RAPORT KOŃCOWY Z BADANIA

Transkrypt

1 RAPORT KOŃCOWY Z BADANIA Ocena efektów działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w ramach MRPO. Poznań, listopad 2012 roku 1

2 SPIS TREŚCI Wykaz skrótów... 4 Streszczenie raportu Opis koncepcji realizacji badania ewaluacyjnego Cele badania ewaluacyjnego Zakres badania ewaluacyjnego Ocena według kryteriów ewaluacyjnych Metody realizacji badania Analiza źródeł wtórnych (desk research) Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) badanie z wykorzystaniem metody jakościowej badań Zogniskowany wywiad grupowy (FGI) badanie z wykorzystaniem metody jakościowej badań Wywiady telefoniczne metodą CATI badanie z wykorzystaniem metody ilościowej badań Pogłębione wywiady telefoniczne (TDI ang. Telephone in- Depth Interview) Analiza zawartości strony internetowej administrowanej zawierających informacje dotyczące MRPO Analiza drukowanych materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących MRPO Mystery Calling kontakt telefoniczny z Punktem Informacyjnym Analiza SWOT kampanii informacyjno-promocyjnej Model strategii działań informacyjno-promocyjnych Wyniki badań Podział obowiązków między instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie RPO Charakterystyka grupy uczestników wywiadów telefonicznych (CATI) Dostępność informacji nt. MRPO i preferowane źródła informacji preferencje beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Ocena jakości narzędzi komunikacyjnych wykorzystanych przez instytucje zaangażowane w realizację działań informacyjnych i promocyjnych Ocena stron internetowych dokonana przez potencjalnych beneficjentów i beneficjentów oraz przez członków zespołu badawczego Ocena spotkań informacyjnych i szkoleń dokonana przez potencjalnych beneficjentów i beneficjentów oraz przez członków zespołu badawczego Ocena dostępności i jakości drukowanych materiałów informacyjno promocyjnych rozprowadzanych dokonana przez potencjalnych beneficjentów i beneficjentów oraz przez członków zespołu badawczego Ocena kontaktu telefonicznego z pracownikami instytucji odpowiedzialnych za działania informacyjne i promocyjne Najważniejsze wnioski z badania

3 5. Analiza mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń (analiza SWOT) systemu działań informacyjno-promocyjnych Model strategii działań informacyjno-promocyjnych uwzględniający wszystkie grupy odbiorców Rekomendacje Spis map, tabel i wykresów

4 Wykaz skrótów CATI FGI IDI ITI IZ LPI MCP MRPO MRR PI PO UMWM ZPK Wywiady telefoniczne ze wspomaganiem komputerowym Zogniskowany Wywiad Grupowy Indywidualny Wywiad Pogłębiony Indywidualny Wywiad Telefoniczny Instytucja Zarządzająca Lokalne Punkty Informacyjne Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości Małopolski Regionalny Program Operacyjny Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Punkt/-y Informacyjny/-e Programy Operacyjne Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Zintegrowany Plan Komunikacji dla Funduszy Europejskich w Województwie Małopolskim na lata

5 Streszczenie raportu Niniejszy dokument stanowi streszczenie raportu z badania ewaluacyjnego Ocena efektów działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w ramach MRPO, którego głównym celem była ocena funkcjonowania systemu działań informacyjnych, promocyjnych oraz szkoleniowych realizowanych w ramach RPO w województwie małopolskim pod kątem uwzględniania zasad: integracji, koordynacji i komplementarności, a także ocena efektywności i skuteczności tego systemu. W badaniu wykorzystano następujące metody/techniki realizacji badań: Analiza dokumentów (ang. desk research) analizie poddano dokumenty programowe, a także dokumenty wytworzone przez Departament Funduszy Europejskich UMWM i Instytucję Pośredniczącą II stopnia - MCP; Indywidualne wywiady pogłębione (IDI, ang. Individual In-Depth Interviews) przeprowadzono 5 wywiadów, których uczestnikami byli: Zastępca Dyrektora Departamentu Funduszy Europejskich, P.O. Kierowników Zespołów ds. Promocji oraz Centrum Informacyjnego FEM, Zastępca Dyrektora Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości oraz Kierownik Zespołu Informacji i Promocji w MCP; Zogniskowany wywiad grupowy (FGI, ang. Focus Group Interviews), w którym udział wzięli przedstawiciele Zespołów ds. Promocji i Centrum Informacyjne FEM oraz Zespołu Informacji i Promocji MCP (łącznie N-8 respondentów) Wywiady telefoniczne metodą CATI (ang. Computer-Assisted Telephone Interviewing) zrealizowane z uczestnikami szkoleń (beneficjentami i potencjalnymi beneficjentami MRPO), N=150; Pogłębione wywiady telefoniczne (TDI ang. Telephone in- Depht Interview), zrealizowane z przedstawicielami beneficjentów, którzy uzyskali wsparcie w ramach MRPO (N=20) oraz przedstawicielami wnioskodawców, którzy ubiegali się wsparcie, lecz go nie uzyskali (N=10); Analiza zawartości stron internetowych analizie poddano stronę internetową dotyczącą MRPO administrowaną przez Departament Funduszy Europejskich UMWM - oraz stronę administrowaną przez MCP Analiza drukowanych materiałów informacyjno promocyjnych (biuletynów, broszur, ulotek itp.) - analizie poddane zostały przykładowe materiały dotyczące MRPO publikowane i dystrybuowane przez Departament Funduszy Europejskich UMWM oraz MCP; Badanie typu Mystery Calling analiza dotyczyła jakości obsługi klientów dokonywanej za pośrednictwem kontaktu telefonicznego z Punktami Informacyjnymi FEM oraz Punktem Konsultacyjnym MCP; Na podstawie wyników zrealizowanych badań, dokonana została analiza mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń (analiza SWOT) skonstruowany został również model strategii działań informacyjno promocyjnych uwzględniający wszystkie grupy docelowe odbiorców. 5

6 Poniżej przedstawiono wybrane wnioski płynące z badania ewaluacyjnego: 1. Współpraca między instytucjami zaangażowanymi w realizowanie działań informacyjnych i promocyjnych przebiega poprawnie, jednak działania nie są w dostatecznym stopniu skoordynowane pomiędzy Zespołem ds. Promocji, a Centrum Informacyjnym FEM. 2. Zidentyfikowano niewystarczającą specjalizację pracowników w obrębie zespołów jeśli chodzi o Departament Funduszy Europejskich). 3. Na terenie województwa małopolskiego występują obszary geograficzne, które są mniej aktywne w sięganiu po wsparcie oferowane w ramach MRPO. 4. Zidentyfikowano zapotrzebowanie wśród beneficjentów na zwiększenie liczby szkoleń o większej szczegółowości przekazywanych informacji oraz szkoleń tematycznych. Wiedza przekazywana na spotkaniach informacyjnych i szkoleniach specjalistycznych ma zdaniem respondentów zbyt teoretyczny charakter. Trenerzy nie zawsze są w stanie udzielić bardziej szczegółowych informacji w trakcie spotkania. 5. Strony internetowe są podstawowym i najczęściej wskazywanym spontanicznie przez potencjalnych beneficjentów i beneficjentów źródłem informacji. Potencjał stron www ( i jako narzędzia przekazu informacji nie jest w pełni wykorzystany jeśli chodzi o grupę odbiorców: przedstawiciele mediów. 6. Dostępne materiały informacyjne i promocyjne ocenione zostały bardzo dobrze jeśli chodzi o ich dostępność, zakres merytoryczny przekazywanych informacji, język przekazu i szatę graficzną. Jednocześnie zidentyfikowano małą przydatność tego źródła informacji z punktu widzenia beneficjentów i potencjalnych beneficjentów oraz brak zainteresowania wśród beneficjentów i wnioskodawców drukowanymi materiałami informacyjno-promocyjnymi. 7. Wiedza mieszkańców na temat MRPO powinna koncentrować się wokół konkretnych projektów realizowanych lokalnie lub stanowiących dobre praktyki realizowanych działań (o znaczeniu ogólno wojewódzkim). 8. Beneficjenci deklarowali, że często wprowadzane aktualizacje i zmiany w dokumentacji doprowadzają do nagromadzenia wielu wersji tych samych bazowych dokumentów i braku przejrzystości w dokumentacji. 9. Potencjalni beneficjenci i beneficjenci wspominali o zbyt późno przekazywanych informacjach o rozpoczęciu naboru, co uniemożliwia przygotowanie wniosku. Zidentyfikowano również zapotrzebowanie wśród potencjalnych beneficjentów i beneficjentów na przekazywanie bardziej szczegółowych informacji podczas szkoleń dotyczących konkretnych naborów oraz z zakresu konkretnych obszarów tematycznych. 10. Zidentyfikowano na podstawie wywiadów z beneficjentami częściową niefunkcjonalność, brak pełnej edytowalności Regionalnego Sytemu Informatycznego. 11. Zidentyfikowano potrzebę zwiększenia wykorzystania Lokalnych Punktów Informacyjnych jeśli chodzi o ilość i jakość kontaktów z potencjalnymi beneficjentami MRPO. 6

7 Na podstawie badań sformułowano następujące rekomendacje: 1. Wypracowanie i wdrożenie procedur regulujących przepływ informacji. Organizowanie spotkań roboczych. Doprecyzowanie zakresu zadań w systemie informacji i promocji. 2. Wprowadzanie systemu szkoleń dla pracowników pogłębiającego ich specjalizację. 3. Celem aktywizacji obszarów geograficznych, mniej aktywnych w sięganiu po wsparcie wskazane jest: Promowanie tzw. dobrych praktyk z obszarów podobnych pod względem społecznogospodarczym, przy wykorzystaniu najbardziej optymalnych narzędzi informacji np. prasa lokalna, wystawy, festyny, wykorzystanie Lokalnych Punktów Informacyjnych do organizacji spotkań dla potencjalnych beneficjentów; Skoordynowanie podejmowanych działań promocyjnych i informacyjnych z aktualizowanym na bieżąco harmonogramem ogłaszania konkursów. 4. Należy nadal organizować szkolenia ogniskujące się wokół zagadnień szczegółowych. Należy wprowadzić warsztatową, praktyczną część do prowadzonych szkoleń, omawianie sposobów rozwiązywania problemów na konkretnych przykładach. Szkolenia powinny być prowadzone przez osoby bardzo dobrze przygotowane merytorycznie posiadające wiedzę o dużym stopniu szczegółowości, specjalistów w danej dziedzinie. 5. Rekomendujemy wykorzystanie całego potencjału stron internetowych dot. MRPO poprzez dostosowanie ich do potrzeb informacyjnych przedstawicieli mediów: wydzielenie na stronach (tytułowej) informacji kierowanej do tej grupy (m.in. dobrych praktyk realizowanych działań), zebranie i uporządkowanie informacji zawartych na stronie dla mediów, w tym bazy tekstów, interesujących informacji, zdjęć w odrębnej zakładce. 6. W kampanii adresowanej do mieszkańców należy dbać o precyzję podawanych informacji informowanie zamiast promowania. Należy kłaść nacisk na wskazywanie tzw. dobrych praktyk oraz informowanie o korzyściach płynących z realizacji projektów. 7. Proponujemy zamieścić na stronach internetowych obok pełnej zaktualizowanej wersji danego dokumentu, również jego skrót, bezpośrednio dotyczący wprowadzonej zmiany. 8. Rekomendujemy wprowadzenie mailingu dotyczącego mającego rozpocząć się naboru, skierowanego do konkretnych grup potencjalnych beneficjentów oraz informacji wyraźnie wyodrębnionej na stronie WWW. 9. Proponujemy zwiększenie aktywności Lokalnych Punktów Informacyjnych, np. poprzez organizowanie spotkań informacyjnych dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów z danego obszaru. Zaproszenie do współpracy w Lokalnych Punktach Informacyjnych specjalistów dobrze zorientowanych w specyfice konkretnych naborów lub wybranych zagadnień tematycznych oraz przekazywanie informacji o tym fakcie na stronach WWW adresowanej do potencjalnych beneficjentów i beneficjentów. 7

