Zdobywanie zaufania. Istota naszej działalności. Kodeks Postępowania pomaga przestrzegać naszych zasad w każdej sytuacji

Transkrypt

1 Zdobywanie zaufania Istota naszej działalności Kodeks Postępowania pomaga przestrzegać naszych zasad w każdej sytuacji

2 O AEGON* AEGON jest międzynarodową firmą świadczącą usługi ubezpieczeniowo-emerytalne oraz usługi zarządzania aktywami. Zobowiązujemy się do przestrzegania niniejszego Kodeksu Postępowania, który obejmuje nasz cel, kluczowe wartości, zasady biznesowe i regulamin. Niniejszy Kodeks Postępowania obowiązuje wszystkich zatrudnionych w spółkach AEGON na całym świecie. * Dla wygody naszych pracowników posługujących się niniejszym Kodeksem Postępowania dla użytku wewnętrznego, na określenie AEGON N.V. i spółek AEGON używa się zbiorczo terminów AEGON, Grupa, my lub spółka. Jeżeli chodzi o prawidłowe użycie nazwy AEGON w innych kontekstach, prosimy o skonsultowanie się lokalnym menedżerem ds. prawnych, przestrzegania przepisów lub komunikacji. 2 Kodeks Postępowania

3 List od CEO Szanowni Państwo, Sukces AEGON zależy od jednego kluczowego składnika zaufania. W firmie świadczącej usługi finansowe, której misją jest pomaganie jednostkom i całym rodzinom w przyjmowaniu odpowiedzialności za swoje bezpieczeństwo finansowe, odpowiedzialność za codzienne zdobywanie zaufania wielu klientów, kontrahentów i innych interesariuszy na całym świecie spoczywa na nas wszystkich. Prowadzenie działalności w sposób uczciwy, otwarty i przejrzysty ma decydujące znaczenie w dzisiejszym wymagającym środowisku. Niezwykłe zamieszanie na światowych rynkach finansowych w ostatnich latach doprowadziło jednak do osłabienia zaufania do firm świadczących usługi finansowe. Zaufania, które wcześniej było czymś oczywistym... Z tego też powodu chcieliśmy określić nasz wyraźny cel na nadchodzące lata: pragniemy stać się liderem na wszystkich wybranych rynkach. To oznacza po prostu zostanie najczęściej wybieranym dostawcą zabezpieczeń finansowych, partnerem najczęściej wybieranym przez dystrybutorów i pracodawcą z wyboru dla naszych pracowników. W takiej sytuacji żaden inny czynnik nie ma większego znaczenia dla naszego sukcesu niż sumienna praca na każdym poziomie i w każdej roli w naszej organizacji. Zakres i jakość naszych działań muszą być elementami, które będą wyróżniać AEGON na tle konkurencji. Kodeks Postępowania AEGON to nie tyle księga reguł, co ramy definiujące codzienne postawy i zachowania, których przyjęcie jest wymagane od wszystkich pracowników należących do JEDNEJ rodziny AEGON. Kodeks opiera się na naszych kluczowych wartościach, którymi są: współpraca, czynienie zrozumiałym oraz wyprzedzanie oczekiwań. Przedstawia też w konkretnych hasłach odpowiedzi na pytania takie jak: co gwarantujemy jako firma, jakie postępowanie jest wymagane w miejscu pracy, jak postępujemy z kontrahentami, jak służymy naszym klientom. Ponadto Kodeks nakreśla też nasze szersze obowiązki względem społeczności, w których żyjemy i pracujemy. Do 3

4 niniejszej zaktualizowanej wersji Kodeksu włączyliśmy nowe kluczowe wartości i, korzystając z okazji, wprowadziliśmy pewne zmiany odzwierciedlające aktualne realia. Mimo że przestrzeganie Kodeksu Postępowania AEGON jest obowiązkiem wszystkich pracowników, osoby na stanowiskach kierowniczych są szczególnie zobowiązane do dawania dobrego przykładu. Jeśli nadzorują Państwo pracę innych osób, oczekujemy, że będą Państwo nie tylko aktywnie promować przestrzeganie zasad określonych w niniejszym Kodeksie, ale także rozpoznawać obszary wymagające poprawy. Ponadto w razie napotkania przez członków Państwa zespołu sytuacji sprzecznej czy to z duchem, czy też z literą niniejszego Kodeksu, najwyższym priorytetem biznesowym jest zapewnienie potrzebnych wskazówek i wsparcia oraz upewnienie się, że żadna osoba nie będzie wahać się przed wskazaniem nieodpowiedniego zachowania w sferze biznesowej lub osobistej. Dziękuję Państwu za odpowiedzialne, uczciwe i przejrzyste wykonywanie swoich obowiązków służbowych. Zapraszam do dzielenia się spostrzeżeniami na temat sposobów doskonalenia naszej firmy w ramach wspólnych działań mających na celu zabezpieczenie zaufania wielu naszych interesariuszy w nadchodzących latach. Alex Wynaendts CEO AEGON N.V. 4 Kodeks Postępowania

5 Koncepcja strategiczna AEGON Koncepcja strategiczna AEGON łączy w sobie takie elementy jak: cel firmy, jej wartości, cele strategiczne i ambicje. Niniejszy Kodeks Postępowania zawiera wskazówki pomocne w wykonywaniu naszych codziennych obowiązków. Pomaga w przestrzeganiu zasad i realizacji celu firmy. Cel Pomoc klientom w przyjęciu odpowiedzialności za swoją finansową przyszłość Dlaczego Wartości Współpraca Czynienie zrozumiałym Wyprzedzanie oczekiwań Jak Cele strategiczne Co Ambicja Lider na wszystkich wybranych rynkach do 2015 r. Gdzie 1 5

