WYKORZYSTANIE MODELU SAP TCO DO SZACOWANIA KOSZTÓW INFORMATYZACJI. Jacek Cypryjański

Transkrypt

1 WYKORZYSTANIE MODELU SAP TCO DO SZACOWANIA KOSZTÓW INFORMATYZACJI Jacek Cypryjański Wprowadzenie Dokonując oceny przedsięwzięcia informatycznego dość precyzyjnie moŝemy oszacować koszty zakupu sprzętu i oprogramowania. JednakŜe oszacowanie całkowitych kosztów wdroŝenia jest zadaniem duŝo bardziej skomplikowanym, zwłaszcza gdy dotyczy duŝego systemu w duŝym przedsiębiorstwie. Zwykle takie wdroŝenie pociąga za sobą zmiany organizacyjne, których koszty winny równieŝ być uwzględnione, a ponadto realizacja przedsięwzięcia moŝe powodować zakłócenia w prawidłowym funkcjonowaniu organizacji. Trudności moŝe przysporzyć równieŝ szacowanie przyszłych kosztów posiadania systemu informatycznego, które są niebagatelne. Czteroletni koszt uŝytkowanie i utrzymania systemu mo- Ŝe stanowić nawet 250% kosztów zakupu i wdroŝenia [RMSS00, s.108]. W porównaniu do korzyści płynących z informatyzacji, kwestie związane z kosztami są poruszane w opracowaniach naukowych w znacznie mniejszym zakresie. Nie oznacza to bynajmniej, Ŝe są całkowicie pomijane, choć omawiane mniej szczegółowo. Brak na przykład w literaturze tematu tak szerokiej dyskusji na temat modeli klasyfikacji kosztów, jak to ma miejsce w przypadku modeli klasyfikacji korzyści. Jest to waŝny problem ze względu na rolę, jaką modele klasyfikacji odgrywają w procesie identyfikacji i szacowania czynników oceny ekonomicznej.

2 Model klasyfikacji kosztów informatyzacji powinien spełniać kilka podstawowych wymagań: róŝnicować nakłady inwestycyjne i bieŝące koszty eksploatacji systemu informatycznego; uwzględniać koszty bezpośrednie, takie jak wydatki na sprzęt, oprogramowanie, szkolenia, administrowanie systemem informatycznym, jak i koszty pośrednie, wynikające na przykład z przestojów spowodowanych awarią systemu; uwzględniać koszty zmian organizacyjnych związanych z realizacją inwestycji (np. koszty BPR); odzwierciedlać zarówno specyfikę cyklu Ŝycia systemu (system realizowany przez informatyków firmy/zakup gotowego systemu; zarządzanie wdroŝonym systemem realizowane wewnętrznie/zlecane na zewnątrz itp.) jak i specyfikę samego systemu informatycznego (zintegrowany system klasy ERP/prosta aplikacja dziedzinowa). Wspomniane niedostatki w pracach akademickich nad modelem klasyfikacji kosztów, który spełniałyby powyŝsze wymagania rekompensują organizacje komercyjne. Bez wątpienia prym w tym zakresie wiedzie GartnerGroup, autor Modelu Całkowitych Kosztów Posiadania (Total Cost of Ownership, TCO). Na uwagę zasługuje równieŝ model TCO opracowany przez dostawcę systemów klasy ERP, firmę SAP AG. Z uwagi na fakt, Ŝe model Gartnera jest stosunkowo często dyskutowany w literaturze tematu, niniejsza praca poświęcona jest modelowi SAP TCO. Celem pracy jest analiza moŝliwości wykorzystania modelu SAP TCO jako schematu klasyfikacji kosztów informatyzacji w kontekście sformułowanych powyŝej wymagań.

3 Charakterystyka modelu SAP TCO Model SAP TCO 1 pozwala na odzwierciedlenie struktury kosztów IT za pomocą trzech następujących poziomów: kategorii kosztów, składników kosztów, elementów kosztów. W Modelu SAP TCO wyróŝnia się następujące kategorie kosztów: nakłady na sprzęt i oprogramowanie, koszty implementacji, bieŝące koszty sprzętu i oprogramowania, bieŝące koszty eksploatacji, koszty projektów ustawicznego doskonalenia, koszty projektów aktualizacyjnych, koszty uŝytkowników końcowych. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe w modelu tym na poziomie kategorii kosztów uwzględnione są omawiane wcześniej podziały na koszty inwestycji i eksploatacji oraz bezpośrednie i pośrednie. Na koszty bezpośrednie składają się koszty ujęte w kategoriach od 1 do 6 natomiast kategoria nr 7 zawiera koszty pośrednie. Ponadto koszty bezpośrednie dzielone są na koszty inwestycyjne (kategorie nr 1, 2 oraz 5 i 6) i koszty eksploatacyjne (kategorie 3 i 4). Ostatniemu podziałowi nie podlegają natomiast koszty pośrednie, które występują we wszystkich fazach cyklu Ŝycia systemu informatycznego. 1 Charakterystyka modelu SAP TCO opracowano na podstawie raportów: [Mode05] i [Fram05]

