JAKO METODA PRACY Z KADRĄ W ZHP

Transkrypt

1 COACHING JAKO METODA PRACY Z KADRĄ W ZHP materiał pomocniczy dla opiekunów prób, drużynowych i komendantów Opracował: phm. Wojciech Wychowaniec, HR ZKK HUFCA ZHP KIELCE POŁUDNIE

2 Kilka lat temu spotkałem się z metodą pracy z ludźmi jaką jest coaching. Zanim przedstawię czym tak naprawdę charakteryzuje się to narzędzie i jak z niego korzystać muszę podkreślić, że może ono znaleźć zastosowanie także w naszej codziennej harcerskiej i instruktorskiej pracy. Chciałbym, aby ten materiał nie był tylko kolejnym ciekawym, ale suchym tekstem teorii o coachingu, ale by mógł zostać w rzeczywistości wykorzystany przez opiekunów prób, drużynowych i członków harcerskich komend. Materiał składa się z 4 następujących części: DEFINICJA I ISTOTA COACHINGU COACH CECHY I ROLA PROCES COACHINGU PODSTAWOWE METODY I TECHNIKI Zapraszam do lektury!

3 1. DEFINICJA I ISTOTA COACHINGU Według słownika biznesowego coaching polega na partnerstwie, w którym wzajemne dzielenie się wiedzą i doświadczeniem prowadzi do maksymalizowania potencjału osoby poddanej treningowi i pomocy w osiąganiu celów, do których osoba dąży. Jest to jedna z najtrafniejszych definicji tej metody jaką odnalazłem. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż nie wymaga ona ubrania coachingu w sformalizowane ramy. Nie jest powiedziane, iż można z niego korzystać wyłącznie na zasadzie: Uwaga! Teraz rozpoczynam sesję coachingową. W gruncie rzeczy namawiałbym do zgoła odmiennego korzystania z tego narzędzia. Moim zdaniem dużo skuteczniejsze jest wspieranie podopiecznego w sposób otwarty nieformalny, codzienny, partnerski. Coaching wraz ze swoimi zasadami idealnie wpisuje się zarówno w metodę harcerską (indywidualność, wzajemność oddziaływań, świadomość celów itp.) jak i w wewnętrzny system kształcenia kadry w organizacji. Szkolenia, kursy i warsztaty, czyli formy o charakterze zbiorowym, mogą być z powodzeniem uzupełniane przez indywidualną pracę z kadrą. Metoda coachingu, może służyć właśnie do uzupełniania luk kompetencyjnych kadry, powstających pomimo udziału w kursach i szkoleniach. Jedynym realizowanym w praktyce indywidualnym narzędziem pracy z kadrą w ZHP jest instytucja opiekuna próby na stopień instruktorski. Pomimo wielkiej rangi funkcja ta jest często bagatelizowana, a warto podkreślić, że daje ona ogromne możliwości do korzystania z metody coachingu.

4 Na czym opiera się teoria coachingu? Opiera się na założeniu, że człowiek z natury posiada już wszystkie zasoby i narzędzia do osiągnięcia założonych celów. Zadaniem coachingu jest odkryć i zidentyfikować te zasoby, aby dana osoba mogła z nich świadomie skorzystać. Jakie to są zasoby i jak z nich może skorzystać człowiek? Człowiek ma umysł. W nieświadomej części umysłu rodzą się przekonania, system wartości, czy intuicja w świadomej zachodzą procesy spostrzegania, zapamiętywania, uczenia się czego efektem są wiedza, kompetencje czy doświadczenia. Wraz z doświadczeniem nabywamy umiejętności rozwiązywania problemów, analitycznego myślenia, czy podejmowania wyzwań. Poza tym człowiek dysponuje otoczeniem, które zapewnia mu zasoby materialne: pieniądze, nowinki techniczne, infrastrukturę itp. Dopełnieniem zasobów, którymi dysponuje osoba są inni ludzie, czyli w tym przypadku zasobem są relacje. Czy dzięki tym zasobom da się zorganizować biwak? Oczywiście, że TAK. W tym przykładzie zadaniem komendanta szczepu, który przewodzi drużynowym jest uświadomienie im, że posiadają kompetencje i zasoby do osiągnięcia celu jakim jest organizacja biwaku. Ewentualnie funkcją przełożonego byłoby w tym przypadku wspólne działanie na rzecz uzyskania kompetencji lub zasobów przez drużynowego.

