II. Pełnomocnik reprezentujący Gminę Miasta Gdańska na zebraniach wspólnot

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 4/2015 z dnia r. INSTRUKCJA DLA PEŁNOMOCNIKÓW REPREZENTUJĄCYCH GMINĘ MIASTA GDAŃSKA NA ROCZNYCH ZEBRANIACH WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH, W KTÓRYCH GMINA GDAŃSK POSIADA SWOJE UDZIAŁY. I. Pełnomocnik reprezentujący Gminę Miasta Gdańska na zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych, w których Gmina Gdańsk posiada swoje udziały zobowiązany jest do działania w oparciu o uzyskane pełnomocnictwo od Dyrektora Gdańskiego Zarządu Nieruchomości Komunalnych - S.Z.B. w Gdańsku oraz obowiązujące przepisy prawa: ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali; ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami; kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności; ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo Budowlane; ustawy z dnia 13 września 1996r. - o utrzymaniu czystości i porządku w gminach; (przepisy dostępne do pobrania - na stronie internetowej GZNK /Akty Prawne/ Ustawy Rozporządzenia) II. Pełnomocnik reprezentujący Gminę Miasta Gdańska na zebraniach wspólnot mieszkaniowych działając w granicach pełnomocnictwa udzielonego przez Dyrektora GZNK SZB podejmując w uchwałach wspólnot decyzje w imieniu Gminy, powinien pamiętać, że dysponuje finansami publicznymi. III. Pełnomocnik reprezentujący Gminę na rocznym zebraniu wspólnoty mieszkaniowej powinien posiadać na zebraniu: broszurę opracowaną przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miejskiego w Gdańsku- pt. PODWÓRKA zagospodarowanie/nabywanie/dzierżawa terenów przyległych do budynków mieszkalnych"- poradnik dla wspólnot mieszkaniowych; wysokość aktualnie obowiązujących stawek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną ( z Działu Współpracy); wyciąg z protokołu/raport z kontroli, o ile była ona przeprowadzona w roku rozliczeniowym - sprawozdawczym - celem omówienia wyników na zebraniu ( z Działu Współpracy); zestawienie dokonanych na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej płatności celem szczegółowego sprawdzenia czy prawidłowo zostały zaksięgowane po stronie innych przychodów ( z Działu Kosztów i Rozliczeń Wspólnot Mieszkaniowych ); wykaz uchwał wspólnot o zaciągnięciu kredytu (przekazywane na bieżąco); informację o konieczności sprostowania wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej tam, gdzie są błędnie wyliczone w aktach notarialnych; informację czy Wspólnota Mieszkaniowa nabyła/wydzierżawiła teren przyległy ( z NW); informację o lokalizacji punktu gromadzenia odpadów z którego korzysta wspólnota ( z działu Współpracy);

2 informację czy zarządca przekazał do GZNK wykaz wykonanych remontów na częściach wspólnych nieruchomości celem umieszczenia na stronie w zakładce zasoby wspólnot mieszkaniowych ( z działu Współpracy); przedmiotową instrukcję i druk raportu z zebrania ( z Działu Współpracy); IV. Pełnomocnik reprezentujący Gminę na rocznym zebraniu ogółu właścicieli lokali: powinien przedłożyć prowadzącemu zebranie kserokopię posiadanego pełnomocnictwa; zobowiązany jest składać czytelny podpis z imienia i nazwiska na liście obecności oraz pod uchwałami wspólnot lub składając nieczytelny podpis opieczętować go imienną pieczątką; w przypadku mylnego złożenia oświadczenia woli pod uchwałą bądź przekroczenia zakresu swojego pełnomocnictwa zobowiązany jest dokonać prawidłowego sprostowania błędu - tj. złożenia oświadczenia do protokołu o odwołaniu złożonego oświadczenia bądź przedłożenie uchwały celem potwierdzenia osobie posiadającej stosowne umocowanie; V. Pełnomocnik Gminy Miasta Gdańska upoważniony jest do głosowania pod uchwałami wspólnot mieszkaniowych w granicach posiadanego pełnomocnictwa oraz objętymi porządkiem obrad, (Uwaga: zmiana praw i obowiązków właściciela lokali wymaga przedłożenia do zawiadomienia o zebraniu stosownego projektu uchwały w tym przedmiocie), tj. zatwierdzenia porządku obrad; wyboru Przewodniczącego i protokolanta zebrania; przyjęcia sprawozdania z pracy zarządu lub zarządcy w oparciu o bilans zamknięcia okresu rozliczeniowego - po szczegółowym sprawdzeniu: a) bilansu zamknięcia okresu rozliczeniowego; b) wyciągu bankowego na dzień roku rozliczeniowego; c) prawidłowości zaksięgowania odsetek (o ile takowe zaistniały); d) prawidłowości realizacji uchwały o zaciągniętym kredycie; e) że przedłożone sprawozdanie zostało podpisane przez zarząd wspólnoty ( DW ) lub zarządcę (MW); W przypadku powstania niedoboru przychodów z zaliczek nad kosztami związanymi z utrzymaniem nieruchomości wspólnej nie przekraczającego - 10 % kosztów wynikających ze sprawozdania, Pełnomocnik winien żądać szczegółowego uzasadnienia powstałego niedoboru i podjąć decyzję odnośnie sposobu głosowania w przedmiotowej uchwały w przedmiocie pokrycia niedoboru finansowego. W tym celu Pełnomocnik zobowiązany jest podpisać stosownie przedłożoną uchwałę Wspólnoty w tym zakresie. przeznaczenia ewentualnej nadwyżki z rozliczenia zaliczki za rok poprzedni; a) decyzję w tej sprawie podejmują indywidualnie poszczególni właściciele lokali, a nie wspólnota mieszkaniowa. b) pełnomocnik winien podjąć decyzję w tym zakresie indywidualnie i tylko po uzyskaniu szczegółowej informacji o planowanych w danym roku pracach remontowych (stosowny zapis w uchwale o planie) przeznacza nadwyżkę