4 Nakłady na sprzęt i oprogramowanie obejmują następujące składniki kosztów: infrastruktura techniczna, w której uwzględnia się takie elementy kosztów jak sprzęt centrum obliczeniowego (m.in. serwery aplikacji i baz danych, urządzenia do archiwizacji danych; tu uwzględniane są równieŝ wszelkie zmiany konstrukcyjne pomieszczeń oraz zakupy urządzeń wymagane dla funkcjonowania centrum obliczeniowego, takie jak klimatyzacja, instalacja przeciwpoŝarowa, podtrzymywacze napięcia), sieć (wszelkie koszty ponoszone na uruchomienie sieci: zakup i instalacja łączy, routerów, hubów, serwerów zapór ogniowych, jak równieŝ koszty adaptacji pomieszczeń), sprzęt komputerowy uŝytkowników końcowych wymagany do korzystania z oprogramowania uŝytkowego: komputery klienckie (PC, laptopy, terminale), urządzenia peryferyjne (drukarki, faksy, skanery i czytniki) oraz urządzenia mobilne (np. palmtopy); oprogramowanie systemowe składnik obejmujący wszystkie koszty związane z nabyciem praw do uŝytkowania oprogramowania systemowego centrum obliczeniowego (systemy operacyjne, systemy zarządzania bazami danych, programy narzędziowe itp.) jak równieŝ oprogramowania systemowego instalowanego na komputerach uŝytkowników końcowych, oprogramowanie uŝytkowe składnik obejmujący wszystkie koszty związane z nabyciem praw do uŝytkowania aplikacji systemów informatycznych zarządzania (ERP, CRM) oraz aplikacji wspomagających uŝytkownika końcowego (arkuszy kalkulacyjnych, edytorów tekstów, poczty elektroniczej).

5 Kategorię koszty implementacji tworzy siedmiu składników, które jak podkreślono w opracowaniu odzwierciedlają funkcje typowego przedsięwzięcie implementacyjnego a nie jego chronologiczny porządek: Projektowanie procesów składnik zawierający koszty opracowania całościowego obrazu implementacji specyficznych rozwiązań programowych. Obejmuje on dwa elementy kosztów: planowanie infrastruktury (koszty związane z analizą i projektowaniem procesów z technicznego punktu widzenia, jak np. określenie wymaganych parametrów sprzętu komputerowego) oraz formułowanie koncepcji systemu (koszty prac związanych z odwzorowaniem procesów biznesowych przedsiębiorstwa w systemie); Zmiany organizacyjne składnik obejmujący koszty związane z przedstawieniem nowych rozwiązań informatycznych pracownikom przedsiębiorstwa. W odróŝnieniu od prezentowanego dalej składnika szkolenie nie dotyczy nauki posługiwania się nowymi aplikacjami, a jedynie działań mających na celu dokonanie zmian w nastawieniu oraz sposobie myślenia pracowników, tak aby ułatwić im adaptację do implementowanych rozwiązań. Ponadto składnik ten nie obejmuje kosztów reinŝynierii procesów biznesowych, które zostały wyłączone z modelu SAP TCO. Setup techniczny składnik dotyczący wszelkich kosztów związanych z technicznymi aspektami uruchomienia systemu. Obejmuje on cztery elementy kosztów: instalację całości wymaganego oprogramowania, konfigurowanie technicznych parametrów zainstalowanych programów, eksploatację systemu w trakcie fazy implementacyjnej,

6 opracowanie procedur przyszłej eksploatacji systemu oraz działań na wypadek awarii. Setup biznesowy składnik obejmujący koszty dostosowania systemu do potrzeb organizacji zgodnie z koncepcją opracowaną na etapie projektowania procesów. Składa się on z następujących elementów: konfigurowanie parametrów determinujących funkcjonowanie systemu od strony biznesowej; definiowanie raportów, formatek, schematów przepływu pracy, interfejsów; opracowywanie dodatkowych funkcjonalności, transfer danych do systemu, wprowadzanie w systemie modyfikacji i rozszerzeń (modyfikacje i rozszerzenia tym róŝnią się od wymienionych wcześniej dodatkowych funkcjonalności, Ŝe wymagają dokonywania zmian w kodzie oprogramowania i mogą być niestabilne w trakcie dokonywania późniejszych aktualizacji systemu) oraz definiowanie zasad dostępu kaŝdego z przyszłych uŝytkowników do poszczególnych modułów systemu. Zarządzanie projektem składnik obejmujący koszty związane z koordynacją implementacji (wynagrodzenie członków zespołu projektowego oraz koszty uŝytkowanych przez nich pomieszczeń, wyposa- Ŝenia i sprzętu). Składnik ten obejmuje równieŝ koszty związane z zorganizowaniem wsparcia, które będzie wymagane podczas uŝytkowania systemu. Testowanie składnik zawierający koszty przygotowania, realizacji oraz analizy wszelkiego rodzaju testów dokonywanych w trakcie implementacji systemu.

