Poruszanie się po świecie mobilnego drukowania

Transkrypt

1 Opracowanie techniczne Micro Focus iprint Poruszanie się po świecie mobilnego drukowania We współczesnym świecie wydajne drukowanie musi obejmować drukowanie mobilne. Skorzystaj z tego dokumentu, aby znaleźć drogę do platformy wydajnego mobilnego drukowania, która nie wpłynie negatywnie na bezpieczeństwo i nie obciąży zanadto budżetu. Spis treści strona Poruszanie się po świecie mobilnego drukowania... 2 Potrzeby... 2 Dostęp...2 Prostota obsługi...2 Bezpieczeństwo... 3 Opcje oprogramowania do mobilnego drukowania... 3 Infrastruktura oprogramowania... 3 Producenci sprzętu... 3 Rozwiązanie dostępne w chmurze... 3 Rozwiązania bez serwera... 4 Mobilne aplikacje do drukowania... 4 Urządzenie programowe do drukowania... 4 A co z rozliczaniem i kontrolowaniem wydruków?... 4 Wnioski... 5

2 Opracowanie techniczne Poruszanie się po świecie mobilnego drukowania Poruszanie się po świecie mobilnego drukowania Jeśli masz już jakieś doświadczenie w zakresie poszukiwania rozwiązania do mobilnego drukowania, zdajesz sobie zapewne sprawę, że w tych poszukiwaniach pomocna byłaby jakaś mapa lub kompas. Prawdopodobnie w Twojej firmie istniała infrastruktura oprogramowania do drukowania, która zapewniała użytkownikom wszystko, czego potrzebowali i wtedy pojawiły się rozwiązania mobilne. Teraz nie masz już pewności, czy potrafisz znaleźć odpowiednie rozwiązanie. Ten dokument poprowadzi Cię przez zagmatwany świat oprogramowania do drukowania. Pozwoli Ci zrozumieć nowe potrzeby Twojej firmy. Drukowanie pozostaje kluczowym narzędziem, od którego zależy wydajność pracy, a to oznacza, że działy IT muszą stale zapewniać wydajne możliwości drukowania. We współczesnym świecie wydajne drukowanie musi obejmować drukowanie mobilne. Użytkownicy chcą mieć dostęp do zasobów drukowania ze wszystkich urządzeń, na których pracują, a użytkownicy mobilni coraz częściej zwracają się w kierunku aplikacji konsumenckich oraz innych alternatywnych rozwiązań, które spełniają ich wymogi dotyczące wydajności. Jednocześnie firmy muszą dbać o to, aby drukowanie w szczególności drukowanie mobilne nie zagrażało bezpieczeństwu ich zasobów informacji. W interesie wszystkich jest, aby drukowanie było zarazem proste i bezpieczne. Informatycy muszą działać szybko, aby znaleźć tę równowagę. Ten dokument opisuje również główne dostępne opcje i pomaga zrozumieć, jakie rozwiązanie i jaki dostawca są dla Ciebie odpowiedni. Pomaga znaleźć drogę z powrotem do uzyskania stabilnej infrastruktury do drukowania, a także pozwala zrozumieć, w jaki sposób można dodać do tej infrastruktury możliwości mobilnego drukowania, nie tracąc przy tym poparcia użytkowników i nie rujnując budżetu. Potrzeby Przed wybraniem rozwiązania do mobilnego drukowania musisz zastanowić się nad specyficznymi wymaganiami Twojej firmy. Rozważ, jakie znaczenie ma dla firmy dostęp, łatwość obsługi i bezpieczeństwo, aby właściwie ocenić dostępne opcje oprogramowania do drukowania. Dostęp Liczba pracowników mobilnych stale rośnie, a eksperci przewidują, że do 2017 r. będą oni stanowili ponad jedną trzecią wszystkich pracowników. Aby ta rosnąca liczba pracowników mobilnych mogła pracować wydajnie, będzie potrzebowała dostępu do wszystkich tradycyjnych plików, narzędzi i usług, z jakich korzysta reszta pracowników, a drukowanie jest jedną z tych usług. Według firmy IDC w 2012 r. 24% użytkowników telefonów komórkowych i 32% użytkowników tabletów drukowało ze swoich urządzeń. Liczba ta powinna być jeszcze większa. Pomimo tego, że wiele zadań w nowoczesnych telefonach i tabletach wykonuje się bardzo łatwo, firma IDC podała, że aż 50% użytkowników nie wie, jak można drukować z ich urządzeń. Gdy firma Microsoft przedstawiła oprogramowanie Microsoft Office dla systemu