8 Summary This document is a summary of the report from the Evaluation of information, promotion and training activities carried out as part of the Małopolski Regional Operational Programme (MROP) study, the main objective of which was to verify whether the information, promotion and training system included in the Regional Operational Programme meets the criteria of integration, coordination and complementarity, as well as to assess the effectiveness and efficiency of this system. The following method and techniques were used in this study: Desk research analysis of programme related documents, as well as of documents prepared by the European Funds Department of the Małopolskie Voievodship Marshal s Office (UMWM) and the Intermediary Body Małopolskie Entrepreneurship Centre (MEC); Individual In-Depth Interviews five such interviews were carried out with Deputy Director of the European Funds Department, with the Acting Managers of Teams for Promotion and the Information Centre of the FEM, the Deputy Director of the Małopolskie Entrepreneurship Centre and with the Manager of the Information and Promotion Team at the MEC; Focused Group Interviews - one such group brought together representatives of the Teams for Promotion and the Information Centre of the FEM and Information and Promotion Team at the MEC (N-8 respondents) Computer Assisted Telephone Interviews - CATI with trainees (beneficiaries and potential beneficiaries of the MROP), N=150; Telephone In-Depth Interviews TDI with representatives of beneficiaries of the MROP (N=20) and with unsuccessful bidders for support (N=10); Analysis of website content two websites were analysed, the one for MROP administered by the European Funds Department of the Marshal s Office (UMWM) - and the site administered by MEC Analysis of printed information-promotional materials (bulletins, brochures, leaflets, etc.) an exemplary sample of materials on the MROP published and distributed by the European Funds Department of the Marshals Office (UMWM) and MEC was analysed; Mystery Calling analysis of the quality of client service provided during telephone contact with Information Points of the FEM and with the MEC Consultation Point MEC; The findings of the research were used for a SWOT analysis, which led to the modelling of an information-promotional strategy which would reach all target groups. 8

9 Selected conclusions from evaluation study: 1. The cooperation between institutions involved in information-promotional tasks is proceeding correctly, yet these efforts are not adequately coordinated between the Team for Promotion and the Information Centre of the FEM. 2. A low specialisation level of staff inside the teams was noted (concerning the European Funds Department). 3. The dynamic of MROP implementation is quite high, yet there are areas of the Małopolskie Voievodship which are less active in applying for MROP support. 4. The beneficiaries demand training sessions where the imparted information is more specific, detailed and ask for subject-focused training. The respondents rated the knowledge passed on at information meetings and through specialist training to be too theoretical. At the meetings the trainers were not always capable of giving more detailed information. 5. Among both potential beneficiaries and beneficiaries the main and most often spontaneously mentioned source of information was Websites. The potential of websites ( and as a tool for communication was not fully utilised as concerns the target group of media representatives. 6. The available information-promotional materials were regarded as quite good as concerns their availability, scope of carried information, the language of communication and graphical design. The study established that beneficiaries and potential beneficiaries consider such materials not to be very useful and that neither beneficiaries nor bidders are interested in printed information-promotional materials. 7. Awareness of MROP among the populace should focus on specific local projects or on good practice of implemented actions (of Voievodship-wide importance). 8. The Beneficiaries stated that frequent updates and changes to the documents lead to a buildup of many versions of the same principal documents in the database and thus to lack of clarity. 9. Potential beneficiaries and beneficiaries declared that information about calls for proposals were released too late, thus impeding them from submitting their proposals. The study also identified the demand from potential beneficiaries and beneficiaries for the communication of more detailed information about specific calls for proposals and for specific problem areas. 10. Interviews with beneficiaries pointed out deficiencies in the functionality and the impossibility of fully editing the Regional IT System. 11. One of the identified needs was increasing the usage of Local Information Points to improve the quantity and quality of contacts with potential MROP beneficiaries. 9

10 Recommendations based upon the aforementioned findings: 1. Development and implementation of procedures for information flow. Organisation of working meetings. Better delimitation of tasks inside the information-promotion system. 2. Training for staff to improve their specialisation. 3. Actions helping to stimulate less active area into submitting proposals for MROP support: Promotion of so-called good practices using optimal information tools e.g. the local press, exhibitions/shows, fairs, using Local Information points to organise meetings with potential beneficiaries; Coordination of information-promotional actions with a regularly updated timetable of calls for proposals. 4. Increasing the number of subject-related training for beneficiaries. Introduction of workshops, of practical exercises to the training, discussing problem resolution using concrete examples. Training should be run by people with detailed knowledge of the problem area, by experts in a given area. 5. Using the full potential of MROP websites by tailoring them to the requirements of media representatives: the first page should have a link to a section for this specific target group (e.g. good practice in the execution of relevant actions), gathering and ordering information usable by the media in that section, this including textual information, interesting information, or photographs under separate tabs. 6. The campaign addressing the General Public should keep and eye on the precision of provided information it should inform and not promote. Emphasis should be put on the promotion of so-called good practice and on informing of the benefits from the completed projects. 7. The websites should display the latest version of a document accompanied by an abstract listing the changes made to it. 8. We recommend mailing actions about the upcoming calls for proposals targeting specific groups, with such information also being distinctly displayed on the website. 9. We suggest to increase the activity level of Local Information Points e.g. by organising information meetings for local beneficiaries and potential beneficiaries. Asking for the cooperation of specialists in the areas covered by specific calls for proposals or specialising in select areas with the Local Information Points. Information about the involvement of such specialists should be disclosed on the website addressing beneficiaries and potential beneficiaries. 10

11 1. Opis koncepcji realizacji badania ewaluacyjnego Niniejszy dokument stanowi projekt raportu z badania pn. Ocena efektów działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w ramach MRPO Cele badania ewaluacyjnego Główne cele badania ewaluacyjnego: Ocena funkcjonowania systemu działań informacyjnych, promocyjnych oraz szkoleniowych realizowanych w ramach MRPO pod kątem uwzględniania zasad: integracji, koordynacji i komplementarności, a także ocena efektywności i skuteczności tego systemu; Zbadanie czy działania informacyjne, promocyjne i szkoleniowe w ramach MRPO wpływają na zwiększenie świadomości mieszkańców Małopolski o funduszach europejskich; Skonfrontowanie wyników badania z wynikami badania ewaluacyjnego pn. Ocena zintegrowanego systemu działań informacyjnych, promocyjnych oraz szkoleniowych w zakresie funduszy europejskich w Województwie Małopolskim, zrealizowanego w 2009 r Zakres badania ewaluacyjnego W zakresie działań promocyjnych: Ocena systemu działań promocyjnych MRPO pod kątem funkcjonalności i efektywności zarządzania procesem informacji, promocji i szkoleń; Ocena realizowanych i planowanych działań oraz instrumentów w zakresie promocji MRPO pod kątem ich efektywności, trafności i adekwatności; Analiza, identyfikacja i ocena istniejących oraz potencjalnych barier, deficytów, kwestii problemowych w odniesieniu do systemu promocji. W zakresie działań informacyjnych i szkoleniowych: Ocena oferty dotyczącej informacji i szkoleń w zakresie MRPO; Ocena adekwatności ww. oferty do zapotrzebowania beneficjentów na usługi w zakresie informacji i szkoleń oraz identyfikacja i klasyfikacja preferencji w odniesieniu do poszczególnych narzędzi informacyjno-szkoleniowych; Ocena zgodności działań informacyjnych i szkoleniowych z podstawami formalnymi i proceduralnymi; Ocena adekwatności zaangażowanych zasobów względem potrzeb istniejących w tym zakresie oraz efektywności wykorzystania tych zasobów. Ocena realizacji działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w oparciu o dokumenty programowe, obowiązujące procedury oraz doświadczenia beneficjentów oraz przedstawicieli Jednostki ds. Zarządzania i/lub Jednostki ds. Wdrażania MRPO. Rekomendacje dla programu regionalnego : 11

12 Przeprowadzenie strategicznej analizy dotychczasowych doświadczeń związanych z realizacją działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w kontekście zidentyfikowanych potrzeb oraz potencjalnych ryzyk w zakresie ww. działań w perspektywie ; Sformułowanie rekomendacji na potrzeby prac nad programem regionalnym na lata w zakresie opracowania systemu działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Ocena według kryteriów ewaluacyjnych W badaniu uwzględnione zostaną następujące kryteria ewaluacyjne: 1. Skuteczność - Ocena według tego kryterium pozwoli odpowiedzieć na pytanie, w jakim stopniu Osiągnięte zostały zakładane cele kampanii informacyjno-promocyjnej?; 2. Użyteczność - Kryterium to pozwoli ocenić użyteczność poszczególnych instrumentów zastosowanych w procesie informacji i promocji z perspektywy różnych uczestników procesu. 2. Metody realizacji badania 2.1. Analiza źródeł wtórnych (desk research) Analizie zostały poddane następujące dokumenty i opracowania: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i celu Inwestycje na rzecz wzrostu gospodarczego i zatrudnienia oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 (projekt z dn ) oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego objętych zakresem wspólnych ram strategicznych oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności, oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1083/2006 (projekt z dn ); Małopolski Regionalny Program Operacyjny na lata ; Uszczegółowienie MRPO w wersji aktualnej na dzień podpisania umowy z Wykonawcą; Zintegrowany Plan Komunikacji dla Funduszy Europejskich w województwie małopolskim na lata (wersja z roku 2011); Roczne plany działań informacyjnych i promocyjnych dla MRPO (2010, 2011); Badanie ewaluacyjne pn. Ocena zintegrowanego systemu działań informacyjnych, promocyjnych oraz szkoleniowych w zakresie funduszy europejskich w Województwie Małopolskim, 2009 r.; Sprawozdania roczne z realizacji MRPO oraz inne raporty i opracowania związane z monitorowaniem interwencji wspartych w ramach MRPO; Strategia Rozwoju Województwa Małopolskiego na lata ; 12

