POLSKI ZWIĄZEK KOLARSKI

Transkrypt

1 POLSKI ZWIĄZEK KOLARSKI SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA zwana dalej SIWZ Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na obsługę podróży zagranicznych zawodników i pracowników Polskiego Związku Kolarskiego. postępowanie prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych zwanej dalej Ustawą. Polski Związek Kolarski Ul. Andrzeja Warszawa tel fax biuro@pzkol.pl REGON NIP Rozdział I. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest obsługa podróży zagranicznych zawodników i pracowników Polskiego Związku Kolarskiego (CPV ) polegająca na: 1. sprzedaży biletów lotniczych zgodnie z życzeniem zamawiającego wraz z wykonywaniem wszystkich czynności z tym związanych, polegających na: - zakładaniu i potwierdzaniu rezerwacji podróży; w tym celu wykonawca zobowiązany jest przedstawić zamawiającemu co najmniej dwa warianty realizacji optymalnych połączeń (przez optymalne połączenia Zamawiający uznaje połączenia zawierające propozycję wylotu w godzinach preferowanych przez zamawiającego w miarę możliwości bez tzw międzylądowań z podaniem ceny, linii lotniczej, trasy oraz czasu podróży, - dokonywaniu zmian trasy, terminu oraz osób podróżujących itp. zgodnie ze zleceniem zamawiającego

2 - wystawianiu biletów lub innych właściwych dokumentów podróży, - wystawianiu faktur z uwidocznieniem ceny jednostkowej biletu, ceny za wystawienie sprzedaż biletu - dostarczaniu biletów i innych dokumentów podróży, dokumentów rozliczeniowych do miejsca wskazanego przez zamawiającego i w wyznaczonym przez niego terminie. Wynagrodzenie naliczone za sprzedaż biletu będzie obejmować wszystkie czynności wymienione powyżej. Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość wystawiania biletów elektronicznych. Informacja o planowanych w 2011 r. lotach znajduje się na stronie internetowej Zamawiającego w zakładce Kalendarz Zamawiający zastrzega że nie jest to informacja kompletna a terminy i ilości lotów mogą ulec zmianie. Rozdział II. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1. spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4) ekonomicznej i finansowej 2. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia Rozdział III. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY. 1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 2. Do przygotowania oferty zaleca się: 1) wykorzystanie Formularza Ofertowego, którego wzór stanowi Załącznik A do SIWZ i zamieszczenie formularza na początku oferty;

3 2) lub zawarcie wymaganych w formularzu informacji na początku oferty. 3. Oferta musi zawierać: 1) pełną nazwę Wykonawcy; 2) adres siedziby Wykonawcy, numer telefonu, numer telefaksu oraz numer NIP: REGON: 3) cenę oferty zawierającą wszelkie koszty, wyliczone zgodnie z postanowieniami Rozdziału X; 4) termin realizacji przedmiotu zamówienia; 5) dokumenty i oświadczenia określone w Rozdziale IV SIWZ; 6) jeśli Wykonawca zamierza skorzystać z usług podwykonawców przy realizacji przedmiotowego zamówienia, obowiązany jest wskazać w ofercie część zamówienia, której wykonanie zleci podwykonawcom o ile dotyczy; 7) zobowiązanie Wykonawcy do zawarcia Umowy sporządzonej według Wzoru Umowy stanowiącego Załącznik B do SIWZ. 4. Wszystkie dokumenty muszą być aktualne w terminie składania ofert, przedłożone w oryginale lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę z zastrzeżeniem pkt. 5 niniejszego Rozdziału. 5. Oferta, oświadczenia oraz dokumenty wystawione przez Wykonawcę muszą być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy albo przez stosownie umocowanego przedstawiciela Wykonawcy (przy czym oryginał pełnomocnictwa lub uwierzytelniona kopia muszą być dołączone do oferty). Kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego. 6. Części oferty stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji powinny być zawarte w ofercie w sposób umożliwiający Zamawiającemu udostępnienie jawnych elementów oferty innym uczestnikom postępowania. 7. Wskazane jest: 1) aby oferta była zapakowana w dwie koperty: a) koperta zewnętrzna, bez cech identyfikacyjnych Wykonawcy oznaczona: Oferta w postępowaniu o udzielenie zamówienia obsługę podróży zagranicznych zawodników i pracowników Polskiego Związku Kolarskiego i Nie otwierać przed dniem 27 czerwca 2011r. b) koperta wewnętrzna, oznaczona jak wyżej oraz opatrzona nazwą i adresem Wykonawcy, zawierająca ofertę;

