Podręcznik UŜytkownika Oprogramowanie Integra 7

Transkrypt

1 Podręcznik UŜytkownika Oprogramowanie Integra 7 1 Spis treści 1 SPIS TREŚCI INTEGRA 7, INFORMACJE OGÓLNE PRZEZNACZENIE SYSTEMU BUDOWA SYSTEMU INSTALACJA INSTALACJA AUTOMATYCZNA (PEŁNA WERSJA) INSTALACJA ZAAWANSOWANA PROCES INSTALACJI PLIKÓW PROGRAMU AKTUALIZACJA. ODINSTALOWANIE PROGRAMU URUCHOMIENIE PROGRAMU ODBLOKOWANIE PROGRAMU LOGOWANIE DO PROGRAMU PORUSZANIE SIĘ W SYSTEMIE INTEGRA OPIS GŁÓWNEGO OKNA PROGRAMU OPIS MENU GŁÓWNEGO PROGRAMU FILTROWANIE WYSZUKIWANIE DANYCH KONFIGURACJA PROGRAMU KREATOR PIERWSZEGO URUCHOMIENIA PARAMETRY PROGRAMU EDYCJA DANYCH FIRMY KONFIGURACJA SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH ARCHIWIZACJA DANYCH KONFIGURACJA DRUKARKI FISKALNEJ ZMIANA BAZY DANYCH KONFIGURACJA PARAMETRÓW SPRZĘTOWYCH DODAWANIE UśYTKOWNIKÓW I MODYFIKACJA UPRAWNIEŃ KONFIGURACJA MAGAZYNÓW KONFIGURACJA REJESTRÓW SPRZEDAśY KONFIGURACJA MODUŁU KASA KONFIGURACJA PUNKTÓW SPRZEDAśY KONFIGURACJA PARAMETRÓW FINANSOWYCH KARTOTEKI SYSTEMU INTEGRA Instrukcja Integra 7 cz.1- ver Beta [ ] / Copyright by Integra Software

2 7.1 KONTRAHENCI POJAZDY SPRZĘTY TOWARY USŁUGI KONFIGURACJA KARTOTEK PROGRAMU GRUPOWA ZMIANA PARAMETRÓW KARTOTEK EKSPORT KARTOTEK I LISTY ZLECEŃ PRACA Z PROGRAMEM OBSŁUGA SERWISU POJAZDÓW TERMINARZ PLANOWANIE PRACY SERWISU WYSTAWIANIE ZLECEŃ KOSZTORYSY NAPRAW OBSŁUGA SERWISU SPRZĘTU TERMINARZ PLANOWANIE PRACY SERWISU WYSTAWIANIE ZLECEŃ OBSŁUGA SPRZEDAśY I MAGAZYNU WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW SPRZEDAśY WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW KASOWYCH RAPORTY I REJESTRY RAPORTY SERWISOWE RAPORT ZAKUPU RAPORTY SPRZEDAśY REJESTRY DOKUMENTÓW RAPORTY MAGAZYNOWE RAPORTY KASOWE MODUŁ USZKODZEŃ POJAZDU INTERFEJS SYSTEMÓW SERWISOWYCH KONFIGURACJA DOT. PROGRAMÓW ZEWNĘTRZNYCH WSPÓŁPRACA Z SYSTEMAMI SERWISOWYMI WSPÓŁPRACA Z KATALOGAMI CZĘŚCI INTERFEJS SYSTEMÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH EKSPORT DOKUMENTÓW IMPORT DOKUMENTÓW HOMEBANKING INTERFEJS SYSTEMÓW BANKOWYCH EKSPORT DOKUMENTÓW Z SYSTEMÓW BANKOWYCH IMPORT OPERACJI BANKOWYCH DO SYSTEMU INTEGRA

3 14 MODUŁ CRM / ZADANIA KONFIGURACJA USTAWIEŃ CRM PRZYPOMNIENIA / ZADANIA W MODULE CRM / ZADANIA PRZYPOMNIENIA O OKRESOWYCH CZYNNOŚCIACH SERWISOWYCH PRZYPOMNIENIA W TERMINARZU MODUŁ SMS KONFIGURACJA KARTY KONTRAHENTA DEFINIOWANIE SZABLONÓW SMS WYSYŁANIE WIADOMOŚCI SMS Z TERMINARZA WYSYŁANIE WIADOMOŚCI SMS Z MODUŁU SERWIS WYSYŁANIE WIADOMOŚCI SMS Z MODUŁU CRM WYSYŁANIE WIADOMOŚCI SMS Z MODUŁU FINANSE GRUPOWE WYSYŁANIE WIADOMOŚCI MODUŁ FINANSE WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (TOWARY NA MAGAZYN) WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (KOSZTY FIRMY) WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU KORYGUJĄCEJ (FZK) DOKUMENTY KASOWE (DOSTĘPNE W MODULE FINANSE) PRZECHOWALNIA OPON PRZYJĘCIE OPON DO PRZECHOWALNI RAPORTY DYNAMICZNE TWORZENIE RAPORTÓW DYNAMICZNYCH

4 Od autorów Dziękujemy za podjęcie decyzji o wyborze naszego oprogramowania. Mamy nadzieję, Ŝe program Integra 7 pozwoli sprawniej, wygodniej i w sposób bardziej ekonomiczny prowadzić działalność Państwa firmy, oraz Ŝe wpłynie on na wzrost rentowności i efektywności Państwa działań. Integra 7 został zaprojektowany przez zespół osób od lat związanych z branŝą motoryzacyjną, dzięki czemu jego funkcje odpowiadają faktycznym oczekiwaniom rynku. Ergonomia i łatwość obsługi były jednymi z podstawowych załoŝeń podczas procesu jego tworzenia. Gorąco zachęcamy do przeczytania niniejszej instrukcji obsługi. Została ona napisana, aby ułatwić Państwu rozpoczęcie pracy z programem oraz pomóc w wykorzystywaniu bardziej złoŝonych funkcji. DołoŜyliśmy wszelkich starań, aby informacje zawarte w tej publikacji przedstawione były w sposób przejrzysty i czytelny oraz przyczyniały się do coraz lepszego poznania funkcjonalności oprogramowania. UŜytkowanie systemu Integra 7 pozwoli Państwu usprawnić i przyspieszyć czynności związane zarówno z codzienną obsługą klienta jak i funkcjonowaniem całej firmy oraz przyczyni się do odniesienia kolejnych sukcesów. Jednocześnie zachęcamy do korzystania z zasobów witryny internetowej firmy Integra Software ( gdzie są publikowane dodatkowe opisy, narzędzia, filmy instruktaŝowe i inne przydatne materiały, dzięki którym moŝna jeszcze lepiej poznać i wykorzystać oprogramowanie Integra 7. Uwaga: Mimo, iŝ zespół redakcyjny firmy Integra dołoŝył wszelkich starań, aby informacje zawarte w instrukcji odpowiadały funkcjom programu, ze względu na stały i dynamiczny rozwój oferowanych systemów niniejsza instrukcja moŝe zawierać w niektórych obszarach treść niezgodną z najnowszą wersją oprogramowania. Dostępność poszczególnych modułów czy funkcji programu jest uzaleŝniona od zakupionej licencji. Zespół Redakcyjny Integra 7. Koszalin, 06 sierpnia

5 2 Integra 7, informacje ogólne 2.1 Przeznaczenie systemu Wykorzystując doświadczenie w branŝy motoryzacyjnej oraz osiągnięcia na polu kreowania rozwiązań informatycznych dla sektora auto-moto, stworzyliśmy kompletny system wspomagający funkcjonowanie przedsiębiorstw prowadzących działalność w tym sektorze oraz w sektorze technicznym. Integra 7 moŝe znaleźć zastosowanie praktycznie w kaŝdej firmie będącej podmiotem o profilu motoryzacyjnym czy technicznym. Dotyczy to zarówno małych sklepów czy warsztatów wyposaŝonych w jedno stanowisko do obsługi klientów, jak i duŝych kompleksów o złoŝonej strukturze organizacyjnej i kadrowej oraz mocno rozwiniętej infrastrukturze informatycznej. Dzięki wykorzystaniu najnowszych rozwiązań programistycznych, technologii.net oraz serwerów SQL firmy Microsoft stworzyliśmy program mocno zintegrowany ze środowiskiem MS Windows. Dzięki temu jest on łatwy w obsłudze; charakteryzuje się przyjaznym interfejsem uŝytkownika obsługiwanym w sposób intuicyjny, a co za tym idzie nie wymaga czasochłonnych szkoleń pracowników. Takie ukształtowanie programu pozwala na zwiększenie wydajności pracy, przyspieszenie często wykonywanych czynności i w efekcie podniesienie jakości świadczonych przez firmę usług. WiąŜe się z tym budowanie dobrej opinii i wizerunku przedsiębiorstwa i w efekcie zwiększenie satysfakcji klienta. Poszczególne programy serii Integra 7 są przeznaczone dla: - Integra Firma 7-sklepów oraz lokalnych dystrybutorów części i akcesoriów samochodowych - Integra Car 7 - serwisów pojazdów osobowych oraz dostawczych - Integra Truck 7 - serwisów pojazdów cięŝarowych, dostawczych i osobowych - Integra Serwis 7 - firm oferujących usługi serwisowe w branŝach technicznych, m.in. AGD, RTV, GSM, elektrotechniki motoryzacyjnej, elektronarzędzi, urządzeń diagnostycznych, linii produkcyjnych, sprzętu biurowego itp. Uwaga! Klienci nie posiadający w programie modułów serwisowych mogą pominąć opisy dotyczące serwisu. 2.2 Budowa systemu Integra 7 charakteryzuje się modułową budową i jest skonstruowany w taki sposób, Ŝe kaŝdy z elementów oprogramowania moŝe pracować niezaleŝnie od innych. KaŜdy moduł jest wydzielonym logicznie, samodzielnym programem w obrębie jednej aplikacji. Dzięki temu odbiorca systemu nie musi posiadać w programie elementów, które go nie dotyczą lub nie leŝą w kręgu jego zainteresowań. Moduły moŝna dowolnie łączyć zgodnie z zapotrzebowaniem na wymagane funkcje. Oczywiście kiedy chcemy wiernie odwzorować strukturę organizacyjną firmy moduły stają się zaleŝne od siebie i często te związki wymuszają instalację dodatkowych elementów środowiska. 5

6 System Integra 7 składa się z następujących modułów: Serwis pojazdów osobowych Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego naprawę pojazdu osobowego. Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a takŝe pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. Serwis pojazdów cięŝarowych Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego naprawę pojazdów cięŝarowych. Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a takŝe pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. Serwis podzespołów Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego serwis, naprawę czy regeneracje podzespołów (np. pomp Diesel, alternatorów, rozruszników, automatycznych skrzyń biegów). Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a takŝe pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. Serwis urządzeń Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego serwis, naprawę czy regeneracje urządzeń (np. urządzeń diagnostycznych, urządzeń pomiarowych, linii produkcyjnych). Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a takŝe pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. 6

7 Serwis sprzętu Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego serwis, naprawę czy regeneracje sprzętu (np. radioodtwarzaczy samochodowych, elektronarzędzi, elektroniki uŝytkowej AGD/RTV/GSM). Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a takŝe pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. Przechowalnia opon Moduł ten zawiera funkcje zapewniające sprawną obsługę serwisów opon. Karty przechowalni pozwalają prowadzić ewidencję w zakresie przyjmowania i wydawania opon klientów serwisu oraz mogą być powiązane ze zleceniami napraw dot. wymiany opon. Podczas przyjęcia opon, drukowana jest specjalna karta z potwierdzeniem przekazania opon do przechowalni. SprzedaŜ detaliczna Środowisko Integra 7 posiada równieŝ element umoŝliwiający prowadzenie sprzedaŝy towarów i usług. Moduł ten umoŝliwia wystawianie faktur, paragonów i rozliczeń wewnętrznych. W przypadku współpracy z modułami Magazyn i Kasa automatycznie generowane są dokumenty magazynowe i kasowe związane z procesem sprzedaŝy. Magazyn Sprawną i funkcjonalną gospodarkę magazynową realizuje moduł Magazyn. Pozwala on na przechowywanie w kartotece, danych dot. towarów oraz na generowanie dokumentów magazynowych. Dzięki niemu mamy pełną kontrolę nad kolejkowaniem wejść i wyjść towarów oraz posiadamy informację o ich stanach, lokalizacjach i cenach. Kasa Kasa jest modułem gwarantującym poprawną obsługę rozliczeń gotówkowych i bezgotówkowych z klientami. Pozwala na generowanie dokumentów KP i KW oraz ich odpowiedników w przypadku płatności przelewem bankowym. Rozliczanie zaliczek, raporty kasowe oraz moŝliwość powiązania dokumentów kasowych z dokumentami sprzedaŝy pozwala na pełną kontrolę finansów firmy. CRM/Zadania Przypominają o okresowych naprawach oraz o wymianie eksploatacyjnych części np., filtrów, oleju, płynu hamulcowego., świec, pasków, wycieraczek, opon itp. Przypomnienia są wyświetlane przy otwieraniu zleceń oraz na liście CRM, która umoŝliwia grupowe wysyłanie przypomnień do wielu klientów za pomocą wiadomości SMS. Funkcję powiadomień SMS moŝna równieŝ wykorzystać dla przekazania klientom innych waŝnych informacji np. o zakupie nowego sprzętu i rozszerzeniu działalności oraz akcjach typu "przegląd zimowy". Za pomocą tej funkcji moŝna teŝ informować klienta o zakończeniu naprawy. System równieŝ zawiera funkcje dot. przydzielania i kontroli realizacji zadań przez pracowników firmy. 7

8 Finanse Jest to moduł pozwalający na ewidencję zarówno zakupów na magazyn jak i kosztów firmy typu płace, media, telefony, środki BHP itp. Dokumenty typu KW, KP, BW, BP, KM oraz raporty kasowe, naleŝności i zobowiązań zapewniają kontrolę przepływu gotówki, a takŝe orientacyjnie ustalają dochody i podatek VAT. Moduł ten ściśle współpracuje z Interfejsem systemów F-K oraz modułem Home Banking. Raporty / Analizy Zaawansowane raporty i statystyki to część systemu najbardziej przydatna dla właścicieli firm i kierowników działów. Przy pomocy tego modułu osoby kontrolujące funkcjonowanie firmy mają moŝliwość oceny: rentowności działań, wyników finansowych, przerobu stanowisk serwisowych, wydajności pracowników. MoŜna równieŝ na podstawie określonych raportów analizować pod względem ilościowym i jakościowym obsługiwane przez serwis marki pojazdów. Dzięki temu budŝetowanie, uzgadnianie zakupów narzędzi, tworzenie asortymentu części oraz planowanie inwestycji staje się znacznie prostsze i skuteczniejsze. Moduł Raporty / Analizy oferuje równieŝ moŝliwość tworzenia róŝnego rodzaju wykresów oraz ich eksport, wraz z danymi źródłowymi, do programów zewnętrznych w celu poddania ich dalszej obróbce. MenadŜer Moduł MenadŜer jest swojego rodzaju centrum dowodzenia, przeznaczonym dla właścicieli firm i administratorów systemu. Z jego poziomu moŝliwy jest dostęp do wszystkich kartotek środowiska Integra 7. Przy wykorzystaniu tego modułu konfiguruje się program, ustawia parametry pracy i uprawnienia poszczególnych pracowników. Dzięki MenadŜerowi konfiguruje się równieŝ pracę z programami zewnętrznymi. Home Banking Moduł umoŝliwiający import operacji wygenerowanych w systemie bankowym (m.in. BOŚ, BPH Sezam, BZWBK, ING Bank Śląski, mbank, PKO BP Inteligo, PKO BP ipko, PekaoBIZNES24, Pekao24, Spółdzielcza Grupa Bankowa). Dzięki takiemu rozwiązaniu podczas importu w programie Integra 7 generowane są dokumenty kasowe, które automatycznie są podpinane do dokumentów zakupu/sprzedaŝy. W ten prosty i szybki sposób moŝna wykonać rozliczenie kasowe w/w dokumentów. Interfejs systemów F-K Moduł ten umoŝliwia eksport dokumentów sprzedaŝy, magazynowych, kasowych i zakupu do zewnętrznych systemów F-K. Dzięki takiemu rozwiązaniu czas potrzebny na wprowadzenie do systemu F-K dokumentów wygenerowanych w programie Integra 7 został ograniczony do minimum. Terminarz Terminarz pozwala lepszą organizację pracy serwisu. W module tym nie tylko istnieje moŝliwość zarezerwowania terminu, ale równieŝ określenia zakresu naprawy i wstępnych kosztów. Dzięki współpracy z modułem SMS moŝliwe jest wysyłanie do klientów krótkich wiadomości tekstowych z ustalonym terminem i zakresem naprawy. Moduł umoŝliwia kontrolę wykorzystania poszczególnych stanowisk serwisowych zarówno na dzień bieŝący jak równieŝ 8

9 na najbliŝszy tydzień. To wszystko sprawia, Ŝe funkcjonujące w serwisie stanowiska naprawcze mogą być optymalne wykorzystane. Interfejs systemów SKP Moduł ten pozwala na importowanie z systemu SKP do programu Integra 7 informacji o przeprowadzonym badaniu technicznym. UmoŜliwia to wystawienie w programie Integra 7 dokumentu sprzedaŝy za przeprowadzone badanie. Na podstawie zaimportowanych informacji generowane są równieŝ przypomnienia dotyczące daty następnego badania technicznego (w module CRM/Zadania). Gromadzone w ten sposób informacje moŝna w przyszłości wykorzystać w celu powiadomienia klientów o zbliŝającym się terminie wykonania kolejnego badania technicznego. Interfejs systemów serwisowych Moduł ten umoŝliwia komunikację programu Integra 7 z branŝowymi systemami serwisowymi. Pozwala wygodny i szybki dostęp do informacji zawartych w takich programach jak: WorkshopCD (Vivid), AutoData, ESI[tronic] (Bosch), AIS (AuDaCon), TecDoc. Baza pojazdów w systemie Integra 7 posiada specjalne identyfikatory, umoŝliwiające automatyczny wybór pojazdu w systemach serwisowych. Moduł uszkodzeń samochody osobowe Serwisy, warsztaty pojazdów osobowych i dostawczych mogą korzystać ze specjalnego modułu z graficznym interfejsem do szybkiego opisu uszkodzeń zewnętrznych podczas przyjęcia pojazdu do naprawy. Moduł zawiera wiele schematów z róŝnymi typami nadwozi pojazdów osobowych i dostawczych. Moduł uszkodzeń samochody cięŝarowe Serwisy, warsztaty pojazdów cięŝarowych mogą korzystać ze specjalnego modułu z graficznym interfejsem do szybkiego opisu uszkodzeń zewnętrznych podczas przyjęcia pojazdu do naprawy. Moduł zawiera wiele schematów z róŝnymi typami nadwozi pojazdów cięŝarowych. Czasy napraw samochody osobowe Dane umoŝliwiające przygotowanie szybkiej wyceny naprawy w oparciu o dane producenta pojazdu. Pomyłki przy podawaniu cen dotyczących wykonania danej usługi, powodują konkretne straty dla kaŝdego serwisu. Aby zapobiec takim zdarzeniom potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych. Wszystkie zawarte w module czasy napraw są zgodne z informacjami producentów samochodów osobowych i uwzględniają indywidualne opcje i wyposaŝenie pojazdu. Wiarygodna wycena usługi ma bardzo duŝy wpływ na profesjonalna obsługę klientów serwisu. Baza czasów napraw jest objęta licencją abonamentową. Czasy napraw samochody cięŝarowe Dane umoŝliwiające przygotowanie szybkiej wyceny naprawy w oparciu o dane producenta pojazdu. Pomyłki przy podawaniu cen dotyczących wykonania danej usługi, powodują konkretne straty dla kaŝdego serwisu. Aby zapobiec takim zdarzeniom potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych. Wszystkie 9

10 zawarte w module czasy napraw są zgodne z informacjami producentów samochodów cięŝarowych i uwzględniają indywidualne opcje i wyposaŝenie pojazdu. Wiarygodna wycena usługi ma bardzo duŝy wpływ na profesjonalna obsługę klientów serwisu. Baza czasów napraw jest objęta licencją abonamentową. Moduł SMS Wiadomości SMS moŝna wysyłać grupowo na Ŝyczenie klientów (jednocześnie nawet kilka tysięcy). Wybór odbiorców moŝna przygotować wg roczników, adresu zamieszkania oraz informacji dot. wykonywania okresowych usług serwisowych i wymiany eksploatacyjnych części. Funkcję SMS moŝna równieŝ wykorzystać dla przekazania klientom innych waŝnych informacji np. o zakupie nowego sprzętu i rozszerzeniu działalności oraz akcjach promocyjnych typu "przegląd zimowy", wyprzedaŝ części, itp. Moduł ten oferuje moŝliwość wprowadzenia własnych szablonów sms lub edycji juŝ istniejących. Rys. 2-1 przedstawia zakres modułów podstawowych wchodzących w skład zakupionego programu. Przedstawiono równieŝ moŝliwość rozszerzenia programu o dodatkową funkcjonalność wykorzystując w tym celu moduły opcjonalne. Pola ze znakiem * oznaczają brak moŝliwości dołączenia modułu do wybranej wersji systemu Integra 7. Moduły podstawowe Moduły dodatkowe (opcjonalne) Moduł MenadŜer X X X X SprzedaŜ detaliczna X X X X Magazyn X X X X Kasa/Bank X X X X Terminarz X X X Serwis sam. osobowych X X Serwis sam. cięŝarowych X Finanse Interfejs systemów F-K Home Banking Raporty/Analizy CRM/Zadania Serwis podzespołów X Serwis urządzeń Serwis sprzętów Przechowalnia opon Moduł SMS Interfejs systemów serwisowych * * Interfejs systemów SKP * * Moduł uszkodzeń - sam. osobowe * * Czasy napraw - sam. osobowe * * Moduł uszkodzeń - sam. cięŝarowe * * * Czasy napraw - sam. cięŝarowe * * * Rys. 2-1 Moduły wchodzące w skład poszczególnych programów systemu Integra 7 Integra Firma 7 Integra Car 7 Integra Truck 7 Integra Serwis 7 10

11 3 Instalacja Wersja instalacyjna programu Integra 7 znajduje się na płycie CD-ROM. Po włoŝeniu płyty do napędu nastąpi automatyczne uruchomienie programu instalacyjnego. JeŜeli to nie nastąpi, naleŝy ręcznie uruchomić znajdujący się na płycie program o nazwie SystemCheck.exe. Po jego uruchomieniu pojawia się okno Sprawdzanie systemu (Rys. 3-1). Program ten słuŝy do kontroli parametrów komputera z wymaganiami programu Integra 7. W celu sprawdzenia zgodności, naleŝy wybrać przycisk Testuj. Jeśli komputer spełnia wymagania, wówczas będzie moŝliwa kontynuacja instalacji (wybrać przycisk Dalej). Rys. 3-1 Okno programu do kontroli zasobów komputera Okno powitalne (rys. 3-2), zawiera informacje o wersji programu Integra 7. Aby kontynuować instalację programu, naleŝy wybrać przycisk Dalej. Rys. 3-2 Okno powitalne instalatora 11

12 Okno Rodzaj instalacji (Rys. 3-3) pozwala na wybór sposobu instalacji (automatyczna lub zaawansowana). Instalacja automatyczna spowoduje zainstalowanie programu z zalecanymi ustawieniami. Wybór instalacji zaawansowanej umoŝliwi zainstalowanie programu lokalnie lub sieciowo. W dalszym etapie moŝna będzie wybrać lokalizację dla plików programu oraz dla bazy danych. Po wyborze wymaganego sposobu instalacji naleŝy wcisnąć Dalej. Rys. 3-3 Wybór rodzaju instalacji 3.1 Instalacja automatyczna (pełna wersja) Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Integra Serwera SQL (MSDE), wymaganego do działania programu (Rys. 3-4). W przypadku braku instancji serwera pojawi się odpowiedni komunikat, a wybór przycisku Dalej spowoduje rozpoczęcie instalacji serwera. Rys. 3-4 Weryfikacja obecności instancji Integra i instalacja serwera Po instalacji środowiska MSDE nastąpi instalacja plików programu (patrz p. 3.3). 12

13 3.2 Instalacja zaawansowana Instalacja lokalna Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Integra Serwera SQL (Rys. 3-5), wymaganego do prawidłowego działania programu. W przypadku jego braku rozpocznie się instalacja Serwera SQL (patrz p. 3.1). Rys. 3-5 Weryfikacja obecności instancji Integra i wybór rodzaju instalacji W następnym kroku (rys. 3-6) mamy moŝliwość wyboru miejsca instalacji plików programu. Aby zmienić miejsce instalacji plików programu, naleŝy wybrać przycisk Zmień... i wskazać nową ścieŝkę (docelowe miejsce instalacji programu). Po aktualizacji ustawień w oknie Wybierz parametry instalacji programu, naleŝy wybrać przycisk Dalej w celu kontynuowania instalacji. Rys. 3-6 Okno zmiany parametrów instalacji 13

14 3.2.2 Instalacja sieciowa Instalacja sieciowa dotyczy stanowisk, które będą łączyć się z bazą danych umieszczoną na innym komputerze (np. na serwerze dedykowanym). W celu wyboru lokalizacji serwera naleŝy wcisnąć przycisk Szukaj (Rys. 3-7), a następnie wskazać właściwe miejsce sieciowe. Rys. 3-7 Okno wyboru lokalizacji serwera bazy danych w sieci MoŜna teŝ ręcznie wpisać lokalizację serwera podając jego nazwę oraz dodając \INTEGRA, a następnie wcisnąć Połącz (Rys. 3-8). Po ustaleniu zdalnego serwera naleŝy wcisnąć Dalej. Wyświetli się wówczas okno Wybierz parametry instalacji programu (patrz Rys. 3-6). Po zaznaczeniu parametrów naleŝy wcisnąć Dalej, aby kontynuować instalację. 14 Rys. 3-8 Okno lokalizacji serwera bazy danych w sieci

15 3.3 Proces instalacji plików programu W kolejnym etapie zostaną zainstalowanie pliki programu oraz bazy danych. W oknie Gotowy do rozpoczęcia instalacji (Rys. 3-9) naleŝy wcisnąć przycisk Instaluj, a następnie potwierdzić rozpoczęcie instalacji za pomocą przycisku Tak. Uruchomi się wówczas proces instalacji programu. Rys. 3-9 Uruchomienie instalacji plików programu Postęp instalacji będzie uwidoczniony za pomocą skali procentowej oraz pasków postępu (Rys. 3-10). Czas instalacji potrwa kilka minut. Będzie on uzaleŝniony od dostępnych zasobów komputera (pamięć, procesor, dysk twardy). Rys Proces instalacji plików programu 15

16 Na końcu instalacji wyświetla się komunikat informujący o moŝliwości obejrzenia wykonanych czynności (Rys. 3-11). Rys Wybór zapisu czynności instalacyjnych Okno Zakończono instalację (Rys. 3-12) umoŝliwia uruchomienie programu bezpośrednio po wyłączeniu instalatora oraz przeczytanie pliku z informacjami dodatkowymi. Rys Komunikat informujący o poprawnym zakończeniu instalacji programu Integra Aktualizacja. Odinstalowanie programu Po włoŝeniu płyty instalacyjnej do napędu i uruchomieniu instalatora, pojawi się okno umoŝliwiające wykonanie aktualizacji programu (Rys. 3-13). NaleŜy wtedy zaznaczyć opcję Aktualizacja automatyczna i nacisnąć przycisk Dalej. Z tego miejsca moŝna takŝe odinstalować program z komputera, zaznaczając Odinstaluj program i wciskając Dalej. Odinstalowanie programu oraz bazy danych moŝna równieŝ wykonać z poziomu Panelu Sterowania systemu operacyjnego Windows poprzez Dodaj lub usuń programy. 16

17 Rys Okno wyboru aktualizacji lub odinstalowania 17

18 4 Uruchomienie programu Skrót uruchamiający program znajduje się na pulpicie oraz w Menu Start. Start Programy Integra 7 Integra 7. W trakcie uruchamiania program wyświetla okno powitalne zawierające m.in. informacje o: wersji programu i bazy danych uŝytkowniku posiadającym licencję na produkt Rys. 4-1 Okno powitalne systemu Integra 7 Przy pierwszym uruchomieniu programu zostanie wyświetlone okno odblokowania programu (opis w p.4.1), a przy kolejnych uruchomieniach zostanie wyświetlone okno logowania (opis w p.4.2). 4.1 Odblokowanie programu System jest odblokowywany indywidualnie na kaŝde stanowisko komputerowe. Po instalacji zostanie wyświetlone okno odblokowania (Rys. 4-2), gdzie wpisujemy dane firmy i wciskamy przycisk Formularz odbl. 18

