ZARZĄDZENIE NR OR-I PREZYDENTA MIASTA WODZISŁAWIA ŚLĄSKIEGO. z dnia 10 sierpnia 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR OR-I PREZYDENTA MIASTA WODZISŁAWIA ŚLĄSKIEGO z dnia 10 sierpnia 2016 r. w sprawie ustalenia zasad i trybu postępowania przy dokonywaniu zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane, których wartość nie przekracza równowartości kwoty euro dla Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U r. poz.446) w związku z art. 44 i 68 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r. poz. 885) zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się zasady i tryb postępowania przy dokonywaniu zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane, których wartość nie przekracza równowartości kwoty euro dla Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego, zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierza się naczelnikom wydziałów, kierownikom biur oraz osobom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach pracy w Urzędzie Miasta Wodzisławia Śląskiego. 3. Traci moc zarządzenie NR OR-I Prezydenta Miasta Wodzisławia Śląskiego z dnia 16 kwietnia 2014 r. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4. Prezydent Miasta Mieczysław Kieca Id: E6F813D4-6A1E-4EEE-8797-A5DFD8AFB7FF Strona 1

2 Załącznik do zarządzenia Nr OR-I Prezydenta Miasta Wodzisławia Śląskiego z dnia 10 sierpnia 2016 r. ZASADY I TRYB POSTĘPOWANIA PRZY DOKONYWANIU ZAMÓWIEŃ NA USŁUGI, DOSTAWY I ROBOTY BUDOWLANE, KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA RÓWNOWARTOŚCI KWOTY EURO DLA URZĘDU MIASTA WODZISŁAWIA ŚLĄSKIEGO. Rozdział 1. OGÓLNE ZASADY POSTĘPOWANIA 1. Postępowanie związane z udzieleniem zamówienia publicznego obejmuje: 1. Precyzyjne opracowanie przedmiotu zamówienia i jego rodzaju 2. Określenie wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia. 3. Dobór, przygotowanie i realizację procedur. 4. Wybór oferty najkorzystniejszej. 5. Zawarcie umowy. 2. Podstawą zaciągnięcia każdego zobowiązania (bez względu na wartość) jest sporządzenie pisemnej umowy, zlecenia lub zamówienia zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta w sprawie Centralnego Rejestru Umów i Zleceń Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiedzialni są Naczelnicy merytorycznych Wydziałów lub Kierownicy Biur dokonujący wydatkowania środków budżetowych. 2. Pracownicy przygotowujący i przeprowadzający merytoryczne postępowania zobowiązani są do przestrzegania należytej staranności z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Wykonawców. 4. Za terminowe i rzetelne rozliczenie pod względem merytorycznym umowy lub zlecenia odpowiada Naczelnik merytorycznego Wydziału lub Kierownik Biura zajmujący się przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania Przed przystąpieniem do udzielenia zamówienia pracownik zobowiązany jest do ustalenia szacunkowej wartości zamówienia druk notatki z ustalenia wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr Podstawą ustalenia szacunkowej wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towaru i usług ustalone z należytą starannością. Id: E6F813D4-6A1E-4EEE-8797-A5DFD8AFB7FF Strona 1

3 3. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia, należy dokonać analizy kilku przesłanek, do których poza wartością zamówienia można przykładowo zaliczyć: rodzaj zamówienia, powtarzalność w skali roku budżetowego, inne okoliczności warunkujące zasadność wyłączenia wydatkowania środków publicznych spod rygoru Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.Oznacza to, że wartość zamówienia nie stanowi jedynego i wystarczającego uzasadnienia wyłączenia, zamawiający powinien wykazać, iż jego działanie wynikające ze względów np. organizacyjnych czy ekonomicznych, nie narusza art.32 ust. 2 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, dotyczącego zakazu dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania procedur oraz zasad i trybów udzielania zamówień. Wartością zamówienia na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tożsamych, udzielonych w okresie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych dostaw lub usług oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. 2. Przedmiot zamówienia na roboty budowlane opisuje się za pomocą dokumentacji budowlanej (np. przedmiar robót). 1. Jeżeli jedynym kryterium jest cena za ofertę najkorzystniejszą uznaje się ofertę z najniższą ceną W przypadku propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej dla zamawiającego z innych powodów niż najniższa cena pracownik odpowiedzialny za postępowanie sporządza pisemne uzasadnienie proponowanego wyboru wykonawcy zamówienia. Sprawdzenia prawidłowości dokumentacji dokonuje Naczelnik lub Kierownik Biura Wybór zatwierdza Prezydent Miasta lub merytoryczny Zastępca Prezydenta Procedur, o których mowa w 11, 12 nie stosuje się do: 1) zamówień na dostawy usługi i roboty budowlane, których szacunkowa wartość nie przekracza złotych netto. 2) zleceń wewnętrznych dla jednostek organizacyjnych Miasta, 3) zleceń wystawionych na podstawie zawartej wcześniej umowy, 4) dostaw, usług lub robót budowlanych, które z przyczyn technicznych lub ekonomicznych mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, 5) zamówień, których wykonanie jest natychmiast wymagane, 6) bieżących wydatków związanych z obsługą delegacji zagranicznych i krajowych, 7) wydatków przeznaczonych na zadania Rad Dzielnic w zakresie kultury i sportu, 8) dostaw i usług dotyczących nagród i trofeów sportowych tradycyjnie wręczanych zawodnikom w związku z imprezami organizowanymi lub współorganizowanymi przez Miasto Wodzisław Śl. lub nad którymi patronat objął Prezydent Miasta Wodzisławia Śląskiego. 9) zakupu kwiatów ciętych, wiązanek i kompozycji kwiatowych na potrzeby Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego, 10) wynajmu sal konferencyjnych wraz z zapleczem (noclegiem), 11) usług socjalnych, 12) usług hotelarskich i restauracyjnych, 13) usług rekrutacji lub pozyskania personelu, Id: E6F813D4-6A1E-4EEE-8797-A5DFD8AFB7FF Strona 2

