Bazy Danych - Instrukcja do Ćwiczenia laboratoryjnego nr 4

Transkrypt

1 Bazy Danych - Instrukcja do Ćwiczenia laboratoryjnego nr 4 1) Tworzenie wykresów i osadzanie ich w raportach Do tworzenia wykresu używa się przeważnie Kreatora wykresów. W tym przypadku użytkownik nie ma wpływu na decyzję, czy na podstawie dostarczonych danych będzie utworzony wykres globalny, wyświetlający dane ze wszystkich pól, czy też wykres związany z rekordem, pokazujący jego dane i zmieniający się wraz ze zmianą bieżącego rekordu. Jeżeli jednak zostanie automatycznie utworzony wykres globalny, a bardziej odpowiedni byłby wykres związany z rekordem, to można połączyć wykres z konkretnym rekordem. Aby móc używać Kreatora wykresów, w systemie musi być zainstalowany program Microsoft Graph 97. Nie jest on objęty instalacją typową programu Microsoft Access. 1) Wstawianie nowego wykresu do formularza lub raportu a) Otwórz formularz w widoku "Projekt" lub raport w widoku "Projekt". b) Kliknij polecenie Wykres w menu Wstaw. c) Kliknij formularz lub raport w miejscu, w którym ma się znaleźć wykres. d) Postępuj zgodnie ze wskazówkami Kreatora wykresów, za pomocą którego tworzy się wykresy na podstawie dostępnych tabel lub kwerend oraz wybranych pól. Uwaga Przynajmniej jedno z pól musi zawierać typ danych "Liczba", "Walutowy" lub "Autonumer". e) Wyświetl widok "Formularz" lub Podgląd wydruku, aby obejrzeć wykres bieżących danych. Etykiety pocztowe w raportach W oknie bazy danych kliknij kartę Raporty. Kliknij przycisk Nowy. W oknie dialogowym Nowy raport kliknij opcje Kreator etykiet. Kliknij tabelę lub kwerendę zawierającą dane etykiet, a następnie kliknij przycisk OK. Postępuj zgodnie ze wskazówkami wyświetlanymi w oknach dialogowych kreatora. Dodatkowe możliwości dotyczące raportów 1) Zmiana porządku sortowania i grupowania Zmiany w polu dialogowym Sortowanie i grupowanie można wprowadzać przed] lub po umieszczeniu elementów sterujących w projekcie raportu. Na przykład, w celu utworzenia nowego raportu, w którym będą wykorzystywane te same dane, j co w już istniejącym raporcie, ale inaczej posortowane lub grupowane, można skopiować raport, a następnie zmienić porządek sortowania lub grupowania. a) Aby zmienić porządek sortowania i grupowania W polu dialogowym Sortowanie i grupowanie kliknij selektor wiersza pola lub lub wyrażenia do przesunięcia. Kliknij ponownie selektor i przeciągnij go do nowego położenia na liście. Jeśli przesuwane pole lub wyrażenie ma nagłówek lub stopkę, zostaną one przesunięte wraz z zawartymi w nich elementami sterującymi do nowego położenia. Zmian rozmieszczenia elementów wewnątrz sekcji należy jednak dokonać samodzielnie. Na przykładowym rysunku pokazano, jak może wyglądać nagłówek raportu przed j zmianą porządku pól i wyrażeń w polu dialogowym Sortowanie i grupowanie. p Nagłówek "Nr zamówienia" jest pierwszy w kolejności. Po zmianie porządku pól i wyrażeń nagłówki znajdują się we właściwych położeniach, natomiast jest konieczne przesunięcie elementów sterujących w nagłówku "Nr produktu" na lewo, a elementów sterujących nagłówka "Nr zamówienia" na prawo. b) Aby wstawić pole lub wyrażenie sortujące lub grupujące W polu dialogowym Sortowanie i grupowanie kliknij selektor wiersza, gdzie ma być wstawione nowe pole lub wyrażenie, a następnie naciśnij klawisz INS. Zostanie wstawiony nowy, pusty wiersz. W kolumnie "Pole/Wyrażenie" nowego wiersza wybierz lub wprowadź żądane pole lub wyrażenie. W kolumnie "Porządek sortowania" wybierz "Rosnąco" lub "Malejąco".

2 Ustaw żądane właściwości grupy. c) Aby usunąć pole lub wyrażenie sortujące lub grupujące W polu dialogowym Sortowanie i grupowanie kliknij selektor wiersza pola lub wyrażenia, które ma być usunięte, a następnie naciśnij klawisz DEL. Pojawi się pytanie o potwierdzenie usunięcia. Wybierz przycisk "OK", aby usunąć poziom sortowania lub grupowania (włączając w to nagłówek i stopkę grupy i wszystkie zawarte w nich elementy sterujące) lub przycisk "Anuluj", aby anulować usunięcie. 2) Łączenie dwóch lub więcej raportów Łączenie dwóch lub więcej raportów umożliwiają podraporty. Podraport jest takim raportem, który wstawia się do innego raportu. Łącząc raporty należy określić jeden z nich jako raport główny. Raport główny może być raportem związanym lub niezwiązanym. Oznacza to, że jest on związany z tabelą lub zapytaniem, lub przeciwnie nie jest związany z żadnym z tych obiektów. Niezwiązany raport główny odgrywa rolę kontenera dla niezależnych podraportów. Raport taki jest używany do drukowania dwóch lub więcej niezależnych podraportów, tak jak w raporcie "Podsumowanie sprzedaży". W celu wstawienia podraportu, który zawiera informacje zależne od danych zawartych w raporcie głównym, raport główny należy związać tabelą lub zapytaniem podstawowym. Na przykład korzystając z głównego raportu można wyświetlić rekordy sekcji szczegółów, takie jak informacje o wszystkich transakcjach w roku, a następnie użyć podraportu do wyświetlenia informacji podsumowujących, takich jak kwartalne wyniki sprzedaży. Raport główny może także zawierać dane wspólne dla dwóch lub więcej równoległych podraportów. W tym przypadku podraporty zawierają rekordy sekcji szczegółów związane ze wspólnymi danymi. Na rysunku główny raport zawiera wspólne dane dla obu podraportów: nazwę i miasto targów żywnościowych. W jednym z podraportów wymieniani są pracownicy, którzy odwiedzili targi, a w drugim dostawcy, którzy wystawiali swoje produkty. Raport główny może także zawierać podformularze, przy czym zarówno podraportów jak i podformularzy może być dowolnie wiele. Ponadto raport główny może zawierać do dwóch poziomów podformularzy lub podraportów. Na przykład, może zawierać podraport, który zawiera podraport, a ten z kolei podformularz. W tabeli pokazano możliwe kombinacje podformularzy i podraportów głównego raportu. 