19 Rys. 4-2 Okno odblokowania programu Wyświetli się wówczas Formularz odblokowania programu (przykład na Rys. 4-3), w którym naleŝy uzupełnić: dane teleadresowe firmy (przede wszystkim pola oznaczone znakiem * ); ilość zakupionych stanowisk; numer stanowiska; opis stanowiska; nazwa uŝytkownika; parametry komputera (typ procesora, zegar, pamięć RAM, dysk twardy,); zakres odblokowania (zgodnie z zakupioną licencją); uwagi (np. numer dokumentu zakupu licencji programu). Rys. 4-3 Przykładowy formularz odblokowania programu 19

20 Po uzupełnieniu danych naleŝy przesłać formularz do firmy Integra Software przez Internet (wciskając przycisk Wyślij lub Odblokuj) lub em. Kod odblokowujący zostanie wygenerowany przez firmę Integra Software i przekazany klientowi. Po otrzymaniu kodu, naleŝy go wpisać do pola Kod odblokowujący w oknie odblokowania lub pobrać, wciskając ponownie przycisk Odblokuj (rys. 4-4). Rys. 4-4 Wpisanie kodu odblokowującego w oknie odblokowania programu 4.2 Logowanie do programu Po odblokowaniu i przy kolejnych uruchomieniach zostanie wyświetlone okno logowania (Rys. 4-5), w którym naleŝy podać swój login oraz hasło, a następnie nacisnąć Loguj lub przycisk Enter na klawiaturze. Przy pierwszym logowaniu podajemy: Login: admin Hasło: admin Ze względów bezpieczeństwa dostępu do funkcji programu zaleca się zmianę hasła administratora w karcie pracownika (opis w p.6.8 Dodawanie uŝytkowników i modyfikacja uprawnień). 20 Rys. 4-5 Okno logowania

21 5 Poruszanie się w systemie Integra Opis głównego okna programu W celu ułatwienia obsługi programu, okno główne podzielono na kilka obszarów (Rys. 5-1): 1. Pasek ikon - umoŝliwia szybkie wywołanie przypisanej funkcji. 2. Obszar menu głównego - udostępnia wszystkie funkcje modułów (6) w postaci tekstowej. 3. Obszar zawierający przyciski konfiguracyjne umoŝliwia zarządzanie filtrami oraz widokiem okna programu. 4. Obszar drzewa dokumentów i kartotek (Zawartość). 5. Obszar paska filtrów - słuŝy do wyszukiwania dokumentów i kartotek wg róŝnych kryteriów. Wyniki wyszukiwania są wyświetlane w obszarze (7). 6. Obszar wyboru modułów umoŝliwia szybkie nawigowanie między poszczególnymi modułami. 7. Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek. 8. Pasek informacyjny prezentuje ilość pozycji wyświetlanych w oknie głównym i nazwę serwera bazy danych. 9. Obszar szczegółów kartoteki pokazuje szczegóły aktualnie zaznaczonej pozycji na liście dokumentów i kartotek. Rys. 5-1 Główne okno programu 21

22 5.1.1 Obszar menu Na obszar menu aplikacji składa się: menu główne (opisane w punkcie 5.2), menu modyfikacji dokumentów, kartotek oraz zgłaszania uwag cztery pierwsze ikony słuŝą do przeprowadzania podstawowych operacji na wybranej pozycji z listy, ostatnia do zgłaszania uwag do programu. Rys. 5-2 Menu modyfikacji dokumentów, kartotek oraz zgłaszania uwag menu funkcyjne modułu - zmienia się w zaleŝności od tego, jaki moduł Integra 7 jest aktywny i pozwala na dostęp, do najwaŝniejszych funkcji. Menu modułu zmienia się w zaleŝności od tego, jaki moduł Integra 7 jest aktywny. Rys. 5-3 Pasek ikon funkcyjnych dla modułu Serwis Drzewo dokumentów i kartotek W lewej części okna programu znajduje się okno Zawartość (Rys. 5-4). Jest w nim widoczne drzewo kartotek i dokumentów które zapewnia szybsze i łatwiejsze wyszukiwanie oraz wyświetlanie potrzebnych danych. Rys. 5-4 Obszar drzewa dokumentów i kartotek (Zawartość) Za pomocą podwójnego kliknięcia, albo uŝywając znaku +, moŝna rozwijać poszczególne gałęzie drzewa i przechodzić do niŝszych jego poziomów. 22

23 5.1.3 Obszar podglądu dokumentów i kartotek Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek stanowi największą część okna głównego Integra 7. Na Rys. 5-1 jest on oznaczony numerem (7) i wypełniony towarami. KaŜdy z towarów zajmuje jeden wiersz. Podwójne kliknięcie na wybranym towarze powoduje otwarcie jego kartoteki do edycji Obszar szczegółów kartoteki Obszar szczegółów kartoteki oznaczony jest numerem (9) na Rys Na zakładce Podgląd wyświetlane są dodatkowe informacje o wybranej pozycji: np. szczegóły dotyczące lokalizacji towaru, jego stanu (minimalnego, zalecanego i maksymalnego), bieŝącej ceny sprzedaŝy netto/brutto, rotacji. Na innych zakładkach znajdziemy zamienniki, ceny zakupu, grupy cenowe jak i bieŝące rezerwacje. Typ i wygląd informacji wyświetlanych w obszarze szczegółów jest uzaleŝniony od rodzaju kartoteki Menu podręczne Pojedyncze kliknięcie prawym klawiszem myszy w obszarze prezentacji listy dokumentów i kartotek (7), powoduje wyświetlenie menu podręcznego (przykład na Rys. 5-5). Rys. 5-5 Menu podręczne w kartotece towarów Menu podręczne zawiera te same funkcje co pasek przycisków edycyjnych. UmoŜliwia dodawanie i usuwanie danych w kartotekach, a takŝe ich wyświetlanie i modyfikację. Pozycja Konfiguracja kolumn pozwala na zmianę ilości i kolejności wyświetlanych kolumn aktywnej kartoteki. W zaleŝności od rodzaju kartoteki menu podręczne udostępnia takŝe szereg innych, przydatnych funkcji. 23

24 5.2 Opis menu głównego programu Na poniŝszym rysunku przedstawione zostało menu główne programu Integra 7. Rys. 5-6 Menu główne systemu Integra 7 Znajdują się w nim następujące pozycje: Program, Edycja, Kartoteki, Dokumenty, Raporty, Administracja, Pomoc Program Menu Program (Rys. 5-7) pozwala m.in. na zmianę zalogowanego pracownika, wybór odpowiedniego modułu, ustawienie parametrów drukarki fiskalnej, archiwizację danych i aktualizację programu. Uwaga! Opis funkcji menu Program został umieszczony w rozdziale 6 Konfiguracja programu. Zachęcamy do zapoznania się z tym opisem. Rys. 5-7 Menu Program 24

25 5.2.2 Edycja Menu Edycja (Rys. 5-8) pozwala na modyfikowanie, tworzenie, przeglądanie i usuwanie pozycji aktywnej kartoteki. Wybranie opcji Dodaj, Modyfikuj i PokaŜ powoduje wyświetlenie dodatkowego okna, które umoŝliwia odpowiednio dodanie, modyfikację lub podgląd wybranej pozycji. Wciśnięcie Usuń spowoduje wyświetlenie komunikatu wymagającego potwierdzenia chęć usunięcia kartoteki. Rys. 5-8 Menu umoŝliwiające edycję kartotek Kartoteki Menu Kartoteki (Rys. 5-9) pozwala na dostęp m.in. do kartotek: kontrahentów, usług, towarów. Dostęp ten jest uzaleŝniony od aktualnie włączonego modułu. Rys. 5-9 Menu umoŝliwiające dostęp do kartotek w module MenadŜer Dostęp do kartotek zgromadzonych w programie moŝliwy jest takŝe z opisanego wcześniej drzewa dokumentów i kartotek. 25

26 5.2.4 Dokumenty Dokumenty wygenerowane w programie moŝna przeglądać z menu Dokumenty (Rys. 5-10). Zawartość jest uzaleŝniona od aktualnie aktywnego modułu. Rys Menu umoŝliwiające dostęp do dokumentów Administracja Menu Administracja ( Rys. 5-11) umoŝliwia zmianę konfiguracji programu. Za pomocą tego menu moŝna m.in. ustalić grupy cenowe, dodać nowego pracownika, utworzyć nowy magazyn, punkt sprzedaŝy itp. Uwaga! Dostęp do menu Administracja jest moŝliwy tylko z poziomu modułu MenadŜer. 26 Rys Menu Administracja

27 5.3 Filtrowanie wyszukiwanie danych Filtry umoŝliwiają wyświetlenie w obszarze prezentacji listy dokumentów i kartotek tylko tych elementów, które spełniają ustawione kryteria (np. nr rejestracyjny, okres czasu, marka i model pojazdu itp). Wyszukiwanie uruchamia się za pomocą przycisku czyści ustawione kryteria wyszukiwania.. Przycisk Rys Obszar filtrów zakładka Podstawowy Na Rys zobrazowano wyniki wyszukania zleceń dla pojazdu VW Golf III (1H1). Rys Wyniki wyszukania przy pomocy filtrów (zakładka Dodatkowy) 27

28 6 Konfiguracja programu Po instalacji i uruchomieniu programu Integra 7, moŝna przystąpić do jego skonfigurowania. Czynności konfiguracyjne naleŝy przeprowadzić bezpośrednio po zainstalowaniu programu. Prawidłowe ustawienie wszystkich parametrów na początku pracy z programem prawdopodobnie pozwoli juŝ do tego nie wracać w przyszłości. Wszystkie czynności związane z konfiguracją programu powinna wykonywać osoba posiadająca uprawnienia administratora. 6.1 Kreator pierwszego uruchomienia Kreator pierwszego uruchomienia pomaga uŝytkownikowi skonfigurować program krok po kroku i dostosować do specyfiki firmy (konfiguracja magazynów, punktów sprzedaŝy, pracowników itd.). Kreator uruchomi się automatycznie po pierwszym zalogowaniu do programu (logując się pierwszy raz naleŝy wpisać login: admin, hasło: admin). Kreatora moŝna równieŝ wywołać korzystając z menu Administracja (Rys. 6-1). Rys. 6-1 Menu Administracja, kreator pierwszego uruchomienia Zostanie uruchomione okno Kreatora pierwszego uruchomienia programu, które w siedmiu krokach pozwoli na przystosowanie programu do potrzeb firmy (Rys. 6-2). 28

29 Rys. 6-2 Kreator pierwszego uruchomienia, krok 1 z 7 Po uzupełnieniu danych firmy wciskamy przycisk Dalej i przechodzimy do konfiguracji magazynu (Rys. 6-3). Rys. 6-3 Kreator pierwszego uruchomienia, krok 2 z 7 29

30 Kreator proponuje dodanie domyślnego magazynu o nazwie Magazyn główny. Przy pomocy przycisków edycyjnych moŝemy dodać nowy magazyn (przycisk Dodaj), obejrzeć szczegóły istniejącego (przycisk Info) oraz edytować istniejący magazyn (przycisk Edytuj). Po wpisaniu nazwy magazynu oraz symbolu wciskamy przycisk Zapisz (Rys. 6-4). Rys. 6-4 Okno dodawania nowego magazynu Nowy magazyn uwidoczni się jako moduł Magazyn opon w obszarze wyboru modułów (Rys. 6-5). Rys. 6-5 Widok nowego magazynu w obszarze wyboru modułów W dalszych krokach (po wciśnięciu przycisku Dalej) moŝemy w podobny sposób skonfigurować kasy, punkty sprzedaŝy (serwisy), uŝytkowników oraz kasę fiskalną. 6.2 Parametry programu edycja danych firmy Aby rozpocząć ustawianie parametrów programu trzeba się zalogować jako administrator i przejść do modułu MenadŜer. W module tym, korzystając z menu Administracja naleŝy wybrać Parametry programu (Rys. 6-6). 30 Rys. 6-6 Menu Administracja, opcja Parametry programu

31 Okno Parametry programu (rys. 6-7) pozwoli na edycję danych firmy. MoŜna w nim równieŝ sprawdzić szczegóły posiadanej licencji. Po wprowadzeniu danych naleŝy wcisnąć przycisk Zapisz w celu zachowania tych informacji w systemie. Dane te moŝna w kaŝdej chwili poprawić ponownie wykonując wyŝej opisane czynności. Rys. 6-7 Okno Parametry programu 6.3 Konfiguracja skrótów klawiaturowych System Integra 7 zawiera ułatwienia obsługi w postaci skrótów klawiaturowych. UŜytkownik ma wpływ na konfigurację skrótów klawiaturowych wg własnych preferencji czy przyzwyczajeń nabytych w innych programach. Sposób zmiany konfiguracji (Rys. 6-8) 1. Wybieramy z menu Program -> Konfiguracja klawiatury, 2. Zaznaczamy wybraną funkcję na liście modułów, 3. Ustawiamy kursor myszy w polu skrótu i wciskamy na klawiaturze nowy skrót. Po wprowadzeniu modyfikacji wciskamy przycisk OK. 31

32 6.4 Archiwizacja danych Rys. 6-8 Konfiguracja skrótów klawiaturowych System Integra 7 posiada wbudowane mechanizmy ułatwiające wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych, będących zabezpieczeniem na wypadek ich utraty. Zalecamy, aby archiwizować dane codziennie (np. po zakończeniu pracy), a pliki kopii zapisywać dodatkowo na niezaleŝnym nośniku (np. płycie, dysku sieciowym, pamięci zewnętrznej itp.). Uwaga! Archiwizacja moŝe zostać wykonana tylko na stanowisku, na którym jest zainstalowany serwer bazy danych Ręczna kopia zapasowa (Rys. 6-9) otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Archiwizacja danych, wskazać lokalizację dla archiwum przyciskiem, dodatkowo moŝna zabezpieczyć archiwum hasłem (opcja UŜyj hasła), zatwierdzić przyciskiem OK. 32

33 Rys. 6-9 Archiwizacja ręczna Automatyczna kopia zapasowa (Rys. 6-10) otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Konfiguracja, wskazać lokalizację dla archiwum przyciskiem, ustawić czas wykonywania się kopii (moŝna ustawić dwie róŝne pory), dodatkowo moŝna zabezpieczyć archiwum hasłem (opcja "UŜyj hasła"), zatwierdzić przyciskiem OK. Rys Archiwizacja automatyczna Odzyskiwanie danych z kopii (Rys. 6-11) otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Odtwarzanie danych, wskazać lokalizację pliku archiwum przyciskiem, zatwierdzić przyciskiem OK. 33

34 Rys Odtwarzanie archiwum Uwaga! Odzyskanie danych będzie moŝliwe tylko w ramach tej samej wersji bazy danych. W przypadku konieczności odtworzenia z innej wersji bazy, prosimy o kontakt z działem technicznym firmy Integra. 6.5 Konfiguracja drukarki fiskalnej System Integra 7 współpracuje z szeroką gamą drukarek fiskalnych. Konfiguracja drukarki fiskalnej odbywa się w menu Program -> Drukarka fiskalna (patrz punkt 5.2.1). W oknie konfiguracji naleŝy wybrać z listy posiadaną drukarkę oraz port komputera, do którego jest podłączona (Rys. 6-12) Uwaga! Jeśli nie posiadamy drukarki fiskalnej, a paragony wystawiamy na kasie fiskalnej, wówczas wybieramy z listy pozycję Zewnętrzna kasa fiskalna. 6.6 Zmiana bazy danych Rys Konfiguracja drukarki fiskalnej W przypadku konieczności przełączenia się na inną bazę danych (np. demonstracyjną), wybieramy Program -> Zmiana bazy, a następnie wybieramy wymaganą bazę z listy i potwierdzamy przyciskiem OK (Rys. 6-13). Po tej czynności naleŝy ponownie uruchomić program Integra. 34

35 Rys Odtwarzanie archiwum 6.7 Konfiguracja parametrów sprzętowych System Integra 7 posiada moŝliwość konfiguracji w zaleŝności od parametrów sprzętowych komputera, dzięki czemu moŝe lepiej funkcjonować na słabszych komputerach. W celu zmiany parametrów sprzętowych wybieramy menu Program -> Parametry sprzętowe komputera (Rys. 6-14) i ustawiamy parametry minimalne lub zalecane (w zaleŝności od posiadanej konfiguracji komputera). MoŜna takŝe ustawić rozdzielczość ekranu. Posiadaną konfigurację moŝna sprawdzić funkcją Sprawdź konfigurację komputera. Rys Zmiana parametrów sprzętowych 6.8 Dodawanie uŝytkowników i modyfikacja uprawnień Aby dodać nowych pracowników i nadać im uprawnienia lub zmienić uprawnienia wpisanego juŝ pracownika naleŝy przejść do modułu MenadŜer i wybrać menu Administracja, a następnie Pracownicy. Z poziomu wyświetlonej listy moŝna dodać, usunąć lub wyedytować kartę pracownika wraz z jego uprawnieniami. Aby dodać nowego pracownika naleŝy wybrać z paska przycisków edycji lub z menu podręcznego przycisk Dodaj. Kartę do wprowadzenia danych uŝytkownika przedstawia Rys

36 Rys Karta pracownika W tej karcie wprowadza się kolejno: Login, Imię, Nazwisko, Stanowisko. Następnie poprzez zaznaczenie odpowiednich pól wyboru określić, czy jest to osoba obsługująca program, pracownik serwisu i czy ma funkcjonować w module CRM/Zadania. Po wprowadzeniu danych podstawowych moŝna ustawić takiemu pracownikowi hasło przy pomocy przycisku Zmiana hasła oraz wprowadzić dodatkowe informacje ułatwiające kontakt z pracownikiem: Telefony, Adres . Ponadto kaŝdemu z pracowników moŝna przypisać udział procentowy w sprzedaŝy towarów i usług, a takŝe wprowadzić stawkę godzinową i kod kreskowy. Jeśli załoŝony uŝytkownik ma uprawnienia do sprzedaŝy towarów i usług, moŝemy mu ustalić maksymalny rabat jaki moŝe przyznać klientowi jak i dopuszczalny termin płatności. Informacje te pomogą w przyszłości w prowizyjnym rozliczaniu lub premiowaniu pracowników. Gdy informacje podstawowe są juŝ uzupełnione moŝna przejść na zakładkę dotyczącą uprawnień, którą przedstawia Rys Za pomocą przycisków Zezwalaj i Zabroń określamy jakie czynności w programie moŝe wykonywać dany pracownik. Uprawnienia są konfigurowane dla poszczególnych modułów programu, zatem naleŝy wybrać odpowiedni moduł z listy rozwijalnej w górnej części okna. 36

37 Rys Pracownik, uprawnienia 6.9 Konfiguracja magazynów Po zakończeniu dodawania uŝytkowników systemu oraz modyfikacji ich uprawnień naleŝy utworzyć oraz skonfigurować magazyny. Aby tego dokonać postępuje się podobnie jak w przypadku pracowników. Mianowicie pozostając w module MenadŜer z drzewa kartotek naleŝy wybrać gałąź Administracja, a następnie Magazyny. Gdy wyświetli się lista magazynów w obszarze podglądu kartotek moŝna jak w przypadku pracowników skorzystać z menu podręcznego lub paska ikon i wybierając przycisk Dodaj wyświetlić kartę Magazyn Nowy. Rys Karta Magazyn Nowy 37

38 W karcie tej uzupełnia się następujące dane: Nazwa - nazwa magazynu, Symbol - stanowi identyfikator w nr dokumentów magazynowych, Typ sposób kolejkowania towarów na magazynie (tutaj FIFO), Aktywny pole wyboru dzięki któremu moŝemy aktywować magazyn. W dalszej kolejności uzupełnia się dane drukowane na dokumentach magazynowych: Dane firmy, Nazwa magazynu, Nr kat. towaru, Nr zlecenia, Nr dok. sprzedaŝy/zakupu. NaleŜy równieŝ wprowadzić, o ile nie jest to początek roku, nr dokumentów, które mają być wystawione jako następne. Z tego miejsca równieŝ ustalamy ilość drukowanych kopii dokumentów, marginesy oraz cykl numeracji, od którego zaleŝy identyfikator numeru dokumentu. Po wprowadzeniu wszystkich danych naleŝy zachować informacje i zamknąć kartę przy uŝyciu klawisza Zapisz. Aby dodać kolejne magazyny całą operację trzeba powtórzyć, pamiętając jednak aby nazwy i symbole magazynów były róŝne od siebie. Uwaga! UŜytkownicy, którzy pragną przyspieszyć pracę na liście kartotek towarowych, mogą skorzystać z opcji Nie wyświetlaj towarów po otwarciu kartoteki. Zaznaczenie pola powoduje, Ŝe lista towarów domyślnie jest pusta - zarówno z poziomu dokumentów jak i kartoteki towarów Konfiguracja rejestrów sprzedaŝy Gdy wszystkie magazyny są juŝ skonfigurowane naleŝy wprowadzić i ustawić parametry rejestrów sprzedaŝy. Aby wykonać tę operację postępuje się analogicznie do punktów opisanych powyŝej. Wybierając kolejno Administracja i Rejestry SprzedaŜy z menu podręcznego lub paska edycji naleŝy wcisnąć przycisk Dodaj. Wyświetli się karta Rejestr SprzedaŜy Nowy (Rys. 6-18). 38 Rys Karta Rejestr SprzedaŜy Nowy

39 W karcie tej uzupełnia się następujące dane: - Nazwa nazwa rejestru; - Symbol - stanowi identyfikator w nr dokumentów; - Aktywny - pole wyboru dzięki któremu moŝemy aktywować dany rejestr; - Cykl numeracji roczny lub miesięczny; - Schemat numeracji mamy do wyboru roczny, miesięczny lub określany samodzielnie (znak zapytania); - Numery kolejne - kolejne nr dokumentów sprzedaŝy i dokumentów korygujących. Po ustawieniu parametrów naleŝy kliknąć Zapisz w celu zachowania informacji i zamknięcia karty. Rejestrów sprzedaŝy moŝna równieŝ wprowadzić kilka, tak jak było to w przypadku magazynów. MoŜe to pomóc w rozdzieleniu dokumentów sprzedaŝy pochodzących z róŝnych punktów sprzedaŝy i przyczynić się do tworzenia bardziej czytelnych dla księgowości eksportów tychŝe rejestrów Konfiguracja modułu Kasa Aby dodać nową kasę i ją skonfigurować naleŝy wybrać menu Administracja -> Kasy po czym dodać nową kasę. Po wyświetleniu karty Kasa, przedstawionej na Rys. 6-19, moŝna ustawić następujące parametry: Nazwa nazwa, pod jaką będzie identyfikowana kasa (np.: Kasa główna, Kasa serwis, Kasa- Bank, Kasa 3 itp.); Symbol krótkie oznaczenie kasy, wykorzystywane później jako wyróŝnik w nazwie dokumentów kasowych (np.: KG, KS, KB, K3 itp.) ; Typ kasy określenie stosowanej formy płatności w danej kasie: - gotówkowa obsługa transakcji gotówkowych; wystawiane dokumenty to KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wyda); - bankowa obsługa transakcji przelewów bankowych; wystawiane dokumenty to BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda); - karty kredytowe obsługa transakcji dokonywanych kartami płatniczymi; wystawiane dokumenty to BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda); Numery kolejne dokumentów moŝliwość ręcznego wpisania od jakiego numeru będą wystawiane dokumenty kasowe; Blokada edycji dokumentów moŝliwość ustawienia ilości dni wstecz oraz daty, przed którymi nie będzie moŝna edytować dok. kasowych (dodatkowo naleŝy wyłączyć pracownikowi uprawnienie do edycji dok. kasowych powyŝej daty granicznej); Drukowane informacje - moŝliwość ustalenia drukowanych informacji tj. loga, danych firmy, nazwy kasy, nr dokumentu sprzedaŝy lub zakupu; Logo moŝliwość dodania logo, które będzie drukowane na dok. kasowych; 39

40 Liczba drukowanych kopii dok. kasowych (jeśli wprowadzimy 0 dokumenty kasowe nie będą drukowane); Marginesy moŝliwość dopasowania wydruku np. do papieru firmowego; Cykl numeracji numerowanie dok. kasowych w cyklu miesięcznym lub rocznym. Rys Karta Kasa nowy 6.12 Konfiguracja punktów sprzedaŝy W systemie Integra 7 funkcjonują cztery typy punktów sprzedaŝy, na podstawie, których moŝna tworzyć nowe punkty sprzedaŝy: Serwis pojazdów, Serwis sprzętowy, SprzedaŜ detaliczna, SprzedaŜ hurtowa. Postępując podobnie jak w wyŝej opisanych przypadkach, aby dodać nowy punkt sprzedaŝy, naleŝy wybrać Administracja -> Serwisy / Punkty SprzedaŜy po czym dodać i wybrać jeden z punktów sprzedaŝy. Z chwilą wyświetlenia listy punktów sprzedaŝy danego typu, korzystając z paska przycisków edycji lub menu podręcznego dodajemy nowy punkt sprzedaŝy. 40

41 Rys Karta Serwis samochodowy Nowy JeŜeli został wybrany typ punktu Serwis pojazdów ustawia się dla niego następujące parametry: - Nazwa nazwa punktu serwisowego/sprzedaŝy, - Symbol - pełni rolę infiksu w nr zlecenia naprawy, - Aktywny - pole wyboru dzięki któremu moŝemy aktywować punkt sprzedaŝy, - Ikona - wybór ikony, - Moduł magazynowy - określenie czy punkt ma współpracować z magazynem (którym) oraz czy ma tworzyć i wystawiać dokumenty magazynowe, - Moduł kasowy - określenie czy punkt ma współpracować z kasą (którą) oraz czy ma tworzyć i wystawiać dokumenty kasowe, - Cykl numeracji - wybór w jakim cyklu mają być tworzone dokumenty, - Numery kolejne dokumentów - wprowadzenie kolejnych nr dokumentów (zlecenie, kosztorys, protokół), - Rejestr dokumentów sprzedaŝy - określenie z którym rejestrem sprzedaŝy współpracuje dany punkt sprzedaŝy i jakie dokumenty moŝna z niego wystawiać, - Sposób liczenia podatku VAT - określenie sposobu naliczania podatku, 41

42 - Terminarz (Edytuj) - Wprowadzenie stanowisk obsługi serwisowej wraz z godzinami ich pracy (będą one widoczne m.in. w terminarzu napraw). Na drugiej zakładce zatytułowanej Wydruki znajdują się pola wyboru, dzięki którym moŝna skonfigurować wydruk dokumentów i zleceń (Rys. 6-21). Rys Karta Serwis Samochodowy- Nowy, zakładka Wydruki Na tej zakładce moŝna określić sposób drukowania daty, liczbę drukowanych egzemplarzy dokumentów, wielkość marginesów, drukowane dwa załączniki do zlecenia (np. warunki gwarancji czy formularz bezpłatnego przeglądu) oraz standardowe informacje umieszczane w stopkach dokumentów. Do dołączenia załączników drukowanych wraz z zleceniem wystarczy kliknąć w przycisk Edytuj i wprowadzić/wkleić tekst. W bardzo łatwy sposób moŝna z tego miejsca na stronie dodać logo firmy. Klikając na tekst niebieską czcionką (Pole def. 1-3) moŝemy wprowadzić nazwy pól definiowanych widocznych na karcie zleceń. Więcej informacji na temat samych pól moŝna znaleźć w p Ostatnią zakładką przy konfiguracji punktu sprzedaŝy typu serwis jest zakładka ustawień domyślnych dla dokumentów (Rys. 6-22). W zakładce tej znajdują się między innymi parametry domyślne dla nowo otwieranych zleceń: - Typ płatne lub gwarancyjne; - Ustawienia statusów wybór innej nazwy dla bieŝących statusów systemowych; - Ustaw datę i godz. odbioru zaznaczenie pola i wprowadzenie wartości (np. cztery) spowoduje, Ŝe przy otwarciu zlecenia pojawi się informacja Ŝe pojazd moŝna odebrać za cztery godziny; 42

43 - Kontrola stanu licznika zaznaczając pole i wybierając jednostkę, program będzie kontrolował stan licznika przy kolejnej wizycie pojazdu w warsztacie; - Grupa kontrahentów w tym polu określamy domyślną grupę kontrahentów; - Województwo domyślne województwo, z którego pochodzi większość klientów serwisu. Rys Karta Serwis samochodowy Nowy, zakładka Domyślne Na tej karcie moŝemy zaznaczyć moŝliwość automatycznego rozpoczęcia zlecenia po dołączeniu towaru/usługi. Opcja ta umoŝliwia automatyczną zmianę statusu zlecenia z Oczekującego na Rozpoczęte po dodaniu przynajmniej jednej z pozycji do zlecenia. Poza tym moŝna na zakładce tej zamieścić: domyślne uwagi dodatkowe do zlecenia, dowolny tekst pisany drobnym drukiem (np. zgoda na przetwarzanie danych osobowych), uwagi dodatkowe odbierającego, uwagi serwisanta, uwagi dodatkowe drukowane na potwierdzeniu przyjęcia pojazdu. Dodatkowo pod przyciskiem Ustawienia statusów moŝemy zmienić domyślne statusy systemowe na inne jak to widać na rysunku 6-23.(Nowe statusy wprowadzamy z poziomu Dokumenty -> Zlecenia - Inne -> Statusy zleceń.) 43

