system wspomagający zarządzanie zasobami firmy BCS POLSKA

Transkrypt

1 Pełna wiedza na temat stanu składników majątku trwałego przedsiębiorstwa Szybka i bezbłędna inwentaryzacja Zminimalizowanie ilości pomyłek przy inwentaryzacji Raporty wspomagające pracę administracji i księgowości nie tylko pod kątem inwentaryzacji Integracja z aplikacjami finansowo-księgowymi Moduły rozszerzające funkcjonalność rozwiązania (ewidencja kredytów, umów leasingowych, ubezpieczeń, napraw, wypożyczeń) Chcesz obniżyć koszty zarządzania wyposażeniem? Jeśli nie, to nie trać czasu na lekturę tej ulotki. system wspomagający zarządzanie zasobami firmy 1

2 icinveo to pewny i sprawdzony system wspomagający procesy zarządzania i ewidencji środków trwałych w przedsiębiorstwie. System usprawnia zadania związane z oznakowaniem posiadanego majątku, jego inwentaryzacją w firmie lub w terenie oraz rozliczaniem środków trwałych i innych elementów wyposażenia. icinveo umożliwia zarządzanie wszelkim wyposażeniem firmy, łatwą identyfikację osób odpowiedzialnych za stan urządzeń, lokalizację urządzeń, a także realizację czynności potrzebnych do zachowania ich w sprawności. System icinveo dostępny jest w wersjach: icinveo Standard icinveo Enterprise Identyfikacja z użyciem kodów kreskowych i komputerów mobilnych znacząco skraca proces inwentaryzacji wyposażenia oraz umożliwia bieżącą kontrolę stanu technicznego urządzeń. System icinveo wspomaga księgowość poprzez naliczanie comiesięcznych składek amortyzacji. Ponadto śledzi on wszelkie zmiany na karcie środka, zapisując je jako operacje księgowe. System icinveo pozwolił nam uporządkować i opisać znaczną ilość bardzo drobnego sprzętu jaka znajduje się w naszym Instytucie. System jest bardzo łatwy i prosty w obsłudze - bez trudu uzyskujemy dostęp do potrzebnych informacji, np. o lokalizacji, czy też przesunięciach danego sprzętu. icinveo pozwoliło nam praktycznie wyeliminować zaginięcia sprzętu i znacznie ułatwiło oraz przyspieszyło przeprowadzanie inwentaryzacji. Dr inż. Włodzimierz Zembrzuski Politechnika Poznańska Instytut Chemii i Elektrochemii Technicznej W ramach usług związanych z wdrożeniem systemu może zostać dostarczony interfejs do dowolnych systemów informatycznych wykorzystywanych do zarządzania przedsiębiorstwem, czy instytucją. Pracę z systemem należy rozpocząć od wprowadzenia informacji o wszelkich zasobach firmy. Aby ułatwić ten proces można skorzystać z modułu importu danych i wczytać listę środków, np. z programu księgowego firmy. Następnie dla każdego środka należy wydrukować, na drukarce termotransferowej zapewniającej wysoką trwałość nadruku, trudnozrywalną etykietę z kodem kreskowym. Po oklejeniu wszystkich istotnych z punktu widzenia zarządzania firmą przedmiotów, bardzo łatwo dokonuje się wszelkich inwentaryzacji, spisów z natury itp. 2

