Filharmonia Podkarpacka im. Artura Malawskiego w Rzeszowie Rzeszów, ul. Chopina 30, godziny urzędowania: 7:30-16:30 zapytania o cenę

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT W TRYBIE ZAPYTANIA O CENĘ Zamawiający: Tryb: Nazwa postępowania: i Filharmonia Podkarpacka im. Artura Malawskiego w Rzeszowie Rzeszów, ul. Chopina 30, godziny urzędowania: 7:30-16:30 zapytania o cenę Kompleksowa realizacja imprez kulturalnych 55. Muzycznego Festiwalu w Łańcucie w zakresie sceny, oświetlenia, nagłośnienia projekcji wizualnej. Nr ref. postępowania: FP/BK/21/2016. Działając w imieniu zamawiającego niniejszym zapraszam wykonawcę, tj. z siedzibą w przy ul.. do złożenia oferty w ramach zapytania o cenę, Jednocześnie przekazuję następujące informacje: I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 2. Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich. 5. Wykonawca, wykonujący za zgodą Zamawiającego przedmiot zamówienia przy udziale innych jednostek organizacyjnych ponosi pełną odpowiedzialność za ich działanie lub zaniechanie działania, jak za swoje własne działania. 6. Wykonawca odpowiada za wyrządzone szkody, będące następstwem nienależytego wykonania czynności objętych umową w granicach umów starannego działania. 7. Punkt kontaktowy Filharmonia Podkarpacka im. Artura Malawskiego w Rzeszowie, ul. Chopina 30, Rzeszów. tel W przypadku rozwiązania umowy przez Zespół z Zamawiającym dotyczącej wykonania koncertu w wyniku niespełnienia przez Wykonawcę wymogów określonych w niniejszym zapytaniu w tym także riderze zespołów lub innych czynników mających wpływ na powstałe trudności z realizacją koncertu, wszelkie koszty powstałe z roszczeń Zespołu w wyniku rozwiązania umowy zawartej pomiędzy Zespołem a Zamawiającym ponosi Wykonawca. 9. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za scenę i pozostały sprzęt, który będzie wynajęty na czas wykonania przedmiotu umowy. 10. Wykonawca własnym staraniem i na własny koszt zapewnia noclegi dla ekipy obsługującej imprezę. 11. Zamawiający zapewnia dostęp do bieżącej wody podczas imprez oraz ponosi koszt ich poboru. Wykonawca zobowiązany jest wykonać zamówienie w oparciu źródło energii z agregatów prądotwórczych w ramach usługi.

2 12. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty przewidującej inny niż określony sposób wykonania zamówienia. 13. Ustala się następujące warunki płatności: - wartość całkowita przedmiotu umowy ani ceny nie będą waloryzowane w okresie realizacji umowy, - należne wykonawcy wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktury VAT, dostarczonej do siedziby zamawiającego w terminie 21 dni od dnia dostarczenia faktury, - faktury powinny być adresowane na adres Zamawiającego, - płatność za faktury VAT będzie dokonana przelewem z konta Zamawiającego na konto Wykonawcy podane na fakturze. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Nazwa i kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): usługi w zakresie organizacji imprez Przedmiotem zamówienia są: Usługi realizacji imprez kulturalnych 55. Muzycznego Festiwalu w Łańcucie w zakresie sceny, oświetlenia, nagłośnienia i projekcji wizualnej. Zamówienie obejmuje: 1. Koncert inauguracyjny 55. Muzyczny Festiwal w Łańcucie - koncert plenerowy 3000 os. 2. Koncert plenerowy.- koncert plenerowy 3000 os. w tym dla ww. koncertów: - montaż sceny na potrzeby organizacji koncertu na terenie ogrodu Zamku w Łańcucie - montaż i realizacja systemu nagłośnienia, - montaż i realizacja systemu oświetlenia, - montaż reżyserki FOH - montaż telebimów typu Led i projekcja video koncertu w trakcie jego trwania, - obsługa realizacyjna i techniczna przez cały okres trwania prób i koncertu, - demontaż w/w. Wymagania sprzętowe określono w załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego. III. TERMIN IMIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA Termin i miejsce realizacji zamówienia : 1. Koncert inauguracyjny: a) I próba godz. Od15:00 do 17:00 dnia 21. maja 2016 r. b) rozpoczęcie koncertu godz.19:00 dnia 21 maja 2016 r.