4 14) usług szkoleniowych lub edukacyjnych, w tym organizacji szkoleń, 15) usług zdrowotnych, 16) usług pocztowych, 17) usług ubezpieczeniowych, 18) usług parkingowych. 2. Za wydatkowanie środków, o których mowa w ust.1 w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań odpowiedzialny jest Naczelnik Wydziału lub Kierownik Biura. 3. Za zgodą Prezydenta Miasta, można nie stosować przepisów 11 i 12 ramowych procedur (regulaminu) udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej euro. Rozdział 2. TRYB POSTĘPOWANIA PRZY UDZIELANIU ZAMÓWIEŃ NA DOSTAWY, USŁUGI IROBOTY BUDOWLANE O SZACUNKOWEJ WARTOŚCI PONIŻEJ EURO 9. Procedura postępowania przy udzielaniu zamówień o wartości powyżej zł netto do zł netto: 1. Pracownik merytorycznego Wydziału: a) dokonuje badania cen rynkowych poprzez zwrócenie się o złożenie mailem, faksem lub pisemnych ofert do co najmniej 2 wykonawców wraz z przekazaniem wybranym wykonawcom dokładnego opisu przedmiotu zamówienia. Przy robotach budowlanych pracownik wysyła do wybranych przez siebie wykonawców opis przedmiotu zamówienia w postaci dokumentacji budowlanej (np. przedmiar robót, rysunki, itp.) b) gromadzi uzyskane oferty. Oferty w formie pisemnej należy składać w Biurze Obsługi Klienta i nie należy ich otwierać przed wyznaczonym terminem składania ofert (dzień, godzina). c) sporządza notatkę służbową proponując wybór oferty najkorzystniejszej spośród uzyskanych ofert od wykonawców (minimum dwóch) na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów wyboru wzór notatki stanowi załącznik nr 2 d) sporządza projekt zlecenia lub umowy. 2. Zlecenie lub umowa musi uzyskać kontrasygnatę Skarbnika Miasta. 3. Zlecenie lub umowę podpisuje Prezydent Miasta lub osoba przez niego upoważniona do składania oświadczeń woli w imieniu gminy. 4. Przy udzielaniu zamówień do kwoty złotych netto pracownik może stosować procedurę opisaną w Procedura postępowania przy udzielaniu zamówień o wartości powyżej zł netto do równowartości kwoty euro 1. Pracownik merytorycznego wydziału: Id: E6F813D4-6A1E-4EEE-8797-A5DFD8AFB7FF Strona 3

