SYSTEM ZARZĄDZANIA OBIEGIEM DOKUMENTÓW BAZUJĄCY NA SYSTEMIE LINUX

Transkrypt

1 SYSTEM ZARZĄDZANIA OBIEGIEM DOKUMENTÓW BAZUJĄCY NA SYSTEMIE LINUX Tomasz Grabowski Business Management Software Sp. z o.o. tgrabows@poczta.onet.pl Jarosław Pempera Politechnika Wrocławska jaroslaw.pempera@pwr.wroc.pl Streszczenie W niniejszej pracy zaprezentowano prototyp systemu zarządzającego obiegiem dokumentów bazującego na systemie operacyjnym Linux. System został oparty na serwerze plików i serwerze bazy danych, które są dostarczane wraz pakietem instalacyjnym systemu. Przedstawiono najwaŝniejsze mechanizmy zarządzania dokumentami i pracownikami. System został zaimplementowany w języku skryptowym systemu operacyjnego. Liczne testy jakmi został poddany system potwierdzają jego poprawne działanie. Słowa kluczowe: Zarządzanie informacją, Obieg dokumentów. 1. Wstęp Dokumentacja tekstowa taka jak ksiąŝki, artykuły, raporty, banknoty oraz korespondencja jest w obiegu od tysiącleci, tj. od chwili wynalezienia pisma. Dzięki odkryciu technologii wytwarzania papieru (Chiny ok. 100) oraz czcionki drukarskiej (ok przez Gutenberga) dokumentację w formie papierowej moŝna sporządzić łatwo, bez specjalnego wyposaŝenia technicznego oraz stosunkowo tanio. Przez wieki wypracowano metody autoryzacji sporządzającego dokument, identyfikacji osób dokonujących na nim uzupełnień, zachowania na dokumencie historii dokonanych zmian oraz archiwizacji zapewniających duŝą trwałość. Współczesne komputery osobiste i urządzenia drukujące takie jak drukarki, kserokopiarki i faksy zrewolucjonizowały współczesne biuro [Dos90, KoFr95]. Sprawiają one jeszcze prostszym i tańszym proces sporządzania dokumentacji. Niestety, między innymi przez wymienione zalety, wynalazki te przyczyniły się globalnie do jeszcze większej,,produkcji dokumentacji i w związku z tym, do powstania powaŝnych problemów związanych z bezpieczeństwem (najczęściej dokument źródłowy przekazywany jest pomiędzy pracownikami, istnieje duŝe

