Polityka antykorupcyjna Grupy GLS

Transkrypt

1 Polityka antykorupcyjna Grupy GLS Wprowadzenie Zaufanie, którym klienci obdarzają Grupę GLS, jest jednym z jej największych atutów. Powinniśmy zatem robić wszystko, co w naszej mocy, aby je pielęgnować. Jednym ze sposobów jest zachowanie ścisłej zgodności ze wszystkimi przepisami prawa. Przeciwdziałanie korupcji zyskało na znaczeniu dla przedsiębiorstw zlokalizowanych w Wielkiej Brytanii i z nią związanych z dniem 1 lipca 2011 r., kiedy w życie weszła brytyjska ustawa antykorupcyjna. Jak wiele innych spółek, przedsiębiorstwa Grupy GLS, będące pośrednio spółkami zależnymi od Grupy Royal Mail (Wielka Brytania), wzmacniają swoje procesy antykorupcyjne kierując się nowymi przepisami. Ma to na celu nie tylko spełnianie nowych wymagań prawa, ale i jak najlepsze przygotowanie Grupy GLS do ochrony jej reputacji i wypełniania naszego zobowiązania do prowadzenia działalności gospodarczej w sposób sprawiedliwy, uczciwy i otwarty, w zgodzie z najwyższymi standardami etycznymi. Przypadki korupcji narażają Grupę GLS i jej pracowników na ryzyko oskarżeń, grzywien, odsunięcie od udziału w przetargach gospodarczych oraz inne kary. Są ponadto sprzeczne ze wszystkimi zasadami reprezentowanymi przez nas i naszą markę. Grupa GLS stosuje politykę zerowej tolerancji wobec korupcji i przekupstwa. Zasada ta została jednogłośnie przyjęta przez Zarząd GLS Holding. Zasady te są niezmiernie ważne dla Zarządu GLS Holding. Wspólnymi wysiłkami musimy zadbać, by reputacja Grupy GLS pozostała bardzo dobra. Prosimy o uważne zapoznanie się z niniejszą Polityką oraz z powiązanymi Politykami, co pozwoli na pełne zrozumienie wynikających z niej zobowiązań. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z lokalnym Dyrektorem Finansowym lub Dyrektorem Zarządzającym. Rico Back CEO Grupy GLS Strona 1 z 9

2 A. Cel niniejszej Polityki Polityka antykorupcyjna Grupy GLS Celem niniejszej Polityki jest wyznaczenie standardów zachowania, które minimalizują ryzyko korupcji, na jakie narażona jest Grupa GLS. Zasady leżące u podstaw niniejszej Polityki są identyczne we wszystkich krajach, w których działamy, niezależnie od sektora działalności bądż lokalnych zwyczajów i praktyk. Niniejsza Polityka obowiązuje wszystkie osoby zatrudnione przez Grupę GLS lub wykonujące usługi na jej rzecz lub w jej imieniu, na całym świecie i w dowolnej roli, w tym pracowników tymczasowych i podwykonawców. Oczekujemy, że pośrednicy oraz inni partnerzy biznesowi będą postępować etycznie, a ponadto możemy wymagać od nich przestrzegania zasad niniejszej Polityki we wszystkich relacjach z Grupę GLS lub działaniach prowadzonych w jej imieniu. Jakiekolwiek naruszenie niniejszej Polityki lub którejkolwiek z wdrażających ją procedur będzie traktowane przez Grupę GLS jako poważny problem i może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, w tym rozwiązaniem stosunku pracy i doniesieniem przekazanym stosownym organom. Przestrzeganie Polityki chroni przed grzywnami o nieograniczonej wysokości oraz ewentualnym wyrokiem pozbawienia wolności, a samą Grupę GLS przed grzywnami o potencjalnie nieograniczonej wysokości i znaczną szkodą dla reputacji. Załącznik 1 Dlaczego warto przestrzegać Polityki wskazuje niektóre z przyczyn, dla których wszyscy powinniśmy przestrzegać tych zaleceń, np. kultura, reputacja, sankcje prawne, itp. B. Czym jest przekupstwo i korupcja? Przekupstwo to: