Załącznik do Uchwały Nr 142 / 2008 Zarządu Powiatu Malborskiego z dnia 8 kwietnia 2008r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W MALBORKU

Transkrypt

1

2

3 Załącznik do Uchwały Nr 142 / 2008 Zarządu Powiatu Malborskiego z dnia 8 kwietnia 2008r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W MALBORKU 1

4 Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Regulamin organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Malborku określa zadania, zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres jego działania. 2 Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1. Zarządzie Powiatu naleŝy przez to rozumieć Zarząd Powiatu Malborskiego, 2. Staroście naleŝy przez to rozumieć Starostę Malborskiego, 3. Radzie Powiatu naleŝy przez to rozumieć Radę Powiatu Malborskiego, 4. WUP naleŝy przez to rozumieć Wojewódzki Urząd Pracy 5. PUP naleŝy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Malborku, 6. Dyrektorze PUP naleŝy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Malborku, 7. Zastępcy Dyrektora PUP naleŝy przez to rozumieć Zastępcę Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Malborku, 8. PRZ naleŝy przez to rozumieć Powiatową Radę Zatrudnienia w Malborku, 9. Komisji naleŝy przez to rozumieć Komisję Rady Powiatu Malborskiego, 10. Komórce organizacyjnej naleŝy przez to rozumieć dział, referat lub samodzielne stanowisko pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy w Malborku, 11. Regulaminie naleŝy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Malborku. 12. PFRON naleŝy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, 13. EFS naleŝy przez to rozumieć Europejski Fundusz Społeczny, 14. EURES naleŝy przez to rozumieć europejskie słuŝby zatrudnienia Powiatowy Urząd Pracy jest jednostką organizacyjną Powiatu Malborskiego, wchodzącą w skład powiatowej administracji zespolonej. 2. Powiatowy Urząd Pracy jest jednostką budŝetową. 3. Siedzibą Powiatowego Urzędu Pracy jest miasto Malbork, Al. Armii krajowej Powiatowy Urząd Pracy w Malborku działa w granicach administracyjnych Powiatu Malborskiego. 5. Nadzór nad Powiatowym Urzędem pracy w Malborku sprawuje Starosta i Zarząd Powiatu Malborskiego. 2

5 Rozdział II Przedmiot i zakres działania Powiatowy Urząd Pracy w Malborku jako jednostka organizacyjna powiatu Malborskiego realizuje zadania samorządu powiatu określone ustawami a w szczególności ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 20 kwietnia 2004r. (Dz. U. Nr 99, poz z późn. zm.). W ramach zadań określonych w 4 Powiatowy Urząd Pracy w Malborku, w oparciu o określone przez ministra właściwego do spraw pracy standardy usług wykonuje: 1. Zadania samorządu powiatowego w zakresie polityki rynku pracy, do których naleŝą w szczególności: 1. opracowanie i realizacja programu promocji zatrudnienia oraz aktywizacji lokalnego rynku pracy stanowiącego część powiatowej strategii rozwiązywania problemów społecznych, o której mowa w odrębnych przepisach, 2. pozyskiwanie i gospodarowanie środkami finansowymi na realizację zadań z zakresu aktywizacji lokalnego rynku pracy, 3. udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w znalezieniu pracy przez pośrednictwo pracy, poradnictwo zawodowe i informację zawodową oraz pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy 4. udzielanie pomocy pracodawcom w pozyskaniu pracowników przez pośrednictwo pracy oraz poradnictwo zawodowe bezrobotnych informację zawodową, 5. rejestrowanie bezrobotnych i poszukujących pracy, 6. inicjowanie i wdraŝanie instrumentów rynku pracy, 7. inicjowanie, organizowanie i finansowanie usług i instrumentów rynku pracy, 8. inicjowanie i wspieranie metodyczne tworzenia klubów pracy działających w innych niŝ powiatowy urząd pracy instytucjach i organizacjach, 9. inicjowanie, organizowanie i finansowanie projektów lokalnych i innych działań na rzecz aktywizacji bezrobotnych, 10. opracowywanie analiz i sprawozdań, w tym prowadzenie monitoringu zawodów deficytowych i nadwyŝkowych, oraz dokonywanie ocen dotyczących rynku pracy na potrzeby powiatowej rady zatrudnienia oraz organów zatrudnienia, 11. inicjowanie i realizowanie przedsięwzięć mających na celu rozwiązanie lub złagodzenie problemów związanych z planowanymi zwolnieniami grup pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy, 12. współdziałanie z Powiatową Radą Zatrudnienia w zakresie promocji zatrudnienia oraz wykorzystania środków Funduszu Pracy, 13. współpraca z gminami w zakresie upowszechniania ofert pracy, upowszechniania informacji o usługach poradnictwa zawodowego i szkoleniach, organizacji robót publicznych oraz zatrudnienia socjalnego na podstawie odrębnych przepisów, 14. przyznawanie i wypłacanie zasiłków oraz innych świadczeń z tytułu bezrobocia, 4 5 3

6 15. wydawanie decyzji o : a) uznaniu lub odmowie uznania danej osoby za bezrobotną oraz utracie statusu bezrobotnego, b) przyznaniu, odmowie przyznania, wstrzymaniu lub wznowieniu wypłaty oraz utracie lub pozbawieniu prawa do zasiłku, dodatku szkoleniowego, stypendium i innych finansowanych z Funduszu Pracy świadczeń niewynikających z zawartych umów, c) obowiązku zwrotu nienaleŝnie pobranego zasiłku, dodatku szkoleniowego, stypendium, innych nienaleŝnie pobranych świadczeń lub kosztów szkolenia finansowanych z Funduszu Pracy, d) odroczeniu terminu spłaty, rozłoŝeniu na raty lub umorzeniu części albo całości nienaleŝnie pobranego świadczenia udzielonego z Funduszu Pracy oraz naleŝności z tytułu zwrotu refundacji lub przyznanych jednorazowo środków, o których mowa w art. 46 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, 16. realizowanie zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego państw członkowskich Unii Europejskiej oraz państw, z którymi Unia Europejska zawarła umowy o swobodzie przepływu osób, w zakresie świadczeń dla bezrobotnych, w tym realizowanie decyzji w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia wydawanych przez Wojewódzki Urząd Pracy, 17. realizowanie zadań wynikających z prawa swobodnego przepływu pracowników między państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz państwami, z którymi Unia Europejska zawarła umowy o swobodzie przepływu osób, w szczególności realizowanie zadań z zakresu udziału w sieci EURES, w tym świadczenie usług EURES we współpracy z ministrem właściwym do spraw pracy, samorządem województwa, związkami zawodowymi i organizacjami pracodawców, 18. realizowanie zadań związanych z międzynarodowym przepływem pracowników, wynikających z odrębnych przepisów, umów międzynarodowych i innych porozumień zawartych z partnerami zagranicznymi, 19. badanie i analizowanie sytuacji na lokalnym rynku pracy w związku z postępowaniem o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca, 20. organizowanie i finansowanie szkoleń pracowników powiatowego urzędu pracy, 21. opracowywanie i realizowanie indywidualnych planów działania, 22. realizowanie projektów w zakresie promocji zatrudnienia, w tym przeciwdziałania bezrobociu, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej bezrobotnych, wynikających z programów operacyjnych współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Pracy. 2. W ramach zadań określonych w 4 PUP realizuje zadania z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w zakresie naleŝącym do zadań powiatu. 3. Zadania wynikające z innych ustaw i aktów wykonawczych. 6 W realizacji swoich zadań powiatowy urząd pracy w Malborku współdziała z jednostkami organizacyjnymi Powiatu Malborskiego, z odpowiednimi komórkami Starostwa Powiatowego w Malborku oraz Powiatową Radą Zatrudnienia, organami administracji rządowej i samorządowej, organizacjami pracodawców, pracodawcami, związkami zawodowymi organizacjami 4

