Pani Marta Łój Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 3 III Liceum Ogólnokształcące im. Jana Kochanowskiego os. Wysokie Kraków,

Transkrypt

1 BK /08 Kraków, dnia.. Pani Marta Łój Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 3 III Liceum Ogólnokształcące im. Jana Kochanowskiego os. Wysokie Kraków, Referat Kontroli Finansowej Biura Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa przeprowadził na podstawie upoważnienia Nr 62/2008, podpisanego przez Prezydenta Miasta Krakowa, kontrolę kompleksową, w kierowanej przez Panią jednostce, której wyniki zostały ujęte w dwustronnie podpisanym protokole kontroli. Zakres kontroli obejmował w szczególności: realizację zaleceń pokontrolnych, organizację jednostki w zakresie gospodarki finansowej, księgowość i sprawozdawczość budżetową, plan finansowy i jego wykonanie, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, gospodarkę środkami rzeczowymi i inwentaryzację, gospodarkę środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych gospodarkę pieniężną prowadzoną w formie rachunku dochodów własnych. I. Ocena sposobu funkcjonowania jednostki kontrolowanej: Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 3 w Krakowie z siedzibą os. Wysokie 6 (zwanym dalej ZSO Nr 3) jest publiczną placówką oświatową działającą jako samodzielna jednostka budżetowa Miasta Krakowa. Nadzór merytoryczny nad jednostką sprawuje Wydział Edukacji Urzędu Miasta Krakowa, nadzór pedagogiczny sprawuje Małopolskie Kuratorium Oświaty w Krakowie. 1. W wyniku przeprowadzonej kontroli kompleksowej stwierdzono: W jednostce istnieje potrzeba usprawnienia obiegu dokumentów oraz mechanizmów kontroli finansowej, gdyż stwierdzone nieprawidłowości w pewnym zakresie były konsekwencją jej

2 nieskuteczności lub niefunkcjonowania. W jednostce stwierdzono również brak skutecznego nadzoru oraz monitorowania systemu kontroli, jak również sprawnego funkcjonowania systemu komunikacji wewnętrznej. 2. Ustalenia kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: w zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej: 1. prowadzenie ewidencji księgowej z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz z późn. zm.), poprzez: ujmowanie zdarzeń w dzienniku - budżet z naruszeniem zasady chronologii określonej art. 14 ust. 1 ww. ustawy, wykazanie w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej budżet w rubrykach salda Winien i Ma konta 201 na dzień r. i r., stanu obrotów narastająco, czym naruszono art. 18 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy, a tym samym wykazaniu błędnych danych, co narusza art. 24 ust. 3 ww. ustawy, występowanie błędów rachunkowych w ewidencji księgowej, czym naruszono zasadę określoną art. 24 ust. 3 ww. ustawy, nieprowadzenie ewidencji analitycznej według podziałek klasyfikacji budżetowej zarówno do kont rozrachunkowych zespołu 2 w zakresie zobowiązań jak i do kont kosztów według rodzaju zespołu 4, a tym samym niezapewnienie uzyskania danych podlegających przeniesieniu wprost do kolumny zobowiązania ogółem sprawozdania budżetowego Rb-28S, co stanowi o niespełnieniu wymogów art. 24 ust. 4 pkt 2 ww. ustawy, oraz 12 ust. 1 pkt 5 ww. rozporządzenia. Dodatkowo nieprowadzenie ewidencji analitycznej do kont kosztów rodzajowych według pozycji planu finansowego, narusza wymóg określony w części II "Opis kont" w ust. 1 "Konta bilansowe" w pkt 49 załącznika nr 2 do ww. rozporządzenia, dokonywanie zapisów księgowych na podstawie rachunków wystawianych przez ZSO tytułem naliczenia dochodów budżetowych na stronie Wn konta 221 w korespondencji ze stroną Ma konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, co narusza zasady funkcjonowania konta 201 określone w pkt 27 załącznika nr 2 do ww. rozporządzenia. Ponadto ujęcie operacji w powyższy sposób nie odzwierciedla zdarzenia wynikającego z dowodu, co narusza przepis art. 4 ust. 2 ww. ustawy oraz pozostaje w sprzeczności z przyjętymi w jednostce zasadami rachunkowości, które nie przywidują ww. sposobu ujęcia operacji, co dodatkowo narusza art. 4 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ww. ustawy, ujmowanie zapisów na kartach ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 201 w innej kolejności i pod innymi datami niż zapisy zamieszczane na koncie syntetycznym księgi głównej, co narusza art. 16 ust. 1 ww. ustawy, 2

