Załącznik do Wyjaśnienia / Zmiany nr 1 do treści SIWZ postępowanie nr 13/ Informacje ogólne w zakresie infrastruktury teleinformatycznej.

Transkrypt

1 Załącznik do Wyjaśnienia / Zmiany nr 1 do treści SIWZ postępowanie nr 13/ Informacje ogólne w zakresie infrastruktury teleinformatycznej. Sieć telefoniczna KGK jest oparta o tącza Telekomunikacji Polskiej S.A. W ramach umowy pomiędzy KGK oraz TP SA realizowana jest usługa CENTREX umożliwiająca na wykonywanie bezpośrednich połączeń telefonicznych pomiędzy numerami wewnętrznymi KGK. Obecnie obsługiwane jest 35 wewnętrznych połączeń między numerami abonenta KGK. Infrastruktura telefoniczna w oddziałach KGK oparta jest o centrale telefoniczne firmy SLICAN. Administracja nad wewnętrzną siecią telefoniczną w zakresie obsługi centrali, okablowania telefonicznego wewnątrz firmowego jest przekazana firmie Unitel z Radomia. KGK korzysta z usług firmy Unitel w zakresie prefix-owania połączeń telefonicznych lokalnych, międzystrefowych oraz do sieci komórkowych. KGK korzysta z usług firmy Mini Telecom w zakresie rozprowadzenia usług telekomunikacyjnych (łączność telefoniczna oraz dostęp do Internetu) na obszarze nieobjętym infrastrukturą telefoniczną TP SA. Łączność odbywa się poprzez stacje radiowe Sieć komputerowa LAN / WAN. W chwili obecnej głównym usługodawcą w zakresie dostępu do Internetu jest firma TP SA. Łączność jest zapewniona za pomocą następujących usług: Oddział / Nazwa usługi Opis usługi wydział KGK DSL Sprinter (LOJ) Mbit / 512 kbit ZWiK Elastyczna DSL dla NEO. DSL 2000 Mbit/512 kbit 1000 ZWiK oczyszcz. Elastyczna DSL dla NEO. DSL 2000 Mbit/ 512 kbit 1000 ZEC Elastyczna DSL dla NEO. DSL Mbit/512 kbit Medium jest podłączone przez następujące urządzenia: Oddział / Nazwa i model urządzenia Podstawowe usługi / funkcje wydział KGK DSL Thompson SpeedTouch Bridge, 1 PORT Eth., DSL 4101 ZWiK Thomson SpeedTouch 608 DHCP, VLAN, WLAN, 4 PORT Eth., WL DSL ZWiK oczyszcz. Thomson SpeedTouch 608 DHCP, VLAN, WLAN, 4 PORT Eth., WL DSL ZEC Thomson SpeedTouch 608 DHCP, VLAN, WLAN, 4 PORT Eth., WL DSL Każdy z powyższych punktów dostępowych posiada przypisany statyczny publiczny adres IP w sieci Internet.

2 Na terenie głównego budynku KGK okablowanie strukturalne jest rozprowadzone do GPD w serwerowni natomiast na ZWiK okablowanie strukturalne jest rozprowadzane w sposób kaskadowy przy pomocy dodatkowych przełączników sieciowych Stacje robocze. Stacje robocze oraz serwery zgodne Microsoft Windows są zabezpieczane programem antywirusowym NOD32 firmy Eset Licencje na stacje robocze. Aktualnie na terenie zakładu (łącznie we wszystkich oddziałach) wykorzystywane są następujące klienckie systemy operacyjne: LP Wersja systemu operacyjnego Typ licencji 1 MS Windows XP Home OEM 53 2 MS Windows XP OE M 6 Professional 3 MS Windows 7 Home OE M 6 Premium 4 MS Windows 7 Professional OEM 8 5 MS Windows Vista Home OEM 3 Basic 6 MS Windows 95 OEM 1 7 MS Windows 98 OE M 1 Liczba licencji Spis sprzętu komputerowego. Poniższa tabela zawiera spis sprzętu komputerowego użytkowanego we wszystkich oddziałach KGK. Dział Model procesora Pamięć Dysk twardy ADM Xeon x250 ADM P x30 ADM O ADM IN IN IN Ochr. Śr. C2Duo T AMD Sempron 2GHZ AMD Athlon II X AMD 64 X

3 BHP Celeron Zam. Pub. DualCore E ZTiUO AMD ZTiUO DualCore E ZTiUO DualCore T ZTiUO AMD ZTiUO AMD Athlon ZTiUO ZUK DualCore T3200 ZUK Celeron 2.46 ZUK AMD Sempron 1.61 ZUK Celereon ZUK DualCore T3200 KSPiA Celeron 2.4 JRP Celeron 2.4 JRP Celeron E FK Celeron FK FK Celeron FK FK Celeron FK AMD 64 X

4 Celeron EK AM!) X2 EK EK Sek. Zarząd QI60 DualCore T Celereon 2.4 AMD Duron 1.3 Notebook Zarząd Zarząd Notebook Notebook ZLG AMD ZLG AMD ZLG AMD ZLG AMD ZLG AMD ZWiK AMD Sempron 1.81 ZWiK C2Duo E ZWiK Celeron ZWiK AMD Sempron 1.61 ZWiK Celeron Oczyszcz. ZWiK Celeron Oczyszcz. ZWiK Celeron Oczyszcz. ZWiK woda AMD Sempron ZEC ZEC ZEC DualCore E ZEC Celeron ZEC Pentium

5 1.3. Urządzenia peryferyjne drukarki, skanery. Na terenie zakładu wykorzystywane są obecnie następujące urządzenia peryferyjne: Nazwa i model Rodzaj Interfejsy Brother DCP HL-2035 Laser USB Brother DCP-395CN Atrament USB Brother DCP-7030 Laser USB Brother HL-2035 Laser USB HP Atrament USB HP 1012 Laser USB HP 1018 Laser USB HP 1020 Laser USB HP 1100/1100A Laser USB HP 1150 Laser USB HP 1200 Laser USB HPP1005 Laser USB OKI 321 Igła LPT OKI 3320 Igła LPT OKI ML321T Igła LPT OKI ML3320 Igła LPT OKI ML3321 igła LPT Samsung ML1510 Igła LPT Canon Image Runner2520 Wielofunkcyjne USB/LAN 1.4. Serwerownia Ogólna charakterystyka pomieszczenia Pomieszczenie serwerowni mieści się na drugim piętrze w siedzibie głównej KGK, jest to ostatnia kondygnacja budynku. Pomieszczenie serwerowni w ostatnim okresie zostało zmodernizowane razem z cała infrastrukturą sieci logicznej Aktualne systemy serwerowe i sieciowe. W KGK jest aktualnie wykorzystywane 5 serwerów. Każdy z użytkowanych serwerów jest dedykowany do określonych celów lub aplikacji. LP System operacyjny / licencje Przeznaczenie 1 Linux UBUNTU Router, DHCP, Firewall, Transport, Targowisko 2 Novell5.10/10CAL FK, Śmieci, Środki Trwałe, Gospodarka Materiałowa 3 Microsoft Windows 2000 Professional Gospodarka lokalowa 4 Windows Server 2008 R2 OEM 5CAL i OBS-3000 Magazyn SQL Server 2008 R2 Express 5 Windows XP Home Aplikacja LEX z kluczem sprzętowym LPT Parametry serwera na którym będzie posadowiona relacyjna baza danych. System operacyjny Windows Server 2008 R2 Standard Service Pack 1 OEM; 64 bitowy system operacyjny. Procesor AMD Phenom II X4 955 Processor 3.20 Zainstalowana pamięć (RAM) 8,00 GB Dysk twardy 1 TB w RAID 1

