OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 6 Definicje: System EOD system elektronicznego obiegu dokumentów lub elektronicznej rejestracji obiegu dokumentów stosowany w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu (oprogramowanie LOGITO firmy IDEO Sp. z o.o.). EZD Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w rozumieniu Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U Nr 14 poz. 67). Zamówienie zostało podzielone na 2 części: Pakiet 1: Szkolenie pn.: Elektroniczny obieg dokumentów Pakiet 2: Szkolenie pn.: Tworzenie formularzy aktywnych i szablonów pism na Platformie e-puap A. Informacje szczegółowe I. Pakiet 1:Szkolenie pn. Elektroniczny obieg dokumentów szkolenie dla osób pracujących w systemie EOD 1) Maksymalna liczba uczestników szkolenia: 20 osób. 2) Zamawiający przewiduje utworzenie maksymalnie 4 grup liczących od 5 do 7 osób. 3) Szkolenie obejmuje 32 godziny zajęć dla jednej grupy, przy czym jedna godzina zajęć = 45 minut. 4) Maksymalna przewidywana liczba godzin szkolenia przy założeniu, że utworzone zostaną 4 grupy wynosi 128. Zakłada się możliwość zmniejszenia liczby uczestników i liczby tworzonych grup w przypadku niezrekrutowania wymaganej liczby uczestników. W takiej sytuacji zakres umowy ulega odpowiedniemu zmniejszeniu, a termin realizacji umowy upływa z dniem realizacji umowy dla ostatniej utworzonej grupy. 5) Zajęcia na komputerach w formie warsztatów. 6) Wykonawca winien zapewnić odpowiedni sprzęt komputerowy wraz z odpowiednim oprogramowaniem identycznym z Systemem EOD używanym w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu - dla każdego uczestnika szkolenia w ilościach gwarantujących prawidłowe wykonanie zamówienia. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt zapewniony przez Wykonawcę. 7) Termin realizacji: od r. do r. 8) Zamawiający zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie uczestników szkolenia lub Zamawiającego i niezawinionych przez Wykonawcę, w wyniku których niemożliwe będzie przeprowadzenie szkoleń w terminie do dnia r. W takim przypadku maksymalny termin realizacji zamówienia upłynie r. 9) Tematyka zajęć musi obejmować w szczególności następujące zagadnienia: a) Zarządzanie dokumentacją Wykład dotyczący obowiązujących przepisów regulujących: zarządzanie dokumentacją elektroniczną i nieelektroniczną zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną, zasady wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy Systemem EOD a platformą epuap, przedkładanie i doręczanie dokumentów elektronicznych,

2 b) Warsztaty praktyczne na stanowiskach komputerowych z elektronicznego zarządzania dokumentacją w Systemie EOD pracującym w trybie EZD polegające na symulacji rzeczywistej pracy w trybie EZD obejmujące minimum: Przyjęcie przykładowej przesyłki: w postaci elektronicznej poprzez ESP e-puap wraz z elektronicznym załącznikiem, w postaci elektronicznej nośnik CD, w postaci papierowej jej przetworzenie na postać cyfrową zgodnie z wymogami prawa, Wszczęcie sprawy, Rejestrację przyjętych przesyłek, znakowanie, weryfikowanie podpisu, profilu danych identyfikacyjnych, składowanie przesyłki, Dekretacje przesyłek, przypisanie do teczki rzeczowej, Praca nad sprawą wraz z monitorowaniem metryki sprawy, Praca nad sprawą wraz z przykładami publikacji statusu sprawy na BIP, Odpowiedź w sprawie: w postaci elektronicznej poprzez ESP e-puap, w postaci elektronicznej , w postaci papierowej, Weryfikację Urzędowego Potwierdzenie Dostarczenia w zależności od rodzaju odpowiedzi, Zakończenie sprawy, c) Ponadto w ramach warsztatów