3 naruszenie zasady sprawdzalności ksiąg rachunkowych określonej art. 24 ust. 4. pkt 1 ww. ustawy, poprzez: wskazywanie na kartach ewidencji analitycznej w kolumnie nr dowodu, zamiennie symbolu i numeru dowodu źródłowego lub numeru pozycji dziennika, co utrudnia powiązanie zapisu zamieszczonego na karcie z zapisem w dzienniku oraz z dowodem księgowym, oznaczanie zapisów księgowych ujmowanych na kartach analitycznych prowadzonych do konta 201 numerem nieodpowiadającym numerowi, którym oznaczono dowód źródłowy dokumentujący zapisy, nieprowadzenie ewidencji pozabilansowej na koncie pozabilansowym 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat pomimo, iż w 2005 r. zawarta została umowa ws. termomodernizacji budynku (umowa nr 1/08/2005 z dnia r.) obciążająca plan finansowy przyszłych lat oraz zamieszczaniu na kartach kontowych założonych do prowadzenia ewidencji na kontach 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, wyłącznie ogólnych kwot obrotów miesięcznych, bez dokonywania zapisów składających się na ww. kwotę, co narusza art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz zapisy części II "Opis kont" ust. 2 "Konta pozabilansowe" pkt 1, 6 i 7 załącznika nr 2 do ww. rozporządzenia, nieprawidłowe księgowanie otrzymanych darowizn rzeczowych, poprzez ujmowanie operacji na stronie Wn odpowiedniego konta zespołu 0 Majątek trwały w korespondencji ze stroną Ma konta 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, bez równoczesnego odzwierciedlenia operacji na kontach: 400 Koszty według rodzajów i 760 Pozostałe przychody i koszty. Sposób ujęcia operacji naruszał zasady funkcjonowania ww. kont określone w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia, zgodnie z którymi umorzenie księgowane jest na koncie 072 w korespondencji z kontem 400 Koszty według rodzajów, ujęcie przychodów i kosztów dotyczących roku 2007 w księgach roku 2008, co stanowi o nieprzestrzeganiu zasady określonej art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wprowadzanie do ksiąg rachunkowych nierzetelnych zapisów oraz zapisów niezgodnych ze wskazaniem ujęcia operacji zamieszczanym na dowodach księgowych, czym naruszono przepisy art. 24 ust. 2 i 3 ww. ustawy, ujmowanie dowodów księgowych w okresach sprawozdawczych następujących po okresie, którego dowody dotyczyły, czym naruszono art. 20 ust. 1 ww. ustawy, niezamieszczanie na dowodach księgowych wskazania miesiąca księgowania, co narusza art. 21 ust.1 pkt 6 ww. ustawy, nieuzgadnianie na ostatni dzień miesiąca (okresu sprawozdawczego) obrotów i sald konta syntetycznego 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami z ewidencją analityczną prowadzoną do tego konta, skutkiem czego na dzień r. występuje niezgodność pomiędzy tymi ewidencjami. Powyższe działanie stanowi naruszenie postanowień art. 16 ww. ustawy, 3

4 poprawianie błędnych zapisów w księgach rachunkowych w sposób niedopuszczony postanowieniami art. 25 ust. l ww. ustawy. 2. wykazanie w sprawozdaniach budżetowych danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, czym naruszono 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w zakresie wykonania planu finansowego jednostki: 3. ustalanie stawek opłat za media dla najemców mieszkań służbowych w wysokościach niezgodnych ze stawkami obowiązującymi u dostawców mediów, 4. planowanie i klasyfikowanie dochodów z tytułu opłat za wydanie duplikatu legitymacji i świadectw szkolnych w 0750, zamiast w 0690 Wpływy z różnych opłat, co narusza zasady określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 107, poz. 726 z późn. zm.), 5. pobieranie opłat za wydanie duplikatów świadectw szkolnych w wysokości 19,00 zł oraz legitymacji szkolnych w wysokości 4,00 zł, czym naruszono przepis 19 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie zasad wydawania oraz wzorów świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, sposobu dokonywania ich sprostowań i wydawania duplikatów, a także zasad legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz zasad odpłatności za wykonywanie tych czynności (Dz. U. nr 58 poz. 504 zał. z późn. zm.), w związku z Wykazem przedmiotów opłaty skarbowej, stawek tej opłaty oraz zwolnień, stanowiącym załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 225 poz z późn. zm.), zgodnie z którymi od dnia r. stawki opłat za wydanie ww. dokumentów wynoszą odpowiednio: 26,00 zł oraz 9,00 zł. W związku z pismem z dnia r. otrzymanym od jednostki, dotyczącym wyjaśnień w zakresie nieprawidłowego pobierania opłat za wydawanie duplikatów legitymacji i świadectw szkolnych, do którego załączono dokumenty potwierdzające odprowadzenie na rachunek bankowy budżetu Miasta Krakowa kwoty stanowiącej równowartość uszczuplonych dochodów z tytułu opłat za wydanie duplikatów legitymacji i świadectw szkolnych pobranych w okresie od dnia r. do dnia r., odstąpiono od formułowania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie, 6. nieustalenie w formie pisemnej procedur kontroli finansowej obejmujących badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania środków publicznych, czym naruszono art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, w związku z art. 47 ust. 2 pkt 2 tej ustawy, 7. ujmowanie w księgach rachunkowych dowodów zewnętrznych własnych (rachunków) niesprawdzanych pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym wśród których stwierdzono dowód zawierający błąd rachunkowy, czym naruszono art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy o rachunkowości, 4

