Formularz wniosku - projekty typu Budowanie potencjału w dziedzinie szkolnictwa wyższego w krajach partnerskich

Transkrypt

1 Formularz wniosku - projekty typu Budowanie potencjału w dziedzinie szkolnictwa wyższego w krajach partnerskich Katarzyna Żarek, Małgorzata Członkowska-Naumiuk Spotkanie informacyjne, Warszawa 8 stycznia 2015 r.

2 Capacity Building in the field of Higher Education Application Package Informacje ogólne Katarzyna Żarek Spotkanie informacyjne, Warszawa 8 stycznia 2015 r.

3 Składanie wniosków jak, gdzie, kiedy? Termin składania wniosków: 10/02/2015 godz. 12:00 czasu brukselskiego (= polskiego) Wnioski składane są wyłącznie online nie wysyła się wniosków papierowych ani mailem do Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego w Brukseli (EACEA) Wnioski składane są do EACEA i rozpatrywane przez EACEA

4 Z czego składa się formularz wniosku? 1/2 eform (elektroniczny formularz wniosku, tzw. aktywny pdf) składający się z części: Obowiązkowe załączniki: odetailed description of the project (Word) obudget tables (Excel) odeclaration of Honour and Mandates (w jednym pliku pdf)

5 Z czego składa się formularz wniosku? 2/2 Uwaga! Wniosek będzie rozpatrywany, tylko jeśli wszystkie elementy formularza wniosku wymienione na poprzednim slajdzie (eform + obowiązkowe załączniki) zostaną wypełnione i poprawnie złożone Żadne dodatkowe dokumenty/informacje (inne niż wymienione powyżej) nie będą brane pod uwagę przy ocenie wniosku (nawet jeśli zostaną przysłane)

6 Gdzie znaleźć eform i załączniki? Formularza eform się nie pobiera, tylko generuje na stronie Agencji Wykonawczej: s_en Załączniki pobiera się ze strony internetowej Agencji Wykonawczej: zakładka Annexes

7 inne WAŻNE DOKUMENTY z którymi trzeba się zapoznać przed wypełnieniem wniosku: Priorytety krajowe i regionalne oraz budżet na poszczególne regiony: tutaj Instructions for completing the Application Package wyjaśnienie zawartości eforma i załączników The Proposal Submission User Guide techniczne instrukcje do pracy z eformem

8 Instructions for completing the Application Package Applicants who do not refer to these notes or who do not follow the instructions and guidance in them, risk submitting an incomplete or incorrect application, and therefore significantly reducing the chances of their application being successful.

9 Capacity Building in the field of Higher Education FORMULARZ E-FORM Katarzyna Żarek Spotkanie informacyjne, Warszawa 8 stycznia 2015 r.

10 Formularz eform 1/3 Po wygenerowaniu pliku pdf ze strony należy zapisać plik na dysku. Uwaga! eform nie otworzy się, jeśli nie zostanie najpierw zapisany na dysku. Do wygenerowania eforma niezbędne są: o konto w ECAS (European Commission Authentication Service) o numery identyfikacyjne PIC wszystkich organizacji uczestniczących w projekcie (będące wynikiem rejestracji w Participant Portal)

11 Formularz eform 2/3 W wygenerowanym pdf-ie nie można zmienić wnioskodawcy. Żeby zmienić wnioskodawcę, trzeba wygenerować nowy formularz eform. Można usunąć instytucję partnerską

12 Formularz eform 3/3 Dodanie nowej organizacji lub zmiana danych organizacji już wprowadzonych możliwe online na stronie poprzez funkcję Revise list of participating organisations and update application for funding

13 Części formularza eform Part A: Identification of the applicant and other organisations participating in the project (administrative information) Part B: Description of the project (general information) Part C: Specific information related to Capacity Building in Higher Education Projects Compulsory attachments

14 Przycisk Test your connection 1/2 Jeśli są ustawione zabezpieczenia, które uniemożliwiłyby złożenie wniosku po kliknięciu przycisku Submit, to najlepiej jest usunąć je już na początku pracy z formularzem eform

15 Przycisk Test your connection 2/2

16 Wypełnianie formularza eform 1/3 Dane instytucji uczestniczących zaciągną się same do formularza na podstawie numerów PIC (szare pola)

17 Wypełnianie formularza eform 2/3 Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe i muszą zostać wypełnione, aby możliwe było złożenie wniosku