7 pozarządowymi, zarządami funduszy celowych jak równieŝ innymi instytucjami realizującymi zadania z zakresu promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji lokalnego rynku pracy. Rozdział III Kierownictwo Powiatowego Urzędu Pracy 7 1. Całokształtem działalności PUP kieruje zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa Dyrektor urzędu i ponosi za nią pełną odpowiedzialność. 2. Dyrektora powiatowego urzędu pracy wyłonionego w drodze konkursu powołuje Starosta 3. Dyrektora powiatowego urzędu pracy odwołuje Starosta, po uzyskaniu opinii powiatowej rady zatrudnienia. 4. Zastępcę Dyrektora powiatowego urzędu pracy powołuje i odwołuje Dyrektor powiatowego urzędu pracy. 5. Dyrektor powiatowego urzędu pracy realizuje zadania na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Starostę i Zarząd Powiatu. 6. Głównego Księgowego zatrudnia i zwalnia Dyrektor PUP. Dyrektor PUP ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie postanowień niniejszego regulaminu organizacyjnego. 8 Rozdział IV Zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem PUP 1. PrzełoŜonym słuŝbowym Dyrektora PUP jest Starosta. 2. Dyrektor PUP w stosunku do pracowników jest pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy. 3. Dyrektor kieruje działalnością powiatowego urzędu pracy przy pomocy zastępcy oraz kierowników i koordynatorów komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Dyrektorem za realizację swoich zadań. 4. Dyrektora PUP, w czasie jego nieobecności, zastępuje zastępca Dyrektora, który przejmuje wówczas wszystkie jego zadania i kompetencje. 7. Dyrektor PUP składa Radzie Powiatu Malborskiego sprawozdania z działalności powiatowego urzędu pracy oraz przedstawia potrzeby w zakresie promocji zatrudnienia i aktywizacji lokalnego rynku pracy. 8. Dyrektor składa sprawozdanie z działalności PUP Zarządowi Powiatu oraz odpowiedniej Komisji Rady Powiatu zajmującej się problematyką zatrudnienia i aktywizacji zawodowej lokalnego rynku pracy 9 5

8 9. W indywidualnych sprawach, w zakresie określonym upowaŝnieniem Starosty Powiatu, decyzje administracyjne wydają: - Dyrektor powiatowego urzędu pracy, - zastępca Dyrektora PUP, - pracownicy PUP. Rozdział V Gospodarka majątkowa i finansowa Powiatowy urząd pracy jest jednostką budŝetową powiatu w rozumieniu ustawy o finansach publicznych i działa na podstawie zasad określonych w tej ustawie oraz na podstawie planu finansowego będącego częścią budŝetu powiatu, określonego uchwałą budŝetową. 2. Za zgodność gospodarki finansowej z przepisami prawa oraz racjonalną gospodarkę środkami finansowymi odpowiada Dyrektor PUP. 3. Powiatowy urząd pracy prowadzi obsługę finansowo-księgową realizowanych przez siebie zadań. 4. Dyrektor PUP zarządza powierzonym mu mieniem, zapewnia jego ochronę i naleŝyte wykorzystanie. 11 Nadzór nad prowadzoną przez powiatowy urząd pracy gospodarką finansową sprawuje Zarząd Powiatu. Rozdział VI Komórki organizacyjne PUP W powiatowym urzędzie pracy mogą być tworzone następujące komórki organizacyjne: a) dział b) referat c) samodzielne stanowisko pracy. 2. O ilości utworzonych działów, referatów, samodzielnych stanowisk pracy decyduje Dyrektor PUP w oparciu o posiadane środki finansowe. 3. W celu realizacji określonych zadań w urzędzie, Dyrektor PUP moŝe powoływać koordynatorów, zespoły i komisje zadaniowe. 4. Kierownicy i koordynatorzy komórek organizacyjnych określają ich strukturę wewnętrzną oraz zakres działania i przedstawiają Dyrektorowi PUP do zatwierdzenia. 5. Dyrektor PUP moŝe łączyć zadania przewidziane w schemacie organizacyjnym dla wielu stanowisk - w jedno wieloosobowe stanowisko. 6

9 13 1. Dział jest podstawową komórką organizacyjna, zajmującą się określoną problematyką i działalnością w sposób kompleksowy lub kilkoma pokrewnymi zagadnieniami, których realizacja w jednej komórce organizacyjnej usprawnia oraz ułatwia prawidłowe zarządzanie. 2. Działem kieruje kierownik lub koordynator działu Referat jest przynajmniej 4-osobową komórką organizacyjna, realizującą zagadnienia merytoryczne. 2. Referatem, który moŝe być tworzony w ramach działu lub jako komórka samodzielna, kieruje kierownik lub koordynator referatu Samodzielne stanowisko pracy jest najmniejszą komórką organizacyjną, którą tworzy się w przypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki nie uzasadniającego powołania większej komórki organizacyjnej referatu. 2. Samodzielne stanowisko pracy moŝe być utworzone w ramach działu lub referatu lub jako komórka samodzielna. 16 Wewnętrzna organizacja kaŝdej komórki organizacyjnej obejmuje: - zakres działania określony w regulaminie organizacyjnym, - wykaz stanowisk słuŝbowych, - zakresy czynności pracowników. Rozdział VII Struktura organizacyjna Powiatowego Urzędu Pracy 17 W Powiatowym Urzędzie Pracy tworzy się następujące komórki organizacyjne: 1. Dział Pośrednictwa Pracy 2. Dział Programów Rynku Pracy 3. Dział Finansowo-Księgowy 4. Dział Organizacyjno-Administracyjny 5. Dział Ewidencji i Świadczeń 6. Dział Projektów Dyrektorowi PUP podlegają następujące komórki organizacyjne: 1) Dział Pośrednictwa Pracy 7