3) Wstawianie podraportu do raportu głównego Po utworzeniu raportu głównego i podraportów można przystąpić do ich połączenia. a) Aby wstawić podraport do głównego raportu Otwórz raport główny w widoku Projekt. Naciśnij klawisz F11, aby przejść do okna bazy danych. Przeciągnij podraport do żądanej sekcji raportu głównego. Na przykład, w celu wydrukowania podraportu przed każdą grupą, przeciągnij podraport do nagłówka grupy. Element sterujący podformularza/podraportu wraz ze związaną z nim etykietą zostaną umieszczone w raporcie głównym. Element ten jest tej samej szerokości, co podraport, kiedy jest wyświetlany w widoku Projekt. Przesuń element sterujący podformularza/podraportu do żądanego miejsca i dopasuj jego rozmiar do rozmiaru sekcji, o ile jest to konieczne. Jeśli podraport ma być połączony z raportem głównym, wyświetl arkusz właściwości elementu podformularza/podraportu. Aby połączyć raporty, ustaw właściwości "Podrzędne pola łączące" i "Nadrzędne pola łączące". Właściwości te są ustawiane automatycznie, jeśli jest to możliwe. Uwaga Domyślnym ustawieniem właściwości "Można powiększyć" dla elementu typu podformularz/podraport jest "Tak". Dodatkowo taką samą właściwość zyskuje sekcja, w której ten element jest umieszczany. b) Aby wprowadzić zmiany do projektu podraportu Jeśli raport główny jest otwarty w widoku Projekt, podraport można otworzyć z raportu głównego. Upewnij się, że element sterujący podformularza/podraportu nie jest zaznaczony. (Aby usunąć zaznaczenie, kliknij gdziekolwiek w raporcie głównym poza obszarem podformularza/podraportu.) Kliknij dwukrotnie element sterujący podformularza/podraportu. Podraport zostanie wyświetlony w widoku Projekt.

3 Wprowadź zmiany do projektu podraportu. Zachowaj i zamknij podraport. Jeśli zostanie zmieniona szerokość podraportu, należy odpowiednio dopasować szerokość elementu sterującego podformularza/podraportu. Uwaga Projekt podraportu można również zmienić otwierając podraport w oknie bazy danych. Można wówczas wprowadzić zmiany i zachować podraport. Zmiany będą widoczne po otwarciu raportu głównego. 4) Wstawianie podraportu do głównego raportu Aby dwa lub więcej raportów umieścić na jednej stronie, można je potraktować jako podraporty i wstawić je do niezwiązanego raportu głównego. Raporty tego typu umożliwiają łączne przedstawienie kilku krótkich niezależnych od siebie raportów. a) Aby utworzyć raport "Podsumowania sprzedaży" należy: Krok pierwszy: Utwórz raport główny Tworzony raport nie powinien być ani związany z tabelą, ani z zapytaniem. (Aby utworzyć taki raport, nie należy wybierać podstawowej tabeli lub zapytania w polu dialogowym Nowy raport.) W celu dodania nagłówka raportu wybierz z menu Format polecenie Nagłówek/Stopka raportu. Następnie dodaj elementy sterujące, po czym zmień rozmiar nagłówka strony tak, aby jego wysokość była równa 0. Zachowaj i zamknij raport. Krok drugi: Utwórz podraporty Utwórz raport na podstawie zapytania "Sprzedaż wg pracowników w 1993". Dodaj nagłówek raportu i usuń nagłówek strony. (Aby usunąć nagłówek strony, z menu Format wybierz polecenie Nagłówek/Stopka strony.) Przeciągnij pola "Nazwisko pracownika" i "Sprzedaż" pracownika" z listy pól do sekcji szczegółów. Wytnij etykiety tych elementów i wstaw je do nagłówka raportu. (Etykiety należy umieścić w nagłówku, ponieważ w podraportach nie można wyświetlać nagłówka i stopki strony.) Zmień rozmiar stopki raportu tak, aby jej wysokość wynosiła zero i zmień szerokość raportu tak, aby mieściły się w nim wszystkie elementy sterujące. Zachowaj i zamknij raport. Następnie utwórz raport na podstawie zapytania "Sprzedaż wg kategorii w 1993 roku". Dodaj nagłówek raportu i usuń nagłówek strony. Dodaj elementy sterujące. Zmień rozmiar stopki raportu tak, aby miała wysokość równą zeru, po czym zmień szerokość raportu tak, aby mieściły się w nim wszystkie elementy sterujące. Zachowaj i zamknij raport. Krok trzeci: Wstaw podraporty do raportu głównego Otwórz raport główny, "Podsumowanie sprzedaży" w widoku Projekt. Naciśnij klawisz F11, aby przejść do okna bazy danych. Przeciągnij podraport "Sprzedaż wg pracowników" z okna bazy danych do sekcji szczegółów raportu głównego. Dopasuj położenie elementu sterującego podformularza/podraportu i związanej z nim etykiety. Następnie przeciągnij podraport "Sprzedaż wg kategorii" z okna bazy danych do sekcji szczegółów raportu