PROCES TWORZENIA DOKUMENTU

Transkrypt

1 PROCES TWORZENIA DOKUMENTU 1. PLANOWANIE 2. ANALIZA ASPEKTÓW PRAWNYCH I ETYCZNYCH 3. GROMADZENIE INFORMACJI 4. ORGANIZOWANIE (STRUKTURALIZOWANIE) INFORMACJI 5. TWORZENIE PLANU (STRUKTURY) DOKUMENTU 6. TWORZENIE TEKSTU 7. WŁĄCZANIE ELEMENTÓW GRAFICZNYCH 8. FORMATOWANIE 9. SPRAWDZANIE I POPRAWIANIE 3.1

2 PLANOWANIE DOKUMENTU Y SFORMUŁOWANIE CELU Y ZDEFINIOWANIE ADRESATA (CZYTELNIKA) Y ANALIZA OGRANICZEŃ Y WYBÓR RODZAJU (FORMY) DOKUMENTU Y OKREŚLENIE ZAKRESU TEMATYCZNEGO Y WYBÓR STYLU I JĘZYKA DOKUMENTU Y USTALENIE HARMONOGRAMU I PODZIAŁ ZADAŃ 3.2

3 SFORMUŁOWANIE CELU przykłady: - przeprowadzenie analizy i przedstawienie propozycji rozwiązań lub decyzji, np. przedstawienie nowego algorytmu - wyjaśnienie, jak działa system, urządzenie itp. - podanie wskazówek, jak coś zrobić (instrukcja postępowania lub obsługi) - poinformowanie o postępie prac (sprawozdanie dla zwierzchników) - sformułowanie projektu realizacji przedsięwzięcia i uzasadnienie konieczności jego finansowania -... dobra zasada: Cel dokumentu powinien być sformułowany w jego treści - tak, aby łatwo go było wyłowić (zwykle na początku) 3.3

4 ZDEFINIOWANIE ADRESATA Y przygotowanie ogólne (wykształcenie, zainteresowania) Y przygotowanie specjalistyczne Y funkcja w organizacji, zakres obowiązków osoba zewnętrzna (np. konsument) menedżer, pracownik administracyjny pracownik techniczny (operator, pracownik serwisu) specjalista, ekspert Y potrzeby, sposób wykorzystania dokumentu badania naukowe projektowanie produkcja, utrzymanie zarządzanie, administracja marketing, reklama popularyzacja, promocja 3.4

5 ZDEFINIOWANIE ADRESATA (cd.) Y oczekiwany sposób potraktowania dokumentu odłożenie na półkę przekartkowanie przeczytanie fragmentów dokładna analiza treści Y cechy indywidualne wiek, płeć charakter, preferencje stosunek do tematu i autora Y zróżnicowanie w grupie adresatów Y aspekty międzynarodowe, różnice kulturowe Y środowisko fizyczne (ograniczenia powierzchni, słabe oświetlenie itp.) 3.5

6 ANALIZA OGRANICZEŃ Y dostępność informacji Y liczebność zespołu, możliwości poszczególnych autorów (ograniczenia czasowe) Y termin Y koszt (przygotowania, wydrukowania, powielenia) Y wymagania wydawcy (objętość, format) Y przewidywany okres wykorzystywania 3.6

7 CEL ADRESAT OGRANICZENIA rodzaj (forma) zakres tematyczny zawartość (treść) struktura styl język 3.7

8 WYBÓR RODZAJU (FORMY) Rodzaj (forma) dokumentu Y dokumentacja projektu Y raport techniczny/naukowy Y artykuł naukowy Y instrukcja obsługi Y wniosek racjonalizatorski Y notatka służbowa, list Y ulotka reklamowa Y

9 WYBÓR STYLU I JĘZYKA STYL DOKUMENTU (formalny, półformalny, nieformalny) charakteryzuje strona (czynna, bierna) forma osobowa (pierwsza, druga, trzecia osoba) lub bezosobowa JĘZYK DOKUMENTU charakteryzuje długość zdań system pojęciowy i słownictwo (terminologia techniczna, skróty,...) 3.9

10 USTALENIE HARMONOGRAMU I PODZIAŁ ZADAŃ harmonogram dotyczy czynności (kroków) występujących w PROCESIE TWORZENIA DOKUMENTU mogą być nakładki i pętle przykład harmonogramu: wykres Gantta 3.10

11 USTALENIE HARMONOGRAMU I PODZIAŁ ZADAŃ (cd.) harmonogram - wykres Gantta tydzień planowanie analiza aspektów prawnych i etycz. gromadzenie informacji organizowanie informacji tworzenie planu dokumentu tworzenie tekstu elementy graficzne formatowanie poprawianie 3.11

12 USTALENIE HARMONOGRAMU I PODZIAŁ ZADAŃ (cd.) "norma" w przemyśle USA 6.5 godz./strona (cały proces tworzenia dokumentu, nie tylko pisanie) praca zespołowa 20-30% dłużej 3.12