SAP Przewodnik podpisującego w usłudze DocuSign

Transkrypt

1 SAP Przewodnik podpisującego w usłudze DocuSign Spis treści 1. SAP Przewodnik podpisującego w usłudze DocuSign Otrzymywanie wiadomości z powiadomieniem Podpisywanie dokumentu Inne opcje Zakończ później Wydrukuj, podpisz, zeskanuj i prześlij Przypisz do innej osoby Odmowa podpisu Pobieranie lub drukowanie wszystkich dokumentów Przesyłanie skanu lub zdjęcia podpisu S t r o n a

2 1. SAP Przewodnik podpisującego w usłudze DocuSign Ten przewodnik zawiera informacje na temat sposobów elektronicznego podpisywania dokumentów przy użyciu usługi DocuSign. Podpisywanie elektroniczne stanowi szybką, łatwą i bezpieczną metodę otrzymywania i podpisywania dokumentów oraz zwracania ich nadawcy bez konieczności osobistej obecności lub wielokrotnego przesyłania dokumentów między stronami. Więcej informacji można znaleźć w portalu obsługi technicznej usługi DocuSign ( Zalecamy, aby ostateczną wersję kontraktu podpisanego za pośrednictwem usługi DocuSign zapisywać zawsze łącznie z podsumowaniem usługi DocuSign na dysku lokalnym lub w systemie zarządzania kontraktami. 2. Otrzymywanie wiadomości z powiadomieniem Ten proces rozpoczyna się w momencie otrzymania wiadomości z wnioskiem o elektroniczne podpisanie dokumentu. Wiadomość jest wysyłana przez usługę DocuSign (dse_eu1@docusign.net) w imieniu firmy SAP i zawiera wiadomość od nadawcy oraz łącze do otwarcia elektronicznej koperty z dokumentem. 2 S t r o n a

3 Po otwarciu wiadomości kliknij przycisk PRZEJRZYJ DOKUMENT, aby uzyskać dostęp do dokumentów. W nowym oknie przeglądarki internetowej zostanie nawiązane połączenie z bezpieczną witryną usługi podpisywania dokumentów online DocuSign. 3. Podpisywanie dokumentu Kliknij przycisk w prawej górnej części ekranu. Zostanie otwarta pierwsza strona dokumentu. Po zweryfikowaniu całego dokumentu kliknij znacznik Podpisz, swój podpis. aby dodać Uwaga: niektóre pola, na przykład pola Data podpisu, są wypełnianie automatycznie na podstawie informacji dostępnych w systemie. Tych danych nie można zmieniać ani Jeśli podpisujesz dokument w usłudze DocuSign po raz pierwszy, po kliknięciu znacznika Podpisz zostanie wyświetlone okno Zatwierdź swój podpis. Sprawdź, czy Twoje imię, nazwisko i inicjały są poprawne. Jeśli nie, odpowiednio je popraw. Aby zatwierdzić podpis, można skorzystać z jednej z 4 opcji: Kliknij przycisk Zatwierdź i podpisz, aby zaakceptować podpis i inicjały domyślne oraz przejść do następnego kroku. Kliknij przycisk Zmień styl i wybierz inny wstępnie sformatowany skrypt dostarczony przez usługę DocuSign. Kliknij pozycję Wpisz, a następnie wpisz swój podpis lub inicjały za pomocą myszy lub palcem na ekranie dotykowym. Można również przesłać skan lub zdjęcie podpisu. Ta opcja jest jednak dostępna tylko dla podpisujących, którzy mają konto w usłudze DocuSign. (Zobacz instrukcje w sekcji 6). 3 S t r o n a

4 Po zakończeniu dodawania informacji do wszystkich wymaganych znaczników w dokumencie kliknij przycisk w prawej dolnej części ekranu. Zostanie wyświetlone okno podręczne informujące o ukończeniu procesu podpisywania i możliwości zarejestrowania bezpłatnego konta w usłudze DocuSign oraz zapisania dokumentu na koncie użytkownika. W przypadku wybrania opcji utworzenia konta podpisującego można również przesłać swój spersonalizowany podpis. Gdy wszystkie dokumenty w kopercie będą gotowe, otrzymasz wiadomość e -mail z potwierdzeniem ukończenia podpisywania dokumentu przez wszystkie strony oraz z załączoną pełną kopią dokumentu w formacie PDF, a także podsumowaniem zawierającym certyfikat ukończenia oraz informacje na temat śledzenia rekordu i zdarzeń dotyczących podpisującego. 4. Inne opcje Po zweryfikowaniu dokumentu można skorzystać z kilku innych opcji dotyczących dokumentu, klikając przycisk INNE DZIAŁANIA w prawym górnym rogu ekranu: 4.1 Zakończ później Ta opcja umożliwia podpisanie dokumentu w późniejszym terminie, jeśli użytkownik nie jest jeszcze gotowy do złożenia podpisu. Możesz wrócić do dokumentu później, korzystając z łącza w wiadomości z powiadomieniem. Jeśli masz skonfigurowane konto podpisującego, znajdziesz swoje koperty także w usłudze DocuSign. 4 S t r o n a