10 2) Dział Programów Rynku Pracy 3) Dział Finansowo-Księgowy, 4) Dział Organizacyjno-Administracyjny, 5) Dział Projektów 2. Zastępcy Dyrektora PUP podlegają następujące komórki organizacyjne: 1) Dział Ewidencji i Świadczeń, 3. Główny księgowy kieruje Działem Finansowo-Księgowym, a zakres jego działania określają odrębne przepisy. 4. Szczegółowy zakres działania komórek organizacyjnych PUP określa Rozdział VIII niniejszego regulaminu. 5. Szczegółową strukturę organizacyjną PUP określa schemat organizacyjny, będący załącznikiem nr 1 do regulaminu. 6. Wykaz stanowisk pracy w poszczególnych komórkach organizacyjnych określa załącznik nr 2 do regulaminu Do zadań i kompetencji Dyrektora PUP naleŝy w szczególności: 1) reprezentowanie powiatowego urzędu pracy na zewnątrz, 2) promocja usług PUP, 3) realizacja zadań z zakresu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy i innych ustaw szczególnych, 4) kontrola i nadzór nad prawidłowością realizacji planu finansowego, Funduszu Pracy, budŝetu, środków pozabudŝetowych i unijnych, 5) pozyskiwanie i gospodarowanie środkami finansowymi na realizację zadań z zakresu aktywizacji lokalnego rynku pracy, 6) zapewnienie skutecznej kontroli wykonywanych zadań i przestrzeganie przepisów prawa, 7) prowadzenie polityki kadrowej, 8) dokonywanie podziału zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy kierownikami i koordynatorami działów, 9) administrowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, 10) kierowanie na szkolenia pracowników, 11) dokonywanie okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników, 12) współpraca w zakresie rynku pracy z organami samorządów lokalnych, Powiatową Radą Zatrudnienia, władzami szkolnymi, instytucjami szkolącymi i ośrodkami pomocy społecznej, organizacjami pracodawców, organizacjami związkowymi,, organizacjami rolników, organizacjami bezrobotnych, pracodawcami, ochotniczymi hufcami pracy, agencjami zatrudnienia, organizacjami pozarządowymi i mediami, 13) wydawanie zarządzeń wewnętrznych, decyzji i poleceń słuŝbowych, 14) wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w ramach ustalonych kompetencji oraz udzielonych przez Starostę i Zarząd Powiatu upowaŝnień, 15) składanie w imieniu powiatu oświadczeń woli, związanych z bieŝącą działalnością jednostki w ramach udzielonych przez Starostę i Zarząd Powiatu upowaŝnień, 16) ustalanie organizacji pracy w PUP oraz kierowanie pracą Urzędu, 8

11 17) występowanie z wnioskiem do Starosty o upowaŝnianie pracowników urzędu do załatwiania spraw w imieniu Starosty, w tym do wydawania decyzji, postanowień oraz zaświadczeń. 2. Do zadań i kompetencji zastępcy Dyrektora PUP naleŝy w szczególności: 1) realizowanie zadań określonych w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( Dz. U. Nr 99, poz z późn. zm. ) 2) koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań objętych zakresem działania: - Działu Ewidencji i Świadczeń 3) podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji w granicach wynikających z zakresu działania nadzorowanych komórek organizacyjnych, 4) wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w ramach ustalonych kompetencji oraz udzielonych przez Starostę i Zarząd Powiatu upowaŝnień, 5) opiniowanie doboru obsady stanowisk kierowników nadzorowanych komórek oraz wnioskowanie wysokości wynagrodzenia, przeszeregowań, nagród i kar, 6) promocja usług PUP, 7) współpraca z organami, organizacjami i instytucjami w zakresie wynikającym z realizowanych przez PUP zadań, 8) rozpatrywanie odwołań od decyzji administracyjnych wydawanych przez PUP, 9) inicjowanie programów lokalnych i pozyskiwanie funduszy na realizację projektów, 10) dokonywanie okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników. 20 Do podstawowych zadań, obowiązków i uprawnień wspólnych dla kierowników i koordynatorów komórek organizacyjnych naleŝy: 1. właściwe organizowanie pracy działu, 2. nadzór nad terminowym i prawidłowym wykonywaniem zadań przez podległych pracowników, 3. nadzór nad prawidłowym obiegiem, ewidencją i przechowywaniem dokumentów, pism skierowanych do komórki organizacyjnej zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt, instrukcją archiwalną oraz przepisami o tajemnicy słuŝbowej, 4. podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji w granicach wynikających z zakresu działania komórki organizacyjnej, 5. szczegółowe zaznajamianie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej, zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi PUP oraz ustaleniami kierownictwa i przekazywanie do wiadomości i wykonania otrzymanych poleceń, dyspozycji i aktów normatywnych, 6. dbałość o rozwój zawodowy podległych pracowników, a w szczególności umoŝliwianie pracownikom kierowanej komórki organizacyjnej uczestnictwa w szkoleniach organizowanych dla słuŝb zatrudnienia, 7. udzielanie pomocy pracownikom podległej komórki organizacyjnej w opracowywaniu procedur i wytycznych realizacji zadań stałych, 8. wykonywanie kontroli pracy komórki organizacyjnej z punktu widzenia merytorycznego i formalnego, 9