6 Kodeks Postępowania Nasz cel 8 Nasze kluczowe wartości 9 Nasze zasady biznesowe 10 Spółka 10 Ład korporacyjny 10 Rynek 11 Miejsce pracy 12 Szersza społeczność 13 Nasz regulamin 14 Spółka i ład korporacyjny 14 Przestrzeganie przepisów prawa i regulacji 14 Dokumentowanie operacji finansowych 14 Insider dealing 15 Przekazywanie informacji na temat AEGON 15 Rynek 16 Godziwe traktowanie naszych interesariuszy 16 Dostarczanie przejrzystych produktów i usług 16 Współpraca z kontrahentami 17 Przekupstwo i korupcja 17 Unikanie konfliktów interesów 19 Unikanie nieuczciwych praktyk 19 Zapobieganie praniu brudnych pieniędzy 20 Sprzeciw wobec antykonkurencyjnych zachowań 20 Poufność i prawa majątkowe osób trzecich 21 6 Kodeks Postępowania

7 Miejsce pracy 22 Niedyskryminacja 22 Ochrona danych osobowych 22 Odpowiednie wykorzystanie majątku i wyposażenia AEGON 23 Współpraca w realizacji zewnętrznych i wewnętrznych kontroli 23 Zgłaszanie przypadków bezprawnego lub nieetycznego zachowania 24 Społeczeństwo 25 Działalność społeczna 25 Odpowiedzialne inwestowanie 26 Wspieranie i ochrona praw człowieka 27 Od kogo wymaga się przestrzegania niniejszego Regulaminu? 28 Niniejszy Regulamin został zatwierdzony przez wszystkie spółki AEGON 29 Zobowiązania i odpowiedzialność pracowników 30 Na zakończenie 31 Dane kontaktowe AEGON Global Ethics Line 32 Dane kontaktowe Group Compliance Officer 32 7

8 Nasz cel Głównym celem AEGON jest pomoc naszym klientom w przyjęciu odpowiedzialności za ich finansową przyszłość. To nie jest tylko stwierdzenie, ale głębokie przekonanie, że nasi klienci zasługują na to, aby wiedzieć, od czego zależy ich przyszłość finansowa, i aby patrzeć w nią z ufnością. Jako pracownicy AEGON jesteśmy osobiście zaangażowani w realizację tego celu. Wszystko, co mówimy i robimy, powinno pomagać naszym klientom w podejmowaniu lepszych decyzji finansowych i sprawiać, żeby nasi klienci mieli większą pewność tworzenia lepszej przyszłości dla siebie i swoich rodzin. 8 Kodeks Postępowania

9 Nasze kluczowe wartości Współpraca, czynienie zrozumiałym i wyprzedzanie oczekiwań to kluczowe wartości obowiązujące w AEGON. AEGON stale stara się sprostać zmieniającym się potrzebom klientów, kontrahentów, akcjonariuszy, pracowników oraz szerszych społeczności, w których prowadzimy naszą działalność. Dążymy do tego, aby być pracodawcą z wyboru. Staramy się wdrożyć nowy sposób myślenia i naszą ambicją jest pozycja AEGON jako lidera na wszystkich wybranych rynkach. Nasze kluczowe wartości Współpraca: Działając jako zespół, jesteśmy silniejsi, mądrzejsi i osiągamy lepsze wyniki. Dzięki prowadzonej w atmosferze wzajemnego szacunku współpracy nawiązujemy relacje wykraczające poza branże i granice. Jesteśmy otwarci na nowe perspektywy i w pełni wykorzystujemy szeroką wiedzę i doświadczenie zawodowe pracowników z całej organizacji AEGON. Czynienie zrozumiałym: Dając klientom pewność, że AEGON to słuszny wybór, oraz przekazując im konkretną wiedzę na temat działania i celów naszych produktów i usług, wykazujemy się uczciwością i mamy możliwość zyskać ich zaufanie. Tworzymy fachowe rozwiązania dostosowane do konkretnych potrzeb, a nasz przekaz jest sformułowany w sposób jasny i zrozumiały. Działamy w sposób przejrzysty, sprzeciwiamy się zawiłościom i dbamy o utrzymanie otwartego i trwałego dialogu z naszymi interesariuszami. Wyprzedzanie oczekiwań: Dbanie o interesy klientów i zobowiązanie do zapewnienia wyjątkowej jakości obsługi zapewnia nam lojalność klientów i powoduje, że mamy ich szczere rekomendacje. Stale upewniamy się, że znamy oczekiwania naszych klientów, i dążymy do opracowywania innowacyjnych sposobów ich wyprzedzania. Ciągłym wyzwaniem, jakie stawiamy sobie i innym pracownikom, jest doskonalenie się. Jesteśmy odpowiedzialni za to, co robimy i jak to robimy. 9

10 Czego możesz oczekiwać od AEGON: Nasze zasady biznesowe Spółka Strategia korporacyjna AEGON podkreśla znaczenie wiedzy i posiadania uprawnień na szczeblu lokalnym w ramach rozwijającej się grupy globalnej. Upoważniamy nasze lokalne jednostki do identyfikowania i dostarczania rozwiązań zaprojektowanych dla zaspokojenia długookresowych potrzeb naszych klientów, z wykorzystaniem kanałów dystrybucji dostosowanych do ich rynków lokalnych. Dbamy o równowagę pomiędzy podejściem lokalnym i możliwościami rozwijającej się działalności globalnej. Ład korporacyjny Działamy jako odpowiedzialna firma w ciągle zmieniającym się otoczeniu biznesowym. Posiadamy solidną bazę kapitałową zapewniającą realizację naszych długoterminowych zobowiązań finansowych. Podejmujemy decyzje leżące w interesie naszych interesariuszy. Odpowiadamy wobec naszych interesariuszy za jasne i przejrzyste przedstawienie naszej praktyki w zakresie zarządzania, polityki i wyników. Identyfikujemy i z rozwagą kontrolujemy ryzyko. Naszym klientom, akcjonariuszom, pracownikom, organom nadzorczym i kontrahentom przedstawiamy aktualne i dokładne informacje. Przestrzegamy obowiązujących przepisów prawa i regulacji oraz czynnie propagujemy ich przestrzeganie. 10 Kodeks Postępowania

