KIM JESTEŚMY I CO ROBIMY?

Transkrypt

1 KIM JESTEŚMY I CO ROBIMY? Jesteśmy praktykami z 17-letnim doświadczeniem w biznesie. Doświadczenie zdobyliśmy w firmach funkcjonujących na rynku krajowym i zagranicznym. Wśród nas są osoby, które od strony praktycznej znają procesy biznesowe z obszarów HR, Logistyki, Finansów i Controllingu. Mamy kompetencje z zakresu prowadzenia analiz systemowych, projektowania systemów informatycznych, programowania oraz prowadzenia i wdrażania projektów. Nasze kompetencje są potwierdzone doświadczeniem i certyfikatami. Specjalizujemy się w systemach informatycznych dostępnych online i tworzonych w odpowiedzi na konkretne potrzeby naszych Klientów. Dysponujemy wiedzą i doświadczeniem w tworzeniu aplikacji z obszarów: Elektroniczna ewidencja dokumentów. Portale dla pracowników. Obsługa reklamacji i zgłoszeo. Planowanie i rejestracja czasu pracy. Zarządzanie projektami. Zarządzanie relacjami z klientem. System ocen okresowych pracowników. Inne dedykowane systemy biznesowe. Nasze oprogramowanie sprzedajemy w wersji SaaS (ang. Software as a Service), czyli dzierżawimy oprogramowanie wraz z usługą jego utrzymania na serwerach kagrin, a także w wersji Enterprise instalowanej w całości bezpośrednio u Klienta. 1

2 KIM JESTEŚMY I CO ROBIMY? Tworzymy programy, które można integrowad z systemami biznesowymi użytkowanymi w Paostwa firmach (finansowymi, kadrowo-płacowymi, sprzedażowymi, logistycznymi, CRM, controllingowymi itd.), co pozwala Paostwu zaoszczędzid środki związane z zakupem drogich licencji. Proponujemy Paostwu aplikacje biznesowe mające postad portali firmowych: Dostępne poprzez przeglądarkę internetową w każdym miejscu i w każdym czasie. Zawierające przefiltrowane informacje z innych systemów wykorzystywanych w firmie. Spersonalizowane dla danego użytkownika, zapewniające informacje o zadaniach, zleceniach, kosztach, dokumentach, arkuszach ocen, delegacjach, harmonogramach pracy itp. Nasze aplikacje tworzymy w oparciu o autorską platformę kagrin, która zapewnia następujące własności: Skalowalnośd z platformy może korzystad zarówno firma jednoosobowa, jak i zatrudniająca kilkanaście tysięcy pracowników. Otwartośd platforma udostępnia przygotowane mechanizmy łatwego importu i eksportu danych. Elastycznośd platforma zapewnia mechanizm dodawania różnego typu własnych pól danych. Działanie w chmurze Paostwa aplikacja jest dzierżawiona na naszym serwerze. W dalszej części prezentacji przedstawiamy przykładowe rozwiązanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EDM). Zapraszamy do zapoznania się z platformą kagrin. Osoby zainteresowane zapraszamy do kontaktu: irena.nowysz@kagrin.pl tel.:

3 TECHNOLOGIA I KORZYŚCI Stawiamy na otwartą, nowoczesną i rozwojową technologię, oferujemy aplikacje o następujących cechach: Internetowe, opracowane w oparciu o framework Django (jest to aktywnie rozwijający się framework, który obsługuje bazy danych MySQL, Oracle, MS SQL, Sqlite). Wykorzystujące otwarty system operacyjny Linux: Niski koszt nabycia, Większy poziom bezpieczeostwa, Odpornośd na różnego rodzaju ataki, np. wirusy, Większa wydajnośd w porównaniu do systemu operacyjnego Windows. Tworzone w języku programowania Python 2.6, wykorzystywanym w największych korporacjach: NASA, IBM, Google, Yahoo. KORZYŚCI Z PROPONOWANEJ TECHNOLOGII Dzięki wykorzystywanej przez nas technologii możemy zaoferowad Paostwu szereg korzyści: Niewielka inwestycja w architekturę sprzętową. Zmniejszenie kosztów utrzymania systemu i konserwacji. Szybkie i bezproblemowe wdrożenie. Globalna dostępnośd. Koszt aplikacji niezależny od liczby użytkowników. Możliwośd hostowania rozwiązania na naszym serwerze: gwarancja bezpieczeostwa stosujemy protokół SSL, bez serwera, uaktualnieo systemu i kosztownej administracji. 3

4 NASZE PRZYKŁADOWE ROZWIĄZANIE Prezentujemy Paostwu aplikację Kagrin.EDM (Electronic Document Management), specjalistyczny system do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie. Podstawą systemu jest nasza platforma kagrin. EDM ZAPEWNIA FUNKCJE: Rejestrowania i kontrolowania stanu danego rodzaju dokumentu. Wiernego odwzorowania ścieżki danego dokumentu, zgodnie z obowiązującymi w firmie procedurami od rejestracji w sekretariacie, poprzez etapy akceptacji pracowników zaangażowanych w dany proces, aż po kontrolę kosztów dla dokumentów kosztowych. Określania i wyboru dokumentów, które mają byd obsługiwane przez system EDM; możemy śledzid wiele różnych dokumentów, np.: faktury kosztowe, umowy handlowe, zapytania ofertowe, SIWZ, delegacje, a nawet dokumenty rekrutacyjne, takie jak CV. EDM PRZYNOSI KORZYŚCI Ustalony i zorganizowany system obiegu dokumentów i informacji wewnątrz firmy. Ład dokumentacyjny z podglądem historii przepływu dokumentu. Ustalone terminy przekazywania dokumentacji księgowej. Ustalona kontrola formalna, merytoryczna i rachunkowa dowodów księgowych. Usprawniona organizacja i dyscyplinowanie pracowników. Usprawniona technika tworzenia, przepływu i przechowywania dokumentów. 4