2 528 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania ryzyko jego zniszczenia lub zagubienia), magazynowaniem (konieczność anga- Ŝowania duŝych powierzchni do składowania dokumentów oraz wyznaczenia odrębnych miejsc dla kaŝdego typu mediów na których zapisywane są dokumenty [AuRuAZ95]) oraz pozyskiwaniem informacji (długi czas dostępu do dokumentu wynikający z konieczności jego odszukania). Z drugiej strony komputery i technologie informacyjne dostarczają wiele moŝliwości w zakresie zarządzania, magazynowania i pozyskiwania informacji z dokumentacji. W elektronicznych urządzeniach jakimi są komputery, dokumenty przechowywane są w postaci cyfrowej tj. w postaci zdjęcia cyfrowego i/lub znaczących informacji pozwalających na odtworzenie dokumentu. Systemy takie przyśpieszają przepływ informacji w firmie, zapewniają wyŝsze bezpieczeństwo informacji (w obiegu jest kopia elektroniczna), umoŝliwiają dostęp wielu osobom jednocześnie, pozwalają na określenie praw dostępu do konkretnych wiadomości, pozwalają w pełni kontrolować przepływ informacji, umoŝliwiają szybkie odnajdywanie dokumentów w archiwum według zadanych parametrów. 2. Elektroniczne systemy obiegu dokumentów Elektroniczne systemy obiegu dokumentów [Fl02] wspomagają przydzielanie, synchronizowanie i planowanie działań realizowanych w przedsiębiorstwie mających na celu zrealizowanie róŝnego rodzaju zadań generowanych wewnątrz lub na zewnątrz przedsiębiorstwa. Takie zadania będziemy nazywali sprawami. Z reguły dla większości spraw w przedsiębiorstwie moŝna precyzyjnie określić kolejność i sposób jej przetwarzania przez jednostki przedsiębiorstwa. Tego typu sprawy będziemy nazywali typowymi, natomiast proces obsługi przez pracownika i/lub jednostkę będziemy nazywali etapem. ZaleŜność kolejnościową pomiędzy etapami będziemy określali za pomocą tzw. przejść. Etapy i przejścia odpowiadające tej samej sprawie definiują jej ścieŝkę obiegu. Dla kaŝdego etapu określa się uczestników oraz ich rolę w rozwiązywaniu sprawy. Obieg sprawy wygodnie jest przedstawić w postaci diagramów, w których etapy opisane są słownie lub za pomocą ikon, przejścia reprezentowane są przez strzałki (rys. 1). Dla typowych spraw, podczas budowania jej ścieŝki obiegu, tworzy się równieŝ formularze, które podczas jej obiegu są wypełniane przez kolejnych pracowników. JeŜeli sprawa wymaga dodatkowych danych to uŝytkownicy mogą dołączać do niej załączniki. Istnieją równieŝ sprawy w przypadku których nie moŝna ustalić z góry ich obiegu mówi się o nich, Ŝe są to sprawy ad hoc. Wykonywane są wtedy przez chętnych pracowników.

3 System zarządzania obiegiem dokumentów bazujący na systemie Linux 529 Etap startowy Etap przejściowy Etap przejściowy Etap końcowy Rys. 1. Przykładowa mapa obiegu sprawy Na rynku dostępne są dedykowane systemy do obiegu i archiwizacji dokumentów, zarówno zagraniczne, jak i krajowe. Jednym z ciekawszych i znanych rozwiązań jest system e-work firmy Metastorm. Wśród producentów polskich naleŝy wymienić: Proficon system Nil, Humandialog, - system humanwork, Altar system Piramid. Są one równieŝ częścią składową systemów zarządzających klasy ERP np. SAP R/3, IFS (Industrial & Financial Systems). 3. Prototyp systemu obiegu dokumentów opartego na systemie Linux Komercyjne systemy obiegu dokumentów do archiwizacji i zarządzania dokumentami wykorzystują bazy danych. Niestety, bazy danych są mało efektywne podczas przechowywania i zarządzania plikami binarnymi, które są zapisem cyfrowym dokumentów, natomiast podczas pracy z danymi o sprecyzowanym typie są bezkonkurencyjne. System, który miałby słuŝyć do obiegu i archiwizacji, powinien łączyć obydwa te podejścia. Zatem dosyć naturalnym rozwiązaniem jest uŝycie serwera plików jako centrum systemu obiegu i archiwizacji dokumentów. System operacyjny Linux posiada bardzo rozbudowane moŝliwości zarządzania plikami oraz prawami dostępu do nich. Dostarczany jest on równieŝ z licznym oprogramowaniem zapewniającym duŝe bezpieczeństwo, zdalną administrację poprzez sieć lokalną lub Internet, bazy danych, serwery internetowe itd. Wymienione cechy oraz niska cena zakupu skłoniły nas do wyboru tego oprogramowania. W praktyce, nawet bardzo typowe sprawy niekiedy rozpatrywane odmiennie, np. wymagają sporządzenia dodatkowych dokumentów i/lub wykonania dodatkowych czynności (etapów) przez jednostki przedsiębiorstwa. Tego typu rzadkie sytuacje mogą być obsługiwane przez :