głównego. Umieść element sterujący podformularza/podraportu pod pierwszym raportem i dopasuj jego położenie i położenie jego etykiety. Zmień tekst etykiet dla obu elementów sterujących podformularzy/podraportów i umieść linię pomiędzy dwoma podraportami tak, jak pokazano na rysunku. Zachowaj raport. Działanie raportu można sprawdzić za pomocą poleceń Podgląd wydruku lub Drukuj. Wskazówka Jeśli rekordy w podraporcie zajmują więcej niż stronę, należy umieścić podraporty obok siebie, a opisy kolumn danych w nagłówku strony raportu głównego. Elementy OLE, czyli osadzanie i łączenie plików graficznych, hiperłączy i in. elementów w bazie 1) Wstawianie hiperłącza do formularza, raportu lub arkusza danych Hiperłączy używa się w formularzach i arkuszach danych w celu przywołania obiektów z tej samej lub innej bazy danych Microsoft Access, dokumentów utworzonych za pomocą programów Microsoft Word, Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint, a także dowolnych dokumentów dostępnych w sieci

4 Internet oraz w lokalnej sieci intranet. Hiperłącza można także wstawiać do raportów. Chociaż hiperłącza nie działają w raportach oglądanych za pomocą programu Microsoft Access, to jednak będą działać po przekształceniu raportów do formatów programów Word, Microsoft Excel lub do formatu HTML. Hiperłącza są przechowywane w polach tabel w taki sam sposób, jak numery telefonów czy faksów. 2) Tworzenie pola do przechowywania hiperłączy a) Otwórz istniejącą tabelę w widoku "Projekt" lub utwórz nową tabelę. b) W górnej części okna wpisz nazwę pola, które będzie używane do przechowywania hiperłączy. c) W kolumnie Typ danych dla tego pola wybierz typ Hiperłącze d) Kliknij przycisk Zapisz na pasku narzędzi, aby zapisać tabelę. 3) Wstawianie adresu hiperłącza w widoku "Formularz" lub "Arkusz danych" Istnieje kilka sposobów wstawiania adresu hiperłącza w widoku "Formularz" i w widoku "Arkusz danych". a) Wstawianie hiperłącza przy użyciu przycisku Wstaw hiperłącze Otwórz tabelę lub kwerendę zawierającą pole typu hiperłącze w widoku "Arkusz danych" lub związany z nią formularz w widoku "Arkusz danych" albo w widoku "Formularz". Ustaw wskaźnik w polu hiperłącza arkusza danych. W formularzu należy wskaźnik ustawić w polu tekstowym związanym z polem hiperłącza lub w części tekstowej pola kombi wyświetlającego hiperłącze. Jeżeli to potrzebne, w polu lub formancie wpisz tekst, który będzie wyświetlany zamiast adresu hiperłącza. Kliknij przycisk Wstaw hiperłącze na pasku narzędzi. W polu Łącze do pliku lub do adresu URL okna dialogowego Wstaw hiperłącze podaj ścieżkę UNC lub adres URL albo kliknij przycisk Przeglądaj, aby dotrzeć do właściwego pliku dyskowego, pliku w sieci lokalnej lub w serwerze FTP, który został zarejestrowany. Uwaga Jeżeli hiperłącze określa przeskok do obiektu w bieżącej bazie danych, to pole Łącze do pliku lub do adresu URL należy pozostawić puste. Pozostaw pole Nazwana lokalizacja w pliku puste lub wykonaj jedną z następujących czynności: Aby przeskoczyć do innego miejsca w pliku, wpisz odpowiednią lokalizację. Może to być, na przykład, nazwa zakładki w dokumencie programu Microsoft Word lub numer slajdu w prezentacji programu PowerPoint. Aby przeskoczyć do innego obiektu programu Microsoft Access, wpisz nazwę obiektu albo kliknij przycisk Przeglądaj obok pola Nazwana lokalizacja w pliku. Przycisk ten powoduje otwarcie okna bazy danych dla bieżącej lub innej bazy danych, zawierającej obiekt, który ma być otwarty. W oknie dialogowym Wstaw hiperłącze kliknij przycisk OK. Do pola lub formantu zostanie wstawione hiperłącze. Kliknięcie hiperłącza spowoduje otwarcie docelowego dokumentu, strony lub obiektu. b) Tworzenie hiperłącza przez kopiowanie i wklejanie hiperłącza lub jego adresu Przejdź do hiperłącza lub adresu hiperłącza jednym z następujących sposobów: Otwórz dokument utworzony przez aplikację Microsoft Office, który zawiera określone hiperłącze. Otwórz dokument utworzony przez dowolną aplikację, który zawiera poprawny adres hiperłącza, ale nie zdefiniowany jako hiperłącze. Otwórz dowolną przeglądarkę internetową, na przykład Microsoft Internet Explorer. Wykonaj jedną z następujących czynności: W dokumencie Microsoft Office kliknij prawym klawiszem myszy definiowane hiperłącze. W menu podręcznym wskaż polecenie Hiperłącze, a następnie w wyświetlonym podmenu kliknij polecenie Kopiuj hiperłącze. W dowolnym dokumencie zaznacz adres hiperłącza i kliknij polecenie Kopiuj w menu Edycja. W programie Internet Explorer zaznacz adres w polu Adres lub zaznacz gdziekolwiek na stronie prawidłowy adres hiperłącza, kliknij prawym klawiszem myszy, a następnie kliknij polecenie Kopiuj w menu podręcznym. Uwaga Przy kopiowaniu określonego hiperłącza z dokumentu programu Office należy sprawdzić, czy zostało skopiowane tylko hiperłącze. Jeżeli zostały skopiowanie także sąsiadujące znaki, które nie są częścią hiperłącza, to zamiast do adresu hiperłącza nastąpi przeskok do skopiowanego tekstu. Powróć do programu Microsoft Access i otwórz tabelę, kwerendę lub formularz w widoku "Arkusz danych" albo formularz w widoku "Formularz".

