Wyniki samooceny. przeprowadzonej w oparciu o metodę CAF 2006 w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej

Transkrypt

1 Wyniki samooceny przeprowadzonej w oparciu o metodę CAF 2006 w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej

2 W okresie od marca do maja 2010 r. w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej przeprowadzany był proces samooceny w oparciu o metodę CAF Samoocena została dokonana przez Zespół Samooceny w następującym składzie: Lp. Imię i nazwisko Stanowisko 1 Małgorzata Łakomiec Sekretarz Powiatu 2 Irmina Stochmal-Buczek Podinspektor 3 Katarzyna Ciok Podinspektor 4 Joanna Wężyk Kierownik Biura Rady Powiatu 5 Nina Zolbach Inspektor 6 Karina Wiśniewska Inspektor 7 Jolanta Jagiełło Inspektor 8 Ewa Zagożdżon Pomoc administracyjna 9 Ewa Pandyra Podinspektor 10 Katarzyna Kutwin Pomoc administracyjna 11 Małgorzata Nosowicz Rzecznik Prasowy Starostwa 2

3 W okresie od marca do maja 2010 r. w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej przeprowadzany był proces samooceny w oparciu o metodę CAF Samoocena została dokonana przez Zespół Samooceny w następującym składzie: Lp. Imię i nazwisko Stanowisko 12 Anna Ciok Inspektor 13 Aneta Młynarczyk Podinspektor 14 Barbara Błach Podinspektor 15 Irena Witaszek Inspektor 16 Mariusz Bartosik Informatyk 17 Barbara Borowiec Inspektor 18 Agnieszka Kłębek Inspektor 19 Anna Gruszczyoska Młodszy Referent 20 Mariusz Lisowski Podinspektor 21 Anna Cisowska Inspektor 22 Jadwiga Samek Radca Prawny 3

4 W toku samooceny, Urząd poddano ocenie w oparciu o 9 kryteriów potencjału i wyników: kryteria POTENCJAŁU: Przywództwo, Strategia i planowanie, Pracownicy, Partnerstwo i zasoby, Procesy. kryteria WYNIKÓW: Wyniki działalności w relacjach z obywatelami / klientami, Wyniki działalności w relacjach z pracownikami, Społeczne wyniki działalności, Kluczowe wyniki działalności. 4

5 1. Przywództwo 1.1 Misja, wizja i wartości samorządu terytorialnego, 1.2 Wdrażanie i doskonalenie rozwiązań zarządczych, ich skuteczności i elastyczności, 1.3 Motywowanie pracowników jednostki administracji samorządowej przez kierownictwo urzędu do osiągania celów strategicznych i operacyjnych, 1.4 Zarządzanie relacjami ze szczeblem politycznym na rzecz współodpowiedzialności i zwiększenia efektywności zarządzania jakością. 5

6 2. Strategia i planowanie 2.1 Uzyskanie przez urząd jednostki samorządu informacji o potrzebach zainteresowanych stron, 2.2 Planowanie i tworzenie strategii jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego z uwzględnieniem potrzeb zainteresowanych stron, 2.3 Realizowanie przez urząd jednostki administracji samorządowej strategii i planów, 2.4 Działania modernizacyjne i innowacyjne. 6

7 3. Pracownicy 3.1 Planowe zarządzanie zasobami ludzkimi, 3.2 Określenie i wykorzystywanie kompetencji pracowników administracji samorządowej, 3.3 Podmiotowe traktowanie pracowników przez ich angażowanie i dialog. 7

8 4. Partnerstwo i zasoby 4.1 Relacje urzędu jednostki samorządu terytorialnego z kluczowymi partnerami, 4.2 Relacje i współpraca z mieszkańcami / klientami urzędu, 4.3 Zarządzanie finansami, 4.4 Gospodarowanie wiedzą, 4.5 Gospodarowanie technologią. 8

9 5. Procesy 5.1 Zarządzanie procesami realizowanymi przez urząd jednostki samorządu terytorialnego, 5.2 Dostarczanie produktów i usług dla mieszkańców jednostki samorządu terytorialnego / klientów urzędu, 5.3 Wprowadzanie innowacji do procesów realizowanych przez urząd jednostki samorządu terytorialnego. 9