6 2. Inwentaryzacja istniejących rozwiązań informatycznych 2.1 System Sprzedaży Zakład Energetyki Cieplnej-ZEC Zakład Energetyki Cieplnej jest osobną lokalizacją Przedsiębiorstwa i umiejscowiony jest przy ulicy Głowaczowskiej 39 w Kozienicach. Lokalizacja ta nie ma połączenia z siecią komputerową głównej siedziby firmy Sprzedaż podstawowa Do obsługi swoich odbiorców wykorzystuje program komputerowy firmy UNISOFT. Prowadzona jest w nim ewidencja odbiorców zawierająca informacje potrzebne do wystawienia faktury oraz dane odnośnie węzłów cieplnych potrzebne do prawidłowego rozliczenia odbiorcy. Program jest zainstalowany na jednym stanowisku ( instalacja na lokalnym dysku twardym) - obsługiwany przez jedną osobę. Danymi do wystawienia faktury są odczyty liczników, które są zbierane jeden raz w miesiącu poprzez 4-5 pracowników ZEC. Odczyty te zbierane są do zeszytów i przekazywane do biura gdzie operator programu stacjonarnego wpisuje je do aplikacji fakturującej. Każdy z odbiorców posiada ciepłomierz, z którego jest rozliczany za różnicę wskazań. Dodatkowo na fakturze pojawiają się pozycje odnośnie zamówionej mocy oraz pozycje związane z uzupełnieniem nośnika w instalacji. Wyjątek stanowi budynek, który ma dwóch administratorów. W takim przypadku wystawiane są faktury ryczałtowe nie zawierające stanu liczników. Faktura taka zostaje obliczona na podstawie współczynnika podziału i zostaje do niej dołączony załącznik wykonany w programie MS Word zawierający informacje o stanie liczników i procencie podziału. W istniejącym programie występuje problem z wystawianiem faktur korygujących do wcześniejszych lat. Faktura taka jest wystawiana w formie papierowej Gospodarka Licznikami Oprócz programu fakturującego prowadzony jest papierowo rejestr Liczników Ciepła oraz wodomierzy występujących w układach pomiarowych zdefiniowanych w programie. Rejestr liczników zawiera informację o datach legalizacji liczników, ich typach oraz numery fabryczne. Rejestr liczników prowadzony jest przez osobną osobę, która śledząc zapisy wybiera liczniki dla jakich mija okres legalizacji i jest potrzeba ich zalegalizowania bądź wymiany.

7 Sprzedaż dodatkowa Oprócz podstawowej sprzedaży, wystawiane są faktury za usługi dodatkowe do których należą sprzedaż żużlu oraz usługi pogotowia technicznego. Do ich wystawienia używany jest arkusz programu MS Excel. Dodatkowo wystawiane są w formie papierowej dwie faktury związane z dzierżawą miejsca na kominie Powiązania pomiędzy systemami W obecnym rozwiązaniu nie istnieje powiązanie pomiędzy systemem Finansowo-Księgowym a systemami sprzedażowymi Zakładu. Po zakończeniu fakturowania na dany miesiąc do głównej siedziby firmy dostarczane są kopie wszystkich faktur wystawionych w Zakładzie. Wykonywane są również zestawienia wystawionych faktur. Przy czym zestawienie faktur za rozliczenie ciepła uzyskiwane jest z programu a dodatkowo trzeba zrobić ręcznie zestawienie faktur dodatkowych. Jest to informacja o sprzedaży zakładu, która musi być wprowadzona ręcznie do systemu Finansowo-Księgowego w głównej siedzibie przedsiębiorstwa Zakład Wodociągów i Kanalizacji - ZWiK Zakład Wodociągów i Kanalizacji stanowi osobną lokalizację Przedsiębiorstwa i umiejscowiony jest przy ulicy Rodzinnej 1 w Kozienicach. Lokalizacja ta nie ma połączenia z siecią komputerową głównej siedziby firmy Sprzedaż podstawowa Na jednym z komputerów zainstalowany jest program WODA autorstwa Pana Sławomira Orłowskiego z Bełchatowa ( instalacja na lokalnym dysku twardym). Służy on do obsługi fakturowania podstawowej sprzedaży Zakładu, którą jest dostawa wody i odprowadzanie ścieków. Program przechowuje swoje bazy danych na lokalnym dysku twardym komputera i korzysta z niego jedna osoba. Odczyty wodomierzy zbierane są co miesiąc przez czterech pracowników, którzy są wyposażeni w przenośne zestawy inkasenckie. W skład zestawu wchodzi drukarka termiczna oraz palmtop pracujący pod kontrolą systemu operacyjnego Windows Mobile. Występuje także zestaw gdzie zamiast palmtopa używane jest urządzenie PSION Workabout. Współpraca programu stacjonarnego z programem inkasenckim opiera się na wymianie plików z danymi podczas nagrywania lub zgrywania danych z urządzenia przenośnego, tzn. Inkasent ma nagrywane dane na urządzenie w siedzibie ZWiK, idzie w teren by rozliczać odbiorców, wraca do siedziby ZWiK by zgrać dane do systemu stacjonarnego. Nie istnieje połączenie w czasie rzeczywistym.

8 Funkcjonalność aplikacji na przenośnym urządzeniu pozwala na wpisanie odczytu, wystawienie faktury oraz przyjęcie za nią wpłaty. Pozostali klienci, którzy nie dostają faktury od inkasenta mają wystawiane faktury z systemu stacjonarnego. Odczyty wodomierzy dla tej grupy są zbierane do książek odczytowych a później powtórnie nanoszone poprzez operatora do programu stacjonarnego. Odbiorcy ZWiK mają pomniejszone ceny wody i kanalizacji o dopłatę z Gminy. W Programie jest to rozwiązane poprzez zmniejszenie ceny podstawowej o wartość dopłaty do 1 m3. Zatem na fakturze nie drukowana jest informacja o dopłacie, tylko ostateczna cena. W związku z dopłatą, na koniec miesiąca wystawiana jest faktura do Gminy na wartość różnicy jaka powstała w wyniku dopłaty. Faktura ta nie jest wystawiana z programu, którym są rozliczani odbiorcy. Poza programem wystawiana jest również nota odnośnie sprzedaży wewnętrznej. Jest to dokument w formie papierowej, który ZWiK przekazuje do działu Księgowości Gospodarka Wodomierzowa W programie jest ewidencjonowany numer wodomierza wraz z datą legalizacji oraz średnicą lecz w przypadku wymiany wodomierza informacje te są nadpisywane nowymi danymi. Taki układ danych nie pozwala na prowadzenie sprawozdawczości z zakresu gospodarki wodomierzowej. Do prowadzenia Gospodarki wodomierzowej wykorzystywany jest arkusz programu Excel prowadzony przez osobną osobę, w którym są spisane wszystkie wodomierze i ich wymiany. Pracownik prowadzący ewidencję wodomierzy drukuje listę wodomierzy do wymiany i na jej podstawie wystawia zlecenia wymiany / zabudowy wodomierzy i zwrotnie uzupełnia informacje w arkuszu z danymi o wykonanej pracy. Zlecenie takie trafia także do pracownika obsługującego główny program fakturujący aby ten zaktualizował dane u odbiorcy odnośnie wodomierza. Gromadzone w arkuszu dane pozwalają na sprawozdawczość z zakresu gospodarki wodomierzowej są to m.in. wybranie wodomierzy, którym się kończy legalizacja, ilości dokonanych wymian w podanym okresie Sprzedaż dodatkowa Oprócz sprzedaży podstawowej w ZWiK wystawiane są faktury za usługi techniczne. Wystawianiem tych faktur zajmuje się jedna osoba wykorzystując do tego celu arkusz programu Excel.