7 Szkolenie składnik obejmujące koszty szkoleń pracowników (uŝytkowników końcowych, pracowników działu informatycznego oraz helpdesku). Trzecią kategorią kosztów modelu tworzą bieŝące koszty sprzętu i oprogramowania. Jej struktura jest podobna do tej jaką przyjęto dla pierwszej z wymienionych kategorii nakładów na sprzęt i oprogramowanie: infrastruktura techniczna (sprzęt centrum obliczeniowego, sieć, sprzęt komputerowy uŝytkowników końcowych); oprogramowanie systemowe (oprogramowanie systemowe centrum obliczeniowego, oprogramowania systemowego komputerów uŝytkowników końcowych); oprogramowanie uŝytkowe. W odróŝnieniu od kosztów nabycia w bieŝących kosztach sprzętu i oprogramowania uwzględniane są przede wszystkim koszty materiałów eksploatacyjnych oraz części zamiennych. Ponadto jeŝeli sprzęt i oprogramowanie brane były w leasing, to do tej kategorii zaliczane są równieŝ opłaty leasingowe. Faza implementacji systemu informatycznego kończy się wraz z jego jak często określane jest to w praktyce startem produktywnym, czyli rozpoczęciem eksploatacji systemu. Koszty wszelkich późniejszych prac związanych z zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania systemu ujmowane są w czwartej z kolei kategorii kosztów: bieŝących kosztach eksploatacji. Tu uwzględniane są dwa następujące składniki kosztów: koszty eksploatacji systemu, koszty eksploatacji aplikacji.

8 Pierwszy składnik zawiera koszty działań dotyczących technicznej strony funkcjonowania systemu informatycznego, natomiast drugi koncentruje się na jego aspektach biznesowych. W kosztach eksploatacji (zarówno od strony technicznej jak i biznesowej) uwzględnia się sześć następujących elementów: koszty monitorowania dotyczące wszelkich działań związanych z bieŝącą kontrolą funkcjonowania systemu informatycznego; koszty administrowania obejmujące koszty planowania i realizacji prac związanych z prawidłowym funkcjonowaniem systemu informatycznego (uruchamianie i zamykanie programów, backup danych, itp.); koszty zarządzanie problemami obejmujące koszty identyfikacji przyczyn problemów związanych z funkcjonowaniem systemu informatycznego oraz koszty opracowywania rozwiązań umoŝliwiających szybkie usuwanie tychŝe problemów oraz rozwiązań zapobiegających występowaniu podobnych problemów w przyszłości; koszty zarządzanie zmianami w oprogramowaniu koszty dotyczące jedynie tych zmian, których celem jest podnoszenie jakości funkcjonowania systemu informatycznego w aktualnym kształcie (rozszerzanie funkcjonalności systemu oraz aktualizacja wersji oprogramowania ujmowane są w oddzielnych kategoriach kosztów prezentowanych poniŝej); koszty serwisowania i rozwiązywanie problemów koszty związane z funkcjonowaniem helpdesku oraz bieŝącym usuwaniem problemów pojawiających się w trakcie uŝytkowania systemu informatycznego;

9 koszty ogólne dotyczące więcej niŝ jednego lub teŝ nie dające się zakwalifikować do Ŝadnego z powyŝszych elementów. Kolejne dwie kategorie kosztów: koszty projektów ustawicznego doskonalenia oraz koszty projektów aktualizacyjnych dotyczą projektów realizowanych po zakończeniu fazy implementacji w trakcie eksploatacji systemu. Podstawowa róŝnica pomiędzy nimi polega na tym, Ŝe pierwsze dotyczą kosztów zmian wynikających z konieczności dopasowania bieŝących rozwiązań informatycznych do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa, natomiast drugie są skutkiem rozwoju sprzętu i oprogramowania. W kosztach projektów ustawicznego doskonalenia wyróŝnia się: koszty ustawicznego doskonalenie rozwiązań biznesowych, koszty ustawicznego doskonalenie rozwiązań technicznych, natomiast w kosztach projektów aktualizacyjnych: koszty aktualizacji systemu, koszty aktualizacji aplikacji. KaŜdy z wymienionych składników kosztów, analogicznie do kosztów implementacji (drugiej z kategorii kosztów ujętych w modelu SAP TCO), obejmuje siedem elementów kosztów odzwierciedlających funkcje przedsięwzięcia implementacyjnego: projektowanie procesów, zmiany organizacyjne, setup techniczny, setup biznesowy, zarządzanie projektem, testowanie,