10 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami / klientami 6.1 Wyniki pomiarów satysfakcji mieszkańców jednostki samorządu terytorialnego / klientów urzędu, 6.2 Wskaźniki nastawienia jednostki samorządu na potrzeby klientów i społeczności. 10

11 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 7.1 Wyniki pomiarów satysfakcji i motywacji pracowników urzędu jednostki samorządu terytorialnego, 7.2 Wskaźniki satysfakcji i relacji pracowniczych. 11

12 8. Społeczne wyniki działalności 8.1 Wyniki pomiarów postrzegania w zakresie wpływu na społeczność / społeczeństwo, 8.2 Ustanowione przez jednostkę samorządu wskaźniki oddziaływania na społeczeństwo. 12

13 9. Kluczowe wyniki działalności 9.1 Wyniki zewnętrzne dotyczące osiągniętych rezultatów, 9.2 Wyniki wewnętrzne. 13

14 Skala ocen Liczba punktów Kryteria Potencjału Kryteria Wyników Nie działamy na tym polu. Nie posiadamy żadnych lub prawie żadnych informacji. Mamy takie plany. Właśnie się tym zajmujemy. Sprawdzamy / dokonujemy przeglądu tego, czy zajmujemy się sprawami właściwymi i czy we właściwy sposób. Dokonujemy dostosowań (tam, gdzie należy) na podstawie sprawdzianu / przeglądu. We wszystkich działaniach, z regularnym planowaniem, realizacją i dostosowaniem, uczymy się od innych. Na omawianym obszarze wkroczyliśmy w cykl stałego doskonalenia. Nie mierzono żadnych wyników i / lub brak informacji. Kluczowe wyniki są mierzone i wykazują tendencje spadkowe i / lub wyniki nie osiągają założonych celów. Brak zmian w wynikach i / lub osiągnięcie niektórych z wyznaczonych celów. Trend poprawy wyników i/lub osiągnięcie większości z wyznaczonych celów. Trend znacznej poprawy wyników i / lub osiągnięcie wszystkich z wyznaczonych celów. Uzyskanie doskonałych i trwałych wyników. Osiągnięcie wszystkich z wyznaczonych celów. Pozytywny rezultat porównań z odpowiednimi organizacjami w zakresie wszystkich kluczowych wyników. 14

15 Wyniki samooceny w Starostwie Powiatowym w Skarżysku - Kamiennej KRYTERIA POTENCJAŁU Nr 1. Przywództwo Kryterium Ocena kryterium szczegółowego Ocena kryterium 1.1 Misja, wizja i wartości jednostki samorządu terytorialnego Wdrażanie i doskonalenie rozwiązań zarządczych, ich skuteczności i elastyczności Motywowanie pracowników jednostki administracji samorządowej przez kierownictwo urzędu do osiągania celów strategicznych i operacyjnych ,8 1.4 Zarządzanie relacjami ze szczeblem politycznym na rzecz współodpowiedzialności i zwiększenia efektywności zarządzania jednostką

16 Wyniki samooceny w Starostwie Powiatowym w Skarżysku - Kamiennej KRYTERIA POTENCJAŁU Nr Kryterium Ocena kryterium szczegółowego Ocena kryterium 2. Strategia i planowanie 2.1 Uzyskiwanie przez urząd jednostki samorządu informacji o potrzebach zainteresowanych stron Planowanie i tworzenie strategii jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego z uwzględnieniem potrzeb zainteresowanych stron ,8 2.3 Realizowanie przez urząd jednostki administracji samorządowej strategii i planów Działania modernizacyjne i innowacyjne

17 Wyniki samooceny w Starostwie Powiatowym w Skarżysku - Kamiennej KRYTERIA POTENCJAŁU Nr Kryterium Ocena kryterium szczegółowego Ocena kryterium 3. Pracownicy 3.1 Planowe zarządzanie zasobami ludzkimi Określanie i wykorzystywanie kompetencji pracowników administracji samorządowej ,0 3.3 Podmiotowe traktowanie pracowników przez ich angażowanie i dialog