4 2) ponumerowanie stron oferty i opatrzenie każdej strony podpisem Wykonawcy; 3) podanie nazwisk osób upoważnionych do kontaktów z Zamawiającym w czasie trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 4) wskazanie nr: NIP, Regon i telefon; 5) załączenie spisu zawartości oferty; 6) przedstawienie informacji, oświadczeń i dokumentów w porządku określonym w niniejszej SIWZ; Rozdział IV. WYMAGANE OŚWIADCZENIA ORAZ DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE SPEŁNIENIE PRZEZ WYKONAWCĘ WARUNKÓW OKREŚLONYCH W SIWZ 1. Oświadczenie Wykonawcy z art. 44 Ustawy, że spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w art. 22 ust. 1 Ustawy. 2. Aktualny i wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert odpis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. 3. Wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że dostawy i usługi zostały wykonane należycie. Za usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością należy uważać usługi spełniające warunki określone Rozdziale VI pkt. 1. Rozdział V. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Termin realizacji zamówienia wynosi 12 miesięcy od daty zawarcia Umowy lub do wyczerpania kwoty którą Zamawiający przeznaczył na realizacje zamówienia.

5 Rozdział VI. SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Warunek o którym mowa w Rozdziale II pkt. 1.2 zostanie uznany za spełniony jeżeli wykonawca wykaże się realizacją w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonaniem co najmniej dwóch zamówień polegających na kompleksowej obsłudze w zakresie dostarczania biletów lotniczych o wartości powyżej zł każde, przy czym przynajmniej jedno z tych zamówień powinno być realizowane dla Związku sportowego. 2. Warunek o którym mowa w Rozdziale II pkt.2 zostanie uznany za spełniony jeżeli wykonawca wykaże się niepodleganiem wykluczeniu z postępowania. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków określonych w SIWZ metodą spełnia / nie spełnia. Niespełnienie któregokolwiek z warunków spowoduje wykluczenie Wykonawcy z postępowania. Rozdział VII. KRYTERIA OCENY OFERT. 1. Oferty będą oceniane według poniższego kryterium: Kryterium Waga kryterium Cena wystawienia biletu 40% Wysokość udzielonego upustu 30 % Czas liczony w godzinach na bezkosztową anulację lub 30 % wymianę biletu w stosunku do planowanego terminu wylotu Ocena oferty w kryterium Cena oferty zostanie wyliczona za pomocą następującego wzoru: Najniższa zaoferowana cena spośród ofert podlegających ocenie C = x 40 Cena ocenianej oferty

