Sprawozdanie z pracy Komisji Rewizyjnej Hufca za okres

Transkrypt

1 Sprawozdanie z pracy Komisji Rewizyjnej Hufca za okres Hufiec ZHP Łódź-Polesie im. Powstańczej Poczty Harcerskiej

2 Sprawozdanie z pracy HKR 2 Działając na podstawie Statutu 48 pkt 3 i 4 Związku Harcerstwa Polskiego oraz 1 pkt.4 Regulaminu Komisji Rewizyjnych ZHP, Komisja Rewizyjna Hufca przedkłada Druhnom i Druhom: Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej Hufca ZHP Łódź-Polesie za okres Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej Hufca ZHP Łódź-Polesie za okres przyjmuje układ chronologiczny; w sprawozdaniu za podstawową jednostkę czasu przyjęto rok kalendarzowy. W roku kalendarzowym 2011, poza spotkaniem organizacyjnym, które odbyło się w trakcie Zjazdu Hufca ZHP Łódź-Polesie , Komisja Rewizyjna Hufca ZHP Łódź-Polesie zebrała się na spotkaniach plenarnych 2-krotnie tj i Początkowe działania Komisji skoncentrowały się głównie na wdrożeniu nowo wybranych członków w zasady pracy HKR. Po ustaleniu kierunków pracy Komisji, z uwzględnieniem pól wzmożenia działalności względem poprzednich lat zadecydowano, że szczególnego zwrócenia uwagi wymagają w hufcu działania Sztabu HAL oraz terminowe rozliczenia HAL i HAZ. W związku z niniejszymi postanowieniami HKR wystosowała do Komendy Hufca oficjalne pismo (jedyne w ciągu całej kadencji) z prośbą o wyciągnięcie konsekwencji w stosunku do osób, które nieterminowo rozliczają się z prowadzenia obozów, kolonii i baz. Komenda pozytywnie ustosunkowała się do propozycji HKR. Komisja podzieliła się między sobą obowiązkami zw. z przeprowadzaniem kontroli w następujących obszarach: budżet hufca (wykonanie za rok 2011 i plany na rok 2012), czuwanie nad przebiegiem prac Sztabu HAL, ocena realizacji i stopnia rozliczenia dotacji, weryfikacja wykorzystania 1%, sprawozdania finansowe, monitoring działań programowo-kształceniowych. W roku kalendarzowym 2012 Komisja Rewizyjna Hufca ZHP Łódź-Polesie zebrała się na spotkaniach plenarnych 5-krotnie tj.: , , , , W roku tym Komisja Rewizyjna Hufca ZHP Łódź-Polesie przeprowadziła następujące kontrole: ocena realizacji i stopnia rozliczenia dotacji (3 dotacje HAL, LHZ, projekt Wybór jest prosty nie biorę, projekt Pokolenia fundamentem przyszłości), weryfikacja wykorzystania 1% za rok 2011,

3 Sprawozdanie z pracy HKR 3 monitorowanie postępu prac sztabu HAL (zwłaszcza przy wyborze nowego szefa bazy hufca w Tucznie), wizytacja obozów i baz HAL hufca (3 obozy, 2 bazy); monitorowanie rozliczenia HAL 2012, zatwierdzenie budżetu na rok 2012, analiza sprawozdania finansowego hufca za rok 2011, monitoring organizacji Akcji znicz w środowiskach hufca, regularna kontrola działań kształceniowych i programowych, regularna kontrola spraw kwatermistrzowskich (zwłaszcza w kontekście zmiany siedziby hufca i stanu samochodu hufcowego). Podział zadań pomiędzy członków HKR ustanowiony pod koniec 2011 roku bardzo szybko poddano zmianom, nie wszyscy członkowie Komisji wywiązywali się ze swoich obowiązków. Pomimo zamierzonego regularnego kontrolowania opłacania składek członkowskich i analizy dokumentów finansowych hufca, czynności tej zaniechano. Drogą uchwały 1/2012 z dn r. z członkostwa w Komisji Rewizyjnej Hufca ZHP Łódź-Polesie zrezygnowali pwd. Aneta Bandel i hm. Marcin Tkaczyk. Ich funkcje objęli pwd. Małgorzata Kowalczyk i pwd. Paweł Kucybała. Ze względu na słaby kontakt i brak wsparcia, HKR zawnioskowała do Komisji Rewizyjnej CHŁ o zmianę przydzielonego wcześniej opiekuna. Miejsce hm. Joanny Woźniak zajął phm. Tomasz Cebertowicz (przewodniczący Komisji Rewizyjnej CHŁ). W roku kalendarzowym 2013 Komisja Rewizyjna Hufca ZHP Łódź-Polesie zebrała się na spotkaniach plenarnych 4-krotnie tj.: 01.02, 23.05, 25.08, Komisja w nowym składzie podzieliła pomiędzy siebie obowiązki. W roku kalendarzowym 2013 Komisja Rewizyjna Hufca ZHP Łódź-Polesie przeprowadziła następujące kontrole: ocena realizacji i stopnia rozliczenia dotacji (Łódzkie Spotkania z Piosenką Żeglarską Szantowiązałka 2012 i półkolonie zimowe 2013 Zima w Łodzi), weryfikacja wykorzystania 1% za rok 2012, monitorowanie postępu prac sztabu HAL (głównie w kontekście problemów z rozliczeniem HAL 2012 przez bazę w Tucznie i ustanowieniem nowych zasad kierowania bazą), wizytacja obozów i baz HAL hufca (4 obozy, 1 baza); monitorowanie rozliczenia HAL 2013, analiza sprawozdania finansowego hufca za rok 2012, regularna kontrola działań kształceniowych i programowych, monitoring postępów prac kwatermistrzowskich. Komisja nie wywiązała się i nie poradziła sobie z oceną rentowności baz za rok Nieregularnie prowadzony był monitoring opłacania składek członkowskich i analiza dokumentów finansowych