18 Wyniki samooceny w Starostwie Powiatowym w Skarżysku - Kamiennej KRYTERIA POTENCJAŁU Nr Kryterium Ocena kryterium szczegółowego Ocena kryterium 4. Partnerstwo i zasoby 4.1 Relacje urzędu jednostki samorządu terytorialnego z kluczowymi partnerami Relacje i współpraca z mieszkańcami/klientami urzędu Zarządzanie finansami ,8 4.4 Gospodarowanie wiedzą Gospodarowanie technologią Zarządzanie majątkiem

19 Wyniki samooceny w Starostwie Powiatowym w Skarżysku - Kamiennej KRYTERIA POTENCJAŁU Nr Kryterium Ocena kryterium szczegółowego Ocena kryterium 5. Procesy 5.1 Zarządzanie procesami, realizowanymi przez urząd jednostki samorządu terytorialnego Dostarczanie produktów i usług dla mieszkańców jednostki samorządu terytorialnego / klientów urzędu ,0 5.3 Wprowadzanie innowacji do procesów z udziałem klientów / obywateli. Wprowadzanie innowacji do procesów realizowanych przez urząd jednostki samorządu terytorialnego

20 Wyniki samooceny w Starostwie Powiatowym w Skarżysku - Kamiennej KRYTERIA WYNIKÓW Nr Kryterium Ocena kryterium szczegółowego Ocena kryterium 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami / klientami 6.1 Jakie są osiągnięcia organizacji w zakresie zaspokajania potrzeb i oczekiwań obywateli i klientów, w oparciu o wyniki pomiarów satysfakcji klientów/obywateli? 0 35,0 6.2 Jakie są osiągnięcia organizacji w zakresie zaspokajania potrzeb i oczekiwań obywateli i klientów, w oparciu o wyniki pomiarów relacji z klientami / obywatelami? 70 20

21 Wyniki samooceny w Starostwie Powiatowym w Skarżysku - Kamiennej KRYTERIA WYNIKÓW Nr Kryterium Ocena kryterium szczegółowego Ocena kryterium 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 7.1 Jakie są wyniki pomiarów satysfakcji i motywacji pracowników urzędu jednostki samorządu terytorialnego? 0 15,5 7.2 Jakie są wskaźniki satysfakcji i relacji pracowniczych? 31 21

22 Wyniki samooceny w Starostwie Powiatowym w Skarżysku - Kamiennej KRYTERIA WYNIKÓW Nr Kryterium Ocena kryterium szczegółowego Ocena kryterium 8. Społeczne wyniki działalności 8.1 Jakie są wyniki pomiarów postrzegania w zakresie wpływu na społeczność / społeczeństwo? 10 5,0 8.2 Jakie są ustanowione przez jednostkę samorządu wskaźniki oddziaływania na społeczeństwo? 0 22

23 Wyniki samooceny w Starostwie Powiatowym w Skarżysku - Kamiennej KRYTERIA WYNIKÓW Nr Kryterium Ocena kryterium szczegółowego Ocena kryterium 9. Kluczowe wyniki działalności 9.1 Jakie są dowody na osiągnięcie przez organizację wyznaczonych celów w oparciu o wyniki zewnętrzne: porównywanie osiągniętych rezultatów i efektów zakładanych celów? 41 41,0 9.2 Jakie są dowody na osiągnięcie przez organizację wyznaczonych celów w oparciu o wyniki wewnętrzne? 41 23

