Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM WARSZAWSKIEGO OKRĘGU WOJSKOWEGO. 1. Sprawy ogólne

Transkrypt

1 Jan Zbieć Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM WARSZAWSKIEGO OKRĘGU WOJSKOWEGO 1. Sprawy ogólne W dzisiejszych czasach archiwum spełnia ważną funkcję, jako instytucja powołana do zabezpieczania, gromadzenia, porządkowania, konserwacji i udostępniania materiałów źródłowych występujących pod różnymi postaciami. Różnorodność określeń archiwaliów związana jest z postępem technicznym, który wpływa też na zmiany w ciągle kształtującym się i narastającym zasobie archiwalnym. Rozwój biurowości, techniki, ulepszanie metod pracy wszystko to ma swój wpływ na powstawanie różnych form materiałów archiwalnych. Unowocześnienia w biurowości prowadzą nie tylko do jej usprawnienia, lecz powodują, że akt lub dokument, który dawniej występował tylko w oryginale dzisiaj może być powielony w dowolnej ilości; staje się więc powtarzalnym i powoduje wzrost zasobu archiwalnego. Rozwój sieci administracji wpłynął na rozbudowę aparatu biurowego i na rejestrowanie szeregu czynności urzędowych, co znalazło swoje odbicie w wytwarzanych aktach 1. 1 Sprawy związane z ustawicznym wzrostem produkcji aktowej szerzej omawiają: Z. K r u p s k a i M. T a r a k a n o w s k a, Problem kształtowania narastającego zasobu aktowego w Polsce Ludowej, Archeion nr 56, 1971, s Ponadto: B. K r o l l, Uwagi w sprawie rozmiarów narastającego zasobu archiwalnego i ich wpływu na perspektywy działalności archiwów, Archeion nr 57, 1972, s

2 Nagromadzone archiwalia odzwierciedlają rozwój życia politycznego, gospodarczego, kulturalnego, oświaty, nauki, zdrowia i urządzeń socjalnych. Z powyższego wynika, że w archiwach znajdują się cenne źródła wiedzy, które mogą być wykorzystane przez historyka do prac naukowych. Archiwalia służą też osobom prywatnym, które mogą uzyskać dla swych własnych celów odpisy lub fotokopie dokumentów, ułatwiające im załatwienie wielu spraw osobistych. 2. Powstanie archiwum Po drugiej wojnie światowej, w październiku 1947 roku ukazał się rozkaz Ministerstwa Obrony Narodowej 2, powołujący przy dowództwach okręgów wojskowych 3 archiwa, których zadaniem miało być gromadzenie akt dotyczących odrodzonego Wojska Polskiego. Pierwsze zapisy w rejestrach dokonywano już w czerwcu 1947 roku, jeszcze przed wydaniem rozkazu. Większą ilość materiałów archiwalnych zaczęto gromadzić dopiero w roku 1949 i odtąd też datuje się właściwa działalność Archiwum Warszawskiego Okręgu Wojskowego. W historii istnienia placówki można wyróżnić trzy okresy, charakteryzujące się zasadniczymi zmianami, które zadecydowały o jej rozwoju i działalności. * Pierwszy okres ( ) rozpoczyna się od zabezpieczenia w kancelariach jednostek akt rozproszonych, niejednokrotnie w kilku komórkach organizacyjnych. Następnie odbywało się kompletowanie odnalezionych akt, układanie w teczki, zabezpieczanie i segregowanie. Czynności te wymagały dużego nakładu pracy, poświęcenia i umiejętności ze strony pierwszych pracowników, którzy nie mieli wówczas odpowiedniego przygotowania fachowego. Brak było również 2 Rozkaz organizacyjny nr 0218/org. z dnia roku. CAW, Prot. 1101/65, t Dowództwa okręgów wojskowych powołano rozkazem organizacyjnym nr 023/org, NDWP z dnia roku. Por.: Organizacja i działania bojowe ludowego Wojska Polskiego w latach , t. 1. Warszawa 1958, s. 331.

