ZAPYTANIE OFERTOWE na zarządzanie projektem szkoleniowym oznaczenie CPV:

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE na zarządzanie projektem szkoleniowym oznaczenie CPV: Mazurskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe ul. Nadbrzeżna 15, Giżycko, w związku z realizowanym projektem: Rozwój Kadry MOPR w Giżycku współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działania 8.1. Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla Przedsiębiorstw, /wartośd projektu ok ,00 PLN/ /czas realizacji projektu r./ zaprasza do złożenia oferty na zarządzanie projektem szkoleniowym. 1. Zamawiający Mazurskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe ul. Nadbrzeżna 15, Giżycko NIP: REGON: tel biuro@mopr.com.pl 2. Przedmiot zamówienia Usługa z zakresu zarządzania projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach POKL, Oznaczenie CPV: , w następujących obszarach: a) realizowanie Projektu zgodnie z wytycznymi dla POKL i zawartą umową, b) stworzenie i nadzorowanie przepływów finansowych w projekcie, c) kompleksowe rozliczanie formalno - finansowe Projektu w ramach działania 8.1 w POKL, d) prawidłowe przygotowanie wymaganych dokumentów wskazanych w umowie o dofinansowanie, e) przekazywanie informacji do Instytucji Pośredniczącej o dokonywanych zmianach w Projekcie, f) kontrolę nad gromadzoną dokumentacją, g) monitorowanie dokumentów w zakresie: kosztów, wydatków ponoszonych w Projekcie i ich kwalifikowalności, osiągania wskaźników produktu i rezultatu, h) tworzenie dla Zamawiającego uzasadnienia do ewentualnego aneksowania umowy na realizację Projektu, i) rejestrowanie procesów zmian u uczestników, j) tworzenie pełnej dokumentacji do wyboru poszczególnych wykonawców w Projekcie (ogłoszenia, regulaminy, uzasadnienia, etc.) a także doradztwo w tym zakresie, k) współpracę z dostawcami materiałów i usług, l) realizacja zadao związanych z obowiązkową promocją Projektu oraz wybór firmy, która zaprojektuje i wykona teczki, notatniki i długopisy z jednolitą szatą graficzną opracowaną dla projektu, a także nadzór nad wykonaniem ww. materiałów piśmienniczych m) udział w Grupie Sterującej (przedstawiciele Zamawiającego i Wykonawcy), która min. raz na kwartał będzie spotykad się w celu omawiania postępów realizacji projektu i wspólnego podejmowania decyzji dotyczących realizacji projektu, n) organizacja szkolenia dla personelu projektu z zakresu równości szans płci w kontekście problematyki projektu o) realizacja wszystkich innych działao z zakresu zarządzania m.in.:

2 pomoc w dostosowaniu systemu księgowego do wymogów wynikających z wytycznych do kwalifikowalności wydatków w ramach POKL, /wyodrębnienie rachunku, wydzielenie ewidencji finansowo- księgowej poniesionych wydatków, opis faktur itp.), zbieranie wszelkich niezbędnych danych do sprawozdawczości, sporządzanie sprawozdawczości merytorycznej i finansowej zgodnie z okresami sprawozdawczymi, sporządzanie wniosków o płatnośd, rozliczenie koocowe, /zakooczenie rzeczowe i finansowe projektu/ współpraca z trenerami oraz z Instytucją Pośredniczącą w zakresie umów/faktur, przygotowania dokumentacji i obiegu dokumentów, realizacja zapisów prawa w POKL w zakresie archiwizowania dokumentów źródłowych, reprezentowanie Zamawiającego przed kontrolą Instytucji Pośredniczącej II stopnia zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a także przepisami szczegółowymi, wytycznymi oraz interpretacjami związanymi z wydatkowaniem środków z funduszy Unii Europejskiej. 3. Dodatkowe informacje na temat opisu przedmiotu zamówienia: Oferent odpowiedzialny będzie za zarządzanie projektem Rozwój Kadry MOPR w Giżycku realizowanym na potrzeby pracowników Mazurskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego przy założeniach: a) W szkoleniach będą brad udział pracownicy Mazurskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego łącznie 104 uczestników, podzielonych na 11 grup szkoleniowych (liczebnośd grup: od 4 do 18 osób) b) Cele projektu: Wzrost kwalifikacji u min. 90% osób w grupie 16 pracowników i 2 pracownic zatrudnionych w MOPR na terenie województwa warmiosko-mazurskiego poprzez realizację szkoleo kwalifikacyjnych w okresie III 2013 IV 2014, w tym: - uzyskanie nowych kwalifikacji zawodowych związanych z ratownictwem wodnym u min. 90% osób w grupie 18 osób zatrudnionych w MOPR - podniesienie kompetencji informatycznych u min. 90% osób w grupie 12 osób zatrudnionych w MOPR - podniesienie kompetencji interpersonalnych u min. 90% osób w grupie 18 osób zatrudnionych w MOPR c) Tematyka szkoleo: - Szkolenia kwalifikacyjne (łącznie 64 uczestników, 8 szkoleo), w tym kurs prawa jazdy kat B+E i C+E, obsługa urządzeo wysokociśnieniowych, operator bliskiego zasięgu SRC, Kurs dyspozytora centrów Ratowniczych, Kurs Pierwszej Pomocy w stanach zagrożenia życia, Kurs nurka zawodowego III klasy szkolenia stacjonarne w Giżycku i wyjazdowe na terenie Polski - Szkolenie ICT zakooczone uzyskaniem certyfikatu ECDL Core (łącznie 12 uczestników, 1 szkolenie 7-modułowe) szkolenie stacjonarne w Giżycku - Szkolenia interpersonalne (łącznie 30 uczestników, 2 szkolenia) szkolenia stacjonarne w Giżycku d) Terminy realizacji szkoleo: marzec 2013r. kwiecieo 2014, dokładana data do ustalenia.