11 Ustanawiamy jasne wewnętrzne wytyczne i politykę dotyczące sposobu naszego zachowania jako odpowiedzialnej firmy o globalnym zasięgu. Rynek Dążymy do zbudowania długookresowych relacji z naszymi klientami, kontrahentami i organami nadzoru w oparciu o jawne, uczciwe i jasne zasady biznesowe. Mamy uczciwe podejście do naszych klientów. Zapewniamy uczciwe i przejrzyste rozwiązania, które spełniają zmieniające się w długim okresie potrzeby naszych klientów. Dostarczamy rozwiązania zapewniające najlepszy możliwy długoterminowy zysk dostosowany do stopnia ryzyka zgodnie z indywidualnymi wymaganiami klienta. Dążymy do zbudowania długookresowych relacji z naszymi klientami. Dążymy do zapewnienia klientom informacji niezbędnych do podjęcia prawidłowych decyzji finansowych, korzystnych dla nich i ich rodzin. Wspieramy również inicjatywy na polu edukacji finansowej i staramy się propagować lepsze zrozumienie branży usług finansowych. Staramy się wybierać takich kontrahentów, którzy wyznają te same kluczowe wartości. Wyznajemy zasady uczciwej konkurencji. Uznajemy znaczenie poufności i podejmujemy środki zapewniające poufność danych osobowych naszych klientów, pracowników, kontrahentów i akcjonariuszy. 11

12 Miejsce pracy Pragniemy być pracodawcą z wyboru, stworzyć takie warunki w miejscy pracy, w których pracownicy mogą realizować swój potencjał i gdzie respektowana jest zarówno indywidualność, jak i różnorodność. Propagujemy etykę zachowania i zachęcamy do zgłaszania wszystkich przypadków zachowania sprzecznego z prawem lub nieetycznego. Propagujemy szacunek dla ludzi i ich miejsca pracy. Aktywnie realizujemy politykę propagującą brak dyskryminacji w miejscu pracy oraz sprzyjającą różnorodności. Zatrudniamy, awansujemy i opłacamy naszych pracowników sprawiedliwie i w oparciu o ich kwalifikacje, doświadczenie i umiejętności. Zapewniamy pracownikom szkolenia, aby mogli rozwinąć swój potencjał. Od naszych pracowników wymagamy, aby w zakresie swojej zawodowej działalności na rzecz spółki mieli na względzie najlepszy interes naszych interesariuszy oraz przestrzegali tych zasad biznesowych, które propagują nasze kluczowe wartości: współpracę, czynienie zrozumiałym i wyprzedzanie oczekiwań. Zapewniamy naszym pracownikom bezpieczne warunki pracy. Zachęcamy do rozwoju osobistego i zawodowego. Zapewniamy naszym pracownikom swobodę stowarzyszania się. 12 Kodeks Postępowania

13 Szersza społeczność Mamy długookresowe zobowiązania wobec społeczności, w których prowadzimy naszą działalność tworząc nowe miejsca pracy i przyczyniając się do ich zrównoważonego rozwoju gospodarczego. Wspieramy dobre cele. W krajach, gdzie prowadzimy naszą działalność pomagamy chronić i propagować prawa człowieka. Jesteśmy aktywnymi korporacyjnymi obywatelami społeczności, w których prowadzimy naszą działalność. Czynnie wspieramy i szanujemy ochronę proklamowanych na arenie międzynarodowej praw człowieka i zapewniamy, że nie bierzemy udziału w ich naruszaniu. Inwestujemy w rozsądny sposób. W naszym dążeniu do osiągnięcia zysku kierujemy sie troską o dobrobyt i rozwój społeczny. Staramy się chronić środowisko naturalne i podejmujemy inicjatywy propagujące większą odpowiedzialność ekologiczną. 13

14 Czego AEGON oczekuje od Ciebie: Nasz regulamin Nasz Regulamin obowiązuje pracowników wszystkich spółek AEGON. Ustala on zasady oczekiwanego przez AEGON ich zachowania jako odpowiedzialnych pracowników oraz sposobu praktycznej realizacji swoich zasad biznesowych i celów. Spółka i ład korporacyjny 1 Przestrzeganie przepisów prawa i regulacji Pracownicy muszą przestrzegać obowiązujących przepisów prawa i regulacji oraz regulaminów wewnętrznych, w tym niniejszego Regulaminu. Spółki AEGON mają ponad 40 mln klientów w ponad dwudziestu krajach na całym świecie. Przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa i regulacji jest nie tylko wymogiem prawnym, ale jest także istotne, jeżeli chcemy utrzymać naszą reputację spółki rzetelnej i odpowiedzialnej. 2 Dokumentowanie operacji finansowych Pracownicy powinni odpowiednio i uczciwie odnotowywać wszystkie operacje finansowe w odpowiednich księgach rachunkowych, dostępnych do wglądu dla dyrektorów korporacji, członków kadry kierowniczej i wyznaczonych audytorów spółki. Zaufanie naszych wszystkich interesariuszy klientów, akcjonariuszy, pracowników i szerszej społeczności opiera się na naszej reputacji zapewniania uczciwości i przejrzystości. Pracownikom nie wolno korzystać z tajnych rachunków ani wystawiać dokumentów, które nieodpowiednio lub nierzetelnie odzwierciedlają operacje, do których się odnoszą. 14 Kodeks Postępowania

