Specyfikacja handlowa systemu CRM

Transkrypt

1 Specyfikacja handlowa systemu CRM Kwiecień 2010

2 Ogólne informacje o systemie i o nas. System CRM-BusinessNet powstał dla potrzeb polskiego klienta, aby wypełnid lukę braku integracji pomiędzy aplikacjami ERP/MRP. Nasze wieloletnie doświadczenie w zakresie wdrażania aplikacji handlowych, księgowych, produkcyjnych w wielu branżach wytworzyło wielokrotną potrzebę programowania specjalnych modułów. Te małe aplikacje wykorzystujemy do transferu, wymiany i publikacji danych. W przypadkach tych nasi programiści tworzyli niezależne protezy dla potrzeb konkretnego klienta, było to kłopotliwe dla obu stron w zakresie utrzymania i modyfikacji. Doszliśmy do wniosku, że najlepszym rozwiązaniem problemów będzie zaprojektowanie jednej wielomodułowej aplikacji opartej na silniku MS SQL. W tej chwili jesteśmy już zintegrowani z 6 systemami klasy ERP, nasza funkcjonalnośd każdorazowo uzupełnia, wzmacnia aplikacje innych producentów. Taki jest nasz cel, nie chcemy konkurowad z dobrymi i sprawdzonymi systemami, tworzymy aplikację wspomagającą, szybką w integracji w istniejącym środowisku informatycznym i biznesowym. ul. Żurawia 32/34, Warszawa Strona 2 z 9 Warszawa, kwiecień 2010

3 A. Ekran główny handlowca/managera/klienta Najważniejsze zadania na dziś Baza klientów, prospektów Magazyn (stany, nr partii, nr seryjne, itp.) Panel promocji Tablica ogłoszeń Opracowany przez naszych grafików interface jest tylko propozycją wyglądu naszego CRM. Zarówno elementy graficzne, układ oraz wybór segmentów/modułów funkcjonalnych możemy dostosowad do potrzeb użytkowników. Zawsze staramy się uzyskiwad efekt przejrzysty i estetyczny. Ekran główny został zoptymalizowany pod względem najczęściej wdrażanych funkcjonalności. Operator systemu autoryzując się swoim hasłem uzyskuje widok zgodny z profilem grup użytkowników (administrator, sprzedawca, manager sprzedaży, dyrektor). Dla firm z rozbudowaną siecią sprzedaży przewidziane są opcjonalne profile (klient docelowy, partner handlowy). W zależności od specyfiki działalności i parametrów profilu można włączad/wyłączad publikację wybranych danych lub konkretnych sekcji (np. stan magazynu, ranking, itp.) ul. Żurawia 32/34, Warszawa Strona 3 z 9 Warszawa, kwiecień 2010

4 B. Windykacja kontrahentów Moduł umożliwia pełną synchronizację windykacji w strukturze przedsiębiorstwa. W trybie On-line pracownicy terenowi, kierownicy handlowi, dział księgowości mogą wspólnie pracowad nad ściąganiem zaległych i bieżących zapłat za towary i usługi. Każda nowo wystawiona FV od razu może byd widoczna w systemie CRM. System zapewnia możliwośd analizowania i aktualizowania danych także w strukturze wielodziałowej gdzie równocześnie prowadzona jest sprzedaż i windykacja należności. Często wynagradzanie handlowców dodatkowo uwarunkowane jest ściągalnością płatności od klientów system ułatwia codzienną pacę. Podczas wdrożenia możemy zdefiniowad odpowiednie widoki i gradację zgodnie z obowiązującymi w Paostwa firmie zasadami np.: - raport z faktur, które przepadną handlowcowi - automatyczny mailing windykacyjny/przypominający, itp. - lista dokumentów do windykacji w danym tygodniu, dniu - blokady sprzedaży przelewowej, Definiowanie różnych widoków windykacji (np. wiekowanie w zdefiniowanych przedziałach czasowych) Inne funkcje modułu windykacji: - wydruk wezwania do zapłaty/potwierdzenia salda, itp. - przyjecie wpłaty gotówkowej wraz z wystawieniem KP - rejestracja komentarzy, informacji uzyskanych od klienta, (co i kiedy zostanie zapłacone) ul. Żurawia 32/34, Warszawa Strona 4 z 9 Warszawa, kwiecień 2010

5 C. Ranking sprzedaży Nasz CRM na bieżąco śledzi i publikuje rankingi sprzedaży, informacje o realizacji targetów handlowych. Ułatwia to pracę handlowców, oddziałów, grup i pionów handlowych. Inne funkcje analiz sprzedaży: - obsługa wewnętrznych konkursów sprzedaży - śledzenie poziomu sprzedaży (syntetyczne, grupa towarowa, grupy kontrahentów, regiony, pojedyncze towary i usługi, charakterystyki, cechy + 20 innych parametrów) - kontrola wielopoziomowych budżetów sprzedaży, kosztów, wyników - możliwośd publikowania trendów, śledzenia zmian, itp. - analizy szczegółowe pojedynczego handlowca (dobrze/słabo sprzedawane towary; aktywnośd handlowa- statystyki odwiedzin, prezentacji, itp.) ul. Żurawia 32/34, Warszawa Strona 5 z 9 Warszawa, kwiecień 2010