18 Wypełnianie formularza eform 3/3 Ograniczenia liczby znaków 500 znaków to mało: Regional(countries within a same region) and cross-regional cooperation (cooperation betweendifferent regions of the world) should be relevant and justified by a detailed analysis of common needs and objectives. The choice of the countries must be adequate and coherent with the objectives proposed, in particular in cases where countries from different regions are concerned. Cross regional cooperation is possible in multi-country projects provided that the theme of the proposal is listed as a regional priority or national priority (if relevant) for all the eligible Partner Countries

19 Przycisk Validate form Jest na każdej stronie Służy do sprawdzenia: czy wszystkie obowiązkowe pola są wypełnione, załączniki załączone czy nie ma błędów w formularzu; jeśli są błędy w formularzu pokaże się ich lista:

20 Przycisk Submit this form 1/2 Znajduje się pod koniec formularza eform i służy do złożenia wniosku Jeśli jest szary i nieaktywny, to znaczy, że formularz nie został zwalidowany

21 Przycisk Submit this form 2/2 Przycisk staje się aktywny (zielony), dopiero gdy formularz został poprawnie wypełniony, a załączniki załączone.

22 Są obowiązkowe Załączniki do wniosku Należy wypełnić na określonych wzorach (templates) zamieszczonych na stronach EACEA Należy załączyć do formularza eform poprzez przycisk: Declaration of Honour i wszystkie Mandates muszą zostać podpisane przez prawnych przedstawicieli organizacji, zeskanowane do jednego pliku w formacie: pdf, jpg lub tiff i w takiej formie załączone do wniosku (jako jeden plik)

23 Formularz wniosku Szczegółowy opis projektu - załącznik w pliku Worda Małgorzata Członkowska-Naumiuk Spotkanie informacyjne, Warszawa 8 stycznia 2015 r.

24 Szczegółowy opis projektu w pliku Worda załącznik obowiązkowy = część pakietu aplikacyjnego (musi być załączony do wniosku eform przed złożeniem) D - Quality of the project team and the cooperation arrangements E - Project characteristics and relevance F - Quality of the project design and implementation G - Impact, dissemination and exploitation, sustainability Logical Framework Matrix Workplan H - Work packages I Special Mobility Strand J - Other EU Grants

25 Jeden język Szczegółowy opis projektu w Wordzie należy wypełnić w jednym języku (tym samym, co eform; musi to być oficjalny język UE, zrozumiały dla konsorcjum). Pola tekstowe Wszystkie pola tekstowe są obowiązkowe. Pakiety robocze Należy opisać przynajmniej jeden pakiet roboczy (Work package) dla każdego z 5 typów pakietów roboczych (niespełnienie tego minimum wyklucza wniosek z oceny).

26 D - Quality of the project team and the cooperation arrangements (Jakość konsorcjum realizującego projekt i ustalenia dotyczące współpracy) D1 Organisation and activities D2 Cooperation arrangements, management and communication Część zawierająca informacje o wszystkich instytucjach uczestniczących w projekcie. Należy konsekwentnie stosować numery instytucji we wniosku.

27 E Project characteristics and relevance (Charakterystyka projektu i jego znaczenie) E.1 Why does the consortium wish to undertake this project? Powody realizacji projektu, kompetencje i przygotowanie instytucji uczestniczących. Odniesienie do priorytetów. Odniesienie do rezultatów wcześniejszych projektów. Ocena ekspertów: jak projekt odpowiada na konkretne potrzeby oraz oceny poziomu przygotowania konsorcjum do jego realizacji. E.2 Rationale for the setting-up of the consortium E.3 European added-value E.4 Innovative character

28 F Quality of the project design and implementation (Jakość planu projektu i jego realizacja) F.1 Aims and Objectives Zdefiniowanie konkretnych celów projektu (szerszych i bardziej szczegółowych), będących odpowiedzią na potrzeby opisane w poprzednim punkcie. F.2. Project activities and Methodology W jaki sposób konsorcjum będzie działać, aby osiągnąć wskazane cele. F.3. Budget and cost effectiveness F.4. Quality control and Monitoring

29 G Impact, dissemination and exploitation, sustainability (Wpływ projektu, upowszechnianie i wykorzystanie jego rezultatów oraz zapewnienie trwałości rezultatów) G.1 Expected impact of the project G.2 Dissemination and exploitation strategy G.3 Sustainability Logical Framework Matrix (Matryca logiczna) Workplan