9 Powiązania pomiędzy systemami W obecnym rozwiązaniu, dane o wystawionych fakturach przesyłane są do systemu Finansowo-Księgowego za pomocą pliku. Dane te są eksportowane z systemu WODA 3-4 razy w miesiącu. Plik wymiany zawiera informację o wystawionych fakturach dla każdego z odbiorców oraz informację o wpłatach przyjętych przez inkasentów. Informacja o sprzedaży z usług dodatkowych jest ręcznie wpisywana do systemu Finansowo-Księgowego. Na koniec miesiąca sprzedaży ZWiK przekazuje do głównej siedziby dokumenty informujące o sprzedaży miesięcznej, są to: wydruk rejestru wystawionych faktur z programu WODA. zestawienie według grup (rozbicie na księgi i taryfy). kopie faktur z systemu WODA oraz usług dodatkowych Zakład Usług Komunalnych - ZUK Zakład Usług Komunalnych prowadzi kilka działalności, są to: Targowisko miejskie Cmentarz parafialny i zakład pogrzebowy Utrzymanie zieleni Utrzymanie miejsca przetrzymywania tymczasowego bezdomnych zwierząt Utrzymanie oznakowania pionowego i poziomego dróg gminnych Utrzymanie dróg Do fakturowania usług świadczonych przez ZUK używana jest aplikacja uruchamiana poprzez przeglądarkę internetowąz serwerem zainstalowanym w głównej siedzibie. Na potrzeby fakturowania klientów na targowisku, aplikacja zainstalowana jest także lokalnie na laptopie. Pracownik ZUK w wyznaczone dni idzie na Targowisko z laptopem oraz drukarką i tam wystawiam faktury. Po powrocie do głównej siedziby dane są importowane do głównej bazy danych. Opisana sytuacja jest spowodowana brakiem dostępu do sieci Internet na targowisku. W Zakładzie używana jest także aplikacja do obsługi cmentarza, zainstalowana w tejże lokalizacji. Jost ona na etapie wdrażania i uzupełniania danych. Program umożliwia prowadzenie księgi grobów, ksiąg zmarłych, zdarzeń związanych z grobem, ewidencje zdjęć, rejestrację danych potrzebnych do wystawienia okresowych faktur. Docelowo serwer udostępniający aplikację ma być przeniesiony do głównej siedziby a praca będzie odbywać się przez łącze internetowe.

10 Powiązania pomiędzy systemami W obecnym rozwiązaniu nie istnieje powiązanie programu fakturującego z systemem finansowo-księgowym przedsiębiorstwa. Na koniec miesiąca wykonywane są wydruki faktur i przekazywany do działu księgowości Zakład Transportu, Odbioru i Utylizacji Odpadów - ZTOiUO ZTOiUO umiejscowiony jest w głównej siedzibie przedsiębiorstwa. Do rozliczania odbiorców usług używany jest program EKOLOG autorstwa Pana Andrzeja Gruszki. Program jest powiązany z systemem finansowo księgowym. Dla zachowania spójności danych kontrahenci zakładani są z poziomu systemu FK co powoduje, że dany kontrahent z uzupełnionymi danymi staje się widoczny w systemie EKOLOG, gdzie następuje dalsze uzupełnienie ewidencji o dane z umowy Sprzedaż podstawowa Program obsługiwany jest przez jednego pracownika i umożliwia rozliczanie odbiorców z tytułu wywozu nieczystości stałych. Klienci zostali podzieleni na dwie grupy rozliczane z różną częstotliwością: firmymiesięcznie i klienci indywidualni - kwartalnie. Sposób rozliczania zdefiniowany jest w umowie i dla osób indywidualnych jest to NośćjDsób * Norma_na_Osobę * cena, przy czym normy są zróżnicowane na trzy grupy: miasto, wieś, budynki wielorodzinne. Sposób rozliczania firm to Ilość_m3 * cena. Dodatkowo na fakturze może wystąpić pozycja opłaty za eksploatację pojemnika. W programie każdy odbiorca ma zdefiniowane odpowiednie parametry wynikające z umowy, aby na ich podstawie została zrobiona faktura. Istnieją także dodatkowe wywozy na żądanie, gdzie operator wystawia na ich podstawie osobne faktury. Z systemu nie można wydrukować harmonogramu wywozu, z tego powodu prowadzona jest osobna ewidencja punktów w programie Word. Dokument ten musi być aktualizowany wraz z każdą modyfikacją wykonywana w głównym programie.

11 Program Ekolog uniemożliwia także tworzenie faktur korygujących. Wywozy nieczystości są realizowane w cyklu tygodniowym w obszarze miasta a raz w miesiącu na obszarach wiejskich. Został wyznaczony 1 dzień w miesiącu na tzw. Zbiórkę selektywną". Polega to na tym, że kierowca dostaje listę klientów, którzy mają zawartą umowę i od nich odbiera worki z posegregowanymi odpadami (plastik, makulatura, szkło, mieszane), zwrotnie wpisując ilości odebrane na listę. Listy te są składowane w biurze do wglądu ewentualnej kontroli. Ilości wpisane przez kierowcę nie są źródłem faktury ponieważ zbiórka selektywna jest wkalkulowana w cenę wywozu nieczystości z umowy Sprzedaż dodatkowa W programie EKOLOG wystawiane są także faktury za usługi dodatkowe świadczone przez zakład Wywóz nieczystości płynnych Akcja Zima" Utrzymanie szaletu Faktura za koszty dopłaty za odpady posegregowane Oczyszczanie miasta Powiązania pomiędzy systemami Program EKOLOG jest powiązany z systemem Finansowo-Księgowym Przedsiębiorstwa. Dane odnośnie wystawionych faktur pojawiają się na kontach klientów po uruchomieniu funkcji eksportu danych Zakład Zarządzania Nieruchomościami - ZZN Zakład Zarządzana Nieruchomościami zarządza zasobami lokalowymi, które stanowią własność wspólnot mieszkaniowych i gminy. W ZZN używany jest sieciowo zainstalowany program DOSowy. W programie prowadzona jest ewidencja zasobów lokalowych wraz z potrzebnymi danymi do wystawienia naliczenia miesięcznego za lokal, wystawiane naliczenia, rejestrowane wpłaty, prowadzona windykacja oraz księgowość. W administrowanych budynkach, oprócz lokali właścicieli występują lokale, które są własnością gminy. Z programu jest emitowana informacja o wysokości naliczenia zarówno dla właścicieli jak i najemców, którzy dokonują wpłat na odpowiednie konta bankowe, tj. właściciele płacą na konto wspólnoty a najemcy na konto gminy. W imieniu wspólnot, co miesiąc są wystawiane noty obciążające do Gminy. Nota ta jest drukowana automatycznie tylko dla części budynków tj. takich w których nie ma naliczanego składnika sprzątania na klatce schodowej. Dla

