Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do SIWZ/ załącznik nr 1 do umowy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Informacje ogólne. Przedmiotem zamówienia jest dostawa systemu informatycznego (określanego dalej jako System ) służącego do rozprowadzania i rozliczania mandatów karnych oraz do ewidencjonowania wpływów i należności z tytułu grzywien nałożonych w drodze mandatu karnego na potrzeby Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, wraz z wdrożeniem i świadczeniem usługi serwisowania oraz zakupem serwera, zasilacza awaryjnego do serwera oraz siedmiu drukarek sieciowych, obejmująca: 1) dostawę i wdrożenie w siedzibie Zamawiającego Systemu, w tym w szczególności: a) dostarczenie niezbędnego oprogramowania systemowego i bazodanowego w wersji 50 (pięćdziesięcio) stanowiskowej dla części Systemu działającej w sieci wewnętrznej oraz nieograniczonej liczbie dostępów do modułu wprowadzania mandatów karnych dla organów uprawnionych do nakładania grzywien, b) dokonanie migracji danych z aktualnie użytkowanego systemu rozliczania mandatów, c) dostarczenie opisu architektury Systemu, d) dostarczenie instrukcji: techniczno-bazodanowych, administratora, użytkownika, instalacji oprogramowania, e) dostarczenie ostatniej wersji instalacyjnej oprogramowania na niezabezpieczonym przed odczytem nośniku, f) dostarczenie i wdrożenie systemu archiwizacji danych (dla Systemu), g) udzielenie licencji na czas nieoznaczony na korzystanie z oprogramowania, h) przeprowadzenie przez wykonawcę niezbędnych szkoleń w zakresie dostarczonego oprogramowania, i) dostarczenie opisu Systemu, zgodnego z wymogami ustawy o rachunkowości, a mianowicie zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 2) usługę serwisową wdrożonego Systemu, w tym w szczególności: a) udzielenie gwarancji na System na okres 24 miesięcy, liczony od daty obustronnego podpisania bez uwag protokołu odbioru, b) świadczenie w okresie gwarancyjnym bezpłatnego wsparcia wdrożonego Systemu, usługi helpdesk na zasadach przedstawionych w pkt. IV. 9. c) wykonywanie serwisu systemu archiwizacji danych, 3) dostawę serwera, zasilacza bezprzerwowego UPS i siedmiu drukarek sieciowych wg załącznika nr 5 do SIWZ. Strona 1 z 6

2 II. Wymagania niezbędne dla Oddziału Postępowania Mandatowego w Wydziale Finansów i Budżetu WUW podstawowe funkcjonalności systemu dotyczące prowadzenia gospodarki mandatami karnymi. 1. Gospodarowanie bloczkami mandatowymi: a) ewidencja, rozliczanie, inwentaryzacja bloczków, b) salda jednostek nakładających grzywny, c) rejestr wydanych, sprzedanych i zwróconych bloczków, d) istnienie mechanizmu automatycznej kontroli systemu nad właściwym gospodarowaniem bloczkami mandatowymi zwracanymi przez jednostki odcinkami mandatów karnych. 2. Ewidencja przypisów należności: a) wprowadzanie, aktualizacja i weryfikacja przypisów, b) import przypisów z zewnętrznych nośników danych (np. od Policji), c) eksport zarejestrowanych przypisów do systemu F-K, d) wprowadzanie nowego dłużnika i edycja danych istniejącego dłużnika z zachowaniem pełnej historii zapisów dotyczących dłużnika, takich jak: imię i nazwisko, pesel, imię ojca, imię matki, informacje adresowe, wystawione lub wycofane tytuły wykonawcze, mandaty rozłożone na raty, częściowe zapłaty, e) wyszukiwanie informacji o osobach, które już wcześniej były ukarane mandatem karnym, możliwość podglądu informacji i uzupełnienia danymi uzupełnianych formatek, f) sprawdzenie formalne przy wprowadzaniu danych, np. poprawność numeru PESEL lub sprawdzenie czy osoba ukarana skończyła 17 lat, g) sprawdzenie poprawności i unikalności numeru i serii mandatu. 