5 8. nieprzestrzeganie terminów odprowadzania dochodów budżetowych, określonych w 1 zarządzenia nr 2627/2006 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 30 listopada 2006 r. w sprawie wprowadzenia szczegółowych zasad, terminów i rozliczeń z budżetem Miasta jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Kraków oraz niezbędnych dokumentów obowiązujących do sprawozdawczości budżetowej, 9. sfinansowanie wydatków ze środków stanowiących dochody budżetu Miasta Krakowa, czym naruszono art. 20 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, 10. niewypłacenie wynagrodzenia należnego jednemu z nauczycieli za przepracowane godziny ponadwymiarowe, ujętego na LP nr 54 z dnia r., czym naruszono art. 86 1, w związku z art Kodeksu pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. nr 21 poz. 94 z późn. zm.), 11. ustalenie i wypłacenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, w przypadku dwóch pracowników, w oparciu o błędnie ustalone dni pracy, tj. nieodjęcie wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności, czym naruszono art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160 poz z późn. zm.). W trakcie przeprowadzania kontroli dokonano korekty błędnie ustalonych i wypłaconych dodatkowych wynagrodzeń rocznych, 12. klasyfikowanie wydatków w niewłaściwych klasyfikacji budżetowej, czym naruszono zapisy załącznika nr 4 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków ( ), np. zaklasyfikowanie wydatków na zakup: - akcesoriów komputerowych w 4210, zamiast w 475 Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji, - papieru ksero w 4210, zamiast do 474 Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych, - usług obejmujących koszty pakowania i wysyłki w 4210 oraz w 4240, zamiast w 4300 Zakup usług pozostałych, - usług w zakresie kontroli szczelności instalacji gazowej, kontroli i napełnienia gaśnic, pomiarów instalacji elektrycznej, odgromowej oraz sprawdzenie natężenia oświetlenia wewnątrz budynku w 4270 zamiast w 4300, - konserwacji instalacji telefonicznej, usunięcie awarii instalacji gazowej, montaż kostki chodnikowej w 4300 zamiast w 4270, - usług dotyczących obsługi strony ww. w 4350 Zakup usług dostępu do sieci Internet, zamiast w 4300, 13. nieprawidłowe ustalanie kwoty kosztów dokumentowych jedną fakturą VAT a klasyfikowanych w ramach różnych podziałek planu finansowego, poprzez klasyfikowanie całej stawki podatku VAT w jednym klasyfikacji budżetowej oraz niesystematyczne klasyfikowanie wydatków w ramach klasyfikacji budżetowej, poprzez klasyfikowanie zamiennie: - opłat za abonament telefoniczny oraz usługę TP pn. Szukam i łącze tp w 4350 lub 4370 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej, 5

6 - opłaty za korzystanie z usług dostępu do sieci Internet w 4360 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej lub w 4350, - czasopism i książek do biblioteki i czytelni szkolnej w 4210 lub Powyższe skutkowało wykazaniem w sprawozdaniach budżetowych Rb-28S nierzetelnych danych, czym naruszono 9 ust. 1 rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 14. zamieszczanie na dowodach zewnętrznych obcych nieprecyzyjnego opisu merytoryczny, co utrudnia stwierdzenie celowości dokonanego zakupu oraz poprawności zaklasyfikowania wydatku w ramach podziałki klasyfikacji budżetowej, 15. nieznajomość przez Głównego Księgowego praw i obowiązków wynikających z art. 45 ustawy o finansach publicznych oraz określonych w wewnętrznych uregulowaniach obowiązujących w jednostce, w tym dotyczących odpowiedzialności za prawidłowe dekretowanie dokumentów księgowych i ujmowanie w księgach rachunkowych rzetelnych dowodów księgowych, skutkująca nieprawidłowym klasyfikowaniem wydatków, 16. niezamieszczanie na zawartych w jednostce umowach podpisu Głównego Księgowego, potwierdzającego przeprowadzenie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, co stanowi o nieprzestrzeganiu art. 45 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, w związku z art. 45 ust 1 pkt 3 ww. ustawy, 17. dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów zewnętrznych obcych w kwotach zatwierdzonych do wypłaty, podczas gdy dowody dokumentowały wyższe koszty i zobowiązania, co narusza art. 24 ust 2 ustawy o rachunkowości. Potwierdzeniem powyższego były: - faktura VAT nr 0136/2008/FVS z dnia r., ujęta w RK nr 6/08 (dowód księgowy nr B/215) wystawiona na kwotę 5.000,00 zł, została zaksięgowana w wysokości 1.188,00 zł, - faktura nr 0287/08/B z dnia r., wystawiona na kwotę 7.998,02 zł, ujęta w RK nr 7/08 poz. 5 (dowód B/264) została zaksięgowana w wysokości 1.836,00 zł, w zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków: 18. nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej, określonych w Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej, poprzez: - nieposiadanie przez kasjera aktualnego wykazu osób upoważnionych do dysponowania gotówką wraz z wzorami podpisów tych osób, - dokonywanie wypłat z kasy na podstawie dowodów wypłat gotówkowych typu KW niezatwierdzonych do wypłaty oraz niesprawdzonych pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym, przez upoważnione osoby, co dodatkowo narusza przepis art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, - wystawianie dowodów KW przez kasjera, - niezałączanie do RK list płac, na podstawie których dokonywano wypłaty gotówki z kasy, przy równoczesnym niedokumentowaniu operacji dowodem zastępczym KW, 6

