B-ZP Czeladź, r. Pan mgr Arkadiusz Olechwieruk Naczelnik Wydziału Prawno- Organizacyjnego w miejscu. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 B-ZP Czeladź, r. Pan mgr Arkadiusz Olechwieruk Naczelnik Wydziału Prawno- Organizacyjnego w miejscu Wystąpienie pokontrolne Zgodnie z Rocznym planem kontroli w dniach od 4 lutego do 7 marca 2016 r. przeprowadzono kontrolę, której przedmiotem była poprawność prowadzenia dokumentacji kadrowej pracowników Urzędu Miasta Czeladź obejmującej: akta osobowe, sprawy wykorzystania urlopów pracowniczych, ewidencji czasu pracy, terminowości kierowania pracowników na badania lekarskie. Zgodnie z 39 Regulaminu Organizacyjnego UMC prowadzenie dokumentacji w powyższym zakresie należy do zakresu działania Referatu Kadr i Spraw Pracowniczych. Zakres badanych zagadnień, okres objęty kontrolą oraz ustalenia przestawiono szczegółowo w Protokole kontroli Nr 2/2016 podpisanym i przekazanym Panu Naczelnikowi Wydziału i Kierownikowi Referatu Kadr i Spraw Pracowniczych w dniu 8 marca 2016 r. Kontrolowani zostali poinformowani o przysługującym prawie do zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu. Do Protokołu nie wniesiono uwag ani zastrzeżeń. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 8 marca 2016 r. W trakcie czynności kontrolnych przeanalizowano dokumentację udostępnioną przez Referat Kadr i Spraw Pracowniczych w zakresie objętym kontrolą i ustalono: W zakresie prowadzenia akt osobowych, umów o pracę, zakresów czynności, świadectw pracy Sprawdzono akta osobowe 26 pracowników (naczelników wydziałów, zastępców naczelników, kierowników referatów, pracowników wydziału Gospodarki Nieruchomościami) i w oparciu o tę próbę stwierdzono: akta prowadzone są w wymaganej formie papierowej, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu; są założone oddzielnie dla każdego pracownika, składają się z trzech części : A, B, C;, dokumenty w każdej z nich są ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane; dla każdej części akt sporządzono wykaz przechowywanych w niej dokumentów; każdy dokument umieszczony w teczce osobowej ma swój indywidualny numer naniesiony w prawym górnym rogu; 1

2 teczki osobowe są oznaczone imieniem i nazwiskiem pracownika i datą podjęcia zatrudnienia, zakresy czynności, umowy/aneksy, porozumienia zmieniające i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich zamieszczone są prawidłowo w części B akt osobowych i wpisane do wykazu dokumentów oraz oznaczone numerem porządkowym ze spisu. W oparciu o sprawdzone 24 świadectwa pracy wystawione pracownikom w 2015 r. stwierdzono: przy wystawianiu świadectw wykorzystuje się wzór świadectwa będący załącznikiem do rozporządzenia zawierający wszystkie elementy wymagane prawem; wszystkie świadectwa zostały wystawione niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia; każde świadectwo posiada pieczęć nagłówkową pracodawcy i Nr REGON, datę wystawienia, podpis Burmistrza Miasta (pieczęć imienna i podpis), oznaczone jest nr klasyfikacyjnym z JRWA SE-SP.2121; w 18 przypadkach świadectwa zostały odebrane osobiście przez pracowników z potwierdzeniem daty odbioru, w 6 przypadkach przesłano je pracownikom pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru; każde świadectwo posiada pouczenie wynikające z art kp.o treści: Pracownik może w ciągu 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie tego świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu rejonowego-sądu pracy. wniosków o sprostowanie świadectw pracy nie było; świadectwa pracy sporządzane są w 2 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, a drugi dołącza się do akt osobowych i przechowuje w części C umieszczając w spisie dokumentów dotyczących tej części akt i oznaczając numerem z tego spisu; w jednym przypadku przy umowie na czas nieokreślony wydano świadectwo z 1-dniowym wyprzedzeniem przed ustaniem zatrudnienia (dot. H.Zaborowskiej) - ustanie zatrudnienia: , data świadectwa r., prawidłowo powinno być gdyż 28 lutego 2015 roku był dniem wolnym od pracy (sobota). Wszystkie umowy o pracę, aneksy do nich, porozumienia zmieniające warunki