3. Ewidencja wpłat należności: a) wprowadzanie, aktualizacja i weryfikacja wpłat, b) automatyczne łączenie wpłat z przypisami należności, istnienie mechanizmu weryfikacji poprawności jego przypisania, c) import wpłat z systemu bankowości elektronicznej NBP Video-Tel z automatycznym rozliczaniem przypisu, d) podczas księgowania wpłaty do mandatu możliwość dostępu do pełnej historii danego mandatu (wcześniejsze wpłaty, rozłożenia na raty, przedawnienia, tytuły wykonawcze itp.), e) opis dokonującego wpłaty: zobowiązany, Urząd Skarbowy (zwany dalej US), Komornik Sądowy (zwany dalej KS), kasa Urzędu, f) ewidencjonowanie opłat komorniczych i prowizji bankowych do wpłat przekazanych przez US, g) ewidencjonowanie kosztów egzekucyjnych należnych US, a mylnie przekazanych przez zobowiązanego na rachunek bankowy wierzyciela. 4. Ewidencja tytułów wykonawczych (zwanych dalej TW): a) pojedyncze i zbiorcze wystawianie TW do niezapłaconych mandatów karnych oraz ich wydruk wraz z ewidencją w podziale na US, możliwość wskazania przez użytkownika liczby TW jaka ma zostać jednorazowo wystawiona oraz liczby dni opóźnienia w dokonaniu płatności, wskazanie US lub województwa, powiatu, miejscowości itp. dla których mają zostać wystawione TW, b) automatyczne i pojedyncze ustalanie US z możliwością zmiany przypisanego US z zachowaniem historii dokonanych zmian, c) aktualizacja i weryfikacja TW, d) oznaczanie daty i statusu dokonania przez organ egzekucyjny zwrotu TW (np. zapłacony, przedawniony, umorzenie przez US postępowania egzekucyjnego z powodu nieściągalności należności, zgonu ukaranego, na żądanie wierzyciela, TW zawiera wady formalne, inne); Strona 2 z 6

3 wdrożenie mechanizmu weryfikacji zasadności zwrotu, np. wyegzekwowania lub uregulowania pełnej kwoty należności, braku wymagalności należności, daty przedawnienia się należności, ewidencjonowania decyzji, postanowienia, rozszerzenie informacji o przekazaniu TW do KS itp., e) prowadzenie rejestrów TW przekazanych do egzekucji przez poszczególne US, f) automatyczne generowanie wycofań TW w przypadku uregulowania należności (również w sytuacji, gdy pierwsza wpłata częściowa została dokonana przez US, a kolejna regulująca w całości zobowiązanie przez zobowiązanego) oraz zmniejszeń należności (częściowe wpłaty), g) zaznaczanie TW przekazanych przez US do innego, właściwego organu egzekucyjnego w przypadku zmiany przez zobowiązanego US lub zbiegu egzekucji (administracyjnej i sądowej) z zachowaniem pełnej historii zapisów; w przypadku niewystawienia jeszcze dla płatnika TW na inne niezapłacone mandaty karne wdrożenie mechanizmu weryfikacji poprawności wprowadzonych do systemu danych osobowych, ich edycji i przypisania właściwego US, h) wydruk wycofań TW dla mandatów zapłaconych i uchylonych przez sąd zarówno do US, jak i KS, i) wystawianie i drukowanie duplikatów TW oraz oznaczenie w Systemie, że do danego mandatu wystawiono duplikat TW z datą jego wystawienia, j) wznowienia TW i ich wydruk z ewidencją oraz oznaczenie w programie, że do danego mandatu karnego wznowiono TW z datą wznowienia, k) możliwość oznaczenia mandatów, do których nie powinien wydrukować się TW pomimo braku wpłaty, wraz z opisem przyczyny oznaczenia takiego mandatu oraz raport takich mandatów. 5. Możliwość przekazywania w formie elektronicznej TW oraz wycofań i umniejszeń do US w sposób wskazany przez Ministerstwo (MSW i / lub MF) obecnie za pomocą pliku wymiany w formacie XML, z gotowością dostosowania (w ramach serwisu) do przekazywania poprzez platformę e-puap bądź inną wskazaną przez Ministerstwo. 