7 - nieprzeprowadzenie inwentaryzacji kasy udokumentowanej protokołem zdawczo odbiorczym, na okoliczność przejęcia obowiązków kasjera przez sekretarza szkoły na czas przebywania kasjera na urlopie wypoczynkowym, - przechowywanie prywatnych środków pieniężnych w kasie jednostki, 19. ujmowanie w Raportach Kasowych zbiorczych wpłat tytułem opłat za wydanie duplikatów legitymacji i świadectw szkolnych udokumentowanych dowodami KP obejmujących okresy kilkudziesięciodniowe (np. 3 miesiące), co stanowi naruszenie 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, 20. dokonywanie wypłaty gotówki z kasy za pokwitowaniem, bez podania daty jej otrzymania przez osobę odbierającą gotówkę (wypłata wynagrodzeń), czym naruszono art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości, 21. dokonywanie wydatków ze środków własnych pracownika, co jest niezgodne z zapisami art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz pozostaje w sprzeczności z art. 20 ust. 1 ww. ustawy i znacznie utrudnia możliwość przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków, o konieczności której mówi art. 47 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, 22. przyjmowanie przez sekretarza szkoły wpłat gotówkowych tytułem opłat za wydanie duplikatów legitymacji i świadectw szkolnych bez stosowanego upoważnienia oraz dokumentowanie ww. wpłat dowodami typu KP, które pomimo, iż zostały obite pieczęcią druk ścisłego zarachowania nie zostały objęte ewidencją, co narusza zasady gospodarki kasowej oraz zapisy Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania obowiązujące w jednostce, 23. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania przez pracownika pełniącego równocześnie funkcję kasjera, co stanowi o niezapewnieniu właściwego funkcjonowania mechanizmów kontroli mających na celu ograniczenie ryzyka związanego z obrotem środkami pieniężnymi (gotówką w kasie), czym naruszono standard nr 13 określony w komunikacie Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli finansowej jednostkach sektora finansów publicznych z dnia 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58 ), 24. nieprzestrzeganie zasad określonych w Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, poprzez: - ewidencjonowanie w jednej księdze kilku rodzajów druków, - nierzetelne prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania (niewpisywanie lub wpisywanie niepełnej daty przychodu i rozchodu druków, wpisywanie w rubryce ilość ilości bloczków zamiast druków, wpisywanie operacji przychodu i rozchodu w jednej pozycji), skutkujące niezgodnością stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym w odniesieniu do Raportów Kasowych, - nienumerowanie druków typu: KP i KW w momencie ich przyjęcia na stan ewidencyjny, - niezamieszczanie na okładkach bloczków druków danych dotyczących kolejnego numeru bloczku, liczby kart bloczku i podpisu głównego księgowego w odniesieniu 7

8 do druków KW oraz ponadto niezamieszczanie podpisu osoby odpowiedzialnej za numerowanie druków w odniesieniu do Raportów Kasowych, 25. nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, według poszczególnych dłużników, co narusza zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ) oraz prowadzenie ewidencji analitycznej do kont 225, 229, 229/2, 231, 240 w sposób niespełniający podstawowej funkcji ewidencji szczegółowej określonej art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, oraz zasad funkcjonowania ww. kont określonych w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia, poprzez prowadzenie ewidencji analitycznej do każdego z ww. kont w formie jednej karty kontowej zawierającej zapisy tożsame z zapisami ujętymi na koncie syntetycznym, zamiast prowadzenia ewidencji na kilku kartach kontowych wg tytułów rozrachunków i/lub wg pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego, 26. ujmowanie na kontach rozrachunkowych zespołu 2 operacji gospodarczych, niezgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ), w efekcie czego naruszono art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, poprzez ewidencjonowanie: - na stronie Ma konta 225 Rozrachunki z budżetem w korespondencji ze stroną Wn konta 231 Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń naliczonych składek na ubezpieczenie zdrowotne, a następnie przeksięgowywanie ww. składek dokonując zapisu na stronie Wn konta 225 w korespondencji ze stroną Ma konta 229 Rozrachunki publicznoprawne, co w efekcie skutkowało sztucznym zawyżeniem obrotów konta 225 oraz naruszało zasady funkcjonowania konta 225, - na stronie Wn konta 231 Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń w korespondencji ze stroną Ma konta 240 Pozostałe rozrachunki równowartość naliczonych wynagrodzeń netto (do wypłaty) i w konsekwencji odzwierciedlanie stanu zobowiązań z tytułu wynagrodzeń na koncie 240, zamiast na koncie 231, 27. nieterminowe rozliczanie zaliczek pobranych na realizację wydatków, co naruszało zapisy zarządzenia wewnętrznego Dyrektora jednostki regulującego zasady udzielania i rozliczania zaliczek. w zakresie gospodarki składnikami rzeczowymi (w tym inwentaryzacji): 28. W instrukcji w sprawie inwentaryzacji: niesprecyzowanie w obowiązującej Instrukcji inwentaryzacyjnej zasad wyceny składników majątkowych, jak również niewskazanie terminu przeprowadzania inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych, nieprecyzyjne ujęcie zapisu dotyczącego terminu przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, powołanie członków komisji do współudziału przy wycenie arkuszy spisu z natury, co nie jest zgodne z Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. (Dz. Urz. MF. nr 7, poz. 58) 8