15 3 Insider dealing Pracownikom mającym dostęp do informacji wewnętrznych nie wolno angażować się w obrót papierami wartościowymi w oparciu o i) informacje wewnętrzne, lub ii) wykorzystanie poufnych informacji. Ponadto, pracownikom nie wolno ujawniać żadnych wewnętrznych informacji osobom z zewnątrz (poza osobami, które muszą zostać z nimi zapoznane dla dobra działalności biznesowej spółki) poprzez dawanie cynku lub przekazywanie tych informacji. Insider dealing (lub inaczej insider trading) to proceder polegający na wykorzystaniu informacji niejawnych w celach uzyskania dochodu bezpośrednio lub pośrednio z nabycia lub sprzedaży akcji spółki lub innych papierów wartościowych. Proceder ten obejmuje również powiadamianie czy przekazywanie takich informacji osobom nieupoważnionym. Jest to zakazane prawem. Oczywiście pracownicy muszą przestrzegać wszystkich przepisów prawa i regulacji dotyczących wykorzystywania informacji niejawnych w obrocie papierami wartościowymi oraz regulaminu spółki zabraniającego takich praktyk. 4 Przekazywanie informacji na temat AEGON Pracownicy muszą zawsze starać się przestrzegać odpowiednich obowiązków związanych z ujawnianiem informacji poprzez sporządzanie raportów, materiałów i komunikatów, które są pełne, rzetelne, aktualne, dokładne i zrozumiałe. Jednocześnie takie materiały powinny chronić poufność i interesy AEGON. Wyłącznie specjalnie upoważnieni pracownicy mogą komunikować się z mediami w imieniu AEGON. Pytania dziennikarzy dotyczące spółek AEGON powinny być kierowane do wyznaczonego rzecznika spółki AEGON. Dotyczy to wszystkich ustnych i pisemnych kontaktów z mediami oraz nieproszonych kontaktów telefonicznych ze strony dziennikarzy. Pracownikom nie wolno angażować się w przekazywanie jakichkolwiek informacji w imieniu spółek AEGON, które są fałszywe, szkodzą reputacji spółki i/lub są sprzeczne z niniejszym Regulaminem. 15

16 To, jak przedstawiają nas media może mieć istotny wpływ na naszą reputację i cenę naszych akcji. Może to mieć wpływ nie tylko na to, jak jesteśmy generalnie postrzegani publicznie, ale również przez naszych klientów, akcjonariuszy, pracowników i szerszą społeczność. Dlatego też istotne jest, aby wszyscy pracownicy przestrzegali przepisów niniejszego Regulaminu. Aby być skutecznymi i efektywnymi wszystkie materiały informacyjne przekazywane w imieniu AEGON muszą być spójne z ogólnymi strategiami i celami AEGON. Rynek 5 Godziwe traktowanie naszych interesariuszy Wykonując swoje obowiązki zawodowe w imieniu spółki pracownicy powinni dokładać starań, aby godziwie traktować klientów, akcjonariuszy, innych pracowników, kontrahentów i konkurentów. Nikt nie powinien odnosić nieuzasadnionych korzyści w wyniku manipulacji, ukrywania, wykorzystywania zastrzeżonych informacji, przeinaczania istotnych faktów lub innych nierzetelnych praktyk. Jako jeden z wiodących na świecie dostawców długookresowych produktów i usług finansowych, AEGON składa długoterminowe obietnice szerokiej rzeszy klientów, akcjonariuszy i pracowników oraz szerszej społeczności. Uczciwe traktowanie tych grup interesów umożliwi spółkom AEGON dotrzymanie tych obietnic poprzez solidną i odpowiedzialną praktykę biznesową oraz rzetelność dostarczanych produktów i świadczonych usług. 6 Dostarczanie przejrzystych produktów i usług Wykonując swoje obowiązki zawodowe w imieniu spółki, pracownicy powinni dokładać starań, aby dostarczać uczciwe i przejrzyste produkty i usługi zaspokajające zmieniające się w długim okresie potrzeby naszych klientów. 16 Kodeks Postępowania

17 Spółki AEGON zawsze starają się działać w interesie swoich interesariuszy, dostarczając produkty i usługi przeznaczone do spełnienia zmieniających się potrzeb klientów. Oznacza to dostarczanie takich produktów i usług, które są uczciwe i przejrzyste oraz spełniają zmieniające się w długim okresie potrzeby naszych klientów. W wypełnianiu tych zobowiązań i budowaniu długoterminowych relacji z klientami spółkom AEGON pomaga rzetelna i odpowiedzialna praktyka biznesowa oraz przejrzysta i przyjazna dla klienta obsługa. 7 Współpraca z kontrahentami AEGON dąży do współpracy z kontrahentami, którzy podzielają jego kluczowe wartości i zasady biznesowe. Od wszystkich pracowników wymagamy, aby wypełniając swoje obowiązki zawodowe imieniu spółki, wspierali ten cel. Ponadto od pracowników wymaga się odpowiedniego stosowania naszego Regulaminu w ich kontaktach z kontrahentami. Spółki AEGON starają się zbudować długookresowe relacje z kontrahentami, którzy wyznają podobne kluczowe wartości i zasady biznesowe. Ci kontrahenci to agenci, brokerzy, dostawcy i partnerzy w przedsięwzięciach joint venture. Staramy się pozostawać wierni temu celowi zawsze i wszędzie, gdzie to możliwe. Uważamy to za istotny czynnik utrzymania jakości naszych produktów i usług. Spółki AEGON liczą na to, iż ich pracownicy będą wszędzie, gdzie to możliwe propagować i odwoływać się do tych kluczowych wartości, zasad i Regulaminu w swoich kontaktach z naszymi kontrahentami. 8 Przekupstwo i korupcja Pracownikom surowo zabrania się oferowania jakichkolwiek łapówek (w postaci pieniędzy lub w formie innych korzyści) funkcjonariuszom publicznym, niezależnie od wartości, efektów, lokalnych zwyczajów, tolerowania takiego opłacania się przez miejscowe władze albo rzekomej niezbędności takich opłat w celu uzyskania lub utrzymania jakichkolwiek korzyści biznesowych lub innych. 17