obiecywanie, oferowanie, dawanie, żądanie lub przyjmowanie, bezpośrednio lub poprzez osoby trzecie, JAKICHKOLWIEK KORZYŚCI w celu spowodowania lub nagrodzenia niewłaściwego zachowania (zachowania niedozwolonego, nieetycznego, lub stanowiącego naruszenie obowiązku). Jeżeli próba przekupstwa jest odrzucona lub nie przyniesie pożądanego skutku, nadal pozostaje przekupstwem. Korzyści mogą mieć charakter finansowy lub inny i mogą obejmować m.in.: pieniądze; pożyczki; darowizny (w tym na cele dobroczynna); przyznanie relacji biznesowych; umowy o pracę; umowy konsultacyjne; traktowanie preferencyjne; informacje poufne; Strona 2 z 9

3 podarunki i przejawy gościnności (patrz Polityka przyjmowania i oferowania podarunków przejawów gościnności); dni wolne od pracy; jakiekolwiek innych korzyści lub świadczenia mające wartość (lub postrzegane jako mające wartość) dla odbiorcy lub innej osoby (np. krewnego lub przyjaciela odbiorcy). Za zachowanie niewłaściwe uważa się zachowania niedozwolone, nieetyczne lub stanowiące naruszenie obowiązku. Zachowanie nieetyczne to zachowanie, które nie będąc niedozwolone przez prawo nie jest zarazem zachowaniem prawidłowym", jakiego należy oczekiwać od pracownika Grupy GLS lub osób trzecich. Przekupstwa może dopuścić się: jakikolwiek pracownik Grupy GLS, niezależnie od stażu pracy lub stopnia, w każdym miejscu na świecie; lub jakakolwiek inna osoba świadcząca usługi w imieniu Grupy GLS w dowolnym miejscu na świecie (osoby trzecie, takie jak przedstawiciele, pośrednicy, podwykonawcy i dostawcy). Przekupstwo może mieć miejsce zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. C. Zasady Grupy GLS 1. Oferowanie i otrzymywanie łapówek Grupa GLS przyjęła politykę zerowej tolerancji wobec przekupstwa, w związku z czym: pracownicy, w tym pracownicy tymczasowi i podwykonawcy, nigdy nie mogą obiecywać, oferować lub wręczać łapówek; nie mogą nigdy domagać się lub przyjmować łapówek; żaden pracownik nie zostanie ukarany degradacją, grzywną, ani żadnymi innymi negatywnymi konsekwencjami z tytułu odmowy przyjęcia lub zapłacenia łapówki, nawet jeżeli taka odmowa spowoduje utratę możliwości biznesowych dla Grupy GLS; wszyscy pracownicy zobowiązani są przestrzegać standardów zawartych w Polityce przyjmowania i oferowania podarunków i przejawów gościnności Grupy GLS. 2. Polityka przyjmowania i oferowania podarunków i przejawów gościnności Nasza Polityka przyjmowania i oferowania podarunków i przejawów gościnności reguluje oferowanie i przyjmowanie podarunków, przejawów gościnności/reprezentacji, darowizn na cele dobroczynne oraz sponsorowania. 3. Konflikty interesów Pracownicy Grupy GLS powinni działać w sposób umożliwiający unikanie konfliktów interesów. Przykłady sytuacji, których należy unikać, to m.in.: prywatne ustalenia dotyczące towarów i usług, które mają być przekazane na użytek prywatny za pomocą instytucji zaopatrzeniowych Grupy GLS; prywatne ustalenia dotyczące korzystania z warunków rabatów (z zastrzeżeniem przypadków, w których jest to wynikiem oficjalnych negocjacji prowadzonych przez Grupę Strona 3 z 9