ios, już miesiąc później udostępniła jego aktualizację. Ta nowa wersja obejmowała mobilne drukowanie, czyli funkcję, o którą użytkownicy prosili najczęściej. Użytkownicy po prostu chcą mobilnego drukowania. Dostęp do drukowania mobilnego to najtrudniejszy nowy wymóg, jednak jest tylko jednym aspektem dostępu do drukarki, jaki należy rozważyć. Użytkownicy komputerów biurowych potrzebują takiego samego dostępu do drukowania. Większość organizacji korzysta z wielu różnych drukarek najnowszych drukarek biurowych, fotokopiarek i specjalistycznych ploterów. Rozważając opcje dostępu, trzeba się zastanowić nad tym, jak zapewnić dostęp do tych wszystkich urządzeń. Prostota obsługi Prostota obsługi nie jest istotna tylko dla użytkowników końcowych. Dobre rozwiązanie powinno być dla działu IT łatwe do wdrożenia, a także do obsługi. Dla użytkowników końcowych rozwiązania do drukowania powinny być proste. Jest to szczególnie ważne, gdy chodzi o urządzenia mobilne, w przypadku których opanowanie zadań konfiguracji jest często skomplikowane. Aby utrzymać maksymalną wydajność, użytkownicy powinni być w stanie samodzielnie uzyskać dostęp do drukarek, nie zgłaszając się po pomoc do działu pomocy technicznej. Utrzymanie wydajności działów IT wymaga rozwiązań, które zapewniają możliwość współdziałania. Takie rozwiązania powinny być łatwe w instalacji i zezwalać na scentralizowane zarządzanie. Tego rodzaju uproszczone zarządzanie ma ogromne znaczenie dla małych i średnich firm, które nie mogą sobie pozwolić na zatrudnienie specjalnych administratorów do obsługi drukowania, a także dla dużych firm, ponieważ muszą one ograniczyć wpływ obsługi setek użytkowników na budżet. 2

3 Bezpieczeństwo Według badania kosztów naruszenia poufności danych przeprowadzonego przez firmę Ponemon w roku 2014 (Ponemon 2014 Cost of Data Breach Study 1 ), średni koszt naruszenia poufności danych wynosi obecnie 3,5 miliona USD. Infrastruktura do drukowania rzadko jest pierwszą rzeczą, o jakiej myślą lub dyskutują eksperci zajmujący się bezpieczeństwem, jednak jest ona bardzo ważną częścią ogólnego poziomu bezpieczeństwa. Firma Quocirca 2 odkryła, że 90% firm przyznaje, iż miało do czynienia co najmniej z jednym przypadkiem naruszenia poufności danych w związku z drukowaniem. Istnieją cztery różne czynniki bezpieczeństwa drukowania, które warto wdrożyć. Pierwszy to integracja katalogów. Przez integrację z katalogiem użytkownika można kontrolować dostęp do sprzętu drukującego. Jest to ważne, ponieważ nowoczesne drukarki rzadko są zwykłymi drukarkami. Często są one współdzielonymi i podłączonymi do sieci urządzeniami wielofunkcyjnymi, np. zarazem skanerem, faksem i drukarką. Do i z tych urządzeń wielofunkcyjnych płyną cenne informacje i dlatego bardzo ważne jest kontrolowanie dostępu do nich. Kolejny obszar bezpieczeństwa drukowania to system kolejki wydruków. Funkcje te pozwalają firmom wymagać od użytkowników obecności przy drukarce w celu otrzymania wydrukowanego dokumentu, aby nie zabrał go ktoś inny. System kolejki wydruku na ogół wymaga, aby użytkownik podszedł do drukarki i przeciągnął identyfikator lub wpisał kod w celu otrzymania wydrukowanego dokumentu. Po trzecie nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne często są wyposażone w dysk twardy, na którym mogą być przechowywane dane, do których ktoś spoza firmy mógłby później uzyskać dostęp. W przeciwieństwie do innych kwestii związanych z bezpieczeństwem, ten problem nie może być rozwiązany wyłącznie za pomocą oprogramowania do drukowania. Zabezpieczenie tych dysków obejmuje zakup sprzętu służącego do szyfrowania, ograniczenia dostępu do sprzętowych konsol administracyjnych oraz posiadanie odpowiedniej procedury wycofania z użytku, aby niepotrzebny sprzęt nie zawierał cennych informacji w momencie