5 Warto podkreślić także jaka jest różnica między coachingiem, a funkcją, którą przełożeni w ZHP realizują niezwykle często, czyli doradztwem. Doradca, lub też osoba prowadząca szkolenia (kształceniowiec) z reguły uczy dając gotowe rozwiązania. Zadaniem Coacha jest w tym przypadku pobudzanie potencjału osobowego podopiecznego tak, aby to on stał się twórca rozstrzygnięcia problemu. Warto zastanowić się jakie mogą być cele coachingu i w jakich przypadkach można po niego sięgać Wachlarz sytuacji, w których może się przydać jest na pewno o wiele dłuższy, niż ten o którym powiem, wybrałem jednak najważniejsze według mnie cele prowadzenia coachingu. Rozwój osobisty Rozwój organizacji 1 Zwiększenie motywacji Łatanie luk kompetencyjnych Wyznaczenie celu Znalezienie odpowiedniej drogi do celu Zwiększenie zaangażowanie Rozwiewanie wątpliwości Rozwiązanie konfliktu I wiele innych 1 Organizacji w rozumieniu nauk o zarządzaniu, czyli nie tylko Związku jako całości, ale także hufców, szczepów, drużyn, kręgów, grup zadaniowych itp.

6 2. COACH CECHY I ROLA Coach jest kimś, kto mówi ci, czego nie chcesz słyszeć, który widzi to, czego nie chcesz widzieć po to, żebyś był kimś, kim zawsze chciałeś być. Tom Landry W tym krótkim module postaram się przedstawić jaką osobą jest coach. Jakie cech i umiejętności powinien posiadać, aby w sposób efektywny mógł wspierać rozwój innych. Cechy/Postawy dobrego Coacha 2 : Wspierający Empatyczny Cierpliwy Pozytywnie nastawiony Szanujący innych Godny zaufania Pewny siebie Obiektywny i nieoceniający Zainteresowany Spostrzegawczy Uważny Wrażliwy 2 S. Thorpe, J. Clifford, Podręcznik coaching kompedium wiedzy dla trenerów i menedżerów, Poznań 2004

7 UWAGA!!! COACH MUSI POSIADAĆ PEWNĄ WIEDZĘ Z DZIEDZINY, W KTÓREJ PROWADZI COACHING, A ZWŁASCZA ROZUMIEĆ OCZEKIWANIA DOTYCZĄCE WYNIKÓW DZIAŁAO. Trochę więcej miejsca chciałbym teraz poświęcić na opisanie umiejętności, jakie powinien posiadać Coach bez nich, żadne wsparcie nie będzie możliwe do przeprowadzenia. Jeżeli któreś z umiejętności będą niejasne może to wynikać z faktu, iż sam proces coachingu zostanie opisany w kolejnym module. 3 a) Wzbudzanie zaufania Umiejętność wzbudzania zaufania nie bez przyczyny znalazła się na początku mojej listy. Podstawą udanego coachingu jest partnerska relacja pomiędzy coachem, a jego podopiecznym 4 Warto pamiętać, że w całym procesie chodzi o wzbudzenie potencjału jednostki. Często musi się ona otworzyć i mówić o swoich brakach, niedociągnięciach i lukach kompetencyjnych, a to bezsprzecznie wymaga zaufania. 3 Problem kolejności rozdziałów przypomina nieco rozstrzyganie co było pierwsze jajko czy kura?. Ciężko jest rozumieć potrzebę posiadania przez coacha określonych cech, nie wiedząc jak wygląda proces coachingu, ale jeszcze trudniej moim zdaniem jest przyswajać te informacje w odwrotnej kolejności. 4 Zastanawiałem się jakiego słowa tu użyć. W książkach o coachingu występuje z reguły słowo klient lub podwładny w przypadku coachingu menadżerskiego. Słowo podopieczny wydaje mi się jednak bardziej odpowiednie w przypadku ZHP.

8 b) Aktywne słuchanie Umiejętność słuchania, a nie słyszenia jest również kluczowa w przypadku stosowania tej metody. Zakładamy, że informacje, które posiada coach pochodzą w większości od samego podopiecznego, co sprawia, że umiejętność wydobywania określonych treści staje się kluczowa. Kompetencja aktywnego słuchania polega na między innymi na: stosowaniu mowy ciała oraz sygnałów werbalnych zachęcających do dalszych wypowiedzi, stosowaniu parafrazy np. A: Potrzebuje kogoś, kto pomoże mi znaleźć przybocznego B: Jeśli dobrze Cie zrozumiałem, to problem polega na tym, że obawiasz się czy potrafiłbyś samodzielnie wybrać ze swojej drużyny osoby, która byłaby najlepszym przybocznym, stosowanie odzwierciedlenia (postawienie się w sytuacji podopiecznego) np. Czuje, że to jest dla Ciebie bardzo ważne. c) Obserwacja i interpretacja analityczna Kompetencją powiązaną z umiejętnością aktywnego słuchania jest obserwacja i wyciąganie wniosków. W praktyce oznacza ona zdolność do odczytania co dla samego podopiecznego oznacza to o czym właśnie mówi. 5 Wyrażenie: nie lubię pająków może w istocie oznaczać strach przed nimi, arachnofobię, lub niechęć pojechania na obóz ze względu na nocleg w namiotach itp. Niezwykle ważne jest także odczytywanie sygnałów niewerbalnych, które mogą dostarczać równie wiele informacji co słowa. 5 M. Wilczyńska, M. Nowak, J. Kućka, J. Sawicka, K. Sztajerwald, MOC COACHINGU, Gliwice 2011