3 szczegółowych wytycznych odnośnie postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi, gdyż pierwsze instrukcje regulujące tok postępowania przy brakowaniu akt z 1948 roku nie precyzowały dokładnie zasad przyjmowania oraz selekcji. W tej sytuacji pracownicy musieli wykazać dużo własnej inicjatywy, poświęcając niekiedy swój czas pozasłużbowy na pracę w terenie i w archiwum. Pierwsze pomieszczenia wydzielone w Cytadeli, posiadały niewielki metraż i nie były przystosowane całkowicie na magazyny archiwalne. Trudności lokalowe spowodowały, że akta rozmieszczano zupełnie bez planu i porządku. Zespoły były wymieszane, a nie mieszczące się na półkach akta układano bezpośrednio na cementowych podłogach. Magazyny nie były wietrzone; występowały trudności w zakresie sprzątania akta pokrywała warstwa kurzu 4. W okresie tym przyjęto i ułożono na regałach około 111 tys. jednostek archiwalnych. Nie dokonywano jednak selekcji akt. Zgromadzone materiały archiwalne zostały uporządkowane dopiero po ukazaniu się zarządzenie szefa Sztabu Warszawskiego Okręgu Wojskowego z dnia 15 lipca 1953 roku. W pracach tych brała udział komisja składająca się z czterech oficerów. Komisja przeprowadziła kontrolę i zaleciła dokonanie selekcji zasobu aktowego. Czynność ta została wykonana w okresie od 20 sierpnia 1953 roku do końca marca 1954 roku. Wówczas to wydzielono do zniszczenia 16 tys. teczek akt, jako oczywistą makulaturę. Równocześnie przygotowano do przekazania do Centralnego Archiwum Wojskowego około 36 tys. jednostek archiwalnych. W czasie działalności komisji zostało ujawnionych wiele niedociągnięć w prowadzeniu ewidencji i magazynowaniu zgromadzonych akt. Było to związane z brakiem odpowiednich przepisów 5 oraz zbyt szczupłą obsadą etatową (kierownik archiwum, oficer i jeden podoficer). 4 Stwierdzić należy, że podobne kłopoty związane z początkowym okresem gromadzenia archiwaliów występowały również w archiwach innych okręgów. Piszą o tym: E. Z a b ł o c k i, Dwadzieścia lat Archiwum Śląskiego Okręgu Wojskowego, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 2, 1970, s ; Z. G o ł ę b i o w s k i, Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego w latach , Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, 1971, s Pierwsze instrukcje opracowane dla wojskowej służby archiwalnej nie regulowały wszystkich spraw związanych z gromadzeniem, zabezpieczaniem i selekcją akt. Problem ten szerzej omawiają: H. F a b i j a ń s k i, Kształtowanie narastającego zasobu aktowego i selekcja materiału archiwalnego LWP w świetle założeń i praktyki. Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej. Warszawa 1967, s ; J. M a l c z e w s k i, Selekcja akt w archiwach wojskowych, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 4, 1972, s

4 W latach w Wojsku Polskim nastąpiła reorganizacja okręgów i jednostek, co miało duży wpływ na całokształt pracy, a szczególnie na przyjmowanie i kompletowanie akt z jednostek, które uległy rozformowaniu lub przeformowaniu. Napływ dużej ilości dokumentacji w krótkim okresie czasu do szczupłych pomieszczeń magazynowych przyczynił się do powstania jeszcze większych niedociągnięć w pracy. * Drugi okres istnienia Archiwum WOW zaczyna się od roku Był to rok przełomowy w działalności placówki. Wówczas to, przy aktywnej pomocy komisji, zlikwidowano zaległości w zakresie prowadzenia ewidencji i magazynowania akt. Z olbrzymiej masy zgromadzonych archiwaliów wydzielona została oczywista makulatura. Odpowiednio zabezpieczono też akta kategorii A. W tym okresie. dużą pomoc okazali pracownicy CAW; przy współudziale oficerów z dowództwa WOW przeprowadzili oni kontrolę w kancelariach jednostek, zabezpieczając przed samowolnym niszczeniem cenne materiały z okresu wojny. Potrzeba jak najszybszego odciążenia kancelarii jednostek z dużej ilości posiadanych akt spowodowała konieczność przydzielenia na przełomie lat większych pomieszczeń, z przeznaczeniem na magazyny. Archiwum otrzymało wówczas budynek przy ul. Skierniewickiej, zajmowany poprzednio przez Polski Czerwony Krzyż. W pomieszczeniach tych przeprowadzono remont, lecz nie założono centralnego ogrzewania i urządzeń sanitarnych. Pomieszczenia biurowe nie zapewniały należytych warunków pracy, szczególnie w okresie zimowym. Magazyny zostały wyposażone w drewniane regały w ilości wystarczającej na akta już zgromadzone, lecz nie przewidziano odpowiedniej rezerwy na przyjęcie nowych. Stan ten wpłynął ujemnie na kontynuację rozpoczętych prac archiwalnych. Nadal wykonywano czynności związane z porządkowaniem akt. Zespoły archiwalne odpowiednio rozmieszczono w poszczególnych salach magazynowych. Jednak brak było rozeznania odnośnie zasobu aktowego w kancelariach jednostek, co w niedługim czasie spowodowało ponowne rozbicie zespołów.