5 Ustaw wskaźnik w polu hiperłącza arkusza danych. W formularzu należy wskaźnik ustawić w polu tekstowym związanym z polem hiperłącza lub w części tekstowej pola kombi wyświetlającego hiperłącze. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby wkleić hiperłącze, kliknij polecenie Wklej jako hiperłącze w menu Edycja. Aby wkleić adres hiperłącza, który nie jest zdefiniowany jako hiperłącze, kliknij polecenie Wklej w menu Edycja. Przy wklejaniu tekstu adresu w ten sposób, zostaje rozpoznany protokół, a tekst jest przekształcany na odpowiednie hiperłącze. Do pola lub formantu zostanie wstawione hiperłącze. Kliknięcie hiperłącza spowoduje otwarcie docelowego dokumentu, strony lub obiektu. c) Wpisywanie hiperłącza w polu lub w okienku tekstowym Otwórz tabelę lub kwerendę zawierającą pole typu hiperłącze w widoku "Arkusz danych" lub związany z nią formularz w widoku Arkusz danych albo w widoku "Formularz". Ustaw wskaźnik w polu hiperłącza arkusza danych. W formularzu należy wskaźnik ustawić w polu tekstowym związanym z polem hiperłącza lub w części tekstowej pola kombi wyświetlającego hiperłącze. Wpisz poprawny adres hiperłącza. Adres hiperłącza może składać się z co najwyżej trzech części oddzielonych znakiem hash (#): wyświetlanytekst#adres#podadres Na przykład, Katedra Informatyki# Automatyzacja aplikacji, czyli aby wszystko sprawnie funkcjonowało 1) O tworzeniu aplikacji a) Po zaznajomieniu się z programem Microsoft Access i opanowaniu sposobów tworzenia tabel, kwerend, formularzy, raportów, pasków poleceń użytkownika itd., można rozpocząć łączenie tych obiektów, dodając makra i kod języka Visual Basic dla aplikacji, w celu utworzenia samodzielnej aplikacji. Aplikacja organizuje powiązane zadania, dzięki czemu użytkownik może skoncentrować się na pracy, którą ma do wykonania, nie zaś na organizacji aplikacji czy programie użytym do jej opracowania. b) Aby określić wygląd i sposób działania aplikacji po jej uruchomieniu, należy ustawić opcje w oknie dialogowym Autostart (menu Narzędzia). Można na przykład określić, który formularz ma być wyświetlany przy uruchamianiu aplikacji. Można również określić tekst wyświetlany na pasku tytułu w czasie pracy aplikacji. c) Przy udostępnianiu aplikacji innym użytkownikom można wprowadzić zabezpieczenia, dzięki którym utworzone obiekty i dane w bazie danych będą chronione. d) Jeśli aplikacje są udostępniane, należy co jakiś czas używać narzędzi obsługowych programu Microsoft Access, w celu defragmentacji i naprawiania bazy danych. 2) Makro AutoExec a) Wykonywanie akcji podczas otwierania bazy danych Można użyć specjalnego makra o nazwie "AutoExec" wykonującego akcję lub ich zestaw w momencie otwierania bazy danych. Podczas otwierania bazy danych program Microsoft Access szuka makra o tej nazwie i, jeśli ono istnieje, uruchamia je automatycznie. Utwórz makro zawierające akcje, które mają być wykonane w momencie otwierania bazy. Zapisz makro pod nazwą "AutoExec". Przy kolejnym otwarciu bazy danych, program Microsoft Access wykona to makro automatycznie. Uwagi Aby zapobiec wykonaniu makra "AutoExec" podczas otwierania bazy, należy przytrzymać klawisz SHIFT w momencie jej otwierania. Można również sterować sposobem uruchamiania bazy danych lub aplikacji ustawiając opcje w oknie dialogowym Autostart (menu Narzędzia). b) Sterowanie sposobem uruchamiania bazy danych lub aplikacji Możliwe jest ustalenie, na przykład, który formularz będzie wyświetlany po otwarciu bazy danych lub rozpoczęciu aplikacji, które paski narzędzi mogą być dostosowywane lub czy menu podręczne są dostępne. W menu Narzędzia kliknij polecenie Autostart Zaznacz żądane opcje lub wprowadź odpowiednie ustawienia.

6 Ustawienia wprowadzone w oknie dialogowym Autostart dotyczą tylko bieżącej bazy danych lub aplikacji. Jeśli dokonuje się ustawień w oknie dialogowym Autostart, automatycznie zostają ustawione właściwości bazy danych związane z tymi ustawieniami. Aby przejrzeć listę tych właściwości, kliknij. Ustawienia w oknie dialogowym Autostart nie powodują zmiany ustawień właściwości paska narzędzi, paska menu, paska menu podręcznego, formularza lub raportu. Na przykład, ustawienie opcji Paska menu i Paska menu podręcznego w oknie dialogowym Autostart nie powoduje zmiany ustawień właściwości określonych formularzy i raportów, mających niestandardowe paski menu lub menu podręczne. Po otwarciu formularza lub raportu wyświetlany jest niestandardowy pasek menu dołączonego do formularza lub raportu, zamiast globalnego paska menu określonego w oknie dialogowym Autostart. Okno dialogowe Autostart może być użyte zamiast makra AutoExec lub jednocześnie z tym makrem. Makro AutoExec jest wykonywane dopiero po wprowadzeniu ustawień określonych w oknie dialogowym Autostart, dlatego należy unikać jakiejkolwiek akcji w makrze AutoExec, która zmieniałaby działanie tych ustawień. Na przykład, jeśli określi się formularz w polu Wyświetl formularz w oknie dialogowym Autostart, a jednocześnie używa się akcji OtwórzFormularz (OpenForm) w makrze AutoExec, to najpierw wyświetlany jest formularz określony w oknie dialogowym Autostart, a następnie od razu formularz określony w akcji OtwórzFormularz. Jeśli dla bazy danych zostały zdefiniowane zabezpieczenia poziomu użytkownika, to można uchronić się przed wprowadzaniem zmian w ustawieniach w oknie dialogowym Autostart przez innych użytkowników, upewniając się, iż nie otrzymali uprawnień administratora do bazy danych. Aby uzyskać więcej informacji, kliknij. Aby obejść ustawienia wprowadzone w oknie dialogowym Autostart, podczas otwierania bazy danych przytrzymaj wciśnięty klawisz obejścia (SHIFT). 3) Tworzenie makra od podstaw i przykłady innych makr Moduły 1) Komunikaty MsgBox i okenka dialogowe (Funkcja MsgBox) Komunikat MsgBox umożliwia wyświetlenie krótkiej informacji w odpowiedzi na jakieś zdarzenie. Aby go zastosować wybieramy zdarzenie we właściwościach formularza lub jakiegoś formantu na formularzu i wybieramy dla niego Procedura zdarzenia. Klikając pole [...] po prawej stronie właściwości przechodzimy do modułu Visual Basic, w którym pomiędzy liniami np. Private Sub Polecenie54_Click() a linią End Sub wpisujemy MsgBox To jest mój komunikat Wyswietlone okienko będzie miało tylko przycisk OK., zamykający komunikat. Nic więcej się nie stanie. Jeśli chcielibyśmy, aby wyświetlony komunikat zapytał o coś użytkownika i w zależności od jego wybory wykonał lub nie taką czy inną akcję, musimy użyć funkcji MsgBox() Dim Odpowiedz (polecenie Dim deklaruje nazwę zmiennej) pojedynczy apostrof oznacza komentarz, wyświetlany w kodzie na zielono Odpowiedz = MsgBox("Czy na pewno chcesz zamknąć formularz?", vbyesno, "Uwaga!") pierwsza część w nawiasie to nasz komunikat, druga część określa jakie przyciski pojawią się w okienku dialogowym, trzecia to tytuł okienka dialogowego. Tytuł i komunikat muszą być w cudzysłowach. If Odpowiedz = vbyes Then DoCmd.Close Else Exit Sub End If zamknięcie formularza wyjście z procedury 2) Funkcja If... Then... Else a) Powoduje warunkowe wykonanie grupy instrukcji, zależnie od wartości wyrażenia.

