WYJAŚNIENIE TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Sopot dn WYJAŚNIENIE TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA W odpowiedzi na zapytania z dnia Zakład Oczyszczania Miasta, Al. Niepodległości 723A, Sopot, działając na podstawie przepisów art.38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, wyjaśnia treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia sporządzonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. BEZGOTÓWKOWY ZAKUP OLEJU NAPĘDOWEGO, BENZYNY BEZOŁOWIOWEJ Pb95, GAZU LPG DO SAMOCHODÓW PRZY UŻYCIU KART ELEKTRONICZNYCH PRZEZ OKRES 12 MIESIĘCY PN-04/ZOM/2014 Zapytanie nr 1 Czy Zamawiający dopuści możliwość odstąpienia od konieczności naliczania kary umownej przewidzianej w 5 ust. 1b? Pragnę zapewnić, że Wykonawca dokłada wszelkich starań, aby karty i PIN-y dostarczone były w jak najkrótszym czasie. Wykonawca jednak nie doręcza przesyłek osobiście. Terminowość doręczenia uzależniona jest od z operatora pocztowego, na którego Wykonawca nie ma wpływu. Wykonawca zobliguje się do zapłacenia kary określonej w 3 ust. 1c umowy, w sytuacji, gdy przesyłka nie dotrze do Zamawiającego w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, a

2 Zamawiający poinformuje Wykonawcę o braku bądź niekompletności przesyłki w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku o wydanie kart. W przypadku braku zgody na odstąpienie od zapisu, bardzo proszę o zmniejszenie wysokości kary przewidzianej za nieterminowe dostarczenie karty. W ocenie Wykonawcy wysokość kary (2% wartości umowy za każdy dzień zwłoki, jeśli opóźnienie przekroczy termin określony w 2 jest nie współmierne do przewinienia - przybliżona wartość to ponad 10 tys. złotych za każdy dzień). Odpowiedz: Zapytanie nr 2 Czy Zamawiający uzna za spełniony warunek (Opis przedmiotu zamówienia punkt 11 oraz odpowiednio wzór umowy 3 ust. 9), jeżeli faktura zawierająca zestawienie transakcji będzie uzupełniona dodatkowo załącznikiem elektronicznym a obydwa te dokumenty będą w sumie zawierały oczekiwane przez Zamawiającego dane? Faktura zawiera szczegółowe zestawienie transakcji m.in.: numer karty, numer rejestracyjny samochodu, rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, miejsce dokonania transakcji, cenę jednostkową brutto, cenę jednostkową brutto po upuście, wartość netto i brutto oraz stawkę i kwotę VAT. Ponadto, Wykonawca do faktury zbiorczej będzie przesyłał Zamawiającemu elektroniczne zestawienie transakcji uzupełniające fakturę o datę i godzinę transakcji. Wykonawca przekaże bezpłatnie również dostęp do indywidualnie dedykowanego serwisu internetowego, na którym Zamawiający będzie mógł na bieżąco śledzić dokonane transakcje wraz ze wszystkimi szczegółami transakcyjnymi, jak również blokować karty bądź zamawiać nowe. Zamawiający dopuszcza taką możliwość. Zapytanie nr 3

3 Czy Zamawiający zaakceptuje realizację umowy przy użyciu kart paliwowych akceptuje aby były to karty mikroprocesowe - i zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 15 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy, przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty: * 0 zł netto za kartę nową, * 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych dot. wymagań dodatkowych, etc.), * w przypadku kart z nadrukiem logo Zamawiającego koszt karty wynosi 30 zł netto? Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji umowy przy użyciu kart mikroprocesowych. Zamawiający jednak nie dopuszcza możliwości aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 15 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia na karty przez Zamawiającego. Zamawiający nie wyraża zgody na opłatę za kartę wymienną. W przypadku kart z nadrukiem logo zakładu - Zamawiający nie przewiduje takiej możliwości w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Zapytanie nr 4 Czy Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia? Zamawiający dopuszcza taką możliwość. Zapytanie nr 5 W odniesieniu do zapisów SIWZ, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowanie paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw

4 Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej - przy czym nie koniecznie może to być stacja całodobowa (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej). Zapytanie nr 6 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do par 4 ust 2 umowy dodanie zapisów o obowiązującej u Wykonawcy procedurze reklamacyjnej: W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres:..@..., która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw. Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej? Zapytanie nr 7 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do 3 ust. 13 zaakceptuje zmianę zapisów w następujący sposób: Rozliczenie finansowe za pobrane w danym miesiącu paliw będzie następowało na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę dla Zamawiającego po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego, przy czym Strony przyjmują okresy rozliczeniowe trwające od 1-go do 15-go oraz od 16-go do ostatniego dnia każdego miesiąca kalendarzowego. Do faktury Wykonawca załączy każdorazowo zestawienie transakcji dokonanych przez Zamawiającego w danym okresie rozliczeniowym?

5 Zamawiający dopuszcza obie możliwości. Zapytanie nr 8 Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do 3 ust 14 zmianę zapisu w następujący sposób: za termin dokonania płatności uważa się datę wpływu należności z tytułu dokonanej sprzedaży produktów i usług na rzecz Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy? Zapytanie nr 9 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do 5 ust 5 zmianę termin zapłaty w następujący sposób: Za przedmiot umowy Zamawiający zapłaci przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury?.wykonawca nie będzie znał daty doręczenia faktury do Zamawiającego i takie liczenie terminu płatności może spowodować problemy z wyliczeniem odsetek w przypadku powstania ewentualnych zaległości w płatnościach Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu maksymalnie w następnym dniu roboczym po wystawieniu w systemie rozliczeniowo - księgowym Wykonawcy. Ze względu szybkość jaką zapewnia komunikacja elektroniczna terminy wystawienia i otrzymania faktury praktycznie pokrywają się. Strony ustalają zapłatę za realizację zamówienia na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Zapytanie nr 10

6 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do zapisów pra 3 pkt 4 i 5 zmianę obecnych zapisów w następujący sposób: "Strony ustalają, że w okresie obowiązywania umowy sprzedaż benzyny bezołowiowej 95, benzyny bezołowiowej 98, oleju napędowego, gazu propan-butan (zwane paliwami) przy użyciu kart paliwowych odbywać się będą po cenach detalicznych (brutto) obowiązujących na danej stacji paliw Dostawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego upustu (o ile zostanie udzielony przez Dostawcę) w wysokości % lub.zł na jeden litr paliwa (od ceny brutto)?" Zapytanie nr 11 Wykonawca informuje w odniesieniu do zapisów 3 ust. 12 Umowy, iż transakcje, które zostaną dokonane przed wydaniem kart paliwowych, na które zostanie wydana na stacji paliw faktura nie będę wciągnięte na karty paliwowe. Czy Zamawiający zaakceptuje powyższe? Zamawiający dopuszcza obie możliwości. Zapytanie nr 12 Czy Zamawiający zaakceptuje zmianę słowa: nieodpłatnie sformułowaniem w ramach wynagrodzenia? Zapytanie nr 13 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do 3 ust. 16 zmianę słowa płatnikiem słowem podatnikiem?

7 Zapytanie nr 14 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do projektu umowy: W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia r? Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości