Dotyczy: postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn: Usługa sprzedaży biletów wraz z obsługą na Światowe Igrzyska The World Games 2017.

Transkrypt

1 Wrocław Wykonawcy biorący udział w postępowaniu ZP/PN/10/2016 Dotyczy: postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn: Usługa sprzedaży biletów wraz z obsługą na Światowe Igrzyska The World Games Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tj. D. U. 2015, Poz. 2164), w imieniu Zamawiającego informuję o pytaniach jakie wpłynęły od Wykonawców oraz odpowiedziach jakie udzielił Zamawiający. Pytanie nr Opcja 1: przy założeniu obecnego sposobu rozliczeń, zdefiniowanego w Państwa wzorze w umowie: Uwagi ogólne 1) Wzór umowy wymaga doprecyzowania w jakim charakterze wykonawca działa sprzedając bilet na World Games 2017 organizowane przez Zamawiającego. Dotyczy to w szczególności 2 pkt 2 f, h, i, l oraz pkt Przyjęty model fakturowania zakładający, że Zamawiający fakturuje wykonawcę za sprzedaż biletów wskazuje, że Wykonawca działa w imieniu własnym i na własną rzecz (model zakładający sprzedaż biletów pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą) lub wykonawca działa w imieniu własnym i na rzecz Zamawiającego (tzw. komis usług). W obu tych sytuacjach uzasadnione jest fakturowanie przez Zamawiającego Wykonawcy, przy czym wartość prowizji Wykonawcy powinna pomniejszać cenę sprzedaży biletów na rzecz Wykonawcy. 2) W przypadku uznania, że Wykonawca działa jako pośrednik w imieniu i na rzecz Zamawiającego brak jest podstaw do wystawiania faktur przez Zmawiającego na rzecz Wykonawcy. Taki model uzasadnia wystawianie faktur prowizyjnych przez Wykonawcę na rzecz Zmawiającego. Model ten wymaga jednak doprecyzowania szeregu kwestii podatkowych takich jak fakturowanie klientów, kwestie fiskalizacji i inne. 3) Przyjęty obecnie model fakturowy łączy te dwa systemy, co może budzić wątpliwości organów podatkowych. W szczególności może budzić odliczalność podatku naliczonego z faktury na wynagrodzenie

2 prowizyjne. Uzasadnieniem dla takiej formuły rozliczeń mógłby być fakt, że Wykonawca świadczy na rzecz Zamawiającego usługę kompleksową, obejmującą nie tylko sprzedaż biletów, ale i świadczenia dodatkowe. Zamawiający nie zmienia zapisów umowy w tym zakresie. Pytanie nr 2. 4) Przyjęta we wzorze Umowy formuła fakturowania, według naszej wiedzy, nie jest do zaakceptowania przez Punkty Sprzedaży (np. Empik, Media Markt, Saturn) Wykonawcy, które swoją prowizje rozliczają w cenie sprzedaży biletów. Zamawiający nie zmienia zapisów umowy w tym zakresie. Pytanie nr 3. Propozycje zmian niektórych postanowień 1) 1 ust. 1 Wzoru Umowy po słowie oraz w zależności od przyjętej formuły rozliczeń mógłby uzyskać brzmienie nabywaniu od Zamawiającego biletów na Igrzyska przeznaczonych do dalszej odsprzedaży międzynarodowej lub prowadzeniu imieniu własnym na rzecz Zamawiającego międzynarodowej sprzedaży biletów na Igrzyska. Sformułowania SIWZ sugerują, że byłaby to raczej opcja nr 2 (pkt poniżej), 2) Podobne zmiany jak w pkt. 1) powinny być wprowadzone w 2 pkt 2 f, h, i, l oraz pkt 3 Wzoru Umowy, 3) 5 ust. 4 Wzoru Umowy jeśli prowizja ma być fakturowana na rzecz Zamawiającego warto zadbać jej usługowy charakter: Z tytułu kompleksowych usług świadczonych przez Wykonawcę w związku ze sprzedażą biletów wskazanych w 2 pkt 2 i 3 Umowy, wykonawca otrzyma wynagrodzenie prowizyjne w wysokości.% ceny netto/brutto od każdego biletu sprzedanego ramach współpracy z Wykonawcą.