praktycznych Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia ćwiczeń o tematyce: rejestracja wpływów z ujęciem różnic pomiędzy dokumentem tradycyjnym i elektronicznym, składy: chronologiczny i informatycznych nośników danych, rozdzielanie przesyłek z ujęciem dekretacji elektronicznej oraz zastępczej, rejestry w Systemie EOD pracującym w trybie EZD obowiązkowe i dodatkowe pisma wychodzące w formie papierowej i elektronicznej w tym: akceptacja pośrednia i ostateczna dokumentów tradycyjnych i elektronicznych, warunki wysyłki dokumentu elektronicznego z ujęciem form wyrażenia zgody przez interesanta na otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej, przedkładanie i doręczanie dokumentów elektronicznych z ujęciem fikcji doręczeń, archiwizacja dokumentacji wytworzonej w trybie tradycyjnym oraz EZD w Systemie EOD pracującym w trybie EZD 10) Wykonawca winien zapewnić odpowiednią liczbę osób realizujących zamówienie gwarantującą prawidłowe wykonanie zamówienia. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował minimum jedną osobą posiadającą odpowiednie wykształcenie, doświadczenie i kwalifikacje do prowadzenia przedmiotowego szkolenia, w szczególności spełniającą łącznie następujące wymagania: a) w zakresie wykształcenia: ukończone studia wyższe, b) w zakresie doświadczenia: minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe, w tym doświadczenie z wdrażania przeprowadzenia wykładów oraz zajęć praktycznych (warsztatowych) z Systemu EOD pracującego w trybie EZD. Zamawiający wymaga niezmienności trenerów w całym okresie realizacji usługi. Trener może zostać zmieniony na inną osobę przez Wykonawcę jedynie na wniosek Zamawiającego lub w sytuacjach wyjątkowych (udokumentowana długotrwała choroba, itp.), za zgodą Zamawiającego, pod warunkiem, że zastępujący trener spełniać będzie wymogi odpowiednio

3 określone powyżej. Harmonogram zapotrzebowania trenerów stanowi Załącznik nr 13 do projektu umowy. 11) Wykonawca opracuje i przeprowadzi na początku zajęć, dla każdej grupy, imienne testy na wejście pozwalające określić poziom wiedzy każdego uczestnika przed rozpoczęciem szkolenia. Wykonawca przygotuje i przeprowadzi na zakończenie zajęć, dla każdej grupy, imienne testy badające poziom wiedzy każdego uczestnika szkolenia w odniesieniu do poziomu wiedzy, jaki został określony po przeprowadzeniu testów na wejście. Wykonawca przygotuje dla każdej przeszkolonej grupy raport podsumowujący wyniki testów zrealizowanych wśród uczestników szkolenia na wejście i wyjście. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia oryginałów imiennych testów wiedzy na wejście i wyjście przeprowadzonych wśród wszystkich uczestników szkolenia oraz raportu dla każdej z przeszkolonych grup. 12) Zamawiający informuje, że w Starostwie Powiatowym w Nowym Sączu, dla którego mają być przeprowadzone szkolenia w ramach niniejszego pakietu, użytkowane jest oprogramowanie LOGITO produkcji firmy IDEO Sp. z o.o. 13) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przeprowadził zajęcia zgodnie ze sporządzonym przez Zamawiającego harmonogramem zajęć szkoleniowych, który stanowi Załącznik nr 7 do projektu umowy. 14) Miejsce przeprowadzenia szkolenia zapewnia Wykonawca: sale szkoleniowe, catering podczas szkoleń, rzutnik, ekran, sprzęt nagłośnieniowy oraz łącze internetowe /stałe, wi-fi/ z dostępem dla każdego uczestnika szkolenia i trenera. Szkolenie musi być przeprowadzone na terenie miasta Nowego Sącza. 