6. Możliwość drukowania wystawionych TW w trybie graficznym i tekstowym zapewniając: a) możliwość samodzielnego definiowania maksymalnego rozmiaru paczki TW, tj. liczby pojedynczych kompletnych TW zaznaczanych do wydruku jednorazowo z możliwością drukowania wszystkich niewydrukowanych jeszcze TW jako paczka (System sam określa rozmiar paczki) oraz z domyślnym ustawieniem liczby 100 sztuk TW w paczce, b) wydruk kompletnych TW wybranych z poziomu programu, z opcją zaznaczenia jednym przyciskiem całej paczki lub ręcznego zaznaczania wybranych TW oraz wydruk ewidencji TW celem przekazania jej do US wraz z TW, c) automatyczne zaznaczanie w systemie wydrukowanych TW z podaniem daty ich drukowania oraz zapewnieniem weryfikacji zaznaczania na wypadek, gdyby po wysłaniu paczki TW do drukarki wydruk zakończył się niepowodzeniem. Przykład: interakcja z użytkownikiem, który potwierdza poprawność wydruku lub możliwość odznaczania TW zaznaczonych jako wydrukowane, także odznaczanie całych paczek określonych w punkcie b), d) informacja przed rozpoczęciem drukowania o istnieniu w paczce TW już drukowanych i możliwość każdorazowej decyzji operatora o tym, czy system powinien zredukować paczkę wyłącznie do TW jeszcze niedrukowanych, czy też kontynuować proces drukowania z bieżącą paczką, e) zapewnienie możliwości przerwania drukowania paczki, a następnie wznowienia tego procesu w dowolnym momencie, bez potrzeby wyszukiwania TW, na którym proces ten przerwano, f) dostęp do ustawień parametrów wydruku TW (skalowanie, definiowanie marginesów, wybór stron do wydruku, możliwość dodania tekstu stałego do każdego TW), w tym dostęp do odpowiednich opcji wydruku drukarki. Ustawienia domyślne powinny umożliwić poprawne drukowanie w trybie tekstowym na drukarce igłowej typu PRINTRONIX (wydruki na składance komputerowej od 1 do 3 warstw papieru z perforacją), g) możliwość wyświetlania podglądu wydruku przed samym drukowaniem i możliwość wyłączenia tego podglądu, h) wykaz TW z zaznaczeniem TW już wydrukowanych powinien zawierać możliwość wyszukiwania, filtrowania i sortowania, w tym wyszukiwania według kryterium nazwiska i imienia osoby Strona 3 z 6

4 ukaranej, i) drukowanie TW, wycofań i umniejszeń na posiadanych przez Zamawiającego urządzeniach PRINTRONIX. 7. Słowniki US, gmin, miejscowości (powiązanie miejscowości z odpowiednią gminą i US oraz ulic w miejscowościach, w których znajduje się więcej niż jeden US), wystawców mandatów z możliwością ich edycji. Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia oraz aktualizacji słowników w ramach serwisu. 8. Raporty mandatów karnych przedawnionych, nadpłaconych, zadłużonych (z możliwością podziału na kredytowane, gotówkowe, zaoczne), rozłożonych na raty, zapłaconych po wystawieniu TW, uchylonych przez sąd lub druków unieważnionych, zaewidencjonowanych opłat komorniczych, kosztów egzekucyjnych, prowizji bankowych, wpłat nieprzypisanych do numeru mandatu (wpłata na nazwisko bez podania numeru mandatu), wpłat od nieznanych płatników (wpłata na numer mandatu, którego brak w bazie). 9. Wystawianie przelewów dot. zwrotów nadpłat i błędnych wpłat: a) generowanie przelewów do US i przelewów indywidualnych, b) eksport danych do systemu bankowości elektronicznej NBP Video-Tel. 10. Zabezpieczenie możliwości uzupełniania informacji przy danych mandatach o uiszczonych przez wierzyciela zaliczkach przekazywanych KS na poczet wydatków egzekucyjnych oraz o kosztach powstałych w toku prowadzonej egzekucji. 11. Rozkładanie na raty pełnej należności oraz należności, która została częściowo uregulowana przed wydaniem decyzji o rozłożeniu na raty oraz odraczanie terminów płatności należności. 12. Rejestrowanie harmonogramu ratalnego dla wybranego mandatu karnego zgodnie z wydaną decyzją oraz generowanie pisma o zawieszeniu postępowania egzekucyjnego. 13. Weryfikacja przez system regulowania przez zobowiązanego grzywny zgodnie z zarejestrowanym planem ratalnym, powiadamianie operatora o płatniku nieregulującym grzywny zgodnie z ustalonym planem ratalnym oraz generowanie pisma o odwieszeniu postępowania egzekucyjnego. 14. Statusy płatników (zgon zobowiązanego, przebywa za granicą, zakład karny) oraz mandatów karnych (uchylone przez sąd, druk mandatu unieważniony, rozłożone na raty, z odroczeniem terminu płatności, wstrzymana egzekucja, umorzenie pełnej wysokości należności oraz częściowo wyegzekwowanej należności, przedawnienie należności). 