7 Składnia If warunek Then [instrukcje] [Else instrukcje_else] Inną możliwością jest zastosowanie składni blokowej: If warunek Then [instrukcje] [ElseIf warunek_n Then [instrukcje_elseif]... [Else [instrukcje_else]] End If Klauzule Else i ElseIf są nieobowiązkowe. W blokowej składni instrukcji If może wystąpić dowolnie wiele klauzul ElseIf, żadna z nich jednak nie może się pojawić po klauzuli Else. Blokowa instrukcja If może być zagnieżdżona, to znaczy umieszczona wewnątrz innej instrukcji. W czasie wykonywania blokowej instrukcji If (składnia druga) sprawdzany jest warunek. Jeśli jego wartością jest True, wykonywane są instrukcje występujące po słowie Then. Jeśli wartością warunku jest False, obliczane są po kolei warunki ElseIf (jeśli istnieją). Po znalezieniu warunku o wartości True wykonywane są instrukcje umieszczone po odpowiadającym temu warunkowi słowie Then. Jeśli żaden z warunków ElseIf nie jest równy True (lub jeśli nie ma klauzul ElseIf), wykonywane są instrukcje umieszczone po słowie Else. Po wykonaniu odpowiednich instrukcji występujących po słowie Then lub Else sterowanie przechodzi do instrukcji bezpośrednio następującej po End If. b) Testowanie drugiego warunku, gdy pierwszy ma wartość False Instrukcja ElseIf dodana do instrukcji If...Then...Else pozwala na sprawdzanie drugiego warunku, jeżeli pierwszy ma wartość False. Na przykład, poniższa funkcja oblicza premię w oparciu o klasyfikację stanowisk. Instrukcja następująca po instrukcji Else jest wykonywana, jeżeli warunki we wszystkich instrukcjach If i ElseIf są równe False. Function Premia(stanowisko, pensja) If stanowisko = 1 Then Premia = pensja * 0.1 ElseIf stanowisko = 2 Then Premia = pensja * 0.09 ElseIf stanowisko = 3 Then Premia = pensja * 0.07 Else Premia = 0 End If End Function 3) Funkcja dodawana do zdarzenia Przy wartości spoza listy pola kombi Umożliwia ona automatyczne dodanie nowej wartości do tabeli będącej źródłem wiersza pola combi. Wykorzystano zdarzenie 'Przy wartości spoza listy (NotInList) Private Sub PoleComboTabela_NotInList(NewData As String, Response As Integer) ' W przypadku wpisania wartosci spoza listy ' procedura umozliwia dopisanie tej wartosci do Tabela1 ' bedacej zrodlem wiersza pola kombi Dim MyDB As Database, MyZr As Recordset Dim msg As String Dim CRLF As String CRLF = Chr(13) & Chr(10) ' nowy wiersz ' "wyciecie" zbednych spacji, tak na wszelki wypadek ;-)

8 NewData = Trim(NewData) ' pytanie o dodanie rekordu ' jesli uzytkownik zrezygnowal - wyjdz z procedury Beep msg = "Nie ma nazwy: " & CRLF & CRLF msg = msg & NewData & CRLF & CRLF msg = msg & "Czy mam dopisać do tabeli?" & CRLF & CRLF msg = msg & "(sprawdź, czy poprawnie wpisane)." If MsgBox(msg, , "NIE MA TAKIEJ NAZWY!") = 7 Then Exit Sub ' dopisywanie nowego rekordu w tabeli 'Tabela1' (do pola 'Nazwy') Set MyDB = CurrentDb() Set MyZr = MyDB.OpenRecordset("Tabela1", DB_OPEN_DYNASET, DB_APPENDONLY) MyZr.AddNew MyZr!Nazwy = NewData MyZr.Update MyZr.Close ' dodanie nowo wpisanej pozycji (wartosci) do pola kombi Response = DATA_ERRADDED End Sub Narzędzia i dodatki MS Access 1) Analizator wydajności Wydajność programu Microsoft Access oraz wydajność bazy danych można zwiększyć podejmując pewne działania, zależne od konfiguracji komputera, a także od środowiska pracy. Najlepiej rozpocząć od uruchomienia Analizatora wydajności. Pozwala on na analizę całej bazy danych lub tylko jej wybranych obiektów. Za pomocą Analizatora wydajności można także wprowadzić pewne konkretne zmiany. a) Optymalizacja wydajności bazy danych za pomocą Analizatora wydajności Otwórz bazę danych, która ma być optymalizowana. W menu Narzędzia wskaż polecenie Analizuj, a następnie kliknij polecenie Wydajność. Kliknij kartę typu obiektu bazy danych, który ma być optymalizowany. Aby wyświetlić listę wszystkich obiektów bazy danych, należy kliknąć kartę Wszystkie. Wybierz nazwy obiektów bazy danych, które mają być optymalizowane. Aby wybrać wszystkie obiekty z listy, kliknij przycisk Zaznacz wszystkie. Powtarzaj kroki 3 i 4, aż do wybrania wszystkich żądanych obiektów, a następnie kliknij przycisk OK. Po zakończeniu działania Analizatora wydajności pojawią się trzy grupy wyników analizy: "Zalecenia", "Propozycje" i "Pomysły". Jeśli kliknie się jeden z elementów listy Wyniki analizy, to informacja o proponowanej optymalizacji zostanie wyświetlona poniżej listy, w polu Analiza, uwagi. Przed podjęciem proponowanych działań optymalizacyjnych należy rozważyć potencjalne przypadki, w których jedne cele optymalizacyjne mogą być osiągnięte tylko kosztem innych. Aby obejrzeć opis tych przypadków, należy kliknąć na liście opcję "Propozycje", co spowoduje pojawienie się odpowiedniej informacji w polu Analiza, uwagi. Optymalizacje z grup "Zalecenia" i "Propozycje" może przeprowadzić program Microsoft Access. Optymalizację typu "Pomysły" musi przeprowadzić sam użytkownik. Kliknij jedną lub więcej z optymalizacji zalecanych lub sugerowanych, która ma być przeprowadzona, a następnie kliknij przycisk Optymalizuj. Program Analizator wydajności wykona żądaną optymalizację, po czym zostanie ona zaznaczona jako "Ustalona". Proces ten należy kontynuować aż do zakończenia wszystkich wymaganych działań optymalizacyjnych.