5 4.2 Wydrukuj, podpisz, zeskanuj i prześlij Ta opcja pozwala podpisać dokument w wersji papierowej, jeśli nie chcesz składać podpisu elektronicznego. a. Po kliknięciu opcji Wydrukuj i podpisz zostanie wyświetlone nowe okno podręczne, w którym można wybrać opcję Prześlij, jeśli podpisane dokumenty mają zostać przesłane w pliku, lub opcję Wyślij faksem, jeśli podpisane dokumenty mają zostać wysłane faksem. b. Wybierz jedną z dwóch opcji i kliknij przycisk Kontynuuj. Zostanie otwarte kolejne okno. c. Kliknij przycisk POBIERZ, aby pobrać dokument i zapisać go na dysku lokalnym. Następnie wydrukuj i podpisz dokument, po czym zeskanuj go do usługi DocuSign w dogodnym momencie. Kliknij przycisk ZWRÓĆ DOKUMENT. Zostanie otwarte kolejne okno. 5 S t r o n a

6 d. Na koniec kliknij przycisk PRZEŚLIJ PLIK, a następnie przycisk ZAKOŃCZ. Uwaga: jeśli dokument został pobrany, ale chcesz przesłać go do usługi DocuSign w późniejszym terminie, możesz ponownie otworzyć dokument, klikając przycisk Zweryfikuj dokument we wiadomości z powiadomieniem w swojej skrzynce odbiorczej. 4.3 Przypisz do innej osoby Ta opcja umożliwia wysłanie danego dokumentu do innej osoby w celu złożenia podpisu. a. Po kliknięciu opcji Przypisz do innej osoby zostanie otwarte nowe okno podręczne. Wpisz nazwę i adres nowego podpisującego oraz wiadomość dla twórcy koperty z wyjaśnieniem powodu zmiany odpowiedzialności za podpisanie dokumentu. b. Zostanie wyświetlone nowe okno z informacją o zmianie osoby odpowiedzialnej za podpisanie dokumentu i dodaniu użytkownika jako odbiorcy DW koperty. Kliknij przycisk Zakończ. 6 S t r o n a

7 c. Nowy podpisujący otrzyma wiadomość z powiadomieniem o przypisaniu do niego koperty przez użytkownika. d. Twórca koperty otrzyma wiadomość z powiadomieniem o zmianie podpisującego. Nowo przypisany podpisujący podpisuje dokument w zwykły sposób. Po złożeniu podpisów przez wszystkie strony kopia dokumentu zostanie przesłana Uwaga: aby ponownie przypisać odpowiedzialność za podpisanie dokumentu, należy użyć opcji dostępnej w usłudze DocuSign i kliknąć przycisk Przypisz do innej osoby w obszarze Inne działania. Nie należy przekazywać dalej wiadomości z powiadomieniem ani udostępniać innym osobom swojej skrzynki odbiorczej w celu podpisania kontraktu. W efekcie inna osoba mogłaby podpisać dokument z użyciem poświadczeń użytkownika bez uwidocznienia tej zmiany w kontrakcie lub podsumowaniu usługi DocuSign. również do użytkownika. 4.4 Odmowa podpisu Ta opcja umożliwia unieważnienie dokumentu i zablokowanie dostępu do niego innym podpisującym albo zażądanie wprowadzenia zmian w dokumencie przez skontaktowanie się bezpośrednio z nadawcą. Uwaga: zdecydowanie zalecamy skontaktowanie się z nadawcą przed unieważnieniem dokumentu, ponieważ spowoduje ono zamknięcie całej transakcji i opóźnienie jej realizacji na skutek anulowania wszystkich wcześniejszych czynności procesu podpisywania. a. Po kliknięciu opcji Odmowa podpisu zostanie wyświetlone okno podręczne. 7 S t r o n a

8 b. Kliknij przycisk Kontynuuj, aby unieważnić dokument, albo przycisk Zakończ później, aby zażądać wprowadzenia zmian. Kliknięcie przycisku Anuluj spowoduje przejście z powrotem do dokumentu. 5. Pobieranie lub drukowanie wszystkich dokumentów Aby pobrać lub wydrukować wszystkie dokumenty w kopercie: Kliknij ikonę, aby wydrukować wszystkie dokumenty. Kliknij ikonę, aby pobrać wszystkie dokumenty w postaci jednego połączonego pliku PDF lub oddzielnych plików PDF. 6. Przesyłanie skanu lub zdjęcia podpisu (Tylko dla podpisujących posiadających licencję usługi DocuSign lub konto podpisującego) a. Na stronie głównej usługi DocuSign kliknij przycisk Edytuj ID na karcie ID DocuSign. 8 S t r o n a

9 b. Zostanie wyświetlony ekran Zarządzanie tożsamościami. Kliknij przycisk Edytuj. c. Zostanie otwarta strona Zarządzanie podpisami. Możesz dodać nowy podpis lub edytować podpis istniejący. Kliknij przycisk Edytuj. 9 S t r o n a

10 d. W górnej części wyświetlonego ekranu dostępna jest opcja wysłania zeskanowanego podpisu. Kliknij przycisk Prześlij. e. Pole podpisu zostanie wyróżnione żółtym obramowaniem. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby wybrać plik obrazu zawierający skan lub zdjęcie podpisu. 10 S t r o n a

11 f. Po kilku sekundach zeskanowany lub sfotografowany podpis będzie widoczny w polu podpisu. Pole inicjałów zostanie wyróżnione żółtym obramowaniem. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby wybrać plik obrazu zawierający skan lub zdjęcie inicjałów. Po zakończeniu kliknij przycisk Zatwierdź, aby zatwierdzić zeskanowane lub sfotografowane obrazy jako swój podpis w usłudze DocuSign. g. Nastąpi powrót do ekranu przedstawiającego nowy podpis i inicjały. Kliknij przycisk Gotowe, aby zakończyć proces konfigurowania podpisu. 11 S t r o n a