15. Wybór i wydruk płatników wg ustalonych statusów jak w pkt Wydruk historii wskazanego dłużnika lub mandatu karnego. 17. Analiza terminowości wpłat dotyczących mandatów rozłożonych na raty i z odroczonym terminem płatności oraz generowanie zestawienia mandatów rozłożonych na raty dla których upłynął termin płatności, a także sprawdzanie stanu wymagalności należności dla których przyznano ulgę w zapłacie, celem ustalenia kwoty niewymagalnej należności). 18. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia w instrukcji operatora i administratora procedury zmiany drukarki wykorzystywanej przez system oraz ewentualne niezbędne zmiany parametrów wydruku. 19. Kompleksowe generowanie korekt księgowych (np. w formie polecenia księgowania) oraz sprawozdań dotyczących zaewidencjonowanych przypisów i operacji księgowych (np. umorzenia, uchylenia, zgon) za zadany czas na potrzeby komórek finansowych i księgowych urzędu. 20. Rejestrowanie przez operatora notatek dla danej sprawy z możliwością ich edycji i zachowaniem pełnej historii zapisów. 21. Możliwość wyszukiwania informacji w bazie na podstawie różnorodnych kryteriów wyboru. 22. System powinien posiadać możliwość przenoszenia danych komputerowych na inny nośnik danych. Format danych powinien być czytelny dla popularnego oprogramowania (Excel, OpenOffice, CSV, DBF). Funkcjonalność chroniona prawami dostępu dla wybranych użytkowników. Strona 4 z 6

5 III. Wymagania niezbędne dla wystawcy mandatów (np. Policja) - podstawowe funkcjonalności systemu dotyczące prowadzenia gospodarki mandatami karnymi 1. Kompleksowa gospodarka i nadzór nad bloczkami mandatowymi wydawanymi funkcjonariuszom - np. podając dane bloczka mandatowego możliwość ustalenia jego brakujących (nie zdanych) odcinków. 2. Możliwość generowania i drukowania raportów bloczków mandatowych przyjętych, wydanych i zdanych po ich wykorzystaniu. 3. Możliwość wprowadzania danych z odcinków D mandatów karnych. 4. Generowanie formularza statystycznego nałożonych mandatów karnych, umożliwiającego wszechstronne wyszukiwania w założonych przedziałach czasowych wg dowolnie zadanych parametrów, np.: danych osobowo-adresowych osób ukaranych, identyfikatorów funkcjonariuszy nakładających mandat, kwalifikacji prawnej czynu, numeru i serii mandatu karnego - zarówno na poziomie pojedynczej komendy Policji, jak i całego województwa. 5. Możliwość wykorzystania danych osób już istniejących w bazie przy ponownym wprowadzaniu mandatu takiej osoby. 6. Sposób wprowadzania nazwy i kodu pocztowego gminy identyfikowanej prezentowanej obecnie na podstawie podanego adresu osoby ukaranej z mandatu wraz z możliwością jej samodzielnej zmiany w przypadku pomyłki lub podania przez wprowadzającego w przypadku jej braku. 7. Sprawdzanie formalne przy wprowadzaniu danych, np. poprawność numeru PESEL lub sprawdzanie, czy osoba ukarana ukończyła 17 lat. 8. Transfer danych z wyodrębnionego systemu policyjnego do systemu ewidencji mandatów karnych prowadzonego w WUW. 9. Możliwość określania praw dostępu do danych. IV. Wymagania pozostałe. 1. Dostęp do Systemu w sieci wewnętrznej możliwy będzie ze stacji klienckich z zainstalowanym systemem operacyjnym MS Windows (XP Professional, Vista, 7 32 i 64-bit). 2. Dostęp do modułu wprowadzania mandatów karnych dla organów podległych Wojewodzie zrealizowany zostanie za pomocą technologii webowej (przeglądarka WWW, połączenie szyfrowane w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa wprowadzanych danych). 3. Udostępnianie modułu wprowadzania mandatów karnych odbywać się będzie stopniowo, w całym okresie trwania okresu gwarancyjnego na System, w zależności od stopnia zainteresowania i uzgodnień pomiędzy WUW a organami uprawnionymi do nakładania grzywien. 4. System zawierać będzie narzędzie raportujące, umożliwiające tworzenie wzorów raportów, udostępniane do bieżącego generowania i aktualizacji określonym grupom operatorów. 