5 Lata zapisały się w dziejach archiwum jako okres wytężonej pracy w przyjmowaniu materiałów archiwalnych z jednostek rozformowanych i przeformowanych, jak również w przygotowaniu i przekazaniu akt do Centralnego Archiwum Wojskowego. Duży napływ akt powodował konieczność przeprowadzenia selekcji w celu uzyskania wolnego miejsca na przyjmowanie dalszych materiałów. Odciążanie kancelarii z akt było pilną potrzebą, ponieważ wiele jednostek wojskowych ulegało likwidacji, a istniejące posiadały olbrzymią ilość zbędnej dla nich dokumentacji. Tak więc w latach przyjęto 368 tys. jednostek archiwalnych, natomiast wydzielono do zniszczenia 180 tys. Cyfry te świadczą o wielkiej pracy jaką musiał wykonać personel, żeby w tak niewielkich pomieszczeniach ulokować przyjęte materiały. * Od roku 1968 datuje się w działalności archiwum trzeci okres. Plany urbanistyczne rozbudowy dzielnicy Wola zmusiły do ponownej przeprowadzki zgromadzonych, w okresie dwudziestu lat, zespołów archiwalnych. Nowe pomieszczenia zostały przydzielone w zaadaptowanych Fortach im. Traugutta. Początkowo wyglądało to bardzo korzystnie z uwagi na dużą powierzchnię magazynową, centralne ogrzewanie, jak również dzięki częściowemu wyposażeniu w nowe regały metalowe. Okres przeprowadzki trwał około roku, natomiast samo właściwe porządkowanie odbywało się jeszcze przez dwa lata. Akta zostały ułożone na regałach systemem pionowym, z zachowaniem odpowiedniej rezerwy na przyjęcie z jednostek i instytucji dalszej produkcji kancelaryjnej. Okres ten wymagał wytężonej pracy od całego personelu. Podczas przeprowadzki nie wstrzymano załatwiania kwerend i zgłaszających się interesantów oraz wypożyczania i udostępniania akt. Od września 1971 roku pracownicy archiwum przystąpili zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi do kontroli akt (scontrum). Wówczas to ujawniono i zlikwidowano wiele niedociągnięć nagromadzonych od roku Równocześnie trzeba było przyjąć 70 tys. jednostek archiwalnych. W ramach selekcji wydzielono 24 tyś. jednostek archiwalnych jako oczywistą makulaturę.