12 pozostałych budynków nota obliczana i wykonywana jest ręcznie. Występują dwie wspólnoty, które mają obcego administratora. W tych przypadkach nota do Gminy jest wysyłana też przez ZZN. Jest ona sporządzana na podstawie informacji, które administrator danej wspólnoty przesyła do ZZN. Zakład wystawia faktury dla wspólnot w imieniu gminy za różne usługi, m.in.: dzierżawy placu pod kontenery, dzierżawy ściany budynku bądź gruntu pod reklamę. W imieniu Gminy wystawiane są także naliczenia za najem garaży. W zależności od woli najemcy może być mu wystawiona faktura. Z systemu emitowane sątakże rachunki dla najemców lokali gminnych jak i wspólnotowych. Wszystkie faktury, rachunki, noty, które są wysyłane przez zakład są wykonywane ręcznie w arkuszu programu Excel. Wyjątek stanowi tutaj część not obciążających Gminę, która jest drukowana z systemu. Rozliczenia mediów następują w cyklu rocznym. Informacja o rozliczeniu jest drukowana z programu, ale jest to wynik wcześniejszej ręcznej pracy. Aby wykonać rozliczenie należy dokonać ręcznego obliczenia na podstawie kosztów i naliczonych zaliczek. W programie prowadzona jest także windykacja zarówno części wspólnotowej jak i gminnej. W kasie głównej Przedsiębiorstwa jest możliwość dokonania wpłaty za lokale wspólnotowe, a pozostałe wpłaty są nanoszone do systemu na podstawie wyciągów bankowych. Zakład wystawia faktury w imieniu KGK dla wspólnot za zarządzanie. Jest to faktura wystawiana poza programem w Excelu. 2.2 Finansowo- Księgowy Ewidencja księgowa w Kozienickiej Gospodarce Komunalnej Sp. z o.o. (KGK) zgodnie z przyjętą i stosowaną polityką rachunkowości prowadzona jest komputerowo na systemie autorstwa Pana Andrzeja Gruszki.

13 2.2.1 Plan kont Ewidencja zdarzeń gospodarczych prowadzona jest w oparciu o następujący plan kont. WYKAZ STOSOWANYCH KONT W KOZIENICKIEJ GOSPODARCE KOMUNALNEJ SP. Z O.O. Nazwa Konta syntetyczne 011 Środki trwałe 013 Pozostałe środki trwałe w użytkowaniu 015 Środki trwałe użytkowane na podstawie umów leasingu i innych o podobnym znaczeniu 020 Wartości niematerialne i prawne 021 Wartości niematerialne i prawne umarzane jednorazowo 022 Wartości niematerialne i prawne- Prawa do emisji CO Inwestycje długoterminowe 040 Odpisy aktualizujące inwestycje długoterminowe 071 Umorzenie majątku trwałego, środków trwałych 072 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych 073 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych umarzanych jednorazowo 074 Umorzenie pozostałych użytkowaniu (wyposażenie) środków trwałych w 075 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych - prawa do 076 Umorzenie emisji CO 2 środków trwałych przejętych w leasing lub inną umowę o podobnym znaczeniu 083 Środki trwałe w budowie sfinansowane z własnych środków 084 Środki trwałe w budowie sfinansowane z projektów 085 Rozliczenie budowy środków trwałych w budowie sfinansowanych ze środków własnych 086 Rozliczenie budowy środków trwałych w budowie sfinansowanych z realizowanych projektów 091 Środki trwate w likwidacji (konto pozabilansowe) 092 Środki trwate otrzymane w nieodpłatny zarząd lub 093 użytkowanie Środki trwałe dzierżawione i w leasingu operacyjnym 101 Kasa 131 Rachunki bankowe i kredyty 132. Rachunki bieżące dla realizowanych projektów 135. Rachunki środków funduszy specjalnych 137 Kredyty bankowe 139. Rachunki bankowe kaucje i wadia 140 Krótkoterminowe aktywa finansowe 160 Konto wewnętrzne do rozliczenia rozrachunków z KGK Sp. z o.o. z tytułu wydatków niekwalifikowanych JRP 180. Konto techniczne - kompensata zobowiązań z 200. należnościami Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami 201 Rozrachunki z dostawcami - rozrachunki z tytułu dostaw i usług realizowanych w ramach projektów 222 Rozliczenie dochodów budżetowych z tytułu opłat targowych zbieranych za zlecenie Urzędu Miejskiego 225 Rozrachunki z budżetami

14 226 Rozrachunki z tytułu podatku VAT od faktur realizowanych w ramach projektu Nr 39/ Pozostałe rozrachunki publiczno-prawe 230 Rozrachunki pracownikami z tytułu wynagrodzeń finansowane z projektów 231 Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń 232 Rozrachunki z pracownikami z tytułu niepodjętych wypłat 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 240 Pozostałe rozrachunki 241 Rozrachunki z pracownikami z tytułu pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 242. Rozrachunki z sołtysami z tytułu zawartych umów o dzieło 243. Rozliczenie wynagrodzeń 244 Pozostałe rozrachunki związane z realizowanymi projektami 245 Rozrachunki ze wspólnikiem Spółki 246 Rozrachunki z tytułu przekazywania środków na realizację 247 projektów Rozrachunki z tyt. zak. usług i towarów 248 wewnątrzwspólnotowych Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek 249 Roszczenia sporne 250 _easing 280 Rozliczenie różnic kursowych 290 Odpisy aktualizujące roszczenia i należności 291 Mależności warunkowe (konto pozabilansowe) 301 Rozliczenie zakupu materiałów 302 Rozliczenie zakupu usług 304 Rozliczenie zakupu niefinansowych aktów trwałych 305 Rozliczenie zakupu materiałów i usług finansowych z 311 projektów Materiały na składzie 330 Towary 340 Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów 341 Aktualizacja zapasów 391 Zapasy obce (konto pozabilansowe) 392 Przedmioty długotrwałego użytku (konto pozabilansowe)-ewidencja ilościowo-wartościowa 400 Amortyzacja 401 Zużycie materiałów i energia 402 Usługi pozostałe 403 Podatki i opłaty 404. Wynagrodzenia 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz 409 pracowników Pozostałe koszty 490 Rozliczanie kosztów 500 Koszty poboru, uzdatniania i dystrybucji wody 501 Koszty odprowadzania i oczyszczania ścieków 502 Zakład Odbioru i Utylizacji Odpadów 503 Zakład Usług Komunalnych 504 Koszty realizacji projektów 505 Koszty związane z wytwarzaniem, przesyłem i obrotem 506 ciepła ZWiK - odczyty wodomierzy i urządzeń pomiarowych dla 507 ścieków Zakład Remontowo-Budowlany 508 Koszty działalności pomocniczej w ZEC 511 ZRB produkcja pomocnicza betoniarnia 512 Dział Zaplecza - Warsztat, transport i sprzęt 514 Koszty działalności pomocniczej ZWiK

