawowych i pielęgnujemy otwartą i przejrzystą komunikację z akcjonariuszami, inwestorami i analitykami. Ponadto wyznajemy zasadę równego traktowania akcjonariuszy z zachowaniem tych samych warunków. Jesteśmy świadomi tego, że nadużycie poufnych informacji ( handel poufnymi informacjami ), czyli kupno i sprzedaż papierów wartościowych z wykorzystaniem przewagi wiedzy w stosunku do innych uczestników rynku jest ustawowo zabronione i sądownie karalne. Nasi pracownicy są informowani i szkoleni na temat postępowania ze ściśle poufnymi informacjami i zakazu ich nadużycia. Szczegółowe informacje dotyczące postępowania z i przekazywania informacji poufnych znajdują się w Wytycznych compliance Österreichische Post dotyczących rynku kapitałowego. NA RYNKU KAPITAŁOWYM JESTEŚMY PODMIOTEM GODNYM ZAUFANIA

8 Ó WOBEC NAWZ AJEM PEŁNI SZ ACUNKU. 15

9 JESTEŚMY Ć Jesteśmy wobec siebie nawzajem szczerzy i pełni szacunku. Darzymy szacunkiem wszystkich ludzi I. SZCZEROŚĆ I SZACUNEK Jesteśmy wobec siebie nawzajem szczerzy i pełni szacunku. Dajemy sobie nawzajem bezpośrednio szczery feedback, poddajemy krytyce sprawę a nie osoby. Konflikty rozwiązujemy wewnętrznie, nie wynosimy informacji na zewnątrz i nieustannie pracujemy nad wizerunkiem naszego przedsiębiorstwa. Zgodnie popieramy podjęte decyzje i wspólnie je realizujemy. Jako kadra kierownicza stanowimy wzór zarówno w aspekcie ludzkim, jak i zawodowym. Dajemy wytyczne i chcemy realizować nasze cele w grupie z właściwymi osobami na właściwym miejscu. Jesteśmy otwarci na sprawy i feedback naszych współpracowników. SZCZEROŚĆ, UZNANIE I SZACUNEK WOBEC WSZYSTKICH INNYCH LUDZI SĄ PODSTAWĄ W CODZIENNYCH KONTAKTACH. II. RÓWNOŚĆ SZANS I RÓŻNORODNOŚĆ Szanujemy ludzi niezależnie od wieku, płci, rasy, religii, ewentualnych upośledzeń, orientacji seksualnej i pochodzenia. Szanujemy ich godność i prawo do sfery prywatnej. Dyskryminacji obojętnie z jakiego powodu nie tolerujemy. III. ZDROWIE I BEZPIECZEŃSTWO Zdrowie i bezpieczeństwo naszych pracowników są dla nas szczególnie istotne. Dlatego przywiązujemy dużą wagę do przestrzegania ustawowych i wewnątrzzakładowych przepisów dotyczących ochrony pracowników. Aktywnie zajmujemy się promocją zdrowia i stosujemy środki prewencyjne w celu długotrwałego zachowania zdrowia i zdolności do pracy naszych pracowników. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w intranecie. IV.UNIKANIE KONFLIKTÓW INTERESÓW W naszych działaniach kierujemy się wyłącznie interesem przedsiębiorstwa. Działania te nastawione są na unikanie wszelkich konfliktów interesów, które mogłyby mieć negatywny wpływ na nasze przedsiębiorstwo. Unikamy sytuacji, w których interesy prywatne i gospodarcze popadają lub mogą popaść w konflikt z interesami przedsiębiorstwa. Ewentualne konflikty interesów (związki z osobami lub firmami, z którymi Österreichische Post utrzymuje stosunki handlowe, jak np. stosunki pokrewieństwa, stosunki handlowe lub inwestycje) ujawniamy w pełni i z własnej inicjatywy naszym przełożonym. Konflikty interesów mogą pojawić się również w związku z dodatkową pracą. Należy zasadniczo zgłosić je we właściwym biurze kadr. Szczegółowe przepisy znajdują się w Państwa umowie o pracę względnie w aktualnie obowiązującym regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym. W NASZYCH DZIAŁANIACH KIERUJEMY SIĘ INTERESEM PRZEDSIĘBIORSTWA. EWENTUALNE KONFLIKTY INTERESOWÓW UJAWNIAMY Z WŁASNEJ INICJATYWY. V. POSTĘPOWANIE Z TAJEMNICAMI HANDLOWYMI I TECHNICZNYMI (OCHRONA DANYCH) Wszelkie informacje różnego rodzaju, które są dla nas dostępne lub są nam udostępniane, niezależnie w jaki sposób, i nie są znane opinii publicznej, traktujemy poufnie i nie przekazujemy ich osobom trzecim. Do informacji tych zaliczają się dane finansowe, zakładowe, dane klientów, pracowników oraz inne informacje dotyczące działalności koncernu, jego działań operacyjnych i strategii na przyszłość. CHRONIMY NASZE TAJEMNICE HANDLOWE ORAZ TAJEMNICE PRZEDSIĘBIORSTWA. Dane osobowe osób fizycznych i prawnych wykorzystywane są przez nas zgodnie z przepisami prawnymi. W razie wątpliwości w sprawach dotyczących ochrony danych do Państwa dyspozycji jest zakładowy inspektor ds. ochrony danych lub inspektor koncernu ds. ochrony danych. Szczegółowe przepisy dotyczące zadań i kompetencji w zakresie ochrony danych znajdują się w regulaminie inspektora koncernu ds. ochrony danych (KSB) oraz wewnętrznych zakładowych inspektorów ds. ochrony danych (DSB) w spółkach koncernu. DANE OSOBOWE WYKORZYSTUJEMY ZGODNIE Z PRZEPISAMI PRAWNYMI