6 3. Zasób aktowy, konserwacja i selekcja W okresie istnienia archiwum przyjęto ogółem 549 tys. jednostek archiwalnych. Z ogólnego zasobu przekazano w poprzednich latach do Centralnego Archiwum Wojskowego i Biura Historycznego około 55 tys. teczek akt. Były to archiwalia głównie kategorii A związane z wojną oraz kategorii B z długim okresem przechowywania z okresu późniejszego. W ramach selekcji pracownicy wydzielili ogółem 236 tys. teczek akt oczywistej makulatury. Obecny stan zasobu Archiwum Warszawskiego Okręgu Wojskowego kształtuje się w granicach 260 tys. jednostek archiwalnych. Zgromadzone materiały to akta przekazane przez jednostki i instytucje wojskowe; dotyczą one zagadnień organizacyjnych, szkolenia bojowego i politycznego, pracy partyjno-politycznej, funkcjonowania szkół wojskowych i placówek naukowych, szpitali, służby kwatermistrzowskiej i sprawiedliwości. Najbardziej wartościowe akta pochodzą z tych jednostek i instytucji, które uległy likwidacji; te zespoły uważa się za zamknięte. * Zgromadzony zasób aktowy wymaga stałej i troskliwej konserwacji, ponieważ papier nie jest zbyt trwały, a warunki, w których jest przechowywany sprzyjają niszczeniu, z uwagi na szczególnie duże nawilgocenie. Akta z miejsc zagrożonych przenosi się do innych pomieszczeń; magazyny są wietrzone, akta odkurza się. Jak na razie są to jedyne czynności związane z częściowym zabezpieczaniem archiwaliów 6. Szczególną opieką otacza się materiały kategorii A, a wśród nich kroniki, rozkazy dzienne, akta dotyczące szkolenia bojowego i politycznego. Właśnie te 6 Podstawowe formy zabezpieczania archiwaliów omawia M. H u s a r s k a, Aktualne problemy konserwacji zbiorów archiwalnych, Archeion nr 56, 1971, s Por. także: L. L e w a n d o w i c z, Zabezpieczanie materiałów archiwalnych w świetle praktyki Centralnego Archiwum Wojskowego, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 5, 1973, s

7 archiwalia znajdują się w centrum zainteresowania badaczy; mówią one o najważniejszych problemach życia wojska. Ważnym problemem staje się w archiwum sprawa selekcji akt, a to ze względu na znajdującą się jeszcze sporą ilość przedawnionych materiałów, zalegających zbędnie na regałach. Wydzielenie ich do zniszczenia wymaga sumiennej i skrupulatnej pracy komisji, ponieważ w teczkach spraw są dokumenty o różnym okresie przechowywania i wartości. Na przestrzeni wielu lat komisje przeprowadzające selekcje szukały różnych sposobów unowocześnienia brakowania, które, niestety, nie zawsze przebiega najlepiej. W każdym wypadku chodzi o to, aby w czasie wykonywania tych czynności zabezpieczyć przed nierozważnym zniszczeniem materiały o wartości historycznej. 4. Udostępnianie, wypożyczanie akt i załatwianie kwerend Do działalności archiwum należy także udostępnianie i wypożyczanie akt oraz załatwianie kwerend poświadczeniowych. Są to czynności, które wymagają dużych kwalifikacji i praktyki zawodowej personelu, gdyż od sumienności i dokładności archiwistów zależy bardzo wiele. Na przestrzeni minionych lat kształtowało to się różnie, w zależności od potrzeb społecznych i służbowych. Wraz ze wzrostem zasobu aktowego obserwuje się też zainteresowanie archiwaliami wojskowymi. Ogółem w minionych latach z magazynów wydano korzystającym ponad 40 tys. jednostek archiwalnych. Archiwum odwiedzają głównie osoby zajmujące się opracowywaniem kronik jednostek. Korzystają więc z rozkazów, sprawozdań, meldunków, źródeł dotyczących spraw ewidencyjno-etatowych oraz materiałów obrazujących działalność polityczno-wychowawczą wojska. Archiwum odwiedzają też słuchacze uczelni wojskowych i cywilnych podejmujący problemy szkoleniowe, organizacyjne i polityczne. Wśród tej grupy osób przeważają zainteresowania archiwaliami obrazującymi udział Wojska Polskiego w utrwalaniu władzy ludowej