9 Aby przeprowadzić wszystkie zalecane i sugerowane optymalizacje, należy kliknąć pole Zaznacz wszystko, a następnie kliknąć przycisk Optymalizuj. Aby przeprowadzić optymalizację z grupy "Pomysły", należy kliknąć tę optymalizację, a następnie postępować zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w polu Analiza, uwagi. 2) Dokumentator a) Przeglądanie, drukowanie, wyprowadzanie lub zapisywanie parametrów projektowych obiektów bazy danych W menu Narzędzia wskaż polecenie Analizuj i kliknij opcję Dokumentator. Kliknij kartę odpowiadającą typowi obiektu bazy danych, który ma być przeglądany lub drukowany. Można kliknąć kartę Wszystkie typy obiektów, aby wyświetlić listę wszystkich obiektów w bazie danych. Wybierz obiekty, których definicje mają być oglądane lub wydrukowane. Kliknij przycisk Opcje, aby określić te właściwości wybranego obiektu, które mają być wydrukowane, a następnie kliknij przycisk OK. Kliknij przycisk OK. Można teraz wykonać jedną z następujących czynności: Aby wydrukować definicje, kliknij przycisk Drukuj na pasku narzędzi. Przed drukowaniem warto sprawdzić długość definicji, ponieważ niektóre z nich, szczególnie dla formularzy i raportów, mogą zająć parę stron. Aby zapisać definicje jako tabelę, kliknij polecenie Zapisz jako tabelę w menu Plik. Informacje definiujące obiekt zostaną zapisane w tabeli o nazwie "Definicja obiektu". Aby wyprowadzić definicje w formacie pliku HTML, arkusza kalkulacyjnego programu Microsoft Excel, pliku RTF lub pliku tekstowego MS-DOS, kliknij polecenie Wyprowadź do w menu Plik. 3) Konwersja bazy danych Nie można otworzyć bazy danych utworzonej w programie Microsoft Access 97 za pomocą wcześniejszych wersji programu Microsoft Access. Można jednak łączyć i importować tabele programu Microsoft Access 97 (w wersji 8.0) do baz danych programu Microsoft Access 95 (w wersji 7.0). Można także eksportować tabele wersji 8.0 do bazy danych wersji 7.0 oraz wycinać, kopiować lub wklejać dane z tabeli wersji 8.0 do tabeli wersji 7.0. Można włączyć bazę danych utworzoną we wcześniejszych wersjach programu Microsoft Access, aby działała w programie Microsoft Access 97, ale nie można do niej dodawać nowych obiektów, ani zmieniać projektu obiektów istniejących. Jeżeli próba konwersji bazy danych do programu Microsoft Access 97 nie powiedzie się, to można utworzyć nową bazę danych za pomocą programu Microsoft Access 97, a następnie importować do niej wszystkie obiekty z wcześniejszej wersji bazy danych. a) Konwersja baz danych wcześniejszych wersji na format programu Microsoft Access 97 Zrób kopię zapasową bazy danych, która ma być konwertowana i zachowaj ją, dopóki nie stwierdzisz, że konwersja na format programu Microsoft Access 97 powiodła się. Zamknij bazę danych, która ma być konwertowana. Jeśli baza danych jest udostępnianą bazą danych ulokowaną na serwerze w udostępnianym folderze, upewnij się, czy nie jest ona otwarta przez innego użytkownika. W programie Microsoft Access 97 wskaż polecenie Narzędzia bazy danych w menu Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Konwertuj bazę danych. W oknie dialogowym Źródłowa baza danych do konwersji zaznacz bazę danych, która ma być konwertowana, a następnie kliknij przycisk Konwertuj. W oknie dialogowym Konwertuj bazę danych na wykonaj jedną z poniższych czynności: Wpisz nową nazwę (bez rozszerzenia.mdb) dla pliku bazy danych programu Microsoft Access 97. Wybierz inną lokalizację dla pliku bazy danych programu Microsoft Access 97. (Można zachować starą nazwę lub zmienić ją.) Kliknij przycisk Zapisz. Program Microsoft Access przekonwertuje bazę danych na format programu Microsoft Access 97

10 Eksportowanie i importowanie danych z innych źródeł Dane z tabeli albo kwerendy można eksportować w wielu różnych formatach. stnieje wiele sposobów wymiany danych pomiędzy programami Microsoft Access, Microsoft Word oraz Microsoft Excel. 1) Eksportowanie tabeli lub innego obiektu do istniejącej bazy danych programu Microsoft Access Uwaga Można eksportować tabele, kwerendy i makra z programu Microsoft Access w wersji 8.0/97 do baz danych wersji 7.0/95, ale do baz danych programu Microsoft Access w wersjach 1.x i 2.0 tylko tabele. W oknie bazy danych kliknij nazwę obiektu, który ma być eksportowany, a następnie kliknij polecenie Zapisz jako/eksportuj w menu Plik. W oknie dialogowym Zapisz jako kliknij Do zewnętrznego pliku lub bazy danych, a następnie kliknij przycisk OK. Kliknij strzałkę po prawej stronie pola Zapisz w i zaznacz dysk albo folder, w którym znajduje się docelowa baza danych programu Microsoft Access. Kliknij dwukrotnie ikonę bazy danych, która ma być eksportowana. W oknie dialogowym Eksportuj wpisz nazwę nowego obiektu (albo zaakceptuj bieżącą nazwę). Jeśli eksportujesz tabelę, w obszarze Eksportuj tabele zaznacz, czy ma być eksportowana definicja tabeli oraz dane, czy tylko definicja. Kliknij przycisk OK, aby wyeksportować obiekt. Wskazówka Jednorazowo można eksportować tylko jeden obiekt. Jeśli chcesz eksportować kilka obiektów jednocześnie, otwórz docelową bazę danych i do niej importuj obiekty. 