Zarzàdzanie wiedzà w Polsce 2004

Transkrypt

1 KNOWLEDGE MANAGEMENT Zarzàdzanie wiedzà w Polsce 2004 Raport badawczy ADVISORY

2 Spis treêci Wst p1 1 Streszczenie 2 2 Metodologia 4 Cele badania 4 Opis badania 4 Respondenci 4 Definicje 4 3 Stan zarzàdzania wiedzà w Polsce 5 Strategia zarzàdzania wiedzà 5 Poziom implementacji zarzàdzania wiedzà 5 Znaczenie zarzàdzania wiedzà dla naczelnego kierownictwa 6 4 Kto odpowiada za zarzàdzanie wiedzà? 7 Or downicy zarzàdzania wiedzà 7 Departamenty odpowiedzialne za zarzàdzanie wiedzà 7 5 Dotychczasowe doêwiadczenia z zarzàdzaniem wiedzà 8 KorzyÊci zarzàdzania wiedzà 8 Problemy zwiàzane z zarzàdzaniem wiedzà 9 Straty z tytu u nieefektywnego zarzàdzania wiedzà 9 6 Zarzàdzanie wiedzà a technologia 10 Poziom zastosowania nowoczesnych technologii 10 Najbardziej i najmniej skuteczne technologie w zarzàdzaniu wiedzà 11 Rozwój technologii 12 7 Organizacyjne aspekty zarzàdzania wiedzà 13 Inicjatywy zarzàdzania wiedzà 13 8 Podsumowanie 14 Poziom rozwoju badanych organizacji z perspektywy zarzàdzania wiedzà - samoocena 15 Poziom rozwoju badanych organizacji z perspektywy zarzàdzania wiedzà - ocena KPMG 16

3 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy 1 Wst p W nowoczesnej gospodarce wiedza jest najcenniejszym zasobem i jedynym êród em trwa ej przewagi konkurencyjnej. Dlatego jednym z najwi kszych wyzwaƒ, przed jakim stojà organizacje w Polsce jest przekszta cenie wizji "zarzàdzania wiedzà" w realne rozwiàzania oraz optymalne wykorzystanie posiadanych zasobów intelektualnych i niematerialnych tak, by w sposób trwa y przyczynia y si one do tworzenia wartoêci dodanej. Niniejszy raport ukazuje obecny stan zarzàdzania wiedzà w najwi kszych organizacjach dzia ajàcych w Polsce oraz perspektywy zarzàdzania wiedzà w przysz oêci. Nawiàzuje do wczeêniejszych badaƒ firmy KPMG w szczególnoêci: Knowledge Management Research Report 1998, Knowledge Management Research Report 2000 oraz European Knowledge Management Survey 2002/2003. Badania pokaza y, i organizacje majà coraz wi kszà ÊwiadomoÊç roli zarzàdzania wiedzà i korzyêci p ynàcych z przemyêlanego i systematycznego podejêcia do wykorzystania posiadanych zasobów niematerialnych. Z drugiej strony poziom wdro enia kompleksowych rozwiàzaƒ metod i narz dzi zarzàdzania wiedzà pozostaje bardziej wyzwaniem na przysz oêç ni codziennoêcià. W praktycznym wykorzystaniu zasobów wiedzy le y du y potencja, niestety w wi kszoêci nadal niewykorzystany. Ârednie straty ponoszone rocznie przez polskie przedsi biorstwa z tytu u nieefektywnego zarzàdzania posiadanà przez nie wiedzà i informacjami mo na szacowaç na ponad PLN na jednego zatrudnionego. Fundamentalnego znaczenia nabiera odpowiedê na pytania o to jak zarzàdzaç kapita em wiedzy pracowników? Jak chroniç go przed utratà? Jak go pomna aç? Jak wymieniaç si wiedzà w ró nych formach? Jak budowaç wizerunek organizacji efektywnie zarzàdzajàcej wiedzà? Mimo poczàtkowych obaw, badania spotka y si z bardzo yczliwym przyj ciem respondentów. Dlatego pragniemy podzi kowaç wszystkim 121 organizacjom, które zgodzi y si w nich uczestniczyç i podzieli y si swymi doêwiadczeniami. Dzi kujemy równie naszemu partnerowi firmie SMG/KRC Millward Brown Company za przeprowadzenie badaƒ w naszym imieniu. Mariusz Strojny, Kierownik projektu, KPMG Risk Advisory Services