18 Wszystkie prowizje i inne należności zapłacone lub naliczane agentom ubezpieczeniowym, pośrednikom handlowym lub innym przedstawicielom spółek AEGON muszą być zgodne z solidną praktyką biznesową, uzasadnione legalnymi względami handlowymi oraz stanowić godziwe wynagrodzenie za świadczone usługi. Pracownikom nie wolno zdobywać nowych zleceń lub uzyskiwać innych niedozwolonych korzyści handlowych poprzez umożliwienie wypłaty nienależnych świadczeń na rzecz klientów przez agentów lub innych przedstawicieli spółki AEGON. Pracownikom nie wolno przyjmować ani domagać się nienależnych świadczeń lub innych niedozwolonych korzyści. Pracownicy mogą korzystać z gościnności korporacyjnej i przyjmować upominki pod warunkiem, iż mają one rozsądną wartość oraz są zgodne z odpowiednimi zasadami obowiązującymi w AEGON. Takie korzyści powinny zostać odpowiednio zgłoszone zgodnie z obowiązującą procedurą. Należy unikać takiej gościnności korporacyjnej lub upominków, które mogą wydawać się związane z jakimikolwiek zobowiązaniami dla pracowników lub które wykazują jakieś cechy niestosowności. Łapówka to każde nienależne świadczenie, upominek lub niedozwolona korzyść oferowana bezpośrednio lub pośrednio osobie, firmie, partii politycznej lub funkcjonariuszowi publicznemu. Zazwyczaj oferowanie łapówki wiąże się z chęcią uzyskania osobistej korzyści lub nienależnego świadczenia, często związanego z bieżącą lub przyszłą działalnością gospodarczą. Łapówkami mogą być świadczenia dokonywane osobiście lub przez spółkę w celu zatrzymania danego klienta lub dostawcy. Przekupstwo jest surowo zakazane. Stoi ono w absolutnej sprzeczności z naszymi kluczowymi wartościami. Co więcej, przekupstwo może wyrządzić niepowetowaną szkodę naszej reputacji. Podobnie, przyjmowanie nienależnych świadczeń lub innych niedozwolonych korzyści może skutkować tym samym. AEGON nie będzie tolerował tego rodzaju zachowania u żadnego ze swoich pracowników. 18 Kodeks Postępowania

19 9 Unikanie konfliktów interesów Pracownicy mają obowiązek zawsze mieć na względzie najlepszy interes AEGON i powinni unikać wszelkich faktycznych lub pozornych konfliktów interesów. Pracownicy powinni zgłaszać przypadki potencjalnego konfliktu interesów kierownictwu, do działu zasobów ludzkich lub działu prawnego swojej lokalnej spółki. Konflikt interesów może powstać, jeżeli konkurencyjne zobowiązania zawodowe lub osobiste albo interes finansowy przeszkadzają pracownikowi w wykonywaniu jego obowiązków w sposób jawny i neutralny. Konflikt interesów może przynieść szkodę rzetelności i solidności produktów i usług realizowanych przez spółki AEGON. Należy dołożyć wszystkich możliwych starań, aby zapobiec powstawaniu takich sytuacji. Konflikt interesów może przejawiać się w następujących sytuacjach: (a) Interes zewnętrzny niepozwalający pracownikowi na poświęcenie całej uwagi lub umiejętności wykonywaniu obowiązków pracowniczych; (b) Pracownicy lub członkowie ich najbliższej rodziny są materialnie zainteresowani działalnością jednego z głównych dostawców, agentów, klientów lub konkurentów AEGON, co może wywierać wpływ na ich zdolność podejmowania bezstronnych decyzji w imieniu spółek AEGON; (c) Reprezentowanie spółek AEGON w transakcji, którą pracownik jest osobiście materialnie zainteresowany; (d) Ujawnianie lub wykorzystywanie poufnych informacji spółki AEGON dla uzyskania osobistego zysku lub korzyści. 10 Unikanie nieuczciwych praktyk Pracownikom zabrania się: Odnoszenia osobistych korzyści z sytuacji identyfikowanych poprzez wykorzystanie majątku, informacji lub pozycji spółki; Wykorzystywania majątku, informacji lub pozycji spółki dla korzyści osobistych; Konkurowania z AEGON. 19

20 Pracownicy mają obowiązek realizować uzasadniony interes AEGON przy każdej nadarzającej się okazji. Nieuczciwą praktyką jest wykorzystywanie informacji lub majątku spółki w celu uzyskania osobistych korzyści. Pracownicy powinni czynić wszystko, aby utrzymać zaufanie klientów. Realizowanie uzasadnionego interesu AEGON przy każdej nadarzającej się okazji oraz rezygnacja z dążenia do zaspokojenia własnych celów mają żywotne znaczenie dla utrzymania tego zaufania. 11 Zapobieganie praniu brudnych pieniędzy Pracownikom nie wolno angażować się w żadne działania zmierzające do prania brudnych pieniędzy. Ponadto, nie wolno im udzielać pomocy jakiejkolwiek osobie lub organizacji próbującej wykorzystać dochody z przestępstwa lub nielegalnej działalności albo kontrolować środki zainwestowane na rzecz organizacji terrorystycznej. Solidna i odpowiedzialna praktyka biznesowa tworzy fundament naszej spółki. Pranie brudnych pieniędzy polega na przetwarzaniu dochodów z przestępstwa celem ukrycia ich nielegalnego pochodzenia. Pranie brudnych pieniędzy samo w sobie uważane jest za przestępstwo i jest sprzeczne z naszymi zasadami biznesowymi i naszym elementarnym interesem. Pracownikom surowo zabrania się angażowania w jakąkolwiek działalność związaną z praniem brudnych pieniędzy. Pracownicy muszą przestrzegać odpowiednich reguł wewnętrznych i przepisów odnoszących się do prania brudnych pieniędzy w ich krajach. 12 Sprzeciw wobec antykonkurencyjnych zachowań Pracownicy powinni powstrzymać się od bezpośredniego lub pośredniego angażowania się w dyskusje lub działania stanowiące zachowania antykonkurencyjne lub w jakikolwiek sposób naruszające przepisy antymonopolowe. 20 Kodeks Postępowania