15 515 Koszty działań pomocniczych ZUK 516 Koszty zarządzania nieruchomością wspólną administrowane Wspólnotami Mieszkaniowymi przez Kozienicką Gospodarkę Komunalną Sp. z o.o. 517 Koszty usług Zakładu Zarządzania Nieruchomościami 519 Zarządzenie i administracja lokalowym zasobem i terenami zielonymi Gminy 521 Koszty wydziałowe 523 Koszty zakupu 551 Koszty ogólnozakładowe 580 Koszty produkcji do rozliczenia 600 Produkty gotowe 620 Odchylenie od cen ewidencyjnych wyrobów - piwnice 621 Odchylenie grobowe od cen ewidencyjnych wyrobów produkcja szklarniowa -sadzonki kwiatów rabatowych 640 Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu prowadzonej działalności (napraw gwarancyjnych i rękojmi) 641 Rozliczenie międzyokresowe kosztów zakupu miału węglowego i węgla grubego 642 Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów - przyszłe świadczenia na rzecz pracowników Remonty rozliczane w czasie 644. Pozostałe rezerwy 649. Rozliczenie międzyokresowe kosztów - czynne 650 Rozliczenia międzyokresowe kosztów finansowych 660 Aktywa z tytułu odroczonego podatku 700 Przychody ze sprzedaży wody 701 Przychody ze sprzedaży usług kanalizacyjnych 702 Przychody ze sprzedaży usług świadczonych przez ZOiUO 703 Przychody ze sprzedaży usług świadczonych przez ZUK 704 Koszt własny sprzedaży z tytułu opłaty stałej ZWiK 705 Przychody ze sprzedaży energii cieplnej ZEC 706 Przychody ze sprzedaży opłaty stałej ZWiK 707 Przychody ze sprzedaży usług świadczonych przez ZRB 708 Koszt własny sprzedaży usług działalności pomocniczej ZEC 710 Koszt własny sprzedaży wody ZWiK 711 Koszt własny sprzedaży usług kanalizacyjnych 712 Koszt własny sprzedaży usług ZOiUO 713 Koszt własny sprzedaży usług ZUK 714 Koszt własny sprzedaży usług działalności pomocniczej 715 ZWiK Kosz własny sprzedaży energii cieplnej ZEC 716 Koszt własny sprzedaży ZZN - zarządzanie częścią wspólną Wspólnot Mieszkaniowych 717 Koszt własny sprzedaży usług ZRB 718 Przychody ze sprzedaży usług działalności pomocniczej 719 Koszt ZEC własny sprzedaży administrowanie lokalami mieszkalnymi, użytkowymi i terenami zielonymi Gminy Kozienice 721 Przychody ze sprzedaży usług transportowych i sprzętowych 722 Koszt własny sprzedaży usług transportowych i 724 sprzętowych Przychody ze sprzedaży usług działalności pomocniczej 726 Przychody ZWiK ze sprzedaży ZZN - zarządzanie częścią wspólną Wspólnot Mieszkaniowych 727 Koszty własny sprzedaży pozostałych usług świadczonych przez ZZN

16 729 Przychody ze sprzedaży usług zarządzania lokalami mieszkalnymi, użytkowymi i terenami zielonymi Gminy Kozienice 731 Wartość sprzedanych towarów 732 Przychody ze sprzedaży towarów 733 Przychody ze sprzedaży materiałów 734 Wartość sprzedanych materiałów 737 Przychód ze sprzedaży usług działalności pomocniczej ZZN 750 Przychody z tytułu odsetek zapłaconych od należności 751 Przychody z operacji finansowej 752 Koszty finansowe z tytułu odsetek od zobowiązań 753 Odsetki z tytułu rozrachunków z jednostką powiązaną 754 Przychody z operacji finansowych - odsetki bankowe do środków zgromadzonych na rachunkach projektów 757 Pozostałe koszty finansowe 764 Pozostałe koszty operacyjne 765 Pozostałe przychody operacyjne 766 Pozostałe przychody operacyjne związane z realizacją 767 projektów Pozostałe koszty operacyjne związane z realizacją 770 projektów Zyski nadzwyczajne 771 Straty nadzwyczajne 790 Obroty wewnętrzne 791 Koszty obrotów wewnętrznych -wytwarzanie świadczeń na własne potrzeby 792 Obroty wewnętrzne realizacji projektów 793 Koszt obrotów wewnętrznych realizowanych projektów 801 Kapitał podstawowy 802 Kapitał zapasowy 803 Kapitał rezerwowy 804 Kapitał z aktualizacji wyceny 820 Rozliczenie wyniku finansowego 840. Rozliczenia międzyokresowe przychodów 841 Rezerwa na podatek dochodowy 842 Rezerwa na przewidywane zobowiązania i straty z działalności gospodarczej, w tym z tytułu udzielonych gwarancji i rękojmi 845 Przychody przyszłych okresów 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 852 Pozostałe fundusze specjalne 861 Wynik finansowy 870 Obowiązkowe odpisy z wyniku finansowego EWIDENCJA KONT POZABILANSOWYCH 901 Zaliczki na wydatki sądowe i komornicze bez czynszów Konta budowane są w oparciu o trzy stopnie analityki w zależności od potrzeb. Plan kont obejmuje ewidencję realizacji projektu Nr 39/2010. Na kontach rozrachunkowych prowadzona jest pełna ewidencja rozliczeń z odbiorcami i dostawcami z ewidencją faktur, not i zapłat. Na kontach zespołu drugiego odbywają się również rozliczenia z pracownikami, budżetem i inne rozrachunki, a na koncie 290 ewidencjonowane są odpisy aktualizujące należności prowadzone analitycznie na poszczególnych klientów. Konta zespołu czwartego w sposób klasyczny odzwierciedlają koszty rodzajowe ponoszone przez KGK.

17 Natomiast ewidencja kosztów na kontach zespołu piątego została zdeterminowana wielozakładową strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Struktura w ramach tego zespołu jest bardzo różnorodna w zależności od działalności. Konta przychodów i kosztu własnego poszczególnych działalności zbudowane są analogicznie, co umożliwia łatwiejsze ich zestawianie do celów porównawczych Rozliczenie kosztów W związku z potrzebą uzyskania kosztu własnego na każdą z działalności, przeprowadzane jest rozliczenie kosztów działalności pomocniczych, wydziałowych i ogólnozakładowych. Rozliczenie kosztów w zależności od konta rozliczane jest miesięcznie lub kwartalnie. Pomimo skomplikowanego wieloetapowego rozliczenia i użycia w nim różnych, ale jasno określonych kluczy rozliczeniowych obecnie rozliczenie kosztów dokonywane jest ręcznie. Wszystkie klucze rozliczenia wyliczane są ręcznie. Następnie wyliczane są kwoty, które mają zostać przeksięgowane, samo zaś księgowanie odbywa się również każdorazowo ręcznie. Po rozliczeniu kont zespołu piątego następuje przeksięgowanie na koszt własny. Księgowanie to również nie jest wspomagane przez system informatyczny Dokumenty księgowe Dokumenty w systemie FK wprowadzane są ręcznie lub są importowane z innych systemów. Wprowadzanie prostych dokumentów odbywa się sprawnie, niestety istnieją pewne ograniczenia, które według użytkowników są uciążliwe. Dokumenty księgowe mają ograniczenie jeśli chodzi o ilość pozycji do 100 co przy dłuższych dokumentach zmusza operatora do rozbijania księgowań na kilka odrębnych dokumentów. System nie pozwala wprowadzić dokumentów o mieszanych znakach, ponownie należy taki dokument rozbić, co najmniej na dwa. Występuje konieczność zmiany globalnych ustawień systemu przy księgowaniach pomiędzy: dwoma kontami zespołu 4, kontem zespołu 6 i 5, kontem zespołu 5 i 7. Wprowadzenie tych zmian skutkuje możliwością wystąpienia błędów w innych dokumentach lub na wydrukach Rejestry Zakupu i Sprzedaży VAT Ewidencja faktur od dostawców odbywa się w systemie finansowo księgowym po opisaniu przez osobę merytorycznie odpowiedzialną. Faktura wprowadzana jest do jednego z trzech rejestrów (materiały, usługi i leasing). Numeracja dokumentów w rejestrze jest roczna. Mankamentem jest konieczność wstrzymywania pracy na przełomie miesiąca (w oczekiwaniu na wpływ wszystkich faktur) i opóźnienia w ewidencjonowaniu dokumentów wynikające z konieczności pełnego opisania dokumentu. Wszystkie niezbędne dane dla potrzeb deklaracji są uzyskiwane z rejestrów i na podstawie wartości zaksięgowanych na kontach VAT-u naliczonego (225,226).