24 24

25 Co dalej? Na podstawie wyników oceny określono obszary wymagające poprawy oraz mocne strony Urzędu. Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 1. Przywództwo 1 Brak sformułowanego zbioru zasad etycznych lub kodeksu wartości do praktykowania w codziennej pracy wśród urzędników. Wyniki zespołu dowodów z kryterium Opracować kodeks etyczny - z udziałem przedstawicieli wszystkich wydziałów w Starostwie wysoki 2 Brak właściwego przepływu informacji pomiędzy kierownictwem urzędu a pracownikami niższego szczebla. Zespół dowodów z podkryterium Organizować spotkania z pracownikami wszystkich szczebli z kierownictwem urzędu, na których omawiane będą wszystkie sprawy dotyczące działalności urzędu średni 3 Brak konkretnego opracowanego systemu motywowania pracowników przez kierownictwo urzędu do osiągania lepszych efektów pracy w realizacji celów strategicznych i opreacyjnych. Wyniki dowodów z podkryterium Opracować procedurę w formie zarządzenia Starosty dotyczącą motywowania pracowników do zwiększenia efektywności pracy w tym pracy zespołowej, z uwzględnieniem systemu ocen pracowniczych wysoki 25

26 Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 2. Strategia i planowanie 1 Brak opracowanych metod poddawania ewaluacji strategii rozwoju powiatu. Wyniki dowodów z kryterium Opracować metody dokonywania ewaluacji strategii rozwoju powiatu wysoki 2 Brak analizowania mocnych i słabych stron pracy, działań i organizacji urzędu. Wyniki dowodów z kryterium Opracować procedurę dokonywania analizy pracy urzędu metodą SWOT wysoki 3 Brak informacji o realizacji strategii na stronie BIP. Wynik dowodu zapisanego w podkryterium Zamieszczanie na stronie BIP informacji o realizacji strategii wysoki 26

27 Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 3. Pracownicy 1 W urzędzie nie ustala się przez Naczelników Wydziałów oraz bezpośrednich przełożonych ze wszystkimi pracownikami kryteriów do dokonania oceny okresowej pracownika. Ocena okresowa, pomimo określonej w regulaminie procedury nie jest prowadzona według obowiązujących reguł, z zastosowaniem jasnych, obiektywnych i upowszechnionych kryteriów i standardów. Wyniki dowodów z podkryterium Należy wprowadzić zmiany do zarządzenia określającego sposób dokonywania oceny okresowej pracownika, takie z których jasno będzie wynikało, że kryteria należy konsultować ze wszystkimi pracownikami wraz z ich udokumentowaniem średni 27

28 Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 3. Pracownicy 2 W urzędzie nie ma uregulowanej przepisami procedury wdrażania osób nowozatrudnionych. Brak dokumentu wprowadzają cego odpowiednią procedurę w tym zakresie - wynik dowodu z podkryterium Należy opracować dokument określający procedurę wdrażania nowo zatrudnionych pracowników średni 3 W urzędzie nie opracowuje się indywidualnego planu rozwoju dla wszystkich pracowników. Brak dokumentu wprowadzają cego taki obowiązek - dowód z podkryterium Należy opracować dokument wprowadzający taki obowiązek wysoki 28

29 Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 3. Pracownicy 4 W urzędzie nie są na bieżąco aktualizowane przez bezpośrednich przełożonych zakresy czynności dla poszczególnych stanowisk. Obowiązki i zadania poszczególnych pracowników nie zawsze są rozkładane. Brak dokumentu wprowadzają cego taki obowiązek - wynik dowodów z kryterium Należy opracować dokument wprowadzający taki obowiązek. Na bieżąco prowadzić nadzór nad jego realizacją. Przydziały zadań i obowiązków powinny być zweryfikowane przez przełożonych wysoki 29

30 Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 4. Partnerstwo i zasoby 1 Należy poprawić jakość pracy Biura Obsługi Interesanta. Wyniki dowodów z kryterium Wprowadzić BOI jako pomieszczenie chronione przed dostępem osób trzecich poza godzinami pracy urzędu. Propozycja utworzenia punktów informacyjnych wydziałów bezpośrednio obsługujących interesantów, np. Geodezja, Architektura. Wprowadzić dostęp do druków obowiązujących dla interesantów. W BOI nie powinno znajdować się ksero ze względów zdrowotnych pracowników. Propozycja aby ujednolicić ubiór pracowników BOI. - tzw. ubiór urzędniczy wysoki 30