13 Inne raporty i opracowania zawierające wyniki badań dotyczących zagadnień związanych z prowadzeniem działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w ramach funduszy europejskich m.in. - Ocena działań informacyjno-promocyjnych realizowanych w ramach Funduszy Strukturalnych na lata w województwie opolskim, Analiza skuteczności, jakości oraz użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych RPO WŚ (w tym Kampanii Promocyjnej) w kontekście zweryfikowania trafności zapisów w Planie Komunikacji RPOWŚ na lata Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) badanie z wykorzystaniem metody jakościowej badań Metoda ta została zastosowana w przypadku wywiadów z: Zastępcą dyrektora Departamentu Funduszy Europejskich ds. informacji i promocji; Zastępcą dyrektora Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości; P.O. Kierownika Zespołu Centrum Informacyjne FEM w Departamencie Funduszy Europejskich; P.O. Kierownika Zespołu ds. Promocji Funduszy Europejskich w Departamencie Funduszy Europejskich; Kierownikiem Zespołu Informacji i Promocji w Małopolskim Centrum Przedsiębiorczości; Lista osób zaproszonych do rozmowy została wybrana w porozumieniu z Zamawiającym. Łącznie za pomocą tej metody badawczej przeprowadzono 5 wywiadów Zogniskowany wywiad grupowy (FGI) badanie z wykorzystaniem metody jakościowej badań Wykonawca przeprowadził jeden zogniskowany wywiad grupowy, w którym wzięło udział 8 uczestników, w tym: Pracownicy Zespołu Centrum Informacyjne FEM w Departamencie Funduszy Europejskich (3 osoby); Pracownicy Zespołu ds. Promocji Funduszy Europejskich w Departamencie Funduszy Europejskich (3 osoby); Pracownicy Zespołu Informacji i Promocji w Małopolskim Centrum Przedsiębiorczości (2 osoby). Zogniskowany wywiad grupowy odbył się w specjalnie przystosowanej sali umożliwiającej podgląd i nagrywanie wywiadu. Spotkanie odbyło się w Krakowie. 13

14 2.4. Wywiady telefoniczne metodą CATI badanie z wykorzystaniem metody ilościowej badań Wywiady telefoniczne ze wspomaganiem komputerowym (CATI ang. Computer-Assisted Telephone Interviewing) przeprowadzone zostały z profesjonalnie zaaranżowanego studia (w Poznaniu) przez zespół odpowiednio przeszkolonych ankieterów, którzy łącząc się telefonicznie z wylosowanymi do badania rozmówcami przeprowadzili z nimi wystandaryzowane wywiady kwestionariuszowe. Badanie CATI przeprowadzone zostało wśród 150 uczestników szkoleń (beneficjentów i potencjalnych beneficjentów MRPO). Dobór próby do badania uwzględniał: Segmentację wg trzech grup: jednostki samorządu terytorialnego, przedsiębiorstwa, pozostali uczestnicy; Próba była również reprezentatywna terytorialnie - w wywiadach wzięli udział co najmniej czterej uczestnicy szkoleń z każdego z powiatów województwa małopolskiego; Operat do wyłonienia próby dostarczył Zamawiający (dane dotyczące jednostek biorących udział w szkleniach tematycznych dotyczących MRPO) Pogłębione wywiady telefoniczne (TDI ang. Telephone in- Depth Interview) W pogłębionych wywiadach telefonicznych wzięli udział: Przedstawiciele beneficjentów, którzy uzyskali wsparcie w ramach MRPO; Przedstawiciele wnioskodawców, którzy ubiegali się wsparcie, lecz go nie uzyskali. Próba była reprezentatywna dla programu, przez co rozumie się, że w wywiadach wzięli udział przedstawiciele beneficjentów, którzy uzyskali wsparcie w ramach wybranych Osi priorytetowych MRPO oraz różne typy wnioskodawców, beneficjentów. Operat do wyłonienia próby dostarczył Zamawiający Analiza zawartości strony internetowej administrowanej zawierających informacje dotyczące MRPO W ramach badania analizie została poddana strona WWW, znajdującej się pod adresem oraz Analiza została przeprowadzona przez członków zespołu badawczego pod kątem spełniania wybranych kryteriów wskazanych w arkuszu obserwacyjnym: dostępność, atrakcyjność wizualna, aktualność, przejrzystość i komunikatywność (w tym zawartość stron www). Dzięki temu uzyskał odpowiedź na pytanie na ile te instrumenty są skuteczne i efektywne w kontekście celów kampanii informacyjno-promocyjnej. 14

15 2.7. Analiza drukowanych materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących MRPO. Zespół badawczy dokonał oceny drukowanych materiałów informacyjno-promocyjnych przekazanych przez Zamawiającego (biuletyny, broszury, ulotki itp.) pod kątem spełniania następujących kryteriów: dostępność, zakres merytoryczny, język przekazu oraz szata graficzna Mystery Calling kontakt telefoniczny z Punktem Informacyjnym W ramach badania ewaluacyjnego została sprawdzona jakość kontaktu Telefonicznego z Punktami informacyjnymi, w tym jakość informacji przekazywanych potencjalnym projektodawcom, potencjalnym uczestnikom projektu w trakcie takiego kontaktu. Jakość kontaktu została sprawdzona za pomocą techniki Mystery Calling. W ramach Mystery Calling specjalnie dobrana osoba reprezentująca osobę, firmę zainteresowaną MRPO wykonała rozmowę telefoniczną z osobami odbierającymi telefon w Punkcie Informacyjnym, a następnie wypełniła specjalnie przygotowany arkusz obserwacji. Wykonawca przeprowadził 15 tego typu rozmów. Tabela 4. Punkty Informacyjne, w których zostały dokonane pomiary Lp. Typ respondenta Liczba wywiadów 1. Punkt Informacyjny w Krakowie przy Departamencie Funduszy Europejskich 4 2. Punkt Informacyjny w Krakowie w Małopolskim Centrum Przedsiębiorczości 3 3. Punkt informacyjny w Chrzanowie Punkt informacyjny w Tarnowie 2 Punkt informacyjny w Nowym Targu 2 Punkt informacyjny w Nowym Sączu Analiza SWOT kampanii informacyjno-promocyjnej Analiza polegała na zidentyfikowaniu silnych (strenghts) i słabych (weaknesses) stron całości przeprowadzonej kampanii informacyjno-promocyjnej dotyczącej MRPO. Następnie zostały one skonfrontowane z czynnikami zewnętrznymi, które w pozytywny (szanse, opportunities) lub negatywny sposób (zagrożenia, threats) mogły/powinny wpływać na podobne kampanie prowadzone w przyszłości. W wyniku analizy zostały wydzielone czynniki, dzięki którym można rozwijać silne strony stworzonego modelu promocji i informacji, niwelować (bądź ograniczać) strony słabe 15

16 a przede wszystkim maksymalnie wykorzystywać istniejące możliwości i pojawiające się szanse oraz unikać przewidywanych zagrożeń i niebezpieczeństw Model strategii działań informacyjno-promocyjnych Przy dokonaniu całościowej oceny przeprowadzonych działań informacyjno-promocyjnych MRPO Wykonawca opracował model strategii działań informacyjno-promocyjnych. W modelu tym zostały uwzględnione: wszystkie grupy docelowe odbiorców, do których kierowana była kampania; preferowane przez poszczególne grupy odbiorców kanały i narzędzia komunikacji; preferowane przez poszczególne grupy odbiorców cechy komunikatów (np. ilość zawartych informacji, poziom ich złożoności, język przekazu, poziom ogólności). Wykonawca opracował model komunikacji w kampanii informacyjno-promocyjnej na podstawie analizy dokumentów, wszystkich przeprowadzonych wywiadów oraz analizy serwisów internetowych. Zaproponowana metoda pozwoliła na zidentyfikowanie potrzeb informacyjnych oraz barier w kanałach komunikowania, informacji i promocji w województwie małopolskim. 16

17 3. Wyniki badań 3.1. Podział obowiązków między instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie RPO Szesnaście Regionalnych Programów Operacyjnych (RPO), zgodnie z zasadą subsydiarności, stanowi przykład decentralizacji zarządzania procesami rozwojowymi. Przyjęcie takiego rozwiązania ma na celu przede wszystkim identyfikowanie potrzeb na jak najniższym szczeblu, po to aby działania zawarte w Regionalnych Programach Operacyjnych odpowiadały planom rozwoju każdego województwa z osobna. Za koordynację działań przygotowujących i wdrażających RPO na poziomie całego Programu odpowiada Departament Koordynacji i Wdrażania Programów Regionalnych w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego (IK RPO). Istotną rolę w zakresie zarządzania i wdrażania RPO pełnią zarządy województw, czyli Instytucje Zarządzające, w przypadku Małopolski IZ jest Zarząd Województwa Małopolskiego, który scedował część swoich zadań na dwa Departamenty UMWM i Instytucję Pośredniczącą II stopnia ( Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości). W UMWM w Krakowie Program realizowany jest przez następujące departamenty i wydziały/zespoły: Departament Polityki Regionalnej: Zespół Planowania Strategicznego, Wydział Zarządzania MRPO, Departament Funduszy Europejskich: Wydział Informacji i Promocji Funduszy Europejskich, Zespół ds. Wyboru Projektów, Wydział Wdrażania Programów Regionalnych, Stanowisko ds. Inwestycji Regionalnych, Zespół ds. Wspierania Wdrażania Funduszy Europejskich. Za wdrażanie, w tym informację i promocję dotyczącą II Osi priorytetowej: Gospodarka Regionalnej Szansy odpowiedzialna jest Instytucja Pośrednicząca II stopnia, której rolę pełni Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości. Zadania dotyczące II Osi priorytetowej w MCP są wykonywane w oparciu o następujące zespoły: Zespół Budżetu i Pomocy Technicznej Zespół Księgowości Zespół Wdrażania Zespół Monitoringu Zespół Kontroli Zespół Informacji i Promocji Zespół Wyboru Projektów Zespół ds. Stypendiów 17