3 e) Miejsce przeprowadzenia szkoleo: w miarę możliwości szkolenia będą realizowane w Giżycku, w przypadku szkoleo specjalistycznych dopuszczalna realizacja na terenie całego kraju f) Czas trwania i harmonogram godzinowy szkoleo (minimum): Dzieo szkoleniowy trwa 6 8 h, w przypadku szkoleo komputerowych: 2 8 godzin Łączna liczba godzin szkoleniowych wynosi 629 h w tym: 449 h szkoleo kwalifikacyjnych; 220 h szkoleo komputerowych; 324 h szkoleo interpersonalnych. UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany tematyki szkoleo w trakcie realizacji projektu, jeżeli będzie to wynikało z bieżącej analizy zapotrzebowania Zamawiającego. Uwaga! Z postępowania wykluczeni są oferenci, którym na mocy Wytycznych MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zamawiający nie może udzielid zamówienia. Mazurskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Mazurskie Ochotniczym Pogotowiem Ratunkowym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązao w imieniu Mazurskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego lub osobami wykonującymi w imieniu Mazurskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeoskim, w stosunku pokrewieostwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieostwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oferent razem z ofertą musi złożyd stosowne oświadczenie o braku powiązao osobowych i kapitałowych z Zamawiającym. Oferty nie zawierające stosownego oświadczenia zostaną odrzucone i nie będą oceniane. 4. Miejsce realizacji zamówienia: Siedzibą Biura Projektu jest siedziba Zamawiającego: Mazurskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego w Giżycku /11-500/ ul. Nadbrzeżna 15 w terminie: r. Zaznacza się, że nie będą zwracane koszty dojazdu do siedziby Zamawiającego. 5. Kryteria wyboru oferty: Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: Kryteria Waga Cena 50% Doświadczenie Oferenta w kompleksowym zarządzaniu i rozliczaniu projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu 25% Społecznego w ramach Działania 8.1 PO KL dla organizacji/firm i ich pracowników