18 W KGK wyodrębniono około 20-tu rejestrów sprzedaży. Podział jest wynikiem kompromisu pomiędzy rodzajem fakturowanych usług, lokalizacją i programem, w którym wystawiana jest dana faktura. Ze względu na różne możliwości programów i dodatkowo wystawianie faktur ręcznie" nie istnieje wydruk obejmujący wszystkie faktury tylko wiele zestawień cząstkowych. Należy pamiętać, iż wśród usług świadczonych przez KGK istnieją usługi o szczególnym obowiązku podatkowym, co w celu sporządzenia deklaracji wymaga bardziej szczegółowych informacji niż te dostarczane dotychczas. Szczególnie istotne są dwa największe rejestry, w których ewidencjonowane są faktury za dostawę wody i odprowadzanie ścieków oraz rejestr za wywóz nieczystości stałych. Usługi w nich fakturowane powinny być rozliczane zgodnie z terminem płatności faktury o ile jest zawarta umowa z klientem na świadczenie usług. Obecnie nie istnieje możliwość uzyskania wydruku rejestrów wykazującego tylko faktury do odliczenia we wskazanym miesiącu, co niewątpliwie utrudnia prawidłowe sporządzenie deklaracji VAT. Do sporządzenia deklaracji VAT w dziale księgowości tworzone są ręcznie zbiorówki rejestrów z kwotami do rozliczenia w miesiącu bieżącym i przechodzącymi na miesiące następne Windykacja Windykacja w KGK prowadzone jest w ramach działu księgowości w programie Finansowo-Księgowym autorstwa Pana Andrzeja Gruszki na podstawie zapisów na koncie 200". Podstawą windykacji są wezwania do zapłaty jednakże temat ten należy potraktować szerzej uwzględniając inne elementy, który zostały wyszczególnione w poniższym rozdziale Rozliczanie wpłat z należnościami Wpłaty dokonywane przez odbiorców są księgowane w wyciągach bankowych i raportach kasowych. Ze względu na konieczność importowania faktur z systemów bilingowych do Finansowo - Księgowego, a w niektórych przypadkach wręcz ręczne księgowanie faktur (brak importu) często dochodzi do sytuacji, iż wpłaty dokonywane są, jako zaliczki, a nie wpłaty za konkretną fakturę. Podczas rozmów z pracownikami KGK wskazywano, że ta sytuacja jest ogromnym problemem. Analityka konta 200, która powinna odzwierciedlać stan rozrachunków odbiorcy z KGK jest obecnie najczęściej nieaktualna. Wprowadzone zaliczki wymagają ręcznego łączenia z wystawionymi fakturami. System nie dysponuje żadnymi mechanizmami automatycznego rozliczania zaliczek ani wydrukiem, który drukowałby listę takich odbiorców Wezwania do zapłaty Wezwania do zapłaty drukowane są z systemu dla wszystkich należności przeterminowanych na dany dzień bez względu na to ile dni upłynęło od terminu płatności. Wydrukowane wezwania podlegają

19 weryfikacji przez operatora w celu eliminacji dokumentów, które nie spełniają kryteriów przyjętych w KGK. Następnie konieczne jest wskazanie rodzaju wezwania (obecnie dopisywany ręcznie). Praca realizowana jest małymi grupami odbiorców ze względu na konieczność dodatkowych prac opartych na przeglądaniu wszystkich kont i przeprowadzeniu rozliczenia wpłat od klienta nieprzypisanych do konkretnych faktur (omawiane w poprzednim punkcie). Prace te pozwalają uzyskać poprawne informacje o stanie rozrachunków klienta na wskazany dzień o ile nie dotyczy to odbiorców, którzy z tytułu wywozu nieczystości stałych rozliczają się poprzez płatność u swojego sołtysa. KGK prowadzi zgodnie z przyjętą polityką stopniowanie wezwań do zapłaty Pierwszym krokiem jest wystawienie wezwania do zapłaty, które jest dla odbiorcy przypomnieniem i nie niesie bezpośredniej sankcji dla odbiorcy Drugi etap realizuje Wezwanie ostateczne". Wezwanie to przesyłane jest do odbiorcy listem poleconym i stanowi pierwszy krok w windykacji sądowej. Trzeci element to Wezwanie Przedsądowe", którego nie uregulowanie w terminie wiąże się ze skierowaniem przez KGK pozwu sądowego. Po otrzymaniu nakazu zapłaty i braku wpłaty od dłużnika KGK rozpoczyna egzekucję komorniczą. Równocześnie KGK w zależności od rodzaju usług, za jakie zalega klient może podjąć inne kroki: W związku z dostawą wody i odprowadzeniem ścieków - odcięcie dostawy wody i odbioru ścieków Wywóz nieczystości stałych - zaprzestanie świadczenia usługi Dostawy ciepła - odcięcie dostaw ciepła Postępowanie ugodowe KGK dopuszcza w postępowaniu windykacyjnym możliwość porozumienia z dłużnikiem, wstrzymując jednocześnie egzekucję sądową. Zależnie od wartości zaległości od czasu, jaki upłynął od terminu płatności należności jak również uwzględniając możliwości finansowe dłużnika, KGK podpisuje umowę ugody, która określa terminy i kwoty spłaty. Najczęściej należności są rozkładane na kilka rat, a termin płatności określany jest na wskazany dzień miesiąca. Ewidencja takich spraw odbywa się poza systemem informatycznym i wymaga od osoby wystawiającej wezwania do zaptaty weryfikacji z dokumentacją papierową", aby nie wystawiać wezwań osobom, które mają podpisane ugody, z której wywiązują się rzetelnie Sprawy sądowe i egzekucje komornicze Sprawy sądowe począwszy od pozwu poprzez wszystkie kroki w postępowaniu sądowym aż po egzekucję komorniczą nie znajdują odzwierciedlenia w ewidencji komputerowej poza zaksięgowaniem kosztów sądowych na koncie rozrachunkowym odbiorcy, co skutkuje brakiem informacji jak również raportów z realizacji egzekucji. Należy w tym miejscu nadmienić, że obecna ewidencja spraw sądowych prowadzona jest