8 * Zgodnie z odpowiednimi zarządzeniami placówka nasza wypożycza akta innym instytucjom na zewnątrz. Korzystają z tego przede wszystkim instytucje prowadzące kontrole i dochodzenia oraz organa sprawiedliwości. W tym wypadku chodzi głównie o dużą grupę materiału archiwalnego typu gospodarczoadministracyjnego i finansowego. W okresie swego istnienia Archiwum Warszawskiego Okręgu Wojskowego wypożyczyło na zewnątrz ponad 6 tyś. jednostek archiwalnych. * Ważnym odcinkiem działalności archiwum jest załatwianie spraw osobowych. Z roku na rok rośnie liczba podań, dotyczących ustalenia przebiegu służby wojskowej. Sprawa dotyczy zarówno wojskowych jak i pracowników cywilnych. Poświadczenia z archiwów wojskowych potrzebne są przy załatwianiu spraw emerytalnych, przyjmowaniu do związków kombatanckich itp. Niejednokrotnie chodzi nie tylko o tych, którzy bezpośrednio służyli w wojsku, ale też członków ich rodzin. Archiwum wydaje więc zaświadczenia o przebiegu służby i pracy, wyciągi z akt, odpisy, fotokopie świadectw lekarskich itp. Ogółem załatwiono do roku 1973 około 14 tys. kwerend osobowych. 5. Sprawy personalne Stan archiwum i jego prawidłowe funkcjonowanie zależy obok sytuacji lokalowej również od obsady personalnej. Pierwsi pracownicy nie posiadali żadnego przygotowania fachowego, gdyż w okresie początkowym brak było możliwości dokształcania. Instytucja nie dysponowała również etatami dla osób o pełnych kwalifikacjach zawodowych. Kierownicy archiwum starali się wykonywać swoje obowiązki jak najlepiej. Od ich sumienności zależało wiele, ponieważ oni to

9 bezpośrednio sprawowali pieczę nad zgromadzonym zasobem archiwalnym. Lata nie były szczęśliwe dla archiwum w zakresie spraw etatowych. Dokonywane wówczas częste zmiany kierowników miały swój wpływ na ogólną sytuację stanu placówki. Zmiany te były uzależnione nie tylko od przydatności zawodowej na stanowisku kierownika archiwum, ale wypływały również z braku zainteresowania wykonywaną pracą. Mimo to, każdy kierownik, każdy pracownik wniósł wkład w podniesienie stanu archiwum, wykonywując swój zawód niejednokrotnie w trudnych i ciężkich warunkach. Tym pierwszym pracownikom zawdzięczamy to, że wiele cennych archiwaliów zachowało się do dziś. Obecnie dla każdego pracownika jest rzeczą oczywistą, że aby dobrze i wydajnie pracować w archiwum należy posiadać, oprócz wiedzy fachowej, przede wszystkim, długoletnią praktykę. 6. Współpraca z jednostkami wojskowymi Działalność archiwum nie ogranicza się tylko do pracy bieżącej na miejscu. Prowadzone są również kontrole w jednostkach, udziela się kierownikom kancelarii konsultacji oraz porad w zakresie fachowego przygotowania akt. Od tego w dużym stopniu zależy należyte kompletowanie i zabezpieczenie archiwaliów. Przed przyjmowaniem akt z jednostek i instytucji organizowane są kontrole w terenie, odprawy szkoleniowe w garnizonach (przeciętnie pięć razy w roku), w trakcie których uczestnicy mają możliwość zapoznania się z podstawowymi zagadnieniami związanymi z należytym przygotowaniem akt do przekazania oraz wydzielaniem przeterminowanych materiałów typu gospodarczego (kategorii B 10 i C ). W czasie przeprowadzania kontroli sprawdza się postępowanie z dokumentacją aktową o wartości trwałej. Chodzi o to, aby nie dopuścić do samowolnego niszczenia akt przez kierowników kancelarii wbrew obowiązującym w tym zakresie przepisom 7. Ostatnio zwiększono ilość kontroli niektórych kancelarii, 7 Sprawy te reguluje specjalna instrukcja o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, która ukazała się w roku Por. też: J. M a l c z e w s k i, op. cit., s