10 VI. POSTĘPOWANIE Z WŁASNOŚCIĄ PRZEDSIĘBIORSTWA Z dostępną nam własnością przedsiębiorstwa (budynek, wyposażenie, materiały pomocnicze itd.) postępujemy w odpowiedni i ostrożnysposób. Nie wykorzystujemy własności przedsiębiorstwa do celów prywatnych lub do czynności niezgodnych z celem przedsiębiorstwa, z wyjątkiem umownie przyznanego prawa do korzystania z własności przedsiębiorstwa dla celów prywatnych ( np. w odniesieniu do pojazdów służbowych). Własność intelektualna stanowi cenne dobro, które należy chronić przed nieuprawnionym wykorzystaniem i ujawnieniem. Obejmuje ona prawa autorskie, prawa znaków towarowych i prawa patentowe oraz tajemnice handlowe i techniczne, niezależnie od tego, czy własność intelektualna w tym zakresie przysługuje Post AG, koncernowi czy spółce zależnej. Z WŁASNOŚCIĄ PRZEDSIĘBIORSTWA POSTĘPUJEMY W ODPOWIEDNI I OSTROŻNY SPOSÓB. VII. PRZESTRZEGANIE PRZEPISÓW PRAWNYCH I WSKAZÓWEK DOTYCZĄCYCH ZACHOWANIA We wszystkich działaniach i decyzjach zobowiązujemy się do przestrzegania obowiązujących we właściwym porządku prawnym przepisów prawa (ustawy, rozporządzenia, dyrektywy itd.) oraz ustanowionych w całym koncernie wewnętrznych wytycznych i wskazówek dotyczących zachowania (przepisy dotyczące organizacji). Jeśli w celu uwzględnienia regionalnych i międzynarodowych zwyczajów należy ustalić przepisy odbiegające od ustanowionych w całym koncernie wewnętrznych wytycznych i wskazówek dotyczących zachowania, włączamy w te działania w każdym razie biuro Compliance Office i Dział Prawny Post AG. ZOBOWIĄZUJEMY SIĘ PRZESTRZEGAĆ OBOWIĄZUJĄCYCH KAŻDORAZOWO POSTANOWIEŃ PRAWNYCH ORAZ WEWNĘTRZNYCH WYTYCZNYCH OBOWIĄZUJĄCYCH W CAŁYM KONCERNIE. WSZYSCY JESTEŚMY

11 W przypadku pytań i sugestii prosimy o kontakt z zespołem Compliance Compliance Office Haidingergasse Wiedeń Austria compliance.helpdesk@post.at Infolinia Austria: Infolinia międzynarodowa: Infolinia Serbia: +43 (0) IMPRESSUM: Wydawca, Österreichische Post AG, stań: sierpień 2014