18 Zespół Płatności i Certyfikacji Zespół Radców Prawnych Zespół Audytu Wewnętrznego Zespół Organizacyjny Zespół ds. Programowych i Systemowych Na potrzeby koordynacji działań informacyjnych i promocyjnych w obrębie RPO IZ może tworzyć własną grupę roboczą. Na poziomie regionalnym za koordynację pomiędzy działaniami informacyjnymi i promocyjnymi w zakresie funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, a także Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Programu Operacyjnego Zrównoważony Rozwój Sektora Rybołówstwa i Nadbrzeżnych Obszarów Rybackich odpowiedzialny jest Zarząd Województwa Małopolskiego. Instytucja Koordynująca RPO odpowiedzialna jest za koordynację całości działań informacyjnych i promocyjnych dot. RPO w ujęciu ogólnopolskim. Za działania informacyjne i promocyjne w regionach odpowiadają natomiast Instytucje Zarządzające Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego i/lub Instytucje Pośredniczące i/lub Wdrażające ustanowione w poszczególnych województwach w województwie małopolskim Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości (IP2). Instytucjom tym pozostawiony zostaje duży zakres swobody w podejmowanych przez siebie działaniach z omawianego obszaru (zobowiązane są do przestrzegania zapisów Zintegrowanego Planu Komunikacji dla Funduszy Europejskich w Województwie Małopolskim) Ocena systemu komunikacji funkcjonującego między instytucjami zaangażowanymi w realizacje działań informacyjnych i promocyjnych w województwie małopolskim W celu koordynacji działań informacyjno-promocyjnych Województwo Małopolskie przyjęło Zintegrowany Plan Komunikacji (ZPK) dla Funduszy Europejskich na lata , jako główny dokument określający zasady zarządzania, prowadzenia oraz finansowania procesów komunikacyjnych. Zintegrowany Plan Komunikacji określa horyzontalne kierunki polityki komunikacyjnej w zakresie funduszy europejskich, prowadzonej przez Województwo Małopolskie oraz stanowi podstawę dla prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych dla wszystkich instytucji zaangażowanych w proces wdrażania funduszy europejskich. Objęte są nim programy: Małopolski Regionalny Program Operacyjny (MRPO), Program Operacyjny Kapitał Ludzki (PO KL), Program Rozwoju Obszarów Wiejskich (PROW), Program Operacyjny Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich (PO RYBY) w zakresie wdrażanym przez Województwo Małopolskie, Program Operacyjny Pomoc Techniczna w zakresie realizowanym na mocy Porozumienie w sprawie funkcjonowania na terenie Województwa Małopolskiego systemu informacji o funduszach europejskich zawartego 5 czerwca 2009 r. pomiędzy Województwem 18

19 Małopolskim oraz Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, działania Regionalnego Sekretariatu KSOW Województwa Małopolskiego. Departament Funduszy Europejskich UMWM koordynuje realizację i realizuje ZPK w zakresie działań wdrażanych przez Województwo Małopolskie. Na poziomie regionalnym koordynację pomiędzy działaniami informacyjnymi i promocyjnymi w zakresie funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, a także Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Programu Operacyjnego Zrównoważony Rozwój Sektora Rybołówstwa i Nadbrzeżnych Obszarów Rybackich zapewnia Zarząd Województwa Małopolskiego. Rolę koordynatora działań komunikacyjnych na poziomie krajowym w zakresie realizacji zobowiązań, wynikających z Rozporządzeń Komisji Europejskiej pełni Minister Rozwoju Regionalnego (Instytucja Koordynująca NSRO). W celu optymalizacji skutecznego zarządzania Zintegrowanym Planem Komunikacji, Dyrektor Departamentu Funduszy Europejskich UMWM może organizować spotkania z instytucjami zaangażowanymi w promocję i informację programów objętych ZPK oraz przedstawicielami komórek organizacyjnych UMWM odpowiedzialnych za działania promocyjne i public relations Województwa Małopolskiego. Zadania związane z informacją i promocją MRPO realizowane są w Departamencie Funduszy Europejskich UMWM w Krakowie przede wszystkim przez: Wydział Informacji i Promocji Funduszy Europejskich Zespół ds. Promocji Funduszy Europejskich Zespół Centrum Informacyjne FEM, w tym m.in. Główny Punkt Informacyjny w Krakowie Punkt Informacyjny w Chrzanowie Punkt Informacyjny w Nowym Sączu Punkt Informacyjny w Nowym Targu Punkt Informacyjny w Tarnowie oraz w Małopolskim Centrum Przedsiębiorczości przez: Zespół Informacji i Promocji, w tym m.in. Punkt konsultacyjny przy MCP Główne zadania Departamentu Funduszy Europejskich UMWM oraz Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości związane z informacją i promocją MRPO: Departament Funduszy Europejskich UMWM (Zespół ds. Promocji Funduszy Europejskich oraz Zespół Centrum Informacyjne FEM): kampanie informacyjno-promocyjne w mediach, opracowywanie i wydawanie publikacji informacyjnych i promocyjnych, prowadzenie strony internetowej 19

20 prowadzenie Głównego Punktu Informacyjnego oraz koordynacja, promocja, monitoring, kontrola i ocena działalności Lokalnych Punktów Informacyjnych na terenie Małopolski, organizacja i prowadzenie szkoleń dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów, organizacja konferencji, warsztatów i spotkań tematycznych, prezentacja dobrych praktyk, tworzenie i dystrybuowanie gadżetów promocyjnych. Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości (działania w zakresie promocji i informacji II Osi Priorytetowej Gospodarka Regionalnej Szansy): prowadzenie Punktu Konsultacyjnego, kampanie informacyjne i promocyjne w mediach, publikacje materiałów informacyjnych, udział w targach i przedsięwzięciach związanych z promowaniem Funduszy Europejskich, prezentowanie dobrych praktyk, organizowanie i prowadzenie szkoleń dla potencjalnych beneficjentów, utworzenie i administrowanie stroną internetową Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości Do kluczowych elementów systemu informacji i promocji należą, jak wspomnieliśmy, Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich w Małopolsce. Poniżej zaprezentowaliśmy skrótowo zakres zadań pełnionych przez Punkty Informacyjne FEM: pomoc w zaklasyfikowaniu pomysłu na projekt do konkretnego priorytetu i działania w programie finansowanym z Funduszy Europejskich, informacja o podstawowych warunkach, kryteriach i procedurach dofinansowania projektu, skierowanie do instytucji, które zajmują się wdrażaniem priorytetu lub działania wynikającego z diagnozy, udostępnianie nieodpłatnie publikacji dotyczących Funduszy Europejskich, wydawanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Urząd Marszałkowski lub inne instytucje publiczne zaangażowane w ich wdrażanie, udzielanie informacji na temat niezbędnych etapów, procedur, dokumentów i terminów ważnych przy rozliczaniu projektów, wyjaśnianie instrukcji wypełniania wniosków o płatność, informacja o rodzajach i zasadach kontroli projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich, organizacja otwartych spotkań informacyjnych, szkoleniach, seminariach, imprezach plenerowych, lekcjach na temat Funduszy Europejskich, skierowanych do potencjalnych beneficjentów. 20

21 Warto w tym miejscu zaznaczyć, że podział kompetencji między Punktami jest wyznaczony terytorialnie. Szczegółowy podział terytorialny zamieszczamy poniżej: Główny Punkt Informacyjny w Krakowie (m. Kraków, p. krakowski, p. wielicki, p. myślenicki, p. proszowicki, miechowski) Punkt Informacyjny w Chrzanowie (p. chrzanowski, p. olkuski, p. oświęcimski, p. wadowicki) Punkt Informacyjny w Tarnowie (m. Tarnów, p. tarnowski, p. bocheński, p. brzeski, p. dąbrowski) Punkt Informacyjny w Nowym Targu (p. nowotarski, p. tatrzański, p. suski) Punkt Informacyjny w Nowym Sączu (m. Nowy Sącz, p. nowosądecki, p. limanowski, p. gorlicki) Ważnym elementem badania ewaluacyjnego dot. systemu informacji i promocji MRPO jest ocena systemu komunikacji funkcjonującego między kluczowymi podmiotami realizującymi przedmiotowe działania. Należy zaznaczyć, że dwoma głównymi podmiotami zaangażowanymi w działania informacyjno-promocyjne są przede wszystkim Departament Funduszy Europejskich w UMWM oraz Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości - prowadzące działania dotyczące II Osi Priorytetowej Gospodarka Regionalnej Szansy. W tym kontekście współpraca między Departamentem Funduszy Europejskich UMWM i Małopolskim Centrum Przedsiębiorczości została oceniona raczej pozytywnie. W trakcie wywiadów indywidualnych i grupowego, zidentyfikowana została potrzeba większego nasycenia przesyłu informacji o planowanych działaniach obu jednostek. Istotne jest, aby informacje trafiały bezpośrednio do pracowników zespołów zaangażowanych w działania informacyjno-promocyjne, co pozwoli jeszcze lepiej i efektywniej dopasować i w razie potrzeby zaktualizować plan zadań. Należy zaznaczyć, że zdecydowanie większą część działań informacyjno-promocyjnych MRPO prowadzi Departament Funduszy Europejskich UMWM, a Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości zajmuje się jedynie informacją i promocją II Osi priorytetowej Gospodarka Regionalnej Szansy, zatem ich działania są zorientowane jedynie na przedsiębiorców, jako potencjalnych beneficjentów. Należy jednak zaznaczyć, iż liczba podmiotów kwalifikujących się do wsparcia w ramach II Osi MRPO jest znacznie wyższa niż liczba podmiotów, kwalifikujących się do uzyskania wsparcia w ramach pozostałych osi priorytetowych MRPO (liczba umów podpisanych w ramach Osi I-VIII MRPO 861, podczas gdy liczba umów podpisanych w ramach II Osi 1674; stan na 28 września 2012 r.). W Departamencie Funduszy Europejskich UMWM funkcjonują dwa zespoły (w ramach jednego Wydziału) zaangażowane w realizację działań informacyjno-promocyjnych, pierwszy zajmuję się działaniami promocyjnymi, drugi informacyjnymi. Respondenci wskazują na fakt, że mimo rozdzielenia funkcji pełnionych przez Departament na dwa zespoły, jeden przejął zadania związane z promocją, a drugi z informacją MRPO, to czasami bardzo trudno sklasyfikować dane działanie, jako stricte promocyjne lub stricte informacyjne, zatem zdarza się, że przez oba zespoły 21

22 wykonywane są działania o podobnym charakterze. Krytycznym wydaje się być moment, kiedy mniej więcej w tym samym czasie z obydwu zespołów wychodzi informacja/promocja odnośnie tego samego obszaru tematycznego. Niekiedy dzieje się tak, pomimo uprzednio dobrze skonstruowanego planu działań dla obu zespołów, wtedy najczęściej problemem są przedłużające się procedury przetargowe, co powoduje, że mimo wcześniejszego ustalenia terminu realizacji danego działania, jego rozpoczęcie zostaje przesunięte w czasie, a w konsekwencji doprowadza do braku kompatybilności planów działań zespołów. Istotne jest aby, sami członkowie obu zespołów nawzajem informowali się o planowanym rozpoczęciu danego działania czy też o zmianie jego terminu realizacji. Warto zatem zaktywizować mail-ową wymianę informacji pomiędzy członkami zespołów, i organizować częstsze wspólne spotkania robocze koncentrować się na terminarzu planowanych działań. Badani pracownicy zespołów wskazywali również na brak informacji o planowanym rozpoczęciu konkursów, podkreślali trudność zorganizowania akcji promocyjnych czy informacyjnych w momencie braku wiedzy o rozpoczęciu danych naborów. Podkreślali, że wszelkie informacje dotyczące czy to rozpoczęcia, czy też zmian dotyczących konkursów powinny być w pierwszej kolejności przekazywane właśnie do nich, aby w pełny i rzetelny sposób mogli o nich informować beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. W tym aspekcie ważne jest aby przedstawiciele Departamentu zajmujący się wdrażaniem MRPO, o wszelkich zmianach związanych z naborami zawsze i w pierwszej kolejności informowali o nich Centrum Informacyjne FEM. Respondenci zwrócili uwagę na specyficzny charakter pracy w Lokalnych Punktach Informacyjnych. Z uwagi na konieczność podejmowania wiążących decyzji przez przełożonych w siedzibie Departamentu oraz realizacji procedur wewnętrznych UMWM często działania w terenie prowadzone przez LPI musze być wspierane przez pozostałych członków Zespołu. Należy jednak zwiększyć aktywność pracowników LPI w zakresie realizacji działań zewnętrznych, pobudzających beneficjentów (pochodzących z terenów terytorialnie podlegających pracy danego LPI) do korzystania z FE. Jak wynika z badania, potencjał instytucjonalny zaangażowany w prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych dot. RPO w województwie małopolskim jest odpowiedni. Uczestnicy wywiadów pogłębionych nie sygnalizowali potrzeby zaangażowania w omawiane działania dodatkowych instytucji. Z badania wynika również, iż większość instytucji dysponuje odpowiednim zapleczem kadrowym w kontekście realizacji działań informacyjno-promocyjnych zarówno jeśli chodzi o posiadane przez pracowników kompetencje i doświadczenie, jak też o ich liczbę. Równocześnie należy przytoczyć w tym miejscu opinię badanych członków Zespołów o potrzebie większej specjalizacji stanowisk. Choć, w ramach jednego zespołu jest tworzonych kilka podzespołów tematycznych (zajmujących się tematyką specjalistyczną taką jak: PR, e-pr, marketing, informacja, szkolenia, finanse), to część wykonywanych zadań jest tożsamych dla wszystkich pracowników, bez względu na jego przynależność do danego podzespołu, co nie pozwala 22