jego usuwania. Ostatnią kwestią jest to, że z mobilnością wiążą się problemy z bezpieczeństwem związane z drukowaniem, tak jak dzieje się to w wielu innych obszarach IT. Jeśli dział IT nie zapewni właściwego rozwiązania, mobilność umożliwi użytkownikom znalezienie własnych, często niezabezpieczonych opcji. Nawet jeśli dział IT zaakceptuje jakieś rozwiązanie, musi on zintegrować takie rozwiązanie z opcjami zarządzania urządzeniami mobilnymi, aby właściwie zabezpieczyć drukowanie mobilne. Opcje oprogramowania do mobilnego drukowania Opcje oprogramowania do mobilnego drukowania dzielą się na sześć głównych kategorii. Na kolejnych stronach znajdują się opisy oraz wady i zalety każdej kategorii, a także sugestie, dla jakich typów organizacji każda z tych opcji może być atrakcyjna. Infrastruktura oprogramowania Infrastruktura oprogramowania jest najprawdopodobniej dostarczona przez firmę Microsoft lub Apple i oferuje również oprogramowanie do drukowania. Obie firmy dobrze znają systemy operacyjne oraz sieci i oczywiście umożliwiają ścisłą integrację oprogramowania do drukowania w ramach ich platform. Jednak żadna z nich nie zapewnia wszechstronnego drukowania mobilnego. Znane produkty Niewiele funkcji mobilnych, jeśli w ogóle są Duże poparcie firm Rozwiązania zastrzeżone prawnie, które działają tylko na jednej platformie Wysokie bieżące koszty konserwacji Tylko podstawowe możliwości drukowania słabe zabezpieczenia, ograniczone możliwości kontroli itp. lub ich brak Infrastruktura oprogramowania zapewni wystarczające możliwości drukowania dla pojedynczych osób i małych firm bez zróżnicowanej infrastruktury. Firmy, które potrzebują opcji drukowania mobilnego, będą musiały zainwestować w nowe drukarki. Producenci sprzętu Większość sprzedawców drukarek chętnie sprzedaje również oprogramowanie do drukowania. Takie oprogramowanie różni się co do możliwości. Na przykład niektórzy producenci oferują dobre zabezpieczenia, a inni nie. Większość znaczących producentów sprzętu drukującego rozumie potrzebę mobilnego drukowania i oferuje odpowiednie rozwiązania. Te rozwiązania zwykle wymagają, aby zadanie drukowania znalazło się w chmurze publicznej. Duże poparcie firm Rozwiązania działają jedynie ze sprzętem Stabilne opcje mobilne należącym do firmy Różny poziom bezpieczeństwa Korzystanie z chmury może powodować naruszenie niektórych przepisów lub zasad dotyczących bezpieczeństwa danych Firmy skupiają się najpierw na sprzęcie, a dopiero potem na oprogramowaniu Jeśli nie masz nic przeciwko korzystaniu z drukarek jednej firmy, sprzedawcy sprzętu mogą oferować dobre opcje. Jeśli dla firmy ważne jest bezpieczeństwo, należy bardzo dokładnie porównać oferty sprzedawców. Rozwiązanie dostępne w chmurze Rozwiązania do drukowania dostępne w chmurze umożliwiają użytkownikom wysyłanie zadań drukowania z wszelkiego typu urządzeń do drukarki podłączonej do tej samej chmury. Użytkownik nie musi instalować sterowników ani oprogramowania, dzięki czemu te rozwiązania są bardzo łatwe w użyciu. Opcje te zapewniają wsparcie dla urządzeń mobilnych i elastyczność działania, ale minimalne zabezpieczenia. Platformy do drukowania dostępne w chmurze są oferowane przez różne firmy, takie jak dostawcy chmur, sprzedawcy sprzętu itp., a każda z tych firm ma inne priorytety