15) Wynajem sal szkoleniowych: a) Łączna ilość dni wynajmu sal szkoleniowych: 16 dni (16 sal), b) Wymagana lokalizacja: na terenie miasta Nowego Sącza, c) Budynek w dobrym stanie technicznym, d) Sale szkoleniowe i sprzęt multimedialny: każda sala dla minimum 7 słuchaczy (min. 2m 2 na 1 osobę, dostęp do światła dziennego) której wyposażenie zapewnia możliwość prowadzenia notatek, wyposażona w stoliki i krzesła z oparciem (krzesła z dostawką pełniącą funkcję stolika nie spełniają wymagań Zamawiającego), wyposażona w sprzęt multimedialny (w szczególności: rzutnik komputerowy, ekran, sprzęt nagłośnieniowy) oraz łącze internetowe /stałe, wi-fi/ z dostępem dla każdego uczestnika szkolenia i trenera. e) Wykonawca zabezpiecza obsługę techniczną sal i sprzętu, f) Godziny wynajęcia sal: od poniedziałku do piątku w godz , g) Sale powinny spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje/seminaria/szkolenia, h) Wykonawca, w ramach opłat za wynajem, ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku, i) Bezpłatny parking dla uczestników szkolenia, j) Bezpłatny dostęp do sanitariatów i szatni. k) Wykonawca obowiązany będzie do oznaczania sali informacjami promocyjnymi dotyczącymi projektu (informacja o realizowanym szkoleniu, plakat przekazany przez Zamawiającego, inne informacje) w widocznym miejscu. 16) Zapewnienie cateringu (serwisu kawowego) na następujących zasadach: a) Łączna liczba przerw kawowych, podczas których Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia cateringu: 32, b) przerwy kawowe zapewnione w tym samym budynku, w którym odbywa się szkolenie, c) na każdą grupę przypadają dwie przerwy kawowe w danym dniu szkolenia, d) przerwy kawowe są serwowane podczas jednego szkolenia w jednakowej cenie, e) pierwsza przerwa kawowa planowana ok godz. 9.30, druga przerwa kawowa planowana ok godz , napoje zapewnione od godz na cały dzień szkolenia,

4 Pierwsza przerwa kawowa: - kanapki (3 szt. na osobę), w tym: kanapeczki z pastą jajeczną/pastą rybną/twarożek na mini kajzerce (połówki), kanapeczki mieszane na ciemnym pieczywie (trójkąty): sałata, pomidor, ogórek, szynka, ser żółty -napoje (dostępne przez cały dzień szkolenia): Kawa/cukier/śmietanka, przy czym kawa podawana w termosach bankietowych nielimitowana Herbata (czarna)/cukier/cytryna, przy czym herbata podawana w termosach bankietowych nielimitowana Woda mineralna: gazowana i niegazowana łącznie min. 0,33l na osobę Druga przerwa kawowa: - napoje (dostępne przez cały dzień szkolenia): Kawa/cukier/śmietanka, przy czym kawa podawana w termosach bankietowych nielimitowana Herbata (czarna)/cukier/ cytryna, przy czym herbata podawana w termosach bankietowych nielimitowana Woda mineralna: gazowana i niegazowana łącznie min. 0,33l na osobę - Ciasta: ciastka nadziewane /2 szt. na osobę/ ciastka kruche /2 szt. na osobę/ f) serwis: serwetki, zastawa do podawania kawy i herbaty, talerzyki 17) Wykonawca zapewni sale szkoleniowe oraz usługi cateringowe zgodnie z harmonogramem zajęć szkoleniowych, który stanowi Załącznik nr 7 do projektu umowy. II. Pakiet 2: Szkolenie pn. Tworzenie formularzy aktywnych i szablonów pism na Platformie e-puap 1) Maksymalna liczba uczestników szkolenia: 65 osób. 2) Zamawiający przewiduje utworzenie maksymalnie 13 grup liczących od 5 do 7 osób. 3) Szkolenie obejmuje 32 godziny zajęć dla jednej grupy, przy czym jedna godzina zajęć = 45 minut. 4) Maksymalna przewidywana liczba godzin szkolenia przy założeniu, że utworzone zostanie 13 grup wynosi 416. Zakłada się możliwość zmniejszenia liczby uczestników i liczby tworzonych grup w przypadku niezrekrutowania wymaganej liczby uczestników. W takiej sytuacji zakres umowy ulega odpowiedniemu zmniejszeniu, a termin realizacji umowy upływa z dniem realizacji umowy dla ostatniej utworzonej grupy. 