4 2 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy Streszczenie Zarzàdzanie wiedzà staje si uznanym elementem rzeczywistoêci biznesowej Nasze badania obj y 121 du ych przedsi biorstw i organizacji dzia ajàcych w Polsce z przychodami powy ej 40 milionów euro rocznie i zatrudniajàcych co najmniej 250 osób. Respondentami byli cz onkowie najwy szego szczebla kierownictwa. Wdro enie programu zarzàdzania wiedzà deklaruje 15 procent organizacji, a ponad po owa (59 procent) jest w trakcie wdra ania lub rozpatruje mo liwoêç wdro enia zarzàdzania wiedzà. Wi kszoêç badanych planuje mocniejsze zaanga owanie si w inicjatywy z zakresu zarzàdzania wiedzà w nadchodzàcych latach. Rozwój pracowników jest g ównà korzyêcià p ynàcà z zarzàdzania wiedzà G ównym powodem wdra ania i rozwijania zarzàdzania wiedzà jest rozwój pracowników, który uzyska najwy szy odsetek maksymalnych ocen (71 procent) oraz najwy szà ocen àcznà 8,0 w skali od 1 do 10. Nast pna w kolejnoêci poprawa innowacyjnoêci uzyska a 63 procent maksymalnych ocen i ocen àcznà w wysokoêci 7,6. Charakterystyczne jest, i aspekty finansowe majàce bezpoêrednie prze o enie na wynik przedsi biorstwa, czyli wzrost przychodów lub redukcja kosztów otrzyma y ni sze oceny (odpowiednio 37 i 50 procent oraz 6,6 i 7,2 ). Ârednia àczna ocena dla wszystkich uwzgl dnionych kategorii jest jednak relatywnie wysoka i wynosi ponad 7,2 co Êwiadczy o tym, i respondenci dostrzegajà silnà zale noêç pomi dzy zarzàdzaniem wiedzà a strategicznymi celami organizacji. Brakuje czasu na dzielenie si wiedzà Przedsi biorstwa wskaza y problemy, które napotykajà w wyniku braku wdro enia i stosowania praktyk zarzàdzania wiedzà. A 64 procent respondentów uwa a, e najwi kszym z nich jest brak czasu na dzielenie si wiedzà. Nat ok informacji i powtarzanie tych samych czynnoêci zosta y rozpoznane jako cz sto pojawiajàce si problemy utrudniajàce sprawne zarzàdzanie przedsi biorstwem odpowiednio przez 57 i 40 procent respondentów. Przedsi biorstwa przywiàzujà coraz wi kszà wag do inicjatyw zarzàdzania wiedzà Rosnàce zainteresowanie inicjatywami zarzàdzania wiedzà mo e wynikaç z faktu, i a 87 procent badanych organizacji posiada lub zamierza stworzyç strategi zarzàdzania wiedzà w najbli szym czasie. Inne najcz Êciej stosowane obecnie lub planowane przedsi wzi cia to projektowanie/doskonalenie procesów zarzàdzania wiedzà oraz programy dzielenia si "dobrymi praktykami" (po 89 procent wskazaƒ). Najmniejszym zainteresowaniem cieszy si wdra anie narz dzi do pomiaru aktywów niematerialnych (76 procent) oraz tworzenie i rozwój wspólnot praktyków (communities of practice) - 70 procent odpowiedzi. Ogólny poziom

5 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy 3 zainteresowania inicjatywami z zakresu zarzàdzania wiedzà jest wysoki, choç z drugiej strony poziom ich implementacji nie przekracza 25 procent (wyjàtkiem jest program dzielenia si dobrymi praktykami oraz benchmarking stosowane obecnie przez odpowiednio 43 i 36 procent organizacji). Technologia skutecznie wspiera zarzàdzanie wiedzà Narz dzia technologiczne stanowià istotne wsparcie dla zarzàdzania wiedzà. Najcz Êciej stosowanymi technologiami sà kolejno Internet (98 procent) i Intranet (79 procent), które sà równie uznawane za najbardziej skuteczne w zarzàdzaniu wiedzà (odpowiednio 44 procent i 46 procent wskazaƒ). Respondenci nie sà jeszcze przekonani do technologii typu systemy lokalizacji ekspertów oraz systemy sztucznej inteligencji, które uznajà za najmniej skuteczne (odpowiednio 36 i 46 procent). Generalnie z perspektywy zarzàdzania wiedzà wszystkie uwzgl dnione w badaniu technologie zosta y ocenione jako bardziej skuteczne ni nieskuteczne. Najmniejsza rozbie noêç wystàpi a w przypadku ma o rozpowszechnionych systemów sztucznej inteligencji (5 procent wskazaƒ na zdecydowanie skuteczna i 3 procent wskazaƒ na zdecydowanie nieskuteczna ). Nale y te zwróciç uwag, e technologie powszechnie znane i stosowane uzyska y zdecydowanie lepsze oceny ni te mniej rozpowszechnione. Zarzàdzanie wiedzà jest inicjatywà wspieranà przez najwy szy szczebel kierownictwa Ponad dwie trzecie (69 procent) respondentów stwierdzi o, i naczelne kierownictwo ich organizacji przywiàzuje wysokà lub bardzo wysokà wag do zarzàdzania wiedzà. Zarzàd i wy szy szczebel zarzàdzania sà równie najwi kszymi or downikami tej koncepcji i najmocniej nalegajà na jej wdro enie. Od chaosu do systemu Zgodnie z metodologià KPMG Knowledge Management Journey uszeregowaliêmy badane organizacje na skali rozwoju organizacyjnego od poziomu pierwszego - chaosu (knowledge chaotic), przez poziom ÊwiadomoÊci (knowledge aware), ukierunkowania (knowledge focused), zarzàdzania (knowledge managed) a do poziomu piàtego - systemowego zintegrowania (knowledge centric). W trakcie badaƒ 61 procent organizacji pozostawa o wcià na najni szym poziomie chaosu, charakteryzujàcym si brakiem powiàzaƒ zarzàdzania wiedzà z celami organizacji oraz tym, e wykorzystanie zasobów wiedzy ma charakter przypadkowy i nieformalny. Zaledwie 1 procent badanych osiàgn o poziom czwarty zarzàdzania wiedzà, a adne nie osiàgn o poziomu najwy szego. Jednak e po uwzgl dnieniu planowanych inwestycji w ciàgu jednego roku wi kszoêç badanych organizacji (57 procent) ma szanse osiàgnàç poziom trzeci - ukierunkowania, a poziom zarzàdzania i systemowego zintegrowania odpowiednio 4 i 3 procent. W dalszej przysz oêci dwa najwy sze poziomy ma szanse osiàgnàç àcznie 42 procent organizacji.