4 GLS i stanowi świadczenie na rzecz personelu oraz jest promowane jako ogólnie dostępne dla całego personelu); oraz płatności otrzymywane od osób trzecich za świadczenie usług będących częścią oficjalnych obowiązków danego pracownika (na przykład wynagrodzenie pieniężne za stawienie się na rozmowę lub opłata za udzielenie wywiadu), z wyjątkiem sytuacji zatwierdzonych przez bezpośredniego przełożonego danego pracownika, przy czym płatność taka powinna być przekazana bezpośrednio Spółce GLS zatrudniającej tego pracownika. Ponadto: pracownik lub przedstawiciel, którego rola obejmuje negocjowanie lub upoważnianie kontraktów z podmiotami trzecimi powinien niezwłocznie zadeklarować wszelkie udziały w takiej spółce będącej podmiotem trzecim, spółce holdingowej posiadającej udziały w takim podmiocie, lub spółkach zależnych bądź powiązanych takiego podmiotu, z wyjątkiem sytuacji, gdy udziały takie dotyczą spółki notowanej na giełdzie i stanowią mniej niż 5,0% wartości wydanego kapitału zakładowego; pracownik nie może autoryzować przekazania środków firmowych na rzecz jakiejkolwiek instytucji charytatywnej lub organizacji, której jest powiernikiem, członkiem zarządu, dyrektorem, bądź innym funkcjonariuszem; oraz na decyzje biznesowe, w szczególności na nominacje i przyznawanie kontraktów, nie mogą mieć wpływu jakiekolwiek relacje osobiste, rodzinne bądź inne, bądź członkostwo w jakimkolwiek związku społecznym, religijnym lub politycznym, do którego przynależność jest ograniczona na podstawie płatności, elekcji, bądź przysięgi lojalności lub zachowania tajemnicy. 4. Stosunki i umowy biznesowe Wszelkie stosunki z urzędnikami publicznymi lub osobami prywatnymi i przedsiębiorstwami powinny być otwarte i transparentne oraz prowadzone w sposób stosowny i prawidłowy. Pozwoli to zapewnić, że nie wystąpi korupcja bądź przekupstwo, a także zapobiegnie wrażeniu i pozorom działań niestosownych. 4.1 Urzędnicy publiczni Stosunki z Urzędnikami publicznymi mogą być kwestią szczególnie wrażliwą. Urzędnikiem publicznym może być każda osoba zajmująca państwowe stanowisko ustawodawcze, wykonawcze, administracyjne lub sądowe, wewnętrzne bądź zagraniczne, na poziomie samorządu lokalnego lub rządu centralnego. Urzędnicy mogą być: powoływani lub obierani; pełniący funkcję na stałe lub czasowo; płatni lub nieopłacani; posiadaczami jakiegokolwiek stopnia, poziomu, lub o jakimkolwiek stażu; pracownikami podmiotu należącego do państwa lub nadzorowanego przez państwo (np. przedsiębiorstwa skarbu państwa itp.); funkcjonariuszami lub osobami zajmującymi stanowiska w partiach politycznych; kandydatami na stanowiska publiczne; Strona 4 z 9

5 osobami, które pełnią funkcje publiczne dla lub w imieniu bądź na terytorium jakiegokolwiek kraju; lub pracownikami międzynarodowych organizacji publicznych. Jakiekolwiek oferty korzyści na rzecz urzędnika publicznego wysuwane w związku z pozyskaniem lub utrzymaniem relacji biznesowych mogą być uznane za próby korupcji, również w przypadku, gdy za taką ofertą nie stałby żaden niestosowny cel. Dlatego w przypadku relacji z urzędnikami publicznymi konieczna jest szczególna dbałość. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do tego, czy dana korzyść może być przypadkiem przekupstwa, należy skontaktować się z bezpośrednim przełożonym i Dyrektorem Zarządzającym spółki lokalnej bądź z Zarządem GLS Group Holding. 