30 Logical Framework Matrix (Matryca logiczna) Cel nadrzędny/ cele ogólne Wider objective Cele projektu Specific objectives Wskaźniki osiągnięć/postępu (wyznaczniki) Indicators of progress Wskaźniki osiągnięć/postępu (wyznaczniki) Indicators of progress Sposoby mierzenia wskaźników How indicators will be measured? Sposoby mierzenia wskaźników How indicators will be measured? Założenia i czynniki ryzyka/ Czynniki i uwarunkowania zewnętrzne Assumptions and risks Rezultaty Zgrupowane wg pakietów roboczych Outputs and outcomes Wskaźniki osiągnięć/postępu (wyznaczniki) Indicators of progress Sposoby mierzenia wskaźników How indicators will be measured? Założenia i czynniki ryzyka/ Czynniki i uwarunkowania zewnętrzne Assumptions and risks Działania zgrupowane wg pakietów roboczych Activities Zasoby Inputs (pracownicy, wyposażenie, infrastruktura, szkolenia itp. Warunki wstępne, założenia, czynniki ryzyka

31 H Work packages Pakiety robocze Jest 5 typów pakietów roboczych: Preparation Management, Implementation (the substance of the work planned including production, testing etc), Quality Assurance and monitoring (quality plan), Dissemination and Exploitation of results.

32 H Work packages Pakiety robocze - cd W ramach każdego typu musi zostać opracowany co najmniej jeden pakiet roboczy. Jeśli wniosek nie spełnia tego wymogu, nie będzie oceniany.

33 I Mobility (Mobilność) Część wypełniona tylko, jeśli w projekcie przewidziano specjalny kopmponent mobilnościowy (Special mobility strand) I.1. Relevance of mobility activities I.2. Identification and selection of the participants I.3. Preparation and support I.4. Involvement of people with fewer opportunities I.5. Recognition and validation of learning outcomes

34 J Other EU grants Inne projekty sfinansowane ze środków UE Należy wymienić projekty realizowane przez wnioskodawcę w ciągu ostatniego roku kalendarzowego oraz wnioski o dofinansowanie projektów złożone przez wnioskodawcę w ciągu ostatniego roku (z wnioskowanym dofinansowaniem).

35 Capacity Building in the field of Higher Education INNE ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU Katarzyna Żarek Spotkanie informacyjne, Warszawa 8 stycznia 2015 r.

36 Declaration of honour i Mandates Załączane razem do wniosku jako jeden plik Declaration of honour i Mandates to jedyne załączniki, które należy podpisywać Opis projektu w formacie Word i tabele budżetowe w Excelu nie muszą być podpisywane

37 Declaration of honour Należy wpisać łączną kwotę dofinansowania, o które się wnioskuje, identyczną z tą, która wynikła z kalkulacji w tabeli budżetowej Excela będącej załącznikiem do wniosku Prawny przedstawiciel podpisujący Declaration of honour to musi być ta sama osoba, która została wpisane do formularza eform jako prawny przedstawiciel organizacji wnioskodawcy

38 Mandates 1/3 Mandate podpisuje tylko strona udzielająca pełnomocnictwa, czyli instytucja partnerska dla koordynatora By signing the mandate, the co-beneficiary accepts all the provisions of the Grant Agreement and agrees to provide the documents or information that may be required for the right maintenance of the project accounts under responsibility of the coordinator.

39 Mandates 2/3 The mandate will be an annex to the Grant Agreement and has therefore legal force. The template provided by the Agency must be used in all cases without any modifications or adjustments.

40 Mandates 3/3 Where the partner is a higher education institution, the mandate must be signed by the legal representative (rector, vice-rector, president or vice-president); Where the partner is another type of legal entity, the mandate must be signed by the highest official representing that entity; i.e. the secretary-general, chairman, executive director or their deputies.

41 Tabela budżetowa (Excel)

42 Załączanie załączników do eform-a Jeśli występują problemy z załączeniem jakiegoś pliku, należy sprawdzić, czy format pliku jest odpowiedni każdy załącznik powinien być w jednym z dopuszczalnych formatów wymienionych w formularzu eform. Jeśli nadal nie można załączyć pliku, mimo iż format jest właściwy, należy zapisać plik w innej lokalizacji, a następnie ponownie spróbować go załączyć z tej innej lokalizacji

43 Potwierdzenie złożenia wniosku Kiedy eform wraz z załącznikami zostanie poprawnie złożony: automatycznie wygeneruje się numer referencyjny i pokaże się na formularzu eform Instytucja wnioskująca otrzyma potwierdzający złożenie wniosku wraz z numerem referencyjnym. Jeśli to się nie stanie, należy skontaktować się z Helpdeskiem EACEA:eaceahelpdesk@ec.europa.eu

44 Dziękujemy za uwagę! Życzymy powodzenia!