2) Importowanie obiektów innych niż tabele z innej bazy danych programu Microsoft Access Otwórz bazę danych lub przełącz się na okno bazy danych otwartej bazy danych. W menu Plik wskaż polecenie Pobierz dane zewnętrzne, a następnie kliknij polecenie Importuj. W polu Pliki typu sprawdź, czy są wybrane pliki Microsoft Access (.mdb). Kliknij strzałkę po prawej stronie pola Szukaj w, wybierz dysk i folder z bazą danych zawierającą importowane dane (.mdb), a następnie kliknij dwukrotnie ikonę bazy danych W oknie dialogowym Importuj obiekty kliknij kartę tego obiektu, który ma być importowany, a następnie kliknij każdy importowany obiekt. Powtórz to dla każdego rodzaju obiektu, który ma być importowany Jeśli kwerendę wybierającą trzeba importować jako tabelę, to należy kliknąć przycisk Opcje, a następnie w polu Importuj kwerendy kliknąć opcję Jako tabele. Kwerendy funkcjonalne są importowane jako kwerendy, niezależnie od ustawienia tej opcji. Jeżeli import ma obejmować relacje, niestandardowe menu i paski narzędzi lub specyfikacje importu/eksportu, to należy kliknąć przycisk Opcje, a następnie w polu Importuj należy wybrać obiekty, które mają być objęte importem. Defragmentacja i naprawianie błędów BD 1) Defragmentacja bazy danych w celu zmniejszenia jej rozmiaru Po usunięciu tabel baza danych może ulec fragmentacji, wykorzystując w sposób nie optymalny miejsce na dysku. Defragmentacja bazy danych polega na skopiowaniu jej wraz z uporządkowaniem zapisu na dysku. a) Aby zdefragmentować bieżącą bazę danych W menu Narzędzia wskaż polecenie Narzędzia bazy danych, a następnie kliknij polecenie Defragmentuj bazę danych. b) Aby zdefragmentować bazę danych, która nie została otwarta w programie Microsoft Access Zamknij bieżącą bazę danych. W menu Narzędzia wskaż polecenie Narzędzia bazy danych, a następnie kliknij polecenie Defragmentuj bazę danych. W oknie dialogowym Źródłowa baza danych do defragmentacji podaj bazę danych, która ma być zdefragmentowana, a następnie kliknij przycisk Defragmentuj. W oknie dialogowym Defragmentuj bazę danych do podaj nazwę, dysk i folder bazy zdefragmentowanej. Kliknij przycisk Zapisz. Jeśli użyje się tej samej nazwy, dysku i folderu, a defragmentacja zakończy się pomyślnie, plik oryginalny zostanie automatycznie zastąpiony jego zdefragmentowaną wersją. Uwagi

11 Jeśli z końca tabeli usunięto rekordy zawierające pole typu Autonumer, podczas defragmentacji bazy danych wartość następnego numeru rekordu zostanie ustawiona na wartość o jeden większą niż w ostatnim nieusuniętym rekordzie. Defragmentacja poprzednich wersji bazy danych Microsoft Access nie przekształca jej na format programu Microsoft Access 97. 2) Naprawa uszkodzonej bazy danych W programie Microsoft Access uszkodzenie bazy danych zostaje z reguły wykryte w momencie próby jej otwarcia, defragmentacji, szyfrowania lub deszyfrowania i wówczas istnieje możliwość jej naprawy. Czasem jednak uszkodzenie bazy danych nie zostaje wykryte. W przypadku nieprzewidywalnego zachowania się bazy danych, należy wykonać następującą procedurę. a) Aby naprawić bieżącą bazę danych W menu Narzędzia wskaż polecenie Narzędzia bazy danych i kliknij polecenie Napraw bazę danych. b) Aby naprawić bazę danych, która nie została otwarta w programie Microsoft Access Zamknij bieżącą bazę danych. W menu Narzędzia wskaż polecenie Narzędzia bazy danych i kliknij polecenie Napraw bazę danych. Podaj nazwę i położenie bazy danych przeznaczonej do naprawy, a następnie kliknij przycisk Napraw. Zabezpieczenia bazy danych W programie Microsoft Access bazę danych można zabezpieczyć dwoma sposobami: ustalając hasło do otwarcia bazy danych lub ustalając zabezpieczenie na poziomie użytkownika, umożliwiające bardziej szczegółowe przyznawanie użytkownikom różnych uprawnień do działania na różnych obiektach bazy danych. Dodatkowo, można usunąć z bazy danych edytowalny kod języka Visual Basic oraz uniemożliwić modyfikację projektu formularzy, raportów i modułów poprzez zapisanie bazy danych w postaci pliku MDE. 1) Ustalenie hasła Ustalenie hasła do otwarcia bazy danych jest najprostszym sposobem jej zabezpieczenia. Po ustaleniu hasła, przy każdym otwarciu bazy danych pojawia się okno dialogowe z pytaniem o hasło. Podanie niepoprawnego hasła uniemożliwi użytkownikowi otwarcie bazy danych. Metoda ta jest pewna (hasło jest szyfrowane i nie można go odczytać czytając bezpośrednio plik bazy danych), lecz ogranicza się tylko do otwierania bazy danych. Po jej otwarciu użytkownik ma dostęp do wszystkich obiektów (o ile nie zdefiniowano zabezpieczenia na poziomie użytkownika, które opisano poniżej). Dla bazy danych używanej wspólnie przez małą grupę użytkowników lub używanej tylko na jednym komputerze ustawienie hasła często rozwiązuje problem. Ostrzeżenie Nie należy zabezpieczać hasłem bazy danych, która będzie replikowana ponieważ uniemożliwi to synchronizację replik. 2) Zabezpieczenie na poziomie użytkownika Zabezpieczenie na poziomie użytkownika zapewnia elastyczną i pełną ochronę danych w bazie. Ta forma zabezpieczenia jest zbliżona do metod używanych w większości systemów sieciowych. Podczas uruchamiania programu Microsoft Access każdy użytkownik loguje się i podaje hasło. Na podstawie pliku informacyjnego grupy roboczej są oni identyfikowani jako członkowie grupy. Istnieją dwie grupy domyślne: administratorzy (grupa o nazwie Administratorzy) i użytkownicy (grupa o nazwie Użytkownicy), ale można zdefiniować również inne. Użytkownikom udziela się uprawnień regulujących dostęp do operacji i do obiektów bazy danych. Na przykład członkowie grupy Użytkownicy mogą oglądać, wstawiać i modyfikować dane w tabeli "Klienci", ale nie mogą zmieniać jej projektu. Można im zezwolić tylko na oglądanie danych w tabeli zamówień i pozbawić ich całkowicie dostępu do tabeli "Wypłaty". Członkowie grupy Administratorzy mają pełny dostęp do wszystkich obiektów bazy danych. Można utworzyć własny system kontroli dostępu do obiektów bazy danych, tworząc własne konta grupowe z odpowiednimi uprawnieniami, a następnie dodając do nich użytkowników. a) Zabezpieczenie na poziomie użytkownika: Chroni intelektualną własność kodu. Uniemożliwia użytkownikom przypadkowe uszkodzenie aplikacji poprzez zmiany w kodzie lub obiektach, od których zależy prawidłowe działanie aplikacji. Chroni cenne dane bazy. 3) Zabezpieczenie bazy danych przez ustalenie hasła Zamknij bazę danych. Jeżeli baza danych jest użytkowana w sieci, to poproś wszystkich innych użytkowników o zamknięcie bazy danych. Zrób zapasową kopię bazy danych i schowaj ją w bezpiecznym miejscu.