21 Zachowanie antykonkurencyjne to każda praktyka biznesowa uniemożliwiająca i/lub ograniczająca konkurencję. Zachowaniem antykonkurencyjnym jest, na przykład: (a) Umawianie się, co do podziału danego rynku z konkurentami według wielkości sprzedaży lub liczby klientów: (b) Angażowanie się w zmowy cenowe; lub (c) Zawieranie porozumień dotyczących sprzedaży i kupna (przy założeniu, że takie porozumienia nie są dozwolone w świetle lokalnych przepisów prawa). Antykonkurencyjne zachowanie jest nie do pogodzenia z naszymi zasadami solidnej i odpowiedzialnej praktyki biznesowej. Jest ono sprzeczne z interesem nie tylko naszych klientów, kontrahentów i akcjonariuszy, ale także pracowników i samej spółki. Pracownikom surowo zabrania się angażować w działania antykonkurencyjne. 13 Poufność i prawa majątkowe osób trzecich Pracownicy powinni zachować poufność informacji powierzonych im przez AEGON albo klientów i kontrahentów spółki, z wyjątkiem sytuacji, gdy ich ujawnienie jest dozwolone lub wymagane prawem. Informacje poufne obejmują wszystkie informacje niejawne, które może wykorzystać konkurencja lub których ujawnienie może przynieść szkodę spółce, jej klientom lub kontrahentom. Dotyczy to również danych osobowych klientów i pracowników. Pracownicy powinni przestrzegać tajemnicy służbowej, praw autorskich, marek handlowych oraz praw patentowych. W tym kontekście informacja oznacza informacje na temat spółki, klientów, kontrahentów oraz dane osobowe pracowników. Informacje zastrzeżone lub poufne mogą zostać ujawnione tylko w sytuacjach dozwolonych lub wymaganych prawem. Dostęp do tych informacji w spółce jest ograniczony do osób uprawnionych. Poufność stanowi istotny czynnik sprzyjający utrzymaniu zaufania naszych klientów, kontrahentów i pracowników. 21

22 Miejsce pracy 14 Niedyskryminacja Pracownicy muszą powstrzymać się od wszelkich praktyk dyskryminacyjnych nie tylko przy przyjmowaniu nowych osób do pracy, awansowaniu, wynagradzaniu czy przyznawaniu premii, ale także generalnie w swoim postępowaniu w miejscu pracy. AEGON nie toleruje dyskryminacji w miejscu pracy. Spółki AEGON propagują niedyskryminację w zatrudnieniu i zapewniają pracownikom bezpieczne warunki w miejscu pracy. Niedyskryminacja polega po prostu na tym, że pracowników wybiera się na podstawie ich umiejętności i kwalifikacji oraz nie stosuje się innych kryteriów rozróżniania, wykluczania lub preferowania w trakcie procesu naboru i później. W celu realizacji tej ważnej zasady, AEGON musi polegać na uczciwości i mieć zaufanie do wszystkich pracowników. 15 Ochrona danych osobowych Pracownicy muszą postępować ze starannością w odniesieniu do informacji. W szczególności należy chronić dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami i regulaminem wewnętrznym spółki. Niedozwolone jest ujawnianie danych osobowych osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji dozwolonych lub wymaganych prawem. AEGON pragnie cieszyć się zaufaniem nie tylko swoich klientów, ale również swoich pracowników. Oznacza to ochronę danych osobowych pracowników. Od wszystkich pracowników wymaga się przestrzegania wewnętrznych regulaminów spółki mających na celu zapewnienie, że informacje, wiedza i dane są odpowiednio przechowywane i chronione. 22 Kodeks Postępowania

23 16 Odpowiednie wykorzystanie majątku i wyposażenia AEGON Pracownicy mogą wykorzystywać majątek AEGON wyłącznie dla realizacji uzasadnionych celów biznesowych i innych uprawnionych celów. Narzędzi wewnętrznej komunikacji (takich jak poczta, , telefony, sieci komputerowe, dostęp do intranetu i internetu itd.) można używać tylko dla realizacji uprawnionych celów spółki. Okazjonalne wykorzystanie ich przez pracownika dla celów osobistych może być dozwolone według uznania przełożonego pracownika, pod warunkiem, iż nie zakłóca działalności AEGON. Spółki AEGON starają się zapewnić swoim klientom wysokiej jakości produkty i usługi. W tym celu spółki muszą polegać na rzetelności i mieć zaufanie do wszystkich pracowników, jeżeli chodzi o wykorzystanie majątku spółki i narzędzi komunikacji. 17 Współpraca w realizacji zewnętrznych i wewnętrznych kontroli Od pracowników wymaga się współpracy z odpowiednio umocowanymi osobami prowadzącymi wewnętrzne lub zewnętrzne kontrole. Składanie fałszywych oświadczeń lub w inny sposób wprowadzanie w błąd wewnętrznych lub zewnętrznych audytorów, doradców prawnych, funkcjonariuszy, przedstawicieli spółki lub organów nadzoru zagrożone jest surowymi karami. Spółki AEGON nie będą wyciągać żadnych konsekwencji w stosunku do pracowników za współpracę w ramach tego rodzaju kontroli. Spółki AEGON pragną utrzymać zaufanie i szacunek wszystkich interesariuszy. Dlatego zawsze powinniśmy dążyć do zachowania otwartości, szczerości i prostolinijności. Jest to szczególnie ważne w przypadku kontroli, tak wewnętrznych jak i zewnętrznych. W związku z tym, wszystkich pracowników prosi się o współpracę w ramach wszystkich takich kontroli oraz o unikanie składania nieprawdziwych oświadczeń. 23