5. Operatorzy pracujący w systemie muszą (na podstawie gotowego zestawu uprawnień przypisanych dla funkcji, jaką pełnią w systemie) widzieć tylko taki zakres systemu, jaki odpowiada pełnionej przez nich funkcji, włącznie z osobnym nadawaniem uprawnień do zatwierdzania, księgowania czy autoryzowania operacji, jeśli taka jest wymagana. 6. Wykonawca przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego niezbędne szkolenie dla wszystkich użytkowników aplikacji, w następującym wymiarze: 1) dla operatorów (w liczbie ok. 50 użytkowników) min. 20 godzin, 2) dla administratorów (w liczbie ok. 4 użytkowników) min. 6 godzin. Dla operatorów szkolenie będzie obejmowało ogólną prezentację systemu oraz warsztaty z obsługi systemu w zakresie niezbędnym do wykonywanych przez nich czynności. Dla administratorów szkolenie będzie obejmowało ogólną prezentację systemu wraz z omówieniem funkcjonalności niezbędnych do prawidłowego administrowania systemem. Wykonawca musi dostosować właściwą liczbę ćwiczeń dla poszczególnych grup użytkowników w sposób pozwalający na samodzielne Strona 5 z 6

6 użytkowanie systemu. Ze względu na dużą liczbę operatorów Zamawiający akceptuje przeprowadzenie szkolenia dla nich w grupach. Możliwe będzie prowadzenie szkolenia przy jednym stanowisku dla większej liczby osób. Termin realizacji szkolenia zostanie ustalony między Zamawiającym a Wykonawcą w trakcie realizacji umowy. W razie potrzeby w późniejszym okresie szkolenia będą powtarzane w przypadku zmian funkcjonalności systemu. 7. W ramach dostawy Wykonawca dostarczy i wdroży system archiwizacji danych pozwalający na zautomatyzowane zapisywanie kopii baz danych na urządzeniach posiadanych przez Zamawiającego. 8. Wykonawca dostarczy dokumentację w języku polskim: 1) opis architektury Systemu, 2) instrukcję techniczno-bazodanową, 3) instrukcję administratora, 4) instrukcję użytkownika, 5) instrukcję instalacji oprogramowania, 6) opis Systemu, zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości, a mianowicie zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. 9. Wykonawca dostarczy ostatnią wersję instalacyjną oprogramowania na niezabezpieczonym przed odczytem nośniku. 10. Wykonawca zastosuje w Systemie metody ochrony danych osobowych zgodne z przepisami w tym zakresie. 11. Zamawiający zapewni Wykonawcy podczas trwania usługi serwisu gwarancyjnego Systemu możliwość zdalnej interwencji przy wykorzystaniu sieci WAN, poprzez zapewnienie bezpiecznego łącza serwisowego (szyfrowany kanał VPN) umożliwiającego Wykonawcy swobodny dostęp do zasobów serwera, na którym zainstalowano System, w zakresie niezbędnym do jego serwisowania i konserwacji. 12. Świadczenie usługi serwisu gwarancyjnego Systemu rozumiane jest przez Zamawiającego jako: a) rozwiązywanie problemów występujących w trakcie eksploatacji, b) usługa typu helpdesk prowadzona przez pracowników Wykonawcy na rzecz administratorów Systemu - Wykonawca zapewni administratorom możliwość skontaktowania się z pracownikiem helpdesk Wykonawcy każdego dnia roboczego w godzinach od 8:00 do 16:00, na rzecz operatorów Systemu - użytkownicy muszą mieć możliwość skontaktowania się z pracownikiem helpdesk każdego dnia roboczego w godzinach od 8:00 do 16:00. c) serwis konserwacyjny Systemu wraz z konfiguracją elementów programowych powiązanych z działaniem Systemu, w tym systemów operacyjnych, baz danych, przestrzeni dyskowych wykorzystywanych przez System, d) w przypadku awarii sprzętowych udzielenie pomocy w zakresie uruchomienia, instalacji, konfiguracji oraz przenoszenia poszczególnych elementów Systemu, e) rozpoznawanie i usuwanie błędów zgodnie z ustalonymi priorytetami i wytycznymi, f) modyfikacje Systemu wynikające z dostosowania do zmian w obowiązujących przepisach prawa, wykonywane w ramach przedmiotu zamówienia.. (miejscowość, data) (podpis Wykonawcy) Strona 6 z 6