12 9. przygotowywanie projektów zawieranych przez urząd w imieniu i z upowaŝnienia starosty umów, porozumień z innymi organami lub jednostkami dotyczących merytorycznego zakresu działania PUP, 10. opracowywanie, zgodnie z przepisami ustaw, projektów zarządzeń i wzorów decyzji oraz ich aktualizacja, 11. przygotowywanie materiałów i informacji dla potrzeb Dyrektora PUP, starosty, komisji rady powiatu, zarządu powiatu, powiatowej rady zatrudnienia oraz organów zatrudnienia, 12. dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników, opiniowanie doboru obsady osobowej podległej komórki organizacyjnej, wnioskowanie wysokości wynagrodzenia, przeszeregowań, nagród i kar dla podległych pracowników, 13. podpisywanie korespondencji wewnętrznej i parafowanie pism wychodzących przed podaniem do podpisu Dyrektorowi PUP lub zastępcy, 14. ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności dla podległych pracowników 15. powierzanie w uzasadnionych przypadkach, podległym pracownikom wykonywania czynności i zadań dodatkowych, nie objętych zakresem czynności, 16. wyznaczanie zastępstwa w przypadku urlopu lub długotrwałej nieobecności w pracy pracownika z innych przyczyn, 17. nadzór nad przestrzeganiem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych Postanowienia 21 mają zastosowanie w odniesieniu do głównego księgowego, który bezpośrednio nadzoruje działalność komórek organizacyjnych w pionie finansowym. 2. Obowiązki i uprawnienia głównego księgowego określają przepisy ustawa z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) 3. W zakresie realizacji zadań merytorycznych główny księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi PUP. Rozdział VIII Zakres zadań komórek organizacyjnych Powiatowego Urzędu Pracy 22 Do zadań podstawowych Działu Pośrednictwa Pracy w szczególności naleŝy: 1. Realizacja usług rynku pracy zgodnie ze standardami określonymi przez ministra właściwego do spraw pracy, 2. Udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych, 3. Pozyskiwanie ofert pracy, 4. Upowszechnianie ofert pracy, w tym przez przekazywanie ofert pracy do internetowej bazy ofert pracy udostępnianej przez ministra właściwego do spraw pracy, 5. Udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy, 10

13 6. Informowanie bezrobotnych i poszukujących pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy, 7. Inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami, 8. Współdziałanie z powiatowymi urzędami pracy w zakresie wymiany informacji o moŝliwościach uzyskania zatrudnienia i szkolenia na terenie ich działania, 9. Informowanie bezrobotnych o przysługujących im prawach i obowiązkach, 10. Wydawanie skierowań do pracy, do odbycia staŝu, przygotowania zawodowego w miejscu pracy, prac interwencyjnych, robót publicznych, prac społecznie uŝytecznych, na utworzone stanowisko pracy w ramach refundacji kosztów wyposaŝenia lub doposaŝenia stanowiska pracy, 11. Wydawanie skierowań na badania lekarskie mające na celu stwierdzenie zdolności bezrobotnego do wykonywania pracy, odbywania staŝu, przygotowania zawodowego w miejscu pracy, wykonywania prac społecznie uŝytecznych, 12. Wyznaczanie terminów do potwierdzania gotowości w celu podjęcia pracy, 13. Wydawanie zaświadczeń o okresie pozostawania bez pracy, okresach, wysokościach pobieranych zasiłków i innych świadczeń z tytułu bezrobocia, 14. Przyjmowanie oświadczeń od bezrobotnych z prawem i bez prawa do zasiłku i innych świadczeń o osiągniętych przychodach w danym miesiącu, 15. Współpraca z gminami w zakresie upowszechniania ofert pracy, upowszechniania informacji o usługach poradnictwa zawodowego i szkoleniach, organizacji robót publicznych oraz zatrudnienia socjalnego na podstawie odrębnych przepisów, 16. Inicjowanie i realizowanie przedsięwzięć mających na celu rozwiązywanie i łagodzenie problemów związanych z planowanymi zwolnieniami grupowymi pracowników z przyczyn nie dotyczących pracowników, 17. Przygotowywanie informacji do oceny efektywności działań pośrednictwa pracy, 18. Prowadzenie monitoringu zawodów deficytowych i nadwyŝkowych, 19. Badanie i analizowanie sytuacji na lokalnym rynku pracy w związku z postępowaniem prowadzonym o wydanie zezwolenia na prace cudzoziemcowi, 20. Popularyzacja pakietu usług informacyjnych, doradczych i szkoleniowych dla przedsiębiorców sektora małych i średnich przedsiębiorstw, osób rozpoczynających działalność gospodarczą oraz osób, które utraciły bądź są naraŝone na utratę pracy, 21. Rejestrowanie oświadczeń pracodawców zamierzających zatrudnić cudzoziemców bez uzyskiwania zezwolenia na zatrudnienie, 22. Współpraca z Centrami Integracji Społecznej w zakresie aktywizacji zawodowej, 23. Ewidencjonowanie składek na Fundusz Pracy wpłacanych przez obywateli polskich zatrudnionych za granicą, 24. Realizacja usług EURES: a) udzielanie bezrobotnym i poszukującym pracy pomocy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia zgodnie z prawem swobodnego przepływu pracowników w Unii Europejskiej, b) udzielanie pracodawcom pomocy w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych, c) inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami, d) informowaniu o warunkach Ŝycia i pracy oraz sytuacji na rynkach pracy, z uwzględnieniem występujących tam zawodach deficytowych i nadwyŝkowych, 11

14 e) informowanie pracowników publicznych słuŝb zatrudnienia oraz związków zawodowych i organizacji pracodawców o usługach EURES, 25. Realizacja usług poradnictwa zawodowego i informacji zawodowej: 1) udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w wyborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia poprzez: a) udzielanie informacji o zawodach, rynku pracy oraz moŝliwościach szkolenia i kształcenia, b) udzielanie porad z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę zatrudnienia, w tym badaniu zainteresowań i uzdolnień zawodowych, c) kierowanie na specjalistyczne badania psychologiczne i lekarskie umoŝliwiające wydawanie opinii o przydatności zawodowej do pracy i zawodu albo kierunku szkolenia, d) inicjowanie, organizowanie i prowadzenie grupowych porad zawodowych dla bezrobotnych i poszukujących pracy, 2) udzielanie pomocy pracodawcom w doborze kandydatów do pracy, w szczególności na udzielaniu informacji i doradztwa w tym zakresie. 26. Pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy poprzez przygotowanie bezrobotnych i poszukujących pracy do lepszego radzenia sobie w poszukiwaniu i podejmowaniu zatrudnienia przez: 1) organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu umiejętności poszukiwania pracy, 2) organizowanie zajęć aktywizacyjnych, 3) tworzenie i umoŝliwianie dostępu do informacji i elektronicznych baz danych słuŝących uzyskaniu umiejętności poszukiwania pracy lub samozatrudnienia, 27. Współpraca z poradniami psychologiczno-pedagogicznymi, 28. Tworzenie banku danych dotyczących informacji zawodowej, 29. Współpraca z uprawnionymi jednostkami w zakresie organizacji zatrudnienia socjalnego, 30. Przygotowywanie treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej. 23 Do zadań podstawowych Działu Programów Rynku Pracy w szczególności naleŝy: 1. Inicjowanie, organizowanie i ocena efektywności szkoleń bezrobotnych i innych uprawnionych osób: 1) informowanie o zasadach korzystania z usług szkoleniowych, 2) sporządzanie i upowszechnianie planu szkoleń, 3) sporządzanie wniosków o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, 4) wydawanie skierowań na szkolenia grupowe i indywidualne wskazane przez osobę uprawnioną, 5) monitorowanie przebiegu szkoleń, 2. Współudział w opracowaniu zasad przyznawania poŝyczki szkoleniowej, finansowania kosztów egzaminów umoŝliwiających uzyskanie świadectw, dyplomów zaświadczeń, określonych uprawnień zawodowych, uzyskania licencji oraz studiów podyplomowych, 3. Przyjmowanie wniosków, sporządzanie i zawieranie umów na udzielenie poŝyczki szkoleniowej, finansowanie kosztów egzaminów umoŝliwiających uzyskanie świadectw, 12