44 Rys Okno Domyślne statusy zleceń z przykładowymi statusami zleceń JeŜeli poza serwisem samochodowym w firmie znajduje się np. sklep z częściami, moŝna załoŝyć punkt sprzedaŝy detalicznej (Rys. 6-24). Rys Karta Punkt sprzedaŝy detalicznej nowy, zakładka Podstawowe W parametrach punktu sprzedaŝy detalicznej konfiguruje się: - Nazwa nazwa punktu sprzedaŝy detalicznej, - Symbol - pełni rolę infiksu w dokumentach sprzedaŝy wystawionych z danego punktu, - Aktywny - pole wyboru dzięki któremu moŝemy aktywować punkt sprzedaŝy, - Moduł magazynowy - określenie czy punkt ma współpracować z magazynem (którym) oraz czy ma tworzyć i wystawiać dokumenty magazynowe, 44

45 - Moduł kasowy - określenie czy punkt ma współpracować z kasą (którą) oraz czy ma tworzyć i wystawiać dokumenty kasowe, - Wystawiane dokumenty - Rodzaj wystawianych dokumentów i powiązanie ich z wybranym rejestrem sprzedaŝy, - Rejestr dokumentów sprzedaŝy - określenie z którym rejestrem sprzedaŝy współpracuje dany punkt sprzedaŝy i jakie dokumenty moŝna z niego wystawiać, - Stosowane ceny - typ stosowanych cen (Netto, Brutto), - Sposób liczenia podatku VAT - określenie sposobu naliczania podatku. Ponadto podobnie jak w przypadku punktu serwisowego, moŝna sterować danymi drukowanymi na dokumentach sprzedaŝy co pokazuje Rys Dzięki temu moŝna ustawić: - Drukowanie informacje - dokumenty (Dane firmy, Nazwa punktu sprzedaŝy itp.) - Drukowana data sprzed. - sposób drukowania daty sprzedaŝy, - Marginesy wielkość marginesu górnego i dolnego, - Liczba drukowanych egzemplarzy dokumentu sprzedaŝy i polecenia przelewu, - Stopka dokumentu kredytowego - Zawartość stopki dokumentu kredytowego, - Stopka - Zawartość stopki gotówkowych dokumentów sprzedaŝy. Rys Karta Punkt sprzedaŝy detalicznej, zakładka Wydruki W zasadzie po zakończeniu wykonywania czynności omówionych do tej pory w rozdziale szóstym moŝna zacząć pracę z programem. Aby jednak ułatwić sobie ją w przyszłości dobrze byłoby pokusić się o ustawienie wstępnych parametrów finansowych systemu Integra 7. 45

46 6.13 Konfiguracja parametrów finansowych Parametry finansowe w systemie Integra 7 są wstępnie ustalone i po instalacji nie trzeba ich koniecznie modyfikować. MoŜna jednak to zrobić jeŝeli firma ma wypracowane standardy obsługi stałych klientów, przydzielania rabatów oraz określoną politykę co do stosowanych form płatności. Do parametrów finansowych w Integra 7 naleŝą: Stawki VAT Standardowo wprowadzone są trzy poziomy tego podatku: 0%, 7% oraz 22%. W przypadku konieczności zmiany lub dodania nowej stawki naleŝy wybrać z menu Administracja Stawki VAT (Rys. 6-). W tym oknie moŝna ustawić kod, nazwę, stawkę procentową, kod PTU oraz Indeks obcy. Ten ostatnio to stawka VAT dla programów zewnętrznych i moŝe to być 1, 2 lub G w zaleŝności od tego jakie oznaczenie ma dana stawka w programie zewnętrznym. Rys Stawka VAT Grupy cenowe Kolejnym elementem finansowym jakim naleŝy się zająć to grupy cenowe. Pozwalają one na przypisanie kontrahenta do konkretnego przedziału cenowego, w którym moŝna określić standardowe narzuty na towary i rabaty na usługi. Aby wyświetlić okno z grupą cenową (Rys. 6-27) naleŝy wybrać menu Administracja Grupy cenowe. W celu konfiguracji grupy cenowej naleŝy podać jej nazwę, narzut na towary (ustalić czy narzucamy go od cen sprzedaŝy/cen zakupu), narzut na usługi oraz określić typ punktu sprzedaŝy w jakim grupa ta obowiązuje. Pole Zezwalaj na zmianę grupy w trakcie sprzedaŝy pozwoli nam zmienić grupę cenową na wystawionym dokumencie sprzedaŝy, a w przypadku serwisu przejść na inną grupę na trwającym zleceniu lub juŝ zamkniętym. 46

47 Rys Grupa cenowa Formy płatności W przypadku form płatności do słownika wprowadzone są domyślnie jej podstawowe typy. Są to: płatność gotówką, przelewem, kartą kredytową i czekiem. Mogą one określać typ dla innych form płatności zdefiniowanych indywidualnie. Aby dodać nową formę płatności naleŝy z menu wybrać Administracja Formy płatności (Rys. 6-28). Dodatkowo, istnieje moŝliwość wyliczania opłaty dodatkowej (przydatne dla kard kredytowych) jak i ustawienia indeksu obcego, wymaganego do komunikacji z programami zewnętrznymi, np. CDN Optima. Indeks zaleŝy od konfiguracji programu zewnętrznego, z którym system Integra 7 ma wymieniać dane. W celu uzyskania szczegółowej informacji, naleŝy skontaktować się z działem technicznym firmy Integra Software. Rys Forma płatności 47

48 Rabaty Okno dodawania rabatów oraz ich modyfikacji wyświetlamy podobnie jak było to w przypadku parametrów omawianych powyŝej (Administracja Rabaty). Z chwilą wyświetlenia okna (Rys. 6-29) definiując rabat, moŝna wprowadzić tam następujące dane: nazwę rabatu, rabat na towary procentowo, rabat na usługi procentowo, typ punktu sprzedaŝy do którego przypisany jest dany rabat. Zapisując dane w tym oknie kończy się ustawianie parametrów i moŝna przystąpić do pracy w programie. Rys Rabat 48

49 7 Kartoteki systemu Integra 7 Informacje i wszelkie dane zapisywane w systemie Integra 7 przechowywane są w kartotekach. Kartoteki pełnią funkcję widzianej przez wszystkie moduły biblioteki danych. Dzięki współdzieleniu zbioru kartotek nie ma konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Środowisko Integra 7 posiada pięć podstawowych kartotek: Kontrahenci, Pojazdy, Sprzęty, Towary i Usługi. KaŜda z kartotek posiada swoją kartę, słuŝącą do uzupełniania danych. Karta taka składa się z dwóch zakładek: Podstawowej, gdzie zapisywane są informacje najbardziej przydatne oraz Dodatkowej, gdzie mieszczą się dane uzupełniające. Zbiór danych, jakim są kartoteki słuŝy do wykonywania operacji na dokumentach. Przy jego wykorzystaniu pracownik jest w stanie poprawnie wprowadzić dane do: zlecenia, dokumentów sprzedaŝy, dokumentów magazynowych czy kasowych. W kaŝdej z kartotek moŝliwe jest skonfigurowanie ustawień domyślnych, tzn. takich, które będą przypisywane kaŝdej nowej pozycji (pojazd, kontrahent itp.) - patrz r Kontrahenci Ta kartoteka gromadzi dane o wszystkich kontrahentach firmy. Bez względu na to, czy jest to klient serwisu lub sklepu, czy odbiorca lub dostawca części, czy teŝ wreszcie osoba prywatna lub osoba prowadząca działalność, jeŝeli miała kontakt z firmą musi trafić na listę kontrahentów. Raz zapisany kontrahent moŝe być wykorzystywany wielokrotnie w procesach wystawiania zlecenia, sprzedaŝy, dostawy itp. Figuruje on na stałe w bazie danych firmy. Kartoteka słuŝąca do wprowadzania danych przedstawiona jest na Rys

50 Rys. 7-1 Kartoteka kontrahenta Na zakładce Podstawowe jak sama nazwa wskazuje zamieszczone są podstawowe dane identyfikujące i opisujące kontrahenta. Informacje pogrupowane są w kilku przedziałach. Druga zakładka zatytułowana Dodatkowe zawiera informacje uzupełniające o kontrahencie. Nie są to informacje wymagane, ale często okazują się bardzo przydatne. 7.2 Pojazdy Kolejną kartoteką systemu Integra 7 jest kartoteka pojazdów. Gromadzi ona wszelkie dane dotyczące naprawianych na serwisie pojazdów. WiąŜe ona równieŝ pojazd z kontrahentem. Kartoteka do wprowadzania i edycji danych pojazdu przedstawiona została na rysunku poniŝej. Rys. 7-2 Karta Pojazd - Edycja, zakładka Podstawowe Oprócz danych podstawowych moŝna uzupełnić teŝ inne informacje o pojeździe do czego przeznaczona jest zakładka Dodatkowe. 50

51 7.3 Sprzęty Kartoteka sprzętów przechowuje dane dotyczące naprawianych w serwisie urządzeń/sprzętów (alternatorów, rozruszników, pomp wtryskowych itp.). Serwisowane sprzęty są przypisane do kontrahentów. 7.4 Towary Kartoteka towarów w obsłudze jest bardzo podobna do wcześniej omówionych kartotek kontrahentów i pojazdów. Tak jak i one posiada swoją kartę do edycji i dodawania danych (Rys. 7-3). Rys. 7-3 Karta Towar - Edycja, zakładka Podstawowe Na zakładce danych dodatkowych tak jak w wyŝej omawianych kartach znajdują się informacje uzupełniające. 51

52 7.5 Usługi Kartoteka ta gromadzi informacje na temat usług oferowanych przez serwis. Identycznie jak we wszystkich omówionych wyŝej przypadkach do wprowadzania i edycji danych słuŝy odpowiednia karta (Rys. 7-4) Rys. 7-4 Karta Usługa Edycja, zakładka Podstawowe 7.6 Konfiguracja kartotek programu W programie Integra 7 moŝna ustawić domyślne parametry nowo tworzonych kartotek oraz wystawianych dokumentów. PoniŜej opisano najczęściej stosowane konfiguracje. Konfiguracja domyślna spowoduje, Ŝe nowo tworzone kartoteki bądź dokumenty będą miały od razu wypełnione pewne dane, co zaoszczędzi czas przy pracy z programem. 52

53 7.6.1 Konfiguracja grup i podgrup kartotek Grupy towarów (rys. 7-5) (Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Grupy). Rys. 7-5 Karta Grupa towarów Podgrupy towarów (rys. 7-6) (Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Podgrupy). Rys. 7-6 Karta Podgrupa towarów - Nowy 1. Podgrupa określenie nazwy podgrupy towarów. 2. NiezaleŜna numeracja w obrębie podgrupy określa, czy indeks identyfikujący pozycję towarową ma być generowany oddzielnie dla kaŝdej podgrupy towarów (zaznaczone NiezaleŜna numeracja w obrębie grupy), czy nie. Grupy usług (rys. 7-7) (Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Grupy) 1. Grupa Określenie nazwy grupy usług. Rys. 7-7 Karta Grupa usług - Nowy 53

54 Podgrupy usług (rys. 7-8) (Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Podgrupy). Rys. 7-8 Karta Podgrupa usług - Nowy 1. Podgrupa określenie nazwy podgrupy usług. 2. NiezaleŜna numeracja w obrębie podgrupy określa, indeks identyfikujący usługę ma być generowany oddzielnie dla kaŝdej podgrupy usług (zaznaczone NiezaleŜna numeracja), czy nie. Grupy kontrahentów (rys. 7-9) (Menu programu -> Kartoteki -> Kontrahenci - Inne -> Grupy) Rys. 7-9 Karta Grupa kontrahentów 1. Grupa Określenie nazwy grupy kontrahentów. 2. NiezaleŜna numeracja w obrębie grupy określa, czy indeks ma być generowany oddzielnie dla kaŝdej grupy kontrahentów (zaznaczenie NiezaleŜna numeracja w obrębie grupy), czy nie. 54

55 7.6.2 Kontrahenci ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Kontrahenci - Inne -> Ustawienia domyślne). Zakładka Podstawowe (rys. 7-10). Rys Karta Kontrahent Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe 1. Grupa kontrahenta przyporządkowanie nowych kontrahentów do z góry określonej grupy, zazwyczaj Odbiorcy. 2. Województwo i kraj jeŝeli większość kontrahentów pochodzi z jednego regionu moŝna ustawić domyślne województwo dla nowo tworzonych kontrahentów. 3. Forma i warunki płatności domyślne ustawienia dot. formy i terminu płatności oraz kredytu kupieckiego. 4. Grupa cenowa parametr (narzut lub upust) określający obliczanie cen sprzedaŝy dla klienta. 5. Rabat domyślny rabat dla sprzedaŝy towarów i usług. 6. IBAN format numeru konta, w chwili obecnej wszystkie numery kont muszą go spełniać, więc naleŝy domyślnie zaznaczać opcję. 7. Typ kontrahenta określa, w jakim obszarze będzie dostępny kontrahent (tzn. sprzedaŝ, serwis, zakupy, gwarancje). Domyślnie klient serwisu oraz detalu. 8. Rodzaj kontrahenta umoŝliwia podział kontrahentów na firmy oraz osoby prywatne. Informacja wymagana przy wystawianiu paragonów do faktur sprzedaŝy. 55

56 Zakładka Dodatkowe (rys. 7-11). Rys Karta Kontrahent Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe 1. Cechy własne dodatkowe informacje specyficzne dla kontrahentów. Konfiguracja nazw cech własnych została przedstawiona w p Nazwy cech własnych. Cechy moŝna wykorzystać podczas raportowania np. wartości sprzedaŝy wśród stałych klientów (posiadających kartę rabatową). 56

57 7.6.3 Towary ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Ustawienia domyślne). Zakładka Podstawowe (rys. 7-12). Rys Karta Towar Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe 1. Grupa towaru przyporządkowanie towaru w kartotece do określonej grupy, (przydatne, jeŝeli tworzymy grupę jednakowych części, np. świec, wycieraczek itp.). 2. Podgrupa towaru przyporządkowanie towaru do podgrupy (przydatne, jeŝeli tworzymy grupę jednakowych części, np. świec, wycieraczek itp.). 3. Jednostka miary domyślnie ustawiono sztuki. 4. Parametry określające ilość całkowitą towaru, aktywność (czy nowo utworzone towary mają być od razu widoczne w kartotece), numer seryjny (czy dana sztuka towaru posiada indywidualny numer seryjny). Domyślnie zaznaczone pole Aktywny. 5. Obliczanie cen towaru określamy parametry cenowe towaru, narzut oraz bazową cenę sprzedaŝy. 6. Stawki VAT na zakup i sprzedaŝ towaru. Domyślnie naleŝy pozostawić 22% w obu przypadkach. 7. MarŜa minimalna domyślna minimalna marŝa z jaką towar moŝe zostać sprzedany. 57

58 Zakładka Dodatkowe (rys. 7-13). Rys Karta Towar Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe 1. Stany kontrolne towaru w magazynie określamy stany minimalne, zalecane oraz maksymalne dla nowo tworzonego towaru w magazynie. Stany kontrolne moŝna wykorzystywać przy zamówieniach towaru u dostawców. 2. Funkcje przypominające o wymianie towaru po określonym czasie lub przebiegu. 3. Aktualizacja cen zakupu i sprzedaŝy. W przypadku dostaw towaru w róŝnych cenach zalecane jest ustawienie tych parametrów. Decydują one o aktualizacji cen do sprzedaŝy. 4. Cechy własne towarów dodatkowe informacje specyficzne dla towaru. Konfiguracja nazw cech własnych została przedstawiona w rozdziale p Nazwy cech własnych. 58

59 7.6.4 Usługi ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Ustawienia domyślne). Zakładka Podstawowe (rys. 7-14). Rys Karta Usługa Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe 1. Grupa usługi przyporządkowanie usługi w kartotece do określonej grupy. 2. Podgrupa usługi przyporządkowanie usługi do podgrupy (przydatne, jeŝeli tworzymy grupę jednakowych usług, np. Mechanika-> Wymiana paska rozrządu, Mechanika-> Wymiana płynu chłodzącego itp.). 3. Jednostka pracy domyślna jednostka usługi. 4. Stawka VAT stawka dla sprzedaŝy. 5. Obszar funkcjonowania usługi czy usługa ma być domyślne tworzona dla wszystkich punktów sprzedaŝy, czy np. tylko dla serwisu. 6. Rodzaj usług wycena jednej RBH wg zdefiniowanego stawki. 7. Aktywna czy usługa po utworzeniu ma być od razu widoczna w kartotece. Domyślnie zaznaczone. 59

60 Zakładka Dodatkowe (rys. 7-15). Rys Karta Usługa Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe 1. Przypomnienia czy usługa ma być tworzona z domyślnie ustawionymi przypomnieniami dla modułu CRM. 2. Cechy własne usługi - dodatkowe informacje specyficzne dla usługi. Konfiguracja nazw cech własnych zostanie przedstawiona w p Nazwy cech własnych. 60

61 7.6.5 Pojazdy ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Pojazdy - Inne -> Ustawienia domyślne). Zakładka Podstawowe (rys. 7-16). Rys Kara Pojazd Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe 1. Aktywny czy po utworzeniu nowego pojazdu ma on być od razu widoczny w kartotece. Domyślne zaznaczone. 2. Przepisz dane właściciela określa, czy dla nowego pojazdu uŝytkownik jest jednocześnie właścicielem. 61

62 Zakładka Dodatkowe (rys. 7-17). Rys Kara Pojazd Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe 1. Rodzaj, paliwo, tapicerka informacje dodatkowe dokładniej charakteryzujące nowo tworzony pojazd. Przydatne w przypadku jeŝeli serwis specjalizuje się np. w naprawach silników Diesel wszystkie nowo tworzone pojazdy będą miały przypisanie do rodzaju paliwa Diesel. 2. Przeglądy ustawienia domyślnych cykli między okresowymi przeglądami technicznymi i serwisowymi pojazdów. 3. Cechy własne pojazdu dodatkowe informacje specyficzne dla pojazdu. Konfiguracja nazw cech własnych zostanie przedstawiona w rozdziale Nazwy cech własnych. 62

63 7.6.6 Sprzęty/Urządzenia/Podzespoły ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Sprzęty/Podzespoły/Urządzenia - Inne -> Ustawienia domyślne). Zakładka Podstawowe (rys. 7-18). Rys Karta Sprzęt Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe 1. Aktywny czy po utworzeniu nowego sprzętu ma on być od razu widoczny w kartotece. Domyślne zaznaczone. 2. Przepisz dane właściciela określa, czy dla nowo utworzonego sprzętu uŝytkownik jest jednocześnie właścicielem. 63

64 Zakładka Dodatkowe (rys. 7-19). Rys Karta Sprzęt ustawienia - domyślne, zakładka Podstawowe 1. Cechy własne sprzętu/urządzenia/podzespołu dodatkowe informacje specyficzne dla tych kartotek. Konfiguracja nazw cech własnych zostanie przedstawiona poniŝej. 2. Przeglądy ustawienia domyślnych cykli między okresowymi przeglądami serwisowymi sprzętu/urządzenia/podzespołu. 64

65 7.6.7 Nazwy cech własnych dla kartotek (Moduł MenedŜer-> Menu programu -> Kartoteki-> Cechy własne). Konfiguracja nazw cech własnych dla kartotek (rys. 7-20). Rys Zakładanie nowych cech własnych 1. Wybór kartoteki, dla której ma odbyć się konfiguracja nazw. 2. Konfiguracja poszczególnych nagłówków cech własnych. 65

66 7.6.8 Kasa/Bank ustawienia domyślne (Moduł MenedŜer-> Menu programu-> Administracja-> Kasy) Konfigurację parametrów domyślnych naleŝy odbyć dla kaŝdego modułu Kasa lub Bank oddzielnie. Konfiguracja domyślnych parametrów dokumentów kasowych/bankowych (rys. 7-21). Rys Karta edycji ustawień domyślnych modułu Kasa, zakładka Podstawowe 1. Dane podstawowe Konfiguracja modułu jako Kasa, Bank lub Karty kredytowe. 2. Drukowane informacje wybór, jakie dane mają się drukować na dokumentach wystawianych w modułu Kasa/Bank. 3. Liczba drukowanych kopii konfiguracja ilości drukowanych kopii dokumentów kasowych/bankowych podczas automatycznego wystawienia. 4. Logo logo w nagłówku wydrukowanych dokumentów kasowych/bankowych. 5. Marginesy górny i dolny margines wydruku. Istotne np. kiedy nadruk ma się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce np. dane firmy. 6. Numeracja dokumentów określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie miesiąca, czy roku. 7. Drukuj automatycznie konfiguracja pozwalająca na automatyczny wydruk dokumentu kasowego podczas sprzedaŝy bez potwierdzenia ze strony uŝytkownika programu. 66

67 7.6.9 Magazyn ustawienia domyślne. (Moduł MenedŜer-> Menu programu-> Administracja-> Magazyny) Konfigurację parametrów domyślnych naleŝy odbyć dla kaŝdego modułu Magazyn oddzielnie. Konfiguracja domyślnych parametrów dokumentów magazynowych (rys. 7-22). Rys Ustawienia domyślne magazynu 1. Dane podstawowe konfiguracja nazwy oraz symbolu magazynu, który będzie drukowany na dokumentach magazynowych. 2. Drukowane informacje konfiguracja widocznych informacji na wydrukach dokumentów magazynowych. 3. Liczba drukowanych kopii konfiguracja ilości drukowanych kopii dla poszczególnych dokumentów magazynowych. 4. Numery kolejne dokumentów umoŝliwia ustawienie własnych numerów kolejnych dla dokumentów magazynowych jeŝeli uŝytkownik programu chce zachować ciągłość numeracji z poprzedniego rozwiązania. 5. Marginesy górny i dolny margines wydruku. Istotne np. kiedy nadruk ma się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce np. dane firmy. 6. Numeracja dokumentów określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie miesiąca, czy roku. 67

68 SprzedaŜ detaliczna ustawienia domyślne (Moduł MenedŜer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaŝy - Inne-> SprzedaŜ detaliczna) Konfigurację parametrów domyślnych naleŝy odbyć dla kaŝdego modułu SprzedaŜ detaliczna oddzielnie (rys. 7-23). Rys Karta Punkt sprzedaŝy detalicznej, zakładka Podstawowe 1. Dane podstawowe konfiguracja nazwy oraz symbolu punktu sprzedaŝy detalicznej. 2. Współpraca z modułem magazynowym w przypadku większej ilości skonfigurowanych magazynów jeden jest ustawiony jako domyślny. 3. Współpraca z modułem kasowym domyślna kasa, w której mają być rozliczane dokumenty sprzedaŝy. 4. Wystawiane dokumenty typy dokumentów, które moŝna wystawić w danym punkcie sprzedaŝy (np. FV, paragon itd.) oraz ich numeracja (rejestr sprzedaŝy). 5. Parametry cenowe stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dokumentach sprzedaŝy. 68

69 Zakładka Wydruki (rys. 7-24). Rys Karta Punkt sprzedaŝy detalicznej, zakładka Wydruki 1. Drukowane informacje domyślny zakres danych, które pojawią się na wydruku dokumentu sprzedaŝy. 2. Drukowana data sprzedaŝy drukowana data sprzedaŝy na dokumencie sprzedaŝy. Domyślnie ustawiona Pełna data. 3. Marginesy górny i dolny margines wydruku. Istotne kiedy np. nadruk dokumentu sprzedaŝy ma się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce jakieś dane. 4. Liczba drukowanych egzemplarzy ilość automatycznie drukowanych egzemplarzy dokumentu sprzedaŝy. JeŜeli ustawiona na 2 lub więcej, w nagłówku program na pierwszym egzemplarzu wydrukuje napis Oryginał, a na drugim i pozostałych Kopia. JeŜeli ilość ustawiona na 1 to program będzie drukował napis Oryginał/Kopia. 5. Stopka dokumentu kredytowego dodatkowa informacja drukowana na dokumentach sprzedaŝy, na których formą płatności jest przelew. W stopce dok. kredytowego moŝna umieścić numer konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów. 6. Stopka dokumentu dodatkowa informacja drukowana na kaŝdym dokumencie sprzedaŝy. MoŜe zawierać klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaŝy. 7. Stopka (dane rejestrowe firmy) miejsce na dane rejestrowe firmy. 8. Logo wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaŝy oraz jego konfiguracja na wydruku. 69

70 9. Szablon wydruku dok. (F, P, FP, FUE, N) pozwala na zmianę szablonu wydruku dla dokumentów faktury, paragonu, faktury pro forma, faktury unijnej i dokumentów wewnętrznych Serwis pojazdów ustawienia domyślne (Moduł MenedŜer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaŝy - Inne-> Serwis pojazdów) Konfigurację parametrów domyślnych naleŝy odbyć dla kaŝdego modułu Serwis pojazdów oddzielnie. Zakładka Podstawowe (rys. 7-25). Rys Karta Serwis samochodowy, zakładka Podstawowe 1. Dane podstawowe konfiguracja nazwy, symbolu oraz typu (cięŝarowy czy osobowy) modułu serwis pojazdów. 2. Ikona umoŝliwia wybór własnej ikony serwisu widocznej na bocznym pasku modułów. 3. Współpraca z modułem magazynowym w przypadku większej ilości skonfigurowanych magazynów jeden jest ustawiony jako domyślny. 4. Współpraca z modułem kasowym domyślna kasa, w której mają być rozliczane dokumenty sprzedaŝy oraz zlecenia. 5. Terminarz konfiguracja stanowisk terminarza dla modułu serwis pojazdów. 70

71 6. Wystawiane dokumenty typy dokumentów, które moŝna wystawić w danym punkcie sprzedaŝy (np. FV, paragon itd.) oraz ich numeracja (rejestr sprzedaŝy). 7. Parametry cenowe stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dokumentach sprzedaŝy. 8. Cykl numeracji zleceń określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie kaŝdego miesiąca, czy po upływie roku. 9. Czasy napraw parametr wykorzystywany do obliczeń cen usług przy korzystaniu z bazy danych Czasy napraw. 10. Numery kolejne dokumentów umoŝliwia ustawienie własnych numerów kolejnych dla zleceń i kosztorysów jeŝeli uŝytkownik programu chce zachować ciągłość numeracji z poprzedniego rozwiązania. Zakładka Wydruki (rys. 7-26). Rys Karta Serwis samochodowy, zakładka Wydruki 1. Drukowane informacje domyślny zakres danych, które pojawią się na wydruku dokumentu sprzedaŝy. 2. Drukowane informacje na zleceniach domyślny zakres danych, który pojawia się na wydruku zleceń naprawy. W tym miejscu moŝemy ustalić nazwy drukowanych pól definiowanych 3. Zlecenia num. ewidencyjne funkcja pozwala na wprowadzenie dodatkowych numerów 71

72 (np. sygnatur ISO), które będą drukowane na zleceniu naprawy, potwierdzeniu przyjęcia i karcie serwisowej. 4. Drukowana data sprzedaŝy drukowana data sprzedaŝy na dokumencie sprzedaŝy. Domyślnie ustawiona Pełna data. 5. Marginesy górny i dolny margines wydruku. Istotne kiedy np. nadruk dokumentu sprzedaŝy ma się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce jakieś dane. 6. Liczba drukowanych egzemplarzy ilość automatycznie drukowanych egzemplarzy dokumentu sprzedaŝy. JeŜeli ustawiona na 2 lub więcej, w nagłówku program na pierwszym egzemplarzu wydrukuje napis Oryginał a na drugim i pozostałych Kopia. JeŜeli ilość ustawiona na 1 to program będzie drukował napis Oryginał/Kopia. 7. Drukowane załączniki dodatkowe dokumenty (format txt) drukowane przy zleceniu (np. warunki gwarancji) ich drukowanie moŝna dodatkowo ustalić z poziomu karty zlecenia. 8. Stopka dokumentu kredytowego dodatkowa informacja drukowana na dokumentach sprzedaŝy, na których formą płatności jest Przelew. W stopce dok. kredytowego moŝna umieścić numer konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów. 9. Stopka dokumentu dodatkowa informacja drukowana na kaŝdym dokumencie sprzedaŝy. MoŜe zawierać klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaŝy. 10. Stopka (dane rejestrowe firmy) miejsce na dane rejestrowe firmy. 11. Logo wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaŝy oraz jego konfiguracja na wydruku. 72