4 Doświadczenie Oferenta w realizacji projektów szkoleniowych dla organizacji i ich pracowników w 25% ramach Działania 8.1. PO KL Ogółem uzyskane punkty/wynik: 100% Ponadto Oferent musi zagwarantowad, że zapewni odpowiednio doświadczoną, wykształconą i przeszkoloną (w tym z równości płci w projektach) kadrę zarządzającą projektem składającą się z kobiet i mężczyzn z minimum 3-letnim doświadczeniem na stanowisku pracy, którzy zapewnią prawidłowe wykonanie zadao przewidzianych dla Wykonawcy, o których mowa powyżej. W skład zespołu (min. 2-osobowego) muszą wchodzid osoby, które posiadają: - wiedzę i praktyczne doświadczenia w zakresie metodologii zarządzania projektami (u min. 1 osoby wymagany certyfikat PRINCE2) - bardzo dobrą znajomośd dokumentów i szczegółowych wytycznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków EFS w ramach PO KL, - praktyczną znajomośd aplikacji niezbędnych do realizacji i rozliczania projektu w ramach PO KL, - komunikatywnośd i umiejętności pracy w zespole, - umiejętnośd redagowania pism, - doświadczenie organizacyjne w kierowaniu zespołami, współpracy z podmiotami zewnętrznymi, W skład zespołu musi wchodzid zaplecze eksperckie, w tym. minimum 1 radca prawny z doświadczeniem w projektach PO KL oraz minimum 1 ekspert w zakresie podatków, księgowości i rachunkowości Na potwierdzenie tego faktu Oferent na żądanie Zamawiającego na etapie oceny ofert zobowiązany będzie do przesłania cv kandydatów na poszczególne stanowiska. a) Wynik za poszczególne kryteria zostanie zsumowany i będzie stanowid koocową ocenę oferty. b) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą koocową ocenę. c) Jeżeli cena oferty najkorzystniejszej przekracza kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyd na udzielenie zamówienia zgodnie z budżetem projektu, Zamawiający może podjąd negocjacje cenowe z Oferentem. Jeżeli w wyniku negocjacji nie uda się ustalid ceny mieszczącej się w budżecie projektu, Zamawiający może wybrad następną ofertę o najwyższej wartości punktowej, jeżeli cena zawarta w tej ofercie nie będzie przekraczad kwoty, którą Zamawiający może przeznaczyd na udzielenie zamówienia, albo zakooczyd postępowanie bez wyboru Wykonawcy i ogłosid kolejne postępowanie. d) Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawia w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania jako miesięczny ryczałt za realizację usługi wyrażony w kwocie brutto w PLN. e) Wszystkie koszty związane z realizacją niniejszego zamówienia powinny byd skalkulowane w cenie oferty. 6. Sposób przygotowania oferty: a) Oferta powinna zawierad Wypełniony Formularz oferty przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

5 b) Ofertę należy sporządzid w języku polskim, w formie pisemnej, umieścid w zabezpieczonej kopercie i opisanej w następujący sposób: nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres Oferenta, z adnotacją OFERTA do Zapytania ofertowego zarządzanie projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach POKL. 7. Miejsce i termin złożenia ofert a) Ofertę na zarządzanie finansowe projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach POKL należy złożyd do dnia do godz do siedziby Zamawiającego, osobiście lub przesyłką pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Za datę złożenia oferty przyjmuje się datę wpływu do siedziby Zamawiającego. b) Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. 8. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej ofert a) O wyborze oferty Zamawiający poinformuje wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty w postępowaniu. b) Oferta nie spełniająca wymogów formalnych oraz nie spełniająca wymaganego minimum w poszczególnych kryteriach oceny ofert określonych w niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. d) Zawarcie umowy z wybranym Wykonawcą nastąpi bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania ofertowego na każdym etapie postępowania. Osoba upoważniona do kontaktu z Oferentami: p. Jarosław Sroka Dyrektor Biura MOPR ul. Nadbrzeżna 15, Giżycko mail: biuro@mopr.com.pl tel./fax.: (87) Załączniki: 1. Formularz oferty 2. Wykaz wykonanych usług 3. Kryteria wyboru oferty 4. Oświadczenie o braku powiązao kapitałowych lub osobowych

6 Załącznik 1 FORMULARZ OFERTY Nawiązując do zapytania ofertowego składamy/składam ofertę na usługę ZARZĄDZANIA PROJEKTEM ROZWÓJ KADRY MOPR W GIŻYCKU. Zarejestrowana nazwa Wykonawcy/imię i nazwisko: Zarejestrowany adres Wykonawcy/adres zamieszkania: Ulica... nr domu / lokalu... kod... miejscowośd... powiat... województwo... tel.:... fax:... REGON:... NIP:... Oferujemy/ę wykonanie zamówienia zgodnie z zapisami zapytania ofertowego za łączną kwotę brutto:. PLN (słownie:.. PLN), tj. miesięczny ryczałt PLN (słownie:. PLN) x 14 miesięcy realizacji projektu 1. Oświadczamy, że podana w ofercie stawka podatku od towarów i usług VAT jest zgodna z przepisami Ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 353 z 2004r.). 2. Cena podana w ofercie obejmuje wszelkie koszty związane z powyższym zamówieniem. 3. Wykonawca oświadcza, że jest / nie jest* płatnikiem podatku VAT. (* niepotrzebne skreślid) 4. W przypadku wygrania zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do podpisania umowy w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. 5. Wykonawca oświadcza, że nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub, że uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności. 6. Wykonawca oświadcza, że do realizacji zamówienia zapewni odpowiednio doświadczoną, wykształconą i przeszkoloną (w tym z równości płci w projektach) kadrę zarządzającą projektem składającą się z kobiet i mężczyzn z minimum 3-letnim doświadczeniem na stanowisku pracy, którzy zapewnią prawidłowe wykonanie zadao przewidzianych dla Wykonawcy, o których mowa powyżej. W skład zespołu (min. 2-osobowego) będą wchodzid osoby, które posiadają: - wiedzę i praktyczne doświadczenia w zakresie metodologii zarządzania projektami (u min. 1 osoby wymagany certyfikat PRINCE2)