15 dyplomów zaświadczeń, określonych uprawnień zawodowych, uzyskania licencji oraz studiów podyplomowych, 4. Kierowanie na specjalistyczne badania lekarskie finansowane z Funduszu Pracy, 5. Inicjowanie, wdraŝanie i realizacja robót publicznych, przygotowywanie dokumentacji do ich finansowego rozliczania, 6. Inicjowanie, wdraŝanie i realizacja prac interwencyjnych, przygotowywanie dokumentacji do ich finansowego rozliczania i oceny efektywności zatrudniania, 7. Organizowanie i realizacja staŝy oraz przygotowania zawodowego w miejscu pracy bez nawiązywania stosunku pracy, ocena efektywności staŝy i przygotowania zawodowego w miejscu pracy, 8. Refundacja podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą, kosztów wyposaŝenia lub doposaŝenia stanowiska pracy dla skierowanego przez powiatowy urząd pracy bezrobotnego, opracowanie zasad i kryteriów tej refundacji oraz przygotowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do refundacji, 9. Przyznawanie bezrobotnemu jednorazowo środków na podjęcie działalności gospodarczej, w tym na pokrycie kosztów pomocy prawnej, konsultacji i doradztwa oraz na załoŝenie lub przystąpienie do spółdzielni socjalnej, opracowanie zasad i kryteriów przyznawania, przygotowywanie dokumentacji stanowiącej podstawę przyznawania i finansowego rozliczania, 10. Zawieranie porozumień oraz refundacja gminom części kosztów poniesionych w ramach zorganizowania prac społecznie uŝytecznych, przygotowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do refundacji, 11. Refundacja kosztów poniesionych z tytułu opłacanych składek na ubezpieczenie społeczne w związku z zatrudnieniem skierowanego przez powiatowy urząd pracy bezrobotnego, przygotowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do refundacji, 12. Refundacja kosztów przejazdu do pracodawcy zgłaszającego ofertę pracy, do miejsca pracy, odbywania staŝu, przygotowania zawodowego w miejscu pracy, szkolenia, odbywania zajęć w zakresie poradnictwa zawodowego poza miejscem stałego zamieszkania, zakwaterowania w miejscu pracy, kosztów opieki nad dziećmi do lat 7 oraz nad osobami zaleŝnymi, przygotowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do refundacji, 13. Finansowanie kosztów zakwaterowania i wyŝywienia bezrobotnego lub innej uprawnionej osoby, skierowanej na szkolenie poza miejsce zamieszkania, 14. Zwrot bezrobotnemu kosztów przejazdu na badania lekarskie i powrotu do miejsca zamieszkania, 15. Zwrot bezrobotnemu kosztów przejazdu do miejsca wykonywania prac społecznie uŝytecznych i powrotu do miejsca zamieszkania lub pobytu, 16. Refundacja pracodawcom, którzy utworzyli zakładowy fundusz szkoleniowy kosztów szkolenia specjalistycznego pracowników zagroŝonych zwolnieniami, przygotowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do refundacji, 17. Przygotowywanie dokumentacji finansowej i rozliczanie kosztów przeprowadzonych szkoleń, 18. Refundacja poŝyczek szkoleniowych, finansowania kosztów egzaminów umoŝliwiających uzyskanie świadectw, dyplomów zaświadczeń, określonych uprawnień zawodowych, uzyskania licencji oraz studiów podyplomowych, przygotowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do refundacji, 19. Wydawanie decyzji o obowiązku zwrotu nienaleŝnie pobranych świadczeniach, kosztów szkolenia, odroczenia terminu spłaty, rozłoŝeniu na raty lub umorzeniu części albo w całości 13

16 naleŝności z tytułu zwrotu refundacji lub przyznania jednorazowo środków, o których mowa w art.46, refundacji uzyskanych z tytułu umowy o zorganizowanie prac interwencyjnych oraz robót publicznych, 20. Prowadzenie spraw z zakresu świadczeń przysługujących rolnikom zwalnianym z pracy, 21. Ustalanie dopuszczalności udzielenia pomocy publicznej (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego), 22. Przyjmowanie i weryfikacja dokumentacji o uzyskanej pomocy publicznej w sprawie jej udzielenia (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego), 23. Sporządzanie sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej i kompleksowy monitoring zadań wykonywanych w tym zakresie, 24. Sporządzanie wykazu pracodawców i osób, o których mowa w art. 59b ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, 25. Przeprowadzanie kontroli realizacji umów zawartych na poszczególne programy rynku pracy. 26. Realizowanie zadań wynikających z ustawy z dnia 9 listopada 2000r. o repatriacji w zakresie aktywizacji zawodowej repatriantów, poprzez: 1) zwrot części kosztów poniesionych przez repatrianta na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, 2) zwrot części kosztów poniesionych przez pracodawcę na utworzenie stanowiska pracy, przeszkolenie repatrianta, wynagrodzenie, nagrody i składki na ubezpieczenie społeczne, 3) zwrot kosztów szkolenia dla repatrianta, 27. Współpraca z instytucjami szkolącymi posiadającymi wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych, 28. Refundacja świadczeń integracyjnych uczestnikom Centrum Integracji Społecznej, 29. Refundacja pracodawcom części wynagrodzenia zatrudnionego uczestnika CIS lub KIS, 30. Prowadzenie obsługi poŝyczek udzielonych przed dn r. tj. wejścia w Ŝycie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy do dnia spłaty lub ich przekazania do postępowania sądowego, 31. Realizacja zadań określonych w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, w odniesieniu do niepełnosprawnych osób bezrobotnych i osób niepełnosprawnych zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy jako poszukujących pracy nie pozostających w zatrudnieniu, 32. Przygotowywanie treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej. 24 Do zadań podstawowych Działu Ewidencji i Świadczeń w szczególności naleŝy: 1. Informowanie bezrobotnych o przysługujących im prawach i obowiązkach, 2. Rejestracja bezrobotnych i poszukujących pracy, oraz prowadzenie rejestru tych osób, 3. Wprowadzanie do bazy danych rejestrujących się bezrobotnych i poszukujących pracy, 4. Wydawanie decyzji w obszarze kompetencji: 1) uznania lub odmowy uznania danej osoby za bezrobotną oraz utracie statusu bezrobotnego, 2) przyznania, odmowy przyznania, wstrzymania lub wznowienia wypłaty oraz utraty lub pozbawienia prawa do zasiłku, dodatku szkoleniowego, stypendium i innych finansowanych z Funduszu Pracy świadczeń nie wynikających z zawartych umów, 14