4 Sprawozdanie z pracy HKR 4 hufca, jednak co do terminowości i zawartości merytorycznej ww. nie było zastrzeżeń płynących ze strony CHŁ. Kontroli dotacji (z wcześniej zamierzonych) nie poddano: rozliczenia dotacji obozów letnich, kursu drużynowych, LHZ i projektu Profilaktyka narkomanii. Ze względu na słabą kondycję funkcjonowania zespołu oraz złożenie rezygnacji z pełnienia funkcji członkini Komisji Rewizyjnej Hufca ZHP Łódź-Polesie przez phm. Katarzynę Rytko, HKR podczas posiedzenia w dn drogą uchwały 1/2013 zawnioskowała do Komendy Hufca ZHP Łódź-Polesie o zwołanie zjazdu nadzwyczajnego w celu uzupełnienia składu Komisji Rewizyjnej Hufca w związku ze zmianą ponad połowy składu HKR. W roku kalendarzowym 2014 Komisja Rewizyjna Hufca ZHP Łódź-Polesie zebrała się na spotkaniach plenarnych 4-krotnie tj.: 20.01, 26.02, 9.04, Już pod koniec grudnia 2013 Komisja w nowym składzie: pwd. Rafał Lewonowski phm. Karolina Nowicka-Tkaczyk hm. Marta Brulikowska-Polit phm. Marcin Sasin phm. Stanisław Gałecki podjęła uchwałę o podziale obowiązków na kolejny okres kadencji. W roku kalendarzowym 2013 Komisja Rewizyjna Hufca ZHP Łódź-Polesie podjęła następujące kontrole i omówiła działania zespołów hufca: zatwierdzenie budżetu na rok 2014, analiza sprawozdania finansowego hufca za rok 2013, omówienie programu pracy hufca na rok 2014 ocena pracy grupy programowej pod przewodnictwem phm. Moniki Suchan kontrola preliminarza dot. święta hufca analiza systemu ubezpieczeń NW kontrola rozliczeń wydatków na samochód służbowy kontrola HAL 2014 (zwizytowane zostały wszystkie zorganizowane placówki i bazy) HKR dokonała również podsumowania takich działań jak: ocena programu święta hufca bardzo dobrze zorganizowane, atrakcyjne. Omówienie porażki w Budżecie Obywatelskim. KRHŁP uważa, że w przyszłym roku KH powinna zaangażować większą liczbę osób w pracę nad Projektem Budżetu Obywatelskiego. Jest potrzeba lepiej zaplanowana akcja promocyjna tego wydarzenia.

5 Sprawozdanie z pracy HKR 5 Działanie zespołu Promocji i Informacji mało działań, brak planu promocji harcerstwa, lepsza promocja baz HAL, zwracamy uwagę na fakt, że brakuje odpowiednio przygotowanych ulotek informacyjnych dla rodziców Naszych harcerzy. Informacje przekazane nam przez rodziców dają nam dużo do myślenia i pokazują brak profesjonalizmu w ich wykonaniu. Ulotki informują jedynie gdzie jedziemy i co harcerz ma ze sobą zabrać. Brak jest informacji o tym co się będzie działo na obozie. Ulotki nasze bardzo odbiegają od standardu biur podróży. Uważamy, że przygotowaniem takiej ulotki powinien zająć się ZIiP. Sprawy formalne HAL związane z pracą naszych baz oraz bardziej dokładnym zapoznawaniem się przez osoby wyznaczone przez Komendę z dokumentacją i umowami jakie środowisko podpisują z organizatorami obcych baz. Wizytujący członkowie KRHŁP Nasze bazy zwrócili uwagę na brak odpowiedniej ilości kadry kwatermistrzowskiej na bazach w czasie trwania turnusów. W roku kalendarzowym 2015 Komisja Rewizyjna Hufca ZHP Łódź-Polesie zebrała się na spotkaniach plenarnych 3-krotnie tj.: 20.05, 29.09, 7.10 W roku tym Komisja Rewizyjna Hufca ZHP Łódź-Polesie przeprowadziła następujące kontrole: HAL zatwierdzenie budżetu na rok 2015, analiza sprawozdania finansowego hufca za rok 2014, użytkowania samochodu wypadek W okresie obejmującym sprawozdanie, członkowie Komisji pojawiali się regularnie na posiedzeniach komendy ok. 80% spotkań, starając się w ten sposób wspierać prace komendy. 7-krotnie przedstawiciele Komisji spotykali się w ramach spotkań Komisji Rewizyjnej CHŁ. Przedstawiciele Komisji Rewizyjnej Hufca ZHP Łódź-Polesie w sprawach niewymagających organizacji posiedzeń plenarnych kontaktowali się ze sobą drogą mailową. Komisja Rewizyjna Hufca ZHP Łódź Polesie działając w oparciu o wytyczne Statutu ZHP oraz Regulamin Pracy Komisji Rewizyjnych sprawowała w okresie sprawozdawczym kontrole nad działalnością organizacyjno finansowa władz oraz jednostek organizacyjnych Hufca ZHP Łódź Polesie. W miarę swoich możliwości i posiadanej wiedzy członkowie komisji konsultowali działania komendy oraz innych jednostek organizacyjnych hufca w zakresie spraw programowych, prawnych, organizacyjnych i finansowych. Biorąc pod uwagę zakres postawionych i zrealizowanych zadań, komisja ocenia swoja praca w okresie sprawozdawczym dobrą. Załączniki: 1. Wykaz członków HKR w poszczególnych okresach kadencji