73 Zakładka Domyślne (rys. 7-27). Rys Karta Serwis samochodowy, zakładka Domyślne 1. Typ i ustawienia statusów Typ określa, czy jest to zlecenie płatne, czy gwarancyjne. Domyślne statusy zleceń pozwalają dla konkretnego stanu systemowego (Oczekujące, Rozpoczęte, Wstrzymane, Zakończone) zmienić wyświetlaną nazwę statusu. 2. Data i godzina odbioru ustawia datę i godzinę odbioru pojazdu; w konfiguracji naleŝy podać opóźnienie w godzinach. 3. Dane odbiorcy ustawienie domyślnej grupy i województwa dla kontrahentów tworzonych na zleceniach. 4. Uwagi dodatkowe dla zlecenia domyślny tekst, który jest drukowany na zleceniu naprawy. MoŜe zawierać np. dodatkowe uniwersalne uwagi i zapisy dot. obsługi zlecenia. 5. Dodatkowe informacje do zlecenia (drobny druk) domyślny tekst, który jest drukowany małą czcionką na zleceniu naprawy. MoŜe zawierać np. informacje o pozwoleniu na przetwarzanie danych osobowych. 6. Uwagi dodatkowe dla odbierającego domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu pozostawienia pojazdu do naprawy. 7. Uwagi serwisanta domyślny tekst, który jest drukowany na karcie serwisowej przekazywanej serwisantowi z opisem czynności do wykonania. 8. Uwagi dodatkowe dla potwierdzenia domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu pozostawienia pojazdu w serwisie do naprawy. MoŜe zawierać np. 73

74 informację o braku odpowiedzialności zleceniobiorcy za rzeczy pozostawione w samochodzie na czas naprawy Serwis sprzętu ustawienia domyślne (Moduł MenedŜer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaŝy - Inne-> Serwisy sprzętowe) Konfigurację parametrów domyślnych naleŝy odbyć dla kaŝdego modułu Serwis sprzętowy oddzielnie. Zakładka Podstawowe (rys. 7-28). Rys Karta Serwis sprzętowy, zakładka Podstawowe 1. Dane podstawowe konfiguracja nazwy, typu (sprzęt, urządzenia, podzespoły) oraz symbolu modułu serwis sprzętowy. 2. Współpraca z modułem magazynowym w przypadku większej ilości skonfigurowanych magazynów jeden jest ustawiony jako domyślny. 3. Współpraca z modułem kasowym domyślna kasa, w której mają być rozliczane dokumenty sprzedaŝy oraz zlecenia. 4. Terminarz konfiguracja stanowisk terminarza dla modułu serwis sprzętowy. 5. Cykl numeracji zleceń oraz numery kolejne zleceń określa, czy numeracja ma zaczynać 74

75 się od początku po upływie kaŝdego miesiąca, czy po upływie roku. Numery kolejne dokumentów moŝliwe ustawienie własnych numerów kolejnych 6. Wystawiane dokumenty typy dokumentów, które moŝna wystawić w danym punkcie sprzedaŝy (np. FV, paragon itd.) oraz ich numeracja (rejestr sprzedaŝy). 7. Parametry cenowe stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dokumentach sprzedaŝy. Zakładka Wydruki (rys. 7-29). Rys Karta Serwis sprzętowy, zakładka Wydruki 1. Drukowane informacje domyślny zakres danych, które pojawią się na wydruku dokumentu sprzedaŝy. 2. Drukowane informacje na zleceniach domyślny zakres danych, który pojawia się na wydruku zleceń naprawy. 3. Drukowana data sprzedaŝy drukowana data sprzedaŝy na dokumencie sprzedaŝy. Domyślnie ustawiona Pełna data. 4. Marginesy górny i dolny margines wydruku. Istotne kiedy np. nadruk dokumentu sprzedaŝy ma się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce jakieś dane. 5. Liczba drukowanych egzemplarzy ilość automatycznie drukowanych egzemplarzy dokumentu sprzedaŝy. JeŜeli ustawiona na 2 lub więcej, w nagłówku program na 75

76 pierwszym egzemplarzu wydrukuje napis Oryginał a na drugim i pozostałych Kopia. JeŜeli ilość ustawiona na 1 to program będzie drukował napis Oryginał/Kopia. 6. Stopka dokumentu kredytowego dodatkowa informacja drukowana na dokumentach sprzedaŝy, na których formą płatności jest przelew. W stopce dok. kredytowego moŝna umieścić numer konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów. 7. Stopka dokumentu dodatkowa informacja drukowana na kaŝdym dokumencie sprzedaŝy. MoŜe zawierać klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaŝy. 8. Stopka (dane rejestrowe firmy) miejsce na dane rejestrowe firmy. 9. Logo wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaŝy oraz jego konfiguracja na stronie. Zakładka Domyślne (rys. 7-30). Rys Karta Serwis sprzętowy, zakładka Domyślne 1. Typ i ustawienia statusów Typ określa, czy jest to zlecenie płatne, czy gwarancyjne. Domyślne statusy zleceń pozwalają dla konkretnego stanu systemowego (Oczekujące, Rozpoczęte, Wstrzymane, Zakończone) zmienić wyświetlaną nazwę statusu. 2. Data i godzina odbioru ustawia datę i godzinę odbioru sprzętu; w konfiguracji naleŝy podać opóźnienie w godzinach. 3. Dane odbiorcy ustawienie domyślnej grupy i województwa dla kontrahentów tworzonych na zleceniach. 76

77 4. Uwagi dodatkowe dla zlecenia domyślny tekst, który jest drukowany na zleceniu naprawy. MoŜe zawierać np. dodatkowe uniwersalne uwagi i zapisy dot. obsługi zlecenia. 5. Uwagi dodatkowe dla odbierającego domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu pozostawienia pojazdu do naprawy. 6. Uwagi serwisanta domyślny tekst, który jest drukowany na karcie serwisowej przekazywanej serwisantowi z opisem czynności do wykonania. 7. Uwagi dodatkowe dla potwierdzenia domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu pozostawienia sprzętu w serwisie do naprawy. 7.7 Grupowa zmiana parametrów kartotek. Grupowa zmiana parametrów towarów i usług umoŝliwia posegregowanie i uporządkowanie kartoteki towarów/usług. Grupowa zmiana parametrów w połączeniu z modułem CRM/Zadania pozwala na uaktualnienie przypomnień do wykonanych juŝ usług lub sprzedanych towarów (moŝe to być istotne w przypadku np. dokupienia modułu CRM, kiedy chcemy, aby wykonane do tej pory naprawy, czy okresowe przeglądy zostały umieszczone na liście przypomnień dla klientów). Przed uŝyciem tej funkcji zalecane jest utworzenie archiwum bazy danych (rozdz. 6.4) Grupowa zmiana parametrów kartoteki towarów. Aby uruchomić funkcję naleŝy przejść w module MenedŜer do Kartoteki-> Grupowa zmiana parametrów towarów. Zakładka Podstawowe (rys. 7-31). Rys Karta Grupowa zmiana parametrów towarów, zakładka Podstawowe 77

78 1. Sekcja odpowiedzialna za odfiltrowanie zakresu towarów, który chcemy poddać grupowej zmianie parametrów. 2. Sekcja parametrów moŝliwych do zmiany (np. przypisanie towarów pochodzących z importu faktury elektronicznej do odpowiednich grup towarowych, lub uporządkowanie istniejących przypisań towarów do grup). Zakładka Cenowe (rys. 7-32). Rys Karta Grupowa zmiana parametrów towarów, zakładka Cenowe Na zakładce Cenowe znajdują się parametry cenowe kartotek, które moŝemy zmieniać (np. w celu uruchomienia promocji na dany asortyment, bądź aktualizację cen dla danej grupy kontrahentów powiązanych z grupami cenowymi). Parametry są zmieniane dla zakresu towarów odfiltrowanych na zakładce Podstawowe (rys.7-31). 78

79 7.7.2 Grupowa zmiana parametrów kartoteki usług. Aby uruchomić funkcję naleŝy przejść w module MenedŜer do menu Kartoteki-> Grupowa zmiana parametrów usług. Zakładka Podstawowe (rys. 7-33). Rys Karta Grupowa zmiana parametrów usług, zakładka Podstawowe 1. Sekcja odpowiedzialna za odfiltrowanie zakresu usług, który chcemy poddać grupowej zmianie parametrów. 2. Sekcja parametrów moŝliwych do zmiany (np. zmiana jednostki lub przypisania usługi do określonego rodzaju punktu sprzedaŝy). Zakładka Cenowe (rys. 7-34). Rys Karta Grupowa zmiana parametrów usług, zakładka Cenowe 79

80 Na zakładce Cenowe znajdują się parametry cenowe kartotek usług, które moŝemy zmieniać (np. w celu uruchomienia promocji na dany rodzaj usług, bądź aktualizację cen dla danej grupy kontrahentów powiązanych z grupami cenowymi). Parametry są zmieniane dla zakresu usług odfiltrowanych na zakładce Podstawowe rys Eksport kartotek i listy zleceń Program Integra 7 umoŝliwia eksportowanie kartotek programu do formatu xls obsługiwanego przez program Microsoft Excel. Przed przeprowadzeniem eksportu musimy najpierw ustalić jaki zakres danych chcemy wyeksportować. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy na liście kartotek, wybieramy Konfiguracja kolumn (rys. 7-35) i określamy zakres wyświetlanych kolumn. Po ustaleniu które kolumny mają się wyświetlać, a zarazem eksportować, ponownie klikamy prawym przyciskiem myszy na liście towarów i wciskamy przycisk Eksportuj (rys 7-35). Rys Eksport kartoteki pojazdów do programu MS Excel Analogicznie, moŝna wyeksportować listę zleceń co widać na rysunku W przypadku zleceń mamy w tej sposób moŝliwość przygotowania szeregu zestawień, w zaleŝności od tego wg jakich parametrów jest prezentowana lista zleceń np. status zlecenia, serwisant itp. - takie pozycje zostaną umieszczone w eksportowanym pliku. 80

81 Rys Eksport listy zleceń do programu Microsoft Excel 81

82 8 Praca z programem Informacje zawarte w poprzednich rozdziałach będą bardzo pomocne w dalszej pracy, która nie opiera wyłącznie na tworzeniu nowych towarów, usług czy teŝ wprowadzaniu kontrahentów i ich pojazdów. NajwaŜniejszym elementem programu jest moŝliwość tworzenia zleceń naprawy, dokumentów sprzedaŝy, dokumentów magazynowych oraz dokumentów kasowych o czym właśnie będzie traktował niniejszy rozdział. OBSŁUGA SERWISU POJ AZDÓW 8.1 Terminarz planowanie pracy serwisu Bardzo waŝnym elementem pracy kaŝdego serwisu jest odpowiednie zaplanowanie pracy w celu pełnego wykorzystania moŝliwości firmy w zakresie wykonywania napraw. W systemie Integra 7 dostępny jest Terminarz napraw, słuŝący do planowania pracy na poszczególnych stanowiskach naprawczych w serwisie. Dzięki temu moŝliwe jest poprawienie organizacji firmy, zwiększenie wydajności serwisu z jednoczesnym obniŝeniem kosztów, a co za tym idzie zwiększeniem obrotów. Terminarz jest dostępny w module Serwis i moŝna go uruchomić na dwa sposoby: wybierając pozycję Terminarz w obszarze wyboru modułów, wybierając ikonę Terminarza z paska ikon. Terminarz umoŝliwia wyświetlenie widoku jednego dnia (zakładka Dzień), jak równieŝ całego tygodnia roboczego. Dzięki takiemu rozwiązaniu, umawiając klienta na naprawę mamy pełny podgląd aktualnej sytuacji w serwisie. Ustalając datę i godzinę naprawy moŝemy zaplanować godziny pracy indywidualnie dla kaŝdego stanowiska naprawczego oraz przydzielić naprawy poszczególnym serwisantom. Ponadto system po wprowadzeniu pojazdu do terminarza moŝe wysyłać wiadomość SMS z ustalonym terminem i zakresem naprawy, a takŝe przypominać klientowi o umówionym terminie na godzinę przed naprawą. Rys. 8-1 przedstawia widok zakładek Dzień i Tydzień Terminarza. 82

83 Rys. 8-1 Planowanie pracy w Terminarzu Konfigurację poszczególnych stanowisk Terminarza wraz z godzinami pracy moŝna przeprowadzić poprzez menu Administracja Ustawienia (w module Terminarz). Rys. 8-2 Konfiguracja stanowisk Terminarza 83

84 1. Dodaj/Usuń/Edytuj - Przyciski odpowiadające za edycję stanowisk z terminarza. 2. Soboty pracujące pole włączające na terminarzu moŝliwość rezerwowania terminów w soboty. 3. Dodawaj przypomnienia w module CRM zaznaczając to pole przypomnienia do zapisywanego terminu w terminarzu będą się dodawały automatycznie. 4. Kontroluj czas napraw zaznaczając pole program będzie kontrolował zarezerwowany termin z czasem wynikającym z dodanych na terminie usług Utworzenie nowego wpisu w terminarzu - Z poziomu modułu Terminarz dodajemy nowy termin - Zaznaczamy zakres czasu dla odpowiedniego stanowiska. Po czym klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy Rezerwuj termin (Rys. 8-3). Rys. 8-3 Rezerwacja terminu na stanowisku naprawczym - Wypełniamy kartę Zapis w terminarzu (Rys. 8-4). Rys. 8-4 Zapis w terminarzu 84

85 1 Przypisanie serwisanta poprzez wciśnięcie przycisku. 2 Dodanie przypomnienia w module CRM. Okno pośrednie dodawania daty przypomnienia w CRM (rys 8-5) pozwala określić czas przypomnienia, zmienić tytuł czy teŝ zmodyfikować opis widoczny w systemie CRM. Aby je wyłączyć moŝliwość określenia daty przypomnienia trzeba zaznaczyć opcje Nie pokazuj okna z ustawieniem godziny przypomnienia i zapisać termin. Rys. 8-5 Okno pośrednie z moŝliwością określenia daty przypomnienia Uwaga! Jeśli z poziomu Terminarza wejdziemy w menu Administracja -> Ustawienia i włączymy Dodaj przypomnienia w module CRM to przycisk (2) będzie wyszarzony, a przypomnienia do zapisu w terminarzu będą dodawane automatycznie. 3 Ustalenie zakresu zlecenia: Wybór usterki ze słownika (przycisk Usterki), Wybór usługi ze słownika (przycisk Usługi), Dodanie nowej usterki (przycisk D). 4 Uzupełnienie danych pojazdu i zleceniodawcy (wpisanie nowego, lub wybór z listy). W przypadku dodania nowego, dane zostaną zapisane do odpowiednich karotek. 5 Dodanie dodatkowych uwag dotyczących wpisu w terminarzu. 6 Zaznaczenie pól spowoduje, Ŝe klient otrzyma wiadomość SMS dot. terminu i zakresu naprawy (ew. z podaniem wstępnego kosztu) oraz przypomnienie o naprawie na godzinę przed umówionym terminem. 85

86 Funkcje terminarza - Przypisanie kosztorysu do terminu bezpośrednio z poziomu terminarza. Za pomocą przycisku Kosztorys (u dołu okna terminarza Rys. 8-6) moŝna przypisać utworzony wcześniej kosztorys do terminu, dzięki czemu dane pojazdu, kontrahenta, usterki i usługi zostaną przeniesione do terminarza. Takie rozwiązanie znacznie skraca czas potrzebny na umówienie klienta na naprawę (jeśli wcześniej przygotowano dla niego kosztorys naprawy). Rys. 8-6 Wystawienie kosztorysu z terminarza - Tworzenie zlecenia bezpośrednio z poziomu terminarza Za pomocą przycisku Dodaj zlec. (u dołu okna terminarza Rys. 8-7) moŝna otworzyć zlecenie, automatycznie przenosząc do niego wszystkie dane wprowadzone podczas umawiania klienta na naprawę. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia pracę i skraca czas obsługi klienta. Z poziomu terminarza moŝna takŝe podejrzeć wystawione zlecenie (przycisk Info Zlec.) albo edytować (przycisk Edytuj Zlec.) Rys. 8-7 Wystawienie zlecenia z terminarza - Rezerwacja towarów z poziomu terminarza Do wpisu w terminarzu moŝna wykonać rezerwację towarów, aby nie zostały zuŝyte do innych napraw. W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy na wybranym terminie i wybieramy Rezerwuj towary (Rys. 8-8). Zostanie wyświetlony nowy dokument RT, w którym wpisujemy towary do rezerwacji. 86

87 Rys. 8-8 Rezerwacja towarów z terminarza - Przenoszenie wpisów na inny termin W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy na wybranym terminie i wybieramy Wytnij. Następnie zaznaczamy obszar w innym terminie i wybieramy Wklej. Rys. 8-9 Przenoszenie wpisów na inny termin 87

88 8.2 Wystawianie zleceń Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim szczegółowe informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego pojazdu, zakresu czynności do wykonania, oraz dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby skutecznie wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji. Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis. Nowe zlecenie moŝna otworzyć na trzy sposoby: za pomocą ikony Nowe zlecenie wybierając Dodaj z paska edycji wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz myszy). przy uŝyciu czytnika kodów 2D Wszystkie aktualnie realizowane zlecenia naprawy są widoczne na liście zleceń (Rys. 8-10). Z poziomu listy moŝemy skonfigurować zakres wyświetlanych kolumn, a sama lista pozwala na kontrolowanie bieŝącej sytuacji i nadzorowanie pracy serwisu. Domyślnie wyświetlane są otwarte zlecenia, natomiast w kaŝdej chwili moŝna wyświetlić listę wszystkich zleceń (takŝe zamkniętych), odznaczając opcję Otwarte. 88 Rys Lista zleceń z widoczną kolumną Nr nadwozia VIN

89 Jedną z funkcji programu dostępnych z poziomu tego okna jest wyszukiwanie w polu szukania złoŝonego po numerze VIN (rys. 8-10). To czy program będzie wyszukiwał po numerze VIN czy nie, ustalamy klikając na ikonę lupy z kartką papieru widocznej w prawym górnym rogu Szybkie zlecenie Program Integra 7 umoŝliwia otwarcie szybkiego zlecenia, które zawiera tylko podstawowe dane niezbędne do rozpoczęcia naprawy, natomiast pozostałe informacje uzupełniane są w dogodnym dla klienta momencie. Dzięki temu moŝna szybko i sprawnie obsłuŝyć klientów, którzy się spieszą. Przy tworzeniu tego rodzaju zleceń moŝna korzystać z bazy kontrahentów i pojazdów oraz z gotowych słowników usterek i usług. Na zleceniu widoczny jest wstępny koszt usługi. Czas wystawienia szybkiego zlecenia to około 30 sekund. Szybkie zlecenia wykorzystywane są np. przy usługach: wymiany oleju, regulacji świateł, wymiany wycieraczek itp. Rys Karta szybkiego zlecenia Zlecenie pełne Zakładka Zlecenie Rys. 8- przedstawia kartę nowego zlecenia. JeŜeli klient naprawiał juŝ pojazd w danym serwisie moŝna wprowadzić nr rejestracyjny lub jego część i pozostałe dane na temat pojazdu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. NiezaleŜnie od tego czy juŝ naprawiał pojazd czy nie, zawsze moŝna sczytać dane klienta wraz z pojazdem z nowego dowodu 89

90 rejestracyjnego za pomocą czytnika 2D (rys. 8-12), co nie tylko oszczędza czas, ale eliminuje błędy np. w danych teleadresowych, czy numerze VIN. Opis funkcji sczytywania danych z dowodu rej. W trakcie sczytywania czytnikiem priorytetowym polem identyfikacyjnym jest numer rejestracyjny pojazdu, w przypadku braku pojazdu o takim numerze rej. sprawdzane jest czy w bazie występuje kontrahent o numerze pesel lub regon odpowiadający sczytanemu z dowodu rej. Jeśli kontrahent nie zostanie zidentyfikowany po tych numerach, sprawdzana jest następnie nazwa kontrahenta. Jeśli program zidentyfikuje go w bazie kontrahentów, których nazwa odpowiada temu z dowodu rej., wyświetli ich w postaci listy, z której moŝna wybrać odpowiedniego kontrahenta. Jeśli Ŝaden z nich nie jest właścicielem pojazdu wprowadzonym w dowodzie rej., zamknięcie listy spowoduje pobranie danych kontrahenta z dowodu rejestracyjnego. Uwaga! Sczytywania za pomocą czytnika dokonujemy na otwartej karcie nowego zlecenia. W programie wprowadzono moŝliwość przepisania danych pojazdu i kontrahenta sczytanych z dowodu rejestracyjnego do bazy programu Integra. Do tego celu słuŝą przyciski P (rys. 8-13) przepisz dane pojazdu oraz K (pojawia się po wciśnięciu klawisza CTRL) przepisz dane kontrahenta. Przyciski te dostępne są tylko po operacji sczytania danych z dowodu. Rys Sczytywanie danych za pomocą czytnika 2D 90

91 Rys Karta zlecenia po sczytaniu pojazdu za pomocą czytnika W przypadku ręcznego wprowadzania danych moŝemy wykorzystać specjalny formularz dowodu rejestracyjnego (przycisk Dow. Rej.) lub teŝ wypełniać dane z poziomu karty zlecenia (rys. 8-14). W czerwonej ramce moŝna ustalić czy program ma drukować załączniki tekstowe dołączane do zlecenia. Ich ustawienie zostało opisane w r Rys Karta zlecenia pełnego 91

92 Po wprowadzeniu danych kontrahenta i pojazdu, kolejny krok to określenie zakresu zlecenia, który moŝna uzupełnić przy pomocy dostępnego w programie słownika usterek i usług lub dopisując poszczególne pozycje. Wstępny zakres naprawy jest automatycznie przenoszony do zakresu usług na zakładce Towary/Usługi. Dzięki temu, Ŝe widoczny jest koszt poszczególnych usług, moŝna przedstawić klientowi wstępną informację dotyczącą kosztów naprawy. Okno usterek do wyboru przedstawiono na rysunku poniŝej. Rys Słownik usterek Przy otwieraniu zlecenia dot. pojazdów istnieje moŝliwość szybkiego opisu uszkodzeń zewnętrznych pojazdu w Module uszkodzeń, dzięki czemu w zleceniu znajdują się informacje o ewentualnych uszkodzeniach lub brakach. W tym celu naleŝy wcisnąć myszą ikonę pojazdu w sekcji Uwagi dodatkowe karty zlecenia (Rys. 8-16). Moduł uszkodzeń pojazdu opisano w rozdziale 10. Rys Uruchomienie modułu uszkodzeń z karty zlecenia Jeśli wcześniej określiliśmy pola definiowane (patrz p.6.12), istnieje moŝliwość wprowadzenia informacji w te pola. MoŜe to być informacja o numerze: polisy, szkody, zlecenia wewnętrznego, umowy, autoryzacji, a takŝe o pojeździe zastępczym czy lokalizacji (rys. 8-17). 92 Rys Pola definiowane

93 Na rysunku 8-14 warto zwrócić uwagę na pole Wstrzymaj. Zaznaczając je moŝemy zmienić status zlecenia na Wstrzymane w związku z zawieszeniem realizacji zlecenia np. z powodu oczekiwania na dostawę części. Aplikacja umoŝliwia równieŝ wstawienie nowych statusów oraz edycje juŝ istniejących, co sprawia Ŝe w sposób bardziej naturalny moŝemy uporządkować listę zleceń oraz mamy dokładniejszą kontrolę stopnia realizacji naprawy. Konfiguracja statusów została omówiona w r Warto zwrócić uwagę na funkcję Przywróć zlecenie (rys. 8-18). MoŜna z niej skorzystać, gdy zlecenie posiada status Zamknięte i nie wystawiono do niego dokumentu sprzedaŝy. Opcja ta umoŝliwia powrót zlecenia do statusu Rozpoczęte. Rys Menu podręczne, opcja Przywróć zlecenie Zakładka Towary / Usługi Dodawanie towarów do zlecenia Podczas naprawy pojazdu wprowadzamy do zlecenia pozycje dot. części zamiennych oraz wykonanych usług. Towary / Usługi wprowadzane są z domyślną ceną (rys. 8-19) dla wybranego kontrahenta, jednakŝe podczas dodawania poszczególnych pozycji do zlecenia cena jak i narzut mogą zostać zmienione (rys. 8-20). Automatycznie są równieŝ uwzględniane stałe rabaty przyznane klientowi oraz przynaleŝność do konkretnej grupy cenowej (np. cena promocyjna, sezonowa itp.), określona w karcie kontrahenta. 93

94 Rys Zlecenie zakładka Towary/Usługi Rys Narzut na towarze w trakcie dodawania towaru Szybkie dodawanie towaru Podczas dodawania towaru do zlecenia moŝna skorzystać z funkcji Szybkiego dodawania towaru (przycisk Dodaj >>). Wyświetlone okno pozwala na wpisanie informacji dot. danego towaru i dodanie go do zlecenia (tzw. dodanie z ręki ). W przypadku funkcji szybkiego dodawania nie jest konieczne zakładanie karty towaru w kartotece, co znacznie przyspiesza proces obsługi zleceń i dokumentów sprzedaŝy. Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla uŝytkowników programu, którzy nie prowadzą ścisłej kontroli magazynu. 94

95 Uwaga! W przypadku skonfigurowanej współpracy punktu sprzedaŝy z magazynem program nie pozwoli wystawić dok. magazynowego zanim towar nie zostanie przyjęty do magazynu. Rys Szybkie dodawanie towaru do zlecenia Po wciśnięciu przycisku Dodaj na zakładce zlecenia w obszarze towarów, wyświetlona zostanie lista towarów (w zaleŝności od ustawień magazynu, patrz r. 6.9) widoczna na rysunku Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia za pomocą lewego przycisku myszy i klawisza Wybierz, lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. MoŜliwy jest równieŝ wybór wielokrotny (kilku towarów naraz) z uŝyciem klawisza CTRL. W tym przypadku wybrane z listy towarów pozycje są dodawane do zlecenia (domyślnie po jednej sztuce), bez wyświetlania okna pośredniego przy kaŝdym towarze. Rys Lista towarów 95

96 Po wybraniu towaru który chcemy dodać do zlecenia, wyświetla się okno pośrednie, w którym określamy ilość towaru dodawanego do zlecenia (Rys. 8-21). Z poziomu tego okna dostępne są cztery opcje: wybranie innego towaru Wybierz, utworzenie nowej pozycji w magazynie Dodaj, podgląd informacji o towarze Info oraz edycja karty wybranego towaru Edytuj. Podobnie jak w przypadku usług, podczas dodawania towaru do zlecenia, moŝna dołączyć do niego odpowiedniego pracownika, którego chcemy premiować na podstawie sprzedaŝy części. W tym celu wybieramy przycisk Dołącz w obszarze Serwisanci. Z wyświetlonej listy pracowników wybieramy nazwisko pracownika lub pracowników i określamy udział procentowy. W ten sposób informacja o udziale w sprzedaŝy części trafi do raportu serwisanta. Rys Okno Towar 1. Drukuj opis w nowym wierszu Informacja widoczna w oknie opis zostanie wydrukowana na dokumencie sprzedaŝy od nowej linii. 2. W komplecie dodany towar zostanie automatycznie przypisany do kompletu. 3. Nr seryjny w przypadku gdy towar ma na swojej karcie zaznaczone pole Numery seryjne to moŝna dodając towar wprowadzić jego numer seryjny. Dodawanie usług do zlecenia Następny krok w obsłudze zlecenia to uzupełnienie listy usług. Po wciśnięciu przycisku Dodaj w obszarze usług, wyświetlona zostaje lista pozycji usług. Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia podobnie jak towary: za pomocą lewego przycisku myszy i przycisk Wybierz, lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. MoŜliwe jest takŝe szybkie dodawanie usług - podobnie jak w przypadku towarów nie jest wymagane załoŝenie karty usługi w kartotece. 96

97 Rys Lista usług Rys Okno Usługa Zwiększanie ilości operacji na usłudze W przypadku gdy chcemy zwiększyć ilość operacji na usłudze, program oferuje taką funkcjonalność w bardzo prosty sposób. Wystarczy wprowadzić w polu (1) liczbę operacji (np. wymiana dwóch amortyzatorów), wcisnąć przycisk = i odpowiednio zaktualizują się nam pola (2) - wynik, (3) opis uzupełnia się o ilości operacji i (4) skorygowane zostają roboczogodziny przypisanych serwisantów. 97

98 Dodatkowo istnieje moŝliwość importu usług z systemu ESI[tronic] oraz korzystanie z bazy czasów napraw zaimportowanej do programu z aplikacji AuDaCon (przycisk Czasy napraw rys. 8-27). Atutem tego rozwiązania jest duŝo szybsze załadowanie listy czasów napraw lepsze tłumaczenie pojęć oraz uwzględnienie tzw. prac zespolonych. DuŜym ułatwieniem jest fakt, Ŝe usługi wpisane wcześniej w zakresie zlecenia przenoszone są automatycznie na listę usług w zleceniu. Kolejnym atutem jest informacja na kosztorysie/fakturze, Ŝe koszt naprawy został wyliczony w oparciu o dane przygotowane przez firmę AuDaCon A.G (rys. 8-28). Dokładny opis współpracy z systemami serwisowymi i katalogami części opisano w Instrukcji uŝytkownika cz.2 rozdział 2. RównieŜ w przypadku usług, moŝna przypisać określony udział procentowy poszczególnym pracownikom, poprzez wciśnięcie klawisz Dołącz w obszarze Serwisanci. Do jednej usługi moŝna dodać kilku pracowników z róŝnym udziałem w danej naprawie. Takie informacje stanowią podstawę do prowizyjnego wynagradzania mechaników. Rys Dołączanie serwisanta do usługi 98

99 Rys Czasy napraw Praca zespolona Rys Informacja o sposobie wyliczania kosztu naprawy Komplety grupowanie towarów i usług do jednej pozycji Dzięki funkcji Kompletacji w trakcie tworzenia dokumentu moŝna decydować o pozycjach, które zostaną wydrukowane na rozliczeniu zlecenia lub fakturze czy paragonie. Funkcja ta umoŝliwi zastąpienie wielu pozycji wchodzących w zakres danej naprawy czy usługi jedną pozycją, np. Przegląd pojazdu po km, MontaŜ instalacji gazowej itp. 99

100 Po wybraniu towarów i usług do kompletu (moŝliwość taka pojawia się po wciśnięciu prawego przycisku myszy na liście towarów lub usług w zleceniu) wyświetli się pole Nazwa kompletu. W tym momencie moŝemy wprowadzić nową nazwę kompletu, lub skorzystać z gotowego słownika, klikając na lupę (rys 8-29). Rys Tworzenie kompletów Zakładka Rozliczenie / Dok. sprzedaŝy Kolejna zakładka zlecenia jest związana z rozliczeniem naprawy. Do kaŝdego zlecenia moŝna wystawić dokument sprzedaŝy typu: faktura, paragon fiskalny, faktura unijna. MoŜna równieŝ rozliczyć zlecenie wystawiając dokument wewnętrzny (w tym przypadku moŝe nie być naliczany podatek VAT; dokument wykorzystywany do wewnętrznych rozliczeń w firmie, np. przy naprawie samochodu słuŝbowego). Do zlecenia moŝna nie wystawiać dokumentu sprzedaŝy taka funkcja jest przydatna dla firm rozliczających się ryczałtowo. Uwaga! Dokument sprzedaŝy moŝna wystawić do zlecenia jeśli zostało ono zakończone. Na Rys przedstawiono przykład wypełnienia zakładki Rozliczenie / Dok. sprzedaŝy w zleceniu. Jako typ wybrano fakturę VAT. Ustawiono takŝe dwie formy płatności. W obszarze Drukowane informacje moŝna wybrać informacje, które zostaną umieszczone na wydruku dok. sprzedaŝy. Na wydruku znajdzie się takŝe tekst dodatkowy wpisany w polu Uwagi. 100

101 Rys Rozliczenie zlecenia Informacje dotyczące kontrahenta związane z zakończeniem zlecenia (np. grupa cenowa, rabat, forma i termin płatności) są automatycznie pobierane z karty kontrahenta, co znacznie skraca czas obsługi zlecenia. MoŜna je w kaŝdej chwili zmienić, np. gdy klient kolejny raz korzysta z usług serwisu i upomina się o większy rabat. MoŜliwa jest takŝe zmiana kontrahenta widniejącego na dokumencie sprzedaŝy, jeŝeli ma on być inny niŝ w zleceniu (np. gdy naprawę pojazdu zleca uŝytkownik, a dokument sprzedaŝy ma zostać wystawiony na właściciela pojazdu). Rys Zmiana kontrahenta na dokumencie sprzedaŝy Jeśli istnieje taka potrzeba, moŝna podzielić naleŝność za wykonanie zlecenia i określić dwie róŝne formy oraz dwa terminy płatności. Integra 7 umoŝliwia takŝe eksport dokumentu sprzedaŝy do pliku. Funkcja ta moŝe być wykorzystywana do rozliczeń gwarancyjnych, obsługi flot, czy do wysyłania na Ŝyczenie klienta faktury pocztą elektroniczną. Na zakładce 101

102 Rozliczenie/Dok. sprzedaŝy moŝna takŝe określić które informacje mają być wydrukowane na dokumencie rozliczeniowym, np. dane pojazdu, udzielony klientowi rabat itp. Program umoŝliwia usunięcie faktury z ostatnim wystawionym numerem (rys. 8-32). Operacja ta róŝni się tym od anulowania, Ŝe w systemie nie zostaje Ŝaden ślad po dokumencie. Funkcja ta wymaga odpowiednich uprawnień nadanych przez administratora systemu. Uwaga! Po usunięciu dokumentu naleŝy przeprowadzić korektę w numeracji dokumentów z poziomu Administracja -> Rejestry sprzedaŝy -> Rejestr podstawowy, a następnie Numery kolejne, pozycja Faktura VAT. Rys Usuwanie dokumentu sprzedaŝy Program posiada wbudowane mechanizmy pozwalające automatycznie kontrolować sprzedaŝ poszczególnym kontrahentom. KaŜdy kontrahent moŝe mieć ustaloną domyślną formę płatności, termin płatności, maksymalny kredyt kupiecki (rys. 8-33). Program kontroluje te parametry podczas tworzenia dokumentu i w przypadku przekroczenia któregokolwiek z parametrów (np. zbyt długi termin płatności) moŝliwe jest zablokowanie sprzedaŝy. 102

103 Rys Karta kontrahenta Dokument sprzedaŝy wystawiony przy rozliczaniu zlecenia jest z nim ściśle powiązany. Numer zlecenia jest widoczny na liście dokumentów sprzedaŝy, a dostęp do zlecenia jest moŝliwy takŝe z poziomu dokumentu sprzedaŝy. Dzięki temu w moŝliwe jest szybki podgląd zlecenia, które zostało rozliczone danym dokumentem (rys. 8-34). Rys Powiązanie dokumentu sprzedaŝy ze zleceniem 103

104 Zakładka Inne Ostatnia zakładka Zlecenia to zakładka Inne (Rys. 8-35), z poziomu której moŝliwa jest m.in. obsługa dokumentów powiązanych ze zleceniem (dok. kasowych, magazynowych oraz innych, np. kosztorysu na podstawie którego utworzono zlecenie). W zakresie tych dokumentów program umoŝliwia ich dołączanie i odłączanie od zlecenia oraz podgląd i edycję. Na ostatniej zakładce zlecenia znajduje się takŝe pole Uwagi, w którym moŝna wpisać wszelkie dodatkowe informacje dot. zlecenia (m.in. naprawy które naleŝałoby wykonać ze względu na stan techniczny pojazdu, a na które klient nie wyraził zgody, np. wymiana podzespołów układy hamulcowego). Z poziomu zakładki Inne moŝliwe jest takŝe tworzenie raportów: Historia pojazdu wyświetla wszystkie wykonane w danym pojeździe naprawy i uŝyte do nich części; takie informacje są przydatne np. przy weryfikacji usterki, zgłaszaniu przez klienta reklamacji itp. Raport kontrahenta wyświetla informacje dot. sprzedaŝy towarów i usług danemu kontrahentowi, przydatne np. przy ustalaniu rabatu czy innych warunków płatności danego klienta. Rys Zlecenie zakładka Inne 104

105 8.3 Kosztorysy napraw Tworzenie kosztorysów pozwala na przygotowanie klientom wstępnej wyceny naprawy. WaŜne jest, aby informacja dotycząca kosztów została przekazana klientowi szybko i rzetelnie. Pomyłka związana z niedoszacowaniem kosztów naprawy moŝe narazić serwis na straty, natomiast zawyŝenie ceny moŝe zniechęcić klienta. Uzgadniając koszty napraw moŝemy korzystać z róŝnych źródeł: w przypadku towarów: Integra Katalog, Integra WebKatalog TecDoc, ESI[tronic]; natomiast w przypadku usług ze słownika usterek, usług oraz dostępnych w systemach serwisowych informacji dotyczących czasów napraw (AuDaCon, Autodata, ESI[tronic], VIVID). JeŜeli klient zdecyduje się na naprawę, na podstawie wcześniejszych ustaleń zawartych w kosztorysie moŝna szybko i sprawnie utworzyć zlecenie. W tym przypadku koszty i zakres naprawy na zleceniu będą zgodne z ustaleniami zawartymi w kosztorysie. Rys Karta Kosztorysu Kosztorysy wzorcowe System Integra 7 umoŝliwia obsługę kosztorysów wzorcowych, tj. kosztorysów do wielokrotnego uŝytku dla popularnych napraw (np. montaŝ autoalarmu, montaŝ instalacji gazowej czy montaŝ ogrzewania postojowego). Główną ich zaletą jest to, Ŝe moŝna korzystać z nich wielokrotnie oraz to przypisać (lub nie) do konkretnej marki/modelu/wersji pojazdu. Spróbujmy stworzyć taki kosztorys dla instalacji Autoalarmu. Po wybraniu nowego kosztorysu 105

106 na zakładce Nagłówek wprowadzamy tylko dane w pole Uwagi/Opis będzie to przydatne do późniejszego odnalezienia kosztorysu. Resztę pól pozostawiamy niewypełnione. Rys Karta kosztorysu wzorcowego, zakładka Nagłówek Notatka Przygotowując kosztorys pod konkretną markę/model/wersję pojazdu trzeba te pola wybrać. Teraz przechodzimy na pola Towary/Usługi i dopieramy potrzebne komponenty. Po zakończeniu wciskamy przycisk zapisz. 106 Rys Karta kosztorysu wzorcowego, zakładka Towary/Usługi

107 Tak przygotowany kosztorys moŝna juŝ wykorzystać do zlecenia. W tym celu korzystamy z przycisku K widocznego obok Ŝółtego dymka. Wybieramy kosztorys, towary i usługi zostaną przeniesione w zaleŝności od potrzeb moŝemy zmodyfikować dodane towary/usługi. Rys Karta zlecenia i przycisk do pobierania danych z kosztorysu Uwaga! Kosztorys pobrany przez przycisk K moŝna wykorzystywać wielokrotnie. Jeśli dołączymy go z zakładki Inne, to nie będziemy mogli go więcej wykorzystać. 107

108 OBSŁUGA SERWISU SPRZĘTU Moduł serwisu sprzętu jest dedykowany dla firm prowadzących serwis, naprawy i regenerację w róŝnych branŝach technicznych. Rodzaje modułów w Serwisie Sprzętu: Serwis Podzespołów np. pomp Diesel, alternatorów, rozruszników, silników, automatycznych skrzyni biegów, sterowników, zestawów wskaźników, ogrzewania postojowego itp.) Serwis Sprzętu np. radioodtwarzaczy samochodowych, elektronarzędzi, elektroniki uŝytkowej - (AGD/RTV/GSM), sprzętu biurowego (komputery, drukarki, kserokopiarki, kasy fiskalne), sprzętu ogrodowego, maszyn budowlanych itp. Serwis Urządzeń np. urządzeń diagnostycznych, urządzeń pomiarowych, urządzeń rejestrujących (tachografy), linii produkcyjnych itp. 8.4 Terminarz planowanie pracy serwisu Funkcje Terminarza zostały szczegółowo omówione w punkcie 8.1. Podczas konfiguracji Terminarza naleŝy dodać odpowiednie stanowisko dla serwisu sprzętu, w którym będzie moŝna planować pracę serwisu sprzętu. Konfigurację poszczególnych stanowisk Terminarza wraz z godzinami pracy moŝna przeprowadzić poprzez menu Administracja Ustawienia (w module Terminarz). Konfiguracja stanowisk terminarza jest przedstawiona na Rys. 8-40, a widok zaplanowanego dnia pracy na Rys Rys Konfiguracja stanowisk serwisu sprzętu w Terminarzu 108

109 8.5 Wystawianie zleceń Rys Planowanie pracy w Terminarzu Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim szczegółowe informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego sprzętu, zakresu czynności do wykonania, oraz dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby skutecznie wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis. Nowe zlecenie moŝna otworzyć na trzy sposoby: za pomocą ikony Nowe zlecenie wybierając Dodaj z paska edycji wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz myszy) PoniŜsze rysunki przedstawiają kartę nowego zlecenia dla podzespołów, urządzeń i sprzętu. JeŜeli klient naprawiał juŝ sprzęt w danym serwisie, moŝna wprowadzić nr fabryczny, seryjny, własny lub jego część i pozostałe dane na temat sprzętu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. Informacje o sposobie dodawania towarów i usług, wystawiania dok. sprzedaŝy ze zlecenia oraz wystawiania dokumentów magazynowych i kasowych, przedstawiono odpowiednio w p

110 Przykład zlecenia w serwisie podzespołów Rys Zlecenie w serwisie podzespołów Przykład zlecenia w serwisie urządzeń 110 Rys Zlecenie w serwisie urządzeń

111 Przykład zlecenia w serwisie sprzętu Rys Zlecenie w serwisie sprzętu 111

112 OBSŁUGA SPRZEDAśY I MAGAZYNU 8.6 Wystawianie dokumentów sprzedaŝy Bez względu na rodzaj punktu sprzedaŝy, z którego będzie wystawiany dokument, karta do jego edycji pozostaje bez zmian. Nie zmienia się on równieŝ w przypadku wystawiania róŝnego rodzaju dokumentów (paragon, faktura). Wystawienie faktury z poziomu zlecenia zostało omówione w poprzednim rozdziale. MoŜna to zrobić równieŝ inaczej- wybrać z drzewa gałąź Dokumenty SprzedaŜy (ewentualnie wybrać konkretny typ dokumentu np. paragon, faktura) i wcisnąć przycisk Dodaj. Rys Karta Dokumentu sprzedaŝy Dane dokumentu Po wyświetleniu karty moŝna przystąpić do uzupełniania jej. Typ dokumentu moŝe zostać wybrany automatycznie w dwóch przypadkach: jeŝeli wybrany został wcześniej przy edycji rozliczania zlecenia lub w przypadku wybrania konkretnego dokumentu sprzedaŝy. Pole to pozostaje puste tylko w przypadku wybrania dokumentu otwartego. Numer dokumentu generowany jest automatycznie po zapisaniu dokumentu z zaznaczonym polem wyboru Wystaw. Grupa cenowa i rabat są przejmowane domyślnie z ustawień kontrahenta (oczywiście moŝna je w kaŝdej chwili dowolnie zmienić). Data sprzedaŝy i wystawienia dokumentu są ustawiane samoczynnie chyba, Ŝe jest konieczność ich zmiany, moŝna zrobić 112

113 to ręcznie. Formy płatności, kwoty i terminy płatności są przejmowane z dokumentu zlecenia lub moŝna je ustawić samodzielnie w przypadku dokumentu sprzedaŝy nie związanego ze zleceniem (punkt sprzedaŝy detalicznej). Wybór kontrahenta odbywa się w ten sam sposób jak miało to miejsce w przypadku zlecenia naprawy. Eksport to funkcja, która eksportuje dokument sprzedaŝy do wybranego formatu elektronicznego w celu późniejszego wysłania go i zaimportowania w innym programie u odbiorcy. Drukowane informacje umoŝliwiają wybór elementów drukowanych na dokumencie sprzedaŝy. Statusy są polami wyboru uzupełnianymi automatycznie po dokonaniu operacji modyfikujących dokument sprzedaŝy. W przypadku wystawienia dokumentu sprzedaŝy do zlecenia statusy są dziedziczone. W polu uwag moŝna wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu. Pola dotyczące tego kto wystawił dokument i kto go odebrał mogą być uzupełniane przez program (odpowiednio osoba zalogowana w systemie i imię oraz nazwisko wybranego kontrahenta) lub wybierane ręcznie w zaleŝności od potrzeb. Towary/Usługi - dodawanie towarów i usług opisane zostało szczegółowo w rozdziale poświęconym wystawianiu zleceń tj. 8.2 i 8.5. Inne - na zakładce Inne zamieszczone są informacje dotyczące dołączonych dokumentów magazynowych, kasowych i innych (np. kosztorysów czy faktur pro forma). MoŜna z niej takŝe wykonać raport kontrahenta, zawierający historię sprzedaŝy dla kontrahenta. Rys Karta dokumentu sprzedaŝy, zakładka Inne 113

114 Uwaga! Istnieje moŝliwość usunięcia ostatniej faktury VAT. Opis operacji usunięcia faktury znajduje się w r Notatka Jeśli wciśniemy ikonę Podgląd (rys. 8-39) trzymając wciśnięty klawisz CTRL, pojawi się nam moŝliwość wydruku oryginału, kopii lub duplikatu dokumentu sprzedaŝy Tworzenie dok. sprzedaŝy z listy towarów Przydatną funkcją jest moŝliwość utworzenia dokumentów sprzedaŝy z listy towarów. W tym celu wyświetlamy listę towarów, zaznaczamy wybrane towary (trzymając przycisk CTRL na klawiaturze), klikamy prawym przyciskiem myszy na zaznaczonej pozycji, a następnie wybieramy odpowiednią opcję z menu podręcznego (Rys. 8-47): - Dodaj do dok. sprzedaŝy jeśli wybrane pozycje mają trafić do zapisanego, lecz niewystawionego dok. sprzedaŝy (dokumenty bez numeru). - Dodaj do nowego dok. sprzedaŝy - jeśli wybrane pozycje mają trafić do nowego dok. sprzedaŝy (pojawi się wówczas nowy dokument do edycji). Rys Dodawanie towarów do dok. sprzedaŝy z listy towarów Uwaga! Opisana powyŝej funkcjonalność dotyczy modułów typu sprzedaŝ. W przypadku modułów typu serwis w podobny sposób moŝna dodawać towary i usługi do zleceń. 114

115 8.6.2 Podsuwanie wartości dok. sprzedaŝy Program umoŝliwia zaznaczenie od kilku do kilkudziesięciu dokumentów sprzedaŝy i skorzystanie z funkcji Podsumowanie wartości dokumentów. Zaznaczone dokumenty zostaną zsumowane z rozbiciem na wartość brutto / netto oraz towary i usługi rys Rys Podsumowanie wartości na liście faktur VAT Dokumenty korygujące Do kaŝdego dokumentu sprzedaŝy moŝna wystawić dokument korygujący. Aby tego dokonać naleŝy wybrać z drzewa gałąź dokumentów sprzedaŝy korygujące. Następnie przyciskając klawisz Dodaj wyświetli się lista moŝliwych dokumentów (Rys. 8-49). Rys Lista dokumentów korygujących Po wybraniu typu dokumentu wyświetla się lista dokumentów, np. faktur, do których moŝemy wykonać korektę. Dzięki tej funkcji moŝna dokonywać zwrotu towarów, anulowania usług lub 115

116 dodawania tychŝe elementów do juŝ wystawionego dokumentu sprzedaŝy. System Integra 7 dbając o prawidłowy stan kasy oraz poprawne stany magazynowe wystawia do dokumentu korygującego odpowiednie dla niego dokumenty kasowe oraz magazynowe. Aby ułatwić obsługę korekt dokumentów, towary i usługi zostały rozdzielone na dwie zakładki. W oknie znajdującym się w górnej części karty jest stan obecny dokumentów lub usług na dokumencie sprzedaŝy, a w dolnym stan jaki powinien być. Rys Dokument korygujący, zakładka Usługi Po uzupełnieniu odpowiednich danych moŝna zapisać korektę. Pozostałe zakładki wyglądają tak samo jak w przypadku standardowego dokumentu sprzedaŝy. 8.7 Wystawianie dokumentów magazynowych W większości przypadków dokumenty magazynowe są wystawiane samoczynnie. Ma to zastosowanie w małych firmach, w których pracuje kilka osób i nie ma pracowników wyznaczonych do kontroli gospodarki magazynowej. W takiej sytuacji do zleceń i dokumentów sprzedaŝy automatycznie dołączane są odpowiednie dokumenty magazynowe. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku dokumentów korygujących. Ręczne wystawianie dokumentów magazynowych jest wymagane tylko w przypadku przyjęć magazynowych, przyjęć wewnętrznych lub rozchodów wewnętrznych na potrzeby własne. Oczywiście w firmach o rozbudowanej strukturze moŝna wyłączyć automatyczne generowanie dokumentów magazynowych i przekazać to w ręce pracowników. Po czym, pracownik serwisu 116

117 wystawiając zlecenie lub dokument sprzedaŝy moŝe taki istniejący dokument magazynowy dołączyć Dokument PZ Dokumenty typu PZ (przyjęcie zewnętrzne) wystawia się w przypadku wprowadzenia na magazyn zakupionych towarów. MoŜliwe jest ręczne wprowadzenie towarów na magazyn lub automatyczny importu faktury elektronicznej (Rys. 8-51). Rys Karta dokumentu PZ Przycisk Dołącz w sekcji Inne pozwala na automatyczny import faktury elektronicznej. Po wyborze tego przycisku wyświetla się standardowe okno obsługi plików systemu operacyjnego MS Windows gdzie moŝna wskazać plik z fakturą elektroniczną otrzymaną od dostawcy (Rys. 8-52). 117

118 Rys Wybór pliku z fakturą elektroniczną Po otworzeniu takiego pliku wszystkie towary które były umieszczone są przyjęte na magazyn oraz są tworzone ich kartoteki jeŝeli takich nie było. Jak widać na Rys towary jakie znajdowały się na fakturze elektronicznej przeszły na zakładkę towarów. Ta funkcja jest bardzo wygodna w przypadku, gdy jest do wczytania bardzo duŝo towarów. Normalnie pracownik wprowadzałby je cały dzień. W tym przypadku import trwa kilka sekund, a rola pracownika ogranicza się jedynie do kontroli poprawności stanów magazynowych i zgodności asortymentu z listą. 118

119 Rys Dokument PZ, zaimportowane towary Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ jest równieŝ moŝliwe i nie róŝni się niczym od dodawania towarów do zleceń lub dokumentów sprzedaŝy. Po wciśnięciu klawisza Dodaj wyświetla się odpowiednia lista, z której moŝna dodać towary do dokumentu. Niestety w przypadku dodawania ręcznego nie są zakładane automatycznie karty towarów, co oznacza, Ŝe jeŝeli napotkamy towar którego wcześniej na magazynie nie było naleŝy dodać jego kartę Obsługa dodatkowych jednostek miar Program Integra 7 podczas wprowadzania towarów do magazynu pozwala na przypisanie dodatkowej jednostki miary. Ma to zastosowanie np. podczas wprowadzania do magazynu oleju w beczkach, który ma być sprzedany w litrach; wycieraczek w kompletach, które mają być sprzedane na sztuki itp. Konfiguracja dodatkowych jednostek odbywa się w kartotece towaru, w zakładce Dodatkowe (Rys. 8-54). NaleŜy wpisać nazwę jednostki, skrót oraz mnoŝnik (przelicznik jednostki). 119

120 Rys Konfiguracja dodatkowych jednostek miar w kartotece towaru Podczas dodawania towaru do PZ moŝna wybrać z listy dodatkową jednostkę miary (Rys. 8-52). 120 Rys Dodawanie tow. do PZ - wybór dodatkowej jednostki miary

121 Dzięki funkcjonalności dodatkowych jednostek miar moŝna: Przyjąć olej w beczkach i sprzedać w litrach: Przyjąć towar w beczkach i sprzedać w beczkach: Przyjąć towar w litrach i sprzedać w litrach: Drukowanie etykiet towarowych Etykiety towarowe pozwalają na uporządkowanie towarów na magazynie. Program Integra pozwala na ich wydruk na zwykłych drukarkach i papierze do etykiet. Do okna umoŝliwiającego wydruk takich etykiet moŝemy przejść z poziomu listy towarów (rys. 8-56) - klikając prawym przyciskiem na towarze lub z poziomu dokumentów magazynowych (PZ, PW itd.) W obu przypadkach wybieramy opcje Drukuj etykiety towarowe. Przytrzymując klawisz CTRL/SHIFT na klawiaturze moŝemy zaznaczyć dowolną liczbę dokumentów magazynowych lub towarów. Rys Przejście do drukowania etykiet towarowych 121

122 Za pomocą przycisku Ustaw (rys. 8-56) moŝemy określić liczbę drukowanych etykiet dla poszczególnego towaru - wyniki wprowadzonych zmian widać w kolumnie Druk. Klawiszem Przepisz Ilość -> Druk do kolumny Druk moŝemy przepisać ilość dostępną na magazynie. Klikając w okienko Szablon moŝemy wybrać typ szablonu na którym wydrukujemy etykiety znajdziemy tutaj cztery zdefiniowane formaty do wyboru. Program oferuje moŝliwość określenia własnego formatu. W tym celu wybieramy przycisk z trzema kropkami, a później Dodaj (rys. 8-57). Papier dopasowany do dostępnych w programie szablonów moŝna zamówić poprzez Dział Handlowy (tel ). Rys Przejście do drukowania etykiet towarowych Po ustaleniu liczby drukowanych etykiet jak i wybraniu stosownego szablonu klikając na ikonę lupy (Podgląd rys. 8-58) w ten sposób sprawdzimy rozkład i czytelność etykiet przed wydrukiem. Jeśli brakuje nam kodów kreskowych, musimy zaznaczyć opcje Uzupełniaj kod kreskowy indeksem i w celu sprawdzenia wybrać ponownie Podgląd. Uwaga! KaŜda drukarka ma inne parametry zadruku strony zaleca się przeprowadzenie wydruku testowego. 122

123 Rys Podgląd wydruku Etykiet towarowych Dokument PW Dokument PW słuŝy do wprowadzania towarów na magazyn. Jest to tzw. przyjęcie wewnętrzne, które moŝna wykorzystać jeŝeli firma prowadzi np. działalność produkcyjną. Po przekazaniu elementów do montaŝu (dokument RW) moŝna przyjąć juŝ gotowy wyrób dokumentem PW. Przyjęcie wewnętrzne moŝna teŝ wykorzystać wtedy gdy posiadamy jakiś towar, który powinien znaleźć się na magazynie, a nie mamy na niego dokumentu zakupu bo zaginął (np. gdy sklep gdzie towar był kupiony został zlikwidowany i nie moŝna poprosić o duplikat dokumentu sprzedaŝy). Rys Dokument PW, przyjęcie wewnętrzne 123

124 W tym przypadku towary do dokumentu moŝna dodawać tylko ręcznie i oczywiście w przypadku braku interesującej nas karty towaru musimy skorzystać z formularza dodawania nowego towaru Dokument WZ Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) towarzyszy zawsze dokumentom sprzedaŝy. Jest on najczęściej generowany automatycznie przy wystawianiu faktury, ale moŝna go przygotować równieŝ ręcznie. Karta dokumentu WZ jest przedstawiona na Rys Rys Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) Dokument RW Dokumenty RW (rozchód wewnętrzny) towarzyszą najczęściej zleceniom naprawy i są przewaŝnie generowane automatycznie. MoŜna je wystawiać równieŝ ręcznie. Wystawianie ręczne dokumentów RW odbywa się w dwóch przypadkach- przy prowadzeniu zaawansowanej gospodarki magazynowej obsługiwanej przez wyznaczone do tego osoby lub wtedy gdy dokument wystawiany jest na potrzeby własne firmy (nie ma do niego zlecenia ani dokumentu sprzedaŝy np. zuŝycie płynu do szyb w samochodach firmowych). 124

125 Rys Dokument RW, rozchód wewnętrzny Dokument BO Bilans otwarcia BO jest dokumentem, który wykonuje się tylko raz na początku pracy z programem Integra 7. Utworzenie dokumentu BO polega na dodaniu wszystkich towarów jakie są w firmie (np. na podstawie przeprowadzonego spisu z natury) i ustalenie ich stanów początkowych wynikających z inwentaryzacji. Rys Dokument BO, bilans otwarcia 125

126 8.7.6 Dokument ZA Dokumenty ZA to zamówienia do dostawców. MoŜna je przygotowywać ręcznie (wciskając przycisk Dodaj i wybierając towary z listy) albo automatycznie (wykorzystując przycisk Automatyczne tworzenie). Podczas automatycznego tworzenia moŝna sprecyzować kryteria wyboru towarów do zamówienia, tj.: grupę, podgrupę, producenta oraz dostawcę towaru. Dodatkowo moŝna zaznaczyć ilości, do jakich zostaną uzupełnione stany zamówionych towarów (konfigurację stanów minimalnych, zalecanych i maksymalnych moŝna wykonać w kartotekach kaŝdego towaru). Wykonane w ten sposób zamówienie moŝna wydrukować i wysłać do dostawcy mailem lub faksem. MoŜna je takŝe zapisać do pliku przy pomocy przycisku Eksportuj (po uprzednim wybraniu formatu z listy rozwijalnej) w celu importu do systemu zamówieniowego dostawcy. Rys Automatyczne tworzenie zamówienia 126