17 3) obowiązku zwrotu nienaleŝnie pobranego zasiłku, dodatku szkoleniowego, stypendium i innych nienaleŝnie pobranych świadczeń z tytułu bezrobocia finansowanych z Funduszu Pracy, 4) odroczeniu terminu spłaty, rozłoŝeniu na raty lub umorzeniu części albo całości nienaleŝnie pobranego świadczenia, udzielonego z Funduszu Pracy, 5. Prowadzenie rejestru wydanych decyzji, 6. Prowadzenie spraw związanych z odwołaniami od decyzji i rejestru w tym zakresie, 7. Naliczanie zasiłków i innych świadczeń z tytułu bezrobocia w zakresie wynikającym z przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, 8. Przyznawanie dodatków aktywizacyjnych bezrobotnym uprawnionym do zasiłku, którzy podjęli zatrudnienie za skierowaniem powiatowego urzędu pracy lub z własnej inicjatywy, 9. Weryfikacja wypłaconych zasiłków i innych świadczeń z tytułu bezrobocia, 10. Rozliczanie wypłaconych zasiłków i innych świadczeń bezrobotnych, 11. Obsługa osób bezrobotnych uprawnionych do zasiłku oraz innych świadczeń z tytułu bezrobocia w zakresie wynikającym z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, 12. Przyjmowanie od osób bezrobotnych dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczenia zdrowotnego, 13. Obsługa osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku w zakresie wynikającym z przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, 14. Rozpatrywanie spraw dotyczących ponownego ustalenia wysokości świadczenia przedemerytalnego, 15. Wyznaczanie terminów stawienia się w PUP, bezrobotnym z prawem do zasiłku i innych świadczeń oraz ustalanie terminów wypłat tych zasiłków i innych świadczeń, 16. Przyjmowanie oświadczeń od bezrobotnych z prawem i bez prawa do zasiłku i innych świadczeń o osiągniętych przychodach w danym miesiącu, 17. Wydawanie zaświadczeń o okresie pozostawania bez pracy, okresach, wysokościach pobieranych zasiłków i innych świadczeń z tytułu bezrobocia, 18. Przyjmowanie wniosków od bezrobotnych w sprawie przyznania stypendium z tytułu kontynuowania dalszej nauki oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie, 19. Dokonywanie potrąceń komorniczych na podstawie tytułów egzekucyjnych, 20. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, 21. Udostępnianie informacji o osobach bezrobotnych osobom i instytucjom do tego upowaŝnionym lub uprawnionym, 22. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w imieniu Płatnika, a w szczególności sporządzanie dokumentacji zgłoszeniowej, rozliczeniowej i potwierdzającej wyrejestrowanie w zakresie ubezpieczeń społecznych osób bezrobotnych (obsługa programu PŁATNIK), 23. Realizowanie zadań z zakresu stosowania systemów zabezpieczenia społecznego w części dotyczącej świadczeń z tytułu bezrobocia dla osób przemieszczających się w obrębie Wspólnoty Europejskiej, 15

18 24. Współpraca z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie prowadzonych zadań, 25. Przygotowywanie treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej. 25 Do zadań podstawowych Działu Finansowo-Księgowego w szczególności naleŝy: 1. Opracowywanie projektów zarządzeń zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, 2. Opracowywanie projektów regulaminów: wynagradzania i nagradzania pracowników PUP oraz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i zmian do tych regulaminów, 3. Prowadzenie księgowości i sprawozdawczości budŝetowej PUP, 4. Opracowywanie projektu planu finansowego i jego zmian, 5. Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, 6. Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności, rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, 7. Prowadzenie obsługi finansowo księgowej środków Funduszu Pracy, budŝetowych, unijnych, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pozabudŝetowych, 8. Wykonywanie dyspozycji środkami pienięŝnymi, 9. Planowanie, nadzór i wykonywanie zadań finansowanych ze środków Funduszu Pracy, 10. Prowadzenie ewidencji księgowej majątku powiatu zarządzanego przez PUP według klasyfikacji rodzajowej środków trwałych oraz rozliczanie sporządzanej inwentaryzacji środków trwałych, 11. Prowadzenie spraw płacowych pracowników PUP, 12. Opłacanie podatku dochodowego od osób fizycznych za pracowników urzędu i osoby bezrobotne, 13. Opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne za pracowników urzędu i osoby bezrobotne, 14. Rozliczanie wypłacanych zasiłków i innych świadczeń bezrobotnym, 15. Prowadzenie windykacji naleŝności budŝetowych i funduszy pozabudŝetowych, 16. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w imieniu płatnika dla pracowników PUP, 17. Rozliczanie i ewidencjonowanie kosztów i wydatków ze środków Funduszu Pracy, 18. Rozliczanie składek na Fundusz Pracy od osób zatrudnionych za granicą, 19. Prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej i rozliczeniowej wydatków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, 20. Prowadzenie ewidencji finansowo księgowej i rozliczanie programów lokalnych finansowanych z EFS, 21. Kompletowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do rozliczenia EFS, 22. Sporządzanie sprawozdań z zakresu realizacji programów, projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Pracy, 23. Przedkładanie wymaganych informacji z wykonania planu budŝetu, Funduszu Pracy, środków pozabudŝetowych i unijnych do Starostwa Powiatowego w Malborku, 24. Prowadzenie obsługi kasowej oraz kont bankowych, 25. Przygotowywanie treści informacji udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej, 16