3 przysługującą Gminie na pokrycie kosztów remontów tj. konkretnego przedsięwzięcia remontowego. W przypadku braku remontu w bieżącym w roku - żąda zwrotu nadwyżki przypadającej na Gminę Miasta Gdańsk. udzielenie absolutorium Zarządowi Wspólnoty winno nastąpić po: a) omówieniu wyników kontroli w oparciu o sprawozdanie otrzymanie z komórki kontrolnej Działu Współpracy; b) wysłuchaniu opinii pozostałych właścicieli obecnych na zebraniu (lub po złożeniu przez nich oświadczenia woli). W przypadku gdy właściciele lokali podejmą decyzję o nieudzielaniu absolutorium Zarządowi Wspólnoty Pełnomocnik wnioskuje (zleca stosowny zapis do protokołu z zebrania) o poddanie pod głosowanie właścicieli uchwały o odwołaniu zarządu oraz wyboru nowego zarządu, o ile uchwała o odwołaniu została skutecznie podjęta (w takim przypadku do raportu należy dołączyć kserokopie tej uchwały) podjęcia uchwały w sprawie przyjęcia rocznego planu gospodarczego oraz ustalenia zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną na bieżący rok, w tym ustalenia wynagrodzenia zarządu i zarządcy nieruchomości wspólnej: W przypadku ewentualnej rozbieżności stawek na pokrycie KZNW podanych przez zarządcę a figurujących w wykazie z Działu Współpracy - Pełnomocnik winien uzyskać od zarządcy okazanie prawomocnej uchwały w tym przedmiocie (niejednokrotnie Gmina nie powiadomiona jest o podjęciu uchwały): a) W przypadku zamknięcia roku obrachunkowego nadwyżką eksploatacyjną stawka na bieżący rok nie powinna przekraczać ustalonej zaliczki na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną obowiązującej w roku poprzednim oraz winna również jednoznacznie ustalać wysokość wynagrodzenia zarządu lub zarządcy; W przypadku poddania pod głosowanie uchwały zwiększającej stawki obowiązujące na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną na rok bieżący - pełnomocnik winien dokonać analizy planowanych kosztów oraz wysokości proponowanej podwyżki zaliczki KZNW i podjąć zgodnie z własną oceną decyzję w tym przedmiocie. b) W przypadku zamknięcia roku obrachunkowego niedoborem na eksploatacji i poddanie pod głosowanie uchwały zwiększającej stawki obowiązujące na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną na rok bieżący - pełnomocnik po dokonaniu analizy planowanych kosztów oraz wysokości proponowanej podwyżki zaliczki KZNW składa oświadczenie woli pod uchwalą zgodnie z własną oceną. Pełnomocnik zobowiązany jest załączyć do raportu kserokopię uchwały w sprawie ustalenia zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz przyjętego planu gospodarczego; c) uchwała o przyjęciu rocznego planu gospodarczego powinna zawierać pełną informację dotycząca planowanych prac remontowych z uwzględnieniem wydatków wg rodzaju; częścią planu gospodarczego winno być ubezpieczenie nieruchomości i ubezpieczenie OC wspólnoty; d) w przypadku obciążenia dodatkowymi opłatami za uciążliwość gminnego lokalu użytkowego (tj. zwiększenie czy potwierdzenie stawki już obowiązującej) pełnomocnik