5 a) przekazuje przez Biura Prezydenta Miasta do publikacji na stronie internetowej Miasta ogłoszenie w wersji edytowalnej o zamiarze udzielenia zamówienia publicznego. Ogłoszenie należy przekazać najpóźniej godzinę przed końcem urzędowania w dniu publikacji. Ogłoszenie musi zawierać: nazwę zadania, opis przedmiotu zamówienia ( w przypadku robót budowlanych opis przedmiotu zamówienia określa się za pomocą dokumentacji budowlanej), warunkami i kryteriami wyboru oferty najkorzystniejszej oraz datę i godzinę składania ofert. Wzór ogłoszenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszych zasad. Po zamieszczeniu ogłoszenia pracownik może bezpośrednio poinformować o wszczęciu postępowania znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. Ogłoszenie musi być opublikowane minimum 5 dni przed terminem składania ofert, b) odpowiada za sprawdzenie prawidłowości publikacji ogłoszenia. c) prowadzi zestawienie złożonych ofert i dokonuje ich badania i oceny zgodnie z warunkami i kryteriami opisanymi w ogłoszeniu. d) sporządza notatkę służbową proponując wybór oferty najkorzystniejszej zgodnie z załącznikiem nr 2. Wyboru Wykonawcy dokonuje po uzyskaniu przynajmniej jednej ważnej ofert pisemnej lub nadesłanej faksem lub za pomocą maila. e) zamieszcza na stronie internetowej informacje o wyniku postępowania. f) sporządza projekt umowy. 2. Umowa musi uzyskać kontrasygnatę Skarbnika Miasta. 3. Umowę podpisuje Prezydent Miasta lub osoba przez niego upoważniona do składania oświadczeń woli w imieniu gminy. 11. Przy udzielaniu zamówień publicznych poniżej równowartości kwoty euro ze środków unijnych, w przypadku odmiennym zasad wydatkowania środków niż określonych w niniejszym zarządzeniu, wynikających z umowy o dofinansowanie lub wytycznych instytucji zarządzającej, należy stosować zasady postępowania zgodne z umową o dofinansowanie oraz wytycznymi instytucji zarządzającej. Rozdział 3. ZASADY PODPISYWANIA POSZCZEGÓLNYCH DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH ZPROWADZENIEM POWYŻSZYCH PROCEDUR Notatkę z szacowania przedmiotu zamówienia podpisuje pracownik dokonujący szacowania zamówienia. 2. Notatkę służbową z badania cen rynkowych zawierającą propozycję oferty najkorzystniejszej parafuje pracownik przygotowujący i przeprowadzający postępowanie, sprawdza Naczelnik Wydziału lub Kierownik Biura zatwierdza Prezydent Miasta lub właściwy merytorycznie Zastępca Prezydenta. 3. Zlecenie lub umowa musi być sporządzona i podpisana zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta w sprawie prowadzenia centralnego rejestru umów i zleceń w Urzędzie Miasta Wodzisławia Śl. 4. Wniosek o zaliczkę musi być sporządzony i podpisany zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Miasta Wodzisławia Śl. Id: E6F813D4-6A1E-4EEE-8797-A5DFD8AFB7FF Strona 4

6 załącznik nr 1 NOTATKA Z USTALANIA WARTOŚCI SZACUNKOWEJ PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 5. Przedmiot zamówienia:. 6. Data ustalania wartości zamówienia: 7. Nazwisko osoby ustalającej wartość: 8. Podstawa ustalenia wartości zamówienia 9. Wartość przedmiotu zamówienia w PLN:. 10. Kurs euro (wynikający z Rozporządzenia Prezesa RM) Wartość przedmiotu zamówienia w euro.. (podpis pracownika) Id: E6F813D4-6A1E-4EEE-8797-A5DFD8AFB7FF Strona 5

7 Nr sprawy NOTATKA SŁUŻBOWA Z BADANIA CEN RYNKOWYCH 12. Przedmiot zamówienia. załącznik nr 2 Wodzisław Śląski, dnia Wartość zamówienia (PLN) 14. Osoba prowadząca postępowanie (imię, nazwisko, stanowisko, wydział) 15. Kryteria wyboru oferty Zestawienie zebranych ofert Lp. Nazwa firmy Adres Kryteria wyboru ofert Cena netto Cena brutto Uwagi 17. Proponowany wybór najkorzystniejszej oferty. 18. Uzasadnienie wyboru. Naczelnik Wydziału lub Kierownik Biura.. (podpis Pracownika) Zatwierdzam dnia (Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta) Id: E6F813D4-6A1E-4EEE-8797-A5DFD8AFB7FF Strona 6

8 Ogłoszenie dla zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej równowartości euro W związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej równowartości euro zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej wykonania zamówienia obejmującego:... (opis przedmiotu zamówienia) Termin realizacji zamówienia.. Warunki płatności Warunki gwarancji.. Inne informacje Wymagania zamawiającego odnośnie wykonawcy... Kryteria wyboru oferty. Ofertę zawierającą żądane informacje proszę złożyć do dnia...do godziny Dopuszcza się złożenie oferty: w formie pisemnej na adres... (adres zamawiającego) za pośrednictwem faksu... (nr faksu) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej... (adres ) W przypadku wybrania Państwa oferty zostaną Państwo poinformowani o wszelkich formalnościach, które należy wypełnić przed podpisaniem umowy oraz o terminie podpisania umowy.... (podpis Kierownika Zamawiającego lub osoby upoważnionej). załącznik nr 3..., dnia... r. Id: E6F813D4-6A1E-4EEE-8797-A5DFD8AFB7FF Strona 7