9 d) Udzielanie informacji zwrotnej Kolejną umiejętnością jest udzielanie informacji zwrotnej. Po dokonaniu analizy otrzymanych informacji przychodzi czas na odbicie piłeczki (rola coacha jest ograniczona do lustra). Informacja zwrotna nie może brzmieć gdybym ja był Tobą to zrobił bym tak. Powinna raczej być skonstruowana w sposób następujący: wszystko co mi powiedziałeś świadczy o tym, że np. nie wiesz skąd masz wziąć motywacje do dalszej działalności w drużynie. Masz problem z odpowiednim ułożeniem priorytetów. Boisz się, że zmiany w Twoim życiu osobistym, mogą mieć negatywny wpływ na Twoją działalność harcerską itp. Celem informacji zwrotnej jest dostarczenie wiedzy na temat zachowania i działania odbiorcy, w taki sposób, żeby zachował pozytywny stosunek do siebie i tego, co robi. Informacja zwrotna może być udziela na wtedy, kiedy ktoś chce, i jest gotowy jej wysłuchać. Ważne jest, aby zachować proporcje pozytywnych i negatywnych komunikatów 6. e) Umiejętne zadawanie pytań Umiejętność zadawania odpowiednich pytań jest nie tylko kompetencją coacha, ale także jednym z podstawowych narzędzi prowadzenia procesu coachingowego, dlatego skupię się na niej w następnym module. 6 S. Rogala, Coaching w sprzedaży, dostęp:

10 f) Motywowanie W poprzednim module wspomniałem, że jednym z celów coachingu, może być motywowanie podopiecznego do podjęcia konkretnego działania. Stąd potrzeba posiadania przez coacha tej kompetencji. Istnieje wiele narzędzi wzbudzania motywacji, jedną z moich ulubionych jest wspólne wizualizowanie osiągniętego celu wraz z wyobrażeniem sobie pozytywnych uczuć, które będą mu towarzyszyć. Innym narzędziem jest rozłożenie celu na mniejsze zadanie i zajęcie się nimi po kolei. Rola Coacha Na zakończenie modułu chciałbym pokreślić ponownie jaką rolę pełni coach w przypadku korzystania z tej metody. Można by go porównać do drużynowego w drużynie starszoharcerskiej. Coach jest przewodnikiem w poszukiwaniach uczy obsługiwać kompas, ale nie wyznacza sam azymutu, wzbudza potencjał, ale nie podsuwa gotowych rozwiązań. Jeżeli ktoś sam wpadnie na rozstrzygnięcie jakiegoś problemu (nawet nieco naprowadzony) będzie to dla niego o wiele bardziej wartościowe, niż otrzymanie go na tacy. Rola coacha sprowadza się do podejścia Konfucjusza do nauczania: Powiedz mi a zapomnę, pokaż mi a zapamiętam, pozwól mi zrobić, a zrozumiem

11 3. Proces coachingu W tym module przedstawię dwa najciekawsze modele prowadzenia rozmowy coachingowej. Chciałbym ponownie podkreślić, że metody coachingu można używać nie zamykając relacji w formalnych ramach. Rozmowę niosącą cechy coachingu można prowadzić w czasie odprawy komendy, w czasie rady szczepu, na wieczorku integracyjnym czy nawet w czasie spotkania prywatnego pod tym tylko warunkiem, że obie strony muszą tego chcieć i czuć się dostatecznie komfortowo w tej sytuacji. a) MODEL GROW Łatwo zauważyć, że specjaliści od zarządzania lubują się w teoriach opartych na wykorzystaniu akronimów 7. W ten sposób powstał też model GROW: 7 Słowo utworzone z pierwszych liter innych słów. Instruktorzy harcerscy zdążyli się na przyzwyczaić do wyznaczania celów metodą SMART lub tworzenia analizy SWOT. GROW niestety jest akronimem tylko w języku angielskim i nie podejmuje się tworzyć podobnego akronimu w języku polskim. Jestem oczywiście winien wyjaśnienie, iż grow w tłumaczeniu na język polski oznacza wzrost co jeszcze może wzmocnić odbiór teorii.