3 Odpowiedź Zamawiający zmienia zapis umowy w 5 ust. 4 na: Z tytułu sprzedaży biletów, na imprezy, zawody i inne wydarzenia The World Games 2017, Wykonawca otrzyma wynagrodzenie prowizyjne netto (powiększone o należny podatek VAT) w wysokości %, wyliczonej od ceny brutto każdego sprzedanego biletu. Pytanie nr 4 Opcja 2: przy założeniu zmiany sposobu rozliczeń na model buy and sell. Model obecnie jest wykorzystywany w Polsce. a) Uwagi ogólne 1) Wykonawca działa w imieniu własnym i na własną rzecz (model zakładający sprzedaż biletów pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą) lub wykonawca działa w imieniu własnym i na rzecz Zamawiającego (tzw. komis usług) jest rozwiązaniem powszechnie rozwiązanym w działalności związanej z dystrybucja biletów. W tym modelu z założenia prowizja Wykonawcy jest zawarta w obniżonej cenie sprzedaży biletów przez zamawiającego, a ewentualnie usługi dodatkowe takie jak opracowanie koncepcji mogą być fakturowane osobno niezależnie od prowizji. 2) Taki model rozliczeń jest również powszechnie stosowany przez Punkty Sprzedaży Wykonawcy, które swoją prowizję rozliczają w cenie sprzedaży biletów. 3) Aby zastosować ten model konieczna byłoby zmiana formularza ofertowego, tak aby uwzględnić różne stawki VAT na wynagrodzenie za opracowanie Koncepcji i prowizje z tytułu sprzedaży biletów b) Propozycje zmian niektórych postanowień 1) 1 ust. 1 Wzoru Umowy po słowie oraz w zależności od przyjętej formuły rozliczeń mógłby uzyskać brzmienie nabywaniu od Zamawiającego biletów na Igrzyska przeznaczonych do dalszej odsprzedaży międzynarodowej. 2) Podobne zmiany jak w pkt. 1) powinny być wprowadzone w 2 pkt 2 f, h, i, l oraz pkt 3 Wzoru Umowy,

4 3) 5 ust. 1 powinien mieć brzmienie Wykonawca będzie nabywać od Zamawiającego bilety na daną Igrzyska przeznaczone do dalszej odsprzedaży za kwotę stanowiącą końcową cenę brutto pojedynczego biletu na daną Imprezę pomniejszoną o rabat w wysokości % od nominalnej ceny biletu. 4) 5 ust. 2 do skreślenia 5) 5 ust. 4, 5 do skreślenia 6) 5 ust. 8 Wykonawca ma prawdo do obciążanie osoby kupujące bilety kosztami związanymi z wysyłka biletów oraz kosztami transakcji bankowych Pozostała część postanowienia powinna znaleźć się w części prawa autorskie nie dotyczy rozliczeń 7) 5 ust. 9 pkt 1 należy dodać pomniejszonej o rabat wynikający z 5 ust. 1 Umowy 8) 5 ust. 9 pkt 2 do skreślenia 9) 5 ust. 11 Zapłata należności na rzecz Zamawiającego zostanie dokonana na podstawie faktury wystawianej przez Zamawiającego na podstawie raportu sprzedaży za dany okres rozliczeniowy w drodze przelewu na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego w ciągu 14 dni od otrzymania oryginału faktury przez Wykonawcę Zamawiający nie zmienia zapisów umowy w tym zakresie. Zamawiający wprowadza zmianę do Formularza ofertowego- załącznika nr 1 do SIWZ. Z tabeli w pkt 2 usuwa 23% stawki VAT. Pytanie nr 5. 1 ust. 1 - jest tam mowa o sprzedaży biletów na Igrzyska, przy czym termin Igrzyska nie jest zdefiniowany i nie pojawia się w dalszej części umowy; Zamawiający dokonuje zmiany określenia Igrzyska na The World Games 2017 i wyjaśnia, że zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do umowy, usługa dotyczy kompleksowej obsługi w

5 obszarze ticketingu The World Games 2017 czyli 10 Światowych Igrzysk Sportowych. Pytanie nr 6. 1 ust. 2 pkt 10) - wyjaśnienia wymaga co oznacza sformułowanie rozliczenia z Zamawiającym sprzedaży biletów na The Word Games 2017 i jakie obowiązki dla Wykonawcy z tym się wiążą. Zamawiający oczekuje rozliczenia sprzedaży biletów, czyli wykonania czynności związanych z realizacją umowy, punktów z 4, pkt 6, ppkt 5), które będą skutkowały wystawieniem faktur vat oraz przelaniem na konto Zamawiającego środków pieniężnych. Pytanie nr 7. 1 ust. 2 pkt 10) doprecyzowania wymaga, że zobowiązanie Wykonawcy do uczestniczenia w rozmowach i negocjacjach z partnerami Zamawiającego odnosi się wyłącznie do zakresu ticketingu. Pytanie Wykonawcy dotyczy pkt 11) danego ustępu. Zamawiający potwierdza, że zobowiązanie do uczestniczenia w rozmowach i negocjacjach z partnerami odnosi się wyłącznie do zakresu usług ticketingu. Pytanie nr 8. 1 ust. 2 pkt 11) - doprecyzowania wymaga, że zobowiązanie Wykonawcy do świadczenia innych czynności o charakterze doradczo - informacyjnym odnosi się wyłącznie do zakresu usług ticketingu. Tak, Zamawiający potwierdza, że świadczenie innych czynności o charakterze doradczo- informacyjnym odnosi się wyłącznie do zakresu usług ticketingu.