6 4 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy Metodologia 19% 11% Cele badania Celem badania by o ukazanie aktualnego stanu zarzàdzania wiedzà w du ych przedsi biorstwach i organizacjach dzia ajàcych na terenie Polski, zidentyfikowanie wiodàcych inicjatyw s u àcych podnoszeniu efektywnoêci zarzàdzania zasobami wiedzy, a tak e porównanie poziomu zaawansowania organizacji we wdra aniu rozwiàzaƒ w zakresie zarzàdzania wiedzà w Polsce i na Êwiecie. 27% 7% 4% 3% 4% Produkcja (dobra konsumpcyjne) Produkcja (dobra przemys owe) Sektor chemiczny, farmaceutyczny i energetyczny Sektor finansowy Handel Us ugi Sektor publiczny Sektor informacyjny, komunikacyjny i rozrywkowy Transport Opis badania Badanie zosta o przeprowadzone na zlecenie KPMG przez instytut SMG/KRC Millward Brown Company w lipcu 2004 roku, na reprezentatywnej próbie 121 du ych firm oraz organizacji dzia ajàcych w Polsce o przychodach powy ej 40 milionów euro rocznie i zatrudniajàcych co najmniej 250 pracowników. Do badania zakwalifikowano du e przedsi biorstwa i organizacje, gdy ze wzgl du na skal dzia ania i stopieƒ dywersyfikacji w aênie w tej grupie istnieje najwi ksza potrzeba stosowania metod i technik zarzàdzania wiedzà. Wywiady przeprowadzono metodà CATI (Computer Assisted Telephone Interviewing - wywiady telefoniczne wspomagane komputerowo). W badaniu wzi y udzia przedsi biorstwa reprezentujàce najwa niejsze bran e i sektory gospodarki, a tak e organizacje z sektora publicznego. 8% 4% 4% 17% 27% Respondenci Ankieta zosta a skierowana do Prezesów, Dyrektorów Generalnych, ich zast pców oraz innych osób z kierownictwa firmy. W rezultacie ponad 80 procent ankietowanych stanowili cz onkowie zarzàdu, odpowiedzialni za podejmowanie decyzji dotyczàcych strategicznych kierunków rozwoju organizacji. 1 Definicje Na potrzeby badania przyj to poni sze definicje: 1 16% Zarzàdzanie wiedzà (KM - Knowledge Management): Prezes/Dyrektor Generalny V-ce prezes Dyrektor personalny Dyrektor finansowy Cz onek zarzàdu (nie pe niàcy innej funkcji) Dyrektor ds. organizacyjnych Dyrektor handlowy/sprzeda y/marketingu Inna osoba z kierownictwa Systematyczne i zorganizowane wykorzystanie zasobów wiedzy do usprawnienia funkcjonowania organizacji. Zasoby wiedzy: Obejmujà wiedz o klientach, produktach, procesach, konkurentach itd., w postaci formalnej (bazy danych, dokumenty) oraz nieskodyfikowanej (ludzie).