23 na pogłębienie w wystarczającym stopniu kompetencji związanych z daną specjalizacją w podzespole. Respondenci zwracali uwagę, że sporą część ich pracy stanowi opracowanie i przygotowanie procedur związanych z organizacją przetargów, co niezwykle determinuje ich zadania i pozostawia mało czasu na działania kreatywne związane z promocją. Z pewnością ułatwieniem dla członków zespołów byłoby wyodrębnienie osobnej komórki w Urzędzie, która przejęłaby wszelkie prace związane z organizacją przetargów. Instytucje zaangażowane w realizację działań informacyjnych i promocyjnych w regionie prowadzą monitoring podejmowanych działań oraz modyfikują je w zależności od jego wyników. MCP rozdysponowuje specjalnie opracowane ankiety wśród potencjalnych beneficjentów i beneficjentów, na podstawie których sporządza raporty ewaluacyjne pozwalające na ocenę podejmowanych działań promocyjnych i informacyjnych i ich ewentualną modyfikację w zależności od potrzeb. Departament FE i MCP prowadzi statystyki dotyczące m.in. liczby udzielonych konsultacji telefonicznych, bezpośrednich, zorganizowanych szkoleń, czy statystyki wejść na stronę www Działania informacyjno-promocyjne dotyczące MRPO Funkcją niniejszego podrozdziału jest zewidencjonowanie całości działań informacyjnopromocyjnych podejmowanych przez IZ MRPO i IP2 (które to działania w dalszej części niniejszego rozdziału zostaną poddane szczegółowej analizie i ocenie). W poniższej tabeli przedstawiono pełen katalog działań, które zostały zapisane w Zintegrowanym Planie komunikacji i które określają zakres aktywności IZ MRPO i IP2 w obszarze informacji i promocji. Tabela 1. Działania informacyjno-promocyjne dotyczące MRPO na podstawie Zintegrowanego Planu Komunikacyjnego dla Funduszy Europejskich w Województwie Małopolskim na lata oraz Rocznych Planów Działań MRPO 2010, 2011, w ramach kampanii informacyjno wizerunkowych Działanie PUNKTY INFORMACYJNE -SIEĆ PUNKTÓW INFORMACYJNYCH FEM (KRAKÓW, CHRZANÓW, TARNÓW, NOWY TARG, NOWY SĄCZ), PUNKT KONSULTACYJNY MCP W KRAKOWIE Narzędzia realizacji działań informacyjnopromocyjnych Konsultacje bezpośrednie, telefoniczne oraz elektroniczne; Konferencje, warsztaty, seminaria, bezpłatne szkolenia; Rozpowszechnianie wydawnictw, publikacji, materiałów informacyjnych. Adresaci Beneficjenci i potencjalni beneficjenci. ORGANIZACJA KONFERENCJI Konferencje tematyczne i regionalne przedstawiające możliwości aplikowania o pomoc europejską, następnie wnioski z realizacji projektów i odpowiedzi na pojawiające się pytania i problemy i promowanie dobrych praktyk. Potencjalni wnioskodawcy; Partnerzy społecznogospodarczy; Decydenci; Pracownicy instytucji zaangażowanych we 23

24 Działanie ORGANIZACJA SZKOLEŃ ZEWNĘTRZNYCH I WEWNĘTRZNYCH Narzędzia realizacji działań informacyjnopromocyjnych Szkolenia zewnętrzne, w tym eksperckie sprzyjające podniesieniu poziomu wiedzy beneficjentów, zwiększeniu ilości oraz podniesieniu jakości składanych wniosków o dofinansowanie projektów; Szkolenia wewnętrzne ukierunkowane na podnoszenie i aktualizowanie wiedzy pracowników. Adresaci wdrażanie programów objętych zintegrowanym planem komunikacji; Szkolenia zewnętrzne: Beneficjenci; Potencjalni beneficjenci; Partnerzy społecznogospodarczy. Szkolenia wewnętrzne: Pracownicy w instytucjach zaangażowanych w realizację programów operacyjnych; Konsultanci udzielający informacji w punktach informacyjnych centrum FEM. REKLAMA ZEWNĘTRZNA WYDARZENIA PROMOCYJNE STWORZENIE I OBSŁUGA STRONY INTERNETOWEJ Billboardy; Plakaty; Banery; Stand; Roll-up; Tablice informacyjne (reklamowe); Tablice pamiątkowe. Eventy, imprezy plenerowe; Konkursy dot. wiedzy o funduszach europejskich, w tym MRPO; Wystawa. Strona internetowa na temat MRPO Strona internetowa MCP; skierowana do beneficjentów i potencjalnych beneficjentów II Osi Priorytetowej MRPO Mieszkańcy Małopolski; Media; Beneficjenci; Potencjalni beneficjenci; Partnerzy społeczno gospodarczy; Instytucje uczestniczące w realizacji MRPO. Mieszkańcy Małopolski; Młodzież; Media; Regionalne i lokalne władze; Beneficjenci i potencjalni beneficjenci. Mieszkańcy Małopolski; Beneficjenci; Potencjalni beneficjenci; Partnerzy społeczno gospodarczy; Media; Instytucje uczestniczące w realizacji MRPO. DZIAŁANIA W ZEWNĘTRZNYCH SERWISACH INTERNETOWYCH NEWSLETTER Działania w serwisach prowadzonych przez Samorząd Województwa; Działania w Portalu Fundusze Europejskie prowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Rozpowszechnianie informacji dotyczących MRPO drogą elektroniczną. mieszkańcy Małopolski beneficjenci potencjalni beneficjenci media beneficjenci potencjalni beneficjenci 24

25 Działanie CENTRUM SMS FUNDUSZE NA TELEFON Narzędzia realizacji działań informacyjnopromocyjnych Prowadzenie centrum sms-owego, za pomocą którego wysyłane są najważniejsze informacje o MRPO. Adresaci Media; Mieszkańcy małopolski; Partnerzy społeczni i gospodarczy, decydenci, liderzy opinii publicznej; Beneficjenci i potencjalni beneficjenci MRPO. PUBLIKACJE I INNE MATERIAŁY PROMOCYJNO-INFORMACYJNE Ulotki i broszury; Publikacje dokumentów, w tym dokumenty programowe; Upominki, gadżety. Potencjalni beneficjenci; Partnerzy społecznogospodarczy; Decydenci; Pracownicy instytucji realizujących MRPO. DZIAŁANIA PROMOCYJNE W MEDIACH WSPÓŁPRACA Z MEDIAMI Emisja reklam (promujących nabory wniosków o dofinansowanie, dot. szkoleń dla beneficjentów); Wkładki informacyjne (promowanie dobrych praktyk ); Spoty radiowe promujące MRPO. Konferencje prasowe; Briefingi. Mieszkańcy Małopolski; Potencjalni beneficjenci; Beneficjenci. Media Wśród przykładowych działań informacyjno-promocyjnych realizowanych przez Departament Funduszy Europejskich UMWM w Krakowie oraz Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości w Krakowie w latach wymienić m.in. można: Organizację kampanii promocyjnych i informacyjnych m.in.: Zakochani w funduszach (spoty radiowe, ogłoszenia w prasie, bannery w portalach internetowych), FEM i marzenia się spełniają (billboardy, citylighty, tablice na stacjach benzynowych, reklama na autobusach komunikacji miejskiej, 30 sekundowy spot w krakowskich tramwajach, bannery w Onet.pl), zimowa kampania radiowa, w której do ubiegania się o dotacje unijne zachęcali m.in. Danuta Hübner, Jan Peszek i Grzegorz Turnau, cykl audycji radiowych Akademia Funduszy Unijnych, elektroniczne kartki świąteczne, ulotki, materiały prasowe, sportowa kampania Wiedzieć, by wygrać (reklama na stadionach i w trakcie zawodów żużlowych), 25

26 wizerunkowa kampania pod hasłem Mamy wiele, by wygrać (billboardy, citylighty, reklama, w prasie regionalnej, spoty w głównych radiostacjach lokalnych i sublokalnych, direct mailing, bannery w portalach internetowych), Fundusze Europejskie dla przedsiębiorców zmieniają Małopolskę, Fundusze Europejskie. To się w ramach nie mieści! (konkursy na stronach internetowych, Facebook, Youtube, eventy w centrach handlowych, udział gwiazd, spoty radiowe, materiały prasowe, filmy z kampanii, spoty w środkach komunikacji miejskiej, konferencje, etc.), spot promocyjny w technice 3D Fundusze Europejskie dla Małopolski. Organizację konkursów dotyczących wiedzy na temat funduszy europejskich, w tym MRPO: Tu jest Europa!, Tropami dotacji, Euro na Tablicy. Organizację konkursów promujących realizację projektów MRPO: Wykadruj inwestycje. Pokaż efekty Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego!, Organizacja konkursu Małopolski EuroLider. Eventy i imprezy plenerowe: Lato z Radiem i Funduszami Europejskimi, Małopolskie Pikniki Europejskie, promocja i informacja dot. Funduszy Europejskich przy okazji Małopolskiej Nocy Naukowców, uczestnictwo w Europejskim Tygodniu Regionów i Miast Open Days, Fundusze europejskie na małopolskich szlakach turystycznych, Małopolska-Przemiana. Sukcesy wdrażania funduszy europejskich w Małopolsce (mobilna strona internetowa towarzysząca wystawie), Sukcesy wdrażania funduszy europejskich w Polsce. Organizację konsultacji, spotkań informacyjnych i szkoleń bezpłatne konsultacje dla mieszkańców danych regionów w ramach Punktów Informacyjnych; spotkania dla studentów informujące o Funduszach Europejskich; mobilne szkolenia i konsultacje z zakresu pozyskiwania i rozliczania dotacji w ramach II Osi Priorytetowej Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego we wszystkich miastach powiatowych Małopolski a także wielokrotnie w gminach 26