9 obciążanie pracownika winnego powstania niedoboru bez możliwości uwolnienia się od odpowiedzialności, co stanowi naruszenie przepisów art. 124 ust. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 Nr 21. poz. 21.poz 94 z późn. zm.), odpisywanie na straty lub zyski nadzwyczajne salda należności lub zobowiązań w momencie, gdy saldo nie wykazuje zmian w ciągu 6 miesięcy, co nie jest zgodne z zasadami zawartymi w uchwale Rady Miasta CXIV/1180/06 z r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania wierzytelności jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Kraków z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy ordynacja podatkowa oraz udzielania innych ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych 29. niewskazanie na kartach środka trwałego pełnej klasyfikacji symbolu statystycznego (grupa podgrupa - rodzaj), zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U z 1999 r., nr 112, poz.1317 z późn. zm.); 30. nieuzgadnianie stanu wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, wynikających z ewidencji analitycznej prowadzonej w księgach inwentarzowych z saldem odpowiednio konta 020 Wartości niematerialne i prawne i 014 Zbiory biblioteczne, co narusza art. 16 ustawy o rachunkowości, 31. zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych będących na ewidencji środków trwałych - konto 011 oraz ewidencji wartości niematerialnych i prawnych - konto 020, czym naruszono 26 ust. 1 pkt 1, 3 oraz art. 26 ust. 3 pkt 1, 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), 32. przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji składników majątkowych będących na ewidencji pozostałych środków trwałych - konto 013, z naruszeniem przepisów ustawy o rachunkowości art. 26 ust. 1 pkt 1 oraz art. 27 poprzez: nierozliczenie arkuszy spisu z natury, co narusza zapisy Instrukcji w sprawie inwentaryzacji w ZSO, nieprawidłowe wypełnienie arkuszy spisu z natury utrudniające sprawdzenie stanu ilościowo-wartościowego sprzętu znajdującego się w danym polu spisowym, rozliczenie osób odpowiedzialnych za ewentualne niedobory oraz sprawdzenie poprawności i rzetelności przeprowadzenia spisu z natury, zachwianie ciągłości numeracji na arkuszach spisu z natury poprzez nieprawidłowe skreślenie błędów, co narusza art. 25 pkt 1 ustawy o rachunkowości, brak dokumentów stwierdzających dokonanie wyrywkowej kontroli spisu z natury przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub osoby wyznaczonej spośród członków, do czego zobowiązywał pkt 13 Instrukcji w sprawie inwentaryzacji, nieprawidłowe przeprowadzenie wyceny pozostałych środków trwałych, co narusza art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dokonanie nieodpowiedniego udokumentowania wyników inwentaryzacji co świadczy o niespełnieniu wymogu określonego w art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, 9

10 niedokonanie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania: legitymacji ubezpieczeniowych pracowników i legitymacji ubezpieczeniowych rodzinnych, co nie było zgodne z Instrukcją inwentaryzacyjną Pkt 2. w zakresie gospodarki Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych: 33. niedokonanie w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń aktualizacji dotyczącej sposobu ustalania wysokości odpisu na ZFŚS dla pracowników pedagogicznych, czym naruszono art. 53, ust. 1 ustawę z dnia r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2006 r. Dz. U. nr 97, poz. 674, z późn. zm.), 34. nieprawidłowe określenie w Regulaminie kryteriów przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z Funduszu uzależnionych od formy i wymiaru zatrudnienia, co stanowi naruszenie art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) 35. zaniechanie skorygowania odpisu, co narusza przepisy art. 5 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, oraz zapis 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r., w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1994 r. nr 43 poz. 168), oraz art. 53, ust. 1 ustawę z dnia r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2006 r. Dz. U. nr 97, poz. 674, z późn. zm.), 36. niezgodność salda końcowego rachunku z ewidencją analityczną konta 135, co stanowi naruszenie art. 24, ust 2 ustawy o rachunkowości, 37. dokonywanie jednostronnego księgowania po stronie Ma konta 135 wskazującego na nierzetelność oraz niesprawdzalność prowadzenia ksiąg rachunkowych, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 oraz ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości, 38. nieprawidłowe przyznawanie uprawnionym osobom prawa do świadczeń socjalnych w takiej samej wysokości (mikołaj dla dzieci pracowników), co narusza art. 8 ust.1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, 39. nieprawidłowa wypłata świadczeń socjalnych dla emerytów w stosunku, do których naliczono i pobrano zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 19 % co jest niezgodne z art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r., nr 14, poz. 176 z późn. zm.), 40. nie prawidłowe przeznaczenie środków Funduszu na: szkolenie kadry pedagogicznej, zakup wody pitnej, zakup wieńców pogrzebowych, zakup upominków dla pracowników odchodzących na emeryturę, opłaty bankowe, co stanowi naruszenie art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 10