12 W menu Plik kliknij polecenie Otwórz bazę danych. Zaznacz pole wyboru Wyłączność, a następnie otwórz bazę danych. W menu Narzędzia wskaż polecenie Zabezpieczenia, a następnie kliknij polecenie Ustaw hasło bazy danych. W polu Hasło wpisz swoje hasło. W hasłach jest rozróżniana wielkość liter W polu Potwierdź potwierdź poprawność hasła wpisując je ponownie, a następnie kliknij przycisk OK. Hasło zostanie ustawione. Przy następnym otwarciu bazy danych pojawi się okno dialogowe z żądaniem podania hasła. Ostrzeżenie Zapomnianego hasła nie da się odtworzyć, a w konsekwencji nie da się otworzyć zabezpieczonej tym hasłem bazy danych. Nie należy chronić hasłem bazy danych, która będzie replikowana, ponieważ uniemożliwi to synchronizację. Uwagi Jeżeli zabezpieczenie hasłem na poziomie bazy danych nie wystarcza, to można ustalić zabezpieczenie na poziomie użytkownika. W bazie danych zabezpieczonej na poziomie użytkownika, tylko użytkownik z nadanymi przez administratora uprawnieniami do tej bazy może ustalić hasło. Hasło to będzie dodatkiem do zabezpieczenia na poziomie użytkownika i nie zmieni dotychczasowych uprawnień. Jeżeli tabela z bazy danych zabezpieczonej hasłem jest tabelą połączoną, to hasło jest zachowywane w bazie danych, z którą tabela jest połączona. Może to mieć konsekwencje nie do przewidzenia. Tworzenie pliku MDE ukrycie kodu utworzonej aplikacji, zabezpieczenie przed nieuprawnionymi modyfikacjami 1) Informacje na temat plików MDE Jeśli baza danych zawierająca kod języka Visual Basic zostanie zapisana jako plik formatu MDE, wszystkie moduły zostaną skompilowane, wszystkie kody źródłowe dające się edytować będą usunięte, a docelowa baza danych zostanie zdefragmentowana. Kod języka Visual Basic nadal będzie wykonywany, ale nie można go będzie oglądać ani modyfikować. W wyniku usunięcia kodu zmniejszy się rozmiar bazy danych. Ponadto program optymalizuje wykorzystanie pamięci i poprawia działanie bazy danych. Zapisanie bazy danych jako plik formatu MDE uniemożliwia wykonywanie następujących czynności: Oglądanie, modyfikację i tworzenie formularzy, raportów lub modułów w widoku "Projekt". Dodawanie, usuwanie lub zmienianie odwołań do bibliotek obiektów i baz danych. Zmienianie kodu za pomocą właściwości lub metod programu Microsoft Access lub Obiektów VBA ľ plik formatu MDE nie zawiera kodu źródłowego. Zmienianie nazwy projektu VBA bazy danych w oknie dialogowym Opcje. Importowanie i eksportowanie formularzy, raportów i modułów. Można jednak importować z baz danych innego formatu i eksportować do nich tabele, kwerendy i makra. Tabele, kwerendy i makra z bazy danych formatu MDE mogą być importowane do innych baz danych. Import formularzy, raportów i modułów nie jest możliwy. Ostrzeżenie Należy koniecznie zapisać kopię pierwotnej wersji bazy danych. Jeśli konieczne są zmiany w formularzach, raportach lub modułach bazy danych formatu MDE, należy otworzyć zapisaną kopię i zapisać ją ponownie w formacie MDE po dokonaniu odpowiednich modyfikacji. Zapisanie bazy danych, zawierającej tabele w formacie MDE powoduje komplikacje związane z określaniem zgodności różnych wersji danych, w przypadku jeśli zachodzi potrzeba modyfikacji projektu formularzy, raportów lub modułów. Dlatego też format MDE nadaje się przede wszystkim do zapisywania baz danych frontonu aplikacji frontonu/zaplecza. Ponadto w przyszłych wersjach programu Microsoft Access nie będzie można otwierać, konwertować, ani wykonywać kodu pliku MDE programu Microsoft Access 97. Jedynym sposobem konwersji pliku MDE programu Microsoft Access 97 na plik przyszłej wersji programu będzie otwarcie pierwotnej bazy danych, na podstawie której utworzono plik, skonwertowanie jej, a następnie ponowne zapisanie w formacie MDE. 2) Przekształcanie pliku na format MDE Ostrzeżenie Koniecznie zapisz kopię pierwotnej bazy danych. W bazie danej zapisanej w jako plik MDE nie można dokonywać zmian w projekcie formularzy, raportów, ani modułów. Jeśli konieczne są zmiany w projekcie tych obiektów, należy wprowadzić je w pierwotnej bazie danych, a następnie ponownie ją zapisać jako plik MDE. Uruchomienie ani przekształcenie bazy danych zapisanej w

13 formacie MDE nie jest możliwe w późniejszej wersji programu Microsoft Access Można jedynie otworzyć lub przekształcić pierwotną bazę danych. Zamknij bazę danych. Jeśli baza danych jest używana w środowisku wielodostępnym, wszyscy użytkownicy muszą ją zamknąć W menu Narzędzia wskaż polecenie Narzędzia bazy danych, a następnie kliknij polecenie Utwórz plik MDE. W oknie dialogowym Zapisz bazę danych jako MDE zaznacz bazę danych, która ma być przekształcona, a następnie kliknij przycisk Utwórz MDE. W oknie dialogowym Zapisz MDE jako podaj odpowiednią nazwę, stację dysków i folder, w którym ma zostać zapisana baza danych.