27 o niskim wskaźniku przedsiębiorczości czy w gminach o niskiej efektywności w pozyskiwaniu dotacji tzw. białe plamy Organizację wystawy Małopolska przemiana! pokazująca przemiany zachodzące w poszczególnych regionach Małopolski dzięki Funduszom Europejskim; Prowadzenie Centrum SMS Fundusze na telefon, które dystrybuuje informacje za pomocą krótkich wiadomości tekstowych przesyłanych na telefon. Powyższy katalog działań ocenić należy jako wyczerpujący i uwzględniający zróżnicowane metody i techniki dotarcia do poszczególnych kategorii odbiorców. W ramach planowanych działań przewidziano zarówno działania o charakterze informacyjnym, jak i promocyjnym, wskazując jednocześnie na konkretne instrumenty zastosowane w ramach poszczególnych działań informacyjno-promocyjnych (w niektórych przypadkach, np. dotyczących współpracy z mediami trudno w sposób jednoznaczny wydzielić działania informacyjne i promocyjne, gdyż mają one charakter wzajemnie nakładający się). Grupa docelowa działań informacyjno-promocyjnych uzależniona jest od danego etapu programowania i tak należy pamiętać, że np. informacje o możliwości pozyskania dofinansowania kierowane są przede wszystkim do potencjalnych beneficjentów, a informacje ukazujące zrealizowane projekty w ramach MRPO do ogółu mieszkańców Małopolski. Ponadto inaczej promuje się zrealizowane działania, inaczej możliwość pozyskania funduszy. Mając na uwadze powyższe determinanty stwierdzić należy, że większość przewidzianych działań informacyjnokomunikacyjnych została ukierunkowana do odpowiednich grup odbiorców i przekazana we właściwy sposób Charakterystyka grupy uczestników wywiadów telefonicznych (CATI) Kluczowymi odbiorcami działań informacyjno promocyjnych dotyczących MRPO są potencjalni projektodawcy - osoby zainteresowane realizacją projektów dofinansowanych w ramach Programu (osoby składające wnioski aplikacyjne, uczestnicy szkoleń itp.) oraz beneficjenci osoby, których projekty zostały wytypowane do dofinansowania w ramach MRPO. Jednym z elementów badania ewaluacyjnego było w związku z tym badanie telefoniczne CATI przeprowadzone wśród uczestników szkoleń. Wzięło w nim udział 150 respondentów. Charakterystykę grupy, która wzięła udział w badaniach prezentują wykresy i tabele poniżej. Najliczniej reprezentowaną grupę wśród jednostek objętych badaniem stanowiły JST (40,7%), w drugiej kolejności były to przedsiębiorstwa (34%), a następnie inne jednostki (25,3%). Spośród badanych jednostek 72% składało wniosek o dofinansowanie, pozostałe nie złożyły wniosku w ramach MRPO. Najliczniej reprezentowane były jednostki aplikujące w ramach Priorytetów: 1. Warunki dla rozwoju społeczeństwa opartego na wiedzy, 2. Gospodarka regionalnej szansy, 3. Turystyka i przemysł kulturowy, 4. Infrastruktura dla rozwoju gospodarczego. Wśród aplikujących tylko 13% jednostek zadeklarowało, że nie otrzymało 27

28 dofinansowania. Wykres 1. Charakterystyka grupy uczestników wywiadów telefonicznych - typ jednostki 25,30% 40,70% Jednostki samorządu terytorialnego Przedsiębiorstwa 34,00% Inne jednostki Źródło: opracowanie własne Tabela 2. Charakterystyka grupy uczestników wywiadów telefonicznych - powiat Powiat Liczebność Dane w % m. Kraków 28 18,7% m. Tarnów 11 7,3% m. Nowy Sącz 10 6,7% krakowski 7 4,7% tarnowski 7 4,7% bocheński 6 4,0% chrzanowski 6 4,0% limanowski 6 4,0% miechowski 6 4,0% nowosądecki 6 4,0% nowotarski 6 4,0% oświęcimski 6 4,0% wielicki 6 4,0% wadowicki 6 4,0% brzeski 5 3,3% dąbrowski 5 3,3% myślenicki 5 3,3% olkuski 5 3,3% suski 5 3,3% gorlicki 4 2,7% tatrzański 4 2,7% Źródło: opracowanie własne 28

29 3.5. Dostępność informacji nt. MRPO i preferowane źródła informacji preferencje beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Dostępność informacji o możliwości aplikowania o środki w ramach MRPO oceniona została przez beneficjentów i potencjalnych beneficjentów na bardzo wysokim poziomie (średnia bliska 6 na skali id 1 do 7). Bez problemu do źródła informacji (osoby, instytucji) dotarło 89,3% respondentów, najlepiej aspekt ten oceniany był przez przedstawicieli JST. Tylko nieco mniej respondentów zadeklarowało, że poszukiwane informacje uzyskali w wyczerpującym zakresie (86,0%), najsłabiej aspekt ten oceniali przedsiębiorcy (istotnie gorzej niż przedstawiciele JST i innych jednostek). Również zdecydowana większość respondentów pozytywnie oceniła kompetencje osób udzielających informacji (90,0%), nie było tutaj istotnych różnic pomiędzy poszczególnymi grupami respondentów. Dane zostały przedstawione na wykresie poniżej. Wykres 2. Dostępność informacji o możliwości aplikowania o środki w ramach MRPO Pytanie 1. Na początek proszę o ustosunkowanie się do twierdzeń dotyczących dostępności informacji o możliwości aplikowania o środki w ramach MRPO. Podczas odpowiedzi proszę się posłużyć skalą od 1 do 7, gdzie 1 oznacza zdecydowanie nie, natomiast 7 zdecydowanie tak. N-150 Skala od 1-7 Bez problemu dotarłem/am do źródła informacji (np. osoby, instytucji) 8,7% 26,0% 26,7% 36,7% 5,86 1,3% Poszukiwane informacje uzyskałem/am w wyczerpującym zakresie 12,0% 26,0% 29,3% 30,7% 5,73 1,3% Informacji udzieliła mi kompetentna osoba 12,0% 26,0% 29,3% 30,7% 5,85 1,3% Źródło: opracowanie własne Potencjalnych beneficjentów i beneficjentów zapytaliśmy również, czy napotkali oni na jakiekolwiek trudności w uzyskaniu informacji dotyczących MRPO oraz czego one ewentualnie dotyczyły. Zdecydowana większość z nich, zadeklarowała, że nie miała żadnych problemów (90,0%) w uzyskaniu informacji. 10% respondentów, którzy wspomnieli o problemach, wymieniali: brak odpowiednich wytycznych, mało widoczne informacje na stronie www, niespójność udzielanych informacji przez pracowników Urzędu, niedokładność udzielonych przez Urząd informacji. 29

30 Dane prezentuje wykres poniżej. Wykres 3. Dostępność informacji o możliwości aplikowania o środki w ramach MRPO Pytanie 17. Czy napotkał P. na jakiekolwiek problemy w uzyskaniu informacji nt. MRPO? N-150 Nie ; 90,0% Trudno powiedzieć; 3,3% Tak; 6,7% Źródło: opracowanie własne Uczestnicy szkoleń udzielili odpowiedzieli na szereg pytań dotyczących znanych im i wykorzystywanych źródeł informacji na temat MRPO. Odpowiedzi dotyczące znajomości i wykorzystania źródeł informacji były spontaniczne. Jak wynika z badań strona internetowa zawierająca informacje dotyczącego MRPO stanowiła zdecydowanie najpopularniejsze źródło informacji dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów. Wymieniali je oni najczęściej jako źródło informacji, z którym się spotkali, a także jako źródło, z którego korzystali na etapie przygotowywania wniosku. Ponadto strona internetowa była oceniana najczęściej jako najlepiej dostosowane do potrzeb potencjalnych beneficjentów i beneficjentów (87,6% respondentów oceniło stronę dotyczącą MRPO na 5-7 punktów na skali od 1-7, gdzie 7 bardzo wysoki stopień przydatności). W drugiej kolejności, co do znajomości wymienione zostały drukowane materiały informacyjno promocyjne (przez 65,3% respondentów), ale zaledwie 8,1% respondentów wymieniło je spontanicznie jako źródło z jakiego skorzystali w trakcie opracowania wniosku o dofinansowanie. 66,0% respondentów oceniło drukowane materiały jako przydane do opracowania wniosku -5-7 punktów na skali od 1-7, gdzie 7 bardzo wysoki stopień przydatności. Dane prezentuje wykres na kolejnej stronie. 30

31 Wykres 4. Potencjalne i rzeczywiste źródła informacji nt. MRPO. Źródła wykorzystywane w czasie przygotowywania wniosku. Ocena dopasowania źródeł do potrzeb respondentów. Pytanie 5. Z jakimi materiałami promocyjnymi i/lub informacyjnymi o MRPO skierowanymi do beneficjentów Pan(i) się spotkał(a)? Pytanie 6. Z których źródeł informacji skorzystał/a P. podczas przygotowywania wniosku o dofinansowanie? N-150 Strona internetowa Drukowane materiały informacyjno-promocyjne Poradnik dla beneficjenta Dokumenty programowe Punkt y informacyjne Informacje w prasie lokalnej regionalnej Spoty i lub audycje radiowe 8,1% 5,3% 3,4% 2,0% 2,0% 4,0% 4,0% 5,3% 0,7% 3,3% 65,3% 73,3% 73,2% Spoty telewizyjne Kampania billboardowa Konferencje i spotkania informacyjne Szkolenia dotyczące aplikowania w ramach MRPO Konferencje dotyczące MRPO Eventy, imprezy plenerowe, konkursy Newsletter Kontakt z pracownikami IZ MRPO (poza Punktem Informacyjnym) Kontakt z zewnętrzną (niezależną od wymienionych powyżej) 4,7% 3,3% 5,3% 0,7% 12,7% 2,0% 0,7% 0,7% 5,3% 0,7% 4,7% 4,7% 4,7% 4,7% materiały znane spontanicznie materiały z których skorzystali respondenci Źródło: opracowanie własne 31