3 icinveo Standard to prosty w użyciu, w pełni funkcjonalny system wspomagający procesy zarządzania i ewidencji do środków trwałych w przedsiębiorstwie. Personalizacja wyglądu kartoteki środków trwałych System icinveo daje Użytkownikowi możliwość dostosowania wyglądu listy środków trwałych do swoich preferencji. Pozwala na dowolne ułożenie względem siebie kolumn oraz zmianę ich szerokości. Najczęściej używane kolumny ustawiane są z przodu, a te, które nie będą używane w ogóle, mogą zostać zlikwidowane. W kolumnach znajdują się informacje o środkach trwałych wprowadzone wcześniej przez Użytkownika. Zastosowania systemu icinveo przedsiębiorstwa produkcyjne: zarządzanie narzędziami i wyposażeniem instytucje: ewidencja wyposażenia, mebli, etc. biblioteki: ewidencja książek, mebli, sprzętu komputerowego służba zdrowia: zarządzanie urządzeniami, ewidencja wyposażenia służby mundurowe: ewidencja broni, amunicji, wyposażenia Edycja listy środków według różnych parametrów Program pozwala wyświetlać listę środków trwałych według różnych parametrów. Listę można sortować rosnąco lub malejąco według każdej aktywnej kolumny, grupować według różnych wartości bądź filtrować po dowolnych parametrach. Poprzez grupowanie można podzielić listę środków na grupy według wybranej wartości (np. według lokalizacji czy osoby odpowiedzialnej). Ilość środków na liście po zgrupowaniu nie zmienia się. Filtrowanie pozwala na wybór tylko tych środków, które odpowiadają zadanym parametrom. Po przefiltrowaniu Użytkownik otrzymuje skróconą listę środków. Można w ten sposób wyświetlić i wydrukować wszystkie środki, np. należące tylko i wyłącznie do jednej lokalizacji, zakupione określonego dnia. Listę wyświetlanych środków można również ograniczyć w zależności od ich statusu (środki nowe, w użyciu, zlikwidowane, sprzedane). Dodatkowo program umożliwia wydrukowanie aktualnej kartoteki środków. Drukowana jest dokładnie taka kartoteka jaka jest widoczna na ekranie (z uwzględnieniem układu kolumn, sortowania, grupowania i filtrowania). 3

4 Łatwe wprowadzanie nowego środka Wprowadzanie środka za pomocą Pomocnika importu danych Import danych najłatwiej przeprowadzić korzystając z pliku Microsoft Excel (zapisywanego jako plik CSV - rozdzielany przecinkami). Po uruchomieniu Pomocnika importu danych, Użytkownik wybiera plik do importu (zapisany wcześniej plik CSV). Po potwierdzeniu i wyborze, jako separatora kolumn, średnika, dokonuje się wyboru nazw kolumn, w których znajdują się wartości do importu (dopasowując kolumnę do odpowiedniego nagłówka w icinveo). W ten sposób jednorazowo można wprowadzić większą ilość środków (jeśli Użytkownik posiada już listę stworzoną np. w innym systemie). Wprowadzanie środka ręcznie za pomocą okna Nowy środek Użytkownik otwiera okno poprzez naciśnięcie: ikony Nowy w pasku narzędzi Nowy w menu podręcznym (dostępnym po naciśnięciu prawego klawisza myszy) Nowy z menu Środki Trwałe klawisza Insert na klawiaturze. W oknie Nowy wprowadzane są podstawowe informacje o środku. Obowiązkowe jest wprowadzenie nazwy środka (inne dane mogą być wpisywane później). Numer inwentarzowy może być nadawany automatycznie (według ustalonego schematu) lub wpisywany ręcznie z klawiatury. Po uzupełnieniu pól Użytkownik potwierdza wprowadzenie środka wciskając przycisk Dodaj. Wprowadzanie środka ręcznie za pomocą opcji Kopiuj Dodanie nowego środka za pomocą opcji Kopiuj odbywa się poprzez zaznaczenie kursorem środka, który ma być skopiowany i przyciśnięcie ikony Kopiuj na pasku narzędzi. Otwarte wówczas zostanie okno dodania nowego środka. Po uzupełnieniu numeru inwentarzowego i wciśnięciu przycisku Dodaj nastąpi skopiowanie wszystkich informacji opisujących środek trwały. Swobodne zarządzanie słownikami icinveo udostępnia informacje o: Miejscu użytkowania, Grupie, Osobie odpowiedzialnej, Klasyfikacji GUS i MPK (miejscu powstawania kosztów). Użytkownik systemu ma możliwość dowolnego zarządzania słownikami. Po stworzeniu wpisów w słownikach można dla każdego z wpisanych środków podać konkretne dane wybierając je z menu rozwijalnego przy każdej z pozycji. Edycja informacji o środkach trwałych System icinveo umożliwia szeroki w wygodny dostęp do edycji środków trwałych. Zakładka Podstawowe oraz Dodatkowe Zakładki te umożliwiają dostęp do wcześniej wpisanych informacji o środku trwałym oraz do informacji dodatkowych. Użytkownik systemu może dodać dowolny opis danego środka oraz zmienić status środka (przy wprowadzeniu środek automatycznie zapisany jest jako Nowy, status można zmienić na W użyciu, a potem na Zlikwidowany ). Do momentu przyjęcia środka można edytować wszystkie informacje. Po jego przyjęciu do użycia nie można zmienić jego numeru inwentarzowego. 4