7 - bardzo dobrą znajomośd dokumentów i szczegółowych wytycznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków EFS w ramach PO KL, - praktyczną znajomośd aplikacji niezbędnych do realizacji i rozliczania projektu w ramach PO KL, - komunikatywnośd i umiejętności pracy w zespole, - umiejętnośd redagowania pism, - doświadczenie organizacyjne w kierowaniu zespołami, współpracy z podmiotami zewnętrznymi, W skład zespołu będzie wchodzid zaplecze eksperckie, w tym. minimum 1 radca prawny z doświadczeniem w projektach PO KL oraz minimum 1 ekspert w zakresie podatków, księgowości i rachunkowości. Wykonawca na wezwanie Zamawiającego przedstawi CV osób, które zostaną zaangażowane do realizacji zamówienia. 7. Wykonawca wyraża zgodę na przeprowadzenie wszelkich badao mających na celu sprawdzenie oświadczeo, dokumentów i przedłożonych informacji oraz wyjaśnieo finansowych i technicznych, przez Zamawiającego lub jego upoważnionych przedstawicieli. 8. Do kontaktów z Zamawiającym w czasie trwania postępowania o udzielenie zamówienia wyznaczamy (imię i nazwisko) Oświadczamy, że jesteśmy związani naszą ofertą przez 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Załącznikami do niniejszej oferty są: (Należy wymienid wszystkie dokumenty składające się na ofertę) 1)... 2)... 3)... 4)... 5)... Dnia (pieczęd Wykonawcy i podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy)

8 Załącznik 2 WYKAZ WYKONANYCH USŁUG L.p. Tytuł projektu Okres realizacji Krótka charakterystyka projektu Opis zadao realizowanych przez Wykonawcę Liczba uczestników Wartośd projektu Oferent musi wykazad, że wykonał co najmniej 3 usługi związane z kompleksowym zarządzaniem i rozliczaniem projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 8.1 PO KL na łączną wartośd minimum ,00 PLN dla organizacji/firm i ich pracowników. Oferent musi wykazad, że wykonał co najmniej 3 usługi związane z zarządzaniem projektów szkoleniowych dla organizacji/firm i ich pracowników, które ukooczyło zgodnie z planem minimum 50 osób.

9 Załącznik 3 KRYTERIA WYBORU OFERTY Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: L.p. Kryteria Punkty (1-50) 1. Cena Cena badanej oferty Liczba punktów = Cena najniższa x Doświadczenie Oferenta w kompleksowym zarządzaniu i rozliczaniu projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 8.1 PO KL dla organizacji/firm i ich pracowników 30 pkt - zarządzanie i rozliczanie projektów na łączną wartośd ,00 PLN i więcej 25 pkt zarządzanie i rozliczanie projektów na łączną wartośd powyżej ,00 PLN do ,00 PLN 20 pkt zarządzanie i rozliczanie projektów na łączną wartośd powyżej ,00 PLN do ,00 PLN 15 pkt zarządzanie i rozliczanie projektów na łączną wartośd powyżej ,00 PLN do ,00 PLN 10 pkt zarządzanie i rozliczanie projektów na łączną wartośd powyżej ,00 PLN do ,00 PLN 5 pkt zarządzanie i rozliczanie projektów na łączną wartośd powyżej ,00 PLN do ,00 PLN Waga Wynik 50% % Doświadczenie Oferenta w realizacji projektów szkoleniowych dla organizacji i ich pracowników w ramach Działania 8.1. PO KL: 20 pkt zarządzanie projektami, które ukooczyło więcej niż 350 osób 15 pkt zarządzanie projektami, które ukooczyło osób 10 pkt zarządzanie projektami, które ukooczyło osób 5 pkt zarządzanie projektami, które ukooczyło osób Ogółem uzyskane punkty/wynik: 100% 20% 5 20

10 Załącznik 4 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAO KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH Ja niżej podpisany(a)... oświadczam, że nie jestem / Wykonawca 1 nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązao w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeoskim, w stosunku pokrewieostwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięd, synowa), w stosunku pokrewieostwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeostwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. dnia.... Podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy 1 Nie potrzebne usunąd lub skreślid.