inż. Konrad Postawa Akademia Aktywnego Seniora Wolontariusza

Transkrypt

1 inż. Konrad Postawa Akademia Aktywnego Seniora Wolontariusza W ramach programu: Organizator: Wrocław 2012

2 Edycja tekstu MS Word

3 Wstęp EDYCJA TEKSTU - MS WORD Zanim zaczniemy mówić o edytorze tekstu i jego możliwościach warto by było poznać podstawowe urządzenie służące nam do pisania, czyli klawiaturę komputerową. W brew pozorom za pomocą tego urządzenia możemy zrobić wiele więcej niż tylko pisać. Każdy przynajmniej raz zastanawiał się, do czego służą te klawisze z prawej strony opisane dziwnymi angielskimi skrótami albo, po co jest cały rząd klawisz F u góry klawiatury. Poniżej mamy standardową klawiaturę w układzie QWERTY (nazwa ta wzięła się od układu pierwszej linii liter). Funkcje klawiszy: F1 wyświetla pomoc F2 zmiana nazwy obiektu F3 uruchamia funkcję szukaj F4 wraz z klawiszem Alt (Alt+F4) zamyka aplikacje F5 odświeża stronę w przeglądarce F6 Zmiana okna, w którym pracujemy F7 Sprawdzanie pisowni w MS Office F8 włączanie Windows w trybie awaryjnym F9 Kompilacja lub uruchamianie projektu F10 Wyjście z programu z zapisaniem zmian F11 Przełącza w tryb pełnoekranowy F12 Zapisuje zrzut ekranu z gier Backspace (Bakspejs) usuwa znak stojący przed kursorem Tab (tabulator) służy do tworzenia wcięcia na początku akapitu, oraz do poruszania się po polach formularza Caps lock (Kapslok) włącza lub wyłącza tryb pisania wielkimi literami Enter służy do włączania aplikacji, przenoszenia tekstu o linijkę niżej, bądź zakończenia akapitu

4 Shift (Szift) jego przytrzymanie powoduje pisanie wielkimi literami lub używanie górnych symboli Ctrl (Kontrol) służy głównie do wywoływania skrótów w połączeniu z innymi klawiszami Alt umożliwia po przytrzymaniu pisanie polskich znaków np. ą, ę, ź, ć itp. Spacja służy do wstawiania przestrzeni między literami WinKey (Klawisz Windows) wywołuje menu start Menu (Klawisz Menu) wywołuje menu kontekstowe aplikacji Prt Sc (Print Screen) służy do robienia zdjęcia ekranu Sc Lk (Scroll Lock) po jego naciśnięciu możemy przesuwać zawartość okna za pomoca strzałek Brk (Break) zatrzymuje wykonywaną operację Ins (Insert) wstawi, nadpisuje tekst podczas jego edycji Home przenosi nas na górę strony lub początek dokumentu PgUp (Page Up) przesuwa na górę strony PgDn (Page Down) przesuwa na dół strony Del (Delete) usuwa znaki znajdujące się za kursorem End przesuwa kursor na koniec linii tekstu Num (Num Lock) włącza lub wyłącza klawiaturę numeryczną Słownik pojęć Akapit jest to wcięcie na początku tekstu (o długości od 1 do 1,5 firetu) mające na celu podzielenie go na mniejsze fragmenty. Białe znaki znaki pisarskie niewidoczne podczas druku takie jak spacja, enter czy tab. Firet - długość stosowana w typografii (w zecerstwie i DTP) używana bezpośrednio przy składzie tekstu, jest równa wysokości aktualnie używanego stopnia pisma. Indem górny lub dolny umieszczanie tekstu powyżej lub poniżej linii bazowej. Justowanie jest to wyrównanie tekstu jednocześnie do prawej i lewej krawędzi strony. Kolumna pionowy obszar tekstu. Wiersz poziomy obszar tekstu. Hiperłącze to odwołanie do innego dokumentu lub adresu internetowego. O edycji tekstu Po tym krótkim wstępie i zaprezentowaniu możliwości klawiatury komputerowej możemy przejść do sedna sprawy, czyli edytora tekstu MS Word. Podstawową funkcją tego programu jest wspomaganie tworzenia dokumentów biurowych, ale posiada on także możliwość tworzenia wykresów, tabeli, a nawet etykiet i korespondencji seryjnej opartej na basie danych. Edycję tekstu zacznijmy od rozmiaru i kroju czcionki. Aby zmienić formatowanie tekstu należy zaznaczyć dany jego fragment (za pomocą myszy lub po przytrzymaniu klawisza Shift), a następnie wybrać odpowiadające nam ustawienia. Rozmiar czcionki wybieramy z rozwijanego menu w zakresie od 8 pkt do 72 pkt. Istnieje także możliwość ręcznego wpisania rozmiaru z zakresu od 1 pkt do 999 pkt.