19 26. Współpraca z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie prowadzonych zadań, 27. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia jednostki, 28. Sporządzanie wniosków o płatność funduszy pomocowych do odpowiednich instytucji, 29. Prowadzenie polityki kadrowej i akt osobowych pracowników PUP, 30. Zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacowych pracowników PUP oraz naliczanie wynagrodzeń, 31. Zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz ich wyrejestrowywanie, 32. Administrowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, 33. Sporządzanie obowiązkowej sprawozdawczości, statystyki, analiz i informacji dotyczących pracowników PUP, 34. Prowadzenie ewidencji kosztów szkoleń pracowników PUP finansowanych ze środków Funduszu Pracy, 35. Przygotowanie i organizacja naborów na wolne stanowiska urzędnicze, 36. Przygotowywanie treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej. 26 Do zadań podstawowych Działu Organizacyjno-Administracyjnego w szczególności naleŝy: 1. Opracowanie projektów regulaminów wewnętrznych PUP, 2. Opracowanie regulaminu pracy PUP, 3. Obsługa sekretariatu Dyrektora i z-cy Dyrektora PUP, 4. Rejestrowanie zarządzeń Dyrektora PUP, wpływających uchwał rady powiatu, zarządu powiatu, zarządzeń starosty, 5. Administrowanie majątkiem powiatu będącego w zarządzie PUP, 6. Zabezpieczenie pracowników PUP w środki techniczno-biurowe oraz wyposaŝenie, dokonywanie zakupów z zachowaniem procedury przewidzianej w ustawie prawo zamówień publicznych, 7. Prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji i remontów siedziby urzędu, 8. Prowadzenie spraw związanych z ochroną obiektu i mienia, 9. Prowadzenie ksiąŝki obiektu budowlanego, 10. Prowadzenie dokumentacji stanowiącej podstawę do rozliczania za uŝyczanie i wynajmowanie pomieszczeń biurowych w budynku PUP, 11. Prowadzenie dokumentacji i rozliczanie słuŝbowych środków transportu, 12. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej ochrony środowiska i gospodarki odpadami, 13. Prowadzenie ewidencji środków trwałych, 14. Prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem utrzymania ładu i porządku w obiekcie urzędu i w jego bezpośrednim otoczeniu, 15. Organizowanie kursów i szkoleń pracowników, 16. Prowadzenie ewidencji pracowników Powiatowego Urzędu Pracy i członków Powiatowej Rady Zatrudnienia w zakresie szkoleń finansowanych z Funduszu Pracy, 17. Organizowanie praktyk uczniów i studentów, 18. Planowanie, realizacja i ocena kontroli wewnętrznej, 19. Prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych przez organy kontroli oraz zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli, 17

20 20. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem i wykorzystaniem sprzętu komputerowego, 21. Opracowywanie planów komputeryzacji oraz planów wydatków na te cele, zaopatrzenie w sprzęt komputerowy i programy informatyczne pracowników urzędu, 22. Nadzór nad rozwojem i eksploatacją oprogramowania, 23. Administrowanie siecią komputerową i bazą danych oraz sporządzanie kopii bezpieczeństwa, 24. Prowadzenie strony internetowej, Biuletynu Informacji Publicznej oraz ich aktualizacja, 25. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków, rozpatrywanie, załatwianie oraz analiza skarg i wniosków wpływających od interesantów do PUP, 26. Prowadzenie gospodarki formularzami, drukami, pieczęciami i tablicami urzędowymi, 27. Obsługa techniczna Powiatowej Rady Zatrudnienia, 28. Prowadzenie spraw w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpoŝarowej, 29. Nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, 30. Archiwizacja dokumentów dotyczących bezrobotnych, 31. Archiwizacja dokumentów związanych z funkcjonowaniem PUP, 32. Tworzenie bazy danych statystycznych, 33. Przygotowywanie meldunków i raportów 34. Analiza określonych danych. 35. Przygotowywanie informacji dla potrzeb analiz rynku pracy, 36. Opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz i informacji. 37. Udostępnianie danych statystycznych. 38. Przygotowywanie treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej. 27 Do zadań podstawowych Działu Projektów w szczególności naleŝy: 1. Gromadzenie informacji o moŝliwościach pozabudŝetowego finansowania działań realizowanych przez PUP (pochodzących z funduszy pomocowych i strukturalnych Unii Europejskiej, fundacji krajowych i zagranicznych, programów regionalnych i krajowych finansowanych z rezerwy Funduszu Pracy) monitorowanie i weryfikacja informacji o funduszach, 2. Opracowywanie projektów lokalnych i współudział w realizacji programów regionalnych z uwzględnieniem uzasadnionych potrzeb rynku pracy oraz procedur i standardów obowiązujących państwa członkowskie Unii Europejskiej, 3. Dokonywanie analiz dotyczących zachodzących zjawisk oraz potrzeb na lokalnym rynku pracy oraz moŝliwości pozyskiwania środków na ich realizację, 4. WdraŜanie, monitoring, sprawozdawczość oraz kontrole projektów zatwierdzanych do realizacji, 5. Przygotowanie i prowadzenie akcji promocyjnych i informacyjnych realizowanych projektów, 18

21 6. Opracowywanie projektów aktów wewnętrznych - zarządzeń, decyzji, pism regulujących procesy i procedury niezbędne do realizacji projektów, 7. Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie zapewnienia prawidłowego przepływu informacji dotyczących realizacji odpowiednich zadań przez te komórki, 8. Współpraca z organizacjami i instytucjami pozyskującymi środki na rzecz rynku pracy, 9. Opracowywanie materiałów niezbędnych do udziału PUP w projektach realizowanych przez inne instytucje, 10. BieŜąca aktualizacja wiedzy i wytycznych dotyczących przygotowywania i zarządzania projektami, 11. Poznawanie i propagowanie dobrych praktyk w zakresie realizacji projektów, 12. Przechowywanie i archiwizacja wszelkiej dokumentacji związanej z zadaniami działu zgodnie z wymogami, 13. Przygotowywanie treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej Wykazy zadań szczegółowych dla poszczególnych komórek organizacyjnych określają zakresy czynności pracowników. 2. Dla oznaczenia akt w komórkach organizacyjnych naleŝy uŝywać następujących symboli literowych: 1) Dyrektor D 2) Zastępca Dyrektora ZD, 3) Dział Pośrednictwa Pracy PP, 4) Dział Programy Rynku Pracy PR, 5) Dział Ewidencji i Świadczeń ES, 6) Dział Finansowo Księgowy FK, 7) Dział Organizacyjno Administracyjny OA, 8) Dział Projektów DP Rozdział IX Zasady podpisywania pism, dokumentów finansowych, decyzji i aktów normatywnych Przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pienięŝnego i materiałowego, jak równieŝ inne dokumenty o charakterze rozliczeniowym i kredytowym, stanowiące podstawę do otrzymania lub wydatkowania środków pienięŝnych urzędu podpisują: - Dyrektor PUP lub Zastępca, - Główny księgowy PUP lub upowaŝniona osoba 2. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych ustalone są odrębnym zarządzeniem. 19