4 winien każdorazowo głosować przeciw" i załączyć kserokopie uchwały do raportu celem jej zaskarżenia); określenia zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę wspólnoty ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną; zgody na wydzierżawienie nieruchomości gruntowej od Gminy Miasta Gdańska z przeznaczeniem na zaplecze podwórzowe; sposobu wykonania i sfinansowania remontu części nieruchomości wspólnej; e) pełnomocnik pod uchwałą w sprawie remontu części wspólnej składa oświadczenie woli z głosem ''za tylko w przypadku posiadania przez wspólnotę środków finansowych zgromadzonych na koncie funduszu remontowego lub też gdy remont ujęty jest w planie remontów GZNK, f) uchwała remontowa winna zawierać zakres robót, koszt prac wynikający z kosztorysu, termin realizacji; g) uchwała powinna zawierać również zapis zobowiązujący zarząd lub Zarządcę do podpisania oraz wynegocjowania umowy z wykonawcą robót należycie chroniącej interes właściciela w szczególności w zakresie czasu gwarancji, finansowej gwarancji należytego wykonania robót, konieczności wykorzystania elementów budowlanych posiadających odpowiednie świadectwa dopuszczenia, Rozliczenie remontu ze zgromadzonego funduszu remontowego winno uwzględniać środki zgromadzone na nim przez konkretnych właścicieli lokali. VI. Pełnomocnik reprezentujący Gminę na rocznym zebraniu ogółu właścicieli lokali zobowiązany jest w imieniu właściciela lokali nie wyodrębnionych ponownie przypomnieć członkom wspólnoty, którzy dotychczas tego nie uczynili: stosownie do art. 32a ustawy z dnia 24 czerwca 1994r, o własności lokali oraz zgodnie z art. 209a ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami ( z późn. zmianami) o obowiązku podjęcia uchwały w sprawie wyrażenia zgody na nabycie przyległych nieruchomości gruntowych umożliwiających spełnienie wymogów przewidzianych dla działek budowlanych oraz możliwości wydzierżawienia do czasu wykupu gruntu przyległego do nieruchomości; o obowiązku poprawy wizerunku miasta przez remonty elewacji budynków; podejmowanie uchwał o sprostowaniu wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej, tam gdzie są błędnie wyliczone w aktach notarialnych. Informacje przekazywane przez Pełnomocnika na jego żądanie winny być odnotowane w protokole z zebrania Wspólnoty. VII. Pełnomocnik reprezentujący Gminę Miasta Gdańska po każdym zebrania ogółu właścicieli lokali:

5 zobowiązany jest złożyć raport z odbytego zebrania do Działu Współpracy w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia zebrania /wg wzoru/ wraz z kserokopią uchwał wspólnot mieszkaniowych - które w jego ocenie- kwalifikują się do zaskarżenia do sądu z powodu ich niezgodności z przepisami prawa albo jeżeli naruszają zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób naruszają interesy Gminy Miasta Gdańsk; winien dołączyć obowiązkowo do raportu kopię prawomocnej uchwały w sprawie ustalenia zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, w tym ustalenia opłaty za uciążliwość gminnego lokalu użytkowego oraz uchwał, które w jego ocenie wymagają zaskarżenia; Pełnomocnik zobowiązany jest w sporządzanym raporcie z odbytego zebrania dokonać szczegółowych zapisów i ujmować wszystkie istotne decyzje (nie wymienione wyżej) ewentualnie podjęte przez właścicieli lokali. VIII. Jednocześnie wskazuje Pełnomocnikom, że nieprzestrzeganie na zebraniach wspólnot mieszkaniowych obowiązujących przepisów prawa tj. ustaw, o których mowa wyżej (pkt. I), popełnianie przez nich błędów (tj. np. nieprawidłowe cofanie głosu na uchwałach, przekraczanie udzielonego pełnomocnictwa) oraz nie respektowanie wytycznych określonych w niniejszej instrukcji może skutkować narażeniem Gminy Miasta Gdańsk na spory sądowe lub powodować naruszenie dyscypliny budżetowej, co w konsekwencji prowadzić może do wyciągnięcia konsekwencji cywilnoprawnych wobec pracownika. IX. Pełnomocnik zobowiązany jest do wystawienia rachunku za odbyte zebrania - najpóźniej dwa tygodnie po zakończeniu zebrań - po przedłożeniu do Działu Współpracy terminowo raportów z zebrań. Pracownicy Działu Współpracy w terminie 14 dni weryfikują przedłożone sprawozdania i w przypadku błędów cofają je do poprawy. Po otrzymaniu prawidłowego raportu i sprawdzeniu go ponownie przez pracowników Działu Współpracy, przedkładają rachunek Pełnomocnika do zatwierdzenia Kierownikowi Działu Współpracy. Raport Pełnomocnika Gminy - cofnięty lecz mimo poprawienia nadal nie przyjęty przez Kierownika Działu Współpracy (z uwagi na nieprawidłowości, uchybienia w raporcie lub działania niezgodne z pełnomocnictwem) - skutkuje odmową zapłaty wynagrodzenia za uczestnictwo w zebraniu Wspólnoty.