24 18 Zgłaszanie przypadków bezprawnego lub nieetycznego zachowania Od wszystkich pracowników oczekuje się rozpoznawania przypadków faktycznego lub potencjalnego naruszenia niniejszego Regulaminu oraz zgłaszania się po poradę w przypadku powstania jakichkolwiek wątpliwości. Wszystkie przypadki podejrzanych lub bezprawnych działań, nieetycznego postępowania, zagrożenia dla interesu publicznego lub naruszenia niniejszego Regulaminu należy bezzwłocznie zgłaszać do: (a) Kierownictwa oraz (b) Osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie prawa, lub (c) Działu Prawnemu, lub (d) Działu Kontroli Wewnętrznej. Jeżeli działań takich dopuści się osoba na stanowisku kierowniczym lub jeżeli kierownictwo nie podjęło odpowiednich kroków, sprawa powinna zostać natychmiast zgłoszona innym osobom z kierownictwa. Jeżeli sprawa dotyczy osoby lub osób z kierownictwa najwyższego szczebla, należy zgłosić ją bezpośrednio do Group Compliance Officer AEGON N.V. (na stronie 32 niniejszego Regulaminu można znaleźć dane kontaktowe). Domniemane nieprawidłowości dotyczące członków Zarządu AEGON N.V. należy zgłaszać przewodniczącemu Rady Nadzorczej AEGON N.V. Jeżeli nie masz pewności, co do tego, gdzie należy się zgłosić, jeżeli chcesz zachować anonimowość lub nie chcesz skorzystać z żadnego z wymienionych wyżej źródeł, możesz skorzystać z: (a) Telefonu zaufania (helpline) prowadzonego przez Twoją lokalną spółkę AEGON lub (b) AEGON Global Ethics Line (specjalna linia do zgłaszania spraw związanych z etyką). Na stronie 31 niniejszego Regulaminu można znaleźć wszystkie dane kontaktowe. W sprawie wszelkich zachowań przynoszących szkodę reputacji spółek AEGON albo narażających na szwank bezpieczeństwo i prawa pracowników spółki zostanie przeprowadzone wyczerpujące dochodzenie. Pracownicy muszą w pełni współpracować z osobami prowadzącymi takie dochodzenie. 24 Kodeks Postępowania

25 Zachowana zostanie poufność w takim zakresie, w jakim wymagać tego będzie interes wszystkich zaangażowanych stron oraz zobowiązania AEGON na mocy odpowiednich przepisów prawa i regulacji. AEGON nie będzie wyciągać konsekwencji ani nie zgodzi się na wyciąganie konsekwencji wobec pracownika, który w dobrej wierze zgłasza przypadek bezprawnego lub nieetycznego postępowania. W podejmowaniu decyzji biznesowych i innych AEGON kieruje się swoimi kluczowymi wartościami, którymi są współpraca, czynienie zrozumiałym i wyprzedzanie oczekiwań. W dużej mierze nasza reputacja wśród klientów, akcjonariuszy, pracowników i kontrahentów zależy od tego, czy potrafimy się zachować w sposób odpowiadający tym wartościom. AEGON czynnie propaguje etykę postępowania. Oznacza to, że zachęcamy wszystkich pracowników do zgłaszania wszystkich incydentów bezprawnego lub nieetycznego zachowania. Osoby zgłaszające skargę mogą dzwonić do Global AEGON Ethics Line zachowując, jeżeli chcą, anonimowość. Linia czynna jest przez całą dobę przez siedem dni w tygodniu i można rozmawiać z osobą władającą językiem ojczystym zgłaszającego. Społeczeństwo 19 Działalność społeczna Spółki AEGON angażują się realizację solidnej i odpowiedzialnej praktyki biznesowej oraz starają się wnosić swój trwały wkład w życie społeczeństw, w których żyją i pracują ich pracownicy. Zachęcamy pracowników do udziału w działaniach wzbogacających ich lokalne społeczności. Pracownicy powinni jednak dbać o to, aby zgodnie z polityką spółki ich osobista działalność nie stwarzała konfliktu interesów. 25

26 Spółki AEGON starają się zachowywać odpowiedzialnie i w miejscu prowadzenia swojej działalności wnosić swój trwały wkład w życie społeczne. Zachęcamy pracowników do udziału w działaniach wzbogacających ich lokalne społeczności. Dotyczy to również działalności politycznej, przy założeniu, że ta działalność nie koliduje z ich obowiązkami pracowników spółki AEGON. 20 Odpowiedzialne inwestowanie AEGON jest znaczącym inwestorem w wielu branżach i firmach i poważnie traktuje swoją odpowiedzialność jako dostawcy kapitału. AEGON chce mieć duży wpływ na dobrobyt i zrównoważony rozwój tych branż i firm przez aktywne uczestnictwo we własności. Naszym zdaniem zintegrowanie kryteriów dotyczących środowiska, społeczeństwa i ładu korporacyjnego z wykonywaniem prawa własności i podejmowaniem decyzji inwestycyjnych może mieć pozytywny wpływ na długoterminowe zyski. Od wszystkich pracowników, a w szczególności od pracowników zaangażowanych w działania związane z inwestowaniem, wymagamy, aby wspierali to podejście. Pracownicy zaangażowani w zarządzanie aktywami powinni postępować zgodnie ze swoimi upoważnieniami i instrukcjami dotyczącymi inwestowania oraz spełniać wymagania klienta w zakresie inwestowania. Dotyczy to także zarządzania każdym portfelem pod kątem uzgodnionego profilu ryzyka. AEGON dąży ponadto do uwzględnienia aspektów dotyczących środowiska, społeczeństwa i ładu korporacyjnego w swoich działaniach związanych z inwestowaniem, a pracownicy są zobowiązani do przestrzegania odpowiednich zasad dotyczących inwestowania obowiązujących w firmie AEGON. 26 Kodeks Postępowania