127 8.8 Wystawianie dokumentów kasowych System Integra 7 umoŝliwia wystawianie dokumentów kasowych zarówno do transakcji gotówkowych jak i bezgotówkowych (przelewy bankowe, płatności kartami płatniczymi). Są to dokumenty KP i KW (kasa przyjmie i kasa wyda) dla rozliczeń gotówkowych oraz BP i BW (bank przyjmie i bank wyda) dla rozliczeń bezgotówkowych. Dokumenty KP i KW mogą być tworzone i/lub wystawiane automatycznie w chwili wystawiania zleceń, dok. sprzedaŝy, dokumentów zakupu czy korekt (decydują o tym ustawienia danego punktu sprzedaŝy) lub mogą być przygotowywane ręcznie, a następnie dołączane do odpowiednich dokumentów (zlecenie, dokument sprzedaŝy, dokument zakupu, korekta). Do transakcji bezgotówkowych naleŝy utworzyć dedykowaną kasę typu bank lub karty kredytowe, gdzie będziemy wystawiać dokumenty BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda) do zleceń, dokumentów sprzedaŝy, dokumentów zakupu, korekt. Szczegóły dot. tworzenia i konfiguracji kas moŝna znaleźć w punkcie 6.11 Aby ręcznie utworzyć dokument kasowy naleŝy przejść do modułu Kasa i wybrać z drzewa gałąź Dokumenty Kasowe po czym wcisnąć przycisk Dodaj z paska edycji lub wybrać odpowiadającą mu opcję z menu podręcznego. Powinno wyświetlić się okienko z moŝliwością wyboru interesującego nas dokumentu kasowego (Rys. 8-64). Rys Wybór dokumentu kasowego Jeśli w ustawieniach punktu sprzedaŝy zaznaczono pozycje dot. tworzenia i/lub wystawiania dok. kasowych (Rys. 8-65), to podczas wystawiania dokumentu sprzedaŝy, zakupu czy korekty z opcją płatności gotówka, program zaproponuje automatyczne wygenerowanie lub wystawienie dok. kasowego (KP lub KW). Rys Konfiguracja współpracy punktu sprzedaŝy z modułem kasowym 127

128 Dokumenty sprzedaŝy / zakupu są rozliczone kasowo jeśli posiadają dołączone dok. kasowe na łączną kwotę, na którą opiewają. Ręczne rozliczenie polega na: dołączeniu dokumentów kasowych do dokumentu sprzedaŝy czy zakupu w zakładce Inne (Rys. 8-66) Rys Dołączanie dok. kasowych do faktury dołączeniu dokumentów sprzedaŝy czy zakupu do dokumentu kasowego w obszarze Rozliczenie (Rys. 8-67) Rys Dołączanie dok. sprzedaŝy do dok. kasowego wciśnięciu prawego przycisku myszy na dokumencie nierozliczonym kasowo, wyborze pozycji Rozlicz kasowo (Rys. 8-68). Program automatycznie poda kwotę rozliczenia w karcie rozliczania dokumentu (Rys. 8-69). MoŜna ręcznie zmienić tę kwotę, a takŝe wybrać formę płatności, kasę oraz datę rozliczenia. 128

129 Rys Rozliczanie kasowe nierozliczonych dokumentów z poziomu listy dokumentów Rys Karta rozliczania dokumentu 129

130 8.8.1 Dokument KP (kasa przyjmie) Dokumenty KP umoŝliwiają rozliczanie kasowe dokumentów sprzedaŝy oraz zleceń naprawy przy płatnościach gotówką. Ponadto są wystawiane w przypadku dopłat gotówki związanych z korektami dok. sprzedaŝy. Z chwilą wystawiania dokumentu sprzedaŝy, zlecenia lub korekty system pyta się czy wystawić dokument kasowy na kwotę opiewającą na dokumencie sprzedaŝy (chyba, Ŝe ustawiono inaczej patrz opis powyŝej). JeŜeli zostanie wybrana opcja Tak dokument kasowy zostanie utworzony i/lub wystawiony oraz dołączony do dokumentu sprzedaŝy lub zlecenia. Rys Dokument KP (kasa przyjmie) Dokument KW (kasa wyda) Dokumenty KW umoŝliwiają rozliczanie kasowe dokumentów zakupu przy płatnościach gotówką. Wystawia się je wówczas, gdy z kasy wypłacana jest gotówka na poczet zakupów czy zwrotów klientom (np. z tytułu korekt dok. sprzedaŝy). W przypadku, gdy firma przekazuje pracownikowi zaliczkę na poczet zakupów, zaznaczamy opcję Zaliczka w obszarze Status ). 130

131 Rys Dokument KW (kasa wyda) Dokument BP (bank przyjmie) Dokumenty BP słuŝą do rozliczania kasowego dokumentów sprzedaŝy oraz zleceń naprawy przy płatnościach przelewem lub kartą płatniczą. Ponadto są wystawiane w przypadku bezgotówkowych dopłat związanych z korektami dok. sprzedaŝy. Rys Dokument BP (bank przyjmie) 131

132 8.8.4 Dokument BW (bank wyda) Dokument BW czyli Bank Wyda ma zastosowanie przy płatnościach przelewem za m. in.: zobowiązania firmy: zakupy u dostawców, media (gaz, energia, telefon), z tytułu wypłaty wynagrodzeń, transport itp. Rys Dokument BW (bank wyda) Dokument KM (kompensata) Dokument KM czyli kompensata ma na celu uregulowanie wzajemnych zobowiązań z kontrahentem. W pierwszym kroku musimy wybrać kontrahenta, a następnie dołączamy zarówno po stronie naleŝności, jak i zobowiązań dokumenty które chcemy skompensować (rys. 8-74). 132

133 Rys Karta Kompensata - Nowy ZaleŜnie od tego czy chcemy rozliczyć się zupełnie z kontrahentem czy tylko rozliczyć kwotę wynikającą z róŝnicy moŝemy wykonać dwie operacje. Aby ustalić kwotę rozliczenia, wciskamy przycisk (1) Ustal wartość i przycisk Zapisz. W ten sposób rozliczymy róŝnicę wynikającą z dołączonych dokumentów. W przypadku, gdy chcemy rozliczyć się zupełnie z kontrahentem, musimy zaznaczyć opcję (2) Utwórz dok. kasowy i ponownie przycisk Zapisz. W tym momencie zostanie wystawiony dokument KP/KW który rozliczy wszystkie dokumenty. Notatka Do wydrukowania dokumentu KM musimy zaznaczyć pole Drukuj. 133

134 9 Raporty i rejestry Program Integra 7 daje uŝytkownikom moŝliwość generowania róŝnego rodzaju raportów i zestawień na podstawie zgromadzonych danych. Raporty pozwalają na bieŝącą analizę osiąganych wyników i ułatwiają podejmowanie decyzji związanych z prowadzeniem działalności. Znajdują się one w menu głównym pozycja Raporty i są uzaleŝnione od aktywnego modułu. 9.1 Raporty serwisowe Rys. 9-1 Menu Raporty Historia pojazdu Raport Historia pojazdu pozwala wyświetlić wszystkie naprawy wykonane w wybranym pojeździe, oraz zuŝyte do tych napraw części zamienne. Interesujący nas samochód wybieramy z listy pojazdów poprzez dwukrotne kliknięcie lub za pomocą przycisku Wybierz. Rys. 9-2 Lista pojazdów Następnie ustawiamy parametry raportu, czyli: - zakres dat okres, z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu - szczegóły dotyczące wyświetlanych informacji czy mają być wyszczególnione zuŝyte części i wykonane usługi Okno słuŝące do ustawiania parametrów raportu wygląda następująco (Rys. 9-3). 134

135 Rys. 9-3 Ustawienia raportu Historia pojazdu W utworzonym w ten sposób raporcie znajdują się: - podstawowe informacje na temat danego pojazdu i jego właściciela, - numery kolejnych zleceń oraz utworzonych do nich dok. sprzedaŝy wraz z datą, - wykonane usługi, uwagi i uŝyte do tego części oraz szczegółowe informacje na ich temat (indeks, nr katalogowy, ilość, jednostka, rabat, wartość netto oraz ilość rbh). Raport zawiera podsumowanie wartości netto z podziałem na towary i usługi oraz łączną sumę netto. Przykładowy raport przedstawia Rys Rys. 9-4 Raport Historia pojazdu 135

136 9.1.2 Raport serwisantów Raport ten pozwala zapoznać się z wynikami pracy poszczególnych serwisantów. Jest to wyszczególnienie wykonanych przez pracowników usług (wartość i liczba roboczogodzin) oraz uŝytych towarów. Po wybraniu tego raportu z listy naleŝy ustawić jego parametry, czyli: Zakres dat okres, z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu uwzględnienie serwisantów (tylko aktywni, tylko z obrotem > 0, obrót nie przydzielony). Dodatkowo moŝna ustawić parametry prezentacji graficznej raportu w postaci wykresu. Rys. 9-5 Ustawienia Raportu serwisantów Takie zestawienie informacji pozwala na ocenę efektywności pracy poszczególnych serwisantów i premiowanie ich na podstawie faktycznie osiągniętych wyników. W raporcie znajduje się takŝe podsumowanie wykonanych w danym okresie usług (wartość i liczba roboczogodzin) oraz uŝytych towarów, co pozwala na ocenę efektywności całego serwisu. Przykład Raportu serwisantów przedstawia Rys Rys. 9-6 Raport serwisantów 136

137 9.1.3 Raport serwisanta Raport ten pełni podobną funkcję jak raport serwisantów, z tą róŝnicą Ŝe jest tworzony dla jednego, wybranego pracownika. Serwisant wybierany jest z listy pracowników poprzez dwukrotne kliknięcie lub uŝycie przycisku Wybierz. Rys. 9-7 Lista pracowników Kolejnym krokiem przy tworzeniu raportu serwisanta jest wybranie okresu z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu (wybór serwisu i ustawienie zakresu dat). Okno słuŝące do ustawiania parametrów do raportu serwisanta wygląda następująco: Rys. 9-8 Ustawienia Raportu serwisanta Raport serwisanta zawiera szczegółowe informacje na temat wykonanych przez niego usług i uŝytych do tego części (nazwa, indeks, nr katalogowy, ilość, jednostka, rabat, wartość netto oraz ilość roboczogodzin). Informacje te są pogrupowane w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne zlecenia i utworzone do tych zleceń dokumenty sprzedaŝy. W raporcie znajduje się podsumowanie wykonanych w danym okresie usług (wartość i liczba roboczogodzin) oraz uŝytych towarów. 137

138 Rys. 9-9 Przykładowy Raport serwisanta Raporty gwarancyjne Pozwalają na wyświetlenie zestawienia napraw gwarancyjnych w zaleŝności od kontrahenta (gwaranta) oraz pojazdu. 9.2 Raport zakupu Raport zakupu sumaryczny Prezentuje łączną wartość zakupów (netto, VAT, brutto) za dany okres czasu Raport zakupu/sprzedaŝy sumaryczny Prezentuje łączną wartość zakupów, sprzedaŝy oraz róŝnicę między nimi (netto, VAT, brutto) za dany okres czasu. 138

139 9.3 Raporty sprzedaŝy Drugi rodzaj raportów dostępnych w systemie Integra 7 to raporty sprzedaŝy. Pozwalają one na zestawienie danych dotyczących sprzedaŝy zarówno towarów, jak i usług w wybranym okresie czasu. Rys Dostępne raporty sprzedaŝy Raport sprzedaŝy towarów Tworzymy go wybierając z listy raportów sprzedaŝy pozycję Raport sprzedaŝy towarów. Następnie wybieramy zakres dat, zaznaczając w ten sposób okres czasu, z którego dane mają zostać pobrane do raportu. Rys Ustawienia Raportu sprzedaŝy towarów W utworzonym w ten sposób raporcie wyszczególnione są następujące informacje dotyczące sprzedanych towarów: nazwa, indeks, numer katalogowy, ilość oraz wartość netto i brutto. Poszczególne pozycje towarów są podzielone na grupy główne i podgrupy, w obrębie których podsumowane są wartości sprzedaŝy netto i brutto. Raport zawiera takŝe łączną wartość towarów sprzedanych w danym okresie czasu. Przykładowy raport przedstawiono na Rys

140 Rys Przykładowy Raport sprzedaŝy towarów Raport sprzedaŝy usług Tworzymy go wybierając z listy raportów sprzedaŝy pozycję Raport sprzedaŝy usług. Podobnie jak w przypadku innych raportów rozpoczynamy od ustawienia zakresu dat (Rys. 9-13). Rys Ustawienia raportu sprzedaŝy usług Sposób tworzenia i budowa tego raportu jest podobne jak w przypadku raportu sprzedaŝy towarów. Poszczególne pozycje usług są podzielone na grupy główne i podgrupy, w obrębie 140

141 których podsumowane są wartości sprzedaŝy netto i brutto. Raport zawiera takŝe łączną wartość usług sprzedanych w danym okresie czasu. Przykładowy raport sprzedaŝy usług przedstawiono na Rys Rys Przykładowy Raport sprzedaŝy usług 141

142 9.3.3 Raport sprzedaŝy towarów Przedstawia listę sprzedanych towarów w wybranym przez nas zakresie. W ramach kaŝdego raportu otrzymujemy informacje o: ilości, cenie zakupu netto, marŝy netto, wartości netto i wartości brutto Raport sprzedaŝy towaru Przedstawia listę dok. sprzedaŝy, na których znalazł się wybrany przez nas towar oraz w ramach kaŝdego dok. informacje o: ilości, udzielonym rabacie, cenie zakupu netto, marŝy netto, wartości netto i wartości brutto wybranego towaru Raport sprzedaŝy usług Przedstawia listę sprzedanych usług w wybranym przez nas zakresie. W ramach kaŝdego raportu otrzymujemy informacje o: ilości, wartości netto i wartości brutto Raport sprzedaŝy usługi Przedstawia listę dok. sprzedaŝy, na których znalazła się wybrana przez nas usługa oraz w ramach kaŝdego dok. informacje o: ilości, udzielonym rabacie, wartości netto i wartości brutto wybranej usługi Raport sprzedaŝy sumaryczny Prezentuje podsumowanie wartości sprzedaŝy w zadanym okresie. Otrzymujemy w nim informację o: wartości netto, kwocie VAT i wartości brutto sprzedaŝy. Dodatkowo powyŝsze informacje przedstawione są w rozbiciu na róŝne stawki podatku VAT (o ile wystąpiły) Raport kontrahenta Przedstawia listę dokumentów sprzedaŝy wystawionych danemu kontrahentowi wraz z listą ujętych w nich towarów i usług. Przy towarach znajdziemy informację o: ilości, jednostkach miary, rabatach, wartościach netto i wartościach brutto. Dodatkowo jest pokazane podsumowanie z: wartością netto i brutto sprzedanych towarów, wartością netto i brutto sprzedanych usług, a takŝe wartość łączna sprzedaŝy. 142

143 9.4 Rejestry dokumentów Rys Rejestry dokumentów System Integra 7 zawiera następujące rejestry dokumentów: Rejestr dokumentów sprzedaŝy Rejestr paragonów fiskalnych Rejestr faktur VAT Rejestr dok. wewnętrznych Rejestr paragonów fiskalnych korygujących Rejestr faktur VAT korygujących Rejestr dok. wewnętrznych korygujących Rejestry dokumentów sprzedaŝy moŝna wyeksportować do pliku w celu wykorzystania w programach finansowo-księgowych lub zaimportować z programów finansowo-księgowych. SłuŜy do tego Interfejs Systemów Finansowo-Księgowych, opisany w Instrukcji uŝytkownika cz.2 rozdział

144 9.5 Raporty magazynowe Raporty te umoŝliwiają sprawną gospodarkę magazynową i są pomocne przy tworzeniu zamówień. Rys Raporty magazynowe Stany magazynowe Raport ten pozwala na wyświetlenie listy towarów wraz z ich stanami magazynowymi. Aby go utworzyć wybieramy pozycję Stany magazynowe z listy raportów magazynowych i ewentualnie ustalamy zakres grup i podgrup towarów do raportu. Jeśli raport ma być wykonany dla wybranego magazynu, zaznaczamy jego nazwę przy pomocy myszy. Rys Ustawienia raportu Stany magazynowe W raporcie znajdują się następujące informacje szczegółowe: numer katalogowy, indeks, nazwa towaru oraz jego ilość znajdująca się w magazynie. Przykładowy raport dla wybranej grupy Filtry i podgrupy Powietrza przedstawiono na Rys

145 Rys Przykładowy raport stanów magazynowych Stany magazynowe z cenami Raport ten tworzymy wybierając z listy raportów magazynowych pozycję Stany magazynowe z cenami. Następnie ustawiamy kryteria podobnie jak w poprzednim raporcie magazynowym. Budowa tego raportu jest podobna do poprzedniego - znajdują się w nim następujące informacje szczegółowe: numer katalogowy, indeks, nazwa towaru oraz ilość znajdująca się w magazynie, a takŝe cena netto i wartość danego towaru Pozostałe raporty magazynowe: Raport dostaw / zobowiązań przedstawia listę dostaw wraz z prezentacją dokumentu zakupu, daty operacji, wartości netto, wartości brutto oraz informacją czy dokument został rozliczony. Raport zarezerwowanych towarów przedstawia listę towarów zarezerwowanych z prezentacją ilości rezerwacji, stanu w magazynie oraz róŝnicy między stanem, a rezerwacją. Raport przekroczeń stanów kontrolnych prezentuje listę towarów w zaleŝności od róŝnic między stanem w magazynie, a stanem minimalnym lub zalecanym lub maksymalnym. Stany kontrolne ustala się w kartotece towaru (zakładka Dodatkowe) Historia towaru przedstawia ilości przychodów i rozchodów wybranego towaru w zadanym okresie z jednoczesną prezentacją dokumentów magazynowych Historyczne stany magazynowe z cenami prezentuje stany magazynowe na zadany dzień 145

146 9.6 Raporty kasowe System Integra 7 udostępnia uŝytkownikowi następujące raporty związane z kasą: Raport kasowy pokazuje listę dok. kasowych z wartościami przychodu i rozchodu w zadanym okresie czasu oraz podsumowanie: przychód, rozchód, zmianę stanu, stan początkowy i stan końcowy kasy Raport dostaw / zobowiązań lista kontrahentów, którym zalegamy z płatnościami. Raport jest generowany na podstawie dok. PZ. MoŜna go wykonać dla konkretnego kontrahenta, za dany okres. Raport zaliczek raport wykonywany na podstawie dokumentów KW (kasa wyda) i BW (bank wyda), które mają zaznaczoną opcję Zaliczka (są wystawiane na poczet zakupów). W raporcie znajdziemy listę tych dokumentów wraz z kwotą i kwotą pozostałą po rozliczeniu nimi faktury zakupu w module Finanse. 146

147 10 Moduł Uszkodzeń Pojazdu Lokalizacja modułu w programie: Moduł dostępny jest z poziomu karty zlecenia wystawionej z serwisu pojazdów. Rys Lokalizacja Modułu Uszkodzeń Pojazdów w programie Podczas przyjmowania pojazdu do naprawy istnieje moŝliwość rejestracji uszkodzeń zewnętrznych pojazdu. Zostaną one wydrukowane w uwagach dodatkowych na zleceniu. W tym celu naleŝy wcisnąć myszą ikonę pojazdu w sekcji Uwagi dodatkowe karty zlecenia (Rys. 10-2) Rys Uruchomienie modułu uszkodzeń z karty zlecenia Uszkodzenia opisywane są z wykorzystaniem interfejsu graficznego zawierającego najpopularniejsze rodzaje nadwozi. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w przypadku serwisów blacharsko-lakierniczych. 147

148 Rys Zaznaczanie uszkodzeń w Module uszkodzeń Listę z zaznaczonymi uszkodzeniami pojazdu moŝna wydrukować (Rys. 10-4) i dołączyć do dokumentacji naprawy. MoŜna równieŝ wydrukować niewypełniony formularz, na którym ręcznie będą naniesione uszkodzenia pojazdu (Rys. 10-5). W tym celu w dolnej części okna wyboru uszkodzeń zaznaczamy opcję 148

149 Rys Wydruk zaznaczonych uszkodzeń Rys Wydruk pustego formularza uszkodzeń 149

150 11 Interfejs Systemów Serwisowych Ze względu na to, iŝ coraz częściej warsztaty i sklepy korzystają z systemów zawierających dane techniczne oraz instrukcje serwisowe, program Integra 7 zintegrowano z branŝowymi systemami zewnętrznymi, m.in. z katalogami części zamiennych (TecDoc, ESI[tronic], AP Katalog, ADBS Katalog, Integra Katalog, Integra WebKatalog) oraz systemami dla warsztatów, które oprócz danych technicznych zawierają instrukcje serwisowe oraz czasy napraw. (AuDaConAIS, VIVID Workshop, ESI[tronic], Autodata). Tego rodzaju funkcjonalność pozwala na znaczną oszczędność czasu podczas wyszukiwania danych serwisowych czy części zamiennych Konfiguracja dot. programów zewnętrznych W menu Program -> Programy zewnętrzne systemu Integra 7 znajduje się okno, w którym moŝna skonfigurować parametry dot. współpracy z programami zewnętrznymi (Rys. 11-1). Rys Konfiguracja dot. programów zewnętrznych Domyślne katalogi wskazuje się tu katalogi, które będą domyślnie wybierane przy imporcie towarów i usług (w zleceniach i kosztorysach) oraz przy przeszukiwaniu oferty dostawcy. Katalog Integra wskazujemy tu katalog, który będzie domyślnie uruchamiany przyciskiem (Web Katalog lub Katalog offline) w zleceniach i kosztorysach. W przypadku wybrania Web Katalog Integra online naleŝy skonfigurować parametry dodatkowe (adres www, login, hasło oraz lokalizację dla plików wymiany). Własny program zewnętrzny po wpisaniu nazwy i wskazaniu lokalizacji do pliku programu na dysku otrzymamy moŝliwość uruchamiania tego programu z menu Program systemu Integra 7. MoŜna w ten sposób skonfigurować do pięciu programów zewnętrznych. Oprogramowanie KTS lokalizacja do programu obsługującego urządzenie KTS 150

151 11.2 Współpraca z systemami serwisowymi Dostęp do poszczególnych opcji programów zewnętrznych jest zrealizowany w formie graficznej, w zakładce Dane serwisowe karty zlecenia (Rys. 11-2). Dodatkowo w zakładce Towary/Usługi zlecenia, kosztorysu i dokumentów sprzedaŝy jest dostępna funkcja importu danych (dot. towarów i usług) z programów zewnętrznych (Rys. 11-3). Rys Zakładka Dane serwisowe Rys Funkcja importu danych z programów zewnętrznych Baza pojazdów w programie Integra 7 zawiera specjalne identyfikatory, umoŝliwiające automatyczny wybór pojazdu w Katalogach i Systemach serwisowych. Dzięki temu moŝliwy jest dostęp do danych technicznych związanych z dokładnie tymi pojazdami, które są wybrane w zleceniach. Z poziomu programu Integra 7 moŝna wywoływać konkretne informacje serwisowe dotyczące danego pojazdu np. Dane regulacyjne, Schematy elektryczne, Rozmieszczenie podzespołów, Czasy napraw, Zakres okresowych przeglądów, itp. Po wybraniu pozycji dot. czasów napraw w programach ESI [tronic] oraz Autodata moŝna te dane importować bezpośrednio do zleceń lub kosztorysów. Ta sama sytuacja ma miejsce w 151

152 przypadku Katalogu części zamiennych TecDoc. Takie rozwiązanie pozwala łatwiejsze i przede wszystkim szybsze korzystanie z programów branŝowych zwłaszcza, Ŝe nie wymaga ono od uŝytkownika nauki obsługi tych programów. Zlecenie lub kosztorys zawiera dane naprawianego pojazdu (Rys. 11-4). Dzięki temu, Ŝe informacje te są wykorzystywane przy współpracy z branŝowymi programami zewnętrznymi pojazd w systemach branŝowych jest identyfikowany automatycznie, bez konieczności ponownego wyboru w programach zewnętrznych. NaleŜy więc zadbać o jak najdokładniejsze uzupełnienie danych pojazdu. Rys Dane pojazdu na zleceniu Współpraca z programem VIVID WorkshopCD Podczas przyjmowania pojazdu do naprawy mogą nam być potrzebne szybko informacje dot. czasów napraw. W programie Integra 7 naleŝy przejść na zakładkę Dane serwisowe i w sekcji WorkshopCD (Vivid) (Rys. 11-5) wybrać przycisk Czasy napraw. Program VIVID uruchomi się automatycznie z wybranym w zleceniu pojazdem. NaleŜy wówczas wyszukać potrzebne informacje dot. czasów napraw (lub okresów napraw) dla tego pojazdu. 152

153 Rys Czasy napraw w programie VIVID Workshop W celu sprawdzenia ilości oleju, jaka powinna zostać pobrana z magazynu, wystarczy na zakładce Dane serwisowe Wybrać ikonę Oleje i smary (Rys. 11-6), a następnie pozycję Smary i płyny. Program wyświetli dane dotyczące pojazdu wpisanego w zleceniu. Rys Oleje i smary 153

154 Podczas ustalania z klientem kosztów dot. np. wymiany paska rozrządu, moŝemy ocenić jakie podzespoły są potrzebne do wykonania tej naprawy, taka informację moŝemy uzyskać po naciśnięciu przycisku Dane regulacyjne w zleceniu naprawy, a następnie wybrać odpowiednie pozycje w programie VIVID (Rys. 11-7). Tą samą funkcję mogą wykorzystywać mechanicy juŝ podczas wykonywania naprawy, dzięki temu zawsze pojazd, który został przyjęty do naprawy będzie poprawnie wybrany w dokumentacji technicznej. Rys Ustawienie rozrządu Współpraca z programem Autodata Integra 7 została zintegrowana z oprogramowaniem serwisowym Autodata. Dzięki temu moŝna wywoływać określone informacje techniczne z poziomu zlecenia lub kosztorysu oraz eksportować zapisane dane dotyczące czasów napraw. Wybranie odpowiedniej ikony na zakładce zlecenia Dane serwisowe będzie powodowało wyświetlanie określonego rodzaju informacji technicznych, zawartych w programie Autodata. Dane te są wyświetlane dla konkretnego pojazdu w zleceniu. Jeśli dla konkretnego pojazdu nie ma określonych danych technicznych w programie Autodata, to ikona wyboru tych danych będzie nieaktywna. Np. w celu sprawdzenia danych dot. geometrii kół naleŝy wybrać w poziomu zlecenia programu Integra 7 na zakładce Dane serwisowe odpowiednia ikonę (Rys. 11-8). Po naciśnięciu ikony Geometria kół program Autodata uruchomi się automatycznie z wybranym pojazdem ze zlecenia oraz konkretnym zakresem informacji (w tym przypadku dotyczącym geometrii kół). 154

155 Rys Sprawdzenie danych regulacyjnych w programie Autodata Import czasów napraw W zakładce Towary/Usługi zlecenia lub kosztorysu jest dostępna funkcja importu danych z programów zewnętrznych. NaleŜy wybrać z listy usług pozycję Autodata i wcisnąć Import (w zakładce Towary / Usługi ), jak na Rys Rys.11-9 Import z programu Autodata Zostanie wówczas uruchomiony program Autodata z automatycznie wybranym pojazdem ze zlecenia czy kosztorysu (o ile był juŝ wcześniej wybierany). W następnej kolejności wybieramy z menu programu Autodata pozycję Czasy napraw, a następnie wybieramy odpowiednie pozycje czasów napraw z listy (przykład na Rys ) 155

156 Rys Wybór czasów napraw w programie Autodata Po wyborze odpowiednich czynności w programie Autodata naleŝy zapisać kosztorys za pomocą przycisku F3 lub właściwej ikony (Rys ): Rys Ikona zapisu kosztorysu Po zapisaniu kosztorysu wyświetli się zestawienie z wybranymi wcześniej pozycjami, a w dolnej części okna programu pojawi się ikona Integra (Rys ). Wciśnięcie tej ikony spowoduje, Ŝe do zlecenia lub kosztorysu wyeksportują się pozycje usług z zestawienia wraz z czasem ich wykonania. Rys Ikona eksportu czasów napraw Uwaga! Przy pierwszym wywołaniu pojazdu z poziomu systemu Integra 7 naleŝy wybrać ręcznie w programie Autodata markę, model i wersję pojazdu. Następnie przygotować kosztorys i zaimportować do systemu Integra 7 (w zakładce Towary / Usługi ), jak na rysunku bok. Wraz z kosztorysem będzie zapisany nr indentyfikacyjny pojazdu wg firmy Autodata, pozwalający w przyszłych zleceniach na automatyczny wybór tego pojazdu. 156