5) Zajęcia na komputerach w formie warsztatów. 6) Wykonawca winien zapewnić sprzęt komputerowy wraz z odpowiednim oprogramowaniem dla każdego uczestnika szkolenia w ilościach gwarantujących prawidłowe wykonanie zamówienia. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt zapewniony przez Wykonawcę. 7) Termin realizacji: od r. do r. 8) Zamawiający zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie uczestników szkolenia lub Zamawiającego i niezawinionych przez Wykonawcę, w wyniku których niemożliwe będzie przeprowadzenie szkoleń w terminie do dnia r. W takim przypadku maksymalny termin realizacji zamówienia upłynie r. 9) Tematyka zajęć musi obejmować w szczególności następujące zagadnienia: a) Część teoretyczna: Koncepcja dokumentu elektronicznego, Formularz w edytorze a poza środowiskiem e-puap,

5 Środowisko Budowy Aplikacji i składy, Jak tworzyć formularz omówienie zasad i kontrolek edytora formularzy, Budowa własnego/przykładowego formularza w edytorze, Jak stworzyć schemat, stylu, wyróżnik za pomocą edytora formularzy, Wzór lokalne a wzory z Centralnego Repozytorium Dokumentów - jak wykorzystać je w formularzu, Akcje formularzy, trigery, Jak stworzyć akcję typu Odpowiedz i podpiąć transformatę, Jak stworzyć akcję typu Opłać, Import wcześniej przygotowanego formularza, Instalacja aplikacji, Import aplikacji oraz omówienie jej struktury (formularz, schemat, styl, wyróżnik) - baza testowa i produkcyjna omówienie różnic, b) Ćwiczenia: Środowisko budowy aplikacji ćwiczenia z budowy e-usług, Tworzenie formularzy aktywnych za pomocą aplikacji Adobe, 10) Wykonawca winien zapewnić odpowiednią liczbę osób realizujących zamówienie gwarantującą prawidłowe wykonanie zamówienia. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował minimum dwoma osobami posiadającymi odpowiednie wykształcenie, doświadczenie i kwalifikacje do prowadzenia przedmiotowego szkolenia, z których każda spełnia łącznie następujące wymagania: a) w zakresie wykształcenia: ukończone studia wyższe, b) w zakresie doświadczenia: minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe, w tym doświadczenie w przeprowadzeniu min. 5 szkoleń minimum 8-godzinnych z zakresu: e-usług, e-puap, EZD lub Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Zamawiający wymaga niezmienności trenerów w całym okresie realizacji usługi. Trener może zostać zmieniony na inną osobę przez Wykonawcę jedynie na wniosek Zamawiającego lub w sytuacjach wyjątkowych (udokumentowana długotrwała choroba, itp.), za zgodą Zamawiającego, pod warunkiem, że zastępujący trener spełniać będzie wymogi odpowiednio określone powyżej. Harmonogram zapotrzebowania trenerów stanowi Załącznik nr 13 do projektu umowy. 11) Wykonawca opracuje i przeprowadzi na początku zajęć, dla każdej grupy, imienne testy na wejście pozwalające określić poziom wiedzy każdego uczestnika przed rozpoczęciem szkolenia. Wykonawca przygotuje i przeprowadzi na zakończenie zajęć, dla każdej grupy, imienne testy badające poziom wiedzy każdego uczestnika szkolenia w odniesieniu do poziomu wiedzy, jaki został określony po przeprowadzeniu testów na wejście. Wykonawca przygotuje dla każdej przeszkolonej grupy raport podsumowujący wyniki testów zrealizowanych wśród uczestników szkolenia na wejście i wyjście. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia oryginałów imiennych testów wiedzy na wejście i wyjście przeprowadzonych wśród wszystkich uczestników szkolenia oraz raportu dla każdej z przeszkolonych grup. 12) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przeprowadził zajęcia zgodnie ze sporządzonym przez Zamawiającego harmonogramem zajęć szkoleniowych, który stanowi Załącznik nr 7 do projektu umowy. 13) Miejsce przeprowadzenia szkolenia zapewnia Wykonawca: sale szkoleniowe, catering podczas szkoleń, rzutnik, ekran, sprzęt nagłośnieniowy oraz łącze internetowe /stałe, wi-fi/ z dostępem dla każdego uczestnika szkolenia i trenera. Szkolenie musi być przeprowadzone na terenie miasta Nowego Sącza. 14) Wynajem sal szkoleniowych: a) Łączna ilość dni wynajmu sal szkoleniowych: 36 dni (52 sale), b) Wymagana lokalizacja: na terenie miasta Nowego Sącza, c) Budynek w dobrym stanie technicznym,

6 d) Sale szkoleniowe i sprzęt multimedialny: każda sala dla minimum 7 słuchaczy (min. 2m 2 na 1 osobę, dostęp do światła dziennego) której wyposażenie zapewnia możliwość prowadzenia notatek, wyposażona w stoliki i krzesła z oparciem (krzesła z dostawką pełniącą funkcję stolika nie spełniają wymagań Zamawiającego), wyposażona w sprzęt multimedialny (w szczególności: rzutnik komputerowy, ekran, sprzęt nagłośnieniowy) oraz łącze internetowe /stałe, wi-fi/ z dostępem dla każdego uczestnika szkolenia i trenera. e) Wykonawca zabezpiecza obsługę techniczną sal i sprzętu, f) Godziny wynajęcia sal: od poniedziałku do piątku w godz , g) Sale powinny spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje/seminaria/szkolenia, h) Wykonawca, w ramach opłat za wynajem, ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku, i) Bezpłatny parking dla uczestników szkolenia, j) Bezpłatny dostęp do sanitariatów i szatni. k) Wykonawca obowiązany będzie do oznaczania sali informacjami promocyjnymi dotyczącymi projektu (informacja o realizowanym szkoleniu, plakat przekazany przez Zamawiającego, inne informacje) w widocznym miejscu. 15) Zapewnienie cateringu (serwisu kawowego) na następujących zasadach: a) Łączna liczba przerw kawowych, podczas których Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia cateringu: 104, b) przerwy kawowe zapewnione w tym samym budynku, w którym odbywa się szkolenie, c) na każdą grupę przypadają dwie przerwy kawowe w danym dniu szkolenia, d) przerwy kawowe są serwowane podczas jednego szkolenia w jednakowej cenie, e) pierwsza przerwa kawowa planowana ok godz. 9.30, druga przerwa kawowa planowana ok godz , napoje zapewnione od godz na cały dzień szkolenia, Pierwsza przerwa kawowa: - kanapki (3 szt. na osobę), w tym: kanapeczki z pastą jajeczną/pastą rybną/twarożek na mini kajzerce (połówki), kanapeczki mieszane na ciemnym pieczywie (trójkąty): sałata, pomidor, ogórek, szynka, ser żółty -napoje (dostępne przez cały dzień szkolenia): Kawa/cukier/śmietanka, przy czym kawa podawana w termosach bankietowych nielimitowana Herbata (czarna)/cukier/cytryna, przy czym herbata podawana w termosach bankietowych nielimitowana Woda mineralna: gazowana i niegazowana łącznie min. 0,33l na osobę Druga przerwa kawowa: - napoje (dostępne przez cały dzień szkolenia): Kawa/cukier/śmietanka, przy czym kawa podawana w termosach bankietowych nielimitowana Herbata (czarna)/cukier/ cytryna, przy czym herbata podawana w termosach bankietowych nielimitowana Woda mineralna: gazowana i niegazowana łącznie min. 0,33l na osobę - Ciasta: ciastka nadziewane /2 szt. na osobę/ ciastka kruche /2 szt. na osobę/ f) serwis: serwetki, zastawa do podawania kawy i herbaty, talerzyki 16) Wykonawca zapewni sale szkoleniowe oraz usługi cateringowe zgodnie z harmonogramem zajęć szkoleniowych, który stanowi Załącznik nr 7 do projektu umowy.