7 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy 5 Stan zarzàdzania wiedzà w Polsce Strategia zarzàdzania wiedzà ZapytaliÊmy respondentów czy ich organizacje posiadajà strategi zarzàdzania wiedzà (zgodnie z definicjà zarzàdzania wiedzà zamieszczonà w poprzednim punkcie). Ogó em, 46 procent przyzna o, e tak. Jest to mniej ni pi ç lat temu w analogicznym badaniu w Stanach Zjednoczonych i Europie Zachodniej gdzie 64 procent firm deklarowa o posiadanie takiej strategii 1. SpoÊród organizacji deklarujàcych posiadanie strategii zarzàdzania wiedzà w 64 procentach przypadków jest ona sformalizowana. W rezultacie w odniesieniu do ca ej badanej próby 121 organizacji nieca e 30 procent posiada jà w postaci formalnego dokumentu. Czy Paƒstwa organizacja posiada strategi zarzàdzania wiedzà? Tak Nie/nie wiem 46% 54% Poziom implementacji zarzàdzania wiedzà Wdro enie programu zarzàdzania wiedzà deklaruje zaledwie 15 procent respondentów. JednoczeÊnie 26 procent twierdzi, e nie ma takiego programu ani nie rozpatrywa o potrzeby jego wdro enia. Z drugiej strony 31 procent organizacji jest w trakcie wdra ania lub rozpatruje mo liwoêç wdro enia zarzàdzania wiedzà(28 procent). Âwiadczyç to mo e o tym, i nasze organizacje sà dopiero na poczàtku drogi do wdro enia rozwiàzaƒ z zakresu zarzàdzania wiedzà. SpoÊród 121 badanych organizacji nie znalaz a si ani jedna, która po rozpatrzeniu potrzeby wdro enia zarzàdzania wiedzà nie zdecydowa a si na wdro enie. Porównujàc te wyniki z sytuacjà w krajach wysoko rozwini tych nadal pozostajemy w tyle gdy 5 lat temu wdro enie zarzàdzania wiedza deklarowa o 34 procent firm amerykaƒskich i a 42 procent firm z Wielkiej Brytanii. Czy strategia zarzàdzania wiedzà jest sformalizowana/zapisana? 64% 36% Tak Nie/nie wiem Które z poni szych stwierdzeƒ najlepiej opisuje Paƒstwa organizacj? N=56 (organizacje posiadajàce strategi zarzàdzania wiedzà) Program zarzàdzania wiedzà jest w trakcie wdra ania 31% Rozpatrujemy czy istnieje potrzeba wdro enia takiego programu 28% Nie mamy takiego programu / Nie rozpatrywaliêmy potrzeby jego wdro enia 26% Program zarzàdzania wiedzà zosta wdro ony 15% RozpatrywaliÊmy czy istnieje potrzeba jego wdro enia i zdecydowaliêmy go nie wdra aç 0% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 1 Knowledge Management Research Report 2000, KPMG Consulting 1999.

8 6 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy Znaczenie zarzàdzania wiedzà dla naczelnego kierownictwa ZapytaliÊmy respondentów o nastawienie kierownictwa do inicjatywy zarzàdzania wiedzà. Po owa z nich stwierdzi a, i naczelne kierownictwo przyk ada wysokà wag do zarzàdzania wiedzà. Co czwarty respondent uwa a, i jest ona Êrednia", a co piàty, e jest ona bardzo wysoka". Niskà" lub bardzo niskà" wag do zarzàdzania wiedzà deklaruje àcznie zaledwie 5 procent respondentów. Jakà wag naczelne kierownictwo przywiàzuje do efektywnego zarzàdzania wiedzà i wykorzystania kapita u intelektualnego? Wysokà 50% Ârednià 26% Bardzo wysokà 19% Niskà 3% Bardzo niskà 0% 10% 20% 30% 40% 50%

9 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy 7 Kto odpowiada za zarzàdzanie wiedzà? Or downicy zarzàdzania wiedzà W przypadku a 42 procent badanych organizacji to Zarzàd najmocniej nalega /nalega na wdro enie zarzàdzania wiedzà. W drugiej kolejnoêci najwa niejszym inicjatorem okaza si wy szy szczebel zarzàdzania (22 procent wskazaƒ). Wed ug mi dzynarodowych badaƒ KPMG sytuacja w krajach wysoko rozwini tych by a odwrotna: to kierownicy wy szego szczebla najsilniej naciskali na wdro enie zarzàdzania wiedzà, a w drugiej kolejnoêci Zarzàd (odpowiednio 41 procent i 32 procent). Departamenty odpowiedzialne za zarzàdzanie wiedzà Zarzàdzanie wiedzà wydaje si byç postrzegane przez respondentów przez pryzmat zarzàdzania zasobami ludzkimi. A 44 procent wskazuje na Dzia HR/Personalny jako ten, który ma/b dzie mia wiodàcà rol w zarzàdzaniu wiedzà. Zalewie 2 procent organizacji wskaza o dzia IT choç badania prowadzone w krajach zachodnich w aênie w dziale IT upatrywa y lidera zarzàdzania wiedzà. Stosunkowo du a liczba wskazaƒ na kilka departamentów àcznie" (25 procent) pokazuje, i organizacje postrzegajà zarzàdzanie wiedzà jako inicjatyw ponad podzia ami, wymagajàcà zaanga owania ze strony ró nych departamentów. Kto w organizacji najmocniej nalega /nalega na wdro enie zarzàdzania wiedzà? Zarzàd Wy szy szczebel zarzàdzania 21% Ró ne 7% Âredni szczebel zarzàdzania 7% Pracownicy 1% Inne / brak odpowiedzi 2 0% 10% 20% 30% 40% 50% W przypadku wdro enia/wdra ania formalnego programu zarzàdzania wiedzà, który departament ma/b dzie mia wiodàcà rol w tym przedsi wzi ciu? Dzia HR / personalny Kilka departamentów àcznie Dzia finansowy Dzia operacyjny Dzia marketingu Dzia B + R (badawczo rozwojowy) Dzia IT Dzia sprzeda y Inny departament 5% 5% 4% 1% 25% 4 44% 1 0% 10% 20% 30% 40% 50%