157 Współpraca z programem AuDaConAIS. W zakładce Dane serwisowe zlecenia lub kosztorysu w systemie Integra 7 są dostępne ikony umoŝliwiające wywołanie odpowiednich funkcji programu AuDaConAIS, tj. czasów napraw, danych serwisowych, danych technicznych i podręczników technicznych (Rys ). Rys Ikony dot. programu AuDaCon AIS Import czasów napr aw Po wciśnięciu ikony Czasy napraw zostanie uruchomiony program AuDaConAIS i automatycznie wybierze się w nim pojazd, który występuje w zleceniu czy kosztorysie. Następnie w programie AuDaConAIS naleŝy sprecyzować zakres czynności do wykonania, po czym przejść do koszyka zakupów (Rys ). Rys Wybór czynności w progr. AuDaConAIS Kolejną czynnością będzie kalkulacja koszyka zakupów. Program obliczy czas pracy oraz wyświetli potrzebne części zamienne (Rys ). 157

158 Rys Kalkulacja koszyka zakupów Po tej operacji przechodzimy do zakładki Towary / Usługi w zleceniu lub kosztorysie systemu Integra 7 (Rys ), wybieramy opcję AuDaCon z listy rozwijalnej i importujemy dane przy pomocy przycisku Import (oddzielnie dla towarów i usług). Towary i/lub usługi pojawią się na liście. Jeśli wybranego towaru nie było wcześniej w magazynie, naleŝy go wyedytować i uzupełnić kartotekę oraz stany magazynowe. Rys Import towarów i usług z programu AuDaConAIS 158

159 Współpraca z systemem ESI[tronic] Integra 7 umoŝliwia równieŝ współpracę z programem ESI[tronic], w zakresie doboru części zamiennych i czasów napraw. Integra 7 zapewnia import tych danych do zleceń oraz kosztorysów napraw. Do uruchomienia programu ESI[tronic] naleŝy w zakładce Dane Serwisowe wybrać pozycję dot. ESI[tronic] (Rys ). Program moŝna równieŝ wywołać z zakładki Towary/Usługi za pomocą przycisku Import (po wyborze ESI[tronic] z listy rozwijalnej (Rys ). Rys Ikona wyboru w zakładce Dane serwisowe ESI[tronic] (Rys Wywołanie programu ESI[tronic] z zakł. Towary / Usługi ESI[tronic], po uruchomieniu z poziomu programu Integra 7, automatycznie pokazuje dane dotyczące konkretnego pojazdu, wybranego w zleceniu (Rys ). W prezentowanym przykładzie zostały wybrane części zamienne i związane z ich wymianą czynności robocze. Następnie wybrano pozycję Karta pracy, na której wciśnięto przycisk Wysyłanie. Wszystkie pozycje z Karty pracy zostały automatycznie przeniesione do zakładki Towary/Usługi na zleceniu. 159

160 Rys Przeniesienie wybranych pozycji z ESI[tronic] do zlecenia w Integra 7 Istnieje równieŝ moŝliwość wyboru części zamiennych i czasów napraw dotyczących okresowych przeglądów pojazdu (Rys ). MoŜna takŝe wybrać usługi zawarte w menu Jednostki pracy oraz części z menu WyposaŜenie. Import tych danych do zlecenia lub kosztorysu w programie Integra 7 jest identyczny jak w wyŝej opisanym przykładzie. 160

161 Rys Import wybranych części i czasów napraw z ESI[tronic] do Integra 7 161

162 11.3 Współpraca z katalogami części Współpraca z programami: AP Katalog, ADBS Katalog, Integra Katalog, Integra WebKatalog Posiadanie katalogu części zamiennych (AP Katalog, ADBS Katalog, Integra Katalog, Integra WebKatalog), który został przystosowany do współpracy z systemem Integra 7, pozwala m.in. na szybkie wyszukanie części oraz informacji o zamiennikach, cenach, bieŝących stanach magazynowych. UmoŜliwia dostęp do zdjęć i rysunków oraz informacji o danych technicznych, zastosowaniu w pojazdach, instrukcji montaŝowych itp. Na przykład jeśli w warsztacie lub sklepie nie znajdujemy na lokalnym magazynie części, którą potrzebuje klient, system Integra 7 przełącza nas do magazynu naszego dostawcy i wyświetla informację o dostępności danego podzespołu, jego dokładnej cenie oraz terminie dostawy. Ponadto otrzymujemy dostęp do zdjęć i rysunków podzespołów oraz informację o dostępnych zamiennikach, danych technicznych, zastosowaniu w pojazdach i wielu innych informacjach dot. parametrów części zamiennych. MoŜliwe jest wywoływanie Katalogu części z poziomu zlecenia naprawy w programie Integra 7. Tak uruchomiony Katalog ustawia się automatycznie na wybranym w zleceniu pojeździe (marka, model, typ pojazdu). W programie tym zostały przygotowane m.in. takie funkcje jak: automatyczne eksportowanie części do zlecenia, generowanie automatycznych zamówień przypisanych do konkretnych zleceń, kontrola dostępności we własnym magazynie lokalnym, części znajdujących się na zamówieniu do dystrybutora oraz wiele innych funkcji ułatwiających wyszukiwanie części zamiennych, wycenę napraw oraz realizację zamówień u swojego dostawcy. Uwaga! Warunkiem opisywanej współpracy jest jednoczesne uruchomienie Integra 7 oraz katalogu części zamiennych (AP Katalog, ADBS Katalog, Integra Katalog). Połączenie funkcjonalne programów W obszarze wyboru modułów programu Integra 7 pojawiają się dwa dodatkowe moduły (Rys ), a w katalogu części pojawiają się wszystkie moduły dostępne programie Integra 7. Rys Moduły katalogu części Przełączanie między programem Integra 7, a katalogiem jest dzięki temu uproszczone, gdyŝ wystarczy wybrać potrzebny moduł niezaleŝnie od tego czy jest otwarte okno Integra 7, czy Katalogu części. 162

163 Współpraca przy doborze części do zlecenia (lub kosztorysu) W zleceniu (w zakładce Towary / Usługi) występuje przycisk (Rys ), a po wciśnięciu na klawiaturze przycisku Ctrl, przycisk zmienia wygląd na (kolejność moŝe być odwrotna, gdyŝ zaleŝy ona od konfiguracji w menu Program > Programy zewnętrzne ). Opis przycisków znajduje się poniŝej Współpraca z katalogiem offline Rys Lokalizacja przycisku Katalog offline Wciśnięcie przycisku Katalog offline spowoduje przejście do zakładki Dane wg pojazdu w katalogu części (zainstalowanym na dysku komputera ) w celu wyboru części wg pojazdu. Automatycznie zostanie wybrany taki sam pojazd jak w zleceniu serwisowym. Po znalezieniu potrzebnej części wciskamy na niej prawy przycisk myszy. Z menu kontekstowego wybieramy Dodaj do zlecenia lub Dodaj do zlecenia (Rys ) Rys Dodawanie części do zlecenia z poziomu katalogu 163

164 Opcja Dodaj do zlecenia spowoduje wyświetlenie dodatkowego okna (Rys ), w którym moŝna będzie zmienić nazwę części, ilość dodawaną do zlecenia oraz cenę sprzedaŝy towaru. Dodatkowo moŝna obejrzeć zdjęcie towaru (jeśli jest dostępne) i sprawdzić jego stan w magazynie dostawcy. Rys Dodatkowe okno przy wyborze opcji Dodaj do zlecenia... Po wyborze Dodaj wybrana część pojawi się wówczas w zleceniu serwisowym (Rys ). Rys Widok dodanej części w zleceniu 164

165 Sprawdzanie stanu części w magazynie Jeśli w katalogu offline wyszukamy potrzebną część, wówczas moŝemy sprawdzić jej stan w magazynach programu Integra 7. W tym celu wciskamy na wybranej pozycji prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybieramy Znajdź w magazynie (Rys ). Rys Wybór funkcji znajdź w magazynie z poziomu katalogu części Program wyświetli okno z informacją n/t stanu wybranej części w magazynach (Rys ). Rys Widok pozycji po wyszukaniu w magazynie Integra 7 165

166 Współpraca z programem WebKatalog Rys Lokalizacja przycisku WebKatalog Wciśnięcie przycisku WebKatalog (Rys ) spowoduje uruchomienie przeglądarki internetowej z programem Integra WebKatalog i przejście do zakładki Dane wg pojazdu w katalogu części w celu wyboru części wg pojazdu. Automatycznie zostanie wybrany pojazd jak w zleceniu czy kosztorysie. Wyszukujemy wówczas potrzebne części i dodajemy je do zamówienia. (Rys ) Rys Dodawanie części do zamówienia 166

167 Po utworzeniu zamówienia przełączamy się do widoku zamówień i wciskamy ikonę Eksportuj pozycje zamówienia (Rys ). Rys Eksport pozycji zamówienia Wyświetli się wówczas okno dialogowe zapisywania pliku zamówienia. NaleŜy wskazać lokalizację do zapisania tego pliku. Po zapisaniu pliku wracamy do zakładki Towary / Usługi zlecenia naprawy lub kosztorysu. Z listy rozwijalnej wybieramy opcję WebCat i wciskamy przycisk Import (Rys ). Pozycje z zamówienia pojawią się wówczas w zleceniu serwisowym. Rys Widok dodanej części w zleceniu 167

168 Wyszukiwanie w ofercie dostawcy (katalog online lub offline) w przypadku braku części w magazynie Jeśli w trakcie wyszukiwania części w magazynie Integra 7 nie będzie szukanej pozycji, system zaproponuje przeszukanie oferty dostawcy (Rys ). Rys Komunikat informujący o braku szukanego tow. w magazynie Integra 7 Po akceptacji część zostanie wyszukana w cenniku dostawcy i moŝna ją będzie zamówić z poziomu katalogu części (Rys ). Rys Widok pozycji znalezionej w cenniku dostawcy 168

169 Współpraca z Katalogiem TecDoc Integra 7 umoŝliwia dodawanie do zlecenia lub kosztorysu części zamiennych które zostały wybrane w programie TecDoc. Aby skorzystać z tej funkcji naleŝy w zleceniu na zakładce Towary/Usługi wybrać pozycję TecDoc a następnie przycisk Import. Spowoduje to automatyczne uruchomienie programu TecDoc i wyświetlenie danych dotyczących pojazdu wybranego w zleceniu naprawy (Rys ). Rys Import części z TecDoc do systemu Integra 7 Następnie naleŝy wybrać w Katalogu TecDoc potrzebne do naprawy części i dodać je do koszyka. UŜycie funkcji Wyślij koszyk (Rys ) spowoduje, Ŝe wszystkie pozycje z koszyka zostaną wyeksportowane do zlecenia w programie Integra 7 (Rys ). Rys Wysyłanie koszyka w programie ESI[tronic] 169

170 Rys Import części z TecDoc do systemu Integra 7 Informacja dodatkowa Producent oprogramowania Integra 7 przygotował w/w interfejsy na podstawie danych producentów systemów serwisowych i katalogów części i mimo, iŝ dołoŝył wszelkich starań, aby wymiana danych z w/w systemami funkcjonowała prawidłowo, nie moŝe gwarantować pełnej kompatybilności z tymi rozwiązaniami ze względu na zaleŝność działania interfejsu od zmian wprowadzanych przez producentów katalogów i systemów serwisowych. 170

171 12 Interfejs Systemów Finansowo-Księgowych System Integra 7 współpracuje obecnie z programami finansowo-księgowymi w zakresie: a) eksportu dokumentów sprzedaŝy do programów: - Subiekt - Symfonia b) eksportu dokumentów zakupu, sprzedaŝy, magazynowych, kasowych oraz importu dok. kasowych - CDN OPT!MA - Hermes PowyŜsza funkcjonalność będzie rozwijana w kolejnych wersjach systemu Eksport dokumentów Funkcja eksportu dokumentów księgowych jest dostępna w module MenadŜer, w menu Administracja -> Eksport dokumentów. Rys pokazuje okno Eksport dokumentów, w którym naleŝy wybrać wedle potrzeb: wymagany format (rodzaj systemu, do którego eksportujemy dane), zakres dat, rejestr dok. sprzedaŝy, magazyn, kasę oraz rodzaje dokumentów i wcisnąć przycisk Eksportuj, po czym wskazać lokalizację dla pliku wymiany na dysku. Plik wymiany moŝna będzie wówczas zaimportować w programie finansowo-księgowym. NaleŜy równieŝ pamiętać o odpowiedniej konfiguracji eksportu dokumentów (przycisk Konfiguracja) tak, aby wygenerowane w ten sposób dane mogły być prawidłowo wczytane w systemie księgowym. Rys Okno eksportu dokumentów 171

172 12.2 Import dokumentów Funkcja importu dokumentów do systemu Integra 7 jest dostępna w module MenadŜer, w menu Administracja -> Import dokumentów. Rys pokazuje okno Import dokumentów, w którym naleŝy wybrać: wymagany format (rodzaj systemu, z którego importujemy dane) oraz rodzaje dokumentów do importu i wcisnąć przycisk Importuj, po czym wskazać lokalizację pliku wymiany na dysku (wyeksportowanego uprzednio z programu finansowoksięgowego). Rys Okno importu dokumentów 172

173 13 HomeBanking interfejs systemów bankowych System Integra 7 posiada funkcję importu danych z systemów bankowych w celu szybkiego rozliczania przelewów od kontrahentów. Pliki z historią transakcji, które są wyeksportowane z systemów bankowych, moŝna pobrać do programu Integra 7 i rozliczyć poszczególne transakcje Eksport dokumentów z systemów bankowych Bank BPH - BPH Sez@m (Rys. 13-1) (1) Wyświetlamy historię rachunku (2) Definiujemy kryteria dla przedstawienia historii (3) Wciskamy przycisk PokaŜ, co wyświetli listę transakcji zgodnie z kryteriami (4) Wciskamy przycisk Zapisz do pliku, po czym zapisujemy plik na dysku Rys. 13-1Rys Eksport danych z systemu BPH Sez@m 173

174 Bank Pekao SA PekaoBIZNES24 (Rys. 13-2) (1) Wybieramy z menu pozycję Wyciągi, a następnie Eksport (2) Tworzymy nowy szablon, wybierając z listy rozwijalnej opcję historia operacji Rys Uruchomienie tworzenia nowego szablonu (3) Konfigurujemy parametry szablonu zgodnie z przykładem na Rys (4) Wybieramy poszczególne pola, zgodnie z listą w obszarze Struktura pliku. W polu Separator danych naleŝy wkleić znak tabulatora (np. po skopiowaniu przestrzeni między strzałkami: -> <-). 174 Rys Konfiguracja nowego szablonu

175 (5) Po dodaniu nowego szablonu, dodajemy jeszcze dla niego filtr (Rys. 13-4) Rys Dodanie filtru dla szablonu Konfiguracja filtru powinna być wykonana z poniŝszym przykładem (Rys. 13-5) Rys Konfiguracja nowego filtru 175

176 (6) Eksport danych wg skonfigurowanych kryteriów odbywa się po wciśnięciu ikony komputera (Rys. 13-6) Rys Eksport danych 13.2 Import operacji bankowych do systemu Integra 7 Funkcja importu jest dostępna w modułach: - Kasa zdefiniowanym jako konto bankowe, w menu Dokumenty -> Import dokumentów bankowych - Finanse, w menu Dokumenty -> Import dokumentów bankowych Uwaga! Aby moŝna było korzystać z importu operacji bankowych w programie Integra 7 musi być zdefiniowana kasa typu bank. Szczegóły dot. tworzenia i konfiguracji kas moŝna znaleźć w instrukcji Integra 7 moduły podstawowe. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Import dokumentów kasowych (Rys. 13-7) z wyborem rodzaju systemu bankowego, lokalizacją pliku z importowanymi operacjami oraz kasą dla której zostaną utworzone dokumenty bankowe (BP Bank Przyjmie). 176

177 Rys Import dokumentów kasowych Po wybraniu odpowiednich pozycji i wciśnięciu przycisku Import wyświetli się okno Import transakcji przedstawiające transakcję z pliku importu (Rys. 13-8). W zaleŝności od ilości transakcji w importowanym pliku będzie wyświetlany numer dokumentu w prawym górnym rogu okna. Jeśli chcemy pominąć bieŝący dokument, wciskamy przycisk Anuluj. Rys Import transakcji 177

178 Okno to zawiera 3 obszary: Dane przelew - wyświetla informacje o operacji pobrane z pliku. Są to: - Kontrahent (nazwa kontrahenta osoby która dokonała przelewu). - Numer konta (Numer konta z którego zostały przelane środki na nasze konto) - Data operacji (Data wykonania przelewu) - Tytułem (Informacja o tytule dokonanej płatności) - Kwota (kwota, którą przelał wybrany kontrahent) Dane kontrahenta - wyświetla informacje dot. kontrahenta, odczytane na podstawie numeru konta z kartoteki kontrahenta. Jeśli informacje nie zostaną odczytane automatycznie (np. wpłata z innego konta), naleŝy ręcznie wskazać kontrahenta przyciskiem Wybierz. - Kontrahent (Nazwa skrócona kontrahenta pobrana z bazy danych) - NIP (NIP kontrahenta pobrany z bazy danych) - Adres (Miejscowość, ulica kontrahenta pobrane z bazy danych) - Nr konta 1: (pierwszy numer konta kontrahenta pobrany z bazy danych) - Nr konta 2: (drugi numer konta pobrany kontrahenta pobrany z bazy danych) Płatności - prezentuje nierozliczone dokumenty (sprzedaŝy / zakupu) kontrahenta. - data wystawienia dokumentu sprzedaŝy - numer dokumentu sprzedaŝy, - kwota nierozliczona (wartość brutto dokumentu), - kwota rozliczenia (kwota która ma być rozliczona dla wybranego dokumentu). - filtr Tylko przeterminowane - filtr Tylko dokumenty sprzedaŝy - filtr Tylko dokumenty zakupu - funkcja Zaznacz/Odznacz wszystkie Na dole tabeli znajduje się podsumowanie wartości wybranych dokumentów oraz wprowadzona kwota do rozliczenia. Wybór dokumentów do rozliczenia wykonuje się poprzez dwukrotne kliknięcie na wybranym dokumencie sprzedaŝy. Wybór tych dokumentów jest moŝliwy tylko do kwoty na jaką opiewa przelew (kwota z obszaru Dane przelewu ). Po zapisie takiej operacji zostanie utworzony dokument BP (Bank Przyjmie) we wskazanej uprzednio kasie, zawierający informacje o kontrahencie, kwocie, tytule rozliczenia oraz listę rozliczonych dokumentów sprzedaŝy (przykład na Rys. 13-9) 178

179 Rys Dokument BP utworzony po imporcie danych z systemu bankowego 179

180 14 Moduł CRM / Zadania Funkcje CRM zastosowane w systemie Integra 7 biznesowo wspierają działalność serwisu i pozwalają na zwiększenie wydajności oraz obrotów firmy. MoŜliwości zastosowania funkcji CRM: przypomnienia o okresowych naprawach oraz wymianach części eksploatacyjnych (np. filtrów, oleju, płynu hamulcowego, świec, pasków, wycieraczek, opon, itp.) wysyłanie grupowe wiadomości i SMS wysyłanie wiadomości SMS z informacjami o: terminie naprawy, zakończeniu naprawy, kosztach naprawy przypomnienia o zaległych płatnościach delegowanie zadań pracownikom firmy i kontrola ich realizacji Przypomnienia są wyświetlane przy otwieraniu zleceń oraz na liście CRM. Okno z zaległymi przypomnieniami moŝe być wyświetlane równieŝ automatycznie po uruchomieniu programu. Z poziomu listy CRM moŝliwe jest grupowe wysyłanie przypomnień SMS-em do wielu klientów jednocześnie. Funkcję powiadomień SMS moŝna równieŝ wykorzystać dla przekazania klientom innych waŝnych informacji np. o rozszerzeniu działalności po zakupie nowego sprzętu diagnostycznego; o akcjach typu "przegląd zimowy"; o promocjach; o sezonowej wymianie opon itp. Za pomocą tej funkcji moŝna teŝ informować klienta o zakończeniu naprawy. System zawiera równieŝ funkcję umoŝliwiającą przydzielanie zadań pracownikom oraz kontrolę ich realizacji Konfiguracja ustawień CRM Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji CRM naleŝy skonfigurować parametry dot. i SMS. W tym celu wybieramy z menu Administracja opcję Parametry programu, a następnie przycisk Ustawienia CRM (Rys. 14-1) 180 Rys Wybór opcji Parametry programu i Ustawienia CRM

181 W oknie konfiguracyjnym wypełniamy dane dot. parametrów własnego konta oraz SMS (Rys. 14-2). W przypadku wątpliwości co do ustawień naleŝy uzyskać informację od osoby zarządzającej kontami poczty elektronicznej w Państwa firmie. Po parametry konta SMS naleŝy zgłosić się do firmy Integra Software. Rys Konfiguracja ustawień CRM 14.2 Przypomnienia / zadania w module CRM / Zadania W module CRM/Zadania moŝna dodawać przypomnienia bezpośrednio związane z kontrahentem, pojazdem, urządzeniem czy pracownikiem firmy. W celu dodania nowego przypomnienia wybieramy funkcję Dodaj z menu programu lub po wciśnięciu prawego przycisku myszy na liście przypomnień. W następnej kolejności wybieramy rodzaj przypomnienia: Indywidualne przeznaczone dla pracownika firmy (moŝna dodawać przypomnienia dla siebie), np. uporządkować magazyn Kontrahent przewidziane do dodawania przypomnień dotyczących kontrahentów, np. zadzwonić w sprawie rozliczenia za naprawę Pojazd przeznaczone do dodawania przypomnień dla konkretnych pojazdów, np. umówić się na przegląd techniczny Sprzęt przeznaczenie dla przypomnień dot. sprzętów, np. wysłać akumulator do reklamacji Po wybraniu rodzaju definiujemy pozostałe szczegóły (treść, opis, terminy realizacji i przypomnienia itd.) i zapisujemy wciskając przycisk Zapisz. Przykład wypełnionej karty przypomnienia przedstawiono na Rys

182 Rys Widok karty CRM Przypomnienie Po dodaniu przypomnienia, zostanie ono wyświetlone na liście przypomnień oraz w oknie aktualnych przypomnień (Rys. 14-4). Okno aktualnych przypomnień moŝe się wyświetlać automatycznie po uruchomieniu programu. Decydujemy o tym ustawiając parametr Wyświetl przy otwarciu w menu Administracja -> Parametry programu (Rys. 14-5). Warunkiem umieszczenia przypomnienia w oknie aktualnych przypomnień jest zaznaczenie pola Termin przyp. w karcie przypomnienia. Czerwonym kolorem są oznaczone wpisy przeterminowane, tzn. takie, których ustalony czas realizacji upłynął. 182

183 Rys Widok listy przypomnień oraz okna aktualnych przypomnień Rys Konfiguracja wyświetlania okna z zaległymi przypomnieniami Po wykonaniu zadania określonego w przypomnieniu naleŝy oznaczyć, iŝ zostało zrealizowane. W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy i wybieramy Oznacz jako zrealizowane (Rys. 14-6). Rys Menu kontekstowe dla przypomnienia 183

184 Inne, przydatne opcje menu kontekstowego: Edytuj kartę pojazdu, sprzętu uruchamia edycję karty pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis, np. w celu wprowadzenia w niej zmian PokaŜ kartę pojazdu, sprzętu uruchamia podgląd karty pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis Dodaj do nowego zlecenia otwiera nowe zlecenie dla pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis Przypomnienia dot. kontrahentów, pojazdów, sprzętów, podzespołów i urządzeń zostają dodane do zakładki CRM-Przypomnienia lub CRM w kartotece wybranego kontrahenta, pojazdu, sprzętu, podzespołu, urządzenia. Dokładniejszy opis znajduje się w kolejnych punktach niniejszej instrukcji Przypomnienia o okresowych czynnościach serwisowych System Integra 7 umoŝliwia dodanie przypomnienia o czynnościach do wykonania w określonym pojeździe, sprzęcie, podzespole czy urządzeniu. Wpisy te mogą dotyczyć okresowych przeglądów, badań technicznych, wymiany części eksploatacyjnych itp Ręczne dodawanie przypomnień w kartotekach pojazdu, sprzętu, podzespołu, urządzenia Edytujemy wybraną kartotekę, np. pojazdu i przechodzimy do zakładki CRM-przypomnienia Wciskamy przycisk Dodaj i wypełniamy treść, datę i godzinę przypomnienia (Rys. 14-7). Rys Dodawanie nowego przypomnienia Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje, iŝ przy otwieraniu zlecenia dla tego pojazdu/sprzętu zostanie pokazane zapytanie o wyświetlenie zaplanowanych prac. 184

185 Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys. 14-8) oraz na liście przypomnień w module CRM / Zadania. Rys Lista zaplanowanych prac dla pojazdu Kartoteka pojazdu w zakładce Dodatkowe umoŝliwia równieŝ ustawienie terminów i okresów międzyprzeglądowych, które takŝe będą traktowane jako przypomnienia (Rys. 14-9). Rys Konfiguracja terminów przeglądów w karcie pojazdu Automatyczne tworzenie przypomnień na podstawie części uŝytych do bieŝącej naprawy. Funkcja ta ma na celu przypominanie o kolejnych terminach wymiany części i materiałów eksploatacyjnych (np. filtrów, oleju, płynu hamulcowego, świec, pasków, wycieraczek, itp.). Przypomnienia będą przypisane do tych pojazdów czy sprzętów, w których uŝyto ww. części podczas wcześniejszych zleceń napraw. Jeśli chcemy, aby utworzyło się automatyczne przypomnienie dot. następnej wymiany części, która była wykorzystana przy bieŝącym zleceniu, naleŝy wprowadzić odpowiednie ustawienia w kartotece towaru. Edytujemy wybraną kartotekę towaru i przechodzimy do zakładki Dodatkowe Wpisujemy ilość kilometrów i/lub miesięcy, po których część naleŝy wymienić (Rys ). Rys Konfiguracja terminów zalecanej wymiany w kartotece towaru 185

186 Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje, iŝ przy otwieraniu zlecenia dla tego pojazdu/sprzętu zostanie zaproponowane wyświetlenie zaplanowanych prac. Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys ) oraz, jeśli zaznaczono opcję Przypomnij, na liście przypomnień w module CRM / Zadania. Rys Lista zaplanowanych prac dla pojazdu wymiana części Automatyczne tworzenie przypomnień na podstawie usługi realizowanej podczas bieŝącej naprawy. Funkcja ta ma na celu przypominanie o kolejnych terminach wykonania usług cyklicznych, np. przegląd instalacji LPG, konserwacja antykorozyjna, przegląd perforacji itp. Przypomnienia będą przypisane do tych pojazdów czy sprzętów, w których wykonano ww. usługi podczas naprawy. Jeśli chcemy, aby utworzyło się automatyczne przypomnienie dot. kolejnego terminu wykonania usługi (czynności serwisowej), która była realizowana przy bieŝącym zleceniu, naleŝy wprowadzić odpowiednie ustawienia w kartotece usługi. Edytujemy wybraną kartotekę usługi i przechodzimy do zakładki Dodatkowe Wpisujemy ilość kilometrów i/lub miesięcy, po których naleŝy ponownie wykonać usługę (Rys ). Rys Konfiguracja terminów zalecanego wykonania w kartotece usługi Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje, iŝ przy otwieraniu zlecenia dla tego pojazdu/sprzętu zostanie zaproponowane wyświetlenie zaplanowanych prac. 186

187 Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys ) oraz, jeśli zaznaczono opcję Przypomnij, na liście przypomnień w module CRM / Zadania. Rys Lista zaplanowanych prac dla pojazdu wykonanie usługi 14.4 Przypomnienia w Terminarzu Podczas wpisywania umówionego terminu w module Terminarza, moŝna spowodować, Ŝe program zapisze przypomnienie dotyczące tego terminu w module CRM / Zadania. W tym celu naleŝy wcisnąć przycisk Dodaj przypomnienie w CRM (Rys ). Rys Funkcje CRM przy dodawaniu terminu w Terminarzu MoŜna równieŝ tak skonfigurować program, aby podczas zapisu terminu przypomnienie w CRM generowało się automatycznie. W tym celu będąc w module Terminarz wybrać menu Administracja/Ustawienia. W oknie Ustawienia terminarza (Rys. 5-15) naleŝy zaznaczyć opcję Dodawaj przypomnienia w module CRM. 187