11 w zakresie dochodów własnych 41. złożenie do Wydziału Budżetu Miasta Krakowa kwartalnego sprawozdania Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi sfinansowanych, sporządzonego za okres od dnia r. do dnia r. po terminie wynikającym z treści Załącznika nr 38 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 z późn. zm.), 42. sporządzenie sprawozdania Rb-34 za okres od dnia r. do dnia r. po stronie Dochody na podstawie danych uzyskanych z kont zespołu 7 - "Przychody i koszty ich uzyskania", co narusza 26 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 43. sporządzenie Sprawozdania Rb-34 za okres od dnia r. do dnia r. w dziale Wydatki na podstawie danych uzyskanych z kont zespołu 4 - "Koszty według rodzajów", co narusza 26 ust. 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 44. nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 132 w układzie zgodnym z paragrafami klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z zasadami prowadzenia ww. konta, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz z późn. zm.) oraz treścią obowiązującego w jednostce Zakładowego Planu Kont, który stanowi, iż do konta 132 prowadzimy ewidencję analityczną uwzględniającą podziałki klasyfikacji budżetowej. 45. ujęcie ewidencji analitycznej do kont zespołu 4 koszty według rodzajów zapisów analogicznych (pod względem zawartych treści, informacji i szczegółowości) do zapisów prowadzonych na kontach syntetycznych, co jest niezgodne z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 46. nieprowadzenie analityki do konta 760 według paragrafów klasyfikacji budżetowej, co narusza zasady dotyczące prowadzenia kont zespołu 7 zawarte w pkt. 61 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 47. klasyfikowanie oraz wykazywanie w Sprawozdaniu Rb-34 dochodów uzyskanych z odsetek bankowych w Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych (...) jednostek samorządu terytorialnego, zamiast w Pozostałe odsetki, co narusza art. 16 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz z późn. zm.) 48. wynajmowanie pomieszczeń szkoły na podstawie ustnych ustaleń dokonanych pomiędzy Dyrektorem a najemcą, co narusza zasady wyrażone w pkt. 11 Standardów kontroli 11

12 finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zawartych w Załączniku do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. 49. brak procedur kontroli w zakresie kompletności dokonywanych przez najemców wpłat, które zapewniałyby sprawdzenie m. in.: zgodności kwoty wpłat z umową oraz obowiązującym w tym zakresie zarządzeniem Dyrektora, terminowości dokonanych wpłat, prawidłowego naliczenia opłaty - w przypadku pojedynczych najmów sali gimnastycznej - poprzez porównanie wysokości wniesionej opłaty z faktyczną ilością wykorzystanych przez najemcę godzin, oraz brak dowodów przeprowadzenia kontroli w powyższym zakresie, co narusza zapisy ww. pkt 11 Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 50. nieprowadzenie ewidencji szczegółowej do konta Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, która zapewniałaby ustalenie stanu rozrachunków wg poszczególnych najemców, co naruszało art. 17 ust.1 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz zasadę, określoną w pkt 27 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 51. księgowanie na koncie 201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami powstania należności pod datą późniejszą niż jej zmniejszenie, co narusza art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości, 52. dokonywanie niechronologicznych zapisów w dzienniku oraz na kontach syntetycznych, co narusza odpowiednio art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz art. 15 ust. 2 ww. ustawy, 53. stosowanie korektora do zapisów księgowych, co jest niezgodne z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, 54. nieujmowanie w ewidencji księgowej faktur zakupu w momencie powstania zobowiązania, co narusza art. 20 ustawy o rachunkowości oraz zasady określone w pkt 11 Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 55. dokonywanie zapisów w ewidencji księgowej rachunku dochodów własnych z naruszeniem zasady podwójnego zapisu, określonej w art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz art. 24 ust. 1 ww. ustawy, 56. dokonywanie zakupów gotówkowych ze środków własnych pracowników lub też ponad kwotę udzielonej zaliczki, co wykluczyło możliwość dokonania przez Dyrektora jednostki wstępnej oceny celowości wydatków, o konieczności której mówi art. 47 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, 57. niestosowanie w ewidencji rachunku dochodów własnych konta Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych, co narusza 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych 12

13 jednostek sektora finansów publicznych oraz pkt 11 Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. II. Zalecenia pokontrolne W celu wyeliminowania wyżej opisanych nieprawidłowości oraz uniknięcia powstania ich w przyszłości należy: w zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej: 1. prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ), 2. wykazywać w sprawozdaniach budżetowych dane zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, zgodnie z 9 ust. 2 rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w zakresie wykonania planu finansowego jednostki: 3. ustalać stawki opłat za media dla najemców mieszkań służbowych w wysokościach zgodnych ze stawkami obowiązującymi u dostawców mediów, 4. planować i klasyfikować dochody we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków ( ), 5. ustalić w formie pisemnej procedury kontroli finansowej w zakresie procesów pobierania środków publicznych, stosownie do art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych w związku z art. 47 ust. 2 pkt 2 ww. ustawy, 6. ujmować w księgach rachunkowych wyłącznie sprawdzone dowody księgowe, zgodnie z wymogiem art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy o rachunkowości, 7. przestrzegać terminów odprowadzania dochodów budżetowych, określonych w zarządzeniu nr 2627/2006 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 30 listopada 2006 r. w sprawie wprowadzenia szczegółowych zasad, terminów i rozliczeń z budżetem Miasta jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Kraków oraz niezbędnych dokumentów obowiązujących do sprawozdawczości budżetowej, 8. pokrywać wydatki wyłącznie ze środków otrzymanych z budżetu Miasta Krakowa, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, 9. weryfikować zgodność naliczonych należnych wynagrodzeń z wypłaconymi, celem zapewnienia terminowego uregulowania zobowiązań, a tym samym przestrzegać zapisów art. 86 1, w związku z art Kodeksu pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. nr 21 poz. 94 z późn. zm.), 10. klasyfikować wydatki we właściwych klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków ( ), 11. ustalać prawidłowo kwoty kosztów dokumentowych jednym dowodem księgowym, a klasyfikowanych w ramach różnych podziałek planu finansowego, zapewniając tym 13