10 8 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy Dotychczasowe doêwiadczenia z zarzàdzaniem wiedzà KorzyÊci zarzàdzania wiedzà ZapytaliÊmy respondentów o rol, jakà zarzàdzanie wiedzà odgrywa dla osiàgni cia kluczowych celów organizacji. Najwy szà ocen àcznà 8 na skali od 1 do 10 (gdzie 1 to ca kowicie nieistotna, a 10 bardzo istotna ) osiàgnà rozwój pracowników. Potwierdza to naszà wczeêniejszà obserwacj, e kierownictwo polskich przedsi biorstw postrzega zarzàdzanie wiedzà g ównie przez pryzmat zarzàdzania zasobami ludzkimi, a nie przez pryzmat technologii. A 71 procent ankietowanych przyzna o najwy sze oceny (od 8 do 10) w aênie temu obszarowi. Równie w zakresie poprawy innowacyjnoêci, zarzàdzanie wiedzà ma w opinii respondentów du à rol (ogólna ocena 7,6 i 63 procent najwy szych wskazaƒ). Chocia trzecie miejsce zaj y ex equo wzrost zysków i wi ksza koncentracja na potrzebach klientów (po 7,7) wi cej ocen najwy szych zebra ten drugi obszar. Zaskakuje stosunkowo niska àczna ocena przyznana poprawie pozycji konkurencyjnej (7,2) choç w uj ciu procentowym wyprzedza ona zarówno wzrost przychodów jak i redukcje kosztów. Poprawa pozycji konkurencyjnej by a najwy ej oceniona w mi dzynarodowych badaniach KPMG. Jak istotna jest rola efektywnego zarzàdzania wiedzà w odniesieniu do...? % 7,6 7,4 7,4 7,2 7,2 6,9 6,8 6,6 63% 60% 54% 57% 50% 46% 47% 37% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Rozwój pracowników Poprawa innowacyjnoêci Wzrost zysków Wi ksza koncentracja na potrzebach klientów Redukcja kosztów Poprawa pozycji konkurencyjnej Marketing (wizerunek firmy) Wzrost efektywnoêci inwestycji Wzrost przychodów Ocena Êrednia od 1 (ca kowicie nieistotna) do 10 (bardzo istotna) Procentowy udzia najlepszych ocen (8-10)

11 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy 9 Problemy zwiàzane z zarzàdzaniem wiedzà PoprosiliÊmy respondentów o wskazanie najwi kszych problemów zwiàzanych z zarzàdzaniem wiedzà, jakie ich organizacje aktualnie doêwiadczajà. Najcz Êciej, bo a w 64 procentach przypadków by to brak czasu na dzielenie si wiedzà, dalej nat ok informacji, który za problem uznawa o 57 procent respondentów oraz niepotrzebne powtarzanie tych samych czynnoêci (40 procent). Sporadycznie wymieniano takie przeszkody jak: problemy finansowe czy mentalnoêç. Obecne problemy Paƒstwa firmy to: Brak czasu na dzielenie si wiedzà Nat ok informacji Niepotrzebne powtarzanie tych samych czynnoêci Brak wykorzystania technologii do efektywnego dzielenia si wiedzà Niewykorzystanie pomys ów na usprawnienie funkcjonowania organizacji Niewykorzystanie szans rynkowych 21% 35% 33% 40% 57% 64% Inne 6% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% (respondenci mogli wskazaç wi cej ni jednà odpowiedê dlatego podawane wartoêci nie sumujà si do 100 procent) Straty z tytu u nieefektywnego zarzàdzania wiedzà PoprosiliÊmy respondentów by oszacowali straty, jakie ich organizacje ponoszà wskutek nieefektywnego zarzàdzania wiedzà. W wi kszoêci przypadków (65 procent odpowiedzi) spotkaliêmy si z odmowà odpowiedzi lub stwierdzeniem trudno powiedzieç. SpoÊród pozosta ych organizacji najwi cej bo 18 proc. stwierdzi o, e ponosi straty nie przekraczajàce 5 procent rocznych przychodów, kolejne 7 procent oszacowa o je na poziomie od 5 do 10 procent, tyle samo respondentów stwierdzi o, i nie ponosi z tego tytu u adnych strat. Tylko 3 procent respondentów wskaza o na straty w wysokoêci kilkunastu lub kilkudziesi ciu procent ich rocznych przychodów. Na podstawie udzielonych odpowiedzi oraz danych finansowych mo na szacowaç, i Êrednie straty ponoszone rocznie z tytu u nieefektywnego zarzàdzania wiedzà wynoszà dla badanej grupy ponad PLN na 1 zatrudnionego. Jakie straty organizacja ponosi w skali rocznej z tytu u nieefektywnego wykorzystania wiedzy i aktywów niematerialnych (szacunkowo, jako procent rocznych przychodów)? adne 7% Do 5% 18% 5 10% 7% 11 20% 1% Powy ej 20% Nie wiem / trudno powiedzieç 65% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