4.2 Płatności ułatwiające Płatność ułatwiająca to płatność dokonana na rzecz urzędnika w celu zapewnienia lub przyśpieszenia wykonania procedury lub działania, do których osoba dokonująca płatności ułatwiającej ma prawo ustawowe lub inne, np. uzyskanie zezwolenia, licencji, wizy itp. (czasem zwana wyrazem wdzięczności ). Płatności ułatwiające są łapówkami, są niedozwolone i w żadnym wypadku nie są akceptowalne. Jednak jeżeli spotkają się Państwo z żądaniem takiej płatności, w sytuacji, w której mieliby Państwo wrażenie fizycznego zagrożenia lub w której istniałoby faktyczne zagrożenie Państwa bezpieczeństwa w wypadku, gdyby nie dokonali Państwo tej płatności, należy dokonać płatności i jak najszybciej zgłosić to bezpośredniemu przełożonemu i Dyrektorowi Zarządzającemu spółki lokalnej, który następnie powinien skontaktować się z Zarządem GLS Group Holding. Jeżeli nawet uda się ostatecznie uniknąć płatności, należy powiadomić bezpośredniego przełożonego o takim żądaniu, ponieważ pomoże to identyfikować obszary, w których w przyszłości mogą wystąpić takie problemy. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do tego, czy należy dokonać danej płatności, należy skontaktować się z bezpośrednim przełożonym i Dyrektorem Zarządzającym spółki lokalnej bądź z Zarządem GLS Group Holding. 4.3 Przedstawiciele, pośrednicy i inni partnerzy biznesowi Grupa GLS może ponosić odpowiedzialność za działania przedstawicieli, pośredników i innych partnerów biznesowych (w tym dostawców i podwykonawców), w związku z czym: Grupa GLS współpracuje wyłącznie z takimi przedstawicielami, pośrednikami i innymi partnerami biznesowymi, którzy zostali zatwierdzeni przez kierownictwo spółki lokalnej; w przypadku wątpliwości co do tego, czy dany podmiot trzeci został zatwierdzony przez kierownictwo spółki lokalnej, należy skontaktować się z bezpośrednim przełożonym; wszelkie wynagrodzenia płatne na rzecz przedstawicieli lub innych partnerów biznesowych działających w imieniu Grupy GLS powinny być odpowiednie do świadczonych usług (co należy ocenić w sposób w miarę możliwości obiektywny); oraz płatności nie należy nigdy dokonywać w gotówce powinny być one dokonywane za pomocą uznanych istniejących kanałów, przy czym płatności nie można dokonywać za pomocą rachunków zagranicznych. Strona 5 z 9

6 Załącznik 2 przedstawia wybrane sygnały ostrzegawcze, które mogą wskazywać na ryzyko korupcji w procesie rozważania relacji z podmiotami trzecimi, takimi jak przedstawiciele, pośrednicy i dostawcy. 5. Rachunki i ewidencja finansowa Polityka Grupy GLS wymaga utrzymywania dokładnych i przejrzystych ksiąg, ewidencji i sprawozdań finansowych dla wszystkich jednostek gospodarczych i wszystkich podmiotów trzecich pracujących na rzecz Grupy GLS. 6. Zgłaszanie wątpliwości W razie powzięcia informacji, że miał miejsce przypadek przekupstwa lub korupcji, lub podejrzenia, że przypadek taki miał bądź moźe mieć miejsce gdziekolwiek w ramach struktury Grupy GLS (lub w związku z nią), należy bezzwłocznie zgłosić to: bezpośredniemu przełożonemu i Dyrektorowi Zarządzającemu lokalnej spółki; wyznaczonemu rzecznikowi praw; lub Zarządowi GLS Group Holding, jeżeli bezpośredni przełożony lub Dyrektor Zarządzający lokalnej spółki są nieosiągalni lub nie mogą rozwiązać podniesionej kwestii. Grupa GLS dokłada wszelkich starań, aby zapewnić pracownikom możliwość zgłaszania swoich wątpliwości z zachowaniem pełnej poufności. Wszystkie zgłoszenia traktowane są z całą powagą i będą należycie badane; wszelkie formy odwetu wobec osoby zgłaszającej takie wątpliwości są ściśle zabronione. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Polityki w ogóle lub zastosowania tych postanowień w określonych przypadkach, należy skontaktować się z Dyrektorem Finansowym, Dyrektorem Zarządzającym lokalnej spółki lub z Zarządem GLS Group Holding. 7. Osoby kontaktowe W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości w sprawie przekupstwa i korupcji, wniosków o dalsze związane z tym szkolenia lub niepewności co do sposobu stosowania Polityki w danej sytuacji, należy skontaktować się z: General Logistics Systems Poland Sp. z o.o. Dyrektor Zarządzający: Tomasz Kroll, Tel: Dyrektor Finansowy: Michał Maciąga, Tel: D. Informacje o dokumencie Data wejścia w życie: 1 października 2012 r. Strona 6 z 9