4 Opracowanie techniczne Poruszanie się po świecie mobilnego drukowania Łatwe w użyciu Ograniczone bezpieczeństwo Zazwyczaj łatwe do skonfigurowania (zwykle potrzebnych jest niewiele sterowników i innego oprogramowania lub wcale nie są one potrzebne) Korzystanie z chmury może powodować naruszenie niektórych przepisów lub zasad dotyczących bezpieczeństwa danych Nie wszystkie chmury są zgodne z każdym sprzętem Wiele z oferowanych rozwiązań skupia się na użytku osobistym, co oznacza, że są odpowiednie dla bardzo małych firm, pod warunkiem, że nie działają one w branżach, w których duże znaczenie ma bezpieczeństwo. Firmy, które muszą ściśle kontrolować dane, powinny poszukać innych opcji. W większych firmach może się okazać, że posiadane drukarki nie współpracują ze wszystkimi chmurami. Rozwiązania bez serwera Podczas drukowania bez serwera dokumenty są przesyłane bezpośrednio z komputera użytkownika do drukarki. Te rozwiązania są często oferowane przez producentów sprzętu drukującego i zwykle działają tylko z drukarkami danego producenta. Są proste w instalacji i obsłudze, ale mają ograniczony zakres. Najważniejsze jest to, że rozwiązania te współpracują tylko z komputerami stacjonarnymi i nie oferują żadnych funkcji mobilnych. Niższe koszty instalacji i obsługi Brak możliwości mobilnego drukowania Brak ryzyka, że awaria serwera spowoduje Trudne kontrolowanie drukowania brak możliwości drukowania Rozwiązania współpracują z ograniczoną liczbą drukarek (zwykle z pięcioma) Rozwiązania współpracują tylko z drukarkami tego samego producenta Dla większości firm rozwiązania bez serwera mają zbyt mały zakres, choć mała firma lub zespół, który potrzebuje dostępu tylko do pięciu drukarek, doceni korzyści płynące z łatwej instalacji i konserwacji. Wszyscy, którym zależy na drukowaniu mobilnym, muszą jednak poszukać innych opcji. Mobilne aplikacje do drukowania Jak większość aplikacji, skupiają się one na wygodzie użytkownika i są oferowane przez wielu różnych producentów, w większości początkujące firmy. Zawsze istnieje ryzyko, że początkujące firmy nie przetrwają na rynku lub zostaną przejęte przez większe organizacje z innymi priorytetami lub planami, co sprawia, że są one dynamiczną i potencjalnie niepewną częścią świata związanego z drukowaniem mobilnym. Bardzo łatwe w użyciu Często oferowane przez niedoświadczone, początkujące firmy Niektóre wymagają, aby drukowanie odbywało się z wykorzystaniem komputerów stacjonarnych Większość obsługuje niewiele platform i urządzeń Niewiele funkcji zabezpieczeń Aplikacje takie są dobrą opcją do użytku osobistego, jednak nie oferują bezpieczeństwa wymaganego przez większość firm. Każda organizacja, której zależy na bezpieczeństwie, obsłudze wielu typów urządzeń i kontrolowaniu wydruków, musi zachować dużą ostrożność przy wyborze aplikacji mobilnej i najprawdopodobniej znajdzie inne, lepsze opcje. Urządzenie programowe do drukowania Takie urządzenia do drukowania to urządzenia programowe (software appliance), które są częścią istniejącej infrastruktury firmy i umożliwiają drukowanie z komputerów stacjonarnych, laptopów i urządzeń mobilnych. Większość urządzeń programowych do drukowania oferuje obsługę wielu platform i urządzeń, co oznacza, że współpracują one z wieloma systemami operacyjnymi i większością sprzętu drukującego. Aby drukować z urządzeń mobilnych, użytkownicy mogą być zmuszeni do pobrania aplikacji mobilnej, która pozwala na łączność z urządzeniem. Urządzenia te łączą się z systemem plików firmy, pozwalając na monitorowanie dostępu do drukarek i przeprowadzanie kontroli w ograniczonym zakresie. Aby móc ściślej kontrolować i rozliczać drukowanie, najprawdopodobniej potrzebujesz rozwiązania do rozliczania wydruków (patrz część pt. A co z rozliczaniem i kontrolowaniem wydruków?). Obsługa wielu platform Obsługa wielu urządzeń Samoobsługowe drukowanie i konstrukcja urządzenia programowego zapewniają łatwość obsługi zarówno dla użytkowników, jak i dla informatyków. Integracja z usługą katalogową Rozwiązania wymagają integracji z produktami innych producentów, aby móc korzystać z systemu kolejki wydruków Użytkownicy potrzebują klienta mobilnego, aby móc korzystać ze wszystkich funkcji Ograniczone możliwości rozliczania i kontroli Jest to najskuteczniejsza opcja dla większości firm. Choć