20 papierowo", a wszelkie informacje dla celów zarządczych uzyskiwane są poprzez czasochłonną analizę rozpoczętych spraw sądowych i kont 200" wybranego odbiorcy. Zaksięgowane w momencie uzyskania nakazu sądowego koszty są księgowane na tym samym koncie, co należności za usługi Noty odsetkowe W obecnie eksploatowanym systemie w KGK wystawianie not odsetkowych odbywa się co kwartał, w systemie informatycznym następuje ich drukowanie, a następnie wydrukowane noty księgowane są przez pracownika księgowości ręcznie" do systemu. Proces wystawiania not odsetkowych każdorazowo musi być weryfikowany ręcznie ze względu na występujący problem naliczania odsetek od wystawionych wcześniej not odsetkowych. Noty odsetkowe numerowane są w ramach roku w sposób ciągły dla wszystkich odbiorców, których wartość odsetek przekracza 10 PLN Odpisy aktualizujące należności Bezpośredni związek z windykacją w KGK mają odpisy aktualizujące należności. KGK zawiązuje odpis na wszystkie wystawione noty odsetkowe, koszty sądowe jak również na drodze indywidualnej weryfikacji na należności, których płatność jest zagrożona. Zawiązywanie odpisów odbywa się zgodnie z przyjętymi zasadami raz w roku natomiast rozwiązywanie odpisów sukcesywnie w trakcie roku poprzez analizę wpłat klientów, którzy są w ewidencji na koncie Automatyczne księgowania dat. Windykacji Księgowania związane z dokumentami windykacyjnymi dokonywane są ręcznie, a w obecnie eksploatowanym systemie nie funkcjonują żadne automatyczne księgowania Dodatkowe elementy dot. Windykacji" należności Podczas rozmów z pracownikami odpowiedzialnymi za temat Windykacja" przez KGK wskazano następujące dodatkowe elementy pracy w windykacji. Odbiorcy realizujący swoje płatności za wywóz nieczystości stałych u sołtysów stanowią odrębną grupę dla windykacji. Obecnie grupa ta nie jest w żaden szczególny sposób oznaczona, co również wymaga od pracowników księgowości indywidualnego podejścia do takich dłużników. Deklaracja uznania długu" - dokument taki nie jest emitowany z systemu. Zestawienie odbiorców oddanych do sądu (w egzekucji komorniczej) na dowolny

21 dzień za wskazany okres - obecnie zestawienie tworzone ręcznie. Wydruk dłużników z należnościami przeterminowanymi, obecnie zestawienie to nie posiada ograniczeń na kwotę należności i realizowane jest tylko w formie odbiorca i jego rozrachunki. 2.4 Gospodarka Materiałowa i Magazynowa Gospodarka materiałowa w KGK ze względu na ilość materiałów i wartość obrotu stanowi ważny element, który wspomagany jest systemem informatycznym. Obecnie zakres ten obsługuje program autorstwa Pana Andrzeja Gruszki - eksploatowany w dziale księgowości i program OBS autorstwa firmy Quality Business Software z Warszawy obsługiwany przez osoby uprawnione do wystawiania dokumentów RW i magazynierów. Programy te realizują obieg dokumentów magazynowych i służą księgowej ewidencji obrotu magazynowego. W ramach przeprowadzonej analizy wskazano następujące istotne elementy realizowane w ramach obiegu dokumentów magazynowych Uzgadnianie stanów pomiędzy magazynem, a księgowością Obecnie eksploatowane systemy prowadzone są rozłącznie, a każdy wystawiony dokument wprowadzony w systemie OBS-3000 wprowadzany jest ponownie do drugiego z eksploatowanych systemów. Wszystkie prace wykonywane są dwukrotnie począwszy od założenia indeksu materiałowego po wystawienie każdego z dokumentów. Praca w dwóch systemach wymaga cyklicznego uzgadniania stanów magazynowych i korygowania ich w razie konieczności Dostęp do bieżącej informacji o stanach magazynowych. Wszyscy upoważnieni do pracy w systemie posiadający wgląd w stany materiałowe oczekują, iż prezentowany przez system stan materiałowy jest bieżący i wypisany przez nich dokument zostanie zrealizowany. Niestety bazujący na zamówieniach system QBS-3000 nie informuje o zamówieniach złożonych przez innych pracowników KGK. Powoduje to sytuację, iż wypisane na podstawie informacji z systemu zamówienie nie jest realizowane. Dodatkowo dostawy, które docierają do magazynu bez faktury nie są wprowadzane do systemu do momentu dotarcia faktury Zasady rozchodu materiałów W ramach wszystkich funkcjonujących w KGK magazynów obowiązującą zasadą rozchodu jest FIFO jednakże w ramach magazynu ZWiK, który między innymi realizuje ewidencję materiałów używanych dla potrzeb usuwania awarii wykorzystuje się rozchód poprzez indywidualną identyfikację kartoteki.

22 2.4.4 Realizacja dokumentów RW Obecnie osoby upoważnione w KGK do wystawiania dokumentów RW wystawiają zamówienia na podstawie, których magazynier wystawia w systemie dokument RW. Zamówienie specyfikuje wszystkie materiały i wskazuje konto kosztów, na jakie dane RW ma zostać zrealizowane. Podczas wystawiania dokumentu operator ma możliwość odnalezienia materiału po indeksie lub nazwie materiału Księgowość materiałowa Pracująca na inny programie księgowość musi zaewidencjonować wszystkie wystawione w obrocie magazynowym przedsiębiorstwa dokumenty. Na ich podstawie generowane są dane niezbędne do uzyskania noty księgowej. Nota księgowa uzyskana w systemie Gospodarka Materiałowa wprowadzana jest do systemu Finansowo-Księgowego ręcznie" Sposób numeracji dokumentów W obecnie eksploatowanym systemie numeracja dokumentów jest roczna i ciągła w ramach magazynu i danego typu dokumentu Inwentaryzacja W obecnie eksploatowanym systemie OBS-3000 nie przeprowadzano do tej pory inwentaryzacji, a inwentaryzacje przeprowadzane poprzednio odbywały się na zasadzie spisu z natury bez żadnego wspomagania ze strony systemu informatycznego. 2.5 Środki Trwałe i Niskocenne składniki majątku W ramach przyjętej w polityce rachunkowości, jako środki trwałe ewidencji podlegają składniki majątku o wartości jednostkowej powyżej 3500 PLN jak również przyłącza wodociągowe, przyłącza kanalizacyjne i zestawy komputerowe niezależnie od wartości. System do obsługi środków trwałych eksploatowany w KGK jest autorstwa Pana Andrzeja Gruszki. Równocześnie na drugiej kopii programu ewidencjonowane są odrębnie wartości materialne i prawne, a na trzeciej kopii środki trwałe o niskiej wartości. Przyjęto, iż ewidencji podlegają środki o wartości pomiędzy 3500, a 500 PLN. Narzędzia o wartości poniżej 500 PLN ewidencjonowane są przez kierowników poszczególnych zakładów ręcznie".