32 Jak widać na podstawie powyższych wyników, potencjalni beneficjenci i beneficjenci nie mieli kłopotów z uzyskaniem informacji na temat MRPO. Ponadto ta grupa odbiorców zna i korzysta z narzędzi komunikacji, za pomocą których przekazywane są informacje na temat Programu. Projektodawcy i potencjalni projektodawcy korzystają przede wszystkim ze strony www, znają oni również i w miarę potrzeby korzystają z usług oferowanych przez Punkty Informacyjne, przy czym preferowany jest tutaj kontakt telefoniczny z pewnością ze względu na łatwość i szybkość pozyskania niezbędnych informacji 1. Należy uznać, że grupa potencjalnych beneficjentów i beneficjentów jest dobrze poinformowana o dostępnych źródłach informacji. Potwierdzają to również wyniki wywiadu pogłębionego przeprowadzonego z beneficjentami Znajomość i ocena funkcjonowania Punktów Informacyjnych W ramach badania oceniona została działalność Punktów Informacyjnych, w których potencjalni beneficjenci i wnioskodawcy mogą zasięgnąć informacji na temat Regionalnego Programu Operacyjnego. Najwięcej respondentów, którzy skontaktowali się z Punktem Informacyjnym (N=114), kontaktowała się z Punktem przez telefon (104 badanych, 91,2%), w drugiej kolejności wymieniany był kontakt osobisty (39,5% respondentów wskazało na taką formę kontaktu) w ostatniej kontakt mail-owy (35 osób, 30,7%). Zdecydowana większość respondentów w wyniku kontaktu z Punktem Informacyjnym uzyskała odpowiedź w ramach poszukiwanych informacji. Dane prezentują wykresy poniżej. Wykres 5. Odsetek respondentów kontaktujących się z Punktem Informacyjnym Na podstawie P. 19. Czy kiedykolwiek kontaktował się Pan/Pani z Punktem informacyjnym?, N-150 Tak; 76,0% Nie ; 21,3% Trudno powiedzieć; 2,7% Źródło: opracowanie własne 1 informacja zawarta w kolejnym podrozdziale 32

33 Wykres 6. Skuteczność Punktów Informacyjnych Na podstawie P. 21. Czy uzyskał/a Pan/pani odpowiedzi na zadane pytania? N-114 Zdecydowanie tak; 73,7% Raczej nie; 1,8% Raczej tak; 21,9% Trudno powiedzieć; 2,6% Źródło: opracowanie własne Badani beneficjenci i potencjalni beneficjenci zostali poproszeni o ocenę Punktu Informacyjnego, z którego skorzystali pod kątem wybranych aspektów takich jak: kompetencje osób odpowiedzialnych za kontakt telefoniczny lub osobisty, zakres merytoryczny uzyskanych informacji oraz użyteczność uzyskanych informacji. Wszystkie elementy związane z funkcjonowaniem Punktów Informacyjnych były bardzo wysoko oceniane przez beneficjentów najniższa ocenę uzyskał zakres merytoryczny uzyskanych informacji. Wykres 7. Ocena Punktów Informacyjnych pod kątem wybranych aspektów Na podstawie P. 22. Teraz prosił(a)bym P. o dokonanie oceny na skali od 1 do 7, gdzie 1 oznacza bardzo zła, natomiast 7 bardzo dobra, następujących aspektów dotyczących udzielonej informacji w Punkcie Informacyjnym 5,3% Skala od 1-7 Kompetencje osoby osób odpowiadających 1,8% 21,9% 31,6% 36,8% 5,87 0,9% 6,1% Zakres merytoryczny uzyskanych informacji 1,8% 25,4% 29,8% 34,2% 5,79 0,9% Użyteczność uzyskanych informacji 8,8% 21,9% 31,6% 35,1% 5,83 0,9% Źródło: opracowanie własne 33

34 Z zebranych danych w trakcie wywiadów telefonicznych z wnioskodawcami, a także wywiadów z pracownikami instytucji odpowiedzialnej za działania informacyjno-promocyjne wynika, że wnioskodawcy wiedzą o istnieniu Punktów Informacyjnych, jednak rzadko korzystają z ich usług. Dotyczy to szczególnie Lokalnych Punktów Informacyjnych znajdujących się w Chrzanowie, Nowym Targu, Nowym Sączu oraz Tarnowie, jeżeli już kontaktują się z Punktem Informacyjnym, to najczęściej dzwonią do Punktu Informacyjnego przy Departamencie Funduszy Europejskich w Krakowie lub do Punktu Informacyjnego przy Małopolskim Centrum Przedsiębiorczości w Krakowie. Powoduje to obciążenie Punktów Informacyjnych zlokalizowanych w Krakowie przy niewykorzystaniu zasobów Punktów Lokalnych Znajomość i ocena funkcjonowania instytucji zaangażowanych we wdrażanie MRPO Ważnym elementem wiedzy o MRPO jest znajomość instytucji zaangażowanych we wdrażanie Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego. Główną instytucję w systemie wdrażania i zarządzania Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego wymieniło 52,7% respondentów, w drugiej kolejności było wymieniane Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości odpowiedzialne za wdrażanie II Osi Priorytetowej. Wymienione zostały też Punkty Informacyjne oraz Departament Funduszy Europejskich działający w UMWM. Jakość kontaktu z UMWM i MCP została bardzo dobrze oceniona przez uczestników badania ocena powyżej 6 na skali od 1 do 7 gdzie 7 stanowiło ocenę najwyższą, dokonana przez osoby, które miały kontakt z tą instytucją. Pomimo że grupa znających nazwy jednostek odpowiedzialnych za wdrażanie MRPO jest znacząca nie wszyscy respondenci mają wystarczającą wiedzę na temat zakresu odpowiedzialności poszczególnych jednostek UMWM i MCP, co może rodzic pewien chaos informacyjny np. próby kontaktu z jednostkami niezwiązanymi z wdrażaniem programu. Z pewnością należałoby zadbać w kampanii informacyjnej nad efektywniejszym przekazywaniem nazw jednostek odpowiedzialnych za wdrażanie Programu i kontakty z potencjalnymi beneficjentami. 34

35 Tabela 3. Znajomość i ocena funkcjonowania instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie MRPO. Na podstawie P. 22. Jakie instytucje są według P. zaangażowane we wdrażanie MRPO. Proszę je wymienić. Wszystkie wymienione przez respondentów Pytanie 4. Jak P. ocenia jakość kontaktu z tą instytucją/tymi instytucjami? (tylko jeśli respondent kontaktował się z daną instytucją (pytanie 3). Oceny proszę dokonać na skali od 1 do 7, gdzie 1 ocena bardzo zła, natomiast 7 bardzo dobra. Nazwa instytucji Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości Urząd Gminy Jednostki samorządu terytorialnego Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego Starostwo Powiatowe Urząd Miasta Departament Funduszy Europejskich Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich Wojewódzki Urząd Pracy Źródło: opracowanie własne Liczba odpowiedzi Pytanie 2 Pytanie 4 Odsetek N-150 Średnia ocena jednostki 79 52,67% 6, ,67% 6,14 6 4,00% 6,33 5 3,33% 6,80 5 3,33% 5,80 5 3,33% 5,20 5 3,33% 6,00 4 2,67% 6,50 4 2,67% 6,25 4 2,67% 5, Ocena procesu aplikacji i realizacji projektów na podstawie pogłębionych wywiadów telefonicznych Badani potencjalni projektodawcy oraz beneficjenci MRPO najczęściej informację o aktualnych naborach do poszczególnych konkursów pozyskiwali ze stron internetowych dotyczących MRPO. Część z nich stwierdziła, że niekiedy wiadomość o danym konkursie jest umieszczana zbyt późno i wnioskodawcy nie są w stanie w tak krótkim czasie przygotować pełnego wniosku wraz ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami. Respondenci zasugerowali, że chcieliby otrzymywać informację mailową dotyczącą zbliżającego się konkursu, który dotyczyłby ich grupy docelowej (np. JST, placówki służby zdrowia). Zarówno beneficjenci, jak i wnioskodawcy, którym nie udało się pozyskać dofinansowania zgodnie twierdzą, że proces aplikowania jest zdecydowanie zbyt zbiurokratyzowany. Narzekają głównie na zbyt dużą liczbę załączników, składającą się z mnóstwa różnych dokumentów, które muszą dołączyć do wniosku. Często bywa, że nie są w stanie w tak krótkim czasie skompletować wszystkich wymaganych dokumentów, co skutkuje odrzuceniem ich wniosku lub kapitulacją wnioskodawcy. Dodatkowo wnioskodawcy są obciążeni przygotowaniem studium wykonalności oraz analizy finansowej, której opracowanie najczęściej zlecają na zewnątrz, co powoduje wzrost kosztów przygotowania wniosku. 35

36 Odrębną kwestię stanowi zlecanie przygotowania całego wniosku przez firmę consultingową, wówczas wkład potencjalnych beneficjentów ogranicza się jedynie do dostarczenia odpowiednich dokumentów niezbędnych do aplikacji. Respondenci konstruując wniosek korzystają przede wszystkim z dokumentacji konkursowej, podręcznika dla beneficjenta, dokumentów programowych oraz informacji zamieszczonych na stronie/stronach internetowych dotyczących MRPO. Większość badanych dokumenty te oceniła jako przejrzyste, pełne i w miarę zrozumiałe, pojawiały się jednak głosy mówiące o zbyt technicznym języku dokumentów i ich skomplikowanej formule. Krytyka dotyczyła także często wprowadzanych aktualizacji i zmian w dokumentacji, co stanowi kolejną dysfunkcję i utrudnienie dla wnioskodawców. Umieszczanie na stronie internetowej kolejnych zaktualizowanych wersji doprowadza do nagromadzenia wielu wersji tych samych bazowych dokumentów i dezorganizuje pracę. Ponadto niektórzy badani zwrócili uwagę na niedostosowanie formuły wniosku do wnioskodawców, jakimi są instytucje kultury, respondenci ci narzekają, że muszą umieszczać w formularzu twarde dane, których nie są w stanie przewidzieć w związku ze specyfiką ich działalności. Twierdzą, że formuła wniosku jest bardziej przygotowana pod projekty inwestycyjne, a oni najczęściej realizują projekty mające na celu wsparcie szerokiego wachlarza inicjatyw kulturalnych czy rozwoju produktów dziedzictwa kulturowego w związku z czym niejednokrotnie nie wiedzą co powinni wpisać w niektórych komórkach wniosku. W przypadku jakichkolwiek problemów czy zapytań pojawiających się zarówno na etapie aplikacji, jak i realizacji projektu beneficjenci najczęściej kontaktują się bezpośrednio z Urzędem Marszałkowskim, zdecydowanie rzadziej z Punktami Informacyjnymi poza Krakowem. Należy pamiętać, że Główny Punkt Informacyjny w Krakowie zlokalizowany jest w siedzibie UMWM, dlatego w dużej części sytuacji jeżeli beneficjent dzwoni bezpośrednio do Urzędu, jego pierwszy kontakt nawiązywany jest z GPI w Krakowie. Badani preferują zarówno kontakt telefoniczny, argumentując uzyskaniem szybkiej informacji zwrotnej, choć jednocześnie narzekają na trudności z dodzwonieniem się do Urzędu oraz kontakt elektroniczny, argumentując otrzymaniem informacji, do której można się później odwołać, która staje się niejako potwierdzeniem/legitymizacją ich działań, tutaj jednak minusem jest niekiedy długi okres oczekiwania na odpowiedź. Należy zaznaczyć, że zdecydowana większość badanych zwróciła uwagę na zbyt długi wg nich czas oczekiwania na uzyskanie pisemnej odpowiedzi ze strony Urzędu Marszałkowskiego, ta opieszałość powoduje opóźnienia w przygotowaniu wniosku czy realizacji projektu, ponieważ wnioskodawcy czy beneficjenci nie mogą rozpoczynać kolejnych działań, dopóki nie dostaną odpowiedzi na swoje zapytanie. Najczęstsze problemy pojawiające się przy realizacji projektów związane były z zastosowaniem procedury Prawa Zamówień Publicznych oraz przy inwestycjach związanych z modernizacją lub 36