pracy i płacy zawierane z pracownikami mają formę pisemną i zawierają dane wymagane przez przepisy kodeksu pracy. W Urzędzie Miasta stosuje się pisemne zakresy czynności w postaci dokumentu, podpisanego przez pracownika i jego bezpośredniego przełożonego. W zakresie przyznawanych dodatków za wysługę lat, nagród jubileuszowych Referat Kadr każdorazowo o nabyciu przez pracownika prawa do dodatku stażowego w wymiarze 5 % informuje pracownika aneksem do umowy o pracę oraz kopią tego dokumentu Wydział Finansowo Budżetowy podając kwotę przysługującego dodatku, datę nabycia prawa do wypłaty i informacje o konieczności wypłaty zwiększonego dodatku o 1 % za każdy następny rok pracy do 20 % po 20 latach pracy. W 2015 roku - 3 pracowników nabyło uprawnienia do wypłaty 5 - procentowego dodatku za wysługę lat, natomiast na dzień osobom przysługiwały dodatki w maksymalnej wysokości 20 %. W roku 2015 wypłacono nagrody jubileuszowe dla 19 pracowników Urzędu w oparciu o dokumentację potwierdzającą okres zatrudnienia znajdującą się w aktach osobowych n/w pracowników: 2

3 za 20 lat pracy po 75 % miesięcznego wynagrodzenia 6 osób; za 25 lat pracy po 100 % miesięcznego wynagrodzenia 2 osoby, za 30 lat pracy po 150 % miesięcznego wynagrodzenia 3 osoby, za 35 lat pracy po 200 % miesięcznego wynagrodzenia 4 osoby; za 40 lat pracy po 300 % miesięcznego wynagrodzenia 4 osoby. Okresy uprawniające do nagrody ustalił Kierownik Referatu Kadr i Spraw Pracowniczych w oparciu o dokumenty zgromadzone w teczce aktowej i zapisy co do historii zatrudnienia w systemie REKORD zawierające dane co do poprzednich miejsc pracy z okresami zatrudnienia wyliczonymi w latach, miesiącach i dniach oraz okresem zatrudnienia w obecnym miejscu pracy. Podstawą wypłat nagród jubileuszowych dla w/w pracowników były pisma, w których określano staż pracy, procent wynagrodzenia miesięcznego oraz datę nabycia prawa do nagrody jubileuszowej, kierowane na bieżąco przez Kierownika Referatu Kadr do Wydziału Finansowo-Budżetowego i Listy wypłat sporządzane przez pracownika Wydziału Finansowo-Budżetowego. Zgodnie z art.36 ust.2 ustawy o pracownikach samorządowych w związku z przepisami 8 ust.1 i 5 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody. Nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody. W przypadku jednego pracownika wypłacono nagrodę jubileuszową po upływie 14 dni od daty nabycia przez pracownika prawa do tej nagrody. Natomiast w sześciu przypadkach Wydział Finansowy wypłacił nagrody z wyprzedzeniem od 1 do 4 dni przed dniem nabycia do nich prawa przez pracowników, a w trzech przypadkach w dniu nabycia tego prawa. W zakresie wykorzystania urlopów pracowniczych Zgodnie z art.168 kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Plan urlopów to dokument tworzony na podstawie art.163 Kodeksu pracy, w którym pracodawca ustala terminy wykorzystywania przez pracowników urlopów wypoczynkowych w danym roku kalendarzowym, w którym pracownicy nabyli do nich prawo. Pracodawca ma obowiązek ich sporządzania gdy w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa, a taka sytuacja dotyczy Urzędu Miasta. Plan urlopów dostępny jest dla pracowników w Referacie Kadr i własnej komórce organizacyjnej. Pracownik może rozpocząć urlop wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody przełożonego na karcie urlopowej. Z przedstawionych danych odnośnie wykorzystania urlopów w 2015 r., niewykorzystanych za 2014 r. wynika, że 1 pracownik (P.Osika z Wydziału Promocji) na dzień zakończenia kontroli tj.7 marca 2016 r. miał niewykorzystany urlop z roku 2014 ( 3 dni), który powinien mu być udzielony przez bezpośredniego przełożonego najpóźniej do 30 września 2015 r. Ewidencja czasu pracy Zgodnie z wymogami rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w UM dla każdego pracownika założona jest karta ewidencji czasu pracy w postaci Rocznej karty obecności w pracy prowadzona przez komórkę kadrową przy wykorzystaniu programu komputerowego KADRY I PŁACE. Ewidencja służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia pracownika, a także innych świadczeń związanych z pracą oraz dbałości o przestrzeganie przepisów dotyczących czasu 3