23 2.5.1 Dostęp do programu i wystawianie dokumentów Obecnie dostęp do wszystkich trzech kopii programu możliwy jest tylko dla pracowników Działu Księgowości. Dokumenty OT wypisywane są ręcznie przez kierowników poszczególnych zakładów i osoby do tego upoważnione, a następnie dokumenty te wprowadzane są do systemu przez pracowników działu księgowości Inwentaryzacja Obecne rozwiązanie pozwala wprowadzić wyłącznie dane spisane na ręcznie wypełnianych kartach arkuszy spisu. Ze względu na sposób ewidencji środków w systemie informatycznym inwentaryzacja niskocennych środków trwałych o charakterze ilościowym np. krzesła w sali konferencyjnej ewidencjonowanych pod odrębnymi numerami inwentarzowymi jest bardzo czasochłonna i dla komisji inwentaryzacyjnej i pracownika rozliczającego inwentaryzację. Brak również informacji o rodzaju inwentaryzacji (np. zdawczo odbiorcza", okresowa" itp.) Przypisanie dowolnej ilości stanowisk kosztów do środka trwałego W obecnie eksploatowanym systemie środek trwały może mieć tylko i wyłącznie jedno stanowisko kosztów. Jeżeli występuje konieczność rozdzielenia, informacja taka przechowywana jest poza systemem, a nota księgowa poprawiana ręcznie Tworzenie prognoz amortyzacji i symulacje Prognozy amortyzacji uzyskiwane są obecnie poza systemem z wykorzystaniem programu Excel. Wszelkiego rodzaju symulacje wymagają przeniesienia danych również do arkusza kalkulacyjnego i nie są realizowane w systemie Wydruki porównawcze amortyzacji bilansowej i podatkowej Eksploatowany program umożliwia prowadzenie amortyzacji podatkowej i bilansowej. Raporty porównawcze i wykazujące różnice pomiędzy amortyzacjami wykonywane są poprzez obróbkę danych z systemu w programie Excel Podatek od nieruchomości System do ewidencji środków trwałych nie dostarcza żadnych zestawień, które umożliwiają zestawienie wysokości podatku od nieruchomości. Obecnie podatek od nieruchomości wyliczany jest ręcznie.

24 2.5.7 Dodatkowe grupowanie środków Obecnie środek trwały można przypisać do osoby materialnie odpowiedzialnej, stanowiska kosztów, klasyfikacji środków trwałych, wydziału. 2.6 Analizy ekonomiczne i raportowanie Raporty ekonomiczne i finansowe tworzone są głównie w działach EK i FK. Dział Ekonomiczny tworzy różnorodne raporty i analizy w zależności od potrzeb. Głównym narzędziem informatycznym, w którym realizowane są wszystkie raporty i kalkulacje jest program Excel. Większość raportów tworzona jest cyklicznie, choć interwały czasowe są różne (miesiąc, kwartał, pół roku, rok). Dział EK tworzy taryfy, cenniki, plany na rok następny, analizy wykonania planu, plany inwestycyjne, plany wieloletnie, analizy wskaźnikowe. Źródłem danych do wykonywanych analiz są najczęściej przekazane w formie papierowej raporty z działu FK jak również z innych działów i zakładów przedsiębiorstwa. Pracownicy działu EK każdorazowo przepisują z raportów papierowych dane do swoich arkuszy kalkulacyjnych. Dział FK również posiłkuje się częstokroć arkuszem kalkulacyjnym w celu stworzenia raportów. Podstawowymi i niezbędnymi w pracy zestawieniami są niewątpliwie: Bilans, Rachunek zysków i strat, Rachunek Przepływów pieniężnych i F01 wszystkie są tworzone na zasadzie przepisywania danych z raportów z systemu Finansowo-Księgowego do Excel. Istnieje również spora grupa deklaracji i zestawień, które są realizowane ręcznie, a dane pobierane są z systemu Finansowo-Księgowego Ij. Deklaracja VAT, Deklaracja CIT itd. 2.7 Kadry i Płace W Kozienickiej Gospodarce Komunalnej Sp. z o.o. wykorzystywany jest program kadrowy pracujący w środowisku DOS firmy PTI ZUBIX Sp z o.o., który w obecnej chwili jest zastępowany systemem autorstwa tej samej firmy, ale pod platformą Windows na bazie MSSQL serwer 2008 oraz aplikacja płacowa pracująca środowisku MS-DOS na bazie danych Btrieve autorstwa Andrzeja Gruszki. Celem niniejszego opracowania dotyczącego systemu Kadrowo- Płacowego jest określenie głównych procesów kadrowych realizowanych przez pracowników KGK w programie kadrowym firmy PTI ZUBIX Sp. z o. o oraz zdefiniowanie głównych procesów płacowych realizowanych przez pracowników KGK Kozienice autorstwa Andrzeja Gruszki.

25 2.7.1 Spis istniejących rozwiązań informatycznych programie kadrowym Dane osobowe Program umożliwia rejestrowanie informacji dotyczących poszczególnych pracowników (personalia, dane adresowe, wykształcenie, historia zatrudnienia, informacje o członkach rodziny, badania lekarskie, kary), dane zatrudnienia (min. ubezpieczenia społeczne i zdrowotne). System nie umożliwia kontrolowanie sytuacji alertowych tj. upływu terminu ważności badań lekarskich, uprawnień i świadectw kwalifikacji. Wymaga to od pracownika samodzielnej kontroli tych terminów Urlopy W systemie prowadzona jest ewidencja uropowa, a kontrola wymiaru urlopu, zmiany wymiaru, zmniejszania przyjęciem/zwolnieniem jest prowadzona przez użytkownika w formie papierowej. Urlopy rozliczane są godzinowo Nieobecności Program umożliwia rejestrację nieobecności, nie jest jednak możliwe kontrolowanie nieobecności pod kątem długości trwania danej absencji i kontroli dni granicznych. Kontrola ciągłości chorób oraz dni granicznych jest wyliczana przez Użytkownika Kalendarze i harmonogramy Użytkownik ma możliwość rejestrowania jedynie kalendarzy. W programie nie ma możliwości rejestracji harmonogramów dla pracowników zmianowych.

26 Czas pracy System pozwala na utworzenie dowolnej liczby planów pracy przypisywanych pracownikom definiujący nominalne dni pracy, dni wolne i święta, oraz godziny pracy. Ewidencja godzinowa może być prowadzona w formie pełnej lub uproszczonej. Kierownicy poszczególnych zakładów przekazują w formie papierowej miesięczne karty czasu pracy informujące o godzinach pracy, godzinach nadliczbowych, nocnych, szkodliwych, które są ręcznie wprowadzane do systemu kadrowego Umowy W programie rejestrowane są umowy o pracę i umowy cywilnoprawne (rodzaj umowy, stanowisko, wymiar czasu pracy, stawka i inne warunki umowy). W umowach brak jest pól informacyjnych dla GUS oraz rejestracja warunków szkodliwych, informacje te są ręcznie zamieszczane i kontrolowane przez pracowników Wydruki kadrowe Obecnie wydruki kadrowe są wykonywane w systemie MS-DOS. Program daje możliwość uzyskania standardowych wydruków: umowę o pracę, świadectwo pracy, angaże itp. Brak jest dokumentów dotyczących listy obecności, sprawozdań, wydruku absencji, zaświadczeń o zatrudnieniu oraz średnich wg różnych przekrojów. Zgłoszone przez użytkownika problemy wynikające z generowania wydruków w środowisko MS-DOS: - zacinanie wydruków, - długi czas oczekiwania na wydruk, - problemy z drukarką igłową Spis istniejących rozwiązań informatycznych w programie placowym Składniki placowe Użytkownik ma pełny wpływ na właściwości danego składnika, jego przyporządkowanie oraz sposób wyliczania. Moduł rejestracji dokumentów płacowych (składniki stałe, zmienne, absencji), jest następujący: 1. Stawka zasadnicza i dodatki wynikające z umowy o pracę są ręcznie wprowadzane do składników stałych, w przypadku zmiany stawki lub