ZARZĄDZENIE NR 2/11 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO. z dnia 3 stycznia 2011 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 2/11 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO w sprawie zasad i trybu korzystania z Systemu Skanowania, Indeksowania i Archiwizacji Dokumentów Centralnego Biura Antykorupcyjnego Na podstawie art. 22a ust. 11 w związku z art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r.o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. Nr 104, poz. 708, z późn. zm. 1) ) zarządza się, co następuje: Zarządzenie określa: Rozdział I. Postanowienia ogólne 1. 1) cel, funkcje i zakres Systemu Skanowania, Indeksowania i Archiwizacji Dokumentów, zwanego dalej SIAD ; 2) podmioty uprawnione do korzystania z SIAD; 3) rodzaje uprawnień; 4) zakres sprawowania nadzoru nad SIAD; 5) zasady i tryb przydzielania uprawnień do SIAD; 6) zasady i tryb korzystania z SIAD; 7) wzory dokumentów wykorzystywanych w procesie przydzielania, modyfikowania i odbierania uprawnień do SIAD. Użyte w zarządzeniu pojęcia oznaczają: 1) ustawa ustawę z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym; 2. 2) użytkownik zaawansowany funkcjonariusza CBA posiadającego uprawnienia do korzystania z SIAD na własne potrzeby oraz realizującego zapytania zlecone przez użytkowników (sprawdzenia w imieniu); 3) użytkownik funkcjonariusza lub pracownika CBA posiadającego konto w SIAD, uprawniające jedynie do dokonywania sprawdzeń w SIAD; 4) administrator merytoryczny dyrektora Departamentu Analiz CBA; 5) administrator techniczny dyrektora Biura Teleinformatyki CBA; 6) zgłoszenie informację uzyskaną korespondencyjnie, w tym elektronicznie, telefonicznie lub bezpośrednio od osoby, na temat potencjalnych przypadków świadczących o naruszeniu prawa; 7) numer id unikalny numer nadawany automatycznie przez SIAD dla każdej rejestracji SIAD służy do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, pochodzących ze zgłoszeńuzyskanych przez funkcjonariuszy CBA w toku wykonywania przez nich czynności, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy. 2. SIAD pełni funkcję elektronicznego zbioru ewidencyjnego, w którym przechowywane są dokumenty papierowe przetworzone na postać elektroniczną. 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. Nr 158, poz i Nr 218, poz. 1592, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056, z 2009 r. Nr 18, poz. 97, Nr 85, poz. 716, Nr 105, poz. 880 i Nr 157, poz oraz z 2010 r. Nr 151, poz. 1014, Nr 182, poz i Nr 238, poz Id: 83C371FE-C101-44F8-8CF7-17F38E05579B. Uchwalony Strona 1

2 3. SIAD prowadzi się w celu: 1) ewidencjonowania wpływających zgłoszeń; 2) monitorowania czynności podejmowanych w związku z rejestracją dokonanąw SIAD; 3) archiwizowania zarejestrowanych zgłoszeń. Szczegółowy tryb i zasady pracy w SIAD określają procedury stanowiące załącznik nr Rozdział II. Zakres sprawowania nadzoru 5. Administrator techniczny lub upoważniony przez niego funkcjonariusz CBA jest odpowiedzialny za wykonywanie czynności związanych z: 1) sporządzaniem kopii zapasowych; 2) usuwaniem awarii; 3) realizacją zgłoszeń serwisowych; 4) obsługą czynności związanych z nadawaniem, modyfikacją lub odebraniem uprawnień do SIAD. 6. Administrator merytoryczny lub upoważniony przez niego funkcjonariusz CBA jest odpowiedzialny za realizację czynności w zakresie opiniowania wniosku o nadanie, modyfikację lub odebranie uprawnień, udzielanie informacji, obsługę audytorską i rozbudowę słowników systemowych Administrator merytoryczny jest odpowiedzialny za weryfikowanie informacji pod względem ich przydatności do realizacji przez funkcjonariuszy CBA ich ustawowych zadań. 2. Informacje stanowiące dane osobowe podlegają okresowej weryfikacji, o której mowa w art. 22a ust. 8 ustawy. 3. Dane, o których mowa w ust. 2, uznane w wyniku weryfikacji za zbędne, są usuwane z SIAD przez administratora technicznego po otrzymaniu wniosku o usunięcie rejestracji. 4. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 2. Rozdział III. Tryb przydzielania uprawnień Uzyskanie, modyfikacja lub odebranie uprawnień do SIAD następuje na podstawie wniosku kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej CBA, o którym mowa w 10 ust. 2, określającego zakres wnioskowanych uprawnień. Wniosek podlega zaopiniowaniu przez administratora merytorycznego. 2. Wniosek niekompletny lub zawierający braki formalne zwraca się wnioskującemu kierownikowi komórki lub jednostki organizacyjnej CBA. 3. Administrator merytoryczny, w przypadku pozytywnego zaopiniowania wniosku, przedstawia go Szefowi CBA celem zatwierdzenia. 4. Zatwierdzone wnioski realizuje, ewidencjonuje i przechowuje administrator techniczny. Id: 83C371FE-C101-44F8-8CF7-17F38E05579B. Uchwalony Strona 2