12 10 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy Zarzàdzanie wiedzà a technologia Poziom zastosowania nowoczesnych technologii Technologia sama w sobie nie mo e byç uto samiana z programem zarzàdzania wiedzà. Ma ona natomiast za zadanie wspieranie inicjatyw zarzàdzania wiedzà zw aszcza w du ych zdywersyfikowanych organizacjach. SpoÊród szeregu technologii o stosowanie których spytaliêmy respondentów najwi cej korzysta z Internetu (98 procent), Intranetu (79 procent) oraz portali korporacyjnych (75 procent). Ponad 50 procent wskazuje na stosowanie hurtowni danych, systemów zarzàdzania dokumentami, w asnych systemów do zarzàdzania wiedzà oraz systemów wspomagania decyzji. Najrzadziej stosowane sà natomiast systemy zarzàdzania zawartoêcià (CMS), extranety, systemy lokalizacji expertów/wiedzy oraz systemy sztucznej inteligencji. Z których z poni ej wymienionych technologii Paƒstwa organizacja aktualnie korzysta? Internet 98% Intranet Portale 75% 79% Hurtownie danych (Data werehousing/mining) Systemy zarzàdzania dokumentami (Document Management System /Workflow) W asne systemy do zarzàdzania wiedzà (Dedicated KM tools/software) Systemy wspomagania decyzji (Decision support) Systemy CRM Systemy wspomagajàce prac grupowà (Groupware/virtual teams) 64% 63% 57% 51% 45% 4 E-learning Systemy MRPI/ERP 34% 3 Systemy zarzàdzania zawartoêcià (Content Management Systems) Ekstranet Systemy lokalizacji ekspert wiedzy (Expertise/Experts Location Systems) Systemy sztucznej inteligencji (Artificial intelligence) 19% 8% 0% 20% 40% 60% 80% 100% (respondenci mogli wskazaç wi cej ni jednà odpowiedê dlatego podawane wartoêci nie sumujà si do 100 procent)

13 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy 11 Najbardziej i najmniej skuteczne technologie w zarzàdzaniu wiedzà Za najbardziej skuteczne technologie respondenci uznajà kolejno: Intranet (46 procent), Internet (44 procent), systemy obiegu dokumentów (42 procent) i systemy CRM (33 procent). Mo na zauwa yç korelacje pomi dzy ocenami zdecydowanie skuteczne, a znajomoêcià poszczególnych rozwiàzaƒ technologicznych. Technologie powszechnie znane i stosowane uzyska y zdecydowanie lepsze oceny ni te mniej rozpowszechnione. Które z poni szych technologii sà skuteczne lub nieskuteczne z punktu widzenia zarzàdzania zasobami informacyjnymi organizacji? Intranet Internet Systemy obiegu dokumentów Systemy CRM Systemy MRPI/ERP Hurtownie danych Systemy wspomagania decyzji W asne systemy do zarzàdzania wiedzà Systemy wspomagajàce prac grupowà Portale Extranet E-learning Systemy lokalizacji ekspertów/wiedzy Systemy zarzàdzania zawartoêcià CMS Systemy sztucznej inteligencji 9% 1% 1% 0% 4% 1% 0% 3% 28% 13% 11% 15% 29% 16% 8% 1% 25% 1 3% 17% 4% 13% 1% 11% 3% 5% 33% 38% 37% 35% 36% 36% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 46% 44% 4 Nie wiem / trudno powiedzieç Procent wskazaƒ na zdecydowanie nieskuteczne Procent wskazaƒ na zdecydowanie skuteczne 43% 46% (respondenci mogli wskazaç nast pujàce odpowiedzi: zdecydowanie skuteczne, raczej skuteczne, zdecydowanie nieskuteczne, raczej nieskuteczne, nie wiem / trudno powiedzieç