4 530 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania zdefiniowanie nowej ścieŝki dla kaŝdego z przypadków, rozbudowanie ścieŝki tak aby mogła obsługiwać kaŝdy przypadek. Oba przypadki mają powaŝne wady. Pierwszy przypadek powoduje powstaje wielu ścieŝek obsługujących kilka wariantów tej samej sprawy (uŝytkownik zmuszony jest do zapoznania się ze szczegółami związanymi z obsługą przez system kaŝdego z wariantów). Drugi przypadek wydaje się w konsekwencjach znacznie gorszy, poniewaŝ podczas obsługi mogą być sporządzane dokumenty (na potrzeby szczególnych przypadków), które nie będą wykorzystywane w dalszej obsłudze sprawy. W proponowanym systemie obie niedogodności zostały wyeliminowane przez specyficzny podział dokumentów (plików) oraz odpowiedni sposób zarządzania ich obiegiem. Zarządzanie sprawami typowymi W naszym systemie sprawami typowymi będziemy nazywali sprawy, których obieg w przedsiębiorstwie moŝna opisać za pomocą ścieŝki obiegu. Zestaw dokumentów takiej sprawy, podzielony jest na kaŝdym etapie na dwa zestawy dokumentów. Pierwszy, dokumenty wejściowe, podzielony jest na trzy grupy. Pierwszą stanowią dokumenty główne, drugą wspomagające, natomiast trzecią załączniki. Drugi zestaw dokumentów, dokumenty wyjściowe, stanowią dokumenty główne oraz załączniki. Oczywiście zestaw dokumentów wyjściowych zaleŝy od wybranego przejścia. Dokumenty główne, wejściowe i wyjściowe, oraz przejścia stanowią szkielet ścieŝki obiegu sprawy. Są to dokumenty, które muszą być sporządzone na kaŝdym etapie. Załączniki oraz dokumenty wspomagające pełnią funkcje pomocnicze. Rola załączników głównie polega na dokumentowaniu decyzji podejmowanych na poszczególnych etapach oraz przekazywaniu informacji, które potencjalnie mogą być przydatne w następnych etapach. Dokumenty wspomagające są to dokumenty sporządzane na Ŝądanie obsługującego dany etap przez inne komórki przedsiębiorstwa. śądania takie traktowane są przez system jako odrębne sprawy. Po zakończeniu obsługi etapu, dokumenty wyjściowe główne traktowane są jako dokumenty wejściowe główne następnego etapu. Obsługujący moŝe równieŝ dołączyć inne dokumenty jako załączniki. Sprawa jest gotowa do realizacji w następnym etapie, jeŝeli wszystkie dokumenty wejściowe zostaną sporządzone, tj. zostanie zakończona jej obsługa na wszystkich etapach bezpośrednio ją poprzedzających. Przez realizatora etapu będziemy rozumieli osobę autoryzującą sprawę i odpowiedzialną za jej obsłuŝenie. Taką osobą moŝe być konkretny pracownik, pracownik określonej jednostki, osoba posiadająca określone kwalifikacje albo