7 E. Podsumowanie kluczowych punktów Polityka Grupy GLS Grupa GLS stosuje politykę zerowej tolerancji wobec korupcji i przekupstwa. Przekupstwo to: obiecywanie, oferowanie, dawanie, żądanie lub przyjmowanie, bezpośrednio lub poprzez osoby trzecie, JAKICHKOLWIEK KORZYŚCI w celu spowodowania lub nagrodzenia niewłaściwego zachowania (zachowania niedozwolonego, nieetycznego, lub stanowiącego naruszenie obowiązku). Jeżeli próba przekupstwa jest odrzucona lub nie przyniesie pożądanego skutku, nadal pozostaje przekupstwem. Korupcja i przekupstwo mogą dotyczyć urzędników publicznych, bądź też mieć miejsce w relacjach odbywających się wyłącznie między przedsiębiorstwami lub osobami prywatnymi. Konsekwencje Korupcja i przekupstwo są traktowane z całą powagą, a w wielu miejscach są przestępstwem wiążącym się z surowymi karami. Korupcja i przekupstwo szkodzą reputacji i pozycji rynkowej przedsiębiorstwa, a zatem stanowią zagrożenie dla sukcesu Grupy GLS. Korupcja i przekupstwo są ponadto istotnymi kwestiami dyscyplinarnymi dla osób zatrudnianych przez Grupę GLS lub działających w jej imieniu. WARTO PAMIĘTAĆ W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do tego, co Państwo lub inna osoba (należąca do Grupy GLS lub spoza niej) powiedzieli lub zrobili, bądź zrobią, należy skontaktować się jak najszybciej z bezpośrednim przełożonym, wyznaczonym rzecznikiem praw lub Dyrektorem Zarządzającym spółki lokalnej lub Zarządem GLS Group Holding. Należy też starać się nie tworzyć wrażenia działań korupcyjnych poprzez branie pod uwagę tego, w jaki sposób Państwa działania lub wypowiedzi mogą postrzegać inni. Należy zadać sobie pytanie: czy w przypadku upublicznienia takiej płatności lub działania mogłoby ono przynieść szkodę reputacji Grupy GLS? Jeżeli dowiedzieliby się Państwo, że miał miejsce przypadek przekupstwa lub korupcji, lub jeżeli mieliby Państwo podejrzenia, że przypadek taki miał bądż może mieć miejsce gdziekolwiek w ramach struktury Grupy GLS (lub w związku z nią), należy skontaktować się w tej sprawie z bezpośrednim przełożonym, wyznaczonym rzecznikiem praw, z Dyrektorem Zarządzającym lokalnej spółki lub z Zarządem GLS Group Holding w pierwszym możliwym terminie, aby jak najszybciej można było podjąć dochodzenie w sprawie jakichkolwiek potencjalnie niestosownych działań. Strona 7 z 9

8 Załącznik 1 Dlaczego warto przestrzegać Polityki? Przestrzeganie niniejszej Polityki i wszelkich stosownych przepisów prawa dotyczących korupcji i przekupstwa jest niezmiernie istotne z perspektywy ochrony zarówno Państwa, jak i Grupy GLS. Warto przestrzegać tych przepisów z wielu powodów: Kultura spółki: korupcja i przekupstwo są całkowicie sprzeczne z przyjętą przez Grupę GLS kulturą nieustannego doskonalenia, wyjątkowych standardów oraz uczciwego i sprawiedliwego postępowania w każdej sytuacji. Przestrzeganie zasad niniejszej Polityki jest kluczowym elementem zachowania tej kultury. Reputacja: wizerunek, wartość firmy i pozycja mogą łatwo ulec uszkodzeniu lub zniszczeniu przez jakiekolwiek naruszenie prawa lub niniejszej Polityki. Podważyłoby to również zaufanie i relacje rynkowe, które Grupa GLS zbudowała u swoich klientów i innych interesariuszy. Zobowiązania prawne: z punktu widzenia prawa Grupa GLS dopuściłaby się przestępstwa nie podejmując działań mających zapobiec przekupstwu i działaniom korupcyjnym popełnianym przez jakiekolwiek osoby działające lub świadczące usługi w imieniu Grupy GLS. Sankcje karne: w większości państw świata przekupstwo i korupcja są uznawane za przestępstwo. Naruszenia przepisów mogą mieć miejsce także wtedy, gdy działania związane z przestępstwem odbywają się za granicą. Może również mieć miejsce konfiskata wszelkich pożytków wynikających z przekupstwa lub działania korupcyjnego. Sankcje cywilne: w wielu jurysdykcjach poniesienie szkód lub utrata możliwości biznesowych w wyniku przekupstwa i korupcji uprawnia poszkodowanych do dochodzenia odszkodowania z tytułu takich strat. Dochodzenia: dochodzenia w przypadku podejrzeń przestępstwa mogą wymagać znacznych nakładów czasu kierownictwa i spółki, wiązać się ze znacznym stresem dla personelu i niekorzystną prasą. Podleganie dochodzeniu i obrona w postępowaniach prowadzonych przez organy ustawodawcze lub prokuraturę wiąće się też ze znacznymi kosztami, wymagając nie tylko czasu, ale i wydatków prawnych i innych, z których wszystkie szkodzą działalności Grupy GLS. Postępowanie dyscyplinarne: naruszenia przepisów prawa i/lub niniejszej Polityki będą traktowane przez Grupę GLS jako poważne problemy dyscyplinarne, które mogą skutkować naganą, zawieszeniem i/lub zwolnieniem. W sytuacji, gdy partner biznesowy nie będzie przestrzegać postanowień niniejszej Polityki, Grupa GLS może uznać za stosowne rozwiązanie tej relacji biznesowej, jeżeli będzie jej przysługiwać takie prawo. Przestrzeganie tych przepisów jest istotne nie tylko dla Grupy GLS. Jeżeli będą Państwo w jakikolwiek sposób brać udział w przekupstwie lub działaniach korupcyjnych, mogą Państwo ponieść konsekwencje obejmujące odpowiedzialność osobistą, w tym karę pozbawienia wolności lub grzywny. Strona 8 z 9

9 Załącznik 2 Sygnały ostrzegawcze Sygnały ostrzegawcze, które mogą wskazywać na ryzyko korupcji w procesie rozważania relacji z przedstawicielami i podmiotami trzecimi, to: nadzwyczaj wysokie prowizje lub nietypowe schematy płatności; podmioty trzecie, na temat których posiadamy niewielką wiedzę, np. podmioty o niejasnej historii transakcji, o niedostępnych lub bardzo ograniczonych informacjach firmowych (np. spółka utworzona w jurysdykcji, w której informacje na temat udziałowców i akcjonariuszy, dyrektorów itp. nie są publicznie dostępne) lub podmioty niedawno utworzone; podmioty trzecie, które wydają się niedostatecznie wykwalifikowane lub o niedostatecznej liczebności personelu, bądź są wskazane lub rekomendowane przez urzędników państwowych; powtarzane lub niewspółmierne podarunki lub przejawy gościnności; żądania pokrycia nadzwyczaj wysokich wydatków, lub wydatków poniesionych przez członków rodziny lub osoby powiązane; gościnność bez uzasadnionego związku z promowaniem lub demonstrowaniem produktów lub usług; przeszłe przypadki lub wrażenie występowania korupcji w danym państwie; lub płatności na rzecz/ze strony urzędników publicznych lub osób prywatnych, które mogą mieć powiązania polityczne. Strona 9 z 9