6 Pytanie nr 9. 2 pkt 2) lit. f) wymaga doprecyzowania poprzez wskazanie, że sprzedaż następuje poprzez system informatyczny Wykonawcy, do którego klient może uzyskać dostęp za pośrednictwem stron internetowych Wykonawcy, jego partnerów, The Word Games 2017 oraz partnerów The Word Games 2017; Tak, Zamawiający potwierdza, że opisane załączniku nr 1 do umowy, założenia do sytemu IT (Rozdział 2, pkt 2)) odnoszą się do udostępnionego przez Wykonawcę systemu, do którego klient może uzyskać dostęp za pośrednictwem strony internetowej. Pytanie nr pkt 2 lit. k) doprecyzowania wymaga jakie formy płatności powinien akceptować Wykonawca; Przez różne metody płatności Zamawiający rozumie przelewy tradycyjne, płatności kartą kredytową, przelewy internetowe oraz inne formy, ustalone wspólnie z Wykonawcą. Zamawiający nie określił ostatecznie w umowie wszystkich możliwych form a oczekuje ich wyszczególnienia w koncepcji Ticektingowej. Pytanie nr 11: 2 pkt 2 lit. m) przy założeniu, że Wykonawca działa jako agent i pośredniczy przy sprzedaży biletów, Zamawiający musi upoważnić Wykonawcę do przetwarzania danych osobowych nabywców biletów. Jeżeli Wykonawca dokonuje odsprzedaży we własnym imieniu i na własną rzecz powinien upoważnić Zamawiającego do przetwarzania danych osobowych. Umowa powinna precyzować obowiązki Stron w tym zakresie.

7 Zamawiający w 4 ust. 8 dodaje pkt 3 w brzmieniu: 3) Zamawiający upoważnia Wykonawcę do przetwarzania danych osobowych w zakresie związanym ze sprzedażą biletów na podstawie Umowy. Pytanie nr 12: 2 pkt 3 lit. a) prowadzenie sprzedaży biletów za pośrednictwem stron internetowych administrowanych przez podmioty trzecie wymagać będzie zawarcia z nimi stosownych umów przez Wykonawcę. Umowa powinna precyzować, że Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązań w tym zakresie, jeżeli takie podmioty trzecie nie podpiszą z nim umowy; Zamawiający nie zmienia danego zapisu w umowie. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy dołożenia wszelkich starań w realizacji sprzedaży za pośrednictwem stron internetowych zewnętrznych wykonawców. Pytanie nr 13: 2 pkt 3 lit. b) w naszej ocenie punkt do usunięcia ponieważ Wykonawca nie będzie mógł go zrealizować. Wykonawca nie będzie w stanie prowadzić sprzedaży biletów w Social Media, za pośrednictwem aplikacji mobilnych Zamawiającego, agencji turystycznych, czy sprzedaży telefonicznej; Zamawiający nie zmienia zapisu umowy w tym zakresie. Pytanie nr 14: 2 pkt 3 lit. c) punkt wymaga doprecyzowania poprzez wskazanie dokładnej daty w jakiej Wykonawca ma rozpocząć sprzedaż biletów w obiektach TWG2017. Obecnie umowa mówi, że powinien to zrobić nie później niż 1 dzień przed rozpoczęciem Imprezy.