5 System zarządzania obiegiem dokumentów bazujący na systemie Linux 531 dowolny pracownik przedsiębiorstwa. Opis osób uprawnionych do realizacji etapu tworzy uporządkowana względem kompetencji lista. Na kaŝdym etapie sprawie przyporządkowany jest identyfikator, nazwa oraz opis czynności do wykonania, lista jednostek mogących realizować dany etap, zestaw plików wejściowych głównych wraz z identyfikatorami etapów pochodzenia, zestaw plików wejściowych wspomagających wraz z identyfikatorami spraw, w wyniku których zostaną one sporządzone, zestaw przejść, natomiast kaŝde przejście opisane jest przez identyfikator, nazwę i opis, identyfikator następnego etapu, zestaw plików wyjściowych głównych. Zarządzanie sprawami nietypowymi (ad-hoc). Tego typu sprawami będą sprawy, które nie mają zdefiniowanej ścieŝki obiegu. Z reguły będą to sprawy bardzo skomplikowane, zdarzające się bardzo rzadko lub sprawy rozpatrywane po raz pierwszy. ŚcieŜka obiegu takiej sprawy tworzona jest dynamicznie. Zestaw dokumentów takiej sprawy, podzielony jest na kaŝdym etapie na zestaw dokumentów wejściowych i wyjściowych. KaŜdy z nich podzielony jest na dokumenty główne i załączniki. Opis dokumentów oraz realizatorów etapów jest taki sam jak podano wyŝej. Inicjujący obieg takiej sprawy określa dokumenty wejściowe główne. Dla kaŝdego z nich lub ich grupy określa jednostki odpowiedzialne za ich sporządzenie oraz dołącza opis czynności do wykonania. śądania wykonania oraz opis stają się dokumentami wejściowymi, natomiast dokumenty będące przedmiotem Ŝądania dokumentami wyjściowymi głównymi w nowym dynamicznie tworzonym etapie. ObsłuŜenie sprawy skutkuje takimi samymi działaniami jak przy obsłudze dokumentów typowych. Zarządzanie sprawą na określonym etapie przez obsługującego Na danym etapie sprawa moŝe się znajdować w pięciu stanach: sprawa gotowa do realizacji, jeszcze nie przydzielona, sprawa gotowa do realizacji, przydzielona osoba odpowiedzialna za realizację, sprawa w trakcie realizacji, sprawa obsłuŝona, sprawa zamknięta.

6 532 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania Sprawy gotowe do zrealizowania na danym etapie prezentowane są uŝytkownikowi systemu w postaci dwóch list. Pierwsza zawiera sprawy przypisane danej osobie, druga sprawy, które mogą być wykonane przez nią i/lub sprawy ad-hoc. Sprawa moŝe być przydzielona pracownikowi automatycznie przez system lub przez zwierzchnika. Pracownik potwierdza lub odrzuca przyjęcie sprawy (zmienia się status sprawy na obsługiwaną) oraz w dogodnym dla siebie terminie zapoznaje się dokumentami głównymi (wejściowymi). JeŜeli ich zawartość nie jest wystarczająca do podjęcia decyzji, obsługujący moŝe zaŝądać sporządzenia wybranych dokumentów wspomagających lub innych dokumentów (w tym przypadku konieczne jest wskazanie jednostki, która ma go sporządzić). Następnie określa dalszy obieg sprawy (przez wybór przejścia) oraz sporządza dokumenty główne i dołącza załączniki. Ostatecznie zakańcza obsługę sprawy. Sprawa zmienia status na obsłuŝoną i jest dostępna w następnych etapach. Zakończenie obsługi na ostatnim etapie powoduje zmianę statusu sprawy na zakończoną. Pozwala to na przeprowadzenie szeregu działań administracyjnych związanych z zakończeniem sprawy, w szczególności przenieść akta sprawy do archiwum. Wspomaganie zarządzania obiegiem dokumentów przez system System wspomaga wyszukiwanie i przydzielanie spraw pracownikom na poszczególnych etapach obsługi. W tym celu począwszy od pierwszej grupy osób zapisanych na liście jednostek mogących wykonać dany etap sprawy, sprawa przydzielana jest jako sprawa gotowa do realizacji - jeszcze nie przydzielona wszystkim pracownikom. JeŜeli wszyscy uŝytkownicy danej grupy odrzucą sprawę, system powtórzy te działania dla następnej grupy na liście. W przeciwnym przypadku, gdy sprawa zostanie przyjęta przez jednego z pracowników, proces przydziału zostaje zakończony. System sprawdza formalnie czy wszystkie dokumenty główne (wejściowe, w przypadku rozpoczęcia obsługi, wyjściowe, w przypadku zamknięcia obsługi sprawy) zostały sporządzone, archiwizuje wszystkie pliki sporządzone i zmodyfikowane na danym etapie oraz udostępnia odpowiednie pliki uŝytkownikowi następnego etapu. Niektóre sprawy mogą być w całości zrealizowane przez oprogramowanie komputerowe. Takie sprawy będziemy nazywali sprawami systemowymi, natomiast oprogramowanie agentami [ZaMa99]. Sprawy systemowe obsługiwane są przez precyzyjnie określonych agentów.