6 (Zaoferowana cena opłaty za wystawienie biletu musi być wyższa niż 0 zł i określona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku). 2. Ocena oferty w kryterium Wysokość upustu (W) zostanie wyliczona za pomocą następującego wzoru: Badany upust W = x 30 Najwyższy z oferowanych upustów Przez wysokość upustu od ceny biletu lotniczego w taryfach publikowanych Zamawiający rozumie uśrednioną wysokość upustu (od wszystkich biletów) przyznaną przez Wykonawcę Zamawiającemu w ramach realizacji umowy. co oznacza że jest to jedna stała wartość udzielonego upustu (wskazaną w procentach) która będzie naliczana przez wykonawcę od każdorazowo zastosowanych taryf w wystawianych biletach. Zasada ta dotyczy wszystkich sprzedawanych biletów bez względu na ich ilość. 3. Ocena oferty w kryterium czasu na bez kosztową anulację lub wymianę biletu zostanie wyliczona za pomocą następującego wzoru: Najkrótszy spośród badanych okres możliwości odwołania lub wymiany biletu A = x 30 Okres możliwości odwołania lub wymiany biletu w badanej ofercie 3. Zamawiający dokona wyboru oferty o najwyższej liczbie uzyskanych punktów, w ww. kryteriach, wyliczonych wg wzorów określonego w pkt. 2 niniejszego Rozdziału spośród ofert nie odrzuconych złożonych przez Wykonawców nie podlegających wykluczeniu. Rozdział VIII. OFERTY CZĘŚCIOWE I WARIANTOWE. Składanie ofert częściowych lub wariantowych jest niedopuszczalne.

7 Rozdział IX. WZÓR UMOWY Wzór Umowy stanowi Załącznik B do SIWZ Rozdział X. ROZLICZENIA I PŁATNOŚCI. 1. Cena oferty musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty wykonania przedmiotu umowy, dostawy, dokonania odbiorów, w tym podatek od towarów i usług (VAT) oraz podatek akcyzowy. 2. Ceny, o których mowa w pkt. 1 muszą być wyrażone w złotych polskich (a w przypadku Wykonawców zagranicznych w walucie wymienialnej z podaniem równowartości w złotych polskich). 3. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich, wg. wartości nominalnej przedmiotu zamówienia. 4. Szczegółowy sposób rozliczeń, w tym podstawy dokonywania płatności jest określony we Wzorze Umowy stanowiącym Załącznik B do SIWZ Rozdział XI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego Polski Związek Kolarski ul. Andrzeja Pruszków 2. Oferta winna być dostarczona do miejsca wskazanego w pkt. 1, za potwierdzeniem doręczenia. 3. Termin składania ofert upływa dnia 27 czerwca 2011 r. o godzinie 12:00. Rozdział XII. OTWARCIE OFERT 1. Oferty zostaną otwarte dnia 27 czerwca 2011 r. o godzinie 12:30 w siedzibie Zamawiającego 2. Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

8 3. Nazwa (firma) i adres (siedziba) Wykonawcy, którego oferta będzie otwierana, a także cena oferty, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji, warunki płatności zostaną ogłoszone osobom obecnym oraz niezwłocznie odnotowane w protokole postępowania przetargowego. 4. Powyższe informacje zostaną doręczone Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwieraniu ofert, na ich wniosek. ROZDZIAŁ XIII WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM 1. Wykonawca przystępujący do przetargu jest obowiązany wnieść wadium w wysokości 2000 zł (dwa tysiące zł): 2. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: 1) w pieniądzu, 2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, z tym że poręczenie kasy musi być poręczeniem pieniężnym, 3) gwarancjach bankowych, 4) gwarancjach ubezpieczeniowych, 5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.). Wniesione wadium musi obejmować okres związania ofertą i nie może zawierać żadnych ograniczeń sprzecznych z ustawą Prawo zamówień publicznych, w szczególności ograniczających możliwość zrealizowania praw określonych w art. 46 ust. 4a i 5 Ustawy. Wadium wniesione w pieniądzu musi być przelane na rachunek bankowy Polskiego Związku Kolarskiego Alior Bank Potwierdzenie wniesienia wadium należy dołączyć do oferty. Wymagane jest doręczenie oryginału dokumentu, a w przypadku wpłaty pieniężnej - kopii dowodu wykonanej operacji Rozdział XIV I NFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI. Osoba: Kajetan Broniewski adres i tel. na pierwszej stronie siwz 1 Wszystkie pytania dotyczące wyjaśnienia treści SIWZ należy kierować w formie pisemnej lub faksem do osoby uprawnionej do bezpośredniego kontaktu z Wykonawcami. 2 Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje, Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie lub faxem. 3 Nie przewiduje się zwołania zebrania Wykonawców.