12 CEL Na tym etapie prowadzi się analizę problemu, który ma być podstawą procesu coachingowego oraz pozwala się podopiecznemu na wyznaczenie celu rozmowy (sesji coachingowej). PYTANIA: - co chcesz osiągnąć w czasie tej rozmowy? - czego oczekujesz po mnie w tej rozmowie? - o czym dokładnie chcesz dziś porozmawiać? - co sprawiło, że zdecydowałeś się spotkać? RZECZYWISTOŚĆ Na etapie drugim podopieczny wraz coachem stara się przybliżyć jaka jest realna sytuacja. Może ona zawierać elementy otoczenia i generalny obraz rzeczywistości. Warto nastawić się w tym kroku na wydobycie jak największej ilości informacji od naszego podopiecznego, w celu poznania jego wizji rzeczywistości, albo jego subiektywnej interpretacji danej sytuacji. PYTANIA: - jak oceniasz swoje działanie? - jak sobie z tym radzisz? - jakie słyszysz opinie o swojej działalności w tym zakresie? - jakie masz do tego nastawienie? - podaj przykłady.

13 OPCJE W trzecim kroku należy sporządzić listę opcji np. sposobów na zmianę sytuacji. Warto zapoznać się ze wszystkimi możliwościami i wybrać, która jest najwartościowsza. PYTANIA: - jakie widzisz możliwości zmian? - jakie możliwości widzą ludzi w Twoim otoczeniu? - która opcja przyniesie najlepszy skutek? - które rozwiązanie najbardziej Ci się podoba? ZOBOWIĄZANIE Jest to etap, który łączy rozmowę coachingową z tym co nastąpi po niej. Najlepszą formą wykonania tego kroku jest stworzenie konkretnego planu działania, wyznaczenie określonych celów i zadań do realizacji, umiejscowienie ich w czasie. W niektórych przypadkach można zastanowić się nad spisaniem partnerskiej umowy. PYTANIA: - Jak ustaliłbyś krok po kroku swoje działania? - Kogo poprosisz o pomoc? - Co zrobisz gdy spadnie Ci motywacja? - Jakie widzisz zagrożenia w planie? - Po czym poznasz, że cel został zrealizowany?

14 a) MODEL WALTA DISNEY A 8 W odróżnieniu od modelu GROW strategia Disneya składa się z trzech etapów, które układają działania w nieco innej kolejności niż w poprzedniej teorii: I WIZJA 9 Stworzenie celu opartego na wizji i wartościach. W tym etapie chodzi o stworzenia jasnej dla podopiecznego i coacha wizji celu. Warto pytać o sens realizacji celu, wartości i motywacje. II STRATEGIA Na tym etapie podopieczny w sposób precyzyjny i racjonalny planuje strategię osiągnięcia celu ze szczególnym uwzględnieniem wszystkich zadań. Jest to też moment w który warto wysłuchać wszystkich opcji i pomysłów. III DETERMINACJA Na tym etapie analizuje się plan pod kątem zagrożeń i ryzyka. Warto od razu zastanowić się jak takim ewentualnym sytuacją zapobiegać lub im przeciwdziałać. Nawet po objętości obu opisów widać, który z modeli bardziej polecam. Uważam, ze strategia prowadzenia GROW jest jaśniejsza, przejrzystsza i ma większe szanse powodzenia, szczególnie w przypadku początkujących coachów. 8 Nazwa strategii planowania działań, w której przechodzi się przez trzy etapy: wizjonerski, realistyczny i krytyczny, wywodzi się podobno od Disneya, który w ten sposób miał planować swoje twórcze projekty. 9 M. Wilczyńska, M. Nowak, J. Kućka, J. Sawicka, K. Sztajerwald, op. cit., str. 34