5 Obok rozmiaru czcionki bardzo ważny jest także jej krój, czyli ogólny styl wyglądu liter i odstępu między nimi. Możemy go wybrać z rozwijanego menu także dostępny jest podgląd krojów czcionek. i tam Kliknięcie na pozwoli nam edytować ustawienia akapitu, czyli głębokość wcięć przed i po tekście, wielkość odstępów między akapitami, oraz wyrównanie tekstu. Jeżeli chcemy pisać tekst w kilku kolumnach na jednej stronie, tak jak np. w gazetach czy czasopismach możemy wprowadzić do 4 kolumn klikając na. Kolejnym bardzo ważnym elementem jest rozmieszczenie tekstu na stronie. Można to robić za pomocą Tabulatora (wprowadzanie wcięć), Entera (wprowadzanie wolnej linii), czy z menu, po kolei wyrównanie do lewej krawędzi, wyśrodkowanie, wyrównanie do prawej krawędzi i wyjustowanie tekstu. Zapisywanie dokumentów W pakiecie Office mamy możliwość zapisania dokumentu w kilku formatach, a co za tym idzie ich świadomy wybór może mieć duże znaczenie. Jeżeli zapiszemy dokument w formacie najnowszego Office 2007, czyli *.docx nie będziemy mogli go uruchomić na starszym oprogramowaniu. Zapis w Office robimy klikając na lub wybierając z menu Zapisz lub jeżeli chcemy zmienić, albo ustawić format zapisu Zapisz jako. Jakie są formaty zapisu? Istnieje kilka popularnych formatów zapisu plików tekstowych, które wymienię poniżej. Każdy z nich różni się stopniem zaawansowania, kompresji i innymi parametrami, których nie będę tu wymieniał. TXT format zapisu Notatnika, czyli podstawowego edytora tekstu. Zapisuje on tylko tekst bez formatowania i innych elementów. RTF format tekstu WordPad a, czyli standardowego edytora tekstu Windows. Nie można w nim zapisywać plików zawierających tabele, wykresy i rysunki. DOC format zapisu programu Word DOCX format zapisu programu Word Uwaga nie jest odczytywany przez starsze wersje programu. ODT format zapisu darmowego programu OpenOffice Writer. Nie jest poprawnie odczytywany przez MS Office. Skróty klawiszowe Ctrl+A zaznaczenie całego dokumentu Ctrl+C kopiowanie zaznaczonego obszaru Ctrl+X wycinanie zaznaczonego obszaru

6 Ctrl+V wklejanie obiektu ze schowka Ctrl+Z cofanie ostatniej zmiany Ctrl+Shift+Spacja twarda spacja, czyli znak spacji wyglądający jak spacja, lecz nie traktowany przez program jako odstęp między wyrazami Shift+Enter miękki enter, czyli przejście do nowej linii nie traktowane przez program jako odstęp między liniami tekstu Edycja strony Zapoznaliśmy się już z podstawową edycją tekstu i sposobami zapisu dokumentu tekstowego, więc teraz przychodzi kolej na formatowanie strony dokumentu. Możemy to zrobić korzystając z karty Układ Strony (ilu.1) ilu.1 Mamy tu możliwość obrócenia strony w pionie i poziomie, ustawienia rozmiaru papieru standardowo np. A4, A5, A0 jak i niestandardowo według własnych potrzeb. Jak widać na ilustracji podstawowym zadaniem tej zakładki jest ustawianie marginesów, czyli odstępów od brzegu dokumentu. Standartowo jest to 2.5 cm. Innym ważnym zagadnieniem jest możliwość umieszczania w dokumencie tekstu, grafiki, tabeli lub innych elementów pochodzących z różnych źródeł. ilu.2 ilu.3 Możemy zrobić to bardzo prosto za pomocą zwykłego kopiowania potrzebnych nam informacji do schowka systemowego i umieszczania ich za pomocą zakładki Narzędzia główne (ilu.2) w danym miejscu dokumentu. Podczas tworzenia dokumentów urzędowych ważnym elementem jest nagłówek i stopka oraz numerowanie stron. Wstawianie tych elementów dostępne jest w zakładce Wstawianie (ilu.3). Wstawianie tabeli Kolejnym ważnym zastosowaniem MS Word jest możliwość tworzenia tabeli, choć nie tak zaawansowana jak w MS Excel, ale bardzo przydatna w codziennej pracy.