31 Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 4. Partnerstwo i zasoby 2 Powierzchnia biurowa starostwa nie spełnia wszystkich wymogów BHP oraz ergonomii pracy. Brak pomieszczenia socjalnego dla pracowników, brak osobnego pomieszczenia i mebli zabezpieczających dane płacowe przed dostępem osób trzecich. Wyniki dowodów z podkryterium Wygospodarować w budynku Starostwa pomieszczenia, lub przekształcić istniejące, aby spełniały podstawowe wymogi BHP, ergonomii i bezpieczeństwa wysoki 3 Budżet powinien być konsultowany społecznie. Wyniki dowodów z podkryterium Zmierzać do wprowadzenia procedury konsultowania budżetu niski 31

32 Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 5. Procesy 1 Brak zdefiniowanych procesów, co skutkuje niższą jakością pracy. 5.1 Sprawdzić jak inne urzędy na terenie kraju funkcjonują mając wprowadzone ISO i jak do tego się przygotowywały. Podjąć działania zmierzające do wprowadzenia ISO w urzędzie średni 2 Usprawnienie pracy urzędu i obsługi mieszkańców poprzez wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Podjęto działania w kierunku wprowadzenia elektroniczneg o obiegu dokumentów, e-urząd, e- świetokrzyskie, e-puap - wyniki dowodów z podkryterium Kontynuować podjęte już w tym zakresie działania średni 32

33 Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 6. Wyniki działalności w relacjach z obywatelami / klientami 1 W urzędzie nie ma narzędzia pomiaru badającego satysfakcję klientów korzystających z usług urzędu. Wynik dowodów z kryterium Przygotować ankiety badające opinię na temat pracy urzędu pod kątem oceny zadowolenia petentów ( dostępne na stronie internetowej oraz w urzędzie) wysoki 2 W urzędzie nie prowadzi się analizy opinii klienta na temat dostępności, dokładności i przejrzystości informacji. Brak informacji pozyskanych od klientów urzędu na temat dostępności i funkcjonalności oficjalnej strony powiatu i strony BIP - dowód podkryterium Opracować i zamieścić ankietę na oficjalnej stronie powiatu w zakresie oceny funkcjonowania obydwu stron oraz dostępności informacji średni 33

34 Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 7. Wyniki działalności w relacjach z pracownikami 1 W urzędzie nie prowadzi się pomiaru satysfakcji pracowników z warunków pracy, relacji pomiędzy pracownikami i kadrą kierowniczą. Brak stosownej ankiety - wyniki dowodu z kryterium Przygotować anonimową ankietę przy pomocy której prowadzony będzie pomiar satysfakcji i motywacji pracowników urzędu, badającą zadowolenie pracowników wysoki 2 W urzędzie nie prowadzi się pomiaru zadowolenia pracowników z wizerunku jednostki i rezultatów jej działalności. Brak stosownej ankiety - wyniki dowodu z kryterium Przygotować anonimową ankietę mierzącą poziom zadowolenia pracowników z wizerunku jednostki i rezultatów jej działalności wysoki 34

35 Ustalanie priorytetów działań Lp. Obszary wymagające usprawnień Dowody Podkry terium Propozycje działań doskonalących Wpływ na obszar do poprawy [1-3] Możliwość realizacji [1-3] Wynik Priorytet 8. Społeczne wyniki działalności 1 Propozycje działań do tego kryterium pokrywają się z propozycjami z kryterium Kluczowe wyniki działalności 1 Niska pozycja w rankingu Związku Powiatów Polskich. Wyniki wynikające z podkryterium Poprawa pozycji Powiatu skarżyskiego w rankingu za rok z pozycji 150 planujemy znaleźć się w pierwszej 50-ce wysoki 35

36 Spotkanie Zarządu Powiatu Skarżyskiego z Jarosławem Matlą - ekspertem nadzorującym wdrażanie metody CAF w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej. Starostwo Powiatowe, luty

37 Koordynatorem projektu w zakresie wdrażania metody CAF w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej została Sekretarz Powiatu Małgorzata Łakomiec 37

38 Zespół Samooceny podczas szkolenia w Szydłowcu marzec