22 30 1. Decyzje administracyjne, postanowienia i zaświadczenia podpisują: a) Dyrektor PUP, b) Z-ca Dyrektora PUP, c) pracownicy upowaŝnieni przez Starostę zgodnie z zakresem upowaŝnienia. 2. Zarządzenia, decyzje i polecenia słuŝbowe podpisuje Dyrektor PUP, a w czasie jego nieobecności z-ca Dyrektora PUP. 3. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania pism i dokumentów ustalone są odrębnym zarządzeniem. 4. Ewidencję upowaŝnień prowadzi dział organizacyjno administracyjny. Rozdział X Obieg Dokumentów 31 W obiegu dokumentów obowiązują następujące zasady: 1. poszczególne etapy wewnętrznego obiegu dokumentów odbywają się w trybie określonym w instrukcji kancelaryjnej, 2. sprawy pilne (faksy, e-:maile) przedkłada się niezwłocznie Dyrektorowi PUP, 3. w korespondencji obowiązują oznaczenia podane w 28 regulaminu organizacyjnego, 4. pisma i akty normatywne oznacza się pieczęciami według wzorów podanych w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w PUP Korespondencja wpływająca do PUP: 1) jest rejestrowana w dzienniku korespondencyjnym w sekretariacie przez stanowisko do spraw obsługi sekretariatu a następnie przekazywana Dyrektorowi do dekretacji, 2) zaewidencjonowana i zadekretowana korespondencja jest przekazywana zgodnie z dekretacją niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia za potwierdzeniem pracownikom merytorycznym do realizacji. 3) Korespondencja opatrzona klauzulą "pilne" trafia na stanowisko pracy w dniu zadekretowania, 4) korespondencja adresowana imiennie na Dyrektora PUP przekazywana jest Dyrektorowi PUP bez otwierania, 5) korespondencja pozostała, adresowana imiennie, przekazywana jest osobie do której została zaadresowana, 6) korespondencja zawierająca tylko imię i nazwisko adresata bez oznak zewnętrznych, Ŝe ma charakter słuŝbowy /brak pieczątek, logo nadawcy/ traktowana jest jako prywatna i nie podlega rejestracji w dzienniku korespondencyjnym. JeŜeli adresat uzna, Ŝe korespondencja ta ma charakter słuŝbowy, niezwłocznie przedkłada ją do zarejestrowania. 2. Korespondencja wychodząca z PUP: 1) wszelka korespondencja przygotowana do wysyłki przekazywana jest do sekretariatu na stanowisko do spraw obsługi sekretariatu w dziale organizacyjno administracyjnym, 20

23 2) jako przesyłki polecone wysyłane są istotne sprawy związane z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego, pozostała korespondencja wysyłana jest listami zwykłymi, 3) pracownik ds. obsługi sekretariatu prowadzi ewidencję wysyłanej korespondencji, 4) sposób adresowania i znakowania kopert określa umowa zawarta z pocztą polską. 3. Szczegółowe zasady w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, określa instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt oraz instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego wprowadzone odrębnym zarządzeniem Dyrektora w porozumieniu z archiwum Państwowym. Rozdział XI Przygotowywanie wewnętrznych aktów prawnych 33 Projekty wewnętrznych aktów prawnych odpowiadające zasadom techniki legislacyjnej wraz z opinią prawną oraz uzasadnieniem przygotowują kierownicy działów na polecenie Dyrektora PUP, zastępcy Dyrektora PUP lub z własnej inicjatywy, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawnych. Rozdział XII Realizacji uchwał rady powiatu, zarządu powiatu i zarządzeń starosty Wpływające do PUP uchwały rady powiatu, zarządu powiatu i zarządzenia starosty ewidencjonuje dział organizacyjno administracyjny, 2. Uchwały rady powiatu, zarządu powiatu i zarządzenia starosty przekazuje się właściwym kierownikom działów do realizacji, 3. Kierownicy działów składają sprawozdania z wykonania uchwał oraz zarządzeń do końca stycznia kaŝdego roku za rok poprzedni do działu organizacyjno administracyjnego. Rozdział XIII Kierowanie odwołań od decyzji do Wojewody KaŜde odwołanie od decyzji, które wpłynęło do PUP jest szczegółowo analizowane z aktami sprawy, 2. JeŜeli z analizy akt sprawy wynika, Ŝe naleŝy zmienić decyzję na korzyść strony, to dział realizuje to we własnym zakresie, 21

24 3. Po sprawdzeniu i upewnieniu się, Ŝe nie zachodzą Ŝadne przesłanki do zmiany decyzji wydanej przez PUP, naleŝy przesłać odwołanie wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu. 4. Czynności te naleŝy wykonać z zachowaniem ustawowego terminu określonego w Kodeksie Postępowania Administracyjnego. Rozdział XIV Kontrola wewnętrzna i zewnętrzna w urzędzie Zasady kontroli wewnętrznej w PUP uregulowane zostały odrębnym zarządzeniem. 2. Kontrole zewnętrzne przeprowadzane są w PUP przez uprawnione organy kontroli zewnętrznej. 3. Odpowiednie warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania kontroli w PUP zapewnia kierownik działu organizacyjno administracyjnego. 4. Kierownik działu organizacyjno administracyjnego prowadzi ewidencję kontroli, ksiąŝkę kontroli, dokumentację z przeprowadzonych kontroli oraz koordynuje przygotowanie projektów odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne. 5. Kierownicy i koordynatorzy działów przygotowują propozycje odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne i przekazują kierownikowi działu organizacyjno administracyjnego. 6. Odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne i ewentualne zastrzeŝenia do wystąpień przygotowuje kierownik działu organizacyjno administracyjnego i przedkłada do podpisu Dyrektorowi. Rozdział XV Organizacja Powiatowego Urzędu Pracy Czas pracy pracowników Powiatowego Urzędu Pracy nie moŝe przekraczać 40 godzin tygodniowo i 8 godzin dziennie. 2. Ustala się następujący tygodniowy rozkład czasu pracy pracowników PUP: - od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do Ustala się czas przyjęć interesantów : - od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do z przerwą od do Dyrektor PUP moŝe w przypadkach indywidualnych, na wniosek pracownika wyrazić zgodę na inny czas pracy z zachowaniem 8-godzinnego dnia pracy i 40-godzinnego tygodnia pracy. 5. Dyrektor PUP moŝe w uzasadnionych przypadkach ustalić inny niŝ wymieniony w ust. 2 czas pracy Urzędu z zachowaniem 8-godzinnego dnia pracy i 40-godzinnego tygodnia pracy. 6. Zasady przyjmowania skarg i wniosków uregulowane zostały odrębnym zarządzeniem Dyrektora PUP. 22