8 Zamawiający w umowie podał datę graniczną. Wydarzenia odbywają się na 24 obiektach sportowych i informacja o 1 (jednym) dniu przed dotyczy każdego z tych obiektów. Pytanie nr 15: 2 pkt 4 umowa powinna jasno precyzować kto ponosi koszty działań promocyjnych i marketingowych, gdyż w pkt 5 opisu przedmiotu zamówienia jest mowa o tym, że Zamawiający planuje wydać na kampanie reklamowe nie mniej niż 2 mln. To nie uchyla niepewności związanej z tym kto ponosi rzeczywisty koszt działań promocyjnych i marketingowych, do których zobowiązany jest Wykonawca. Informacja dotycząca kampanii reklamowej Zamawiającego mieści się w punkcie 4 Opisu Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1 do umowy) i jest to tylko zapis informacyjny dla Wykonawców. Są to działania niezależne od działań sprzedażowych, marketingowych, promocyjnych Wykonawcy, które są elementem oferty i mają zapewnić maksymalną sprzedaż. Pytanie nr 16: 4 ust. 1 pkt 3) i 6) są ze sobą sprzeczne lub też w pkt 6 jest błędne odwołanie do pkt 4). W pkt 3) jest bowiem mowa, że koncepcja ticketingowa będzie uznana za zaakceptowaną jeżeli Zamawiający nie zgłosi uwag, natomiast zgodnie z pkt 6 potwierdzeniem dokonania jej akceptacji będzie protokół odbioru. Zamawiający nie zmienia powyższego zapisu w umowie. Pytanie nr 17: 5 ust. 1 pkt 4) wymaga doprecyzowania czy prowizja jest liczona od kwoty netto czy brutto. Co więcej w tym ustępie jest mowa o tym, że prowizja jest liczona od ceny netto/brutto każdego biletu sprzedanego przez Wykonawcę, może budzić wątpliwości która cena biletów stanowi podstawę ustalenia wynagrodzenia

9 prowizyjnego; Z tytułu sprzedaży biletów na imprezy, zawody i inne wydarzenia The World Games 2017 Wykonawca otrzyma wynagrodzenie prowizyjne netto (powiększone o należny podatek VAT) w wysokości %, wyliczonej od ceny brutto każdego sprzedanego biletu. Pytanie nr 18: 5 ust. 9 doprecyzowanie poprzez wskazanie co należy rozumieć pod pojęciem okresu rozliczeniowego, które to pojęcie pojawia się w pkt 1) i 2) ale nie zostało zdefiniowane. Należałoby przyjąć, że okres rozliczeniowy pokrywa się z kwartałem kalendarzowym, ale teoretycznie jest to ewentualne pole sporu; Zamawiający zapisał w 5 ust. 9, że rozliczenie Stron z tytułu wykonania umowy następować będzie w okresach kwartalnych, na ostatni dzień kwartału kalendarzowego. Pytanie nr 19: 5 ust. 9 Umowa powinna w jasny sposób precyzować kto i w jaki sposób dokonuje sprzedaży biletów. Wykonawca przesyła w całości kwotę za sprzedane bilety i tym samym nie potrąca swojego wynagrodzenia. Branża biletowa działa na zasadach potrącania swojego wynagrodzenia ze środków za sprzedane bilety, przesyłanych do organizatora. Zapis umowy w 4 ust. 3 precyzuje sprzedaż biletów, którą Wykonawca rozpocznie w terminie 120 dni od zawarcia umowy a w sposób zaproponowany w ramach realizacji przedmiotu umowy, koncepcji ticketingowej. Pytanie nr 20: Zgodnie z ust. 11 wypłata wynagrodzenia (także prowizyjnego) jest uzależniona od podpisania przez strony

10 protokołu odbioru bez zastrzeżeń, którego wzoru brak w warunkach przetargu. Zamawiający nie narzuca z góry formy protokołu. Pytanie nr 21: 5 ust. 10 doprecyzowania wymaga określenie 50% wynagrodzenia po wykonaniu Koncepcji Ticketingowej i zostanie rozliczone w ramach faktury obejmującej rozliczenie z tytułu prowizji, w tym miejscu powinna być mowa o potrąceniu. Rozliczenie może być różnie interpretowane. W umowie jest mowa o dwóch rodzajach rozliczenia/wynagrodzenia Wykonawcy: - wynagrodzenie stałe (za opracowanie koncepcji ticketingowej i kontrolę biletów w czasie The World Games 2017), - wynagrodzenie prowizyjne za zadania związane ze sprzedażą, w tym sprzedanymi biletami. W tym przypadku Zamawiający ujął zapis o 50% wynagrodzenia stałego. Pytanie nr 22: 5 ust. 11 nie precyzuje czego ma dotyczyć protokół, od którego podpisania jest uzależniona wypłata wynagrodzenia po każdym okresie rozliczeniowym. Zgodnie z 4 ust. 3 sprzedaż biletów nie wymaga sporządzania żadnych protokołów. Protokół jest wymagany dla potwierdzenia wykonania innych obowiązków przez Wykonawcę. Co więcej ten protokół ma być podpisany bez zastrzeżeń ; Każdorazowo wykonanie przedmiotu umowy w zakresie objętym fakturą powinno być potwierdzone protokołem. Dotyczy to także sprzedaży biletów.