7 B. WYMAGANIA OGÓLNE do szkoleń wskazanych w pkt A: 1. Wykonawca opracuje Program szkolenia. Dokument powinien zawierać: - nazwę i zakres szkolenia, - cel szkolenia (przewidywane efekty), - miejsce realizacji zajęć, - plan nauczania, określający zakres tematyczny zajęć oraz czas trwania poszczególnych bloków tematycznych. Wzór Programu szkolenia stanowi Załącznik nr 3 do projektu umowy. 2. Dokument Program szkolenia, o którym mowa w pkt 1, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu najpóźniej na 3 dni robocze przed rozpoczęciem szkolenia. 3. Wykonawca opracuje materiały szkoleniowe (skrypty, prezentacje multimedialne, itp.) i przedłoży Zamawiającemu najpóźniej na 3 dni robocze przed rozpoczęciem szkolenia. 4. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić materiały szkoleniowe, o których mowa w pkt 3 - po 1 egzemplarzu dla każdego uczestnika szkolenia oraz 1 egzemplarz do dokumentacji prowadzonej przez Zamawiającego. Potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych przez uczestników szkolenia, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wraz z pozostałą dokumentację z przebiegu szkolenia. 5. Wszystkie dokumenty i materiały opracowane przez Wykonawcę (Program szkolenia, materiały szkoleniowe) winny zostać przekazane w formie papierowej i w formie elektronicznej na płycie CD oraz oznakowane logotypami Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, a także opatrzone informacją Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 6. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przeprowadził zajęcia zgodnie ze sporządzonym przez Zamawiającego harmonogramem zajęć szkoleniowych, który stanowi Załącznik nr 7 do projektu umowy. 7. Wszelkie zmiany harmonogramu zajęć Zamawiający przedstawi Wykonawcy w formie pisemnej na co najmniej 3 dni przed planowanym terminem realizacji zajęć. 8. W przypadku odwołania zajęć z przyczyn niezależnych od Wykonawcy (zależnych od uczestników szkolenia), Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania Zamawiającego o tym fakcie najpóźniej w dniu, w którym miały odbyć się zajęcia. Wykonawca zobowiązany jest, w najkrótszym możliwym terminie, przedstawić do akceptacji Zamawiającego pisemną propozycję zmian w harmonogramie szkolenia uwzględniając zajęcia, które się nie odbyły. 9. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie przeszkoloną liczbę grup, wykorzystane sale szkoleniowe i zapewniony catering. 10. Wykonawca musi dysponować liczbą trenerów wystarczającą dla należytego wykonania przedmiotu. Harmonogram zapotrzebowania trenerów stanowi Załącznik nr 13 do projektu umowy. 11. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić przeszkolonym uczestnikom certyfikat o ukończeniu szkolenia, oznaczony zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , tj. winna być na nim umieszczona informacja o współfinansowaniu wraz z symbolami PO KL i EFS, zawierający następujące informacje: numer z rejestru, imię i nazwisko oraz numer PESEL uczestnika, nazwę instytucji szkoleniowej, okres trwania szkolenia, miejsce i datę wystawienia certyfikatu, tematy i wymiar godzin edukacyjnych, podpis osoby upoważnionej przez instytucję szkoleniową przeprowadzającą szkolenia.