7 ilu.4 ilu.5 Za pomocą karty Wstawianie (ilu.4) mamy możliwość automatycznego wstawienia tabeli po wyborze ilości kolumn (w pionie) i wierszy (w poziomie). Możemy także ręcznie narysować tabelę za pomocą funkcji pisaka. W karcie Strona główna (ilu.5) możemy formatować zawartość tabel zarówno pod względem zmiany czcionki i jej wielkości jaki i pozycji tekstu, odstępu między liniami. Przydatną funkcją jest także sortowanie zawartości tabeli. Samą tabelę jak i zawarty w niej tekst możemy w całości przemieszczać w ramach naszego dokumentu. Istnieje także późniejsza możliwość połączenia ze sobą kolumn i wierszy jaki i ich dodatkowego rozdzielenia. Po wejściu w właściwości tabeli mamy możliwość ustawienia wysokości i szerokości wszystkich pól tabel zarówno w sposób automatyczny jak i ręczny (inne ustawienia dla każdej komórki). Jeżeli nie mamy ochoty na długą zabawę w formatowanie tabeli możemy z zakładki Projekt wybrać jeden z gotowych (i całkiem ciekawych) szablonów formatowania tabeli. Wstawianie obiektów ilu.6 W zakładce Wstawianie (ilu.6) mamy możliwość dodania do naszego dokumentu obrazów w formacie: *.gif, *.bmp, *.jpg, *.jpeg, *.png. Możemy dodać także standardowe obrazy MS Word, czyli Klipart i WordArt. Za pomocą tej zakładki możemy także wstawić kształt (kwadrat, prostokąt, koło itp.), a także wykres, pole tekstowe, filmy i dźwięki. Pisownia Oprócz standardowego pisania tekstu możemy także używać rozmaitych symboli, znaków, równań matematycznych i innych np. oznaczeń technicznych czy naukowych.

8 ilu.7 ilu.8 Aby wstawić symbol techniczny lub matematyczny wybieramy kartę Wstawianie (ilu7.) i tam z rozwijanego menu wybieramy interesujący nas symbol. W tej karcie mamy także możliwość wstawienia równania matematycznego czy wzoru naukowego. Podczas pisania możemy włączyć sprawdzanie pisowni i gramatyki, co skutecznie pomaga w unikaniu błędów. Jeżeli zrobimy błąd ortograficzny to błędnie napisany wyraz zostanie podkreślony na czerwono i po kliknięciu na niego będzie można wybrać poprawną wersję wyrazu. Natomiast błąd gramatyczny jest oznaczany zielonym podkreśleniem i analogicznie do ortograficznego kliknięcie na podkreślenie powoduje otwarcie menu, z którego wybieramy poprawną formę. Jeżeli natomiast brakuje nam jakiegoś słowa czy nie możemy wymyślić synonimu możemy posłużyć się narzędziem Tezaurus z zakładki Narzędzia (ilu.8), które to pomoże nam w znalezieniu nowego słowa. Zabezpieczenia W przypadku, gdy pracujemy na wielu komputerach, a nasze pliki są dostępne dla innych użytkowników ważnym elementem jest zabezpieczenie, abyśmy tylko my mieli dostęp do naszych dokumentów. W programie MS Word można ustawić szyfrowanie dokumentu, które będzie działało jak PIN w bankomacie, czyli bez podania hasła nie będzie możliwości otworzenia pliku. Istotne jest jednak, aby wybierać trudne do złamania hasła i nie zapisywać ich na karteczkach przy komputerze, bo w takich przypadkach nie ma to sensu.