6 D. Zadania handlowca, działania handlowe System umożliwia tworzenie wielopoziomowego drzewa zadaniowego. Mogą to byd zarówno zadania powiązane z produktami, kontrahentami Przykładowy fragment procedury pozyskiwania nowych klientów (prospektów) obowiązująca w Business-Net do kooca 2008 roku. Faza I Cel: pozyskanie nowych Prospektów, zainteresowanie produktami 1. Praca telemarketera Telefoniczne przedstawienie, zainteresowanie oferta produktową klientów z powierzonej bazy kontaktowej - telefon do klienta, kontakt z potencjalną osobą (odpowiednie stanowisko, dział, itp.) - pozyskanie danych kontaktowych (Imię i Nazwisko, mail, telefon itp.) - weryfikacja danych firmowych (nazwa, adres, status prawny, profil, itp.) - wysłanie materiałów handlowych - zlecenie następnego kontaktu (za tydzieo, za 3 dni, itp.) Definiowanie interface operatora, tekstów wiadomości, załączników-folderów, wymaganych pól do uzupełnienia 2. Weryfikacja otrzymania materiałów kontakt telefoniczny - zlecenie następnego kontaktu (za tydzieo, za 3 dni, itp.) 3. Uzupełnienie kartotek prospektów o kontakty personalne - zlecenie następnego kontaktu (za tydzieo, za 3 dni, itp.) ul. Żurawia 32/34, Warszawa Strona 6 z 9 Warszawa, kwiecień 2010

7 Wyznaczenie pól niezbędnych do zamknięcia Fazy I Faza II Cel: nawiązanie bezpośredniego kontaktu prospektem, określenie potrzeb, wstępnych szans sprzedaży, prezentacja 1. Spotkanie z Prospektem - określenie szczegółowego obszaru zainteresowania - określenie planowanego czasu, okresu zakupu, wdrożenia - wyznaczenie zakresu planowanego budżetu - potencjalna konkurencja 2. Przygotowanie prezentacji produktów - parametryzacja bazy testowej - import wybranych produktów klienta - parametryzacja wycinka struktury sprzedaży - ustalenie harmonogramu, wyznaczenie wdrożeniowców 3. Prezentacja produktów - prezentacja aplikacji, porównanie możliwości - prezentacja porównania z konkurencja - 4. Opracowanie oferty cenowej na wybrane produkty - zakres opisowy (dział handlowy) - zakres i specyfikacja techniczna (wdrożenie) - platforma sprzętowa (IT) Wyznaczenie pól niezbędnych do zamknięcia Fazy II ul. Żurawia 32/34, Warszawa Strona 7 z 9 Warszawa, kwiecień 2010

8 E. Inne funkcjonalności 1. Katalog produktowy - pełna integracja z aplikacją magazynowo-sprzedażową oraz serwisem WWW 2. Katalogi kontrahentów, prospektów baz telemarketingowych - import, export z różnych źródeł (Excel, SQL, CSV, stare bazy danych, itp.) - wyszukiwanie filtrowanie przydzielanie do projektów sprzedaży oraz grup handlowych 3. Zamówienia Internetowe - w pełni system zamówieo internetowych automatycznie importowany do systemu sprzedaży - 4. Promocje - Nazwa zbiorcza promocji (jesienna) - Nazwa pojedynczej promocji (Zetalabor + Indurent) - załącznik jpg (zdjęcie) - opis szczegółowy - czas obowiązywania (od/do kalendarz) - kalkulacja oszczędności - jednostki sprzedaży (wybór wskazanych z kartoteki) - załącznik skan ulotki promocyjnej - ilośd do wyczerpania (czytanie stanu magazynowego ) - ilośd jeszcze pozostała (dla indeksów kompletowanych tylko gdy VAT wspólny) - prezent 1 + JPG 2. Pola nie widoczne na profilu klienta - wytyczne dla handlowca - prezent 2 + tylko dla wybranych klientów (przyznaje handlowiec wg wytycznych kierownika np. krem do rąk) - budżet (nowy) promocji ilośd + wartośd (rozdział od góry automatyczny podział na wszystkich handlowców + możliwośd ręcznej edycji) ul. Żurawia 32/34, Warszawa Strona 8 z 9 Warszawa, kwiecień 2010

9 - osoba odpowiedzialna za promocję - techniczne (publikacja/ukrycie) log kiedy i kto klikał 5. Call center Moduł CallCenter umożliwia współpracę telefonu stacjonarnego z PC lub Notebook iem. System współpracuje z telefonami analogowymi (z identyfikacją numeru), cyfrowymi ISDN i systemowymi. Rozszerza identyfikację rozmówcy z cyfrowej do instytucjonalno-personalnej (imię, nazwisko, firma, instytucja). Okno umożliwiające wprowadzenie do systemu krótkiej notatki z rozmowy telefonicznej. Z poziomu notatki system umożliwia wysłanie powiadomienie do wybranych użytkowników o przeprowadzonej rozmowie, zlecenie zadania lub ustalenie terminu spotkania. ul. Żurawia 32/34, Warszawa Strona 9 z 9 Warszawa, kwiecień 2010