KONTROLA WEWNĘTRZNA ORAZ ROZPATRYWANIE SKARG W JEDNOSTCE - JAKO ISTOTNY ELEMENT SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Transkrypt

1 KONTROLA WEWNĘTRZNA ORAZ ROZPATRYWANIE SKARG W JEDNOSTCE - JAKO ISTOTNY ELEMENT SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Barbara Ciemała Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach Wydział Kontroli I Audytu

2 ZMIANA PODEJŚCIA ORGANIZACYJNEGO W ZAKRESIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ I SKARG: nowa komórka organizacyjnej pod nazwą Oddział Kontroli Wewnętrznej i Skarg ustanowiona w ŚUW, jej zadania to wykonywanie kontroli wewnętrznych w wydziałach Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego, w tym w trybie uproszczonym w związku z wpływającymi skargami oraz rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków wpływających do Wojewody Śląskiego 2

3 ZMIANA PODEJŚCIA ORGANIZACYJNEGO W ZAKRESIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ I SKARG: Jednolite podejście do rozpatrywania skarg i wniosków dzięki wprowadzeniu zarządzenia Wojewody Śląskiego w sprawie przyjmowania, rejestrowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz interpelacji poselskich i senatorskich w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim w Katowicach 3

4 REZULTATY WPROWADZONYCH ZMIAN: scentralizowanie załatwiania skarg i wniosków oraz przeprowadzania kontroli wewnętrznych w ramach tej samej komórki organizacyjnej, sprawniejszy, bo skupiony w jednym miejscu, nadzór nad jakością usług świadczonych przez pracowników i wydziały urzędu, 4

5 REZULTATY WPROWADZONYCH ZMIAN: skoncentrowanie spraw kontrolnych i skargowych w Oddziale Kontroli Wewnętrznej i Skarg daje natychmiastowy obraz poziomu świadczonych usług, w przypadku niepokojących sygnałów o powtarzających się nieprawidłowościach szybkie reagowanie służb Wojewody na stwierdzone uchybienia. 5

6 WPŁYW ZMIAN NA EFEKTYWNOŚĆ I SKUTECZNOŚĆ ZARZĄDZANIA: Intensyfikacja działań mających na celu wskazywanie tych obszarów działalności administracji publicznej, które wymagają poprawy, co przyczyni się do wzrostu jakości nadzoru sprawowanego przez Wojewodę Śląskiego oraz usług świadczonych przez Urząd, a tym samym do efektywnego wykonywania ustawowych zadań Wojewody Śląskiego. 6

7 DOSKONALENIE Doskonalenie systemu kontroli zarządczej możliwe jest także poprzez wykorzystanie działalności kontroli wewnętrznej i rozpatrywaniu skarg. 7

8 ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Informacje uzyskane np. w toku rozpatrywania skarg lub kontroli wewnętrznej dostarczają między innymi wiedzy o obszarach, gdzie możliwe jest wystąpienie sytuacji nieetycznego postępowania, braku odpowiednich kompetencji pracowników, bądź wskazują na niewłaściwie skonstruowaną strukturę organizacyjną w efekcie możliwe jest podjęcie działań korygujących. 8

9 ZARZADZANIE RYZYKIEM Obszary podlegające częstszemu skarżeniu poddawane są głębszej analizie pod kątem potencjalnych ryzyk oraz możliwych reakcji w odpowiedzi na te ryzyka. 9

10 MECHANIZMY KONTROLI Zidentyfikowane w toku kontroli bądź rozpatrywania skarg nieprawidłowości mogą wskazywać na słabości systemu np. nieadekwatne procedury, słaby nadzór, co pozwala na podjęcie działań korygujących w danym obszarze. 10

11 INFORMACJA I KOMUNIKACJA Usystematyzowane podejście do skarg wypracowane w Urzędzie poprawia bieżącą komunikacje z obywatelami, daje kierownikowi jednostki szybką informację w zakresie występujących słabości w poszczególnych obszarach, dostarcza wiedzy na temat komunikacji wewnętrznej (współdziałanie wewnątrz jednostki). 11

12 MONITOROWANIE I OCENA Informacje uzyskane z działalności Oddziału Kontroli Wewnętrznej i Skarg są jednym ze źródeł informacji o stanie kontroli zarządczej w Urzędzie wykorzystywane są między innymi przez audyt wewnętrzny czy komórkę odpowiedzialną za koordynację kontroli zarządczej. 12

13 Dziękuję za uwagę Dąbrowa Górnicza, r. 13