11 Pytanie nr 23: 6 ust Wykonawca, jako osoba prawna nie może złożyć oświadczenia Wykonawca, jako twórca Dokumentacji, ponieważ osoba prawna nie może być twórcą w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych; Zapis ten należy interpretować w ten sposób, że Wykonawca będący osoba prawną posiada zobowiązanie i zgodę twórcy Dokumentacji we wskazanym zakresie i twórca nie będzie wykonywał przysługujących mu praw osobistych wobec Dokumentacji. Pytanie nr 24: 10 ust. 4 nie precyzuje minimalnego terminu, jaki Zamawiający ma obowiązek wyznaczyć Wykonawcy na usuniecie uchybień, przed skorzystaniem z uprawnienia do rozwiązania umowy. Zamawiający nie wyraża zagrody na zamianę zapisu. Odpowiedni termin oznacza termin właściwy dla danego naruszenia i okoliczności. Pytanie nr 25: Podany wzór umowy nie zawiera kluczowych postanowień dotyczących: a. Reklamacji od klientów indywidualnych, termin ich rozpatrzenia, opis współpracy w tym zakresie pomiędzy wykonawca a zamawiającym. Powyższe zagadnienie wykracza poza zapisy w umowie oraz Opisie Przedmiotu Zamówienia. Kwestia reklamacji ma być ujęta w koncepcji ticketingowej, która jest przedmiotem zamówienia. Pytanie nr 26:

12 b. Zwrotów biletów od klientów w przypadku odwołania imprezy, przeniesienia w inne miejsce, zmiany terminu lub godziny. Powyższe zagadnienie wykracza poza zapisy w umowie oraz Opisie Przedmiotu Zamówienia. Kwestia reklamacji i ich procedury ma być ujęta w koncepcji ticketingowej, będącej przedmiotem zamówienia. Pytanie nr 27: W umowie brak jakiekolwiek informacji o wyłączności sprzedaży biletów na imprezę. Zamawiający organizując przetarg na wybór jednej firmy w założeniu planuje wyłączność dla Wykonawcy na sprzedaż biletów, które zostaną ostatecznie przeznaczone do sprzedaży Pytanie nr 28: W umowie brak jakichkolwiek informacji dotyczących biletów tzw. Promotorskich (zaproszenia na poszczególne imprezy), prosimy o podanie ilości ewentualnych takich biletów. Ilość biletów promotorskich zostanie ustalona wstępnie do marca 2017 roku. Pytanie nr 29: Pytanie, dotyczy: opisu zamówienia Punkt 3. W jaki sposób ma zostać dokonana analiza obiektu na którym dopiero powstaną trybuny? Czy otrzymamy materiały celem wprowadzenia planów widowni do systemu? Każdy obiekt ma przygotowane plany oraz projekty 3D, na bazie których Wykonawca może dokonać analizy

13 oraz wprowadzić obiekt do systemu Pytanie nr 30: 2. Pytania, dotyczą: opisu zamówienia Punkt 5: Czy Zamawiający zapewnia ochronę na każdym obiekcie? Tak, Zamawiający zapewnia ochronę na każdym obiekcie. Pytanie nr 31: Czy zapewnienie ploterów oraz barierek/bramek jest w zakresie odpowiedzialności Zamawiającego? Przygotowanie infrastruktury związanej z bezpieczeństwem obiektu oraz wynajem obiektów wraz z ich infrastrukturą jest po stronie Zamawiającego. Sprzęt niezbędny do przeprowadzenia należytej kontroli biletów jest po stronie Wykonawcy. Pytanie nr 32: Czy na obiektach na których nie ma naturalnie uwarunkowanych punktów kasowych/obsługi klienta czy Zamawiający ponosi koszty wynajmu np. kontenerów? Tak, jeżeli strony uznają za konieczne wynajęcie takich powierzchni. Pytanie nr 33: 3. Marketing Imprezy W jakim okresie ma być reklamowana impreza tak w Polsce jak i za granicą. Proszę podać dokładny przedział

14 czasu. Zamawiający będzie realizował kampanię reklamową The World Games 2017 od lipca 2016 r do lipca 2017 r. Pytanie nr 34: Prosimy o podanie formatu raportu w jaki sposób będą weryfikowane działania marketingowe Wykonawcy? Zamawiający nie narzuca formatu raportu działań marketingowych. Jednocześnie informuję, że w związku z zadanymi pytaniami Zamawiający zmienia treść SIWZ, poprzez wprowadzenie zmiany w Formularzu Ofertowym- załącznik nr 1 do SIWZ, w pkt 2(w tabeli), oraz zmian w umowie w zakresie udzielonych odpowiedzi. (-). Podpis Kierownika Zamawiającego/ osoby upoważnionej