3 9. 1. W przypadku zmiany komórki lub jednostki organizacyjnej CBA przez użytkownika,o którym mowa w 2 pkt 2 i 3, wymagane jest odebranie, a następnie ponowne nadanie uprawnień do SIAD. 2. W przypadku zwolnienia ze służby lub pracy w CBA, przed podpisaniem karty obiegowej wymagane jest odebranie uprawnień. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wniosek o odebranie uprawnień sporządza kierownik komórki lub jednostki organizacyjnej CBA, w której funkcjonariusz lub pracownik pełnił służbę lub pracował. Rozdział IV. Uprawnienia do SIAD Uprawnienia do SIAD nadaje się funkcjonariuszom i pracownikom CBA, dla których dostęp do SIAD jest uzasadniony charakterem wykonywanych przez nich czynności. 2. Prawo do korzystania z SIAD posiadają funkcjonariusze i pracownicy CBA na podstawie zatwierdzonego przez Szefa CBA wniosku kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej CBA, w której pełnią oni służbę lub pracują. 3. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr W SIAD rozróżnia się następujące rodzaje uprawnień: 1) sprawdzanie dokonywanie odczytu z SIAD; 2) typowanie wyszukiwanie informacji o parametrach odpowiadających określonym kryteriom selekcyjnym; 3) rejestracja wprowadzanie nowego rekordu do SIAD posiadającego przyznany przez system unikalny numer id; 4) modyfikacja informacji dokonywanie zmiany w treści istniejącej w SIAD informacji; 5) skanowanie wprowadzanie do SIAD przetworzonych na postać elektroniczną dokumentów papierowych; 6) archiwizowanie przypisywanie numeru archiwalnego; 7) usuwanie niszczenie lub deformacja informacji w sposób uniemożliwiający dalsze korzystanie z nich. 2. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 3-6, mogą być przyznane wyłącznie użytkownikowi zaawansowanemu. 3. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 1-2, mogą być przyznane użytkownikowi oraz użytkownikowi zaawansowanemu. 4. Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 7, może być przyznane wyłącznie administratorowi technicznemu. Rozdział V. Zasady i tryb korzystania z SIAD Każde zgłoszenie jest rejestrowane w SIAD tylko raz. 2. Zgłoszenie, którego źródłem jest rozmowa telefoniczna lub spotkanie, rejestruje się na podstawie notatki służbowej. 3. Przed rejestracją należy dokonać sprawdzenia, czy informacja nie znajduje się jużw SIAD. Id: 83C371FE-C101-44F8-8CF7-17F38E05579B. Uchwalony Strona 3

4 W celu udokumentowania dalszego wykorzystania rejestracji w związku z czynnościami, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy, dokonuje się modyfikacji rejestracji. 2. Uprawnienie do dokonywania modyfikacji rejestracji, w zależności od poziomu przyznanego uprawnienia, obejmuje modyfikację: 1) w zakresie własnej rejestracji; 2) dokonaną przez inną komórkę lub jednostkę organizacyjną CBA. 3. Komórka lub jednostka organizacyjna CBA, która podjęła sprawę na podstawie wpisu do SIAD, albo prowadzi sprawę, co do której dokonano rejestracji, dokonuje jej modyfikacji o ile jest to uzasadnione prowadzonymi czynnościami. 4. Dyrektor Biura Kadr i Szkolenia CBA, w przypadku stwierdzeniarejestracji w SIAD osoby, wobec której uruchomiono procedurę przyjęcia do służby lub pracy w CBA, występuje do administratora technicznego za pośrednictwem administratora merytorycznego o dokonanie modyfikacji rejestracji. 14. Archiwizowania rejestracji dokonuje funkcjonariusz komórki organizacyjnej Departamentu Analiz CBA właściwej w sprawach archiwum. 15. Usunięcia rejestracji z SIAD dokonuje administrator techniczny na pisemny, uzasadniony wniosek kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej CBA, po uzyskaniu pozytywnej rekomendacji administratora merytorycznego. Rozdział VI. Przepisy końcowe 16. Traci moc zarządzenie nr 16/09 z dnia17 listopada 2009 r. w sprawie zasad prowadzenia Systemu Skanowania, Indeksowaniai Archiwizacji Dokumentów Centralnego Biura Antykorupcyjnego (Dz. Urz. CBA z 2010 r. Nr 1, poz. 11, Nr 1, poz. 19 i Nr 2, poz. 71). Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 17. Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego Paweł Wojtunik Id: 83C371FE-C101-44F8-8CF7-17F38E05579B. Uchwalony Strona 4

5 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 2/11 Zalacznik1.pdf Procedury zarządzania Systemem Skanowania, Indeksowania i Archiwizacji Dokumentów SIAD Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 2/11 Zalacznik2.pdf Wniosek o usunięcie rejestracji Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 2/11 Zalacznik3.pdf Wniosek o nadanie/modyfikację/odebranie* uprawnień do korzystania z zasobu informacyjnego SIAD Id: 83C371FE-C101-44F8-8CF7-17F38E05579B. Uchwalony Strona 5