w przypadku bardzo małych firm konfiguracja urządzenia programowego nie zawsze ma sens, większość pozostałych doceni korzyści płynące z obsługi wielu platform i urządzeń. A co z rozliczaniem i kontrolowaniem wydruków? Choć niektóre typy oprogramowania do drukowania, o których wspominamy w tym dokumencie, oferują ograniczone możliwości kontrolowania i audytu, aby mieć pełną możliwość rozliczania i kontrolowania wydruków, potrzebne będzie rozwiązanie dodatkowe. Takie rozwiązania mogą kontrolować, jak dużo się w firmie drukuje i kto drukuje, a nawet oferują możliwość powiązania ich z systemami rozliczania, aby można było rozliczać działy lub pojedyncze osoby za wydruki. Rozwiązania do rozliczania wydruków są niezależne od platformy i będą współpracowały z posiadanymi już drukarkami. Oprogramowania do rozliczania wydruków można używać jako samodzielnego oprogramowania do drukowania. Niestety, tego typu rozwiązania często wymagają głównego komputera do kontrolowania drukowania. Wyobraź sobie bibliotekę publiczną, gdzie jeden komputer kontroluje wiele publicznych drukarek, co pozwala bibliotekarzom 4

5 ograniczać i monitorować publiczne korzystanie z drukarek. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku takiego typu korzystania, jednak samodzielne rozwiązania do drukowania sprawdzają się tylko w bardzo małych firmach. Zamiast tego wydaje się, że najsensowniej jest najpierw wybrać oprogramowanie do drukowania takie, które zapewnia podstawowe potrzebne funkcje. Następnie można dodać do tego rozwiązanie do rozliczania, aby zapewnić dowolne funkcje, jakich brakuje firmowej platformie. Podczas wybierania oprogramowania do rozliczania wydruków należy zwrócić uwagę, aby wybrać oprogramowanie, które obsługuje drukowanie mobilne. Nie wszystkie rozwiązania to oferują. Wnioski Nie ma doskonałego oprogramowania do drukowania, jednak w przypadku firm rozważających drukowanie mobilne w niektórych opcjach dostępnych jest więcej funkcji. Bardzo małe firmy działające w branżach, w których bezpieczeństwo nie odgrywa ważnej roli, mają do wyboru wiele dobrych rozwiązań. Dla większości innych najskuteczniejszym rozwiązaniem będzie prawdopodobnie urządzenie programowe do drukowania. Biorąc pod uwagę to, że urządzenia programowe do drukowania oferują dostęp zarówno dla użytkowników mobilnych, jak i biurowych, prostotę obsługi dla użytkowników i działów IT, a także bezpieczeństwo dla organizacji, urządzenia te oferują wszystko to, co jest potrzebne w nowoczesnym środowisku drukowania. Niezależnie od tego nadchodzi czas, gdy działy IT będą musiały sprostać potrzebom drukowania mobilnego lub podjąć ryzyko związane z tym, że użytkownicy końcowi wezmą sprawy bezpieczeństwa w swoje ręce. Użytkownicy mogą nieświadomie zagrażać bezpieczeństwu całej firmy za sprawą mobilnych ukrytych drukarek, do których sami uzyskują dostęp i dołączają je do sieci, bądź przez użycie niezaakceptowanych aplikacji, które wykonują zadania drukowania za pośrednictwem ogólnodostępnej chmury. Teraz masz lepsze rozeznanie w świecie oprogramowania do drukowania i możliwość wybrania stabilnej infrastruktury do drukowania łączącej wszystkich użytkowników (niezależnie od miejsca ich przebywania) oraz wszystkie ich urządzenia ze wszystkimi drukarkami. Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o dostępnych opcjach, skontaktuj się z nami już dziś. 5

6 Micro Focus Polska Micro Focus Kwatera główna Wielka Brytania +44 (0) PL N 02/ Micro Focus. Wszelkie prawa zastrzeżone. Micro Focus, logo Micro Focus i iprint, między innymi, są znakami towarowymi lub zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Micro Focus, jej podmiotów zależnych lub filii w Wielkiej Brytanii, Stanach Zjednoczonych i innych krajach. Wszystkie pozostałe znaki należą do ich prawnych właścicieli.