37 budową infrastruktury z zastosowaniem i interpretacją przepisów dotyczących prawa budowlanego. Dotyczy to szczególnie projektów, których wnioski zostały przygotowane i złożone np. w 2008 roku, a sama realizacja rozpoczęła się w 2011 lub 2012 roku, a w między czasie nastąpiły zmiany w prawie i beneficjenci są często zmuszeni do nanoszenia różnych zmian, poprawek i aneksowania umów Ocena możliwości pozyskania środków finansowych w ramach MRPO, dokonana przez beneficjentów i potencjalnych beneficjentów jako element wizerunku MRPO Przebadani w trakcie pogłębionych wywiadów telefonicznych beneficjenci i wnioskodawcy MRPO twierdzą, że Małopolski Regionalny Program Operacyjny daje duże możliwości uzyskania dofinansowania na różnego rodzaju inwestycje, wpisujące się w ramy poszczególnych Działań. Beneficjenci MRPO, co oczywiste, są skłonniejsi do wysuwania twierdzeń o stosunkowej łatwości pozyskiwania środków, z kolei wnioskodawcy, których projekty nie uzyskały akceptacji zdecydowanie bardziej negatywnie oceniają możliwość uzyskania dofinansowania w ramach MRPO. Warto jednak zaznaczyć, że część wnioskodawców stwierdziła, że ich niepowodzenie związane z aplikacją jest wynikiem wewnętrznych problemów w danej instytucji/firmie, które miały wpływ na niską jakość wniosku, a nie błędną czy niesprawiedliwą oceną ze strony UMWM. Badani zwracają uwagę, że częstą barierą w aplikowaniu o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach MRPO jest posiadanie tzw. wkładu własnego, czyli dysponowanie własnymi środkami finansowymi, które mają zostać przeznaczone na realizację danej inwestycji. Problem ten w dużej mierze dotyczy JST, których spora część boryka się z problemem dziury budżetowej oraz stale rosnącego zadłużenia. Wszyscy respondenci przychylają się także do stwierdzenia, że cała procedura aplikacyjna począwszy od napisania wniosku, skompletowania wszystkich niezbędnych dokumentów, a skończywszy na jego złożeniu jest bardzo zbiurokratyzowana i wymaga bardzo dużego nakładu pracy. Badania ilościowe przeprowadzone wśród beneficjentów i potencjalnych beneficjentów pokazują, że zdecydowana większość podmiotów (96%) uważa, że warto jest ubiegać się o dofinansowanie ze środków unijnych dostępnych w ramach MRPO. Jednocześnie badani uznali procedurę aplikacyjną jako trudną 40% respondentów określiło procedurę jako bardzo trudną lub trudną, natomiast 56,7% jako średniej trudności, co potwierdzają również wypowiedzi uzyskane w trakcie wywiadów pogłębionych. 37

38 Wykres 8. Opinia beneficjentów i potencjalnych beneficjentów na temat ubiegania się o dofinansowanie w ramach MRPO Na podstawie P. 25. Czy uważa P. że warto ubiegać się o dofinansowania z EFRR w ramach MRPO w województwie małopolskim? N-150 Zdecydowani e nie; 2,0% Trudno powiedzieć; 2,0% Raczej tak; 4,7% Zdecydowani e tak; 91,3% Źródło: opracowanie własne Wykres 9. Ocena stopnia trudności procedury aplikacyjnej beneficjenci i potencjalni beneficjenci Pytanie 6. Jak ocenia P. stopień trudność jeśli chodzi o pozyskanie środków w ramach MRPO? Oceny proszę dokonać na skali od 1 do 7, gdzie jeden oznacza bardzo łatwe, natomiast 7 bardzo trudne, natomiast 4 średni stopień trudności. N ,7% 1,3%,7% 1,3% 1 Bardzo łatwe 2 10,0% 3 56,7% 4 Średni stopień trudności 5 7,3% 6 7 Bardzo trudne Źródło: opracowanie własne Główne deficyty informacyjne w regionie i możliwości ich zniwelowania Niemal wszyscy uczestnicy wywiadów pogłębionych zrealizowanych w ramach badania ewaluacyjnego podkreślali, że na obszarze województwa małopolskiego wyróżnić można zarówno pewne obszary geograficzne, jak też grupy potencjalnych beneficjentów, które są mniej aktywne w ubieganiu się o wsparcie oferowane w MRPO. Do grupy potencjalnych beneficjentów najmniej aktywnych w pozyskiwaniu środków należą gminy 38

39 słabo rozwinięte gospodarczo. Można też mówić o szczególnie mało zaangażowanych w Program potencjalnych beneficjentach zlokalizowanych na terenie konkretnych powiatów. Wskazywano głównie powiaty suski i miechowski, są to powiaty, które pozyskały najmniej środków ze wszystkich Działań w ramach MRPO. Następne w kolejności były powiaty: olkuski, proszowicki, dąbrowski, brzeski, wielicki i myślenicki. Biorąc jednak pod uwagę pozyskanie dofinansowania per capita do najmniej aktywnych powiatów w dalszym ciągu należy przede wszystkim powiat suski. W dalszej kolejności powiaty: olkuski, wadowicki, myślenicki, wielicki, krakowski oraz tarnowski. W przypadku beneficjentów korzystających z dofinansowania w ramach II Osi Priorytetowej Gospodarka Regionalnej Szansy, czyli skierowanego do przedsiębiorców, do najmniej aktywnych należą powiaty miechowski, tatrzański i dąbrowski (biorąc pod uwagę liczbę złożonych wniosków o dofinansowanie). Należy jednak pamiętać, że z korzystania z II Osi Priorytetowej, zostali całkowicie wykluczeni przedsiębiorcy z branży turystycznej, co tłumaczy w tym wypadku bierność powiatu tatrzańskiego. Podobna sytuacja dotyczy przedsiębiorców z branży rolniczej, która również została wykluczona. Ponadto badani pracownicy MCP wskazują, że niektórych gminach jest zaledwie kilkunastu przedsiębiorców, z czego w przeważającej części działających w branżach związanych z rolnictwem, turystyką czy handlem i tym samym nie mogą zostać beneficjentami II Osi Priorytetowej. Powody występowania pewnych białych plam na mapie aplikowania o środki są różnorakie. Niektóre z nich są bardziej obiektywne, a zarazem trwałe, jak np. słabość instytucjonalna instytucji funkcjonujących na wsiach czy w małych miastach (np. brak kadry niezbędnej w sytuacji realizowania projektów, np. księgowych), powolniejszy rozwój niektórych powiatów. W tym przypadku możliwość oddziaływania na podaż projektów przy pomocy instrumentów wykorzystywanych w działaniach informacyjnych i promocyjnych jest nieco ograniczona, choć niezwykle istotnym działaniem jest wspieranie działalności Lokalnych Punktów Informacyjnych. Równocześnie, jak podkreślali respondenci w wywiadach indywidualnych, możliwym powodem bierności potencjalnych beneficjentów jest również ich niewiedza, w tym pewne stereotypy: wbrew pozorom realizacja projektów kosztuje (bo jest wymagany wkład własny), co jest szczególnie uciążliwe dla JST, które borykają się z problemem rosnących dziur budżetowych. Realizowane w regionie działania informacyjne i promocyjne powinny zmierzać w kierunku zneutralizowania wspomnianych przeszkód: powinny szeroko promować korzyści wynikające z realizowania i uczestniczenia w projektach dofinansowanych z MRPO. Największą siłę przekonywania i promowania mają niewątpliwie dobre przykłady. Najbardziej stymulująca dla potencjalnych beneficjentów jest pozytywna zazdrość o atrakcyjne inwestycje realizowane przez sąsiada : w sąsiedniej szkole, sąsiedniej gminie, u innego przedsiębiorcy. Dlatego też działaniem zmierzającym do zniwelowania różnic w poziomie aktywności w aplikowaniu o środki powinno być promowanie tzw. dobrych praktyk, przy wykorzystaniu najbardziej optymalnych narzędzi informacji, spośród których rekomendowane są prasa lokalna (przy czym lepsze oddziaływanie mają w tym kontekście wkładki do gazet lokalnych niż ogłoszenia prasowe, 39

40 które jak wynika z praktyki często są traktowane jako reklama i pomijane przez czytelników) oraz wydarzenia gromadzące lokalną społeczność (typu festyny). Jak podkreślali rozmówcy, w przypadku grup mało aktywnych, najlepszą formą kontaktu jest kontakt bezpośredni oraz przekazywanie informacji osadzonej w jak najbardziej lokalnym kontekście (czyli formułowanie kontaktów mówiących o tym, co konkretnie mieszkańcy danej miejscowości czy dana kategoria osób może zyskać dzięki udziałowi w MRPO). Dodajmy, że uczestnicy wywiadów pogłębionych podkreślali w tym kontekście konieczność informowania i promowania ogólnie możliwość pozyskania funduszy unijnych, niż możliwość pozyskania środków z konkretnego Programu, MRPO. Niezwykle istotne w celu poprawy istniejącej sytuacji jest zatem zwiększenie roli Lokalnych Punktów Informacyjnych, ich aktywności, by jak najwięcej potencjalnych beneficjentów dowiedziało się o możliwości aplikowania, skoncentrowanie się tych instytucji na pracy terenowej z beneficjentami. Respondenci zwracali uwagę, że także inne podmioty, takie jak instytucje otoczenia biznesu, JST, powiatowe urzędy pracy powinny podjąć się aktywnego poszukiwania beneficjentów należących do grup, które najmniej aktywnie ubiegają się o dofinansowanie, lub takich, gdzie konkurencja w ubieganiu się o środki jest niewielka (tzn. tam, gdzie o środki ubiegają się wciąż ci sami beneficjenci). Istotnym zaleceniem powinno być również to, by LPI realizując swoje zadania w terenie różnicowali podejmowane działania w zależności od poszczególnych grup odbiorców. Segmentacji powinni dokonać na bazie zdobytego już doświadczenia oraz znajomości terenu i w ten sposób dopasować odpowiedni kanał przekazu informacji i ich treści (np. dla przedsiębiorców z danego powiatu organizować spotkania, w przypadku JST stosować dedykowany mailing, do szkół, starać się przekazywać informację poprzez kuratorium oraz na spotkaniach międzyszkolnych etc.). 40

41 Mapa 1. Poziom uzyskanych środków z MRPO z wyłączeniem Osi Priorytetowej 2 Źródło: strona internetowa: stan z dnia Mapa 2. Poziom uzyskanych środków z MRPO w przeliczeniu na jednego mieszkańca z wyłączeniem Osi Priorytetowej 2 Źródło: strona internetowa: stan z dnia