9 Rozdział XIV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Rozdział XVI. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCE WYKONAWCY. W toku postępowania o udzielenie zamówienia przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI Ustawy. Rozdział XVII. ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających zgodnie z treścią art. 67 ust. 1 pkt. 6 ustawy. Rozdział XVIII. PRZEWIDYWANE MOŻLIWOŚCI DOKONANIA ZMIAN W UMOWIE I WARUNKI WPROWADZANIA ZMIAN. 1. Zamawiający przewiduje następujące możliwości dokonania zmian postanowień zawartej umowy: 1) zmiany miejsc dostaw biletów, 2) zmiany terminu realizacji umowy na dłuższy lub krótszy w przypadku, gdy utrzymanie terminu nie jest korzystne; 2. Wprowadzenie zmian postanowień umowy wymaga: 1) zgodnego oświadczenia stron, 2) zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

10 Rozdział XIX. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO ZAKOŃCZENIU POSTĘPOWANIA W CELU ZAWARCIA UMOWY. 1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany jest do zawarcia umowy według Wzoru Umowy (Załącznik B do SIWZ). Umowa zostanie uzupełniona o zapisy z oferty nie sprzeczne z zapisami SIWZ oraz nie ograniczające praw Zamawiającego. 2. Przed zawarciem Umowy Wykonawca zobowiązany jest przedstawić umowę regulującą współpracę podmiotów występujących wspólnie (o ile występują). Wykaz załączników: Załącznik A Formularz Ofertowy Załącznik B Wzór Umowy

11 Załącznik A do SIWZ FORMULARZ OFERTOWY Nazwa (firma) Wykonawcy: Adres (siedziba) Wykonawcy: ul.... nr... kod pocztowy: - _ miejscowość:... REGON:... NIP:... telefon:... fax:... Cena oferty 1 : ( brutto) cena jednostkowa za wystawienie jednego biletu... wysokość udzielonego upustu od sprzedawanego biletu.. Czas liczony w godzinach na bezkosztową anulację lub wymianę biletu w stosunku do planowanego terminu wylotu... Termin wykonania Zamówienia 2 : Warunki płatności 2 : 1 2 Cena oferty w złotych polskich - zgodna z postanowieniami Rozdziału X pkt. 1 SIWZ Dopuszcza się użycie sformułowania: zgodnie z warunkami określonymi w SIWZ W imieniu Wykonawcy, którego reprezentuję, zobowiązuję się do podpisania umowy na warunkach określonych w Załączniku B Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Podpis osoby lub osób uprawionych do reprezentowania Wykonawcy

12 Istotne warunki umowy Załącznik B do SIWZ Do wykładni postanowień umowy stosuje się zapisy SIWZ 1 l. Przedmiotem umowy jest obsługa podróży zawodników i pracowników Polskiego Związku Kolarskiego realizowana zgodnie z ofertą z dnia... r. 2. Na podstawie przesyłanych przez Zamawiającego zamówień na poszczególne wyjazdy, wykonawca przygotuje ostateczne oferty cenowe wyrażone w PLN. 2 Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do rezerwacji i sprzedaży na jego rzecz biletów zgodnie ze złożonym zamówieniem i preferencjami Zamawiającego z uwzględnieniem najkorzystniejszych połączeń, według najtańszych taryf dostępnych na rynku w momencie dokonywania rezerwacji (łącznie z taryfami negocjowalnymi, oraz promocjami obowiązującymi w podanym terminie przelotu) Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do rezerwacji miejsc w optymalnym, pod względem cenowym i zgodnym z wymaganiami zawartymi w SIWZ, i zamówieniem Zamawiającego terminem wylotów. W tym celu, przy każdym zamówieniu na poszczególne wyjazdy, Wykonawca dokona cenowego konkursu ofert w co najmniej trzech liniach lotniczych oferujących najkorzystniejsze połączenie do danego portu lotniczego. 2. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu wyników konkursu w celu wyboru najkorzystniejszego wariantu.