188 Funkcje Terminarza opisano w rozdziale 8.1 Rys Okno konfiguracji terminarza 188

189 15 Moduł SMS Moduł SMS słuŝy do komunikacji z klientem za pomocą krótkich wiadomości tekstowych wysyłanych z poziomu programu Integra 7. Korzystanie z tego modułu jest moŝliwe po wcześniejszym załoŝeniu konta uŝytkownika oraz doładowaniu go jednostkami SMS. W tym celu naleŝy skontaktować się z działem Handlowym Integra Software (tel ). Po załoŝeniu konta uŝytkownika naleŝy skonfigurować odpowiednio program wprowadzając otrzymany login i hasło do systemu Integra 7. Czynności te zostały opisane rozdziale 14.1 Konfiguracja ustawień CRM niniejszej instrukcji Konfiguracja karty kontrahenta W celu usprawnienia kontaktów z klientem za pomocą wiadomości SMS naleŝy na karcie kontrahenta wprowadzić numer telefonu komórkowego oraz zaznaczyć opcję Wysyłanie SMS (Rys. 15-1). Wiadomości SMS będą domyślnie wysyłane tylko na te numery, które będą miały zaznaczone w/w opcję. Rys Zaznaczenie nr telefonu, na który będą wysyłane wiadomości SMS 15.2 Definiowanie szablonów SMS Definiowanie nowych szablonów i edycja juŝ istniejących dostępna jest w module MenadŜer, w menu Administracja/Szablony SMS (Rys.15-2). Rys.15-2 Lista szablonów SMS 189

190 Podpinanie zdefiniowanych szablonów SMS pod określone miejsca w programie. W celu szybszej obsługi programu istnieje moŝliwość skojarzenia wcześniej zdefiniowanych szablonów z niektórymi funkcjami w programie Integra 7. W ten sposób do wysyłanej wiadomość SMS, automatycznie zostanie dołączona treść skojarzona z miejscem programu, z którego zostaje ona wygenerowana. Konfiguracja dostępna jest w module MenaŜer w menu Administracja/Parametry programu. W oknie Parametry programu naleŝy wybrać przycisk Ustawienia CRM, aby uzyskać moŝliwość skojarzenia przygotowanych szablonów SMS z odpowiednimi miejscami w programie (Rys. 15-3). Rys Ustawienia CRM kojarzenie szablonów SMS 15.3 Wysyłanie wiadomości SMS z Terminarza Zaznaczenie pól dot. SMS w dolnej części okna Zapis w terminarzu (Rys. 15-4) spowoduje, Ŝe klient otrzyma wiadomość SMS dot. umówionego terminu i zakresu naprawy (opcja Wyślij SMS z powiadomieniem o terminie naprawy ). Jeśli zaznaczymy opcję Wstępny koszt, to wiadomość SMS będzie zawierała dodatkowo wstępny koszt naprawy. Zaznaczenie pola Wyślij SMS z przypomnieniem o naprawie spowoduje wysłanie klientowi przypomnienia np. na 1 godzinę przed umówionym terminem (czas zaleŝny od konfiguracji). 190

191 Rys Wysyłanie wiadomości SMS z karty terminu 15.4 Wysyłanie wiadomości SMS z modułu Serwis W przypadku potrzeby kontaktu z klientem w sprawie zleconej naprawy, moŝna wysłać wiadomość SMS bezpośrednio z karty zlecenia (Rys. 15-5). Rys Wysyłanie SMS ze zlecenia kontakt w sprawie naprawy 191

192 Wysłanie do klienta wiadomości SMS z informacją o zakończeniu naprawy i moŝliwości odbioru pojazdu/sprzętu jest moŝliwe dopiero po zamknięciu zlecenia. W tym celu naleŝy przejść na zakładkę Rozliczenia/Dokumenty sprzedaŝy, zaznaczyć opcję Wyślij SMS oraz ew. Koszt naprawy, a następnie zakończyć zlecenie przyciskiem Zakończ (Rys. 15-6). Rys Wysyłanie SMS ze zlecenia informacja o moŝliwości odbioru pojazdu i koszcie naprawy 15.5 Wysyłanie wiadomości SMS z modułu CRM Przypomnienia wygenerowane w module CRM mogą być wykorzystane do grupowego wysyłania wiadomości SMS. Jeśli chcemy wysłać do klientów informację o kończącym się okresie waŝności badania technicznego, naleŝy odfiltrować na liście wszystkich przypomnień te, które dotyczą przeglądu technicznego. Dodatkowo moŝna określić daty między którymi wygasa waŝność przeglądu. Następnie wystarczy zaznaczyć na liście wyświetlone przypomnienia i wybrać prawym klawiszem myszy z menu podręcznego funkcję Wyślij SMS. W oknie edycyjnym naleŝy wybrać odpowiedni szablon wiadomości (jeśli był wcześniej przygotowany) lub wprowadzić treść wiadomości ręcznie, a następnie wysłać do klientów, których numery telefonów automatycznie zostaną umieszczone w polu Do (Rys. 15-7). W ten sam sposób moŝna grupowo wysłać inną wiadomość SMS na podstawie przypomnień odpowiednio odfiltrowanych w module CRM. 192

193 Rys Grupowe wysyłanie wiadomości SMS z listy przypomnień modułu CRM 15.6 Wysyłanie wiadomości SMS z modułu Finanse Wykorzystanie wiadomości SMS w module Finanse sprowadza się szybkiego i wygodnego informowania klientów o zaległych płatnościach. Aby wysłać grupową wiadomość SMS do klientów, którzy posiadają przeterminowane płatności, naleŝy wyświetlić listę dokumentów sprzedaŝy. Na zakładce Dodatkowy naleŝy zaznaczyć opcję Nierozliczone kasowo oraz uŝywając odpowiednich filtrów ograniczyć datę przypadającego terminu płatności dla tych dokumentów, aby wyświetlić tylko dokumenty przeterminowane. W kolejnym kroku wystarczy tylko zaznaczyć wyświetlone dokumenty na liście i wybrać prawym klawiszem myszy z menu podręcznego funkcję Wyślij SMS dot. zapłaty (Rys. 15-8). Rys Wysyłanie grupowych wiadomości SMS dotyczących przeterminowanych płatności 193

194 MoŜna równieŝ wysłać wiadomość SMS dotyczącą konkretnego przeterminowanego dokumentu sprzedaŝy. W tym celu naleŝy na liście zaznaczyć odpowiedni dokument, a następnie wybrać prawym klawiszem myszy z menu podręcznego funkcję Wyślij SMS dot. zapłaty (nr i kwota). W ten sposób otrzymamy moŝliwość wysłania monitu o przeterminowanej płatności zawierającego numer i wartość dokumentu sprzedaŝy (Rys. 15-9). Rys Wysyłanie wiadomości SMS zawierającej informacje o num. i kwocie przeterminowanej płatności 15.7 Grupowe wysyłanie wiadomości System Integra 7 umoŝliwia wysyłanie wiadomości SMS i nawet do kilku tysięcy kontrahentów jednocześnie. Taka korespondencja moŝe być zastosowana np. w przypadku, gdy rozszerzamy zakres usług, wprowadzamy promocję, zmieniamy dane teleadresowe firmy itp. Kolejnym przykładem wykorzystania modułu CRM i funkcji SMS moŝe być korespondencja seryjna wysyłana do klientów przez Stacje Kontroli Pojazdów. Wysyłanie wiadomości SMS jest znacznie tańsze niŝ tradycyjne listy, a wysyłanie bezpłatne. Czas poświęcony na taką korespondencję równieŝ jest mniejszy. W poniŝszym przykładzie (Rys ) utworzono listę korespondencyjną zawierającą klientów z Koszalina, do których będą wysyłane wiadomości dot. wymiany płynu hamulcowego. Listę kontrahentów sprecyzowano przy pomocy filtrów (moŝna takŝe uŝyć sortowania). Po wyszukaniu klientów zaznaczono wszystkie znalezione pozycje, wciskając lewy przycisk myszy na pierwszej pozycji, a następnie na ostatniej łącznie z przyciskiem Shift na klawiaturze (w celu wyboru pojedynczych pozycji naleŝy wcisnąć przycisk Ctrl na klawiaturze, a następnie lewy przycisk myszy na wybranych pozycjach). 194

195 Następnie wciśnięto prawy przycisk myszy na liście. Z wyświetlonego menu wybieramy pozycję Wyślij lub Wyślij SMS. Przykładowa wiadomość SMS znajduje się na Rys , a wiadomość na Rys W podobny sposób moŝna wysyłać wiadomości i SMS z innych miejsc programu, tj. z listy kontrahentów, pojazdów, sprzętów, urządzeń, podzespołów, przypomnień. Rys Wysyłka /sms do grupy klientów Przykładowa wiadomość SMS do klientów serwisu \ Rys Przykładowa wiadomość do klientów serwisu 195

196 16 Moduł Finanse Moduł Finanse pozwala na ewidencję kosztów firmy takich jak: płace, energia, telefony, czynsz oraz innych bieŝących wydatków wprowadzanych do systemu na podstawie dokumentów zakupu. Koszty firmy moŝna podzielić na róŝne kategorie, które moŝna wykorzystać przy analizowaniu wydatków firmy. Dzięki temu moŝemy np. porównać jak wyglądały opłaty za telefony, czy energię elektryczną w ostatnich kilku miesiącach. Z dokumentów zakupu moŝna takŝe korzystać w przypadku ewidencji zakupów części zamiennych. W przypadku zwrotu części mamy moŝliwość wystawienia korekty dok. zakupu, a nawet wystawienia kilku korekt w przypadku, gdy dokument zakupu korygowany jest wielokrotnie. Moduł zapewnia obsługę dok. typu KW, KP, BW, BP,KM oraz zawiera wiele raportów dot. naleŝności i zobowiązań firmy, które zapewniają kontrolę przepływu gotówki, a takŝe pozwalają orientacyjnie ustalić dochody firmy oraz podatek VAT. Opcjonalnie jest moŝliwa współpraca z programami Finansowo Księgowymi i systemami bankowymi (np. BOŚ, BPH, BZWBK, ING Bank Śląski, mbank, PEKAO SA, PKO BP, Inteligo, Spółdzielcza Grupa Bankowa) Wystawienie faktury zakupu (towary na magazyn) Dodajemy nową fakturę zakupu Uzupełniamy zakładkę Podstawowe - nr dok. zakupu, formy płatności, datę zakupu, datę wystawienia, terminy płatności, dane kontrahenta. Kwoty zostaną obliczone na podstawie wpisów w zakładce Dodatkowe. W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu. W polu Uwagi moŝna wprowadzić dodatkową informację dla danego dokumentu. Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez program lub wybierane ręcznie w zaleŝności od potrzeb. Przykład wypełnienia zakładki Podstawowe przedstawia Rys

197 Rys Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Podstawowe" Uzupełniamy zakładkę Dodatkowe tworzymy dok. przyjęcia zewnętrznego PZ (przyciskiem Utwórz PZ ) lub go dołączamy (jeśli był wystawiony wcześniej) Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Towary na magazyn (np. świece, paski, oleje, opony itp.). Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, moŝna ją dodać przyciskiem [ ] Dołączamy dokumenty kasowe Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz Przykład wypełnienia zakładki Dodatkowe przedstawia Rys

198 Rys Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Dodatkowe" 16.2 Wystawienie faktury zakupu (koszty firmy) Dodajemy nową fakturę zakupu Uzupełniamy zakładkę Podstawowe - nr dok. zakupu, formy płatności, datę zakupu, datę wystawienia, terminy płatności, dane kontrahenta. Kwoty zostaną obliczone na podstawie wpisów w zakładce Dodatkowe. W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu. W polu Uwagi moŝna wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu. Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez program lub wybierane ręcznie w zaleŝności od potrzeb. Przykład wypełnienia zakładki Podstawowe faktury zakupu dot. kosztów przedstawiono na Rys

199 Rys Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Podstawowe" Uzupełniamy zakładkę Dodatkowe Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Koszty (np. odzieŝ robocza, energia elektryczna, czynsz, wynagrodzenia, usługi transportowe itp.). Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, moŝna ją dodać przyciskiem [ ] MoŜna równieŝ przypisać udział w kosztach do róŝnych punktów sprzedaŝy. W tym celu wciskamy Utwórz w sekcji Udział w kosztach, a następnie wybieramy punkt sprzedaŝy i przypisujemy do niego udział procentowy. Wpisujemy wartość zakupu Dołączamy dokumenty kasowe Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz Przykład wypełnienia zakładki Dodatkowe faktury zakupu dot. kosztów przedstawia Rys

200 Rys Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Dodatkowe" Na Rys przedstawiono listę faktur zakupu Rys Przykładowa lista faktur zakupu 200

201 16.3 Wystawienie faktury zakupu korygującej (FZK) W momencie otrzymania faktury korygującej na zakupione towary czy usługi, naleŝy wykonać korektę odpowiedniej faktury zakupu. Wystawiamy dokument FZK, wciskając prawy przycisk myszy na dokumencie, który chcemy skorygować i wybieramy Utwórz korektę albo dodajemy nowy dokument z poziomu Faktur Zakupu Korygujących (Rys. 16-6) Rys Sposób dodania korekty faktury zakupu Wypełniamy zakładkę Podstawowe zgodnie z opisem w punktach 14.1 i 14.2 Wypełniamy zakładkę Dodatkowe Dla faktur zakupu dot. kosztów wpisujemy kwotę, o którą zmniejszono lub zwiększono wartość dokumentu (Rys. 16-7) Rys Wpisanie kwoty korekty dotyczącej kosztów 201

202 Dla faktur zakupu dot. towarów na magazyn tworzymy dok. PZK (przyjęcie zewnętrzne korygujące) za pomocą przycisku Utwórz PZK lub dołączamy przyciskiem Dołącz, jeśli PZK utworzono wcześniej (Rys.16-8) Rys.16-8 Przyciski tworzenia i dołączania dokumentów PZK W dok. PZK, w sekcji Powinno być, edytujemy wybrane pozycje poprzez dwukrotne kliknięcie myszą lub wciśnięcie przycisku Edytuj (Rys. 16-9). Następnie wpisujemy poprawną ilość i/lub kwotę w oknie Towar Edycja (Rys ) Rys Tworzenie dokumentu PZK (przyjęcie zewnętrzne korygujące) 202

203 Rys Okno edycji pozycji korygowanej w PZK Po zaakceptowaniu przyciskiem Zapisz wprowadzona zmiana zostanie uwidoczniona w dok. PZK (Rys ) Rys Zmiana w PZK wprowadzona po korekcie Po skorygowaniu poszczególnych pozycji wystawiamy dok. PZK przyciskiem Zapisz (przy zaznaczonym polu Wystaw ). Dok. PZK po wystawieniu/dołączeniu zostanie uwidoczniony w sekcji Dołączone dok. magazynowe, a kwota korekty zostanie wpisana do pól Wartość (Rys ). Rys Wygląd karty FZK po dodaniu PZK 203

204 W następnej kolejności naleŝy dołączyć dokumenty kasowe w sekcji Dołączone dok. kasowe. Jeśli nie zostały dołączone, a forma płatności w dok. FZK to gotówka, wówczas program zaproponuje wystawienie dok. kasowego. Uwaga! Jeśli korekta ma dotyczyć dokumentu juŝ wcześniej korygowanego, to kolejną korektę naleŝy wystawić do poprzedniej. Przykład: wystawiono fakturę zakupu nr 1/FZ/07. Do tego dok. wystawiono korektę nr 3/FZK/07. Zaistniała potrzeba ponownego skorygowania tego samego dok. zakupu, zatem kolejną korektę wystawiamy do korekty nr 3/FZK/07, a nie do faktury 1/FZ/ Dokumenty kasowe (dostępne w module Finanse) Standardowe dokumenty kasowe KP, KW, BP i BW zostały opisane w rozdziale Dokument KM (kompensata) Funkcja dostępna od ver. 7.1 Funkcja finanse i kompensaty jest dodatkowo dostępna w module Kasa Bank pod warunkiem posiadania licencji na moduł Finanse Kompensata jest dokumentem, który ułatwia rozliczenia z kontrahentami. Wystawia się go wówczas, gdy mamy naleŝności oraz zobowiązania we wzajemnych transakcjach z danym kontrahentem. Kompensaty pozwalają na ograniczenie ilości czynności rozliczeń wykonywanych w programie Integra 7. Rys przedstawia karę kompensaty. W obszarze NaleŜności dołączamy dokumenty, które są zobowiązaniami kontrahenta wobec naszej firmy, a w obszarze Zobowiązania dołączamy dokumenty, które są naszym zobowiązaniem wobec tego samego kontrahenta. W konsekwencji program obliczy wartości kwot i wystawi odpowiednie dokumenty kasowe: - KP bądź BP w przypadku, gdy naleŝności przekraczają wartość zobowiązań - KW bądź BW jeśli wartość zobowiązań jest większa niŝ naleŝności 204

205 Rys Dokument KM (kompensata) Wezwania do zapłaty Funkcja dostępna od ver. 7.1 Funkcja ta umoŝliwia wystawienie dokumentu wezwania do zapłaty dla kontrahentów, którzy nie wywiązali się ze zobowiązań wobec naszej firmy. Tworzenie wezwań do zapłaty odbywa się w module Finanse oraz Kasa bezpośrednio z listy kontrahentów (Rys ) oraz z listy dokumentów sprzedaŝy (Rys ). NaleŜy wcisnąć prawy przycisk myszy, a następnie wybrać pozycję Wezwanie do zapłaty. Rys Wybór opcji "Wezwanie do zapłaty" z listy kontrahentów 205

206 Rys Wybór opcji "Wezwanie do zapłaty" z listy dok. sprzedaŝy Karta Wezwanie do zapłaty (Rys ) umoŝliwia dołączenie nierozliczonych dokumentów, dzięki czemu zostanie obliczona wartość zobowiązań klienta wobec naszej firmy. Ponadto moŝna ustalić datę płatności zaległych kwot, a takŝe wysokość odsetek za zwłokę. Do wyboru jest kilka wzorów ponagleń, które zostaną umieszczone na wydruku. Rys Wezwanie do zapłaty Wydruk wezwania do zapłaty (Rys ) będzie zawierał dane wystawiającego oraz dłuŝnika, informacje dot. nierozliczonych dokumentów, a takŝe tekst wezwania (zgodnie z wybranym wcześniej wzorem ponaglenia). 206

207 Rys Wydruk wezwania do zapłaty (róŝne wzory) 207

208 17 Przechowalnia opon Dedykowany moduł Przechowalnia Opon zawiera funkcje zapewniające sprawną obsługę serwisów opon. Karty przechowalni pozwalają prowadzić ewidencję w zakresie przyjmowania i wydawania opon klientów serwisu oraz mogą być powiązane ze zleceniami napraw dot. wymiany opon. Podczas przyjęcia opon, drukowana jest specjalna karta z potwierdzeniem przekazania opon do przechowalni Przyjęcie opon do przechowalni Dokumentem zawierającym dane przechowywanych opon są Karty przechowalni opon. MoŜna je wystawiać w module Przechowalni opon lub ze zlecenia naprawy pojazdu Wystawianie kart przechowalni z modułu Przechowalni Opon Wciskamy ikonę Dodaj na pasku ikon albo wciskamy prawy przycisk myszy na liście kart przechowalni i wybieramy Dodaj (Rys. 17-1). Rys Sposób dodania karty przechowalni opon 208

209 Wyświetli się okno karty przechowalni, w której wpisujemy odpowiednio dane dotyczące pojazdu, kontrahenta oraz parametry opon (przykład na Rys. 17-2). W sekcji Rozliczenie znajduje się pole NaleŜność, w które moŝna wpisać kwotę za przechowanie. Rys Przykład wypełnienia karty przechowalni opon Sposób uzupełnienia obszaru Dane opon klienta Wpisujemy parametry: rozmiar (np. 185/70 R14), producenta, typ (np. osobowa), rodzaj (np. letnia), felgę lub jej brak, kod bieŝnika, wybieramy koło (np. lewe przednie), głębokość bieŝnika, kod daty produkcji opony oraz lokalizację w przechowalni (np. regał 4) Wciskamy przycisk Dodaj, co spowoduje wpisanie opony na listę. MoŜna teŝ skorzystać z przycisku 4 x Dodaj, co spowoduje dopisanie do listy czterech opon o tych samych danych, lecz róŝniących się stroną montaŝu (tzn. lewe przednie, prawe przednie, lewe tylne, prawe tylne) Jeśli istnieje potrzeba usunięcia opony z listy, wówczas naleŝy ją wybrać za pomocą myszy i wcisnąć przycisk Usuń. Po uzupełnieniu danych zapisujemy kartę przyciskiem Zapisz. MoŜna ją takŝe wydrukować przyciskiem Drukuj. Na wydruku znajdą się dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy, szczegóły dot. przyjmowanych opon, uwagi dodatkowe oraz potwierdzenie przyjęcia i wydania opon (z miejscem na podpisy osób przyjmujących i wydających). Przykład wydruku przedstawiono na Rys

210 Rys Wydruk karty przechowalni opon Wystawianie kart przechowalni ze zlecenia naprawy Jeśli zostanie wystawione zlecenie dot. naprawy pojazdu, to istnieje moŝliwość szybkiego wywołania karty przechowalni dla tego pojazdu. W tym celu wciskamy przycisk Przech w sekcji Uwagi dodatkowe (Rys. 17-4). Karta przechowalni zostanie wówczas automatycznie wypełniona danymi pojazdu i kontrahenta (tak jak w zleceniu), a pozostałe czynności wykonujemy zgodnie z opisem w punkcie

211 Rys Utworzenie karty przechowalni ze zlecenia naprawy Na karcie przechowalni zostanie takŝe zapisany numer zlecenia, do którego została wystawiona (Rys. 17-5). Rys Okno karty przechowalni z numerem zlecenia Wydanie opon z przechowalni Po wystawieniu karta przechowalni otrzymała status Przyjęto do przechowalni. Status jest widoczny na liście kart przechowalni oraz w samej karcie. W celu wydania opon z przechowalni naleŝy wyedytować kartę przechowalni, zmienić status na Wydano z przechowalni, a następnie wcisnąć przycisk Zapisz. Sposób zmiany statusu przedstawiono na Rys Rys Sposób zmiany statusu w karcie przechowalni 211

212 18 Raporty dynamiczne Dostępny w oprogramowaniu Integra 7 system raportowania i analiz umoŝliwia kompleksową kontrolę w róŝnych obszarach prowadzonej działalności, w zakresie bieŝących kosztów, rentowności, rozliczania prowizji pracowników, sprzedaŝy towarów i usług z podziałem na okresy, kontrahentów, asortyment części, grupy usług, marki i modele pojazdów, itp. Rozmaite kryteria wyświetlanych danych moŝna ustawiać w zaleŝności od potrzeb. Wyniki raportów dynamicznych moŝna filtrować i sortować wg róŝnych kryteriów, eksportować do innych programów (np. MS Excel) oraz wyświetlać w formie graficznej (wykresy kołowe i kolumnowe). Raporty w systemie Integra 7 umoŝliwiają: Kontrolę obrotów dot. towarów i usług (z podziałem na asortyment części, marki pojazdów, okresy czasu, itp.) Kontrolę naleŝności i zobowiązań firmy Kontrolę rentowności firmy, kontrolę kosztów i przychodów poszczególnych działów firmy (z moŝliwością podziału na rodzaje działalności, np. sklep, serwis) Premiowanie pracowników wg wyników ich pracy Analizę serwisowanych marek i modeli, pomocną przy decyzjach o zakupie narzędzi i urządzeń diagnostycznych Kontrolę obrotów z kontrahentami w róŝnych okresach Efektywne prowadzenie magazynu 18.1 Tworzenie raportów dynamicznych Raporty dynamiczne mogą być tworzone bezpośrednio z listy raportów (Rys. 18-1) lub z paska ikon (Rys. 18-2). 212

213 Rys Dodanie nowego raportu z poziomu listy raportów Rys Przyciski funkcyjne dot. raportów Funkcje przycisków są następujące: 1 tworzy nowy raport sprzedaŝy 2 tworzy nowy raport magazynowy 3 tworzy nowy raport finansowy 4 wyświetla listę wszystkich raportów 5 wyświetla listę raportów sprzedaŝy 6 wyświetla listę raportów magazynowych 7 wyświetla listę raportów finansowych Przy dodawaniu nowego raportu naleŝy wybrać typ raportu (Rys. 18-3), a następnie o zaznaczyć wymagane kategorie na podstawie których będzie generowany raport (Rys. 18-4). Rys Okno wyboru typu raportu 213

214 Rys Wybór kategorii do poszczególnych raportów Po zaznaczeniu wszystkich moŝliwych kategorii pojawi się okno tworzenia raportu. Jak widać na Rys ilość opcji umoŝliwiających konfigurację jest bardzo duŝa. Zapewniają one moŝliwość przygotowania praktycznie kaŝdego raportu potrzebnego w firmie. W celu zwiększenia przejrzystości przygotowywanego raportu moŝna ograniczyć ilość wyświetlanych opcji do niezbędnego minimum. W tym celu naleŝy wybrać z menu podręcznego (prawy klawisz myszy) funkcję Ustaw widok (Rys. 18-5). Rys Pełna konfiguracja raportu Kolejne okno (Rys. 18-6) słuŝy do wyboru tych opcji, które będą niezbędne do przygotowania raportu. Po wyborze odpowiednich pól otrzymamy znacznie bardziej czytelny raport (Rys. 18-7) 214

215 Rys Okno ograniczenia opcji raportu Rys Okno konfiguracji raportu po ograniczeniu Jeśli chcemy, aby tworzony raport był wykorzystany w przyszłości, naleŝy wpisać jego nazwę(1), opis(2) oraz kategorię(3) (Rys. 18-7). Kategoria raportu jest przydatna wówczas, kiedy nie chcemy, aby pracownik miał moŝliwość generowania danego raportu (w uprawnieniach pracownika naleŝy wtedy ograniczyć funkcję generowania raportów do danej kategorii). Po utworzeniu raportu i sprecyzowaniu wszystkich kryteriów zapisujemy raport przyciskiem Zapisz w prawym dolnym rogu arkusza. Będzie on dostępny do uŝycia na liście raportów (przykłady na Rys. 18-1). 215

216 Przykład - wykonanie raportu sprzedaŝy Raporty sprzedaŝy pozwalają na tworzenie róŝnego typu zestawień, dotyczących np. miesięcznej sprzedaŝy usług, sprzedaŝy towarów i usług dla wybranego kontrahenta, najczęściej wykonywanych napraw czy najczęściej sprzedawanych części. Na Rys przedstawiono przykład raportu sprzedaŝy towarów za określony czas w odniesieniu do klientów. Po zaznaczeniu wymaganych opcji, wciśnięto przycisk generowania Rys Raport sprzedaŝy towarów Raport ten składa się z następujących części: 1 kryteria danych, które po zaznaczeniu zostaną uwzględnione w raporcie 2 kryteria filtrowania danych do raportu 3 wyniki raportu Po wygenerowaniu raportu istnieje moŝliwość przedstawienia wyników w postaci graficznej oraz wydrukowania raportu. Ponadto moŝna zapisać wyniki w formacie *.csv, a takŝe je skopiować w celu wykorzystania w innym programie (np. w arkuszu kalkulacyjnym w celach dalszej analizy). Funkcjonalność tę umoŝliwiają przyciski przedstawione na Rys Rys Przyciski funkcyjne w raporcie Po wciśnięciu przycisku Drukuj uzyskamy raport w formie przedstawionej na Rys. 18-8, który następnie moŝna wydrukować na drukarce zewnętrznej. 216

217 Rys Wydruk raportu sprzedaŝy Funkcja rysowania i kopiowania wyników raportu działa po zaznaczeniu zakresu danych. Zaznaczenie zakresu odbywa się po wciśnięciu prawego przycisku myszy i wybraniu wymaganej opcji zaznaczenia zakresu (Rys. 18-9) lub po wciśnięciu lewego przycisku myszy z jednoczesnym przytrzymaniem przycisków Ctrl oraz Shift na klawiaturze komputera. Rys Zaznaczanie zakresu danych w raporcie 217

218 Po wciśnięciu przycisku Rysuj uzyskamy okno z wykresem (Rys ). W górnej części okna jest rozwijalna lista, która pozwala na wybór kategorii do prezentacji wykresu. MoŜna teŝ zmienić rodzaj wykresu na kolumnowy lub kołowy. Rys Wykresy prezentujące dane z raportu W oknie wykresu znajdują się przyciski: Kopiuj kopiuje rysunek wykresu do schowka systemu operacyjnego, aby moŝna go było wkleić do innego programu (np. do wiadomości , do zestawienia finansowego, do prezentacji na spotkanie itp.) Drukuj drukuje wykres na domyślnej drukarce Zapisz zapisuje wykres jako obraz w pliku *.wmf Zamknij zamyka okno wykresu 218