3 zakończenie koncertu (szacowane) godz.22:00 dnia21. maja 2016 r. 2. Koncert plenerowy: Koncert muzyki filmowej: a) I próba godz. od 12:00 do 17:00. dnia 22. maja 2016 r. b) rozpoczęcie koncertu godz.19:00. dnia 22 maja 2016 r.; zakończenie koncertu (szacowane) 22:00. Dnia22 maja 2016 r. IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wykonawcy będą związani ofertę przez okres 7 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 2. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający może tylko raz zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 7 dni. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu wraz z załącznikami i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tych dokumentach. 2. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. 3. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim na komputerze lub inną trwałą czytelną techniką. 5. Oferta musi być sporządzona według wzoru formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia. 6. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 7. Ofertę stanowi Formularz oferty będący załącznikiem nr 1 do niniejszego Zaproszenia. VI.MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA ORAZ OTWARCIA OFERT 1. Oferty należy składać (listownie, osobiście) w siedzibie Zamawiającego, tj. Filharmonia Podkarpacka im. Artura Malawskiego, ul. Szopena 30, Rzeszów w sekretariacie nr pokoju 213) w terminie do dnia: 06 maja 2016 r. do godz. 10:00.

4 2. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską. 3. Doręczenie oferty do innego miejsca lub pod inny adres niż wskazane nie jest równoznaczne ze złożeniem oferty w sposób skuteczny. 4. Ofertę wraz z załączonymi dokumentami należy umieścić w jednej w trwały sposób zabezpieczonej kopercie z napisem: Kompleksowa realizacja imprez kulturalnych 55. Muzycznego Festiwalu w Łańcucie w zakresie sceny, oświetlenia, nagłośnienia i projekcji wizualnej. 5. Na kopercie należy podać nazwę i adres Wykonawcy, aby umożliwić zwrot nieotwartej oferty w przypadku dostarczenia jej Zamawiającemu po terminie. VII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca określi ceny na wszystkie elementy zamówienia wymienione w formularzu Ofertowym. 2. Cena musi zawierać wszelkie koszty poniesione przez Wykonawcę (koszty transportu, montażu i itp.) oraz obowiązujący podatek VAT. 3. Cena wszystkich elementów zamówienia powinny zawierać w sobie ewentualne upusty oferowane przez Wykonawcę. 4. Walutą obowiązującą dla oferty jest PLN. Wszystkie kwoty w Formularzu Oferty i innych dokumentach powinny być wyrażone w PLN. 5. Płatności będą dokonywane jedynie na podstawie faktur Wykonawcy zaakceptowanych przez Zamawiającego. 6. Cała korespondencja dotycząca płatności wraz z fakturami powinny być przesłane Zamawiającemu w języku polskim, a w przypadku Wykonawcy zagranicznego przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski. 7. Kryteriami oceny ofert będzie cena i doświadczenie Wykonawcy w obsłudze imprez koncertowych i festiwali tożsamych z przedmiotem niniejszego zamówienia: a) Wykonawca wykaże, iż wykonał w okresie ostatnich 5 (pięć) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 usługi polegające na realizacji i obsłudze technicznej koncertu z udziałem orkiestry symfonicznej o charakterze artystycznym dla min uczestników, poparte referencjami. b) Wykonawca wykaże, iż wykonał w okresie ostatnich 5 (pięć) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 usługi polegającą na realizacji i obsłudze technicznej koncertu w plenerze z udziałem orkiestry symfonicznej z jednoczesną rejestracją koncertu przez telewizję polską lub inną telewizję komercyjną o zasięgu ogólnopolskim, poparte referencjami.