10 mając na uwadze dobro służby archiwalnej i potrzebę wydobycia z ogromnej produkcji aktowej najbardziej wartościowych materiałów. Oprócz przeprowadzania wyrywkowych kontroli w jednostkach, kierownik archiwum bierze także czynny udział w grupowych szkoleniach organizowanych co roku przez Dowództwo Warszawskiego Okręgu Wojskowego dla kierowników kancelarii. W ramach realizacji programu szkolenia na każdym kursie trzy godziny poświęca się na omówienie zagadnień z archiwistyki. W ten właśnie sposób rozwiązuje się wiele istotnych spraw związanych z metodą kompletowania i zabezpieczania oraz selekcją akt i przygotowaniem ich do przekazania do archiwum. Odpowiednią ilość godzin przeznacza się również na omówienie normatywów, regulujących postępowanie z wojskowymi materiałami archiwalnymi. W przyszłości współpraca między archiwum a kancelariami jednostek powinna ulec jeszcze większemu pogłębieniu, gdyż technika szkoleniowa wojska oraz praca biurowa stale się rozwijają. Wszystko to wpływa też na zmiany w narastającej dokumentacji aktowej. już w niedalekiej przyszłości placówki archiwalne staną przed problemem przyjmowania nieznanej dotychczas dokumentacji, będącej produktem różnych urządzeń elektronicznych. Fakt ten powinien rzutować również na formy współpracy archiwum z jednostkami wojskowymi. 7. Zakończenie Podsumowując miniony okres działalności archiwum Warszawskiego Okręgu Wojskowego należy stwierdzić, że zrobiono już bardzo dużo. Jednak dorobek następnych lat powinien poważnie przekroczyć dotychczasowe osiągnięcia. Udoskonalanie i ulepszanie metod pracy ściśle wiąże się ze współpracą poszczególnych archiwów; od tego zależy niejednokrotnie sposób załatwiania wielu spraw. Szczególnie ważnym elementem dalszego rozwoju funkcjonalności archiwum staje się potrzeba scalania zespołów aktowych, które rozbite zostały w poprzednich latach w wyniku przeobrażeń strukturalnych okręgów wojskowych. Najbardziej dotyczy to materiałów kategorii B o dłuższym okresie przechowywania, a więc akt,

11 które nie podlegają przekazaniu do Centralnego Archiwum Wojskowego; są one pomocne szczególnie przy załatwianiu kwerend osobowych. Tak więc scalanie zespołów oraz wymiana pogłębionej informacji o posiadanych materiałach pomiędzy archiwami terenowymi może usprawnić pracę i skrócić okres oczekiwania petenta na odpowiedź. Nasuwają się także uwagi co do formy kompletowania dokumentów medycznych. Szycie teczek z tymi materiałami staje się niecelowe; powoduje trudności przy sporządzaniu fotokopii, odpisów czy przesyłaniu tylko jednej historii choroby na żądanie organów ścigania, sprawiedliwości i służby zdrowia. Problem ten można rozwiązać przyjmując jako zasadę, kompletowanie dokumentacji w teczkach w taki sposób, aby w każdej chwili historie chorób były dostępne pojedynczo. Pozostaje jeszcze wiele do zrobienia w zakresie prac porządkowych. Lata przyszłe wymagać będą szczególnie wytężonej działalności. W kancelariach jednostek wojskowych powstają nowe rodzaje dokumentacji. Po okresie przechowywania źródła te znajdą się w magazynach archiwalnych, gdzie zostaną poddane odpowiedniej selekcji. Czynności te nie należą do łatwych i zmuszają kolektyw pracowników do szczególnie dużego wysiłku. Z ogromnej masy przekazów trzeba będzie wydobyć te o największej wartości, aby z biegiem czasu mogły się znaleźć w Centralnym Archiwum Wojskowym, jako akta kategorii A. Archiwum Warszawskiego Okręgu Wojskowego musi też nadal poświęcać wiele uwagi sprawom lokalowym. Chodzi głównie o stworzenie najodpowiedniejszych warunków pracy. Chociaż pomieszczenia magazynowe są dość przestronne, to jednak istnieje konieczność ulepszenia w nich klimatyzacji. Ponadto w latach najbliższych kontynuowane będą prace związane z dalszym wyposażeniem magazynów w regały metalowe.