14 samym wykazanie w sprawozdaniach budżetowych Rb-28S rzetelnych danych, do czego obliguje 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 12. zamieszczać na dowodach księgowych dokumentujących poniesione wydatki precyzyjny opis merytoryczny, zapewniający możliwość potwierdzenia celowości dokonanego zakupu oraz poprawności zaklasyfikowania wydatku w ramach podziałki klasyfikacji budżetowej, 13. przestrzegać przez Głównego Księgowego praw i obowiązków wynikających z art. 45 ustawy o finansach publicznych oraz określonych w wewnętrznych uregulowaniach obowiązujących w jednostce, w tym dotyczących odpowiedzialności za prawidłowe dekretowanie dokumentów księgowych i ujmowanie w księgach rachunkowych rzetelnych dowodów księgowych, 14. dokumentować przez Głównego Księgowego przeprowadzenie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, stosownie do art. 45 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, w związku z art. 45 ust 1 pkt 3 ww. ustawy, w zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków: 15. przestrzegać zasad gospodarki kasowej, określonych w Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej, 16. ujmować w RK operacje gotówkowe w dniach w których nastąpiły, zgodnie z 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, 17. dokumentować daty wypłaty gotówki na dowodach stanowiących podstawę wypłaty, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości, 18. dokonywać wydatków gotówkowych ze środków wcześniej pobranej zaliczki, stosownie do art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz pozostaje w sprzeczności z art. 20 ust. 1 ww. ustawy spełniając tym samym wymóg przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków o konieczności, zgodnie z art. 47 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, 19. przyjmować wpłaty gotówkowe wyłącznie przez pracowników pełniących funkcje kasjera, którym powierzono obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia kasy oraz dokumentować ww. operacje dowodami typu KP stanowiącymi druki ścisłego zarachowania, zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami gospodarki kasowej oraz Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, 20. rozdzielić obowiązki w zakresie prowadzenie kasy i ewidencji druków ścisłego zarachowania między różnych pracowników, zapewniając tym samym właściwe funkcjonowanie mechanizmów kontroli mających na celu ograniczenie ryzyka związanego z obrotem środkami pieniężnymi (gotówką w kasie), zgodnie z wytycznymi określonymi załączniku do Komunikatu Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli finansowej jednostkach sektora finansów publicznych z dnia 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58 ), 21. prowadzić rzetelnie ewidencję druków ścisłego zarachowania, zgodnie z zasadami określonych w Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, 14

15 22. prowadzić ewidencję analityczną do kont rozrachunkowych zespołu 2 wg kryteriów określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ), w sposób spełniający podstawową funkcję ewidencji szczegółowej określoną art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, 23. ujmować na kontach rozrachunkowych zespołu 2 operacje gospodarcze właściwe ze względu na kryteria klasyfikacyjne, zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ( ) oraz stosownie do art. 15 ust 1 ustawy o rachunkowości, 24. rozliczać zaliczki na wydatki w terminach określonych w wewnętrznym zarządzeniu Dyrektora jednostki w zakresie gospodarki składnikami rzeczowymi (w tym inwentaryzacji): 25. W instrukcji w sprawie inwentaryzacji: sprecyzować zasady wyceny składników majątkowych, jak również wskazać termin przeprowadzania inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych, sprecyzować zapis dotyczący terminu przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, wyeliminować zapis o powoływaniu członków komisji do współudziału przy wycenie arkuszy spisu z natury, sprecyzować zapis o obciążaniu pracownika winnego powstania niedoboru poprzez możliwości uwolnienia się od odpowiedzialności, zmienić zapis o odpisywaniu w straty lub zyski nadzwyczajne salda należności lub zobowiązań w momencie, gdy saldo nie wykazuje zmian w ciągu 6 miesięcy, 26. wskazać na kartach środka trwałego pełną klasyfikację symbolu statystycznego (grupa podgrupa - rodzaj), 27. uzgadniać stan wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych wynikający z ewidencji prowadzonej w księdze inwentarzowej z saldem Wn konta 020 oraz kontem odpowiednio dokumentować przeprowadzenie i rozliczenia inwentaryzacji składników majątkowych będących na ewidencji środków trwałych - konto 011, pozostałych środków trwałych - konto 013 oraz wartości niematerialnych i prawnych - konto 020, 29. prawidłowo rozliczać arkusze spisu z natury, 30. rozliczać osoby odpowiedzialne za ewentualne niedobory oraz sprawdzać poprawność i rzetelność przeprowadzenia spisu z natury, 31. dokonywać wyrywkowej kontroli podczas spisu z natury przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub osobę wyznaczoną spośród członków zespołów spisowych. 32. prawidłowo przeprowadzać wycenę pozostałych środków trwałych, 33. zapewnić odpowiednie powiązanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg inwentarzowych, 34. dokonywać odpowiedniego udokumentowania wyników inwentaryzacji, 15