4 pracy. Do ewidencjonowania czasu pracy służą również listy obecności, karty urlopowe, delegacje, książki wyjść służbowych i w sprawach prywatnych. Badania lekarskie Wymóg posiadania aktualnych badań lekarskich przez pracownika obciąża pracodawcę, który zgodnie z art kodeksu pracy nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku pracy. Zgodnie z obowiązującym w UM Regulaminem pracy pracodawca jest zobowiązany zapewnić przeprowadzenie badan lekarskich, a do podstawowych obowiązków pracowników należy poddawanie się, zgodnie ze skierowaniem pracodawcy, badaniom lekarskim oraz stosowanie się do zaleceń lekarskich. Badania wstępne pracowników zatrudnionych w 2015 roku dotyczyły 10 pracowników, z czego 2 osoby dostarczyły orzeczenia z przekroczeniem terminu: w jednym przypadku o 30 dni od daty zatrudnienia (Ł.Kożuch), a w drugim o 18 dni (M.Skiba). Badaniom kontrolnym podlegało 9 pracowników i wszyscy wykonali je w wymaganym terminie. W przypadku nieprzestrzegania przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy to pracodawca (lub osoby działające w jego imieniu), a nie pracownik podlega karze grzywny. Wyniki kontroli omówiono i udzielono stosownego instruktażu w trakcie podpisywania Protokołu kontroli zwracając uwagę na terminy wystawiania świadectw pracy (1 przypadek wystawienia świadectwa pracy przed ustaniem zatrudnienia), terminy wypłacania nagród jubileuszowych w tej sprawie będzie odrębne wystąpienie skierowane do Wydziału SK-BF. Pozytywnie należy ocenić gotowość do współpracy z kontrolującym pracowników Referatu Kadr, którzy bardzo terminowo przygotowywali dla potrzeb kontroli dokumenty, opracowywali wymagane informacje oraz udzielali niezbędnych wyjaśnień. Przekazując powyższe, w oparciu o przeprowadzone czynności kontrolne i dokonane ustalenia, proszę o wykonanie następujących zaleceń: Zalecenie Nr 1 Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nieudzielenie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie przewidzianym w art.168 Kodeksu pracy w większości przypadków (poza przypadkami losowymi np. chorobą pracownika) stanowić może wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w art pkt 2 Kodeksu pracy, zagrożone karą grzywny. O każdym przypadku niewykorzystanego zaległego urlopu zgodnie z przepisami ustawowymi należy informować pisemnie bezpośredniego przełożonego pracownika, a jeżeli to nie skutkuje - Burmistrza Miasta. Termin wykonania : niezwłocznie Zalecenie Nr 2 W 18 pkt 6 obowiązującego Regulaminu pracy zamieszczono zapis, że niewykorzystanego urlopu udziela się pracownikowi do końca I kwartału następnego roku co jest niezgodne z art.168 Kodeksu pracy Zmienić zapis 18 pkt 6 Regulaminu pracy wprowadzonego Zarządzeniem Burmistrza Nr 4

5 147/2014 dostosowując go do zgodności z obowiązującymi przepisami. Termin wykonania : niezwłocznie Zalecenie Nr 3 Wymóg posiadania aktualnych badań lekarskich przez pracownika obciąża pracodawcę, który zgodnie z art kodeksu pracy nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy. Zobowiązuję Referat Kadr do ścisłego przestrzegania przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy i zapewnienie dopuszczania do pracy pracowników posiadających aktualne badania lekarskie. Pracodawca decydując się na dopuszczenie do pracy podwładnego nieposiadającego aktualnych badań narusza przepisy, a konsekwencją tego może być nałożenie na niego kary grzywny przewidzianej w art kodeksu pracy. Termin wykonania: od zaraz. Wykonanie zaleceń będzie przedmiotem kontroli sprawdzającej. Zgodnie z 14 pkt 6 Zarządzenia Nr 365/2015 Burmistrza Miasta Czeladź z dnia 30 października 2015 r. w sprawie Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Wydziałach Urzędu oraz gminnych jednostkach organizacyjnych informację o sposobie realizacji zaleceń należy przedłożyć pisemnie Burmistrzowi Miasta oraz em na adres : kontrola@um.czeladz.pl w terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń. W przypadku niezrealizowania zaleceń należy podać konkretne przyczyny niewykonania. Burmistrz Miasta mgr Zbigniew Szaleniec 5