8 Certyfikaty powinny zostać wykonane na kartonie ozdobnym używanym do dyplomów, zaproszeń, certyfikatów. Format A4, 240g/m2, kolor: biały, gładki. Wzór certyfikatu Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu. 12. Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia wśród uczestników szkolenia oceny merytorycznej przebiegu szkolenia, na podstawie ankiet monitorujących i przekazania ich oryginałów Zamawiającemu. Wzór ankiety stanowi Załącznik nr 4 do projektu umowy. 13. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji przebiegu szkolenia, w skład której wchodzą co najmniej: a) szczegółowy program nauczania, b) imienna lista obecności wzór listy obecności wraz z wymaganymi logotypami PO KL i EFS oraz informacją, że Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego stanowi Załącznik nr 5 do projektu umowy. c) dziennik zajęć edukacyjnych - wzór dziennika wraz z wymaganymi logotypami PO KL i EFS oraz informacją, że Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego stanowi Załącznik nr 6 do projektu umowy. 14. Wykonawca zobowiązuje się udzielać z własnej inicjatywy i/lub na żądanie Zamawiającego informacji dotyczących stanu realizacji przedmiotu zamówienia (np. frekwencji na zajęciach, przypadkach powtarzających się nieobecności). 15. Po zakończeniu szkolenia Wykonawca dostarczy dokumentację z przebiegu szkolenia, w skład której wejdą: a) dziennik zajęć oryginał, b) listy obecności oryginały, c) potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych oryginał, d) potwierdzenie odbioru certyfikatów oryginał, e) kserokopie certyfikatów potwierdzone za zgodność z oryginałem, f) ankiety monitorujące oryginały, g) dokumentacja fotograficzna - min. 2 zdjęcia ze szkolenia dla jednej grupy w wersji elektronicznej- na płycie CD/DVD, h) testy wiedzy na wejście i wyjście oryginały, i) raporty dla każdej przeszkolonej grupy, podsumowujące wyniki testów zrealizowanych wśród uczestników szkolenia na wejście i wyjście oryginały. Dane zawarte w powyższej dokumentacji powinny być ze sobą spójne. 16. Wykonanie przedmiotu zamówienia przebiegać będzie zgodnie z postanowieniami zawartymi w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 7 do specyfikacji. 17. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia szkolenia z należytą starannością, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy i obowiązującymi przepisami, harmonogramem i programem szkolenia. 18. Wykonawca zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących realizacji szkoleń, w tym dokumentów finansowych, do r. w sposób zapewniający ich dostępność i poufność. 19. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania szkolenia w poszczególnych dniach. W takiej sytuacji zobowiązuje się poinformować Wykonawcę o odwołaniu nie później niż na 3 dni przed odwoływanym terminem. Strony mogą uzgodnić inny, zamienny termin szkolenia. 20. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia mniejszej ilości usług. W takiej sytuacji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia (w tym odszkodowawcze) z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość stanowiącą różnicę pomiędzy maksymalnym zakresem zamówienia a wartością usług faktycznie zrealizowanych przez Wykonawcę. 21. Zamawiający dostarczy uczestnikom materiały dydaktyczne: teczkę, notes, długopis, pendrive.

9 22. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli przez członków zespołu projektowego e- Powiat Nowosądecki prawidłowego wykonania umowy przez Wykonawcę. 23. Zamawiający informuje, iż każda z osób realizujących przedmiotowe zamówienie musi spełniać następujące warunki: a) obciążenie wynikające z wykonywania zadań w projekcie lub projektach nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań powierzonych danej osobie (zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Rozdział 4 Podrozdział 5, pkt 7), b) łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 240 godzin miesięcznie (zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Rozdział 4 Podrozdział 5, pkt 7), c) realizacja umowy/umów nie wiąże się z podwójnym finansowaniem w rozumieniu Rozdziału 3, Podrozdziału 1, sekcji 2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, d) w czasie wykonywania umowy/umów osoba nie pozostaje w sytuacji konfliktu interesów, o którym mowa jest w Rozdziale 4, Podrozdziale 5, punkcie 6) Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 24. Przez zapewnienie cateringu (serwisu kawowego) Zamawiający rozumie usługę przygotowania, dostarczania i podawania posiłków z wykorzystaniem przez Wykonawcę własnych urządzeń, sprzętu, naczyń, produktów w czasie organizowanych szkoleń. 25. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usług wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych o ważnym okresie przydatności do spożycia, w opakowaniach posiadających stosowne atesty. Posiłki powinny być przygotowane ze świeżych surowców, najwyższej jakości, posiadających dokumenty dopuszczające je do spożycia, z zachowaniem reżimów dietetycznych i sanitarnych. 26. Produkty gotowe (np. woda mineralna, soki) winny być produktami wysokiej jakości dostarczanymi w oryginalnych opakowaniach. 27. Wykonawca zobowiązany będzie do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych, m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia /j.t. Dz. U. z 2015 r., poz. 594/. 28. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowywania i dostarczania posiłków z zachowaniem zasad systemu HACCP, czyli Zasad Dobrej Praktyki Higienicznej oraz Zasad Dobrej Praktyki Produkcyjnej.