5 c) Wykonawca w formularzu ofertowym określi i wykaże (poprzez swoje referencje) okres posiadanego doświadczenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, po okresie doświadczenia Wymaganym przez Zamawiającego. Powyższy okres należy wyliczyć wg. następującego wzoru: X-5 lat= ODpoOWZ, gdzie: X- posiadany przez Wykonawcę okres doświadczenie w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, tj. realizacji i obsługi technicznej koncertu w plenerze z udziałem orkiestry symfonicznej o charakterze artystycznym dla min uczestników z jednoczesną rejestracją koncertu przez telewizję polską lub inną telewizję komercyjną o zasięgu ogólnopolskim. 5 lat- minimalny okres posiadanego doświadczenia, który to jest wymagany przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu. ODWpoODWZ (czytaj skrót: Okres Doświadczenia Wykonawcy po Okresie Doświadczenia Wymaganego przez Zamawiającego)- liczba lat jaką Wykonawca powinien wskazać w pkt. IV ppkt 9 formularza oferty. Reguła: Jeżeli otrzymany wynik, tj. ODWpoODWZ będzie mniejszy lub równy 0 (zero) Zamawiający przyjmuje 0 (zero). 8. Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; a) Wykonawca wykaże, iż dysponuje co najmniej 1osobą realizator dźwięku z udokumentowanym doświadczeniem polegającym na realizacji co najmniej 3 koncertów z udziałem orkiestry symfonicznej. Oraz dyplomem ukończenia Akademii Muzycznej, poparte referencjami. b) Wykonawca wykaże, iż dysponuje co najmniej 1osobą realizator oświetlenia z udokumentowanym doświadczeniem polegającym na realizacji co najmniej 3 koncertów rejestrowanych przez telewizję polską lub inną telewizję komercyjną o zasięgu ogólnopolskim, poparte referencjami. c) Wykonawca wykaże, iż dysponuje co najmniej 1osobą obsługa agregatu z stosownymi uprawnieniami do obsługi agregatów prądotwórczych powyżej 50kW. d) Wykonawca dysponuje urządzeniami spełniającymi parametry określone w załączniku nr 1 Specyfikacja sprzętowa Wykonawca. oświadczy, iż jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę min zł (milion złotych). VIII. OPIS KRYTERIÓWI SPOSOBU OCENY OFERT Opis kryteriów jakimi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów. Ocena ofert zostanie przeprowadzona wyłącznie w oparciu o przedstawione poniżej kryteria. Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez wykonawców w zakresie każdego z kryterium.

6 Oferta wypełniająca w najwyższym stopniu wymagania określone w każdym kryterium otrzyma maksymalną ilość punktów. Pozostałym wykonawcom, wypełniającym wymagania kryterialne, przypisana zostanie odpowiednio mniejsza (proporcjonalnie mniejsza) ilość punktów. W zakresie każdego z kryteriów, wykonawca może uzyskać maksymalnie: I. CENA: 80 pkt = MP II. DOŚWIADCZENIE WYMAGANE przez Zamawiającego: 20 pkt = MP MP maksymalna ilość punktów Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: I. CENA: Pkc=(Cn/Co*80%)*100 Pkc - liczba punktów dla kryterium cena Cn - cena najniższej oferty Co - cena badanej oferty II. DOŚWIADCZENIE WYMAGANE Pkd=(Co/Cn*20%)*100 Pkd - liczba punktów dla kryterium doświadczenia Co - okres (w latach) doświadczenia po okresie wymaganego przez Zamawiającego w badanej ofercie. Cn okres (w latach) doświadczenia wskazanego w ofercie z najdłuższym okresem po okresie doświadczenia wymaganego przez Zamawiającego. Liczba punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach po zsumowaniu stanowić będzie końcową ocenę oferty. IX. ZAŁĄCZNIKI Wymienione załączniki stanowią integralną część Zaproszenia. Zał. nr 1 formularz oferty, Zał. nr 2 szczegółowe wymagania techniczne/specyfikacja sprzętowa, Zał. nr 3 - projekt umowy, Zał. nr 4 harmonogram prac związanych z obsługą techniczną koncertów,

7 Zał. nr 5 warunki korzystania z Parku w Łańcucie..., dnia r. (podpis)