14 12 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy Rozwój technologii Technologie, jakie respondenci wykorzystujà do zarzàdzania swoimi zasobami informacyjnymi to w 25 procentach efekt ewolucji, w 12 procentach wynik od poczàtku do koƒca zaplanowanego i przemyêlanego procesu, a w 61 procentach àczny efekt procesu ewolucyjnego i planowanego. MyÊlàc o technologii, którà organizacja wykorzystuje do zarzàdzania informacjami, mo na jà opisaç jako... Efekt ewolucji 25% Specjalnie w tym celu zaprojektowany system 1 Jedno i drugie po trochu 61% Inne 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

15 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy 13 Organizacyjne aspekty zarzàdzania wiedzà Inicjatywy zarzàdzania wiedzà Ze wszystkich inicjatyw organizacyjnych z zakresu zarzàdzania wiedzà najwi kszà popularnoêcià cieszy si projektowanie/doskonalenie procesów zarzàdzania wiedzà oraz programy dzielenia si dobrymi praktykami (po 89 procent wskazaƒ). Z inicjatyw ju zrealizowanych najwi cej respondentów ponownie wskaza o dzielenie si dobrymi praktykami (43 procent) oraz benchmarking (36 procent). W ciàgu najbli szego roku najwi kszy odsetek respondentów zamierza skoncentrowaç si na projektowaniu/doskonaleniu procesów zarzàdzania wiedzà (39 procent), szkoleniach i warsztatach z zakresu zarzàdzania wiedzà (38 procent) oraz opracowaniu strategii zarzàdzania wiedzà (31 procent). W dalszej perspektywie priorytetowymi inicjatywami mogà si staç: tworzenie map wiedzy (44 procent), wdra anie narz dzi do pomiaru efektywnoêci wykorzystania aktywów niematerialnych (43 procent) oraz ustanowienie formalnych procedur zarzàdzania wiedza i audyty wiedzy (po 39 procent wskazaƒ). Czy w organizacji ponoszone\planowane sà inwestycje w zarzàdzanie wiedzà w obszarach? Projektowanie/doskonalenie procesów zarzàdzania wiedzà 17% 39% 33% Program dzielenia si dobrymi praktykami Ustanowienie formalnych procedur zarzàdzania wiedzà Szkolenia warsztaty z zakresu zarzàdzania wiedzà Opracowanie strategii zarzàdzania wiedzà Ustanowienie formalnych sieci wymiany wiedzy Audyt wiedzy 43% 26% 20% 26% 39% 21% 38% 28% 21% 31% 35% 25% 37% 18% 39% System motywowania / wynagradzania pracowników za dzielenie si wiedzà 34% Powo anie jednostek / osób dedykowanych do zarzàdzania wiedzà 33% Tworzenie map wiedzy 9% 24% 44% Benchmarking Wdra anie narz dzi do pomiaru efektywnoêci wykorzystania aktywów niematerialnych Tworzenie i rozwój wspólnot praktyków Inne 36% 18% 15% 18% 43% 16% 14% 40% 13% 18% 2 Zrealizowane W ciàgu jednego roku Póêniej 0% 20% 40% 60% 80% 100%

16 14 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy Podsumowanie Ostatnim krokiem badania by a ocena poziomu zarzàdzania wiedzà w polskich przedsi biorstwach. W tym celu poprosiliêmy respondentów o dokonanie samooceny, a nast pnie porównaliêmy uzyskane w ten sposób odpowiedzi z metodologià KPMG Knowledge Managament Journey, obejmujàcà pi ç etapów rozwoju organizacyjnego od chaosu (knowledge chaotic) do systemu (knowledge centric). KPMG Knowledge Managament Journey 1 Etap chaosu (knowledge chaotic), w którym nie wyst puje powiàzanie zarzàdzania wiedzà z celami organizacji, a wykorzystanie wiedzy w praktyce ma charakter przypadkowy i nieformalny. 2 Etap ÊwiadomoÊci (knowledge aware), charakteryzujàcy si prowadzeniem pilota owych projektów z zarzàdzania wiedzà oraz ÊwiadomoÊcià co do potrzeby intensywniejszego wykorzystania wiedzy w prowadzonej dzia alnoêci. 3 Etap ukierunkowania (knowledge focused), gdzie zauwa alny jest zwiàzek pomi dzy procedurami i narz dziami wykorzystywanymi w zarzàdzaniu wiedzà, a korzyêciami jakie ma z tego organizacja. 4 Etap zarzàdzania (knowledge managed), charakteryzujàcy si tym, e organizacja dysponuje wdro onymi procedurami i narz dziami zarzàdzania wiedzà, ale wcià napotyka na problemy technologiczne lub kulturowe. 5 Etap systemowego zintegrowania (knowledge centric), gdzie zarzàdzanie wiedzà jest integralnà cz Êcià procesów operacyjnych, a zasoby wiedzy znajdujà odzwierciedlenie w wartoêci organizacji.