27 21 Wspieranie i ochrona praw człowieka AEGON działa na rzecz przestrzegania powszechnie uznanych praw człowieka. Od pracowników oczekuje się stosowania do zasad polityki AEGON w zakresie praw człowieka. Zgodnie z zasadami polityki AEGON w zakresie praw człowieka cała działalność firmy podlega postanowieniom Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ONZ, kluczowym standardom Międzynarodowej Organizacji Pracy oraz zasadom dotyczącym praw człowieka i standardom pracy zawartym w inicjatywie ONZ Global Compact. Od pracowników AEGON oczekuje się przestrzegania tych standardów i zasad podczas wykonywania obowiązków służbowych. 27

28 Od kogo wymaga się przestrzegania niniejszego Regulaminu? Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkich dyrektorów, funkcjonariuszy (niezależnie od stosunku umownego regulującego ich zatrudnienie) oraz pracowników wszystkich spółek AEGON. Dotyczy to również członków Zarządu i Rady Nadzorczej AEGON N.V., jak również członków zarządów i rad nadzorczych wszystkich spółek AEGON. Dla celów niniejszego Regulaminu wszystkie wymienione wyżej osoby mogą być zbiorczo określane terminem pracownik/pracownicy. Niniejszy Regulamin obowiązuje również pracowników reprezentujących AEGON w spółkach stowarzyszonych, spółkach joint venture i innych wspólnych przedsięwzięciach. 28 Kodeks Postępowania

29 Niniejszy Regulamin został zatwierdzony przez wszystkie spółki AEGON Wszystkie spółki AEGON wyraziły zgodę na przestrzeganie niniejszego Regulaminu. Jednakże kierownictwa poszczególnych spółek zastrzegają sobie prawo do utrzymania istniejących lub wprowadzenia dodatkowych postanowień. 29

30 Zobowiązania i odpowiedzialność pracowników Od wszystkich pracowników oczekuje się działania zgodnie z najwyższymi standardami etycznymi oraz kluczowymi wartościami i zasadami biznesowymi AEGON. Ponadto, wszyscy pracownicy ponoszą odpowiedzialność wobec AEGON za prowadzenie działalności zgodnie z niniejszym Regulaminem oraz za przestrzeganie wewnętrznych i zewnętrznych przepisów, zasad i regulaminów. Nieprzestrzeganie postanowień niniejszego Regulaminu może spowodować podjęcie działań dyscyplinarnych do zwolnienia z pracy włącznie. Naruszenie postanowień niniejszego Regulaminu może stanowić również naruszenie obowiązującego prawa i może spowodować wszczęcie postępowania cywilnego lub karnego. 30 Kodeks Postępowania

31 Na zakończenie Działanie jako odpowiedzialna firma ma żywotne znaczenie dla przyszłości tak spółki AEGON jak i jej pracowników na całym świecie. Jako międzynarodowa firma świadcząca usługi ubezpieczeniowo-emerytalne oraz usługi zarządzania aktywami liczymy na to, iż nasi pracownicy będą szanować nasze kluczowe wartości, przestrzegać naszego Regulaminu oraz starać się zawsze postępować zgodnie z naszymi zasadami biznesowymi. Dziękujemy wszystkim pracownikom za ich oddanie dla AEGON i przyszłego sukcesu Grupy. Dane kontaktowe AEGON Global Ethics Line: AEGON zachęca pracowników do zgłaszania wszelkich przypadków faktycznego lub potencjalnego naruszenia Kodeksu Postępowania AEGON oraz wątpliwości związanych ze wspomnianymi naruszeniami. Wszelkie otrzymane zgłoszenia będą sprawdzane, a ich autorzy informowani o działaniach. Nastąpi to w ciągu sześciu dni roboczych od przyjęcia zgłoszenia. Prosimy o odwiedzenie strony internetowej: lub zatelefonowanie na bezpłatny numer odpowiedni dla Twojej lokalizacji: Australia Bermudy Brazylia Kanada lub Chile Chiny (Północne) Chiny (południowe) Czechy Francja Niemcy Hong Kong

32 Węgry Indie lub Irlandia Włochy Japonia lub Korea (Południowa) lub Meksyk lub Holandia Polska Portoryko Rumunia Singapur Słowacja Hiszpania Szwecja Tajwan Tajlandia Turcja po usłyszeniu monitu wybierz Ukraina 0 ^ po usłyszeniu monitu wybierz Wielka Brytania United States (S.H.A.R.E.) * Bezpłatne numery mogą zmieniać się od czasu do czasu dla niektórych krajów. Prosimy o odwiedzenie strony internetowej ^ Wskazuje drugi ton wybierania. Dane kontaktowe Group Compliance Officer grupy AEGON N.V.: Group Compliance Officer AEGON N.V. P.O. Box CB Haga GroupComplianceOfficer@aegon.com Holandia 32 Kodeks Postępowania