10 szkolenie. Ostatnią kategorię modelu stanowią koszty uŝytkowników końcowych. Tworzą ja koszty związane z: Przestojami wynikającymi z zatrzymania systemu informatycznego lub teŝ uczestnictwem pracowników w dotyczących systemu szkoleniach. Na przestoje spowodowane zatrzymaniem pracy systemu składają się zarówno przestoje planowane związane z konserwacją bądź teŝ aktualizacją systemu, jak i nieplanowane, powstałe na skutek róŝnego typu awarii. Spadkiem wydajności uŝytkowników końcowych spowodowanym nieodpowiednim wsparciem ze strony helpdesku lub teŝ tym, Ŝe uŝytkownicy sami wykonują prace, które winne być realizowane przez informatyków. Wnioski Odnosząc się do wymagań przedstawionych we wstępie pracy, moŝna na podstawie przedstawionej charakterystyki sformułować następujące wnioski: W modelu SAP TCO rozróŝnia się nakłady inwestycyjne i bieŝące koszty eksploatacji systemu informatycznego juŝ na poziomie kategorii kosztów. RozróŜnienie to dotyczy jednak wyłącznie kosztów bezpośrednich. Nakłady inwestycyjne ujmowane są w czterech kategoriach kosztów: nakłady na sprzęt i oprogramowanie, koszty implementacji, koszty projektów ustawicznego doskonalenia, koszty projektów aktualizacyjnych, z tym, Ŝe dwie ostatnie kategorie dotyczą przedsięwzięć realizowanych w fazie eksploatacji systemu. BieŜące koszty eksploatacji zawarte są natomiast w dwóch kategoriach kosz-

11 tów: bieŝących kosztach sprzętu i oprogramowania oraz bieŝących kosztach eksploatacji, Model SAP TCO uwzględnia zarówno koszty bezpośrednie ujęte w sześciu kategoriach (nakłady na sprzęt i oprogramowanie, koszty implementacji, bieŝące koszty sprzętu i oprogramowania, bieŝące koszty eksploatacji, koszty projektów ustawicznego doskonalenia, koszty projektów aktualizacyjnych) jak i koszty pośrednie, które ujmowane są w jednej kategorii kosztów (koszty uŝytkowników końcowych). W kosztach pośrednich wyróŝnione są dwa składniki kosztów (przestoje oraz spadek wydajności) natomiast brak jest, jak juŝ wspomniano, podziału na koszty implementacji i eksploatacji. Model SAP TCO nie uwzględnia kosztów zmian organizacyjnych związanych z realizacją inwestycji (np. koszty BPR); Model SAP TCO jest modelem opracowanym dla specyficznego systemu informatycznego (ERP) i dla cyklu Ŝycia systemu właściwego dla systemów tej klasy, w którym implementacji polega na dostosowaniu gotowego systemu do potrzeb organizacji. Oznacza to, Ŝe wyszczególnione w modelu składniki kosztów mogą nie uwzględniać wydatków właściwych dla systemów innego typu, czy teŝ systemów pozyskiwanych w inny sposób (np. tworzonych od podstaw na zlecenie uŝytkownika, przez własny dział IT lub przez inną firmę). Dlatego teŝ model ten nie moŝe być traktowany jako uniwersalny. Przedstawiony modele SAP TCO, zgodnie zresztą z intencją jego autorów, jest bardziej zorientowane na szacowanie bieŝących kosztów IT w przedsiębiorstwie (w celu ich redukcji) niŝ na szacowanie kosztów informatyzacji. Mimo to ma on, obok modelu GartnerGroup, istotne znaczenie

12 dla ekonomicznej oceny inwestycji informatycznych, poniewaŝ definiuje kategorie kosztów, które naleŝy wziąć pod uwagę przy szacowaniu kosztów informatyzacji, a ponadto umoŝliwia pomiar bieŝących kosztów eksploatacji systemów informatycznych, tworząc tym samym punkt odniesienia dla oceny przyszłych rozwiązań. Literatura [Mode05] [Fram05] [RMSS00] A Model to Analyze Total Cost of Ownership, SAP White Pater , A Framework to Reduce Total Cost of Ownership, SAP White Pater , Remenyi D., Money A., Sherwood-Smith M.: Effective Measurement and Management of It Costs & Benefits, wyd. 2, Butterworth-Heinemann, Woburn, Mass dr Jacek Cypryjański Instytut Informatyki w Zarządzaniu, Uniwersytet Szczeciński ul. Mickiewicza 64, Szczecin tel , faks jacek.cypryjanski@univ.szczecin.pl