17 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy 15 Poziom rozwoju badanych organizacji z perspektywy zarzàdzania wiedzà - samoocena Respondenci zostali poproszeni o wybranie zdania, które najlepiej ilustruje obecny stan ich organizacji. Z uzyskanych odpowiedzi wy ania si pozytywny obraz zarzàdzania wiedzà w polskich organizacjach poniewa stwierdzenia 4 i 5 odpowiadajàce dwóm najwy szym poziomom rozwoju organizacyjnego (knowledge managed i knowledge centric) wskaza o odpowiednio 16 i 18 procent badanych, natomiast stwierdzenie 1 odpowiadajàce poziomowi chaosu wskaza o zaledwie 13 procent. Prosz wskazaç zdanie, które najlepiej oddaje sytuacje panujàcà w Paƒstwa organizacji: 1. Nie przywiàzujemy du ej wagi do zarzàdzania wiedzà 13% 2. ÂwiadomoÊç i funkcjonowanie zarzàdzania wiedzà nie obejmuje ca ej organizacji, ale przeprowadziliêmy kilka pilota owych projektów z tego zakresu 2 3. Stosujemy metody i narz dzia do zarzàdzania wiedzà, widaç ju pewne korzyêci biznesowe p ynàce z tych dzia aƒ 28% 4. Wdro yliêmy zintegrowany zestaw rozwiàzaƒ i narz dzi z zakresu zarzàdzania wiedzà, ale wcià stojà przed nami pewne kwestie techniczne i kulturowe, które wymagajà rozwiàzania 16% 5. Zarzàdzanie wiedzà jest integralnà cz Êcià organizacyjnych i biznesowych procesów oraz indywidualnych zakresów obowiàzków, w sposób widoczny przek ada si na wyniki ca ej organizacji 18% adne z powy szych 3% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%

18 16 Zarzàdzanie wiedzà w Polsce Raport badawczy Poziom rozwoju badanych organizacji z perspektywy zarzàdzania wiedzà - ocena KPMG Znajàc zrealizowane i planowane inicjatywy zarzàdzania wiedzà mogliêmy w sposób obiektywny okreêliç poziom rozwoju badanych organizacji korzystajàc z Knowledge Management Journey. W momencie badania, 61 procent organizacji pozostawa o na najni szym poziomie - chaosu, dalsze 14 procent organizacji osiàgn o poziom ÊwiadomoÊci, a 24 procent poziom ukierunkowania. Zaledwie 1 procent badanych osiàgn o poziom czwarty zarzàdzania wiedzà, na którym dysponuje si ju wdro onymi procedurami i narz dziami zarzàdzania wiedzà, ale wcià napotyka si na pewne problemy technologiczne lub kulturowe. adne badane przedsi biorstwo nie osiàgn o natomiast poziomu najwy szego systemowego zintegrowania. Wyniki te stojà w sprzecznoêci z pozytywnà ocenà samych respondentów przedstawionà wczeêniej. Po uwzgl dnieniu planowanych w ciàgu 1 roku inwestycji w zarzàdzanie wiedzà mo na prognozowaç, i na poziomie pierwszym i drugim (chaosu i ÊwiadomoÊci) pozostanie po 18 procent organizacji, poziom ukierunkowania osiàgnie 57 procent, a poziom zarzàdzania i systemowego zintegrowania odpowiednio 4 i 3 procent. Natomiast uwzgl dniajàc inwestycje w dalszej przysz oêci na dwóch najni szych poziomach przewidywane jest pozostanie 6 procent organizacji. Szacuje si, i dwa najwy sze poziomy systemowego zintegrownia i zarzàdzania wiedzà ma szanse osiàgnàç odpowiednio 28 i 14 procent Obecny i prognozowany poziom rozwoju polskich organizacji wed ug Knowledge Management Journey 100% 80% 1% 24% 3% 4% 57% 28% Knowledge Centric 60% 14% 14% Knowledge Managed Knowledge Focused Knowledge Aware 40% 61% 5 Knowledge Chaotic 18% 20% 0% Stan obecny 18% Stan prognozowany w ciàgu 1 roku 4% Stan prognozowany w dalszej przysz oêci

19

20 KPMG Sp. z o.o. ul. Ch odna Warszawa Polska Tel Fax Informacje zawarte w niniejszej publikacji majà charakter ogólny i nie dotyczà sytuacji konkretnej firmy. Ze wzgl du na szybkoêç zmian zachodzàcych w polskim prawodawstwie prosimy o upewnienie si w dniu zapoznania si z niniejszà publikacjà, czy informacje w niej zawarte sà wcià aktualne. Przed podj ciem konkretnych decyzji proponujemy skonsultowanie ich z naszymi doradcami KPMG Sp. z.o.o., the Polish member firm of KPMG International, a Swiss cooperative. Wszelkie prawa zastrzezone. Zaprojektowane przez KPMG Sp. z o.o. Wydrukowano w Polsce.