16 35. dokonywać inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania: legitymacji ubezpieczeniowych pracowników i legitymacji ubezpieczeniowych rodzinnych. w zakresie gospodarki Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych: 36. dokonać w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń aktualizacji dotyczącej sposobu ustalania wysokości odpisu na ZFŚS dla pracowników pedagogicznych, 37. określić w Regulaminie kryteria przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu nie uzależnionych od formy i wymiaru zatrudnienia, 38. prawidłowo i w terminie korygować odpis na ZFŚS, 39. uzgadniać salda końcowe rachunku z ewidencją analityczną konta 135, 40. zróżnicować przyznawanie uprawnionym osobom świadczenia socjalne, tak aby nie dobywały się one w takiej samej wysokości, 41. prawidłowo naliczać i pobierać zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 10 %, przy wypłacie dla emerytów, 42. prawidłowo przeznaczać środki Funduszu, zgodnie z zasadami ww. ustawy. w zakresie dochodów własnych 43. sprawozdania Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi sfinansowanych sporządzać i składać do Wydziału Budżetu Miasta Krakowa zgodnie z terminami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 44. sprawozdania Rb-34 po stronie Dochody sporządzać zgodnie z 26 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 45. sprawozdania Rb-34 w dziale Wydatki sporządzać zgodnie z 26 ust. 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 46. ewidencję analityczną do konta 132 prowadzić w układzie zgodnym z paragrafami klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zasadami prowadzenia ww. konta, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz treścią obowiązującego w jednostce Zakładowego Planu Kont, 47. ewidencję analityczną do kont zespołu 4 koszty według rodzajów, prowadzić zgodnie z zapisami art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 48. ewidencję analityczną do konta 760 prowadzić według paragrafów klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 49. dochody uzyskane z odsetek bankowych klasyfikować i wykazywać w sprawozdaniu Rb- 34 w Pozostałe odsetki, zgodnie z art. 16 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy o finansach 16

17 publicznych oraz treścią rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, 50. pomieszczenia szkoły wynajmować na podstawie umów najmu zawartych w formie pisemnej, zgodnie z zasadami określonymi w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zawartych w Załączniku do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r., 51. ustalić procedury kontroli w zakresie dokonywanych przez najemców wpłat, które zapewniałyby sprawdzenie m. in.: zgodności kwoty wpłat z umową oraz obowiązującym w tym zakresie zarządzeniem Dyrektora, terminowości dokonanych wpłat, prawidłowego naliczenia opłaty - w przypadku pojedynczych najmów sali gimnastycznej - poprzez porównanie wysokości wniesionej opłaty z faktyczną ilością wykorzystanych przez najemcę godzin, oraz dokonywać kontroli w powyższym zakresie, w myśl zapisów pkt 11 Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 52. prowadzić ewidencję szczegółową do konta Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, która zapewniałaby ustalenie stanu rozrachunków wg poszczególnych najemców, zgodnie z art. 17 ust.1 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz pkt 27 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 53. na koncie 201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, księgować powstanie należności pod datą wcześniejszą niż jej zmniejszenie, tj. w myśl art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości, 54. zapisów w dzienniku oraz na kontach syntetycznych dokonywać w kolejności chronologicznej, zgodnie z art. 14 ust. 1 i art. 15 ust. 2 ustawy o rachunkowości, 55. błędy stwierdzone w zapisach księgowych poprawiać zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, 56. faktury zakupu ujmować w ewidencji księgowej w momencie powstania zobowiązania, zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości oraz w myśl zasad określonych w pkt 11 Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 57. zapisów w ewidencji księgowej rachunku dochodów własnych dokonywać zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, określoną w art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, 58. zakupów gotówkowych dokonywać w ramach udzielonej pracownikowi zaliczki w myśl zapisów art. 47 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, 59. w ewidencji rachunku dochodów własnych wprowadzić konto Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych, zgodnie z 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz pkt 11 Standardów kontroli finansowej 17

18 w jednostkach sektora finansów publicznych. Proszę również wyeliminować inne uchybienia opisane szczegółowo w protokole kontroli. III. IV. Osoba odpowiedzialna za realizację zaleceń pokontrolnych: Marta Łój Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 3 w Krakowie, os. Wysokie 6. Termin realizacji zaleceń pokontrolnych: od zaraz. V. Termin złożenia sprawozdania z przebiegu realizacji zaleceń pokontrolnych: Sprawozdanie z wykonania niniejszych zaleceń proszę przesłać w terminie do dnia r. do Referatu Kontroli Finansowej Wydziału Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa, ul. Bracka 10. Pouczenie: Zgodnie z 14 ust.1 Regulaminu przeprowadzania kontroli finansowej przez Biuro Kontroli Finansowej UMK jednostki, w stosunku do których sformułowane zostały zalecenia pokontrolne obowiązane są do sporządzania sprawozdania z realizacji tych zaleceń w terminie określonym w pkt, V wystąpienie pokontrolnego według wzoru określonego w załączniku nr 3 do ww. Regulaminu. Otrzymują: 1. Adresat 2. a/a do wiadomości: 1. Pani Elżbieta Lęcznarowicz Zastępca Prezydenta Miasta Krakowa 2. Pan Lesław Fijał Skarbnik Miasta Krakowa 3. Pan Jan Żądło p.o Dyrektora Wydziału Edukacji 18