7 System zarządzania obiegiem dokumentów bazujący na systemie Linux 533 System widziany od strony uŝytkownika KaŜdy uŝytkownik systemu posiada wirtualny napęd, mapowany 1 z serwera. Znajdują się tam dwa katalogi: moje_sprawy i archiwum. W pierwszym z nich znajdują się katalogi z dokumentami cyfrowymi (pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne, formularze html). KaŜdy katalog reprezentuje inną sprawę i zawiera pliki wejściowe i wyjściowe. W drugim znajdują się dostępne dla niego pliki archiwalne przedsiębiorstwa. Te dwa katalogi fizycznie znajdują się w katalogu domowym uŝytkownika, obsługiwane są przez serwer plików. Archiwum jest to zbiór dowiązań symbolicznych (linków) do plików znajdujących się w oddzielnym miejscu (w katalogu glowne_archiwum). Po stronie uŝytkownika, oprócz odpowiedniej struktury napędów, katalogów i plików, wykorzystywana jest prosta aplikacja zarządzająca sprawami. Jest ona klientem bazy danych odpowiedzialnej za zarządzaniem systemem obiegu. Pozwala ona dokonać wyboru spraw do realizacji, zaŝądać sporządzenia dodatkowych dokumentów, wyboru przejścia sprawy, zakończyć obsługę sprawy i ostatecznie usunąć daną sprawę. Dodatkowo aplikacja monitoruje pojawienie się nowych spraw, sygnalizując te zdarzenia dźwiękiem. Aplikacja pozwala równieŝ zarządzać sprawami ad-hoc. UŜytkownik moŝe zaŝądać sporządzenia niezbędnych do załatwienia sprawy dokumentów, przy czym adresatem Ŝądań moŝe być konkretna osoba, osoba o określonych kwalifikacjach, osoba z określonej komórki przedsiębiorstwa lub dowolny pracownik firmy. Ze względu na ograniczoną objętość pracy nie zostaną podane szczegóły implementacyjne systemu. MoŜna je znaleźć w pracy [Gr2003]. Literatura [AhRuAZ95] Ahmad I. U., Russel J. S., Abou-Zeid A.: Information technology (IT) and integration in the construction industry, Journal of Construction Management and Economics 13, [Dos90] Doswell A.: Office automation, Chichester, UK, Wiley, [Fl02] Flakiewicz W.: Systemy informacyjne w zarządzaniu, Warszawa [Gr03] Grabowski T.: Projekt systemu komputerowego wspomagającego generowanie i przepływ dokumentacji produkcyjnej, praca magisterska, Politechnika Wrocławska, Wrocław mapowanie proces tworzący powiązanie napędu dysku (w rozumieniu systemu operacyjnego) a zasobem udostępnianym w sieci.

8 534 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania [KoFr95] [ZaMa99] Koulopoulos T. M., Frappaolo C.: Electronic document management systems. New York, Usa, McGraw-Hill Zantout H., Marir F.: Document management systems from current capabilities towards intelligent information retrieval : an overview, International Journal of Information Management, Dokumentacja systemów komercyjnych Proficon: Dokumentacja uŝytkowa systemu obiegu dokumentów, Tarnobrzeg DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM BASED ON THE OPERATING SYSTEM LINUX In this paper, we have presented prototype of the document management system based on the operating system Linux. This system was leaned on the file server and database server, are delivered with the installation packets of the system. The most important mechanisms of the management of the documents and of the people are given. This system was implemented in script language of operating system. The several tests, the system was put, confirm it correct work. Key words: Information management; Document management system.