5 Zakładka Amortyzacje System wspomaga dział księgowości dzięki możliwości stworzenia planu amortyzacji, naliczenia rat amortyzacyjnych: miesięcznych bądź rocznych. W zakładce Amortyzacje można wprowadzać wartości rodzaju, amortyzacji (jednorazowa, degresywna, liniowa, indywidualna), stopy procentowej, dotychczasowego umorzenia, podziału na MPK. Zakładka Operacje Umożliwia dostęp do pełnej historii danego środka. Zapisywane są tutaj wszystkie dokonywane na środku zmiany począwszy od zakupu środka poprzez zmiany dowolnych informacji o środku np. osoby odpowiedzialnej, lokalizacji itp., aż po likwidację środka. Dodatkowo dla operacji zatwierdzenia środka można wydrukować dokument przyjęcia środka do użycia (OT), a dla operacji zmiany lokalizacji dokument przeniesienia (MT). Zakładka Naprawy Pozwala na stworzenie i przeglądanie historii napraw. Dzięki temu łatwo Użytkownik w każdej chwili ma wgląd do informacji o awaryjności danego sprzętu i łatwo może podjąć decyzję o kolejnej naprawie lub np. o wymianie sprzętu na nowy. Zakładka MPK Pozwala na przypisanie do danego środka miejsc powstawania kosztów z procentowym współczynnikiem udziału danej lokalizacji w amortyzacji środka, np. drukarka stojąca na korytarzu używana jest równocześnie przez dział handlowy i dział marketingu, można wówczas amortyzacje procentowo podzielić na dwa działy w zależności od częstotliwości użytkowania. MPK pozwalają na dokładniejsze określenie kosztów generowanych, np. przez jeden konkretny dział. Integracja z aplikacjami finansowo-księgowymi Wydruk etykiet z kodem kreskowym Po wprowadzeniu do systemu środka trwałego i zmianie jego statusu na środek w użyciu można wydrukować dla niego etykietę z kodem kreskowym. Na etykiecie mogą się znaleźć dowolne dane a jej wygląd jest zależny od preferencji użytkownika. Etykietę można wydrukować dla jednego, wybranego środka lub dla wszystkich środków znajdujących się aktualnie w kartotece środków na ekranie (z uwzględnieniem filtrowania). Etykiety można wydrukować również dla lokalizacji i dla osób odpowiedzialnych. Inwentaryzacja System icinveo ułatwia przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez skrócenie czasu jej trwania i ograniczenie możliwości popełnienia błędu. Proces inwentaryzacji ogranicza się praktycznie do odczytu informacji za pomocą terminali mobilnych. Etapy inwentaryzacji: przesłanie informacji z systemu icinveo do aplikacji na przenośnym terminalu, rozpoznanie lokalizacji (odczyt etykiety lub wybranie z listy lokalizacji na terminalu), rozpoznanie wszystkich środków, które znajdują się w danej lokalizacji, zmiana lokalizacji (powtórzenie poprzednich dwóch punktów), przesłanie danych z terminala do systemu po zakończeniu inwentaryzacji. Po wprowadzeniu nowych danych, system icinveo poprzez raporty inwentaryzacji wykazuje zgodności, różnice lub braki. Raporty można wydrukować lub eksportować do pliku Excel. icinveo może wymieniać informacje z aplikacjami finansowo-księgowymi poprzez raporty oraz eksport/import danych. Dzięki temu listy środków nie trzeba wprowadzać od nowa, a comiesięczne raporty amortyzacji pozwolą szybko zaksięgować odpowiednie kwoty na właściwych kontach. 5