15 4. PODSTAWOWE METODY I TECHNIKI MOCNE I ADEKWATNE PYTANIA Albert Einstain uważał: Ważne jest, by nie przestać pytać. Nigdy nie trać świętej ciekawości. Kto nie potrafi pytać, nie potrafi żyć. Zadawanie pytań jest jedną z najważniejszych (i najłatwiejszych dla początkującego coacha) metod pracy z podopiecznym. Jakie to są pytania mocne i adekwatne? Tak jak w ciemności, kierując się światłem latarki oświetlamy wybrane miejsce, dzięki czemu możemy je wyraźnie zobaczyć, tak zadając pytanie, kierujemy uwagę podopiecznego w obszar, któremu może on teraz dokładnie się przyjrzeć, zauważyć ważne aspektu i wyciągnąć kluczowe dla siebie wnioski. Mocne pytania prowadzą podopiecznego do odkrywania i projektowania własnych, skutecznych, innowacyjnych rozwiązań. 10 BURZA MÓZGÓW W coachingu, chodzi czasem o to, aby wspólnie odnaleźć jak największą liczbę rozwiązań problemu. Swoje propozycje podaje zarówno coach, jak i podopieczny. Z zasady zapisuje się wszystkie pomysły. Nie analizuje się wówczas czy zostaną one poddane realizacji, ponieważ ich weryfikacja odbywać się będzie w następnym etapie. Chodzi o to aby uwolnić umysł i podać jak największą ilość kreatywnych rozwiązań. 10 Ibid., s

16 ANALIZA SWOT Analiza SWOT jedno z podstawowych narzędzi, z którego korzystają nauki o zarządzaniu, która przyjęła się także w wielu środowiskach harcerskich. Metoda ta może służyć do przeprowadzenia II etapu w modelu GROW, czyli RZECZYWISTOŚCI. Przy pomocy analizy podopieczny może z powodzeniem odpowiedzieć na pytanie, jaka jest realna sytuacja. Warto pamiętać, iż proces coachingu nie musi być sprowadzony do jednej rozmowy, dlatego polecenie przeprowadzenia takiej analizy, może mieć charakter indywidualny i być realizowane pomiędzy spotkaniami. Dla przypomnienia: POZYTYWNE NEGATYWNE WEWNĘTRZNE (Cechy organizacji) SILNE STRONY SŁABE STRONY ZEWNĘTRZNE (Cechy otoczenia) SZANSE ZAGROŻENIA WIZUALIZACJA Jest to metoda, w której musimy skorzystać z naszego umysłowego zasobu jakim jest wyobraźnia. Wizualizacja przydaję się na etapie wyznaczania celów lub planowania. Zadaniem coacha jest wzbudzenie w podopiecznym jak najbardziej realistycznego wyobrażenia o przyszłości. Wizualizacja pełni funkcję wzmocnienia zaangażowania w realizacje planu.

17 METAFORY Wiele przemawia za tym, że metafory mogą być ważnym narzędziem dla początkującego coacha. Przemawia za tym conamniej kilka argumentów. Po pierwsze metafory zapadają w pamięć (przypowieści, bajki z morałem itp.), po drugie nie każdy jest otwarty i łatwo mu przychodzi mówienie o sobie, tym bardziej w sposób negatywny. Czasem łatwiej opowiadać o dziurze po gwoździu w płocie, niż o ranie po rozstaniu w sercu. Przykład: Gdy podopieczny mówi: Życie do góra kłopotów, zapytaj go A jaka wysoka jest ta góra w Twoim przypadku 11. KAPELUSZE DE BONO (PRZERAMOWANIE) Rama to sposób w jaki postrzegamy daną sytuację. Każdy z nas posiada inny zestaw ram, przez które postrzegamy świat. Często zadaniem coachingu jest zrelatywizowanie problemu, czyli umożliwienie podopiecznemu spojrzenie na tę sprawę z innej perspektywy. Kilka ciekawych perspektyw myślowych stworzył Edward de Bono. Sześć kolorów kapeluszy reprezentuje sześć sposobów myślenia. Technika ta skłania osobę do zmiany perspektywy. Zadaniem podopiecznego jest w sposób metaforyczny wkładać i zdejmować kolejne kapelusze. Kiedy prosisz go, by przywidział kapelusz o konkretnym kolorze, powinien on spojrzeć na zagadnienie z punktu widzenia, który symbolizuje kapelusz W.Szulc, Coaching Misja życia, Gliwice S. Thorpe, J. Clifford, Op. cit., Poznań 2004

18 Sześć kapeluszy myślowych de Bono dostęp:

19 5. PODSUMOWANIE Na koniec chciałbym podkreślić, że każdy instruktor może w swojej pracy z wędrownikami lub innymi instruktorami korzystać z metody coachingu. Zachęcam do zgłębiania jej, bo jest warta wszelkiej uwagi lidera menedżera. Każda osoba posiada całe pokłady potencjału, zadaniem coacha jest je odnaleźć nauczyć podopiecznego z nich w pełni korzystać. Życzę sukcesów w pracy harcerskiej i instruktorskiej i zapraszam do kontaktu. phm. Wojciech Wychowaniec hufiec ZHP Kielce Południe wojciech.wychowaniec@gmail.com