5 STRUKTURA PROCESU To właśnie serce systemu EDM. Udostępniamy nieograniczone możliwości tworzenia różnych struktur procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie. Podczas tworzenia struktury obiegu decydujemy o kluczowych parametrach: Typ dokumentu można zaprojektowad różne ścieżki przepływu dla różnych typów dokumentów, np. dla faktury kosztowej, umowy, delegacji, zapytao ofertowych lub CV. Oddział w zależności od miejsca rejestracji lub oddziału, którego dotyczy (lokalizacji, jednostki organizacyjnej) dokument tego samego typu powędruje osobną ścieżką akceptacji. Obiekt ewidencyjny to nic innego jak dodatkowy byt, który decyduje o logice związanej z przepływem dokumentu danego typu. Ścieżkę przepływu dokumentu można uzależnid np. od rodzaju klienta, konkretnego kontrahenta lub od wartości kwoty brutto na fakturze. 5

6 STRUKTURA MPK Struktura MPK pozwala zamodelowad rzeczywistą strukturę firmy i przedstawid jej centra kosztów i zysków. MPK decyduje również o tym, w jaki sposób system EDM wyznacza kolejnego użytkownika w następnym etapie procesu. Określanie kolejnego użytkownika może byd oparte o różne metody: Wybór według MPK przyporządkowanego do danej pozycji kosztowej. Wybór według szefa danego MPK. Wybór według użytkowników danego etapu. Przyporządkowanie konkretnego użytkownika. Umożliwienie pracy grupowej. EWIDENCJA DOKUMENTÓW Elektroniczną ewidencję dokumentów rozpoczynamy od załadowania dokumentu w postaci skanu, a następnie jego opisania. 6

7 Opisany dokument staje się pełnoprawnym dokumentem elektronicznym i rozpoczyna swoją wędrówkę po firmie. Jesteśmy przygotowani do obsługi standardu EDI. Wszystkie dokumenty kosztowe, które przychodzą do Paostwa firmy w standardzie EDI możemy łatwo i szybko zaimportowad do systemu EDM z pominięciem ręcznej obsługi. WŁASNE POLA W systemie EDM można zadecydowad, jakie dodatkowe informacje będą ewidencjonowane dla danego dokumentu oraz jego pozycji kosztowych. Do dyspozycji mamy nieograniczoną listę własnych pól typu: data, tekst, wartośd, pole wyboru oraz własne pola słownikowe. Ale najważniejsze jest to, że wartości tych pól są zapamiętywane w bazie danych i możemy z nich skorzystad podczas filtrowania danych i raportowania. 7

8 CO UŻYTKOWNIK MOŻE ZROBID Z DOKUMENTEM? Użytkownik ma do dyspozycji zestaw ikon reprezentujących odpowiednie funkcje: ZATWIERDZENIE DOKUMENTU ODDANIE DO KOLEJKI ZWRÓCENIE DO POPRZEDNIEGO ETAPU PRZEKAZANIE INNEMU UŻYTKOWNIKOWI ZMIANA ODDZIAŁU LUB OBIEKTU EWIDENCYJNEGO EDYTOWANIE NAGŁÓWKA ANULOWANIE DOKUMENTU POZYCJE KOSZTOWE W przypadku dokumentów kosztowych ważne jest wprowadzenie i opisanie pozycji kosztowych z podaniem konta MPK. Wykorzystując funkcję tworzenia własnych pól użytkownik może w dowolny sposób opisad daną pozycję dodatkowymi informacjami, które będą istotne przy analizie i dekretacji. 8

9 MOJE ZADANIA Każdy użytkownik pracuje na formularzu Moje zadania, gdzie ma dostęp do dokumentów, które zostały do niego przypisane lub czekają na pobranie z kolejki. System EDM automatycznie wysyła powiadomienia do użytkownika o tym, że w folderze Moje zadania czeka na niego dokument. HISTORIA DOKUMENTU Na liście dokumentów użytkownik widzi tylko te dokumenty, w których uczestniczył jako osoba opisująca dany dokument lub był jego obserwatorem, np. z uwagi na pełnioną rolę szefa danego MPK. Dokumenty na liście są odpowiednio wyróżnione, co pozwala szybko zorientowad się, na jakim etapie obsługi znajduje się dany dokument. 9

10 Jeżeli przejdziemy do szczegółów dokumentu, to na zakładce Historia możemy prześledzid wszystkie etapy jego obsługi. Widzimy tutaj wykonywane funkcje i użytkowników zaangażowanych na każdym etapie procesu. Podobnie możemy prześledzid historię wprowadzanych pozycji kosztowych. 10

11 ZAPRASZAMY DO WSPÓŁPRACY Aplikacja Kagrin.EDM to system przyjazny dla użytkownika. Nie wymaga długiego procesu wdrożenia. Doskonale sprawdza się w organizacjach, gdzie na co dzieo do firmy wpływają dziesiątki dokumentów, które czekają na podjęcie stosownych decyzji. Jeżeli są Paostwo zainteresowani naszą platformą kagrin oraz chcą zobaczyd aplikację na żywo i porozmawiad o współpracy lub innych rozwiązaniach, prosimy o kontakt. Jesteśmy do dyspozycji. KAGRIN NOWYSZ I WSPÓLNICY SP.J. UL. MARCINA KROMERA 69/ WROCŁAW IRENA.NOWYSZ@KAGRIN.PL TEL