13 3. Wykonawca każdorazowo będzie informować o warunkach zastosowanej taryfy (ew. możliwości zmiany trasy, nazwisk pasażerów oraz dokonania zwrotu zakupionych w u niego biletów). 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo rezygnacji z zakupu biletów u wykonawcy jeżeli poweźmie wiadomość o innych dostępnych na rynku ofertach korzystniejszych cenowo, których nie przedstawił wykonawca. 5 Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego dostarczania zakupionych biletów lotniczych pod wskazany przez Zamawiającego adres na terenie Warszawy i odpłatnego do innych miejsc na terenie Polski w ustalonym przez strony terminie. 6 Wykonawca zobowiązuje się do dokonania zwrotu kosztów wynikających z anulacji zakupionych biletów lotniczych zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy lotniczej, pod warunkiem dokonania anulacji zarezerwowanych miejsc przed datą wylotu Zamawiający zobowiązuje się do składania zamówień na bilety faksem lub za pośrednictwem , o ile to możliwe z maksymalnym wyprzedzeniem przed mającą się odbyć podróżą. 2. Zamówienie będzie określało datę wylotu i powrotu, miejsce rozpoczęcia podróży, miejsce docelowe podróży oraz zakończenia podróży, liczbę biletów oraz pełne imiona i nazwiska osób, dla których mają być wystawione dokumenty przewozowe Za niewykonanie postanowień niniejszej umowy lub nienależyte ich wykonanie wykonawca ponosi następujące kary umowne:

14 a) w przypadku nie wystawienia i nie dostarczenia biletów w terminie ustalonym przez zamawiającego, wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 5 % wartości nie dostarczonego biletu, liczonej za każdy dzień opóźnienia, b) dostarczenie biletu niezgodnego z zaplanowaną przez zamawiającego trasą i datą podróży będzie skutkowało wyznaczeniem kary umownej w wysokości 2 % wartości nieprawidłowo wystawionego biletu, c) w przypadku niemożności odbycia podróży z winy wykonawcy ponosi on kary umowne w wysokości poniesionych przez zamawiającego kosztów w tym zakupu biletów i rezerwacji miejsc hotelowych. 2. Zamawiającemu, niezależnie od kar umownych, z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych Cena za sprzedaż biletu jest stałą opłatą wyrażoną w PLN pobieraną przez wykonawcę tylko za sprzedaż biletu i obejmuje wszelkie czynności związane ze sprzedażą określone w szczególności w SIWZ 2. Na dokumentach wystawionych przez wykonawcę powinna być uwidoczniona specyfikacja wszelkich kosztów w tym cena jednostkowa biletu (w tym również opłata lotniskowa), cena jego wystawienia. 3. Należności z tytułu wykonania umowy będą płatne na podstawie faktur wykonawcy poleceniem przelewu na rachunek bankowy wykonawcy nr... w terminie 21 dni od dnia doręczenia faktury i potwierdzenia bez zastrzeżeń wykonania zamówienia. Przyjmuje się, że dniem zapłaty jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego Umowa zostaje zawarta na czas określony i obowiązuje przez 12 miesięcy od dnia jej zawarcia lub do wyczerpania środków które zamawiający przeznaczył na realizacje umowy.

15 2. zamawiający oświadcza, że na realizację umowy przeznacza Wypowiedzenie niniejszej umowy może nastąpić przez każdą ze stron w formie pisemnej z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem rozwiązującym umowę na koniec miesiąca kalendarzowego. 12 Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 13 Ewentualne spory wynikające z realizacji postanowień niniejszej umowy będą przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 14 Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Podpis...