6 icinveo Enterprise to rozbudowana wersja systemu, która w stosunku do wersji Standard wyróżnia się modułową budową oraz indywidualnym podejściem do potrzeb Klienta. Na etapie analizy dobieramy potrzebne elementy systemu oraz projektujemy niezbędne zmiany, tak aby program był dopasowany do specyficznych wymagań Klienta. Trzon systemu stanowi moduł podstawowy, którego zadaniem jest gromadzenie podstawowych danych o środkach trwałych. Funkcjonalność systemu może być rozszerzona dzięki dostępnym modułom dodatkowym. Moduły wspierające i usprawniające pracę księgowości: Kredyty - odpowiada za ewidencję i nadzór nad umowami kredytowymi. Użytkownik ma możliwość rejestracji i przypisania umowy do środka oraz jej śledzenia. Leasing - odpowiada za ewidencję i nadzór nad umowami leasingowymi. Użytkownik ma możliwość rejestracji i przypisania umowy do środka oraz jej śledzenia. Ubezpieczenia - umożliwia zorganizowanie oraz usprawnienie nadzoru i zarządzania polisami ubezpieczeniowymi środków trwałych (np. samochody, budynki, sprzęt komputerowy, itp.). Moduł ten - podobnie jak przy ewidencji kredytów i umów leasingowych - posiada funkcję przypominania o terminach płatności polis ubezpieczeniowych. Moduły wspierające i usprawniające pracę działów odpowiedzialnych za bieżące funkcjonowanie środka (np. magazyn narzędzi, dział serwisowy, dział planowania zakupów nowych urządzeń): Serwis - odpowiada za ewidencję napraw i przeglądów okresowych. Użytkownik rejestruje fakt przekazania środka do naprawy. Środek poprzez zmianę statusu zachowuje się odmiennie np. jest niewidoczny podczas inwentaryzacji. Wypożyczenia - moduł ten rejestruje zdarzenia dotyczące środków trwałych składowanych w magazynie, które są czasowo wydawane: wewnętrznie, np. na place budowy, zewnętrznie, np. klientowi w celach testowych, czy pokazu. Moduł Wypożyczenia rejestruje zarówno to: co, komu i w jakim stanie zostało wydane, ale również w jakim stanie zostało zwrócone. 6

7 Architektura systemu icinveo Drukarka kodów kreskowych Centrala icinveo icuploader Terminal Drukarka kodów kreskowych icinveo icuploader Terminal Terminal System icinveo składa się z oprogramowania działającego na komputerze PC w systemie Windows oraz części terminalowej działającej na komputerach przenośnych z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych. Specyfikacja techniczna Komputer PC Komputer mobilny Drukarka kodów kreskowych zainstalowany system Windows (98, 2000, XP, Vista), minimalne wymagania MB RAM, 1GB HDD komputer przenośny - WinCE 5.0, 64 MB RAM, WLAN, czytnik kodów kreskowych i/lub RFID, np. Motorola MC3000 dowolna termotransferowa drukarka kodów kreskowych, np. Zebra GK420T 7

8 Dlaczego BCS Polska? ugruntowana pozycja na rynku znajomość procesów biznesowych przedsiębiorstw różnych branż potwierdzona dużą ilością wdrożonych rozwiązań przemysłowe standardy prowadzenia projektów IT wypracowane w ramach IBCS Group największego w obszarze Europy Środkowej integratora mobilnych systemów logistycznych wysokie statusy partnerskie wiodących firm technologii mobilnych (Motorola, Zebra, Cisco, SICK, LXE) usługi IT świadczone zgodnie z systemem jakości ISO 9001:2000 analizy przedwdrożeniowe zwiększające bezpieczeństwo inwestycji kompleksowe zarządzanie projektem wdrożenia systemu wielostopniowy system opieki serwisowej nad wdrożonymi rozwiązaniami BCS Polska Sp. z o.o Nowy Sącz, Al. Piłsudskiego 46 Centrala: Helpdesk: Oddziały w Krakowie, Poznaniu, Warszawie. bcs@bcspolska.pl